RECOMMANDATIONS,ET,PROCÉDURE! POUR%L ORGANISATION!D UN%COLLOQUE!

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 1 RECOMMANDATIONS,ET,PROCÉDURE! POUR%L ORGANISATION!D UN%COLLOQUE! 1 Tabledesmatières 2 INTRODUCTION*...*3 3 En*préambule*...*4 3.1 Imaginer*le*déroulement*du*colloque*...*4 3.2 Elaborer*un*rétroAplanning*...*4 3.3 Les*principales*échéances*d un*gros*colloque*(>500*personnes)*...*5 3.4 «*Durabilité*et*campus*»*...*6 4 Dès*le*début*du*projet:*...*7 4.1 Obtenir*l autorisation*d organiser*votre*manifestation*sur*le*site*de*l Université*...*7 4.2 Contacter*le*service*de*communication*de*la*Faculté*...*7 4.3 Constituer*la*structure*sur*laquelle*reposera*l organisation*du*colloque*...*8 4.3.1 Formeruncomitéscientifiqueetuncomitéd organisation...8 4.3.2 Calendrierdesséancesetplateformedetravailpourlecomitéd organisation...8 4.4 Définir*le*mode*d organisation*...*8 4.4.1 LausanneTourisme...8 4.4.2 Organisationpropre...10 4.5 Etablir*un*planning*budgétaire*...*10 4.5.1 Ouvertured unfonds...10 4.5.2 Etablirunbudgetprévisionnel...11 4.5.3 Lescoûts...12 4.5.4 Lesrecettes...14 4.5.5 Budget...14 5 Entre*18*et*12*mois*avant*le*colloque*...*15 5.1 Recherche*de*financements*...*15 5.1.1 Subventions/Fondations...15 5.1.2 Sponsorsprivés...15 5.2 Evaluer*les*besoins*en*matière*de*site*Internet*...*15 5.2.1 Serviceinformatiquedel UNIL...16 5.2.2 Identitévisuelle...16 5.3 Prendre*un*premier*contact*avec*un*service*de*catering*...*17 5.4 Prendre*contact*avec*les*conférenciers*pressentis*...*17 5.5 Diffusion*de*l appel*à*contribution*...*17 5.5.1 DiffusionUNIL...17 5.5.2 Diffusionréseauexterne...18 6 Entre*12*et*9*mois*avant*le*début*du*colloque*...*19 6.1 Evaluation*des*contributions*par*le*comité*scientifique*...*19 6.1.1 Obtentiondesvisas...19 6.2 Préparation*du*programme*...*19 6.3 Concrétiser*l organisation*des*activités*annexes*...*19 6.3.1 Quelquesidéesd animation...19 6.4 Prendre*contact*avec*des*hôtels*...*20 7 Entre*9*et*6*mois*avant*le*début*du*colloque*...*21 7.1 Finalisation*du*programme*...*21

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 7.2 Recruter*une*équipe*d étudiantaeas*en*renfort*...*21 8 Entre*6*et*3*mois*avant*le*début*du*colloque*...*22 8.1 Prévoir*le*matériel*qui*sera*distribué*aux*participants*...*22 8.2 Finaliser*l organisation*des*salles*et*des*moyens*techniques*...*22 8.3 Démarrer*la*communication*aux*médias.*...*22 8.4 Assurance*RC*...*23 8.5 Envoi*du*programme*à*l impression*...*23 8.6 Communication*aux*participants*...*23 8.7 Finaliser*les*réservations*auprès*des*hôtels*...*23 9 Les*3*dernières*semaines*...*24 9.1 Réunion*d équipe*...*24 9.2 Vérifier*la*logistique*...*24 9.3 Préparation*des*dossiers*...*24 10 Pendant*le*colloque*...*25 10.1 Comptabilité*...*25 10.2 Logistique*...*25 10.3 Communication*...*25 11 Après*le*colloque*...*27 11.1 Comptabilité*...*27 11.2 Débriefing*...*27 2

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 2 INTRODUCTION Ce document a pour but de vous guider dans vos démarches lors de l organisation de colloques, congrès et autres manifestations à l Université de Lausanne. Il contient des informationsconcernantlesdémarchesàentreprendreauprèsdesdifférentsservicesde l Unil, des propositions sur les différents modes d organisation, ainsi que des liens vers des annexes utiles, modèles de documents (budget, lettres, contrats), directives et formulaires. Lecampusdel Unilainsiquelarégionlausannoisecomportentdenombreuxavantages pourl organisationd événements: La Ville de Lausanne bénéficie d une situation géographique centrale en Europe et est facilementaccessibletantentrainqu enavion.surplace,denombreuxtransportspublics facilitentlesdéplacements.deplus,chaquepersonnerésidantdansunhôteldelarégion bénéficie d une carte de transport gratuite, et ce pour toute la durée de son séjour (Lausannetransportcard).Larégionoffreégalementdebellespossibilitésd excursionset d activitésrécréatives(châteaudechillon,lavaux,croisièressurlelac,etc.) L hôtellerie lausannoise devrait offrir jusqu à 4000 chambres d ici 2015. Toutes les catégoriessontreprésentées,dupalaceàlaguesthouse.deplus,outrelecampusunil,de nombreux locaux sont à disposition des organisateurs de manifestation, sans compter ceux qui sont en cours de construction, comme le Swiss Tech Convention Center ou Beaulieu2020. L attractivitédelarégionenmatièred événementielestunavantage,maisilfaut égalementlaprendreencomptelorsdelaplanificationdevotremanifestationpouréviter delesorganiserpendantunepériodeoùtousleshôtelssontpleins,parexemple. Le/laconseilleraèreencommunicationdelaFacultéSSPestàvotredispositionpour répondreàvosquestions.n hésitezpasàluitransmettreégalementvoscompléments d information,remarquesetsuggestionsconcernantceguide. Conseillèreencommunication,FacultéSSP: MagaliDubey GéopolisIBureau2629 Tél.:+41(21)6923785 Eamail:magali.dubey@unil.ch 3

