Section 3 : Chapitre 1 : Affectation des immobilisations Chapitre 2 : Cession des immobilisations Chapitre 3 : Entretien et maintenance des immobilisations Chapitre 4 : Mise au rébut des immobilisations Chapitre 5 : Organisation des inventaires physiques des immobilisations Chapitre 6 : Prise d'inventaire Chapitre 7 : Transfert des immobilisations
Affectation des immobilisations Achats abusifs d immobilisations Contrôles de la valorisation, de la comptabilisation, de l'imputation budgétaire et analytique effectués par le Chef de section Comptabilité générale, la section et le chef de service. Inventaires Début: Réception le Procès-verbal de réception ou le bon de livraison ou du Service Approvisionnements et Achats avec l'ensemble des documents justificatifs (bon de commande, facture, etc.) S'assure de la cohérence des documents reçus (nom du fournisseur, nature de, montant) et de la présence des signatures autorisées sur le PV de réception ou le bon de livraison Procède à la valorisation de l immobilisation sur la base d une fiche de valorisation de l immobilisation (Prix d achat + Frais d approche et de mise en service) Procès verbal de réception Bon de livraison, bon de commande, facture Fiche de valorisation de 1. Création de Section générale Chef de section générale Etablit une fiche d imputation comptable et l adjoint à la fiche de valorisation de l immobilisation Procède à la comptabilisation de l acquisition en mode provisoire (brouillard) Procède à la création d une fiche d immobilisation qui comporte les informations suivantes : o Date d acquisition o Code immobilisation o Date de réception et/ou de mise en service o Nature de l immobilisation o Libellé de l immobilisation o Famille o Lieu d affectation o Valeur d acquisition S'assure que a été correctement valorisée et que la liasse de est conforme (Fiche d imputation comptable + Fiche de valorisation de l immobilisation + Fiche de l immobilisation ) Transmet la liasse l immobilisation (fiche d imputation comptable + Fiche de valorisation de l immobilisation + Fiche de l immobilisation ) au Analytique et Budget Chef de section générale Analytique et Budget Fiche d'imputation Liasse de (Fiche d imputation comptable + Fiche de valorisation de l immobilisation + Fiche de l immobilisation) Liasse de (Fiche d imputation comptable + Fiche de valorisation de l immobilisation + Fiche de l immobilisation) Transmet une copie de la fiche de l immobilisation au ( ) Fiche de Reçoit la fiche de l immobilisation Colle sur l équipement une étiquette comprenant son code et sa désignation Etiquette 2. Affectation de Crée une fiche de détenteur d immobilisation qui comporte les éléments suivants : o Le nom et le prénom du détenteur o La fonction o Le Département o Les codes et désignation de l article o La date d affectation o La date du dernier inventaire physique o Le code géographique o La direction ou le service responsable de l'entretien ou de la maintenance Fiche de détenteur d immobilisation Met à la disposition de l utilisateur l immobilisation contre décharge sur la fiche de détenteur et lui remet une copie de la fiche de détenteur Détenteur de Copie de la fiche de détenteur de Détenteur de Signe la fiche de détenteur suivi de la mention Lu et Approuvé, la retourne au service Comptabilité et archive la copie de la fiche Archive la fiche détenteur et la copie de la Fiche de l immobilisation Fiche de détenteur suivi de la mention Lu et Approuvé Chrono des immobilisations 3. Contrôle de l'engagemetn budgétaire Analytique et Budget Reçoit la liasse de l immobilisation (fiche d imputation comptable + Fiche de valorisation de l immobilisation + Fiche de l immobilisation) Vérifie la cohérence entre la fiche d imputation comptable, la Fiche de valorisation de l immobilisation et la Fiche de l immobilisation. Vérifie les imputations budgétaire, analytique et géographique Vérifie la mise à jour de l engagement y relatif (si non à jour, procède à la mise à jour de l engagement) Appose le cachet BUDGET sur la fiche d imputation comptable et sur la fiche de l immobilisation Edite et vise la fiche d engagement Section générale Dossier de l immobilisation (fiche d imputation comptable + Fiche de valorisation de l immobilisation + Fiche de l immobilisation) Fiche d'engagement signée
