Syndicat des copropriétaires de l immeuble Pollux Flaine-Foret 74 300 FLAINE Procès verbal de l assemblée générale Le vendredi 4 août 2006 à 17 heures, les copropriétaires se sont réunis sur convocation régulière qui leur a été adressé par le Syndic dans la salle de l immeuble Andromède 74 300 Flaine. L assemblée générale procède à l élection du bureau : Président : Mr LARDENNOIS. Elu à l unanimité Secrétaire : Mme GARCIA Elue à l unanimité Scrutateur : Mr TREMEL Elu à l unanimité Le bureau étant ainsi constitué le président déclare la séance ouverte. Le bureau constate, à l examen de la feuille de présence dûment émargée par chaque copropriétaire en entrant en séance, que 22 copropriétaires représentant 7099 sur 10 000 tantièmes constituant le syndicat des copropriétaires sont présents ou représentés. N ont pas participé aux votes des résolutions prévues à l ordre du jour, les absents non représentés dont les noms suivent. Mr Mme Guy BAILLY pour 253 tantièmes Mr Yves BOUCHER pour 253 tantièmes Monsieur Claude CASTEROT pour 253 tantièmes Mr Mme Jean Claude CROSET pour 253 tantièmes Mr Mme Patrick De GRANCEY pour 250 tantièmes Mr Mme Peter GOODYEAR pour 253 tantièmes Mr Mme Jean Louis LEROY DELHOMME pour 255 tantièmes Mr Mlle LILLIG pour 328 tantièmes Mme Annick MORELLE pour 328 tantièmes Mr Mlle PIMBEL MAUREL Marie Cécile pour 253 tantièmes Mr NOLLER pour 250 tantièmes Soit 11 copropriétaires représentant 2901 tantièmes de copropriété découlant de la feuille émargée et signée par les membres du bureau.
ORDRE DU JOUR Le président rappelle l ordre du jour après avoir pris connaissance des documents joints à la convocation et nécessaires à la validité des décisions. 1 Approbation des comptes des charges de l exercice allant du 1/4/05 au 31/3/2006 2 Quitus au syndic 3 Désignation du syndic 4 Compte bancaire ou postal 5 Conseil syndical 6 Montants des marchés et des contrats 7 Ratification du budet prévisionnel de l exercice allant du 1/4/2006 au 31/3/2007 8 Approbation du budget prévisionnel de l exercice allant du 1/4/2007 au 31/3/2008 9 Constitution d une avance dénommée «provision spéciale travaux» et placement 10 Travaux : peinture des murs de la cage d escalier 11 Travaux : installation des blocs de secours dans les parties communes 12 Décision à prendre concernant la souscription d un nouveau contrat de ménage 13 Assurance multirisque : Changement de courtier et/ou de compagnie 14 Points non soumis au vote Suggestion des copropriétaires La discussion est ouverte sur les différents points à l ordre du jour.
RESOLUTIONS A l issue des débats, les résolutions suivantes sont mises aux voix. 1 Approbation des comptes de charges de l exercice allant du 1/4/2005 au 31/3/2006 L assemblée générale, après avoir examiné les documents joints à la convocation et en avoir délibéré approuve les comptes présentés par le syndic arrêtés à la date du 31/3/2006 à la somme de 35 048,59 Vote contre : 0 Abstention :0 Non exprimé : 0 Cette résolution est adoptée à l unanimité des copropriétaires présents ou représentés. 2 Quitus au syndic Mr JOVY souligne le manque de suivi des travaux par le syndic. L assemblée générale après en avoir délibéré, donne quitus au syndic de sa gestion pour la période écoulée. Pour : ZHAM, CHEVALLIER, MARGOT, ROBBY représentant 1899 Tantièmes Abstention : HONDERMARCK, RIVAT, BRADLEY représentant 1056 Tantièmes Contre : GARCIA, GRENON, JOVY, LARDENNOIS, NISSENBLAT, PHILIPPS, PLESSIS, RENAULT, RISSE, TREMEL, ULRICH représentant 4144 Tantièmes. Cette résolution est repoussée à la majorité des copropriétaires présents et représentés. 3 Désignation du syndic Majorité nécessaire : Article 25-1 L assemblée générale, après en avoir délibéré, désigne Actif Immobilier en qualité de syndic, selon contrat joint à la convocation, jusqu à la date de l assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l immeuble en cours ou celle convoquée en application de l article 25-1, dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965, statuant aux conditions de majorité simple ; son mandat prendra fin au plus tard le 30/9/2007. Cette résolution est adoptée à l unanimité des copropriétaires présents ou représentés soit à la majorité de l ensemble des copropriétaires.
