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Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Passation des marchés publics Tableau synthétique des procédures Sénart, le 02 janvier 2015 1. Procédures adaptées Montants marchés en HT Lancement Publicité Mise en concurrence écrite Formalisation du choix Forme des marchés Marchés < 15 000 - Pas d'obligation. Pas d'obligation. Bons de commande. Numérotation logiciel finances. Signature Exceptionnellement marchés non écrits en cas d'impossibilité d'établir un bon de commande préalablement. 15 000 marchés < 50 000 - Si nécessaire. Demande de 3 offres minimum. Tableau comparatif des offres. 50 000 marchés < 207 000 DG ou DGA MarchésOnline < 90 000. BOAMP 90 000. Profil d'acheteur. Presse spécialisée si nécessaire. Arrêté du président pour les marchés. Dossier de consultation simplifié. Dématérialisation des DCE et des offres. Rapport de consultation. Choix motivé des candidats retenus et écartés. Classement des offres. Marchés simplifiés si besoin : maîtrise d'œuvre, clauses particulières d'exécution, etc. Bons de commande. Numérotation logiciel finances. Marchés simplifiés si besoin : maîtrise d'œuvre, clauses particulières d'exécution, etc. Marchés simplifiés. Numéro marché=numéro arrêté. 1 arrêté et un marché par lot ou par titulaire d'accord-cadre. Marchés < 4 000 Signature directeur par délégation du président. 4 000 marchés < 50 000 Signature DG ou DGA par délégation du président. Marchés 50 000 Signature DG par délégation du président. Arrêté du président. 207 000 marchés travaux < 5 186 000 Sur dérogation expresse de la direction générale en cas de nécessité impérative de réduire les délais de passation DG MarchésOnline < 90 000. BOAMP 90 000. Profil d'acheteur. Presse spécialisée si nécessaire. Dossier de consultation simplifié. Dématérialisation des DCE et des offres. Rapport de consultation. Choix motivé des candidats retenus et écartés. Classement des offres. Marchés simplifiés. Numérotation service marchés publics. Délibération d autorisation de signature du conseil avant l'engagement de la procédure ou à son issue. Signature DG par délégation du président. Délibération du conseil. 1/2

Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Passation des marchés publics Tableau synthétique des procédures Sénart, le 02 janvier 2015 2. Procédures formalisées Montants marchés en HT Lancement Publicité Marchés 207 000 Délibération du conseil pour les travaux et du bureau pour les fournitures et les services. Facultative mais permet d autoriser la signature du marché avant l engagement de la procédure. A défaut, lancement décidé par DG ou DGA. BOAMP. Profil d'acheteur. JOUE si nécessaire. Presse spécialisée si nécessaire. Mise en concurrence écrite Formalisation du choix Dossier de consultation conforme au code des marchés publics. Dématérialisation des DCE et des offres. Rapport de consultation. Choix motivé des candidats retenus et écartés. Classement des offres. Commission d'appels d'offres ou bureau pour concours de maîtrise d œuvre. Forme du marché Marchés comportant les pièces obligatoires fixées au code des marchés publics. Numérotation service marchés publics. Signature Délibération d autorisation de signature du conseil pour les travaux et du bureau pour les fournitures et les services, avant l'engagement de la procédure ou à son issue. Signature DG par délégation du président. 3. Avenants Montant marchés en HT Avenants Commission d'appels d'offres Décision Signature Marchés < 207 000 Avenants sauf plus de 5%. Non Arrêté du président. Avenants de plus de 5%. Non Délibération du bureau. Marchés 207 000 Avenants sauf plus de 5%. Oui, pour information. Délibération du bureau. Marchés < 4 000 Directeur par délégation du président. 4 000 marchés < 50 000 DG ou DGA par délégation du président. Avenants de plus de 5%. Oui, pour avis marchés formalisés. Oui, pour information marchés à procédure adaptée. Délibération du bureau. Marchés 50 000 DG par délégation du président. 2/2

Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Sénart, le 02 janvier 2015 Marchés publics Procédure de passation Marchés sur procédure adaptée Marchés < 15 000 HT Définition des besoins, financement Définition des besoins : Par nature d achat homogène en référence à la nomenclature de l'agglomération pour les fournitures et les services, Par opération pour les travaux. Vérification budgétaire. Direction finances, service marchés publics Conseil. Estimation. Publicité Pas d obligation. Mise en concurrence Pour ces marchés de très faible montant, le recours direct au fournisseur de son choix est autorisé. Préparation du marché Établissement et visa du bon de commande, avec mention obligatoire du code nomenclature. Marché simplifié si besoin : maîtrise d'œuvre, clauses particulières d'exécution, etc. Se reporter à la procédure 50 000 HT marchés < 207 000 HT. 1/2

Signature, notification Directeur Signature par délégation du président. Envoi ou remise au fournisseur d un exemplaire du bon de commande, avant début d exécution. Les marchés inférieurs à 207 000 HT n ont pas à être transmis à la préfecture pour contrôle de légalité. Exécution L'exécution des marchés sur procédure adaptée relève des règles fixées pour les marchés formalisés. 2/2

Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Sénart, le 02 janvier 2015 Marchés publics Procédure de passation Marchés sur procédure adaptée 15 000 HT marchés < 50 000 HT Définition des besoins, financement Définition des besoins : Par nature d achat homogène en référence à la nomenclature de l'agglomération pour les fournitures et les services, Par opération pour les travaux. Vérification budgétaire. Direction finances, service marchés publics Conseil. Estimation. Publicité Pour ces marchés la mise en concurrence de plusieurs prestataires peut constituer un élément de publicité suffisant. Il est toutefois recommandé aux acheteurs publics, lorsque l'environnement économique et concurrentiel le permet, de procéder à une publicité pour permettre une mise en concurrence efficace. Mise en concurrence Trois offres minimum devront être demandées auprès de fournisseurs différents. Le règlement de la consultation est obligatoire. Il peut se limiter aux caractéristiques principales de la procédure et du choix de l'offre. 1/2

Préparation du marché Analyse des offres justifiant le choix du titulaire proposé. Établissement et visa du bon de commande, avec mention obligatoire du code nomenclature. Marché simplifié si besoin : maîtrise d'œuvre, clauses particulières d'exécution, etc. Se reporter à la procédure 50 000 HT marchés < 207 000 HT. Service marchés publics Conseil. Signature, notification DG, DGA ou DGST Signature par délégation du président. Envoi ou remise au fournisseur d un exemplaire du bon de commande, avant début d exécution. Les marchés inférieurs à 207 000 HT n ont pas à être transmis à la préfecture pour contrôle de légalité. Exécution L'exécution des marchés sur procédure adaptée relève des règles fixées pour les marchés formalisés. 2/2

Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Sénart, le 02 janvier 2015 Marchés publics Procédure de passation Marchés sur procédure adaptée 50 000 HT marchés < 207 000 HT 207 000 HT marchés de travaux urgents < 5 186 000 HT Sur dérogation expresse de la direction générale en cas de nécessité impérative de réduire les délais de passation Définition des besoins, financement Définition des besoins : Par nature d achat homogène en référence à la nomenclature de l'agglomération pour les fournitures et les services, Par opération pour les travaux. Vérification budgétaire. Direction finances, service marchés publics Conseil. Estimation. Dossier de consultation Rédaction, constitution. Service marchés Assistance pour les opérations importantes, conseil. Calendrier, publicité Service marchés publics Calendrier prévisionnel de consultation. Avis d appel public à la concurrence. 1/4