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 3 Enpréambule Dèsqueladécisiond organisationducolloqueestprise,ilestrecommandédepasserpar deuxétapespréalablesàl organisationconcrète,afindepouvoirmettreenplaceun planningetunéchéancierquicorrespondeàl importanceetauxbesoinsdel événement. 3.1 Imaginerledéroulementducolloque Ilestsouventintéressantd imaginerunprogramme«idéal»pourl événementquel on prépare,afind avoiruneidéedestâchesqu ilyauraàaccomplir.surlabasedeséléments connus(nombredejours,nombredepersonnesprévues,collaborations,etc.),vous pouvezimaginerledéroulementdesjournéesselonlastructurehabituelledescolloques. Ilnefautpashésiteràallerdanslesdétails;ilseraplusfaciledeconstruireunrétroa planningsurcettebaseunpeuconcrète,mêmesileprogrammerisquedebeaucoup changerd icil événementfinalenfonctiondubudgetréel,etautrescontraintes. 3.2 ElaborerunrétroBplanning Il est très utiled établir un planning détaillé des tâches à faire pour votre congrès, en partantdupremierjourducongrèsetenallantàrebours.celapermetdesuivrel avancée desdifférentsprojetsetdeserendrecomptedesdélaisàrespecterpourchaquetâche.il fautqueceplanningcomprenneaussilesdélaispourlesétapesintermédiairesdechaque tâche.ceplanningdoitprendreencompteleralentissementinévitabledejuilletaaoûtet également les vacances des membres du comité. Éventuellement il faut organiser un roulement. Pour établir le planning, il faut faire un bilan de tout ce qui devra être terminé au commencementducongrèsetidentifierchaquesousatâche,letempsqu ellesprendrontà êtreaccomplies,etlesautrestâchesnécessairesàleuraccomplissement. Parexemple,laréalisationdulivreduprogrammerequiertungrandnombredetâchesen amontavantqu ilsoitpossibledel envoyeràl imprimeur:avoirétablileprogrammedu congrès, le nom des salles, titre sessions, des contributions, ce qui implique que les inscriptions soient terminées, les keynotes confirmés, etc. Ce n est donc qu une fois ces tâchesterminéesqueleprogrammedéfinitifpeutêtreréalisé,avantdepasserautravail d édition,demiseenpage,travaildugraphiste,corrections,délaid impression... Demanièregénéraleilvautmieuxprévoirlargedanslesdélais,carlacoordinationentre lesorganisateursetlesdiversintervenantsinternesetexternesprendsouventbeaucoup plusdetempsqueprévu.celapermetégalementd avoirunepetitemargepourpareraux imprévus(absencesdiverses,maladies,surchargedetravailourelâchechezlegraphiste oul imprimeur). Ilestégalementutilededésignerprécisémentlapersonneenchargedegérerceplanning, afin qu elle puisse surveiller précisément que le travail délégué à chacun avance (et envoyerdenombreuxrappels!). 4

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 Descalendrierspartagésenligne(typegooglecalendar)ouenréseau(parmyUnil),ou encore un document excel (mais attention à bien le maintenir à jour!) peuvent vous serviràmettreceplanningenplaceavecvotreéquipe. Ilpeutêtreutiledel organiserparcouleurselonlesdifférentspostesd organisationetles différentes équipes mises en place. Vous pourrez ainsi séparer par exemple ce qui concerne: a L organisationscientifique(callforpapers,reviewing,keynotespeakers, publications,etc.) a L organisationrh(comitéd organisation,étudiants,aidesponctuelle,fairelepoint surlespourcentagesdisponibles) a L organisationlogistiqueducolloque(nourriture,technique,matérielàprévoir) a Budgetetcomptabilité a L organisationdesactivitésannexes(gala,activitésrécréatives,animations) 3.3 Lesprincipaleséchéancesd ungroscolloque(>500personnes) Veuilleznoterquelesdatesindiquéessontdesrepères,ilyaurabienentendudestâchesde suiviàeffectuertoutaulongduprocessusd organisation,sanscompterlagestiondes imprévus,enparticulierdanslesquelquesmoisprécédantlamanifestation. Période Dèsledépartdu projet/colloque Entre18et12 moisavant Entre12et9mois avant Entre9et6mois avant Tâchesàentreprendre Prendrecontactavecleserviceaccueil/événementsdel Unil (toutemanifestationdevantêtreautoriséesparleservice) Prendrecontactavecle/laconseilleraèreencommunicationdela Faculté Formeruncomitéscientifiqueetuncomitéd organisation. Décider d un mode d organisation (interne/externe), puis prendrecontactaveclesintervenantsmajeursetétabliruncontrat (ex:unil,lausannetourisme,autres) Etablirunbudget Rechercherdesfinancementsadditionnels Evaluer la nécessité de création d un site Internet dédié à la manifestation Prévoirunoutildegestionenlignedesabstracts Prévoirlacréationdel identitévisuelleducolloque Prendrecontactavecunservicedecatering Prendrecontactaveclesconférencierspressentis Communicationsurlecongrèsparaffiche,mailingalist,Internet; diffusiondel appelàcontribution Evaluationdescontributionsparlecomitéscientifique Préparationduprogramme Concrétiser l organisation du catering, des soirées de gala et d éventuellesautresactivités.** Prendrecontactavecleshôtelspourlesréservations Finaliser le programme et le mettre en ligne; le communiquer pareamailauxparticipants 5

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 Entre 6 et 3 mois avant Les3dernières semaines Pendant Après Préparerlelivreduprogramme Recruteruneéquiped étudiants Prévoir le matériel qui sera distribué aux participants: sacs, flyers,blocanotes,etc. Contacter l intendance pour l organisation des salles et des moyenstechniques,etc. Démarrerlacommunicationauxmédias+interne Éventuellement,contracteruneassuranceRC Envoiduprogrammeàl impression Communicationauxparticipants Confirmationdesréservationsd hôtel Prévoiruneréuniond équipe(avecl équipeétudiants) Vérifierlalogistique Préparerledossierdesparticipants Prévoirl importanttravaildecomptabilité Prévoirlesuividelarestaurationetdesexposantséventuels Clorelebudget Débriefingd équipeetsuitesàprévoir 3.4 «Durabilitéetcampus» L UNILs engagepours inscriredansunedurabilitéforte,cequiimpliquenotammentune gestion«raisonnéedesconsommationsderessourcesnaturelleseténergétiques» 1 surle campus. Encequiconcernel organisationd uncongrès,celaimpliquenotammentdefaire attentionàlaquantitédedocumentimprimésquevousallezgénérer(estailforcément nécessaired imprimerlelivredesabstracts?),maiségalementd attirerl attentionde votrerestaurateursurlefaitquevoussouhaitezprivilégierdesproduitsdesaison,ainsi quederappelerauxparticipantsqu ilestpréférabledeserendresurlelieudela conférenceentransportspublics. Desrenseignementscomplémentairessontdisponiblessurlesitesuivant: www.unil.ch/durable/page92967.html Quelquesconseilssontégalementregroupéssurcettepage: www.unil.ch/accueilaevenements/page93826.html 1 www.unil.ch/durable/page93903.html 6

