GUIDE PRATIQUE Octobre 2008 Guide pratique Octobre 2008 Page 1 sur 33
SOMMAIRE VOTRE COMPTE CHEZ BUDGET TELECOM... 3 GENERALITES...3 VOS TARIFS D ACHAT DE COMMUNICATION...4 SUIVI DE VOTRE ACTIVITE...5 LES MODES DE RECHARGEMENT...6 PRECISIONS SUR LA RECHARGE PAR CARTE BANCAIRE...7 PRECISIONS SUR LE RECHARGEMENT PAR MANDAT-COMPTE...8 NOUS CONTACTER...9 VOUS INFORMER...10 LES AFFICHES DISPONIBLES...11 TECHNOLOGIE EQUIPEMENT... 12 SOLUTIONS TELECOM EQUIPEMENT NECESSAIRE...12 SERVICE ADDITIONNEL : AFFICHEUR EN CABINE...12 PRECISIONS SUR LA VOIP...13 LOGICIELS... 15 ACCES A L ESPACE CLIENT...15 GESTION DE COMPTE...16 L OFFRE BUDGET MOBILE : DEVENEZ DES REVENDEURS PRIVILEGIES!...18 LOGICIEL DE TAXATION EN LOCAL CL10 EVOLUTION...19 VERSION CL10 EVOLUTION PRO, MULTI-OPERATEUR...24 LOGICIEL DE TAXATION EN LIGNE E-TAX...25 E-TAX - LA FACTURATION DE SECOURS :... 26 E TAX LE JOURNAL DES APPELS :... 27 E-TAX LA GESTION DE CAISSE :... 27 ANNEXES... 28 LA SOCIETE BUDGET TELECOM...28 GLOSSAIRE...29 LES NUMEROS SPECIAUX (08XX XXX XXX ET 118XXX)...30 QUESTIONS DIVERSES...31 VOUS AVEZ UN PROBLEME......32 MES NOTES PERSONNELLES...33 Pour préserver l'environnement, ce document est imprimé sur du papier recyclé Guide pratique Octobre 2008 Page 2 sur 33
VOTRE COMPTE CHEZ BUDGET TELECOM GENERALITES Service CallShop Vous êtes, ou serez bientôt, client de Budget Telecom, plus particulièrement de l offre «Callshop». En voici donc les principaux aspects, qui seront détaillés dans ce guide. L accès au réseau Budget Telecom : Budget Telecom met en place le système correspondant le mieux à vos priorités et à votre budget. Votre installation peut être «virtuelle» ou nécessiter un équipement spécifique de télécommunication (CL10, passerelle VoIP, ); dans ce cas, Budget Telecom vous fournit ce matériel au meilleur prix. Votre compte prépayé : A l ouverture de compte, vous rechargez du montant de votre choix. En mode prépayé, le coût de chaque appel est calculé instantanément et se déduit automatiquement de votre compte. A tout moment vous pouvez vérifier les tarifs qui vous sont appliqués, sans mauvaise surprise! Une fois votre crédit épuisé, vos communications sont interrompues. Il est donc indispensable de surveiller votre solde et de recharger avant épuisement total; aucun minimum n est alors exigé, vous rechargez le montant de votre choix. La gestion par Internet de votre compte : Budget Telecom met gratuitement à votre disposition les outils pour suivre votre compte par Internet : vos recharges, le coût de chacun des appels, les statistiques d appel, Vous pouvez tout contrôler, à tout moment, en toute transparence. Si vous n utilisez pas Internet, vous pouvez consulter votre solde par téléphone et des alertes SMS seront envoyées sur votre mobile. Le logiciel de taxation : Une téléboutique a besoin de définir son propre tarif et de connaître, immédiatement après chaque appel, le montant à encaisser ; c est le rôle du logiciel de taxation. Budget Telecom vous en fournit deux versions : - la solution «E-Tax» gratuite, accessible via Internet, - la solution «CL10», plus évoluée, à installer sur votre ordinateur, «en local». En option : des afficheurs dans vos cabines avec la solution CL10 : Vos clients peuvent visualiser en temps réel la durée et le coût de leurs appels ; cette transparence évite les litiges en caisse et renforce la confiance de vos clients. Guide pratique Octobre 2008 Page 3 sur 33
VOS TARIFS D ACHAT DE COMMUNICATION Bien que le tarif de chaque destination soit exprimé en HT/minute, il est appliqué au temps exact de communication, à la seconde près, en incluant la TVA. Dépendant également de la technologie utilisée, les tarifs VoIP sont par exemple plus avantageux. Les évolutions de tarif : Grâce aux constantes améliorations techniques, la tendance générale des tarifs de communication est toujours à la baisse. Une à deux fois par trimestre, nous vous appliquons ces évolutions, automatiquement, sans aucune demande de votre part. Les nouveaux tarifs vous sont envoyés par mail ou par fax, 24h00 avant leur mise en Service. Un SMS vous prévient également de leur date d entrée en vigueur. Vous pouvez participer à la baisse de nos tarifs en nous communiquant les grilles de nos concurrents ; nous saurons réagir en cas de différence significative! Comment vérifier les tarifs qui vous sont appliqués? Vous présenter un tarif alléchant c est bien, vous l appliquer réellement, c est mieux! Avec Budget Telecom, vous pouvez vérifier en temps réel le tarif TTC appliqué et le coût de chaque appel, par Internet, dans votre «Espace Client», rubrique «vos consommations». Attention : si vous utilisez le logiciel de taxation par Internet E-TAX, les tarifs d achat indiqués dans la rubrique «vos prix de vente» sont nos prix standards ; vous bénéficiez de meilleurs tarifs lors de promotions ou par l utilisation de la VoIP. Les appels courts gratuits : Budget Telecom ne vous facture pas les appels de moins de 10 secondes, quelle qu en soit la raison : réseau local saturé, mobile hors couverture, erreur de numérotation Par contre, vous êtes libre de facturer ou non votre client qui a utilisé vos équipements. Guide pratique Octobre 2008 Page 4 sur 33