Visa. DG, DGA ou DGST concerné Validation. Service marchés publics Envoi avis d appel public à la concurrence Dématérialisation du dossier de consultation et de la remise des offres. Diffusion du calendrier et de l'avis d appel public à la concurrence au service acheteur. Transmission du calendrier et de ses mises à jour aux intervenants à l'opération et à la commune concernée. Mise en concurrence Deux déroulements sont possibles : Consultation 2 tours Demande de candidatures Demande d offres aux candidats retenus. Consultation 1 tour Demande d offres directement comprenant les justificatifs des qualités et capacités («candidature») et la proposition du candidat («offre»). Réception des candidatures - Consultation 2 tours (Délai minimum 21 jours à compter de l'envoi de l'ais d'appel public à la concurrence) Service marchés Réception des candidatures. Registre des dépôts. Ouverture et analyse des candidatures Ouverture en présence du directeur et du DGA ou de leurs représentants. Procès verbal d ouverture. Analyse des candidatures. Service marchés Assistance pour les opérations importantes, conseil. Choix des candidatures retenues DG, DGA ou DGST concerné Proposition motivée des candidats retenus et rejetés, au vu de l analyse du service acheteur. Validation par l'élu chargé de la commission d appels d offres pour les marchés de plus de 90 000 HT si besoin. Envoi cahier des charges, lettre d information aux candidats non retenus. Copie au service marchés publics. 2/4

Réception des offres - Consultations 1 et 2 tours (Délai minimum 15 jours à compter de l envoi du dossier de consultation, 21 jours à compter de l'envoi de l'ais d'appel public à la concurrence pour les consultations à 1 tour) Service marchés publics Réception des offres. Registre des dépôts. Ouverture et analyse des offres, négociations Ouverture en présence du directeur et du DGA ou de leurs représentants. Procès verbal d ouverture. Analyse des offres. DG, DGA ou DGST concerné Décision d'engager des négociations le cas échéant. Conduite des négociations. Service marchés publics Conseil, assistance. Préparation du marché Rédaction du rapport de consultation qui retrace les étapes de la procédure (définition des besoins, financement, modalités de publicité, analyse des offres au regard des critères fixées, classement des offres et proposition motivée de choix). Établissement du marché simplifié. Rédaction de l arrêté de choix du président (ou de la décision de choix pour les marchés de travaux sur dérogation). Pour les marchés adaptés hors bons de commande le n de marché est le n de l'arrêté. Par conséquent, afin d'en faciliter la gestion, il convient d'établir un arrêté et un marché par lot ou par titulaire d'accord-cadre. Pour les marchés de travaux sur dérogation, les marchés sont numérotés par le services marchés publics. Service marchés publics Conseil, assistance. DG, DGA ou DGST concerné Contrôle procédure de mise en concurrence Signature du rapport de consultation, visa marché, arrêté. Validation du rapport de consultation par l'élu chargé de la commission d appels d offres pour les marchés de plus de 90 000 HT si besoin. Transmission à la direction finances de l'arrêté et du rapport de consultation. 3/4

Direction finances Engagement comptable (réservation des crédits). Visas arrêté, rapport de consultation et transmission à la direction administration générale. Signature, contrôle de légalité, notification, avis d'attribution, recensement Direction administration générale Visas arrêté, rapport de consultation et transmission à la direction administration générale. Visa direction générale adjointe Direction générale adjointe fonctionnelle Validation arrêté, rapport de consultation Direction administration générale Signature de l arrêté par le président. Transmission de l arrêté à la préfecture pour contrôle de légalité. Copie au service acheteur avec retour rapport de consultation validé. Envoi lettres d information aux candidats non retenus et retenu. 16 jours minimum après l'envoi des lettres d'information, mise en signature du marché. Directeur DG, DGA ou DGST (M < 50 000 HT) Directrice générale (M 50 000 HT) Signature du marché par délégation du président. Notification du marché au titulaire. Transmission de l original du marché au service marchés publics avec copie de l arrêté et du rapport de consultation. Copie du marché à la direction finances. Information au préfet, dans un délai de 15 jours, de la date de notification du marché. Service marchés publics Établissement des fiches de recensement (M 90 000 HT : marché, avenants et sous-traitants), copie à la direction finances. Avis d'attribution. Les marchés inférieurs à 207 000 HT n ont pas à être transmis à la préfecture pour contrôle de légalité. Exécution L'exécution des marchés sur procédure adaptée relève des règles fixées pour les marchés formalisés. 4/4

Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Sénart, le 02 janvier 2015 Marchés formalisés Intervention des services Définition des besoins, financement Décomposition des tâches Service marchés publics Autres intervenants Recensement des achats Définition des besoins et du financement prévisionnel de l opération Choix de la procédure de consultation Calendrier prévisionnel de l opération Dossiers de consultation des entreprises et dossiers de concours Lors de la préparation budgétaire, repérage des achats par nature d achats en référence à la nomenclature de l'agglomération (fournitures, services) ou par opération (travaux). Définition des besoins et élaboration du plan de financement prévisionnel. Demandes de subventions, établissement des conventions financières. Participation au recensement des achats. Direction finances : repérage à partir du budget par nature d achats et par opération, croisement avec les services acheteurs. - Direction finances : contrôle du plan de financement dans le cadre de l'examen des projets de délibération. Service affaires juridiques : suivi des conventions. Pour le choix de la procédure (pour les travaux, dès la phase de programmation), le service marchés publics est associé (réunions, note, contacts, ). Pour les travaux des réunions de coordinations sont régulièrement organisées par la direction générale adjointe technique. Établissement du calendrier en fonction des impératifs techniques et conformément aux règles de procédure des marchés publics en collaboration avec le service marchés publics. Transmission du calendrier et de ses mises à jour aux intervenants à l'opération et à la commune concernée. Constitution des dossiers de consultation des entreprises et des dossiers de concours à l aide du logiciel marchés. Correction des dossiers suite aux remarques émises par le service marchés publics et validation auprès de sa direction. Précise aux services, selon les procédures, les compétences pour les décisions à intervenir : exécutif, bureau, conseil. Assistance aux services peu habitués. Vérification des dossiers. Direction finances associée si contrainte budgétaire particulière. - 1/4

Marchés formalisés Intervention des services Passation des marchés Décomposition des tâches Service marchés publics Autres intervenants Lancement de la consultation Les consultations ne pourront être lancées sans dossier de consultation validé, conforme au programme et à l enveloppe financière arrêtés par l'assemblée délibérante. Gestion des consultations Ouverture des plis, analyse Validation du calendrier et de l'avis d'appel public à la concurrence. Transmission du calendrier et de ses mises à jour aux intervenants à l'opération et à la commune concernée. Réponses aux questions des candidats. Modifications des dossiers de consultation. Participation à l'ouverture des plis. Analyse des candidatures et des offres (demandes compléments, précisions, offres anormalement basses, etc.) Établissement du calendrier de consultation de référence pour l ensemble des intervenants. Rédaction et envoi de l'avis d appel public à la concurrence. Dématérialisation des DCE et des offres. Gestion de la reprographie des DCE. Gestion de l'envoi des DCE. Réception des candidatures et des offres. Enregistrement des plis. Ouverture des plis. Assistance juridique à l'analyse. Commission des marchés ou jurys de concours Présentation des rapports. Élaboration du planning et de l ordre du jour des commissions et jurys. Convocation et secrétariat des commissions et jurys. Vérification juridique des rapports. Envoi dossiers dématérialisés aux invités. Procès-verbaux des commissions et jurys. Appel d'offres infructueux Passation du marché Les marchés doivent être transmis au préfet et notifiés avant tout début d exécution. Sauf dérogation expresse de la direction générale adjointe fonctionnelle, les marchés ne pourront être notifiés sans : - subventions notifiées (ou dérogations obtenues), - conventions financières signées conformes au plan de financement approuvé. Conduit les négociations et établit le rapport d'analyse. Mise au point du marché. Rédaction de la délibération d autorisation de signature du marché, avant l engagement de la procédure de consultation ou après attribution : - travaux : conseil, - fournitures et de services : bureau. Transmission des pièces définitives au service marchés publics. Copie du marché aux divers intervenants maître d œuvre, bureau de contrôle, Épa Sénart, commune, etc. Conseil pour les négociations, vérification des analyses. - Courrier d'information aux candidats. Vérification, demande attestations fiscales et sociales et de l'attestation de vigilance Urssaf. Constitution du dossier marché. Rédaction du rapport de présentation pour le contrôle de légalité. Mise en visa puis en signature du marché. Reprographie. Envoi au contrôle de légalité. Notification à l attributaire. Transmission au service acheteur et aux finances. Information au préfet de la notification (15 j). Avis d attribution La direction administration générale prend en charge le suivi des délibérations et des arrêtés. La direction finances effectue l'engagement comptable des marchés avant leur notification, transmet les pièces relatives aux marchés au comptable public et met en œuvre leur exécution comptable. - - - - 2/4