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 4 Dèsledébutduprojet: 4.1 Obtenirl autorisationd organiservotremanifestationsurlesitedel Université Toutes les manifestations doivent être autorisées par le service accueil événement de l Unil.L autorisationdépendgénéralementdeladisponibilitéd accueildel universitésur lapériode.cetteautorisationpeutêtreobtenueviaunformulairedisponibleenligne: http://www.unil.ch/unibat/page94523.html Les informations suivantes vous seront demandées lors de cette prise de contact(voir égalementleformulairesusmentionné): Typed événement(colloque,congrès,...) Titredel événement Dates Estimationdunombredeparticipants Nomdel organisateurresponsableàl UniversitédeLausanne Veillez à effectuer cette démarche rapidement, car les enseignements et examens ont toujours la priorité sur les autres événements que l Unil peut accueillir. Les colloques doivent donc être organisés en dehors des dates d examens à cause des disponibilités réduites des salles, en vérifiant avant tout le calendrier académique. http://www.unil.ch/central/page4804_fr.html. Sil Unilnedisposepasdesuffisammentdesalleslibresaumomentprévu,ilestpossible de louer des salles à l extérieur de l Unil. C est dans ce cas le guichet accueilaévénement quis enoccupe. L existenced autresévénementsimportantsàlamêmepériodesurlafaculté,l Université voire la région doit également être prise en considération, notamment pour la disponibilitédeshôtels,maisaussiafindegarantiràvotreévénementunepublicitéetune disponibilitésuffisante. Lapagedugroupeaccueilévénementproposelesdirectivesquidoiventêtrerespectées pour l organisation d un colloque http://www.unil.ch/accueilaevenements ainsi que d autres informations utiles sur les services proposés par le groupe (notamment le placementdelasignalétiquesurlecampus,lagestiondesaccèswifi,etc.ainsiquelesprix derestaurationsurlecampus). 4.2 ContacterleservicedecommunicationdelaFaculté Comme indiqué en introduction, le/la conseilleraère en communication de la Faculté se tientàvotredispositionpourvousguiderdansvosdémarches. Il/ellepourravousdonnerlespremièresinformationsutiles(établissementd unbudget, différents types d organisation, démarches à effectuer pour mettre en place le site internetdelamanifestation,miseàdispositiondecontacts,etc.) Il/elle informera également le Décanat de la Faculté ainsi que le service de communicationdel Unil(UNICOM). 7

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 Il serait utile d organiser à cette occasion une première réunion avec le comité d organisation local ainsi que le/la secrétaire d Institut, ou toute autre personne impliquéedansl organisationducolloque. 4.3 Constituerlastructuresurlaquellereposeral organisationducolloque 4.3.1 Formeruncomitéscientifiqueetuncomitéd organisation Unedespremièrestâchesseradedéfinirlacompositiondeces2comitésainsiqueleurs rôlesrespectifs. Auseinducomitéd organisation,veilleràbienrépartirlesdifférentestâchesetdésigner unepersonneenchargedevérifierlesuividuplanning.c estellequiserachargéede réunirtouteslesinformationsaufuretàmesureetd envoyerlesrappelsauxautres membres.lenombredepersonnesformantlecomitéd organisationetletempsdetravail qu ilfaudraprévoirsurleurcahierdeschargesdépendralargementdumode d organisationchoisi(voirpoint4.4).* 4.3.2 Calendrierdesséancesetplateformedetravailpourlecomitéd organisation Un espace de travail commun peut être créé afin que tout le monde ait accès aux documents.lecentreinformatiqueunilproposelamiseenplacedebscw(basicsuport for Cooperative Work), permettant aux collaborateurs de l Université de partager un espace de travail entre plusieurs personnes internes et externes à l UNIL. http://www.unil.ch/ci/page57900.html Cela peut également être fait sur Wikispaces par exemple pour les documents, ou en créantungoogleagendapournoterlesprincipaleséchéances. 4.4 Définirlemoded organisation Ilvousfaudranotammentdéfinirleniveaudesousatraitancesouhaité.Deuxpossibilités s offrentàvous:sousatraitanceentièreoupartielleàlausannetourismeouorganisation eninterneavecvotrepropreéquipe. LesservicesdeLausanneTourismereprésententuncoûtcertain,maissivoussouhaitez vous en passer, veillez à ne pas sousaestimer ce qu il VOUS en coûtera, notamment en temps de travail supplémentaire. Dans le cas d une organisation à l interne, vous devez vousassurer,auprèsdudirecteurdevotreinstitut,quevouspourrezbénéficierdel appui desonsecrétariatsurlapériodenécessaire. L Université de Lausanne offre des outils proches de ceux de Lausanne Tourisme, avec notammentuneapplicationdegestiondecongrèsenligne,maisdanscecas,c estvouset votreéquipe(comitéd organisationlocal,secrétariatd Institut),quidevrezvousassurer que tout fonctionne, que le budget et la comptabilité sont au clair, que les réservations sontfaites,etc. 4.4.1 LausanneTourisme Lausanne Tourisme est une association privée à but non lucratif, qui bénéficie d un mandatdeprestationsdelapartdelavilledelausanne 2.Sonbutestdefaciliterlavieaux 2 LausanneTourismeestfinancéepartiellementparlaVilledeLausanne,àtraversles taxesdeséjours,etparlescotisationsdesesmembres.l organisations autoafinanceà hauteurde40%. 8

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 organisateursd événementsnonaprofessionnelsenlesfaisant bénéficier de ses conseils, outils et compétences à un prix bien moindre que ce que proposent les entreprises privées dans le domaine. Lausanne Tourisme a également l habitude de travailler avec l Université et autres Hautes écoles et est notamment conscient des contraintes budgétairesetautresspécificitésdecesinstitutions. Vous trouverez ciadessous un résumé de leurs prestations. Pour des informations plus détaillées et des réponses spécifiques à votre événement, il est conseillé de discuter directementavecunreprésentantdelausannetourisme(voircontactsaupoint4.4.1.7). La plaquette de présentation des prestations de Lausanne Tourisme est disponible en annexe 3. Attention:LausanneTourismeneproposepasdeprestationenmatièredesponsoringou d exposition. Ils n entrent évidemment pas non plus en matière en ce qui concerne l évaluationscientifiquedescontributionsproposées. 4.4.1.1 Conseil+ Inventaire des besoins, étude de faisabilité, approche budgétaire, favoriserles contacts pouraccéderàdesfondspublics,propositiond infrastructuresadaptées. 4.4.1.2 Hôtels+ Plateformeavecsystèmederéservationdechambreetpayementenligne,pourdeshôtels de toutes catégories. Prix indicatif pour cette prestation: CHF300.a + CHF200.a pour chaquelangueadditionnelle. 4.4.1.3 Activités+annexes+ Propositionetorganisationd activitésrécréativesetsocialesautourducongrès. 4.4.1.4 Secrétariat+opérationnel+ a Système d inscription par Internet, gestion des paiements, inscriptions, annulations. Gestion de la documentation (factures, lettres de confirmation d inscription,lettresd invitationpourlesvisas,etc.) a Service d accueil et logistique pendant le congrès, remise des documents personnels,inscriptionsdedernièreminuteetpaiementsurplace,renseignements généraux. a Accréditation a Clôturedescomptesducongrès. a Etc. Prix indicatif pour cette prestation: CHF55.a/participant. Cette prestation n est en principepasdisponiblepourdescongrèsréunissantmoinsde150personnes. 4.4.1.5 Abstract+handling+ Plateformedesoumissionsdesabstracts.Prixindicatifpourcetteprestation:deCHF10.a àchf15.a/paper. 4.4.1.6 Hôtesses+d accueil+ Lausanne Tourisme peut fournir du personnel d accueil pour le congrès pourle prix indicatifdechf65.a/heure 3 Annexes1&2 9

