LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES POUR CREER SON ENTREPRISE Une fois le projet validé, le créateur doit satisfaire à un certain nombre d obligations, essentiellement administratives. Les démarches communes à toutes les entreprises L'ensemble des entreprises doit répondre à un certain nombre d'obligations relatives notamment à l'implantation du siège social, à la marque ou encore au nom de l'entreprise. Il existe également des dispositions particulières si le créateur est étranger ou si l'activité envisagée est réglementée. Les locaux Selon la localisation de votre projet et l activité que vous envisagez de démarrer, vous devrez accomplir les formalités suivantes : Si le siège de l entreprise est domicilié dans le local d habitation, le créateur doit adresser en recommandé avec accusé de réception une lettre d information au propriétaire ou au syndic de copropriété. Si le siège est fixé dans une société de domiciliation, vous devez exiger un acte écrit entre la société domiciliataire et votre entreprise (contrat de domiciliation), Si vous envisagez de transformer un local à usage d habitation en local à usage commercial, il est nécessaire d'en obtenir l'autorisation auprès de la Direction Régionale de l'equipement (DRE) ; renseignez-vous préalablement auprès de la mairie du lieu de situation du local. Pour les établissements recevant du public, il convient, trois mois avant l ouverture, de demander une autorisation ou de faire une déclaration auprès de la Préfecture. Marque du produit et nom de l entreprise Avant d'immatriculer votre entreprise, n oubliez pas de vérifier auprès de l INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) si la marque et le nom que vous avez choisis n ont pas déjà été déposés. Le cas échéant, vous pouvez protéger vos inventions, modèles, marques ou dénominations. INPI 26 bis, rue de Saint Pétersbourg 75008 PARIS Tél : 0820 213 213 (0,99 TTC /min) http://www.inpi.fr Les activités réglementées L exercice de certaines activités est soumis à une réglementation particulière nécessitant l obtention d une autorisation ou une déclaration préalable au début d activité (Ex commerçants ambulants délivrée par le Centre de Formalités des Entreprises de la CCIP 94). De même, pour exercer certaines professions (Ex. agent immobilier) il faut parfois justifier de capacités particulières telles que diplôme ou expérience professionnelle. Autorisation préalable à l exercice d une activité commerciale (anciennement carte de commerçant étranger) L ordonnance du 25 mars 2004 portant sur la simplification et l adaptation des conditions d exercice de certaines activités professionnelles a supprimé la carte de commerçant étranger. Cette dernière est remplacée par une autorisation préalable du Préfet. L autorisation préalable à l exercice d une activité commerciale est délivrée par la préfecture du lieu de résidence (service des étrangers). Pour plus d informations concernant les formalités contactez le Centre de Formalités des Entreprises de la CCIP au 0820 012 112 (0,12 / minute),ou http://www.cfe.ccip.fr Vous pouvez également effectuer la saisie de votre formalité sur internet : http://www.cfenet.cci.fr
Les démarches spécifiques aux personnes morales Si vous choisissez de vous installer sous forme de société, vous devrez respecter avant l immatriculation, un certain nombre d obligations : Il convient d'établir les statuts de la société par acte notarié ou sous seing privé. Vous devrez procéder à leur enregistrement auprès du centre des impôts dont relève le siège de l'entreprise dans un délai d un mois après leur signature. Les fonds correspondants aux apports en numéraire doivent être déposés dans les huit jours de leur réception, soit à la Caisse des Dépôts et Consignations, soit chez un notaire ou un avocat, ou encore dans un établissement bancaire. Il est à noter que le dépôt doit intervenir trois jours au moins avant l adoption des statuts. Attention! Si le capital comprend des apports en nature, un commissaire aux apports doit être désigné par le Président du Tribunal de Commerce avant l adoption des statuts. Concernant les SARL, cette disposition n'est exigée que pour les sociétés dont le montant d'un apport en nature est supérieur à 7 500 et dont l'intégralité des apports en nature représente plus de la moitié du capital social. De même, si des actes ont été réalisés pour le compte de la société avant sa création, un état doit être rédigé par le ou les fondateurs et annexé aux statuts. Les démarches spécifiques aux entreprises individuelles L entrepreneur individuel est indéfiniment responsable de l intégralité des dettes de son entreprise sur ses biens propres. Il a toutefois la possibilité de protéger sa résidence principale ainsi que se biens fonciers non affectés à l activité professionnelle (résidence secondaire) en faisant une déclaration d insaisissabilité auprès d un notaire. L acte notarié fait l objet d une publicité au bureau des hypothèques ou se situe le bien et d un dépôt au Greffe du Tribunal de Commerce. L Entreprise Individuelle à responsabilité Limitée (EIRL) est une Entreprise Individuel avec des caractéristiques particulières. Elle permet à l entrepreneur individuel qui souhaite protéger ces biens personnels des actions de recouvrement de ces créanciers professionnels. Ces derniers auront uniquement en garantie de paiement la valeur du patrimoine affecté. Le patrimoine affecté doit faire l objet d une déclaration d affectation auprès du registre de publicité légale du Registre de Commerce et des Sociétés. La déclaration d affectation est délivrée gratuitement par le Centre de Formalités des Entreprises. Pour créer seul, l entreprise individuelle, l EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ou la SASU (Société par Action Simplifiée Unipersonnelle) et l EIRL (Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée) sont les formes juridiques le plus souvent utilisées. Pour créer avec un ou plusieurs associés, vous opterez pour la SARL (Société à Responsabilité Limitée), la SA (Société Anonyme) ou la SAS (Société par Action Simplifiée).
