Guide de l utilisateur des conférences Web Verizon : des conférences Web instantanées exploitant la technologie Cisco WebEx Souscrire un abonnement aux conférences Web instantanées (la première fois uniquement) Accédez au site http://e-meetings.verizonbusiness.com Sélectionnez le lien de connexion Gestion de mes réunions. Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. (Remarque : si vous ne disposez pas d un identifiant de connexion et d un mot de passe Gestion de mes réunions, liquez sur le lien Inscription et suivez simplement les instructions qui s affichent.) Cliquez sur l onglet NET CONFERENCING. Cliquez sur le lien Ajouter un abonnement sous Applications de conférences Web instantanées. Compléter le formulaire d abonnement Sélectionnez WebEx comme type de réunion. Entrez le code secret du présentateur et un mot de passe différent en guise de code secret de réunion pour les participants. Cliquez sur Continuer. 1
Inviter des participants Votre abonnement Instant Net a été créé et vous pouvez désormais l utiliser. Cliquez sur l icône d invitation de votre conférence Web instantanée. SW4511 12345 Sélectionnez une conférence Instant Meeting et une conférence Web instantanée. Renseignez les champs À et Objet et cliquez sur Envoyer. 2
Nom de l organisateur Les participants reçoivent votre invitation par courrier électronique, comportant des informations sur la réunion. 866-555-1111 866-555-1111 Comment démarrer une conférence Web instantanée Accédez au site http://e-meetings.verizonbusiness.com Sélectionnez le lien de connexion Gestion de mes réunions. Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. Cliquez sur la flèche Démarrer une réunion dans l onglet Conférence Web instantanée. 3
SW4511 12345 Lisez la politique de confidentialité de Verizon et confirmez votre adhésion à ses clauses, puis cliquez sur Continuer. Console de l organisateur La console de l organisateur est une interface claire et simple qui reprend les menus Microsoft Windows familiers afin de rendre extrêmement conviviale la gestion d une réunion. Les organisateurs peuvent choisir de n afficher que les fenêtres les plus importantes au cours d une réunion (liste des participants, chat, remarques ou vidéo, par exemple). Le passage d une présentation à une autre se fait aisément au moyen d onglets. Barre d outils Accès à Power Panel Accès aux notes Accès aux vidéos Liste des participants Fenêtre de chat Fenêtre de présentation 4
Participer à une téléconférence Organisateurs et participants peuvent rejoindre la partie audio d une réunion en appelant le numéro d audioconférence Instant Meeting indiqué dans le courrier électronique d invitation. Ce numéro peut également s afficher via le message de bienvenue lorsque des participants rejoignent la réunion en ligne. Vous pouvez modifier votre message de bienvenue de manière à le personnaliser selon les participants qui accèdent à la réunion. Vous pouvez aussi vous en servir pour communiquer le numéro d audioconférence Instant Meeting correspondant à la partie audio de l appel. 866-555-1111 Démarrage rapide La page de démarrage rapide s affiche lorsque les organisateurs rejoignent une conférence en ligne et leur fournit un accès rapide aux fonctions dont ils se servent le plus. Cette page simplifie davantage encore le partage de documents, d applications ou de votre bureau avec les participants. Vous pouvez également envoyer une invitation de dernière minute. La page de démarrage rapide propose une interface utilisateur graphique simple d utilisation permettant de partager sans délai des contenus avec les participants. Vous pouvez également accéder à ces fonctions à partir de la barre d outils de partage. Lancez une invitation par courrier électronique ou par téléphone. Vous pouvez aussi inviter les participants à rejoindre une conférence en ligne personnalisée par courrier électronique avec Quick Start Remind. Ces fonctions sont identiques à celles de l onglet Inviter des participants. L onglet Démarrage rapide peut être fermé L onglet Démarrage rapide permet aux organisateurs de partager des informations au cours d une conférence ainsi que d inviter/de relancer des participants. Lancez une invitation par courrier électronique ou par téléphone. Utilisez l onglet Afficher pour ouvrir de nouveau Démarrage rapide 5
Lancer une invitation par courrier électronique Invitez les participants à votre réunion au moyen d un courrier électronique Démarrage rapide. Cette fonction s avère utile lorsqu un participant a égaré son invitation ou lorsqu un autre participant souhaite à la dernière minute se joindre à la conférence. Sélectionnez cette option pour utiliser votre application de courrier électronique locale ; les informations sur la réunion sont alors insérées dans un modèle de courrier électronique afin d en simplifier la diffusion auprès des participants. Il est possible de générer automatiquement jusqu à six modèles de courrier électronique que vous pouvez ensuite envoyer aux participants afin de les avertir de la réunion. Lancer par téléphone une invitation Démarrage rapide Utilisez l invitation Démarrage rapide par téléphone pour contacter les participants à votre conférence en ligne. Partager un centre de réunion Pour importer une présentation ou un document à afficher ou pour partager une application à utiliser au cours de la réunion, veillez à sélectionner le menu déroulant Partager et à choisir l option appropriée. Sélectionnez Présentation ou document ou Application. Il vous est alors demandé de choisir sur votre PC la présentation ou l application voulue. Une fois que vous avez importé votre présentation, vous pouvez passer à la diapositive suivante au moyen des flèches droite/gauche ou sélectionner une diapositive spécifique dans la liste déroulante. Changer de diapositive 6
Rapports Les conférences Web instantanées sont associées à deux types de rapports en self-service. Cliquez sur l icône Rapports dans l onglet NET CONFERENCING de la page Gestion de mes réunions. Les rapports en self-service suivants sont associés à votre conférence Web instantanée : Rapports avec liste des participants Rapports de sondage sur les conférences Web 7
Quelques conseils concernant les présentations Téléchargez les diapositives à l avance Répétez la présentation Munissez-vous d un agenda et d une checklist Menez la réunion dans une pièce au calme Utilisez un casque afin de garder les mains libres Utilisez des sondages pour retenir l attention des participants Utilisez l outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi l interaction entre vous Utilisez l outil d annotation afin d améliorer votre présentation Contact Pour bénéficier d une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) 449-0701. Notre adresse électronique : nettech@verizonbusiness.com. Si vous souhaitez vous entretenir avec un interlocuteur sans délai, contactez un spécialiste en conférences. Pour programmer ou modifier une réservation, appelez votre centre de réservation le plus proche. États-Unis : 1-800-475-5000 Europe : +44-207-950-9950 Hong Kong : +852-2802-5100 Japon : +813-5539-5100 Australie : 1-800-505-020 Singapour : +65-6883-9144 2008 Verizon. Tous droits réservés. UGa-Instant Net 11/08 Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans qui identifient les produits et les services de Verizon sont des appellations commerciales, des noms de services ou des marques et marques de services déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses filiales aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, et Microsoft Office Live Meeting sont des marques déposées ou des marques commerciales de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Les autres noms de marques et de services appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 8