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 4.4.1.7 Contact+ LausanneTourisme&BureaudesCongrès,www.lcvb.ch M.OlivierMathieu,ChargéduTourismed AffairesetdesCongrès mathieu@lausanneatourisme.ch,0216137321 4.4.2 Organisationpropre 4.4.2.1 Equipe+de+travail+ Comme mentionné au point 4.4, dans le cas d une organisation à l interne, vous devez vousassurer,auprèsdudirecteurdevotreinstitut,quevouspourrezbénéficierdel appui desonsecrétariatsurlapériodenécessaire. Il vous faudra également bien clarifier les pourcentages du cahier des charges que les membresducomitéd organisationpourrontmettreàdispositiondel organisation. Penser également à d éventuels renforts (étudiants, assistantsaétudiants) et ne pas oublierd inscrireceposteaubudget. 4.4.2.2 Prendre+contact+avec+les+intervenants+majeurs+et+établir+un+accord+ Il est nécessaire de déterminer avec précision le rôle et les attributions des institutions partenaires,commeparexemplelesassociationsprofessionnellesdisciplinaires,d autres universités, etc.a défaut d un contrat formel, il serait utile de protocoler ces décisions dansunpvd assemblée,parexemple. 4.4.2.3 Définir+la+manifestation+à+organiser+ Voir point 3.1: Etablir un premier programme«idéal», en détaillant bien les différents momentsdelamanifestation,tantpourlapartiescientifique(àcoordonneraveclecomité scientifique)quepourl organisationpratiqueetlogistique. Penser notamment au public cible, au nombre de participants visés, aux intervenants souhaités, sessions plénières et parallèles, pauses café, repas de midi, repas de gala, activitésrécréatives,àlacommunication,documentationpapier,etc. Cette1 ère définitionestunebasedetravail,quivousserviraàétablirunrétroaplanninget un budget. Des modifications interviendront vraisemblablement au cours des six prochains mois, notamment en fonction des fonds obtenus, du nombre de communicationsreçuesetacceptées,etc. 4.5 Etablirunplanningbudgétaire 4.5.1 Ouvertured unfonds L organisateurpeutdemanderl ouvertured unfondsdédiéaucolloqueàlasecrétairede l Institutconcerné. Leformulairededemandeestdisponibleici 4 :http://www.unil.ch/ssp/page67528.html 4 Ils agitd unepageinternequinécessiteauthentification,copieracollerleliendansun navigateur. 10

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 4.5.2 Etablirunbudgetprévisionnel Lescolloquesorganisésdanslecadredel UniversitédeLausannedoivents autoafinancer. Ilestdoncnécessaired établirunbudgetprévisionnelenfonctiondupremierprogramme imaginé. Attention à ne pas négliger les éléments suivants afin que le budget total soit suffisant: atva aoverheads Attention, il est important de mettre en place dès le départ un budget réaliste et équilibré! Il vous sera notamment demandé lors de l examen de vos éventuelles demandesdegarantiededéficit. 4.5.2.1 TVA+ En matière de TVA, les prestations de formation sont exclues du champ de l impôt. Les manifestationsàcaractèrescientifiquedontfontpartielesconférencesetlescongrèsn y sontdoncpassoumises. Enrevanche,lesprestationsderestauration,d hôtellerieetd animationsprévuesdansle cadred uncongrèsysontsoumisesàcertainesconditions.ilestdoncimportantdenepas oublierceposteaubudget. Ce n est en général pas un problème pour toutes les factures que recevra le comité d organisationdelapartdesprestatairesdeservices(ex.facturedecatering),puisquela TVAyserainclued office. En revanche, il est plus facile d oublier qu une partie des recettes attendues par l organisateur,etenparticulierlesfinancesd inscriptionsdesparticipants,peuventêtre soumisesàunetvade8%,pouvantmeneràundéséquilibrebudgétaireimportantsice faitn estpasprisencomptedèsledépart. Concrètement,lataxed inscriptionquiestdemandéeauxparticipantsdevraêtreanalysée deprèsafindepouvoirdéterminersilatvas yappliqueounon: Lestaxesd inscriptionsontcomposéesdediversélémentsformantune«combinaisonde prestation»quel onpeutdécomposerdelamanièresuivante: 1) Fraisd organisation,miseàdispositiondeslocaux 5,honorairesdesconférenciers ayanttraitàlaformationàproprementdit(nonsoumisàlatva) 2) Supportdecours(soumisàlaTVA) 3) Hôtellerie,restaurationetanimation(soumisàlaTVA) 4) Goodies(stylos,blocs,etc)(nonsoumisàlaTVAs ilssontofferts) Silesprestationsdétailléesauxpoints2et3représententmoins* de* 30%dela financed inscription,latva*n en*sera*pas*déduite. 5 Uniquementsilamanifestationalieusurlesitedel UNIL silecongrèslouedeslocaux àl extérieur,ils agitd uncasdefiguredifférent. 11

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 Si les prestations détaillées aux points 2 et 3 représentent plus* de* 30% de la financed inscription,latva*sera*déduite. Les informations ciadessus vous sont proposées à titre indicatif, afin d attirer votre attentionsurcesfraissouventoubliéslorsdelaconstitutiond unbudget.pouréviterles mauvaises surprises, il est préférable de faire vérifier son budget auprès des services compétents ce qui peut être fait par l intermédiaire de/la conseilleraère en communicationdelafaculté. LedocumentcompletenmatièredeTVAconcernantlesecteurdelaformation,ainsique lalistedestauxconcernantl UNILvoussontnéanmoinsproposésenannexe 6. 4.5.2.2 Overheads+ Enmatièredoverheads,voiciladécisiondelaDirection: Produitsrelatifsàlorganisationduncolloque,séminaire,...[05] Les produits reçus dans le cadre de lorganisation dun séminaire, dun colloque, dun symposium ou dune autre manifestation analogue sont exonérés des overheads de 13% dans la mesure où lévènement ne génère pas de bénéfice (produits moins les charges directes). Les produits peuvent comprendre aussi bien les inscriptions au séminaire, la participation à des prestations hôtelières [repas / logements /...) que les soutiens de sponsors ou les dons. Cette exonération représente un soutien de la Direction à lorganisationdetelsévènements. En résumé, si une manifestation ne génère pas de bénéfice, elle peut être exonérée d overheads. A défaut, les overheads sont prélevés, mais limités au taux de 13% ou au montantdubénéfice(lepluspetitdesdeux). La demande d exonération d overheads doit être adressée au responsable des services financiersdel Universitéavantlamanifestation. 4.5.2.3 Garantie+de+déficit+ Le budget de base de la manifestation se doit d être équilibré. Mais il est cependant possible que des imprévus de dernière minute occasionnent des frais ou des pertes en recettes. Pourprévenircela,ilestpossiblededemanderàuntiersune«garantiededéficit»,aucas où,parexemple,lenombredesparticipantsviendraitàêtreinsuffisant.cesgarantiessont àdemanderavantlamanifestation,enparallèleàvotrerecherchedefondspourfinancer la manifestation. Elles peuvent être faites auprès de fondations (voirpoint 5.1.1), du DécanatSSPetdelaDirectionUNIL,entreautres. Il est en général nécessaire de joindre à ces demandes un budget, dont le réalisme sera examiné. 4.5.3 Lescoûts Sur la base établie, vous pourrez projeter un budget que vous actualiserez au fur et à mesurequeleprogrammeducolloques affine.lespostesprincipauxenseront: 6 Annexe3&4 12