L auto entrepreneur : un statut particulier Depuis le 1er Janvier 2009, vous avez la possibilité de devenir auto - entrepreneur pour une activité commerciale, artisanale ou libérale (sauf activités exclues) Vous ne pouvez créer qu une seule auto - entreprise mais dans laquelle vous pourrez exercer plusieurs activités. Simplicité et praticité caractérisent l auto - entreprise : pas d immatriculation mais une seule déclaration d activité, bénéfice des régimes de la micro - entreprise et du micro - social simplifié, versement fiscal libératoire (sous conditions). Mais, vous aurez l obligation de respecter des seuils de chiffre d affaires ou de recettes de 81 500 annuels pour la vente de marchandises et 32 600 annuels pour les prestations de services. Pour plus de renseignements : Le site de l auto - entrepreneur : www.lautoentrepreneur.fr Inforeg, le service d information juridique et réglementaire de la Chambre de commerce et d industrie de Paris au : 08 99 705 100 (1,35 ttc l appel + 0,34 / minute) ou www.inforeg.ccip.fr Nouveauté 2011 : L EIRL (Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée) Depuis le 1er janvier 2011, les créateurs d entreprises ont la possibilité de choisir l EIRL. Ce statut est basé sur le fonctionnement de l entreprise individuelle. Les spécificités : Distinction entre patrimoine personnel et patrimoine professionnel Déclaration d affectation des biens à réaliser pour chaque bien lors de la création, transformation ou modification auprès du CFE Uniquement les biens affectés sont mis en garantis pour les créanciers Comptabilité et Compte Bancaire pour chaque activité IR option à l IS (irrévocable) La déclaration d affectation doit être faite pour lister tous les biens entrant dans l activité (les biens supérieurs à 30 000 devront faire l objet d une évaluation par un expert). Cette déclaration sera publiée lors de l immatriculation et prendra effet automatiquement. En cas de défaillance, les créanciers pourront intervenir seulement sur les biens prévus dans la déclaration d affectation. Toutefois, il convient de préciser qu en cas de faute de gestion ou de sous-évaluation des biens, les créanciers pourront se retourner sur le patrimoine privé de l entrepreneur ainsi que pour le payement des dettes fiscales ou sociales résultant de l activité. Pour plus de renseignements : Inforeg, le service d information juridique et réglementaire de la Chambre de commerce et d industrie de Paris au : 08 99 705 100 (1,35 ttc l appel + 0,34 /minute) ou www.inforeg.ccip.fr L immatriculation auprès du Centre de Formalités des Entreprises (C.F.E.) Une fois les démarches préalables accomplies, vous pourrez entreprendre l immatriculation de votre entreprise auprès du CFE. Le Centre de Formalités des Entreprises Le Centre de Formalité des Entreprises (CFE) permet aux entreprises de centraliser en un même lieu, les pièces et informations nécessaires à la réalisation des formalités de création, mais aussi de modification (changement de dirigeants, modification de l activité, transfert du siège..) ou à la cessation de leur activité, de déclarer le début d activité des auto-entrepreneurs, de déposer un dossier d Aide à la Création et Reprise d une Entreprise (ACCRE), d obtenir les pièces réglementaires à une activité (commerçant non sédentaire)
De plus, le CFE accompagne le créateur dans l ensemble de ses démarches, via notamment une assistance formalités, l assistance téléphonique, les Modules d Informations Spécialisés auto-entrepreneur et commerçant non sédentaire ainsi que l entretien individuel auto entrepreneur. Une fois votre dossier dûment complété et contrôlé, le CFE se chargera de : Votre immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) afin d'obtenir votre extrait K ou K-BIS, Votre inscription auprès de l'insee qui vous délivrera le numéro d identification de l entreprise (SIREN et SIRET) ainsi que votre code NAF, Votre déclaration d existence auprès des services fiscaux. De même, si vous êtes entrepreneur individuel ou gérant non salarié, le CFE se chargera également de : Votre immatriculation au Régime social des indépendants (RSI), et auprès de l'urssaf, Votre affiliation à une caisse d allocations familiales. Enfin si vous déclarez l'embauche de salariés au moment de l'immatriculation, le CFE transmettra l'information à la DDTEFP et à la CRAM. Une fois votre entreprise immatriculée, le CFE restera votre principal interlocuteur dans les démarches suivantes :