SUIVI DE VOTRE ACTIVITE Pour surveiller le solde de votre compte : CONSULTATION Depuis toute ligne fixe non connectée à un standard cette ligne doit être déclarée sur votre compte FONCTIONNEMENT Composer le 3111, attendre la tonalité et taper *0 appel gratuit Depuis votre téléphone portable ou de l étranger la ligne utilisée doit être inscrite sur votre compte Budget Telecom Composer le 01 76 76 31 11 suivi de * 0 appel décompté du forfait Par Internet Dans votre «Espace Client» Sur le site www.callshop-france.com En haut à droite de la page d accueil saisissez un de vos numéros de ligne et votre code secret à 4 chiffres Par SMS Transmettez-nous votre numéro de portable et recevez une alerte par texto lorsque votre solde est dangereusement faible Pour imprimer vos factures : Par Internet, dans votre Espace Client, vous pouvez visualiser et imprimer les factures des 9 dernières semaines. Veillez à réaliser régulièrement cette opération pour votre comptabilité! Pour contrôler les tarifs qui vous sont appliqués : Par Internet, dans votre Espace Client, vous pouvez visualiser, pour chaque appel, le tarif appliqué, la durée de communication, le montant TTC réellement débité sur votre compte en toute transparence. Pour contrôler à distance le fonctionnement de votre téléboutique : Vous êtes en congé, en France ou à l étranger? Vous pouvez visualiser par Internet tous les appels réalisés, suivre l évolution de votre solde. De plus, si vous utilisez le logiciel de taxation gratuit E-TAX, vous consulterez les encaissements réalisés. Guide pratique Octobre 2008 Page 5 sur 33
LES MODES DE RECHARGEMENT Par carte bancaire : C est le seul moyen permettant de recharger immédiatement votre compte 24h/24 et 7j/7. Vous devez d abord nous contacter pour enregistrer votre carte sur votre compte puis, effectuer vos paiements d une des trois façons suivantes: par Internet, à tout moment, dans votre «Espace Client», par téléphone, auprès du Service Client aux heures de bureau, en déclenchement automatique, Le paiement par carte bancaire est détaillé page suivante. Par mandat-compte : Effectuez votre mandat-compte (pas de mandat-cash!) à la poste en précisant : Bénéficiaire : Budget Telecom CCP : 0762271B Centre : Montpellier Voir plus loin pour plus de détail. Par chèque : Adressez votre chèque libellé à l ordre de Budget Telecom SA, avec au dos votre n de téléphone et/ou de compte, à l adresse suivante : Budget Telecom - Service CallShop Parc 2000 244 rue Claude François 34184 Montpellier Cedex 4 Attention : nous ne rechargeons qu à réception du chèque. Par virement sur notre Compte bancaire : (A partir de votre compte bancaire) Envoyez votre virement à l'ordre de BUDGET TELECOM Compte : 12939 Guichet : 00090 n de compte : 40000064970 Clé Rib :75 Nous rechargeons votre compte à réception par fax de votre confirmation de virement. Par virement sur notre Compte Postal (CCP) : (A partir de votre compte postal) Envoyez votre virement à l'ordre de BUDGET TELECOM Compte : 20041 Guichet : 01009 n de compte : 0762271B030 Clé Rib : 51 Nous rechargeons votre compte à réception par fax de votre confirmation de virement. Par dépôt, directement dans nos locaux : à notre siège : Parc 2000, 244 rue Claude François à Montpellier, Par Western Union, service QuickPay, de l étranger : Mentionnez sur le formulaire les données suivantes : Company name : Budget Telecom Company code: BUDTEL Country: France Veuillez nous prévenir de votre opération; le compte sera recharge dans la demi-journée Guide pratique Octobre 2008 Page 6 sur 33
PRECISIONS SUR LA RECHARGE PAR CARTE BANCAIRE Service CallShop Un service disponible 24h/24 et 7j/7 : Ce système, complètement automatisé, permet une recharge immédiate, à tout moment. Un service totalement sécurisé : Pour garantir une sécurité totale, nous utilisons un serveur de paiement sécurisé développé par un partenaire prestataire spécialisé nommé PayBox. Grâce à ce serveur, les informations de paiement saisies par l'acheteur sont cryptées lors de sa transmission et restent donc confidentielles. Lorsque vous êtes sur une page sécurisée : l'adresse de la page commence par https:// et non pas par http:// un cadenas fermé ou une clé (selon les versions de navigateurs) figure sur la barre inférieure de votre navigateur à droite. Première étape : enregistrer votre carte bancaire : Cette opération manuelle s effectue les jours d ouverture de nos bureaux (lundi à vendredi), par téléphone ou par fax. Deuxième étape : pour effectuer la recharge, deux solutions : manuelle: Lorsque votre crédit est insuffisant, vous déclenchez vous-même un règlement par carte bancaire en allant dans votre Espace Client, sur Internet, dans le module «rechargez votre compte», il vous faut simplement saisir le montant et valider. Bien sûr, ce mode nécessite un suivi de votre solde. automatique : vous devez préalablement activer cette option dans votre Espace Client, en précisant un seuil de déclenchement et un montant de recharge. Dès que votre crédit atteint le minimum indiqué, le rechargement se fait automatiquement ; plus besoin de surveiller votre solde! Vous pouvez bien entendu activer, désactiver ou modifier cette option à tout moment dans votre Espace Client. Attention : précautions à prendre : Que le déclenchement soit manuel ou automatique, notre système répond aux mêmes exigences que n importe quel paiement par carte bancaire : date de validité non-dépassée, montant inférieur à un plafond hebdomadaire ou mensuel défini par votre banque. Pour ce dernier point, si vous êtes un gros consommateur, vous pouvez adopter un autre mode de paiement et réserver la recharge par carte bancaire pour vos urgences, ou demander une augmentation du plafond à votre banque. Votre banque vous fait crédit gratuitement! Si vous utilisez une carte bancaire à débit différé, votre compte bancaire ne sera débité que le mois prochain pour des recharges que vous effectuez maintenant; profitez-en, c est gratuit! Guide pratique Octobre 2008 Page 7 sur 33