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 I. Invités:Conférenciers,membresducomitéscientifique,etc. a. Rémunération 7 b. Logement c. Transport II. Infrastructure a. Locationdesalles(àindiquermêmesiprisenchargeparl université) b. Locationdematériel c. Diversintendance i. Nettoyages ii. Miseenplaceetrangementdumatérielloué III. Accueil a. Restauration i. Pausescafé ii. Repasdemidi iii. Apéritifs iv. SoiréedeGala v. Etc. b. Animation c. Goodies(sacdeconférence,stylo,bloc,etc.) d. Aménagements(Fleurs,etc.) IV. Organisation a. Fraisdepersonneladministratifettechnique b. Autresfraisadministratifs(ycSousatraitanceorganisationsirecoursàLT) c. Fraisderéunions d. Fraisdecours i. Papier(TVA2%) ii. Sursupportdedonnée(TVA8%) e. Fraisd intendance f. Accueiletencadrement(étudiants,hôtesses) g. Sécurité h. AssuranceRC i. Overheaddel Unil(sibénéficesuniquement) j. Réserve(prévoir10%) V. Communication a. Siteweb b. Graphiste i. Identitévisuelle ii. Maquettepourimpression 1. Flyer 7 Attentions ilssontrémunérés,ilsserontsoumisàl impôtàlasources ilsnesontpas domiciliésensuisse.deuxdocumentspeuventvousêtreutilesdanscecas: http://www.vd.ch/fileadmin/user_upload/organisation/dfin/aci/fichiers_pdf/21034a 10_Broch_employeurs_2013.pdf http://www.vd.ch/fileadmin/user_upload/organisation/dfin/aci/fichiers_pdf/21033a 4_Tarif_EFG_2013.pdf 13

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 2. Affiches 3. Programme c. MaquetteaImpression i. Flyers ii. Affiches iii. Programme d. Signalétique e. AnnonceaPublicité f. Publicationdesabstracts Les postes les plus importants sont en général ceux liés aux«invités» de la conférence (conférenciers,membresducomitéscientifique,etc.),lesfraisdecatering(évaluablessur la base du nombre de participants attendus), les frais d impression et les activités annexes. Additionnerletoutpourarriveràl enveloppeglobale.adapterleprogrammeenfonction du résultat et recommencer jusqu à ce que le budget vous paraisse suffisamment raisonnablepourêtreprésentéàdesbailleursdefonds!ilvousfaudracependantêtre attentifsàbiendifférenciervotrebudgetdetravail(àusageinterneuniquement)etvotre budgetàprésenterauxpartenaires/sponsorspotentiels. 4.5.4 Lesrecettes Pour établir un premier budget, il est nécessaire de fixer auparavant le montant des différentes catégories de frais d inscription et de fixer quels services sont inclus avec chaque catégorie. A partir de là, il est possible d estimer les recettes venant des frais d inscriptionssurlabasedunombredeparticipantsattendus. Ilfaudraégalementinclureauxrecettes leséventuellessommesmisesàdispositionpar l association qui vous délègue l organisation du congrès, par votre institut ou par tout autreorganismequivoussoutient. Cette partie s étoffera également au fur et à mesure de vos demandes de subventions/ sponsoring. 4.5.5 Budget Unmodèledebudgetvousestproposéenannexe 8. Attention à bien vous renseigner sur les frais«cachés»! Par exemple, l utilisation d un outildegestiondecongrèsvousdonnelapossibilitédefairepayerlesfraisd inscription directement en ligne. Mais le processus de transaction passe par plusieurs compagnies qui font payer leurs services. Par exemple, l utilisation de l outil de gestion de congrès proposéparlecidel UNILestgratuite,maislasociétéquiprendenchargelepaiement en ligne prélève 50ct/paiement, puis la société qui se charge de la vérification des données et du clearing prendra, elle, 3.25% (ou au minimum 90ct) sur la taxe d inscription 9. 8 Annexe5 9 Ceschiffressontfournisàtitred indicationuniquementetsontsusceptibledechangerà toutmoment.lecivouseninformeradestarifsenvigueurlorsdelamiseenplacede l outildegestiondecongrèsadaptéàvotreévénement. 14

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 5 Entre18et12moisavantlecolloque 5.1 Recherchedefinancements 5.1.1 Subventions/Fondations Le service recherche et carrière de l Unil peut aider à identifier les bailleurs de fonds potentiels pour le congrès, comme par exemple le fonds national, des collectivités publiques (cantons, villes), des fondations, associations professionnelles, sponsors du domaineprivéouculturel,etc.http://www.unil.ch/researcher/page93730_fr.html Une liste de fondations et autres organismes est également mise à disposition par la chargéedemissionpourlarechercheauseindelafacultéssp,mmeastridruffa. Il est possible de faire une demande de fonds complémentaires à votre Institut, au Décanat et à la Direction, sous forme de lettre. Attention, le Décanat et la Direction ne donnentdesfondsquesousformedegarantiededéficit. Selonàquilademandedefondestsoumise,ilfaudrafaireattentionauxdirectives spécifiquesdel organismecontacté.lesfondationsetinstitutionspubliquesont notammentsouventdesdirectivesenmatièredebudgetmaximumpourlesrepas,etc. SwissFoundations(associationdesfondationsdonatricessuisses)proposesursonsite unaidemémoireintitulé«larequêteidéale»,rédigéencollaborationavecl Officefédéral delacultureetlepouracentculturelmigros,reprenantlespointsessentielsàretenirlors delarédactiondedemandesdesoutien: www.swissfoundations.ch/sites/default/files/demande_aidememoire.pdf 5.1.2 Sponsorsprivés Laprésencedesponsorsprivésn estactuellementpasformaliséeàl Unil.Pourl instant, unecertainedistanceestmaintenue(voiredesinterdictions,encequiconcerneletabac etl alcoolnotamment).lespropositionsserèglentactuellementaucasparcas.pourles évaluer,vouspouvezvousadresserau/àlaconseilleraèreencommunicationdelafaculté quesechargeradevousconseilleretdetransmettrevotredemandelecaséchéant. Aprioriiln estpassouhaitablequedessponsorsprivésbénéficientd uneprésence visuellefortedans/surlesbâtiments.ladirectiveenmatièrederestaurationsurle campusestégalementassezrestrictive(exclusivitéauxdeuxgroupesprésents,voirpoint 5.3),cequirendplusdifficiledecontacterunsponsorquipourraitassurersaprésenceà traversunproduitconsommable(eau,chocolats,etc.),puisqu ilvousfaudraobtenir l autorisationpréalabledurestaurateur. Celaditlesponsoringpeutêtreunesourceappréciablederevenuspourunegrande manifestation,ilpeutdoncvaloirlapeinedefairequelquesdemandes. 5.2 EvaluerlesbesoinsenmatièredesiteInternet L UniversitéoffreplusieurspossibilitésenmatièredecréationdesiteInternet http://www.unil.ch/ci/page4856.html. 15