Affectation des immobilisations Achats abusifs d immobilisations 3. Contrôle de l'engagemetn budgétaire Contrôles de la valorisation, de la comptabilisation, de l'imputation budgétaire et analytique effectués par le Chef de section Comptabilité générale, la section et le chef de service. Inventaires Analytique et Budget Section générale Transmet le dossier d immobilisation à la générale pour archivage et validation définitive des écritures comptables. Section générale Reçoit le dossier de et y joint une copie de la fiche de détenteur à obtenir auprès de la section Transmet le dossier pour validation de la création de au chef de service Comptabilité Chef de Service 4. Validation de la création de Chef de Service S'assure que a été correctement valorisée. S'assure de la cohérence entre la fiche d imputation comptable, la Fiche de valorisation de l immobilisation et la Fiche de l immobilisation. Contrôle la présence du cachet "Budget" sur la fiche d'imputation comptable et la fiche de. S'assure que la fiche de détenteur comporte bien la mention lu et approuvé Contrôle la conformité des écritures provisoires Dossier de Signe la fiche de, la fiche de valorisation et la fiche d'imputation comptable et Valide la création de Section Transmet le dossier pour archivage à la section Archive le dossier Transmet une copie de la fiche de, de la fiche de détenteur au département ou au service responsable de la maintenance et de l'entretien. Section Direction de l'exploitation Chrono des immobilisations Direction des affaires générales
Cession des immobilisations Actifs fictifs (Cessions non enregistrées) Autorisation des cession par le DG Signature des PV de cession par la commission de cession et par le DG Contrôles de cohérences effectués par le / Chef de département Comptabilité et Début : Instruction du Chef de et réception du rapport d inventaire des immobilisations 1. Préparation de la cession Service Etablit la liste des immobilisations à céder Joint le rapport d inventaire justifiant de la possibilité d une cession des immobilisations concernées (Valeur d acquisition/ Amortissements cumulés/ VCN) et motivation de la classification desdites immobilisations dans les catégories concernées générale Rapport d'inventaire, motivation Liste des immobilisations à céder Transmet l ensemble au générale 2. Demande de cession générale Reçoit le dossier de cession (Liste des immobilisations à céder + Rapport d inventaire justificatif) Apprécie l opportunité des cessions d immobilisations Vise la liste des immobilisations à céder Rédige une demande d autorisation de cession Transmet le dossier au et Reçoit le dossier de cession (Liste des immobilisations à céder + Rapport d inventaire justificatif + Demande d'autorisation) Apprécie l opportunité des cessions d immobilisations et Vise la liste des immobilisations à céder Signe la demande d autorisation de cession Transmet le dossier à la Direction Générale et Direction Générale Dossier de cession (Liste des immobilisations à céder + Rapport d inventaire justificatif), demande d'autorisation Dossier de cession (Liste des immobilisations à céder + Rapport d inventaire justificatif), demande d'autorisation signée 3. Validation de la demande de cession Direction Générale Reçoit le dossier de cession et la demande d autorisation de cession des immobilisations signée du Chef du Apprécie l opportunité ou non des cessions Appose son accord ou non Retourne le dossier au Chef du et Dossier de cession et la demande d autorisation validés 4. Préparation de la commission de cession et Section Reçoit en retour le dossier de cession validé par le DG Emet un Avis de cession en interne Reçoit les dossiers de candidature du personnel intéressé par les cessions avec mention de l immobilisation sollicitée et prépare le dossier de la commission de cession comprenant la liste des candidats et la liste des immobilisations. Convoque après l expiration du délai de candidature la commission de cession et composée des représentants de tous les départements Commission de cession Dossier de cession validé Avis de cession Dossier de la commission de cession (la liste des candidats et la liste des immobilisations.) Convocation de la commission de cession
Entretien et maintenance des immobilisations Arrêt ou suspension des activités entraînant des pertes d'exploitation Dépassement des budgets d'investissement Cas d'une maintenance ou d'un entretien programmé 1. Enregistrement des immobilisations Début : Réception de la fiche de, de la fiche de détenteur Récupère la documentation relative au fonctionnement, à l'entretien et la maintenance de auprès du service détenteur. Enregistre concernée dans le fichier de suivi des entretiens et de la maintenance. En fontion du rythme d'utilisation, détermine la fréquence des entretiens ou de la maintenance, la nature et la quantité des pièces de rechange à acquérir. Fixe la première date d'entretien ou de maintenance. Remplit une fiche d'entretien/ maintenance pour en indiquant la fréquence d'entretien, le nom du contructeur/fournisseur, la date de premier entretien, le nom du service détenteur, la date de mise en service, etc. Documentation sur le fonctionnement de Fichier de suivi des entretiens Fiche d'entetien/maintenance 2. Programmation des entretiens Responsable Début: A chaque début de mois Détermine un programme des entretiens et de la maintenance en fonction de la fréquence inscrite dans le fichier des entretiens Transmet le programme des entretiens et le fichier