Les autres démarches à effectuer par le créateur Si la plupart de vos obligations légales sont traitées par le CFE, certaines feront cependant l objet de démarches personnelles : Ouvrir un compte bancaire ou un CCP, Constituer un dossier auprès de la Poste pour relever le courrier et les mandats libellés au nom de l entreprise, Transmettre une déclaration provisoire de taxe professionnelle, Ouvrir les registres juridiques correspondant à votre structure juridique. Ces registres doivent impérativement être cotés et paraphés par le Greffe du Tribunal de Commerce, Etablir les documents commerciaux, Adhérer à un centre de médecine du travail, dès l embauche de salariés. Vous pourrez également adhérer, à titre facultatif, à un régime volontaire d assurance chômage. Affilier l entreprise à une caisse de retraite complémentaire (ARCCO pour les salariés non cadres et AGIRC pour les salariés cadres). Les obligations après immatriculation Après avoir satisfait aux formalités de création, la nouvelle entreprise doit encore se soumettre à un certain nombre d obligations. Les principales obligations comptables et fiscales S il n est plus nécessaire, aujourd hui, avec la création des Centres de Formalités des entreprises, d effectuer une déclaration d existence au Centre des Impôts, il n empêche que la nouvelle entreprise doit encore satisfaire à diverses obligations comptables et fiscales. La tenue d une comptabilité Quelle que soit sa forme, l'entreprise doit tenir une comptabilité complète et régulière. En cas de difficultés, l'administration ou les juges considèrent en effet l'absence de tenue de comptes comme une présomption de fraude. Il est à noter que l auto-entreprise est soumise elle aussi à des obligations de tenue d une comptabilité même si elles sont notablement allégées. Cependant, la nature, la fréquence et le nombre de documents comptables à élaborer varient selon le statut juridique et le régime fiscal de l'entreprise. Ces livres doivent être numérotés par page, cotés et paraphés par le Greffe du Tribunal de Commerce. Les principaux documents comptables à tenir sont : le grand livre, le journal, le livre d'inventaire, les comptes annuels (bilan, comptes de résultats et éventuellement annexes). L adhésion à un centre de gestion agréé dont la mission est d assister et de surveiller la gestion de ses adhérents, permet à ceux-ci de bénéficier d un avantage fiscal par rapport aux non-adhérents. Les déclarations fiscales Dès l'immatriculation, le CFE effectue la déclaration d'existence de votre entreprise auprès du Centre des Impôts en indiquant le régime d'imposition choisi. Dès lors et tout au long de l'exploitation de l'activité, vous devrez fournir régulièrement de nombreux documents déclaratifs à l'administration fiscale. Il s'agit notamment des déclarations annuelles relatives : au résultat fiscal réalisé par l'entreprise, à la CET (Contribution Economique Territoriale), à la taxe sur les voitures particulières de sociétés, aux montants de TVA collectés et facturés à l'entreprise (attention, la périodicité de la déclaration peut être différente selon le régime d imposition retenu) aux données sociales (DADS) qui récapitulent l'ensemble des salaires et rémunérations versées chaque année. Ce document fixe la masse salariale de l entreprise qui constitue la base de calcul des différentes taxes assises sur les salaires : ce sont les contributions à la formation professionnelle et à la construction de logements, ainsi que la taxe d apprentissage. Attention! En cas de retard dans les délais de déclaration et de règlement des impôts et taxes, vous vous exposerez à des sanctions.