PRECISIONS SUR LE RECHARGEMENT PAR MANDAT-COMPTE Service CallShop Effectuer un mandat-compte à la poste : Vous vous présentez dans un bureau de poste avec la somme en liquide et vous remplissez, très lisiblement et à l encre noire, le bordereau suivant : Expéditeur : nom du magasin Nom : gérant de la téléboutique Adresse : n de compte, un de vos numéros de téléphone et votre ville Bénéficiaire : BUDGET TELECOM N de CCP : 07 622 71 B Attention : «157318», «0188776655» et «300» ne sont que des exemples! n indiquez pas votre date de naissance et votre lieu de naissance Nouveau : Grâce à une convention signée entre La Poste et Budget Telecom, cette opération est gratuite au comptoir de La Poste car ces frais sont directement payés par Budget Telecom. Mais, pour les montants inférieurs à 200, nous débiterons 3 de votre compte téléphonique, comme participation à ces frais. Sans autre action de votre part, après 2 à 3 jours, nous recevrons l argent sur notre compte CCP et nous créditerons votre compte téléphonique. Pour une recharge urgente, envoyez nous par fax le récépissé : En cas d urgence, vous devez nous envoyer, par fax, le récépissé au 04 88 56 23 26. Souvent, les fax reçus sont trop clairs ; pour y remédier : plaquez bien le papier sur la vitre utilisez l option «noircir» de votre télécopieur ou faîtes une photocopie plus foncée avant envoi. Si, malgré vos efforts, les informations ne sont pas lisibles, nous vous contacterons. Nous n imprimons pas votre fax sur un télécopieur traditionnel mais le visualisons directement par Internet sur nos ordinateurs. En conséquence : il ne peut se perdre : inutile de nous renvoyer plusieurs fois le même récépissé, la réception s effectue parfois avec quelques minutes de décalage, toute personne du service Callshop peut retrouver votre télécopie avec le n du fax émetteur et l heure exacte de l envoi. Nous nous efforçons de traiter vos récépissés dans un délai d une demi-heure, pendant les heures de bureau. Passé ce délai, si votre fax n est pas traité, contactez nous, mais ne renvoyez pas le fax! Si votre compte Budget Telecom est épuisé, vous ne pourrez pas faxer le récépissé en utilisant notre réseau ; votre fax peut passer par France Telecom, à partir d une ligne analogique, si vous l adressez au 84.88.56.23.26 (appelez le 1016 pour activer cette option chez France Telecom). Guide pratique Octobre 2008 Page 8 sur 33
NOUS CONTACTER Selon votre demande, nous vous invitons à contacter l un des services suivants : Le Service Commercial : Du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, pour les aspects commerciaux et la mise en place de l un de nos services: consultation pour une nouvelle installation, évolution de votre solution actuelle, information sur nos services, Par téléphone Par mail Par fax 04 99 77 21 48 contact@callshop-france.com 04 88 56 23 26 ou 04 99 77 21 41 Le Service Client : Du lundi au vendredi, de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00, pour l exploitation courante de votre téléboutique, notamment : information sur vos recharges, avancement de votre commande de matériel, état de l activation ou de la présélection de vos lignes, demande de fichier de consommations, incident télécom, problème d accès au site, à votre espace client, demande de recharge par carte bancaire, envoi de facture, etc. Par téléphone Par mail Par fax 04 99 77 27 63 serviceclient @callshop-france.com 04 88 56 23 26 ou 04 99 77 21 41 L Astreinte technique : En cas de problème technique, urgent et pénalisant pour l exploitation, les clients actifs peuvent contacter ce service. Important : Les demandes courantes ne seront pas prises en compte (paiement par carte bancaire, informations diverses, finalisation d une installation, recharge du compte) Elles seront traitées par le Service Client pendant les heures de bureau. Par téléphone 06 88 64 92 60 Du lundi au vendredi de 18h00 à 22h00 Le week-end de 14h00 à 22h00 Guide pratique Octobre 2008 Page 9 sur 33
VOUS INFORMER Pour chaque type d information, nous utilisons le moyen le plus adapté : Par mail : Lisez régulièrement votre boîte, pour recevoir : nos modifications de tarifs (mensuel ou bimestriel), nos promotions, nos informations ponctuelles, l avis automatique de mise en place d une présélection, vos tickets de rechargement. Si vous n avez pas de boîte, vous ne savez pas comment la créer, la consulter, contactez-nous! Par téléphone (fixe et mobile) pour : vous rappeler si vous nous avez laissé un message, vous apporter des informations qui vous sont spécifiques. Par SMS : Nous avons besoin de votre n de mobile pour vous envoyer : les alertes si le solde de votre compte est très faible, les alertes en cas d incident technique, l avis d un nouveau tarif disponible, l avis d une promotion, des informations courtes ponctuelles. Par Fax pour : nos modifications de tarifs (mensuel ou bimestriel), nos promotions Par courrier postal pour : ce guide pratique, le matériel (VoIP, CL10, câblage, ) Par le bandeau déroulant dans votre «Espace Client» pour : les informations urgentes, l avis d un nouveau tarif disponible, nos promotions Guide pratique Octobre 2008 Page 10 sur 33
LES AFFICHES DISPONIBLES Parce que la transparence et la visibilité sont importantes dans l activité d une téléboutique, et parce que notre rôle est également de vous aider à développer votre affaire, nous mettons à votre disposition : Des affiches au format A4 avec le drapeau des destinations les plus appelées, à compléter avec vos tarifs de vente, fixe et mobile, De grandes affiches au format A3 pour inscrire librement toutes vos informations importantes, Pour votre devanture, de grandes affiches au format A3 pour indiquer les prix de vente des destinations le plus demandées par vos clients. Guide pratique Octobre 2008 Page 11 sur 33