4 Compte bancaire ou postal séparé. Majorité nécessaire : Article 25-1 Mr LARDENNOIS mène le débat et propose le projet de résolution suivant : L assemblée générale décide d ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Vote Contre : 0 Abstention : BRADLEY, ZAHM soit 1101 tantièmes de copropriété. Cette résolution est adoptée à la majorité requise par 19 copropriétaires représentant 5 998 tantièmes. L'assemblée ne donne aucune directive sur le choix de la banque, le syndic indique que le compte sera ouvert au Crédit Mutuel de Cluses. 5 Conseil Syndical Majorité nécessaire : Article 25-1 L assemblée générale, après en avoir délibéré, nomme en qualité de membre du conseil syndical : Mr Bernard HONDERMARCK, Mr Thierry JOVY, Mr Régis LARDENNOIS, Mr Jacky TREMEL, Mr François ZAHM, Mme Monique GARCIA, Mme Laurane MARGOT. Tous les copropriétaires votent pour. Cette résolution est adoptée à l unanimité des membres présents et représentés soit à la majorité de l ensemble des copropriétaires. 6 Montant des Marchés et des Contrats. Majorité nécessaire : Article 25 Hors application de l article 18, 3 ème alinéa, Urgence A) Modalités de consultation du conseil syndical. L assemblée générale fixe le montant des marchés et contrats à partir duquel le conseil syndical doit être consulté à la somme de 1 500 TTC. B) Mise en concurrence L assemblée générale décide que la mise en concurrence des marchés et des contrats sera lancée à partir de la somme de 3 000 TTC de la façon suivante :
Pour les contrats en cours de validité, la mise en concurrence interviendra tous les cinq ans ; Pour les marchés, la mise en concurrence s effectuera sur la base d un descriptif, obligeant à des réponses par prix unitaire, établi par un homme de l art. C) Partie complémentaire au carnet d entretien (art5 du décret n 2001-477) L assemblée générale des copropriétaires décide, pour une meilleure information des copropriétaires ou futurs copropriétaires, d inclure au carnet d entretien (cf contrat de syndic Chapitre rémunération) le montant des dépenses au-delà duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire ainsi que les résultats des différents diagnostics dont la collecte découle des textes réglementaires ; Plomb, Document Technique Amiante et le Certificat de Performance Energétique. Tous les copropriétaires présents ou représentés vote pour. Cette résolution est adoptée à l unanimité des membres présents et représentés soit à la majorité de l ensemble des copropriétaires. 7 Ratification du budget prévisionnel de l exercice allant du 1/4/2006 au 31/3/2007 L assemblée générale, après avoir examiné le projet de budget et en avoir délibéré, fixe le budget de l exercice à la somme de 36 300 Elle autorise le syndic à procéder aux appels provisionnels à proportion du budget voté et exigibles les 1 avril 2006, 1 août 2006, 1 décembre 2006. En cas de mutation, le copropriétaire vendeur devra couvrir le syndicat des copropriétaires de toutes charges financières nées du fait de la mutation. Tous le copropriétaires présents ou représentés votent pour. Cette résolution est adoptée à l unanimité des membres présents et représentés 8 Ratification du budget prévisionnel de l exercice allant du 1/4/2007 au 31/3/2008 L assemblée générale, après avoir examiné le projet de budget et en avoir délibéré, fixe le budget de l exercice à la somme de 36 300 Elle autorise le syndic à procéder aux appels provisionnels à proportion du budget voté et exigibles les 1 avril 2007, 1 août 2007, 1 décembre 2007. Tous le copropriétaires présents ou représentés votent pour. Cette résolution est adoptée à l unanimité des membres présents et représentés