Les obligations sociales En complément de ses obligations comptables et fiscales, le chef d entreprise, dès lors qu il a un ou plusieurs salariés, doit satisfaire à un certain nombre d obligations, du paiement du salaire au respect des règles de sécurité et d hygiène en passant par la tenue de registres sociaux. Obligations et formalités liées à l embauche A l occasion de l embauche d un salarié, tout employeur est tenu d effectuer auprès de l URSSAF les formalités liées à cette embauche sur un support unique : la Déclaration Unique d Embauche (DUE) disponible sur www1.due.urssaf.fr ou www.net-entreprises.fr Pour plus d informations sur le contenu des informations transmises par la DUE Inforeg, le service d information juridique et réglementaire de la Chambre de commerce et d industrie de Paris au 08 99 705 100 (1,35 ttc l appel + 0,34 / minute) ou sur www.inforeg.ccip.fr Lors de toute embauche, vous devez également : vérifier préalablement si le salarié embauché peut vous faire bénéficier d'une aide ou subvention et si c'est le cas entreprendre les démarches nécessaires, effectuer une déclaration nominative préalable à l'embauche avant que le salarié ne prenne ses fonctions dans l'entreprise, faire passer au salarié une visite médicale d'embauche, inscrire le salarié dans le registre du personnel, immatriculer le salarié qui ne possède pas de carte d'affiliation à la sécurité sociale auprès de la Caisse Primaire d'assurance Maladie, informer Pôle Emploi si la personne recrutée était inscrite comme demandeur d'emploi, remettre au salarié, dans les deux jours suivant l embauche, un contrat de travail ou un document comportant un certain nombre d informations sur ses conditions de travail et notamment : identité des parties, le titre et la catégorie d'emploi, la date d'embauche, les modalités d'attribution et de calcul des congés payés, la durée du préavis en cas de cessation du contrat, les modalités de versement et le montant de la rémunération, la durée de travail. Par ailleurs, il est à noter que des formalités simplifiées d embauche existent pour les TPE de 5 salariés au plus. Informez auprès de : Pôles Emploi : www.pole-emploi.fr ou Inforeg, le service d information juridique et réglementaire de la Chambre de commerce et d industrie de Paris au : 08 99 705 100 (1,35 ttc l appel + 0,34 / minute) www.inforeg.ccip.fr Enfin, l embauche de salariés étrangers est soumise à des règles précises. Informez auprès de :www.anaem.fr Le paiement des salaires et charges Le chef d'entreprise a la responsabilité du versement régulier des salaires à ses employés (selon les échéances prévues) et des cotisations assises sur les rémunérations des salariés aux organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC, organismes de retraite complémentaire relevant de l'agirc et de l'arrco). De manière plus générale, il doit se conformer aux dispositions du code du Travail et, le cas échéant, à la convention collective régissant son activité. N hésitez pas sur ce point à vous rapprocher de votre organisation professionnelle.
L affichage dans l entreprise Les textes réglementaires et législatifs imposent l affichage de diverses informations dans le respect de certaines conditions. Informez-vous auprès de : Inforeg, le service d information juridique et réglementaire de la Chambre de commerce et d industrie de Paris au 08 99 705 100 (1,35 ttc l appel + 0,34 / minute) ou sur www.inforeg.ccip.fr Les registres obligatoires Les textes réglementaires et législatifs imposent la tenue de différents livres. Attention! Leur tenue et la conservation permet en cas de contrôle, de prouver sa bonne foi et le respect des obligations légales et réglementaires. Informez-vous auprès de : Inforeg, le service d information juridique et réglementaire de la Chambre de commerce et d industrie de Paris au : 08 99 705 100 (1,35 ttc l appel + 0,34 / minute) ou sur www.inforeg.ccip.fr Maîtrise de la qualité et des risques Toute entreprise doit, non seulement, se prémunir contre les différents risques liés à son activité, mais également, garantir la qualité de ses produits en respectant les réglementations nationales et communautaires. La garantie de la qualité Aujourd hui, l argument de vente est souvent basé sur la qualité du produit ou du service rendu, le prix n étant plus l unique paramètre. Pour ce faire, de nombreux chefs d'entreprise mettent en place des enquêtes de satisfaction auprès de leur clientèle. D autres passent à l étape supérieure en envisageant une certification. La certification La certification permet de donner aux clients l assurance que les produits ou services délivrés par l entreprise sont conformes aux exigences édictées au niveau national et/ou communautaire. Parmi ces certifications, on peut citer : La marque NF : marque de certification volontaire attestant la qualité, la sécurité, la fiabilité et les performances d un produit ou service, Le marquage CE : marquage réglementaire obligatoire pour la libre circulation des produits en Europe, La norme NF : auto-déclaration sous la seule responsabilité du fabricant. La réglementation Certains secteurs, tels que l industrie, l alimentaire, la santé ou encore l hygiène, sont étroitement surveillés. Cette évolution s explique en partie par la multiplication des normes dont l objectif est l amélioration générale de la qualité et de la sécurité des produits. L assurance des risques Face à un sinistre, une jeune entreprise ne pourra, le plus souvent, faute de capacité de financement suffisante, prendre en charge les dommages qui en découlent. L assurance est alors un moyen de faire face. Le diagnostic En dehors de l assurance de responsabilité civile des automobiles et de l assurance habitation qui sont obligatoires, l entreprise peut aussi décider (et cela lui est conseillé) de s assurer pour d autres risques. Pour cela, elle doit au préalable : déterminer les risques auxquels elle est exposée, évaluer pour chacun d eux les conséquences possibles, prévoir les moyens de financer ces risques.