TECHNOLOGIE EQUIPEMENT Service CallShop SOLUTIONS TELECOM EQUIPEMENT NECESSAIRE Téléphonie classique - PABX virtuel Logiciel E-TAX : Dans le cas le plus simple, vous disposez d une ligne analogique par cabine. A votre demande, elles sont en présélection Budget Telecom : tous les appels sont automatiquement dirigés vers notre réseau. Les «plus» : aucun investissement matériel fiabilité maximale de la téléphonie traditionnelle VoIP : une seule ligne téléphonique et un abonnement ADSL : Le choix le plus économique en terme d abonnement France Telecom. De plus, vous économisez 0,01 /min pour tous vos appels. Dans cette solution, vos appels transitent par votre connexion ADSL. Pour plus de détail, consulter la page suivante. Les «plus» : moins d abonnement France Telecom et pas de caution économie sur les communications acheminement possible des numéros spéciaux (0800) SERVICE ADDITIONNEL : AFFICHEUR EN CABINE Installés dans chaque cabine, ils sont le gage d'une transparence totale vis à vis de vos clients puisqu'ils voient en temps réel durant leur communication le nom du pays appelé, la durée et le montant de leur(s) appel(s). Un outil efficace pour éviter les surprises et les contestations lors du passage en caisse. Avec cette solution, le gérant dispose par défaut du logiciel de taxation en local CL10, présentant les avantages suivants : visualisation par cabine du montant des appels en cours et le total cumulé, blocage/déblocage des cabines, choix de la taxation des numéros spéciaux, et du type de numéros, «prépaiement» : blocage automatique une fois un certain montant de communication atteint. Guide pratique Octobre 2008 Page 12 sur 33
PRECISIONS SUR LA VOIP Généralité : La VoIP (Voice over Internet Protocol) permet la transmission de la voix par le réseau Internet. Celle-ci est convertie en donnée de type informatique et transmise par paquet sur le réseau. Cette conversion est assurée par un boîtier appelé "passerelle" ou "Gateway". Votre installation : Guide pratique Octobre 2008 Page 13 sur 33
La passerelle VoIP : Budget Telecom préconise l'utilisation des passerelles de marque AudioCodes. Celles-ci sont disponibles en version 2, 4, 8 ou 24 cabines pour y connecter autant de téléphones, avec des prises téléphoniques traditionnelles RJ11. Une ligne téléphonique pour appeler et pour la VoIP : Votre abonnement ADSL est obligatoirement «supporté» par une ligne téléphonique traditionnelle (ligne analogique). Sur cette ligne «support», il n y pas de lien entre la téléphonie traditionnelle (analogique) et la téléphonie en VoIP. vous pouvez donc également brancher une cabine directement, en téléphonie classique, sur votre prise téléphonique ; ces appels passeront par Budget Telecom si vous avez demandé la présélection. Seuls les numéros spéciaux (en 08xx) sont obligatoirement acheminés par France Télécom. indépendamment, tous les appels en VoIP sont acheminés par votre fournisseur d accès Internet (normalement Orange) jusqu à nos plateformes puis par le réseau Budget Telecom jusqu au pays appelé. Guide pratique Octobre 2008 Page 14 sur 33
LOGICIELS Service CallShop ACCES A L ESPACE CLIENT Votre connexion internet installée, ouvrez une fenêtre de navigation web (internet explorer ou Netscape) et tapez l adresse suivante dans votre barre «adresse» : www.callshop-france.com (www.callshop-world.com pour DomTom et étranger). En haut à droite de la page, inscrivez un de vos numéros de ligne et votre code secret à 4 chiffres ; ces informations figurent sur votre demande d inscription. Cliquez ensuite sur «ok». Identification de l utilisateur : Budget Telecom vous propose deux niveaux d accès à l Espace Client ; vous pouvez ainsi empêcher vos salariés d accéder à certaines informations confidentielles. L accès Propriétaire L accès Restreint Ce service est optionnel et totalement gratuit ; pour le mettre en place il suffit de nous appeler ou de mentionner sur votre demande de souscription, un mot de passe de 8 caractères (chiffres et/ou lettres). Ce code vous sera ensuite nécessaire pour accéder à votre Espace Client, sans restriction, en mode «Propriétaire». Site de secours : Si vous avez Internet, mais que vous n accédez plus au site www.callshopfrance.com, utilisez notre site de secours http://secours.callshop-france.com, (http://secours.callshop-world.com pour DomTom et étranger). Guide pratique Octobre 2008 Page 15 sur 33
GESTION DE COMPTE Recharger votre compte : Une carte bancaire doit être préalablement enregistrée sur votre compte. Pour déclencher la recharge, vous avez juste à introduire le montant et à valider. Recharge automatique : Une carte bancaire doit être préalablement enregistrée sur votre compte. Dans cet exemple, lorsque le solde du compte atteindra 50, une recharge de 500 sera effectuée avec la carte bancaire enregistrée. Précision : un délai de 15 minutes est parfois nécessaire pour déclencher la recharge. Imprimer vos factures : Vous pouvez visualiser toutes les opérations effectuées sur votre compte (recharge, avance, annulation d avance, cadeau commercial, ) des 9 dernières semaines. Pour les recharges, pensez à visualiser et imprimer régulièrement vos factures. Guide pratique Octobre 2008 Page 16 sur 33
Vos consommations : Dans ce module, vous contrôlez, appel par appel, les montants débités sur votre compte, donc ce que vous payez. Attention : le prix/min et le coût d un appel sont exprimés en TTC. Exemple : le tarif de la destination «France» est 0,030 HT/min, donc 0,036 TTC/min. En multipliant par la durée, vous obtenez le coût réel de l appel, qui est ensuite arrondi au centime d euro. Vos coordonnées : Dans la page «vous informer», nous vous expliquons pourquoi il est si important de connaître toutes vos coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, n de téléphone fixe et mobile) En cas d erreur ou d évolution, veuillez la corriger puis validez. Après vérification manuelle, nous effectuerons la modification dans nos bases. Un problème télécom (VoIP) : Cet outil, disponible uniquement pour les utilisateurs de la VOIP, vous guide à travers le processus de résolution d un incident. Vous définissez le cas auquel vous appartenez, puis vous vous laissez guider, jusqu à la fin du processus d identification. Toutes les informations nécessaires sont instantanément transmises à notre équipe technique, qui peut ainsi intervenir rapidement et résoudre votre incident. Guide pratique Octobre 2008 Page 17 sur 33
