Assemblée Générale Opéra Ephémère Vendredi 13 Mars 2015, Salle Espace couleurs à Vouneuil/ Vienne Présents : Aurélie Amiet (partie à 20h55)- Frédérique Blanchi-Hélène Brunet- Dominique Carré- Réjanie Colin- Françoise Dandurand- Mickaëlle Dretz- Isabelle Droin- Christine Fumey-Pedron- Hugues Hugot (non votant) - Liliane Lafa- Henri-Bernard Laizeau-Dominique Lusinchi (secrétaire)- Augustin Maillard (non votant) -Yann Meheux (trésorier adjoint)- - Dominique Ravard (membre sans fonction du bureau)-geneviève Ravard- Béatrice Savattier (Trésorière)-Stéphane Savattier(Président)-Dominique Sergent- Daniel Texier. Absents et/ou excusés Marine Dubreuil- Michel Dubreuil-Marc Evrard- Patricia Exposito-Elodie Fourré- Nathalie Giraud- Grégoire Peyriot- Marie Philipon Marie Agnés Mériel Bussy Daguisé Claude Baudel Alexandra Barcus Dominique Fourré Elodie. Le mot d accueil du Président, Stéphane Savattier Début de l AG à 20 Heures. «Tout d abord, je tiens à remercier toutes les personnes qui sont venues ce soir pour notre première AG d opéra éphémère et sachez que c est un grand honneur pour moi de présider cette 1ére AG de OE, ensemble ce soir. Je remercie Hugues et Nelly ainsi que la mairie de Vouneuil sur Vienne de nous avoir trouvé et prêté cette salle pour notre AG» Programme de l AG du vendredi 13 Mars 2015 : 1 rapport moral du président 2 Rapport financier OE (vote à l issu des 2 rapports pour approbation) 3 Renouvellements de postes du bureau OE 4 Le prochain projet : Œuvre pour 2016 5 Conclusion et questions réponses (suivi du pot de l amitié)
1 Rapport Moral Comme vous le savez tous et toutes, nous avons eu un magnifique projet qui a permis de jouer 7 fois «la Veuve Joyeuse» devant environ 2500 spectateurs et les dernières représentations ont été bien remplies! Les retours que nous en avons eus ont tous été très bons. Je tiens à préciser que nous sommes partis de rien et que l aventure a été un «miracle permanent». J aurais voulu remercier chaque personne, chaque association, chaque mairie et tous les partenaires privés Cependant j en oublierai certainement et je remercie donc de manière collective toutes ces personnes et toutes ces structures pour l aide qu elles nous ont apportée. Je voulais remercier particulièrement Augustin pour son «carnet d adresses» qui nous a permis de faire autant de choses, et aussi pour m avoir présenté autant de personnes prêtes à nous aider sans forcément de retour. Grâce à toutes ces personnes, nous avons pu réaliser nos spectacles là où nous voulions le faire. Je voulais également vous dire que nous sommes très satisfaits de l esprit qui a régné durant tous les spectacles : l esprit de troupe est là et bien là, et je remercie chacun et chacune pour son implication, pour le bon fonctionnement et la promotion des spectacles de OE. La réunion du 30 janvier a été très bénéfique au niveau «remarques» concernant l aventure «Veuve Joyeuse» et nous les avons prises en compte pour que l organisation soit meilleure. Le bureau réuni récemment a décidé de continuer sur une autre aventure, cependant avec une organisation différente en ce qui concerne les spectacles et une autre structure au niveau de l association. Le travail collaboratif avec vous a permis de détecter les choses fonctionnant bien et les problèmes ; sachez que nous avons pris en compte toutes ces informations et que nous travaillons au bureau de OE à faire au mieux pour éviter de renouveler les mêmes erreurs. J insiste encore sur le fait que pour faire des spectacles, il faut que nous soyons organisés, structurés, Et qu il ne faut pas que ce soit toujours les mêmes personnes qui fassent le «boulot», notamment en ce qui concerne la logistique. J aimerais- et nous avons le temps avant la prochaine aventure- qu avant de faire les premières répétitions ou spectacles, les choses soient claires et précises d un point de vue organisation. Il faut faire une répartition plus précise des tâches. Vous avez bien compris que si on divise les tâches, tout cela sera d autant plus facile pour tout le monde. De ce fait, nous ferons des réunions «post répétitions ou spectacles» pour définir tout cela.
2 Rapport financier OE Avant de laisser la parole à Béatrice et Yann pour vous détailler les comptes, je voulais vous indiquer que cette aventure a été couronnée de succès au niveau financier et qu il ne faut pas baisser les bras pour autant et il faut continuer à demander des fonds là où nous pouvons. Dans ce sens, j ai contacté «Marie Agnès Mériel Bussy» et avec son accord, nous établirons un dossier de subvention à la région et/ou au conseil départemental (pour 2016, car trop tard pour 2015). Pour La Veuve Joyeuse, nous n en avions ni le temps ni l expérience. De plus, des partenaires privés (que nous avions invités aux spectacles via notre président) m ont affirmé qu ils nous apporteraient leur soutien financier pour la prochaine aventure. Je voulais d ailleurs remercier les partenaires privés qui dans ces temps si difficiles «économiquement» nous ont aidés pour notre projet «Veuve Joyeuse» car pour la plupart ce sont des petites structures sans forcément de gros moyens financiers. Je laisse donc la parole à notre trésorière et trésorier Adjoint qui ont fait un travail formidable au cours de l aventure et après. Et il est important cet après, car il faut établir les comptes, le budget etc..et je les remercie pour cela. Le résultat financier présente une solde positif de : 1570,66. Le détail précis des recettes/dépenses été fait par Béatrice, ainsi que Yann en indiquant des détails de dépenses (notamment sur les charges de personnel et frais de déplacements), ainsi que sur les matériels d orchestre, locations de salle, de matériels etc. ** Approbation à main levée sur les 2 rapports : Nb de Votants présents 19 + 1 procuration (Marc Evrard / Stéphane Savattier) Pour Abstention Contre 20 0 0 Approbation du rapport moral et financier par les présent(e)s lors de l assemblée générale. 1 procuration de vote donnée par Marc Evrard (à Stéphane Savattier), aucune autre procuration.