Les garanties L assurance des biens L assurance des biens indemnise l assuré de la perte ou de la dégradation des éléments assurés. Il peut s agir notamment des bâtiments, du matériel, des marchandises transportées, des stocks, des véhicules mais aussi des espèces, des archives et des fichiers. L assurance de responsabilité L assurance de responsabilité couvre les dommages corporels, matériels et immatériels causés à autrui (les tiers et les clients) par le chef d entreprise, les personnes dont il est civilement responsable, ses installations et ses marchandises. L assurance des pertes d exploitation Elle permet au chef d entreprise de couvrir ses pertes financières dues à l arrêt de l activité suite à un sinistre. Choix de la police d assurance La police d assurance précise les conditions de l assurance en distinguant : les conditions générales imprimées et communes à tous les assurés pour un type de contrat, les conditions particulières qui adaptent le contrat à la situation de chaque assuré. Vous aurez à choisir au mieux de vos intérêts entre la police multirisques et les polices séparées. Alors que la première couvre l ensemble des besoins de l entreprise, les secondes permettent de s adresser à différentes compagnies d assurances selon les domaines dans lesquelles elles sont les plus concurrentielles. En contrepartie de l indemnité prévue au contrat, vous devez payer une prime dont le montant est en principe librement débattu. La prime peut être indexée ou révisée à chaque échéance en fonction des nouveaux tarifs. Le financement La création d entreprise demande dans la plupart des cas un financement dont une partie est apportée le plus souvent par un ou plusieurs financeurs externes. Bien que la majorité des formes juridiques d exploitation n exige plus de capital social minimum, il est nécessaire de disposer d une base financière suffisante (dont le montant est déterminé dans l annexe financière du business plan) pour assurer le lancement et le primo-développement de son entreprise et pouvoir prétendre à des prêts. Cette base financière mixte le plus souvent des fonds propres, des prêts à moyen et long termes pour financer des dépenses durables ou structurelles (Ex. investissements) et des financements à court terme pour couvrir des dépenses ponctuelles (Ex. découverts). Les aides au financement M2E Initiative M2E Initiative propose un prêt d honneur (prêt à la personne sans intérêt ni garantie personnelle). Il augmente votre apport personnel et vous aide à obtenir un prêt bancaire. Engagé sur l honneur, vous le remboursez sur une période de 2 à 5 ans. M2E Initiative c'est également un accompagnement pour vous permettre de développer au mieux votre entreprise. Il vous aide quelque soit votre projet (création ou reprise d'entreprise, développement d'activité). Pour savoir plus : M2E Initiative 1 rue Auguste Renoir 93600 Aulnay-sous-Bois Le site : http://www.m2einitiative.fr/
France Initiative France Initiative a pour objectif de promouvoir le prêt d honneur au service des créateurs et des repreneurs d entreprises. Les plateformes France Initiative accordent des prêts d honneur (à taux zéro et sans garantie personnelle) aux porteurs de projet pour renforcer leurs fonds propres et faciliter l accès à des financements bancaires (en moyenne, quand une plateforme prête 1 euro, la banque accorde 7,1 euros de prêts complémentaires). Pendant la durée de remboursement du prêt (3 à 5 ans), le créateur ou le repreneur d entreprise est suivi par l équipe de la plateforme et il bénéficie du parrainage d un chef d entreprise. Premier réseau de financement et d accompagnement de la création d entreprise avec 13 500 créations ou reprises financées en 2007, France Initiative fédère 241 associations. Présentes sur l ensemble du territoire, elles associent collectivités locales et acteurs économiques. Pour en savoir plus : France Initiative 55 rue des Francs Bourgeois 75181 Paris Cedex 04 Site : www.france-initiative.fr