L OFFRE BUDGET MOBILE : DEVENEZ DES REVENDEURS PRIVILEGIES! Notre offre de téléphonie prépayée Budget Mobile est sans abonnement, sans engagement, sans facture. Pour découvrir l'offre Budget Mobile, visitez notre site Internet : http://www.budget-mobile.fr L utilisateur final achète un kit de connexion contenant une carte SIM, un guide d utilisation et 10 de crédit téléphonique inclus (5 de recharge initiale et 5 à réception du formulaire d identification de l utilisateur). L utilisateur peut ensuite créditer son compte par l achat de recharges de 5, 10, 15, 20 (+2 offerts) ou 30 (+3 offerts). Achat des kits de connexion Leur prix de vente facial est de 14.90. Nous vous proposons l achat de kits au prix préférentiel de 7. Vous pouvez les commander : - par téléphone au 04.99.77.21.48 (en semaine : 9h-12h / 14h-18h) - par mail à l adresse suivante : contact@callshop-france.com Le montant est ensuite débité sur votre compte «CallShop France» et les kits vous seront envoyés par courrier suivi en 24 à 48h. Achat des recharges Vous pouvez acheter des codes recharges 24h/24, 7j/7 via votre espace client «CallShop France» : Vous bénéficiez de 12% de remise sur chaque recharge (ex : pour l achat d une recharge de 10, vous ne payez que 8,80!). De plus, 20% supplémentaire vous sont offerts : Pour 5 recharges achetées, 1 recharge offerte Vous recevez directement par mail les codes recharge à communiquer à vos clients Votre compte "CallShop-France" est débité du montant d achat (remises déduites) Guide pratique Octobre 2008 Page 18 sur 33
LOGICIEL DE TAXATION EN LOCAL CL10 Evolution CL10 Evolution est un système spécifiquement développé pour la facturation et la gestion des téléboutiques. Il se compose d un logiciel fonctionnant sous Windows, d un boîtier de taxation par cabine et d un boîtier central reliant les afficheurs cabines à l ordinateur. Les afficheurs indiquent au client le numéro composé, la durée et le coût des appels. Le logiciel vous permet de visualiser ces informations en temps réel, en même temps que le client, et de contrôler l accès à l utilisation de la ligne (possibilité de bloquer la ligne depuis l ordinateur). CL10 vous permet également une gestion et une analyse facile de votre activité en vous proposant divers rapports et en vous permettant de comptabiliser les ventes d autres produits (cartes prépayées par exemple). CL10 Visualisation des cabines et facturation : L état de chaque cabine est affiché en temps réel sur l écran de votre ordinateur : bloquée/débloquée, raccrochée/décrochée, montant de l appel et durée de l appel, total des appels effectués. Guide pratique Octobre 2008 Page 19 sur 33
Les fonctions dont vous avez le plus besoin pour travailler sont regroupées dans un menu accessible en positionnant la souris sur la cabine concernée et en cliquant simplement sur le bouton droit de la souris. Bloquer/débloquer : permet d empêcher les appels ou de couper la communication en cours Facturer : facturer les appels passés par le client, Montant maximum : déterminer un montant à la demande du client qui entraînera la coupure automatique de la ligne dès le montant atteint, Durée maximale : détermine une durée de communication entraînant la coupure de l appel dès que le temps est écoulé, Propriétés : confirme l état de la cabine, Configuration : permet de vérifier ou configurer la cabine choisie. Chacune de ces actions peut également être effectuée à l aide de touches de raccourci ou par les commandes générales situées dans la barre d outils. Pour la facturation des appels par exemple : touche F3 sur le clavier ou commande «Facturer» dans la barre d outils. Lorsque vous facturez, une fenêtre avec le détail des appels passés s ouvre ; il vous suffit de valider en cliquant sur ok pour remettre la cabine à zéro. Vous souhaitez faire un «cadeau» à l un de vos clients : cliquez dans la case de la colonne «Annuler» pour sélectionner l appel, il sera déduit du chiffre d affaires de votre journée et sera conservé dans votre logiciel pour information. Guide pratique Octobre 2008 Page 20 sur 33
CL10 Définition (modification) d un tarif : En cliquant dans la barre d outil sur la commande «Fichier», puis «Tarifs» et enfin «Tarifs par défaut» vous accédez à la liste des tarifs par destinations. Pour modifier un tarif, il vous suffit de cliquer 2 fois avec le bouton gauche de la souris sur la ligne correspondant au pays souhaité. Tarif : nom du pays choisi Jours : jours de la semaine pendant lesquels ce tarif est appliqué Horaire : heures pendant lesquelles ce tarif est appliqué Prix par minute : vous permet en saisissant votre prix de vente TTC à la minute (prix public) et votre prix d achat TTC à la minute de faire calculer au logiciel et mettre en place une facturation à la seconde. Guide pratique Octobre 2008 Page 21 sur 33