9 Constitution d une avance dénommée «provision spéciale travaux» Mr LARDENNOIS trouve ce point sans fondement en raison de l'existence d'un fond de réserve de 6212,07 Euros, L assemblée décide à l unanimité de ne pas procéder au vote sur ce point. 10 Travaux : peinture des murs de la cage d escalier A) L assemblée générale, après avoir pris connaissance des conditions essentielles des devis et contrats présentés par le syndic et de l avis du conseil syndical et après en avoir délibéré : - décide d effectuer les travaux suivants : peinture des murs de la cage d escalier ; - que les travaux soient terminés au plus tard le 30 juin 2007. - retient la proposition présentée par l entreprise ERB/René BRANCAZ s élevant à 3405,55 TTC. - décide pour éviter de retomber dans les mêmes difficultés que la dernière fois dans le choix des couleurs, qu elles seront identiques à l existant. B) L assemblée générale autorise le syndic à procéder selon la clef de répartition «Charges communes» aux appels de fonds suivants, exigibles : Un seul appel de fonds de100 % du montant total des travaux, l appel devant être effectué par le syndic en même temps que le premier appel de fonds ordinaire qui suit la réalisation des travaux. En attendant l appel, le syndicat des copropriétaires autorise le syndic à prélever les fonds nécessaires au règlement sur les fonds de roulement et de réserve. Le conseil syndical sera informé du début des travaux, et de la date de la réception de façon à pouvoir y participer. L assemblée prend acte que le plan de financement tel qu il vient d être adopté, ne permet pas de placement de fonds au profit du syndicat des copropriétaires, mais simplement le paiement des situations au fur et à mesure de leur échéance. Prend acte que les honoraires du syndic seront calculés conformément aux bases contractuelles pour la gestion administrative et comptable. Le suivi et les rendez-vous de chantier seront facturés au temps passé selon le barème d honoraires. Résultat du vote : Pour l entreprise Flaine Renove : Vote pour 0 Pour l entreprise Erb :
Vote pour : RISSE, CHEVALLIER, LARDENNOIS, ZAHM, PHILLIPS, JOVY, HONDERMARCK, RIVA, PHILIPPS, NISSENBLAT, ROBBY J, ROBBY X, ULRICH, RIVA soit 14 copropriétaires représentant 5034/10 000 Pour l entreprise Ponciano : Vote pour : BRADLEY, TREMEL, GARCIA, PLESSIS, RENAULT, HONDERMARCK, RIVAT MARGOT, RIVA, GRENON soit 9 copropriétaires représentant 2570/10 000 Nb : Mr HONDERMARCK (+pouvoir RIVA) a souhaité voter pour ces deux entreprises. La résolution est adoptée à la majorité de l article 24 avec 14 copropriétaires représentant 5034/10 000. MME BRADLEY QUITTE L ASSEMBLEE SANS LAISSER D INSTRUCTION DE VOTE. 11 Travaux : Installation des blocs de secours dans les parties communes. Majorité nécessaire : article 24 A) L assemblée générale, après avoir pris connaissance des conditions essentielles des devis et contrats présentés par le syndic et l avis du conseil syndical, et après en avoir délibéré : Demande au syndic de revoir le devis de l entreprise Electrotec en modifiant le système de la manière suivante : pose d un bloc par couloir au dessus des portes de sortie et un bloc par niveau et demi-niveau dans la montée d escalier. Donne mandat au syndic assisté du conseil syndical pour choisir une proposition pour un budget maximum de 3 000 TTC et autorise le syndic à passer commande. Demande au syndic de faire réaliser ces travaux avant les travaux de peinture. B) L assemblée générale autorise le syndic à procéder selon la clef de répartition «Charges communes» aux appels de fonds suivants, exigibles : Un seul appel de fonds de 100 % du montant total des travaux, l appel devant être effectué par le syndic en même temps que le premier appel de fonds ordinaire qui suit la réalisation des travaux En attendant l appel, le syndicat des copropriétaires autorise le syndic à prélever les fonds nécessaires au règlement sur les fonds de roulement et de réserve. Le conseil syndical sera informé du début des travaux, et de la date de la réception de façon à pouvoir y participer.