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 Silecolloqueaunegrandeenvergure,ilestpossiblededemanderlacréationd unsite InternetsurWordpress,auquelpourranotammentêtreintégréuneapplicationde gestiondecongrès(soitproposéeparlecentreinformatiqueunil,ouparlausanne Tourisme).S ils agitd unepluspetitemanifestation,unepagedédiéepourraêtrecréée dansjahia. LesbesoinsenmatièredesiteInternetpourrontêtreévaluésavecle/laconseilleraèreen communicationdelafaculté,quivalideralademandeauprèsdu/delawebmasterdela Faculté. Lessitescréésspécialementpourdesévénementssonttemporaires,ilssontsupprimés 18moisaprèslafindel événement.unesauvegardeducontenuvousseraproposéeavant suppressionparle/lawebmasterencharge. Lamiseàjourdusitedelaconférenceestsouslaresponsabilitédevotreéquipe.Des formationssurjahiaetwordpresssontproposéesparleci. Jahia:http://www.unil.ch/ci/page2189.html Wordpress:http://www.unil.ch/ci/page69998.html 5.2.1 Serviceinformatiquedel UNIL LeCentreInformatiquedel Unil(Ci)proposeuneapplicationdegestiondecongrès http://www.unil.ch/ci/page49095_fr.html Ceservicepermetnotammentdegérerlesinscriptionsetpayementsenligne,lagestion etsélectiondesabstracts,lacréationduprogrammeouencorel utilisationdemailingalist. * La première étape consiste à prendre contact avec le CI pour organiser une réunion de travail permettant dexpliciter les fonctionnalités de lapplication et les spécificités du congrès.ledélaiminimumpourbénéficierdeceserviceestde3*mois*à*l avance. Lesétapesàsuivrepourl utilisationdel applicationdegestiondescongrès,ainsiqueles contactsutilessontdisponiblesici: http://www.unil.ch/webdav/site/ci/shared/applicweb/conferences_etapesav2.3.pdf 5.2.2 Identitévisuelle Ilestimportantd avoiruneidentitévisuellepropreàl événementafindegarderune cohérenceentrelesdifférentssupportsdecommunication(siteinternet,affiches,flyers, programmes,etc.).auminimumcelapeutaêtreuneimageavecletitredel événementet descouleurscorrespondantespourlesélémentsimprimés. Selonl importancedel événement,leservicegraphiqued Unicompeutprendrela décisiond apporterunsoutienàlamanifestation,ainsiquelawebmasterdelafaculté SSP.Maisdemanièregénéraleilseradevotreresponsabilitédetrouverun/une graphiste,uncentred impressionetdenégocierlesprix.votreinstitutapeutaêtredéjà descontactsàvousfournir.vouspouvezégalementcontacteretle/laconseilleraèreen communicationdelafaculté. 16

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 5.3 Prendreunpremiercontactavecunservicedecatering Mieuxvautprendrerapidementcontactavecunservicedecateringafindeconnaîtreleur disponibilitépourlesdatesprévuesducongrès. Attention,lesrestaurateursRestaurantsdeDorignyetSVGroupeontl exclusivitépourles services de traiteurs sur le site de l Unil, conformément à la directive 5.2 sur la restauration: www.unil.ch/webdav/site/accueilaevenements/shared/dir5_2_restauration_sur_site1.pdf Les cartes des mets/apéritifsavec prix indicatifs sont disponibles sur le site del accueil événementunil: www.unil.ch/accueilaevenements/page94064.html Veillez à bien négocier le droit de bouchon avec le restaurateur dans le cas où vous choisissez de vous fournir en vin à l extérieur. Pour des manifestations de grande envergureildevraitêtrepossibledelefairebaissertrèssubstantiellement. 5.4 Prendrecontactaveclesconférencierspressentis Enparallèle,lecomitéscientifiquecontactelesconférencierspressentispourles conférencesclésdelamanifestation(keynotes,plénières,ouverture,clôture).plusviteles nomssontconnus,plusviteilserapossibledelesmentionnersurlesiteinternet,lescall forpapers,etc.,cequidevraitpermettred attirerplusdecontributionsdechercheurs, ainsiquedefairediffuserl informationàtraverslescontactsdesconférenciersinvités. 5.5 Diffusiondel appelàcontribution LeComitéscientifiquesechargederédigerunappelàcontributions,àdiffuserensuite largement. Penserauxaffichesetflyersàenvoyerdanslesassociations,auxmailingalistetréseaux personnels,auxdiversagendasenligne,annoncesdanslesjournauxspécialisés... Pour fixer la deadline de l appel à contribution, il faut à la fois prévoir suffisamment de temps aux candidats pour rédiger leur papier et suffisamment de temps au comité scientifiquepourl évaluationetlasélectiondesabstracts,puis,unefoiscelleaciterminée, pourlapréparationduprogrammepuissonimpression.pourungrandcongrès,ilfautau minimum6moisàdispositionentreledernierdélaietledébutducongrès.undélaiplus importantpermettrad appuyerplusefficacementlesdémarchesadministratives,comme parexemplel obtentiondevisaoudeconferencegrantnécessairepourlesparticipants decertainspays. 5.5.1 DiffusionUNIL Le site internet de l Unil ainsi que les sousasites des instituts permettent d annoncer les événements à venir. Cette démarche permet de valoriser votre événement à l interne, maiségalementàdestinationdespublicsexternesetdesjournalistes,danslamesureoù lesiteinternetdelafacultésertdebaseau/àlaconseilleraère en communicationpour 17

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 relayerlesinformationspourlesdifférentespublicationsd Unicometàl attachéepresse UNIL. Veillez donc à transmettre l information au plus vite au/à la webmaster de votre Institutet/ouFaculté. Lors de vos contacts avec le/laconseilleraère en communication de la Faculté, n hésitez pasàpointerlesévénementsd importancequiaurontlieudanslecadredelaconférence, comme par exemple la venue d un/une conférencieraère faisant autorité dans son domaine; cela peut paraître évident pour les chercheurs du domaine mais ne l est souventpaspourlesautresintervenantsdanslachaînedecommunication. 5.5.2 Diffusionréseauexterne Ladiffusiondel appelàcommunicationseferaégalementparvotreréseauprofessionnel. Des listes de diffusion eamail peuvent être créées grâce à l application «gestion des groupes» disponible sur l Intranet Unil. Un guide d utilisation de cette application est disponiblesurlaplateformeintranet. Pensernotammentauxuniversitéssuissesetinternationales,hautesaécoles,associations professionnelles,revuesspécialisées,journaux,etc. 18