Pour paramétrer un prix de vente, cliquez sur l onglet «Prix public» et choisissez ensuite la façon dont vous souhaitez facturer les appels. Facturation classique à la minute Par exemple 0,10 par minute : saisissez simplement 0,10 sur la ligne «Montant» dans la rubrique «Cycles suivants» et 60 sur la ligne «Période». Toutes les lignes des autres rubriques (Premier cycle et Second cycle) doivent être à 0. Messageries mobiles Si vous souhaitez faire bénéficier vos clients d une facturation particulière pour les appels vers les messageries mobile par exemple : dans les rubriques «Premier cycle» et «Second cycle» taper 30 sur la ligne Période et 30 sur la ligne Durée cycle. Votre client sera facturé 0,05 s il parle entre 1 et 30 secondes, 0,10 entre 31 secondes et 1 minute puis 0,10 par minute suivante Opérations commerciales En saisissant des informations dans la rubrique «Second cycle», vous créez une «étape de facturation» en plus. Pour le cas d une promotion par exemple, vous pouvez définir : les 5 premières minutes facturées à 0,10, les 5 suivantes à 0,09, puis au-delà de 10 minutes : 0,08 par minute. Guide pratique Octobre 2008 Page 22 sur 33
CL10 Analyse de l activité : Dans le menu «Relevés» de la barre d outil, vous avez à votre disposition un grand nombre de rapports vous permettant d analyser l activité de votre magasin pour la période que vous voulez : par jour, par semaine, par mois. Ces relevés sont visibles à l écran ou peuvent être imprimés. Vous pouvez également sélectionner ces informations pour une cabine, pour une destination. CL10 Gestion des autres produits vendus : CL10 vous permet de gérer les ventes et stocks d autres produits vendus dans le magasin (cartes prépayées, boisson, etc.). Vous disposez, comme pour les appels, de rapports sur le chiffre d affaires par produit sur la période que vous choisissez. Accès à cette fonction Liste des articles existants Gestion des articles Dans une seule fenêtre, vous visualisez les caractéristiques de l article : Article : type d article Description : son nom, fournisseur Prix de vente Prix d achat Stock : Unités : nombre en stock Unités entrées : total acheté Unité sortie : total vendu Guide pratique Octobre 2008 Page 23 sur 33
VERSION CL10 EVOLUTION PRO, MULTI-OPERATEUR La version Pro du CL10 Evolution est une version multi-opérateur du CL10 qui vous permet par exemple d avoir un second opérateur de secours. Cliquez sur «Fichier» puis sur «Tarifs» pour accéder au menu ci-dessous. CL10 PRO Créer un nouvel opérateur : Pour créer un opérateur, cliquez sur Nouveau. La fenêtre suivante apparaît. Code : code attribué par CL10 lors de la création, Opérateur : introduire le nom de l opérateur, Début Taxation : choisir l une des modalités, Chiffres à Supprimer : en cas d utilisation de préfixe opérateur autre que 4 chiffres, Préfixe : pour indiquer le préfixe de l opérateur, Prédéterminé : utiliser cet opérateur pour tous les appels. Cliquer sur Ok pour valider la création. Le choix de l opérateur peut se faire : pour toutes les destinations : «prédéterminé», par cabine : dans la commande de configurations de chaque cabine, par destination : dans la liste des destinations en sélectionnant destination par destination. Guide pratique Octobre 2008 Page 24 sur 33
LOGICIEL DE TAXATION EN LIGNE E-TAX Ce logiciel est disponible gratuitement, par Internet, dans votre Espace Client, pour toutes les communications passant par le réseau Budget Telecom. Pour le rendre opérationnel, seuls ces deux configurations sont nécessaires. E-TAX Vos identifiants de ligne : A chaque ligne téléphonique vous devez associer un nom de cabine et une couleur. Cliquez ensuite sur «validez». Dans cet exemple, lors de la taxation ; Les appels provenant de la ligne 0499772763 apparaitront en bleu avec le libellé «fond du couloir» et les appels provenant de la ligne 0488562326 apparaitront en vert avec le libellé «cabine 2», E-TAX Vos prix de vente : Dans le premier tableau, seules vos 20 principales destinations apparaissent. Pour les autres, cliquez sur «voir toutes les destinations». Dans l exemple de la première ligne (France-Mob) : votre tarif d achat standard, en téléphonie classique est : 0,127 HT/min. Attention : votre tarif réel est meilleur, si une promotion est en cours ou si vous bénéficiez du tarif VoIP (-0,01 HT/min), vous avez choisi de vendre : 0,30 TTC/min, soit 0,25 HT/min, le coefficient de vente K est égal à 0,30 moins la TVA, divisé par 0,127= 1,98, Il se met à jour automatiquement si vous modifiez votre prix de vente ou si le prix d achat évolue. Si vous ne modifiez pas le prix de vente, ce coefficient est égal à 2 CDT: durée minimum facturée par appel : ici 10 secondes Pas: après application du «cdt», c est l unité de facturation ; dans cet exemple, vous facturez à la minute après une période initiale de 10 secondes. Guide pratique Octobre 2008 Page 25 sur 33
E-TAX La facturation de vos clients : Avant de facturer chaque client, vous devez cliquer sur «Actualiser». Les derniers appels passés s ajoutent en haut de la liste. Les appels de plus de 12 heures s effacent automatiquement. Pour facturer un seul appel vous cliquez sur le bouton rouge dans la colonne «Etat», une fenêtre s affiche alors, vous permettant de facturer et d imprimer un ticket. Le bouton vert indique que l appel a été facturé. Facturation groupée de plusieurs appels : Dans cet exemple, trois appels ont été effectués dans la cabine 6. Vous cochez les cases correspondantes et cliquez sur le «G» ; la fenêtre de facturation regroupe la totalité des appels. Après validation, les trois voyants passeront au vert. E-TAX - LA FACTURATION DE SECOURS : Dans une situation «normale», ce module est identique au précédent. Par contre, si vous rencontrez des problèmes d affichage, utilisez ce module «facturation de secours». Guide pratique Octobre 2008 Page 26 sur 33