3 Renouvellements de postes du bureau «Des postes sont à renouveler au sein de bureau : - Poste de trésorier (démission de Béatrice) - Secrétaire adjoint(e) (démission de Patricia) - Poste de Vice-président (poste à créer) Il n y a pas d urgence pour le renouvellement du bureau cependant je vous demanderais de réfléchir à cela rapidement et de me proposer vos candidatures. «Tout en vous rabâchant, mais c est mon rôle de le faire pour le bon fonctionnement de l association, que plus on divise les tâches, plus la tâche est facile». De plus, il nous faut créer un poste de Vice-président qui serait l adjoint du président lors de l organisation des spectacles afin de diviser encore une fois les tâches. Même remarques pour le bureau, il n y a pas d urgence. Vous avez compris notre «souci» quant à l organisation et il faut vraiment comprendre qu il faut de l aide pour que tout fonctionne sans que cela soit un «fardeau» pour une poignée de personnes de porter un tel projet. Nous pouvons organiser une autre AG avant de commencer la nouvelle aventure et provoquer des élections avant les premières répétitions afin de commencer une nouvelle «aventure en ordre de marche». Propositions : Frédérique Blanqui se propose de devenir trésorière de l association (avec l aide de Béatrice, Yann et Stéphane). Pas de proposition pour les postes de «secrétaire adjointe» et «vice-président» mais questions de certains membres et en attente de réponses.
4 Le prochain projet : Œuvre pour 2016 «En préambule, je voulais dire que le bureau et moi-même avons tous décidé de continuer l aventure car : nous étions «repartant» pour une aventure en commun (grâce aussi à l OUP qui nous apporte énormément dans tous les sens du terme et pour cela, encore merci à Augustin) nous avons ressenti dans la troupe, une grosse envie de continuer.. Je voulais vous indiquer dés à présent que la prochaine œuvre sera pour fin 2016 mais qu avant tout cela, nous devons établir les plannings (répétitions), commencer à regarder pour les salles et l organisation. L ensemble des personnes du bureau va commencer à œuvrer pour cela. Lors de la réunion du 30 janvier, j ai dit et le «martèle» de nouveau que pour organiser des spectacles il y a : un avant (préparation), un pendant (les spectacles), un après (bilan etc.) Nous vous informerons bien entendu via le site internet et la «Newsletter» des choses à savoir pour le prochain projet. Je laisse la parole à Hugues ou Augustin pour la présentation de la prochaine œuvre.
5 - La Prochaine Aventure Augustin donne la parole à Stéphane pour annoncer que la prochaine œuvre sera Les Mousquetaires au couvent, opérette de Louis Varney! 1) Ce choix a été retenu par «Hugues et Augustin» en fonction de différents critères : Nécessite une troupe, ce que nous sommes avec des chœurs, des rôles de premier plan et des seconds rôles variés. Abordable par les amateurs Comique Orchestre amateur pas trop puissant (OUP réduit) Prêt de costumes du CEP Œuvre connue qui peut donc amener du public Remarques Début du Travail Février 2016 pour des spectacles fin 2016 Un retro-planning sera fait pour que les gens puissent se déterminer Visuel à prévoir le plus vite possible Spectacles à Jaunay-Clan (demandeur!!), Chauvigny, Lencloître, Châtellerault (spectacle acheté par la ville pour le CCAS, comme cette année, + un spectacle tout public la veille) et La Hune. Recruter pour l aide logistique et la figuration 2) Un projet de concours de chant est lancé. Il serait réservé à des amateurs qui pourront se présenter dans les 3 catégories suivantes : lyrique, jazz et comédie musicale. Ce projet a deux objectifs : Continuer à faire parle r d Opéra Ephémère Provoquer peut-être des envies d entrer dans notre association et donc de participer à la prochaine aventure Il pourrait se dérouler à La Gornière. Un jury composé d une ou deux personnalités serait constitué ; Il faudra trouver des lots et penser à la communication. Droit d inscription à fixer (idée : la personne qui s inscrit fait payer son inscription par des gens qui paient pour assister) Il aurait lieu lors du dernier trimestre 2015 sur 2 jours. Hugues se propose pour l organisation, avec de l aide des personnes de OE bien sûr.
Questions / réponses avec les personnes présentes sur tous les sujets évoqués et réponses des membres du bureau. ------- Stéphane remercie encore les personnes présentes ce soir! Et «Vivement la prochaine aventure!!!» L assemblée générale se termine avec un pot de l amitié à 22H00. Stéphane Savattier Président OE