Marchés formalisés Intervention des services Exécution des marchés Décomposition des tâches Service marchés publics Autres intervenants Collaboration permanente entre les services Ordres de services et tout acte relevant du pouvoir de direction du marché Sous-traitance Organisation de réunions de coordination des opérations par la direction générale adjointe technique. Gestion complète (établissement, signature, notification etc, en liaison avec le maître d'œuvre le cas échéant). Copie des actes à la direction finances. Contrôle des sous-traitants non déclarés. Réception des demandes. Constitution du dossier. Agrément technique (capacités). Conseil et assistance (jusqu au parfait achèvement pour les travaux). Vérification juridique, mise en signature. Notification. Copie au service acheteur et à la direction finances. Nantissement et cession de créances - Délivrance de l'exemplaire unique. Transmission à la direction finances. Avenants Comme les marchés, ils doivent être transmis au contrôle de légalité et notifiés avant tout début d exécution Fiche de recensement marchés 90 000 HT Marché, avenants et sous-traitants Réception Suivi comptable et financier Inscription de l avenant en commission d'appels d'offres. Rédaction des avenants et délibérations (bureau). Gestion des actes liés à la réception. Transmission à la direction finances. Visas, situations, DGD, etc. Transmission à la direction finances. Lutte contre le travail dissimulé Tous les six mois demande au cocontractant : - attestation de vigilance Urssaf, vérification de son authenticité, - inscription RCS ou document similaire si inscription obligatoire. Transmission à la direction finances. Assistance aux services peu habitués. Envoi au contrôle de légalité. Notification. Copie au service acheteur et à la direction finances. Service affaires juridiques : intervention pour les contentieux. - - Direction finances : gestion comptable. Direction finances : suivi comptable et transmission au comptable public. - Établissement des fiches, copie à la direction finances. Direction finances : vérification et transmission au comptable public. - - - Direction finances : gestion comptable. - Direction finances : contrôle. - 3/4

Marchés formalisés Intervention des services Exécution des marchés Décomposition des tâches Service marchés publics Autres intervenants Information sur l exécution des marchés - Rédaction du rapport annuel présenté à la commission d'appels d'offres et à l'assemblée délibérante. Publication de la liste des marchés conclus l année précédente, au cours du premier trimestre de chaque année. Évaluation de l achat Chaque service établit un bilan de ses opérations. Direction finances : transmission des éléments financiers pour le rapport annuel, établissement de la liste des bons de commandes conclus l année précédente. - - 4/4

Service marchés publics François Fabre 01.64.13.17.67 f.fabre@senart.fr Sénart, le 02 janvier 2015 Préparation des commissions d appels d offres Dates limites Responsables Étapes Observations J 10 Lundi Demande d inscription de point à l ordre du jour au service marchés publics. (Point supplémentaire par rapport aux calendriers prévisionnels de consultation édités par le service marchés publics : avenants, informations...) J 10 Lundi Remise des documents séance au service marchés publics (Rapport d'analyse, rapport de présentation, projets d'avenant, de délibération, note d'information...) L inscription de point supplémentaire en début de séance est contestée par la préfecture. Les documents doivent au préalable être validés par la DG, la DGST ou la DGA concernée. J 9 Mardi Service marchés publics Établissement et mise en signature de la convocation J 7 Jeudi Service marchés publics Observations sur les documents séance au service acheteur J 6 Vendredi 12h00 Remise des documents séance corrigés au service marchés publics (Documents au format bureautique ou PDF non scanné pour permettre l'envoi électronique) Les documents doivent au préalable être validés par la DG, la DGST ou la DGA concernée. J 6 Vendredi Service marchés publics Envoi de la convocation et des documents séance J Jeudi 16 h 00 Service marchés publics Commission d'appels d'offres Une attention particulière doit être apportée à l'analyse des candidatures et des offres. Tout délai non respecté entraîne le report de l affaire à la séance ultérieure.