E TAX LE JOURNAL DES APPELS : Sur les 9 dernières semaines, vous pouvez afficher les statistiques de vos appels. Attention : les montants sont recalculés avec les tarifs de vente actuellement en vigueur. S ils ont été modifiés récemment, de petits écarts peuvent apparaître. E-TAX LA GESTION DE CAISSE : Cet outil permet d enregistrer les montants encaissés sur une période quelconque (une session) que vous définissez ; par «gestionnaire», par jour, mois, Dans cet exemple, Mr Goundo est responsable depuis le 01/06/06 et a encaissé 569,89 depuis cette date. Pour «passer la main» à Mr Machin, il saisit «MACHIN» et valide. Le montant «569,89» est alors figé et une nouvelle ligne apparaît avec le gestionnaire «Machin» et un nouveau compteur redémarrant à zéro. Attention : seuls les appels facturés dans E-TAX sont pris en compte, ceux pour lesquels le bouton est passé du rouge au vert dans le module «facturation de vos clients». Guide pratique Octobre 2008 Page 27 sur 33
ANNEXES Service CallShop LA SOCIETE BUDGET TELECOM Créée en 1998, Budget Telecom développe de nombreux services téléphoniques à prix réduits, en s appuyant fortement sur Internet, notamment au niveau des services apportés à ses clients (création de compte immédiate, consultation des consommations en temps réel, recharge en ligne, ) Avec plus de 200 000 clients actifs (janvier 2008), Budget Telecom est aujourd'hui devenu l'opérateur de téléphonie «low-cost» de référence. Les autres services de Budget Telecom : Téléphonie grand public : www.budget-telecom.fr La téléphonie «low cost» en présélection : l'illimité vers fixe à 9,90 /mois avec l option «No Limit» et appels vers les mobiles à 1 centime la minute avec «Eco Mobile». Les Minutes : www.lesminutes.com Carte téléphonique nouvelle génération pour téléphoner en toute liberté dans le monde entier, d'un fixe ou d'un mobile. Ce service est dérivé en Espagne ( www.losminutos.com ), en Italie (www.iminuti.com) et en Belgique (www.deminuten.be ou www.lesminutes.be ). Les Minutes Direct : www.lesminutesdirect.com Accès direct sans inscription pour téléphoner vers le monde entier au prix d'un appel local. Le Guide d achat : www.budgetelecom.com Guide d'achat spécialiste de la téléphonie fixe et mobile et des accès Internet. Budget Mobile : www.budget-mobile.fr Offre prépayée spécialement dédiée aux appels internationaux; nos clients téléboutiques sont privilégiées dans la commercialisation des cartes Sim et des recharges. Expat Telecom: www.expat-telecom.com Spécialement conçu pour répondre aux besoins téléphoniques des expatriés. DomTom Telecom : www.domtom-telecom.com Spécialement conçu pour répondre aux besoins téléphoniques des habitants des Dom. En Octobre 2003, Budget Telecom a été lauréate du "Grand Prix de l'entrepreneur - Entreprise de l'avenir" (Région Méditerranée) décerné par le journal "l'entreprise" et le cabinet d'audit Ernst and Young. En Septembre 2005, Budget Telecom a gagné un Master de la Lettre M. En 2006, le site Budget Telecom a été élu meilleur site Télécom de l année ainsi que site web le plus populaire de sa catégorie. Budget Telecom a fait son entrée en bourse en octobre 2006 sur le marché Alternext. Guide pratique Octobre 2008 Page 28 sur 33
GLOSSAIRE ADSL (Asymmetrical Digital Subscriber Line) : cette technologie permet d améliorer considérablement le débit du réseau et d obtenir des transmissions 70 fois plus rapides qu avec un modem analogique classique. Elle est proposée par des FAI (fournisseur d accès Internet) tels que : Wanadoo, Free, Tiscali. Et bientôt Budget Telecom. Cette connexion ADSL est «supportée» par une ligne analogique classique. Celle-ci peut être en présélection chez Budget Telecom, quel que soit le FAI. Adresse I.P. : Adresse attribuée par le Fournisseur d Accès Internet (FAI) identifiant un équipement raccordé au réseau Internet. Elle peut être fixe (c'est-à-dire ne jamais changer) ou pas. Dans le cas d une offre en VoIP, l adresse IP doit obligatoirement être fixe. Une adresse IP est constituée de 4 sections de chiffres séparées par un point. Chaque chiffre peut être compris entre 0 et 255. ex : 132.210.244.1 Bande passante : désigne la capacité de transmission d'une liaison de transmission. Elle détermine la quantité d'informations (en bits/s) qui peut être transmise simultanément. En VoIP le débit minimum est de 15Kbits/seconde par cabine. Collecte/Terminaison : Un appel téléphonique par Budget Telecom se sépare en deux tronçons distincts. La collecte, de l appelant jusqu au coeur de réseau de Budget Telecom, s effectue soit en présélection, soit via le préfixe 1618, soit en VoIP. Puis la terminaison, identique quel que soit le mode de collecte, permet d atteindre le destinataire de l appel. Débit : quantité d information empruntant un canal de communication pendant un intervalle de temps donné. Le débit se mesure en bits par seconde ou par ses multiples (kbits par seconde, Mbits par seconde). Le débit ascendant se rapporte aux informations circulant de l abonné vers le coeur du réseau ; le débit descendant se rapporte aux informations circulant du réseau vers l abonné. En VoIP le débit montant minimum est de 15Kbits/seconde par cabine. FAI : Fournisseur d Accès Internet comme Orange, Tiscali, Free, Gateway : voir Passerelle VoIP. Ligne analogique : ligne traditionnelle, susceptible d être en présélection. Logiciel de taxation : il permet de définir un tarif de vente des communications et affiche, immédiatement après chaque appel, son prix calculé sur cette base. Numéris : ligne numérique permettant deux appels simultanés. Passerelle VoIP (ou Gateway) : boitier qui transforme vos communications téléphoniques (la voix) en données et les achemine sur Internet. Présélection. Sans aucun équipement, la présélection dirige votre trafic vers Budget Telecom à l exception des numéros spéciaux qui obligatoirement passent par France Telecom. Actuellement, suite à une défaillance de France Telecom, les appels vers Mayotte ne sont pas pris en compte par la présélection. RTC : Réseau Téléphonique Commuté, autrement traditionnel. Terminaison : voir Collecte. Guide pratique Octobre 2008 Page 29 sur 33