des entretiens au responsable pour validation. Vérifie la cohérence du programme d'entretien avec le fichier des entretiens et les fiches d'entretiens Signe le programme d'entretien et transmet au ervice chargé de la pour archivage. Responsable n/s maintenance / entretien n/s maintenance / entretien Programme des entretiens et de la maintenance Programme des entretiens et de la maintenance Fichier des entretiens Demande de service Chrono Entretien et maintenance 3. Préparation des interventions Responsable du Début : Validation du programme d'entretien et de maintenance Prépare un bon d'intervention ou une demande de service si l'entretien ou la maintenance est réalisée par un prestataire (voir section approvisionnement) et y joint la fiche technique de Transmet au Responsable de l'unité le bon d'intervention/ demande de service accompagné de la fiche technique de et du programme des entretiens S'assure de la cohérence des documents reçus et signe le bon d'intervention/ demande de service Transmet bon d'intervention/ demande de service soit au service technique en charge de l'entretien ou de la maintenance soit au service des approvisionnements, archive uen copie du bon d'intenrvention/demande de service. Responsable du n/s maintenance / entretien Service des aprovisionnements Service technique Bon d'intervention ou demande de service Bon d'intervention ou demande de service Fiche technique Bon d'intervention ou demande de service signé(e ) Bon d'intervention ou demande de service signé(e ) 4. Réalisation de l'entretien ou de la maintenance Responsable du A la fin de l'intervention, remplit la fiche technique de l équipement après la réception de la prestation. Soumets la fiche technique accompagnée des justificatifs de la prestation réalisé à la validation du responsable. S'assure de la cohérence et de la conformité des documents justificatifs et appose son visa. Transmet les justificatifs de la prestation réalisée (copie de la fiche technique, facture, bon d'intervention, etc.) au service de la pour enregistrement comptable et imputation analytique et budgétaire. Archive la fiche technique, la copie des documents justificatifs Responsable du n/s maintenance / entretien Service de la Fiche technique Justificatifs de la prestation réalisée (fiche technique, facture, bon d'intervention, etc.) Justificatifs de la prestation réalisée (fiche technique, facture, bon d'intervention, etc.) Chrono Entretien et maintenance Cas d'une panne ou d'un incident Unité détentrice Début: Constat d un dysfonctionnement Emet une fiche de déclaration d incident La fiche de déclaration d'incident indique la nature de l'incident, le code de.
Entretien et maintenance des immobilisations Arrêt ou suspension des activités entraînant des pertes d'exploitation Dépassement des budgets d'investissement 1. Notification de l'incident Chef de l'unité détentrice Signe la fiche et la transmet au qui figure sur la fiche du détenteur (Directeur des exploitations ou Département des Affaires et Services Généraux) - s'il s'agit d'un véhicule : Service Logistique et Transport du département des Affaires et Services Généraux - S'il s'agit d'un bâtiment : Service Entretien des Bâtiments - s'il s'agit de petits équipements: - s'il s'agit de matériel informatique: Service maintenance informatique & NTIC de la Direction d'informatique, de la communication et de la coopération - s'il s'agit d'installations d'exploitation: Département production et maintenance equipements et ouvrages de la n/s maintenance / entretien Fiche de déclaration d incident 2. Traitement de l'incident Reçoit la fiche de déclaration d incident Examine l équipement concerné Effectue le diagnostic et le note dans la fiche technique de Panne légère : Procède au dépannage de l équipement Remplit la fiche technique de l équipement Panne grave : Prépare un bon d'intervention ou une demande de service (Voir approvisionnements) Fiche technique de l équipement
Mise au rébut des immobilisations Augmentation des coûts d'entretien et de maintenance Inefficacité entraînant des pertes d'exploitation ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1. Préparation de la mise au rebut Service Début: Sur la base du rapport d inventaire des immobilisations et sur instruction du Chef de. Etablit la liste des immobilisations à mettre au rebut. Joint le rapport d inventaire justifiant de la possibilité de mise au rebut des immobilisations concernées (Valeur d acquisition/ Amortissements cumulés/ VCN) et motivation de la classification desdites immobilisations dans les catégories concernées Transmet l ensemble au Chef de générale Dossier de mise au rebut (Liste des immobilisations à mettre au rebut + Rapport d inventaire justificatif) 2. Demande de mise au rebut générale et Reçoit le dossier de mise au rebut (Liste des immobilisations à mettre au rebut + Rapport d inventaire justificatif) Apprécie l