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 6 Entre12et9moisavantledébutducolloque * 6.1 Evaluationdescontributionsparlecomitéscientifique Dèsqueledélaistipuléparl appelàcontributionsestpassé,lecomitéscientifiquepasseà laphased évaluationdesabstracts. Unefoisl évaluationterminée,ilfautinformerrapidementlescandidatsdel acceptation ou du refus de leur papier. De nombreux participants retenus auront besoin de lettres d invitation détaillée pour obtenir des fonds de la part de leur Université, pour déposer desdemandesdevisaoupourdéposerdesrequêtesdefondsaufns,quipeutprendre en charge les frais de voyages de conférenciers en provenance de certains pays. Cela requiert un important travail administratif pour lequel il peut être utile d engager unae secrétairepourungroscolloque.** * Selonlenombred abstractreçus/retenus(tropoupasassez?)ilserautiledeprévoirune séance de coordination entre le comité scientifique et le comité d organisation à ce momentalà,afinderevoiréventuellementlenombredesessions,latailledessalles,etc., ainsique,lecaséchéant,lebudget. 6.1.1 Obtentiondesvisas Pour les participants ayant besoin d un visa, il faut leur donner une confirmation d inscription, la confirmation que leur communication est acceptée, ainsi qu éventuellementunelettred invitationàprésenteràl ambassade. 6.2 Préparationduprogramme A ce stade, il faut que les conférenciers pressentis aient été contactés et aient confirmé leurprésence. Sur la base des abstracts retenus et des propositions de panels, le comité scientifique établit une liste des titres définitifs des différentes sessions et les repartit sur les différentesjournéesdel événement. Ajouter ensuite les autres éléments de logistiques (accueil, pauses, gala, activités récréatives)surunegrillebienprécise. 6.3 Concrétiserl organisationdesactivitésannexes Restaurationetpausescafé,soiréesdegalaetéventuellesactivitésrécréatives. Donnerl estimationdunombredepersonnesattendues,demanderlescontrats,faireles réservationsdéfinitivesenfonctiondunombred inscritsaucolloque.* 6.3.1 Quelquesidéesd animation a L Atelier Volant organise des soirées de gala. Il peut accueillir jusqu à 500 personnesàdebonnesconditions.(colloqued Etudegenre(2012)etColloquede Psychologie(2013)). 19

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 a Croisièreorganiséesurlelac,offerteàenviron500personnes. a Promenades organisées dans la ville par Pierre Corajoud (http://balade.wordpress.com/). a Lavaux,visitesguidées,dégustationsdevin a VisitesguidéesduChâteaudeChillon Lausanne Tourisme peut vous orienter vers des activités dans la région, vous trouverez égalementdesidéesdanslesdifférentsagendasculturels. 6.4 Prendrecontactavecdeshôtels SivousnemandatezpasLausanneTourismepourqu ilsprennentenchargelagestiondes réservationsdeshôtels,donnezsimplementlalistedeshôtelssurvotresiteetlaissezles personnesréserverdirectement. Certainshôtelsacceptentde«préaréserver»deschambrespourunemanifestation jusqu àunecertainedate,enéchangeparexempledeleurnomouéventuellementdeleur logosurlesiteducolloque.ilfautpourcelas yprendresuffisammentàl avance. LeComitéd organisationsechargeenrevanchesouventdefairelaréservationpourles keynotesetautresinvitésd honneur. 20

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 7 Entre9et6moisavantledébutducolloque * 7.1 Finalisationduprogramme Lemettreenlignesurlesitedelamanifestationetéventuellementrefaireunediffusion parmailingalist. Commenceràpréparerlelivreduprogramme,avantdevousmettreencontactavecle/la graphiste,pourluitransmettreunegrilleprécisepourlamiseenpage. Attentionàbienprévoirdutempspourrelireetfairerelireplusieursfoisleprogramme avant transmission au/à la graphiste et ensuite à nouveau sur la mise en page avant transmissionàl imprimeur,puisencoresurlebonàtirer.* 7.2 Recruteruneéquiped étudiantbebsenrenfort Une équipe d étudiantaeas sera très utile pendant le colloque pour orienter les participantsdansleslocaux,lesaccueillir,répondreauxquestions,apporterunsoutien technique avec les ordinateurs et beamers, préparer les badges et dossiers des participants,etc.lesdatesdepériodesdevacancesoudepériodesd examens(ycompris révisions) sont à prendre en compte. Le Service des affaires socioaculturelles de l UNIL peutvousorienterdanscettedémarche:www.unil.ch/sasc/page6174.html Il est envisageable de ne pas payer les étudiantaeas, mais de leur permettre d assister librement aux conférences et autres événements. Dans ce cas, il faut qu il y ait suffisamment d étudiantaeas volontaires pour qu ils aient le temps d assister aux conférences. Ilestsouhaitabledeprévoirunedizained étudiantaeasàl accueillepremierjourpourun colloquede500personnes,enplusdedeuxmembresducomitéd organisationlocalqui pourrontréglerleséventuelsproblèmes.parlasuite,deuxétudiantaeas«depiquet»au guichetd accueilpendantlecongrèsdevraientsuffire. Listedestâchesquipeuventleurêtreconfiées: a Distributiondesbadges a Gestiondesinscriptionssurplace a Orientationetaidesdiverses a Contactsurgentaveclesmembresducomitépartéléphone a Soutientechniquedanslessalles(powerpoint) a Distributiondesmicroslorsdesdiscussions a Photocopies a Gestiond un«vestiaire» a Eventuellementfilmerlesséancesplénières 21

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 8 Entre6et3moisavantledébutducolloque * 8.1 Prévoirlematérielquiseradistribuéauxparticipants Ilpeuts agirdesacsdeconférence,destylos,deblocanotes,etc. La boutique de l Unil propose une gamme d objets spécifiquement conçus pour les conférenciers:http://www.unil.ch/laboutique/page84036.html Ainsiqu unegammedepetits«cadeaux»: http://www.unil.ch/laboutique/page83138.html Pour la commande d une grande quantité de ces objets, veiller à s y prendre à l avance afindegarantirqu ilssoientdisponiblesennombresuffisantaumomentdepréparerles sacs de conférence. Veiller également à réunir les flyers d information/autre documentationdessponsorsdel événement,s ilsenontfaitlademande. Attentionànepassousestimerletempsqueprendlapréparationdesbadgesetdessacs delaconférence.elledevraêtreeffectuéeàl avance. 8.2 Finaliserl organisationdessallesetdesmoyenstechniques PrendrecontactavecUNIBATetUNICOMafindeleurfournirunelistedesbesoinspourla conférence. Pensernotammentà: a Micros a Projectiondesprésentations/vidéo(attention,lavidéodemandeparfoisdes installationsspécifiques a Miseenplacedemoyensdepaiementsparcartesurplacelorsdel accueil a Signalétique(campus+bâtiments) a Accèswifipourlesconférenciers a Photocopieuses/imprimantes a Talkiewalkie/ou/téléphonesportables a Ordinateurspourlessallesdeconférences a Caisse a Unesalle«vestiaire»,pourlesvalisesetsacsdescongressistes,quidoitpouvoir êtreferméeàclé. a Unaccèsàdesordinateursetimprimantespourplusieurspersonnespourtousles besoinsurgentsàréglerpendantlecolloque. 8.3 Démarrerlacommunicationauxmédias. Par l intermédiaire du/de la conseilleraère en communication, voir également avec Unicomdansquellemesureilspeuventdiffuserl informationàl externe. Prévoir éventuellement des placements publicitaires dans des journaux spécialisés et annoncerlesconférencespubliquesdanslesagendaspublicsdelarégion. Prévoiréventuellementuncommuniquédepresseavecleprogrammedéfinitif. 22