LES NUMEROS SPECIAUX (08xx xxx xxx et 118xxx) Service CallShop Vous êtes en Présélection : Les appels effectués sur une ligne en présélection sont automatiquement dirigés vers Budget Telecom, à l exception des numéros spéciaux. Ces numéros sont donc routés vers France Telecom et ne passent pas par Budget Telecom. Ils n apparaitront pas sur Internet, dans votre espace client, ni dans «vos consommations», ni dans le logiciel E-TAX. Pour bloquer la majorité de ces appels, contactez France Telecom au 1016 et demandez l option «modulable sélectif n 5» ; par contre les appels aux numéros spéciaux nonsurtaxé (gratuits et locaux) seront toujours acheminés par France Telecom (consultez la page www.agence.francetelecom.com/doc/contrat213.pdf ). Vous pouvez diriger vos appels aux numéros spéciaux vers Budget Telecom de la façon suivante : appelez le 3111, attendez la tonalité, puis tapez le numéro. Vous êtes en VoIP : Tous les appels effectués d un téléphone connecté à votre passerelle VoIP sont dirigés vers Budget Telecom, même les n spéciaux. Ils apparaissent donc sur votre logiciel de taxation E-TAX, dans le module «facturez vos clients». E-Tax : Vous pouvez définir le tarif de vente de ces appels dans le module "vos prix de vente". Mais attention, le logiciel de taxation E-TAX ne traite que les appels passant par le réseau Budget Telecom. Pour les appels vers les n spéciaux, vous devez être en VoIP. CL10 : Dans tous les cas, le logiciel de taxation CL10 permet de facturer les appels vers les numéros spéciaux, qu ils soient acheminés par Budget Telecom ou par France Telecom. CL10 vous permet également de choisir les numéros spéciaux que vos clients vont pouvoir appeler. Guide pratique Octobre 2008 Page 30 sur 33
QUESTIONS DIVERSES Recevrai-je une facture à la fin du mois? Non, puisque vous n êtes pas facturé par mois mais à l occasion de chacune de vos recharges. Vous pouvez visualiser et imprimer ces factures par Internet, sur votre Espace client. Cependant nous pouvons vous envoyer une facture récapitulative pour une période donnée sur simple demande par mail auprès du Service Client. Quels sont les délais de mise en place? Pour une activation simple du préfixe 1618 : 24h00 si vous n avez jamais utilisé ce préfixe avec un autre opérateur. Sinon, 24h à 48h supplémentaires seront nécessaires. Pour la présélection, le délai de mise en place par France Telecom varie de 3 à 20 jours, en général une dizaine de jours. Puis-je garder le blocage d'appels vers les mobiles ou la restriction de ligne en appels locaux ou nationaux? En présélection, vous devez impérativement annuler votre blocage d'appels vers les portables ou votre restriction de ligne en local ou national avec France Telecom car ces options sont incompatibles avec la présélection et empêchent l émission d'appels. Ma connexion ADSL sera-t-elle affectée par la présélection? Votre connexion ADSL n est pas affectée par votre présélection Budget Telecom car les informations de votre téléphone et de votre ordinateur, bien que partant toutes de votre ligne de téléphone unique, utilisent deux réseaux différents. Veuillez noter que l'adsl restera un service de votre fournisseur d accès et sera donc sous sa responsabilité. Comment connaître mon adresse IP public? Ouvrez une fenêtre Internet Explorer et tapez «ip.lesminutes.com» dans la barre d adresse. En présélection; comment interdire la réception d'appel dans les cabines? Vous devez contacter France Télécom au 1016 et demander l'option SPA pour ces lignes. Guide pratique Octobre 2008 Page 31 sur 33
VOUS AVEZ UN PROBLEME... Tous vos appels sonnent occupé : Vérifiez le solde de votre compte ; s il est nul, tous vos appels sont bloqués, rechargez votre compte au plus vite. Vérifiez également que le dernier règlement de votre facture France Télécom a bien été enregistré (en appelant le 1016 de votre magasin). En téléphonie traditionnelle, vous n avez pas de tonalité lorsque vous décrochez la ligne : Vérifiez vos branchements. Si tout est correct, votre ligne est probablement en dérangement. Contactez France Télécom au 1016. En VoIP, vous avez une tonalité mais aucun appel ne passe : Débranchez et rebranchez votre modem-routeur, redémarrer votre ordinateur. Si le problème continue, contactez le service Client. Vous avez un souci ponctuel de qualité en VoIP : Utilisez l outil de déclaration d incident dans votre Espace Client ou contactez nous par téléphone. Vous n accédez plus au site www.callshop-france.com ou www.callshop-world.com : Testez si vous avez Internet en vous connectant à divers sites www.yahoo.fr, www.zdnet.fr, Si non, lisez question suivante. Si oui, utilisez le site http://secours.callshop-france.com ou http://secours.callshop-world.com Je n ai plus d accès à Internet : Débranchez et rebranchez votre modem-routeur, redémarrer votre ordinateur. Si le problème continue, contactez votre fournisseur d accès internet. Je rencontre ponctuellement des difficultés vers une destination : Dans votre Espace Client, dans le module «facturation de vos clients» ou «vos consommations», faîtes un copier/coller des appels concernés et envoyez nous un mail à callshop-france@callshop-france.com, en indiquant le problème rencontré. Guide pratique Octobre 2008 Page 32 sur 33
MES NOTES PERSONNELLES Mon n de compte Callshop : (à préciser sur tous nos échanges).................................. Guide pratique Octobre 2008 Page 33 sur 33