L assemblée prend acte que le plan de financement tel qu il vient d être adopté, ne permet pas de placement de fonds au profit du syndicat des copropriétaires, mais simplement le paiement des situations au fur et à mesure de leur échéance. Prend acte que les honoraires du syndic seront calculés conformément aux bases contractuelles pour la gestion administrative et comptable. Le suivi et les rendez-vous de chantier seront facturés au temps passé selon le barème d honoraires. Vote contre : 0 Abstention : ZAHM Cette résolution est adoptée à la majorité. Rappel de texte : En application de l article 6-2, paragraphe 2 du décret du 17 mars 1967, il est rappelé qu en cas de mutation, le paiement des provisions finançant les travaux incombent à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l exigibilité. A défaut d avoir précisé dans le présente résolution un calendrier d exigibilité des provisions, la date d exigibilité reconnue en cas de mutation sera celle portée sur l avis mentionné à l article 35-2 du décret du 17 mars 1967. 12 Décision à prendre concernant la souscription d un nouveau contrat de ménage. Majorité nécessaire : article 24 L assemblée générale, après avoir pris connaissance des conditions essentielles des contrats présentés par le syndic et de l avis du conseil syndical et après en avoir délibéré : - demande au syndic de rencontrer les entreprises ayant effectué les propositions. - demande au syndic de rechercher une ou d autres propositions dans la mesure où d autres prestataires souhaitent répondre. - donne mandat au syndic assisté du conseil syndical pour choisir une proposition à qualité supérieure pour un budget maximum de 6 800 TTC et autorise le syndic à passer commande. - demande au syndic de dénoncer le contrat en cours afin de purger le préavis. Tous les copropriétaires présents ou représentés votent pour. Cette résolution est adoptée à l unanimité des présents et représentés. 13 Assurance multirisque : changement de courtier et/ou de compagnie. Après débat et étude des contrats proposés, l assemblée : - demande au syndic de rechercher d autres propositions d assurance dans un budget maximum de 1200
- donne mandat au syndic assisté du conseil syndical pour choisir une proposition pour un budget maximum de 1200 TTC et autorise le syndic à passer commande. - demande au syndic de dénoncer le contrat en cours afin de purger le préavis. Tous les copropriétaires présents ou représentés votent pour. Cette résolution est adoptée à l unanimité des présents et représentés. 14 Points non soumis au vote Mr JOVY demande d étudier les fuites de Monsieur et Madame LARDENNOIS et de Monsieur et Madame PHILIPPS. Le syndic demande à chacun des copropriétaires concernés de faire une déclaration de dégât des eaux auprès de leurs assurances privatives. Le syndic contacté par ces assurances fera une déclaration auprès de l assurance du bâtiment et engagera les recherches de fuite. Mr CHEVALLIER suggère la mise à l ordre du jour de la prochaine assemblée la réfection de la peinture des couloirs et le remplacement des moquettes. Mr PLESSIS évoque les problèmes d aération de l immeuble. Mr JOVY souligne que les travaux proposés en leur temps n avaient pas été acceptés par l assemblée. Une partie du problème pouvant provenir de hottes de cuisines illégalement raccordées sur la VMC, le syndic fera passer une note rappelant cette réglementation. Mr JOVY demande le maintient du don annuel aux pompiers d un montant de 30. Mr PLESSIS évoque le problème de la non fermeture de l immeuble, problème difficile à résoudre à cause des mises en location saisonnière. Mr LARDENNOIS demande de refaire passer une note de vigilance sur les fuites pouvant exister sur les appareils sanitaires. Plus personne ne demandant la parole, le président lève l assemblée, il est 21 heures. Les copropriétaires se réunissent ensuite autour d une table pour partager le repas de l amitié. Le présent procès verbal est conforme à l exemplaire vérifié et signé par le président, la secrétaire et le scrutateur dont l original est conservé dans les archives de la copropriété.
RAPPEL DES TEXTES REGLEMENTAIRES Extrait de l article 42 de la Loi n 65 557 du 10 juillet 1965 et de l article 14 de la loi n 85 14 70 du 31 décembre 1985. Alinéa 2 «Les actions qui ont pour objet de contester les décisions d assemblée générale doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification des dites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic (Loi n 85-1470 du 31/12/1985) dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l assemblée générale. Sauf en cas d urgence, l exécution par le syndic des travaux décidés par l assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu à l expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa.» Cette opposition devra être faite par assignation devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l immeuble. Extrait de l article 35-IV de la loi n 94 624 du 21 juillet 1994 Dernier alinéa «Le montant de l amende civile dont est redevable, en application de l article 32-1 du Nouveau Code de procédure civile, celui qui agit en justice de matière dilatoire ou abusive, est de 152,45 à 3 049 lorsque cette action a pour objet de contester une décision d une assemblée générale concernant les travaux mentionnés au paragraphe c de l article 26».