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 Pour les journaux mensuels ou hebdomadaires, il faut prendre en considération leurs datesdepublication,enparticulieraudébutdel été,commeplusieursmensuelsfontune pauseestivale. Relancerlesannoncesàl interneencomplétantles«événements»et«actualités»déjà crééessurlessitesdelafaculté. 8.4 AssuranceRC En principe, les organisateurs d événements qui font partie du personnel UNIL sont «soumis à la loi sur la responsabilité de l Etat, des commune et leurs agents» et ne doiventpascontracterd assurancercspécifiquementpouruncongrès. Encasdedoutesurlaquestion,ilestpossibledecontacterleServiceJuridiquequipourra répondreàvosquestionsspécifiques. 8.5 Envoiduprogrammeàl impression Ilyaunlourdtravaild éditionàfairesurlelivre,etilfautsurtouttenircomptedesdélais d impressions pour l imprimeur, en particulier en été. Veillez à prendre rapidement contact avec votre imprimeur pour connaître les délais nécessaires en fonction du nombreprévudeparticipants. 8.6 Communicationauxparticipants Faireunmailingàdestinationdesparticipantsavecleprogrammedéfinitif(s ilyaeudes modificationsdepuislafoisd avant)etdesinformationspratiques(planducampus, moyensdetransportspouryarriver). 8.7 Finaliserlesréservationsauprèsdeshôtels Sicelan apasdéjàétéfait,confirmerlesréservationsdeschambresdeskeynoteset autresinvitésd honneur. 23

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 9 Les3dernièressemaines 9.1 Réuniond équipe Prévoiruneréunionavectouteslespersonnesimpliquéesdansl organisation(ycompris l équiped étudiantaeas),afindedistribuerlestâchesdemanièreprécise.surlabasede cetteréunion,finaliserunplanningdesprésencesparmail.prévoirégalementuneliste descontactsd urgence(technique,comité),encasdeproblème,àdistribueràtoutle monde. Fixerunjourpourfairelessacsdesconférenciers 9.2 Vérifierlalogistique Lancerlesdernierscoupsdefilspourconfirmerladisponibilitédumatérieltechnique (ordinateurs,imprimantes,photocopieuses,signalétique,moyenstechniquesdansles salles,etc.).vérifierégalementquetoutestenordreavecleservicecatering,lesdiverses animationsetc.prévoirlacaisseetlefonddecaissepourl accueil. 9.3 Préparationdesdossiers Enparallèleduremplissagedessacs,prévoiraussilesdossiersdesparticipants,avecles badges,attestationsdeparticipation,quittances,bons,etc. 24

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 10 Pendantlecolloque 10.1 Comptabilité Il y a un important travail de comptabilité qui doit être effectué pendant le colloque même, à cause des inscriptions de dernière minute et des nombreux participants qui demandentdesreçusoufactures. Il faut également vérifier le payement des frais d inscription à l accueil pour les participantsquin ontpaspayésàl avance(cequ ilestdifficiledefairedepuiscertains pays).ilfautdoncprévoirunecaisseavecassezdeliquideetunmoyendepaiementpar carte. Prévoir également que deux membres du comité d organisation local soit présents à l enregistrement en plus des étudiants/hôtesses pour accueillir les VIP, régler les problèmesdedernièreminuteetrépondreauxquestionsdupersonneld accueil. Il est également utile de rappeler aux personnes dont le congrès paie les frais de transport/séjourqu ilsdoiventgarderlesjustificatifsoriginauxàportéedemainafinde pouvoirvouslesfournirrapidementderetourchezeux. 10.2 Logistique Prévoird afficherleplanningd équipedemanièrevisible,aveclesnumérosdetéléphone detouteslespersonnesconcernées.demanièregénérale,deuxmembresducomité d organisationdevraientêtredisponibleslorsdelajournéed enregistrement,ensoutienà l équiped étudiantaeas,afindepouvoirrépondreauxquestions,réglerlesproblèmeset recevoirlesconférenciersinvitésdemanièrepluspersonnalisée.pourlasuitedu colloque,ilseraitutilededonnerunnuméroderéférenceàtouteslespersonnes impliquéesdansl organisation(ycomprisunibat,unisep,catering),afinquel équipe soitréactiveencasdeproblème. Prévoirégalementqu unepersonneducomitéd organisationlocalsechargedevérifier quelamiseenplacedespausescaféetdesrepassepassecommeprévu.silaconférence d ouvertureestpluslonguequeprévue,ilestinutilequel apéritifsoitmisenplacedès l heureprévue,ced autantmoinsquedespersonnesnoninscritesrisquentd enprofiter avantvous!cettepersonnepourraitparexempleêtrechargéedeprévenirlesservicesde restaurationd unéventuelretard,ainsiquedevérifierquecequiestproposésurles tablescorrespondaudevisouàlaformulechoisie. Demême,sivousprévoyezunespace«exposant»ilpeutêtreutiledevérifierdetemps quecequiestproposésurlesstandscorrespondbienàcequiavaitétéconvenu. 10.3 Communication Ilserautiledeconstituerunelistedepersonnesderéférencesenfonctiondeschamps couvertsparlecolloque(avecnumérodetéléphoneetadresseélectronique),à transmettreau/àlaconseiller/èreencommunicationainsiqu àl attachéaepressede 25

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 l UNIL,afinquelesexpertspuissentêtrejointsrapidementencasdequestiond un journaliste. Ilestégalementpossibledeprévoirquelquesbadges«presse»,danslecasoùun journalistesouhaitaitvenirassisteràcertainesconférences. Prévoiréventuellementunesalleàpartsidesinterviewsavecdesconférenciersontété plannifiés. Le/laconseiller/èreencommunicationdelaFacultéainsiquel attachéaepressedel UNIL peuventvousaccompagnerdanscesdémarches. 26

DécanatSSP Projetdeprocédure 09.01.14 11 Aprèslecolloque 11.1 Comptabilité Veilleràrassemblertouteslesfacturesrapidementafindepouvoirclorelacomptabilité ducongrès. 11.2 Débriefing Prévoiruneséancededébriefingavectouteslespartiesconcernées(organisateurs locaux,comitéscientifique,servicesconcernésàl UNILainsiquelepersonneldel Institut impliqué,lausannetourisme). Celapermetdefaireunbilanconcernantl organisationdel événementàproprementdit, maiségalementderéfléchiràl archivagedesdonnées,auxsuitesàdonneraux rencontresetauxéventuellespublications. 27