opportunité de mettre au rebut les immobilisations Vise la liste des immobilisations à mettre au rebut Rédige une demande d autorisation de mettre au rebut Transmet le dossier au et Reçoit le dossier de cession (Liste des immobilisations à mettre au rebut + Rapport d inventaire justificatif + Demande d'autorisation) Apprécie l opportunité de mettre au rebut les immobilisations Vise la liste des immobilisations à mettre au rebut Signe la demande d autorisation de mise au rebut Transmet le dossier à la Direction Générale et Direction Générale Dossier de mise au rebut (Liste des immobilisations à metre au rebut + Rapport d inventaire justificatif), demande d'autorisation Dossier de mise au rebut (Liste des immobilisations à metre au rebut + Rapport d inventaire justificatif), demande d'autorisation signée 3. Valiation de la mise au rebut Direction Générale Reçoit le dossier de mise au rebut et la demande d autorisation de cession des immobilisations signée du Chef de Apprécie l opportunité ou non de la mise au rebut Appose son accord ou non et Dossier de mise au rebut et la demande d autorisation de cession des immobilisations Retourne le dossier au Chef de Reçoit en retour le dossier de mise au rebut validé par le DG 4. Mise au rebut Convoque un huissier de justice pour constater la mise au rebut Convoque un représentant de la section Comptabilité analytique Procède à la mise au rebut Transmet le PV de mise au rebut établit par l huissier au et et PV de mise au rebut
Organisation des inventaires physiques des immobilisations Définition des modalités d organisation et de prise d inventaire physique des immobilisations Répertorie tous les sites à inventorier 1. Préparation des instructions d'inventaire Service Rédige les instructions d inventaires qui comportent les informations suivantes : - La date de début des inventaires - La date de fin des inventaires - Les sites ou magasins à inventorier - L identification claire des familles d immobilisations à inventorier - La collecte, revue, et classification des Fiches détenteurs - Les unités de mesure à utiliser - Les horaires de début des comptages - Les noms des personnes composant les équipes de comptage - Les règles de comptage (double comptage, marquage des immobilisations comptées,etc ) - Les dates à partir desquelles les mouvements d immobilisations doivent être interrompus - La procédure à mettre en œuvre en cas de mouvement pendant l inventaire - Les superviseurs des équipes de comptage - etc Instructions d'inventaire Transmet les instructions d inventaire pour validation au chef de service Instructions d'inventaire Revoie et valide les instructions d'inventaire et les transmet au Chef de département et finances Chef de département et finances Instructions d'inventaire Chef de département Revoie et vise les instructions d'inventaire et les transmet au DG et finances Directeur Général Instructions d'inventaire 2. Emission des instructions d'inventaires Directeur Général Reçoit les instructions d inventaire Relit les instructions d inventaire et apprécie leur pertinence Signe les instructions d inventaire Emet une note de mise en application des instructions d inventaire Retourne les instructions d inventaire signées au Chef de département et finances Chef de département et finances Instructions d'inventaire Instruction d'inventaire signées Chef de département Envoie les instructions d inventaire et une lettre d invitation aux commissaires aux et finances comptes pour assister à la prise d inventaire s il s agit d inventaire de fin d exercice Commissaires aux comptes Instruction d'inventaire signées, lettre d'invitation
Prise d'inventaire Définition des modalités d organisation et de prise d inventaire physique des immobilisations 1. 1ERE EQUIPE DE COMPTAGE Reçoit les instructions d inventaire et les feuilles de comptage Procède au comptage Marque les immobilisations comptées Enregistre les quantités comptées Signe les feuilles de comptage Transmet les feuilles de comptage au superviseur SUPERVISEUR Feuilles de comptage Reçoit les instructions d inventaire et les feuilles de comptage Procède au comptage Marque les immobilisations comptées (Marquage différent du premier comptage) 2. 2EME EQUIPE DE COMPTAGE Enregistre les quantités comptées SUPERVISEUR Feuilles de comptage Signe les feuilles de comptage Transmet les feuilles de comptage au superviseur
- Chef du Département Comptabilité et, - Service Support et Contrôle de gestion - Direction Administrative Financière et Comptable DAFC xxx Transfert des immobilisations Organisation des opérations d acquisitions, de sorties ou d affectations, d aliénation et enfin celles relatives au suivi et contrôle périodique des immobilisations non pétrolières 1. DEPARTEMENT COMPTABILITE ET FINANCES (SERVICE COMPTABILITE MATIERES) / OU RESPONSABLE SERVICE EXPLOITATION & Expression du besoin (Emission d une demande de transfert de matériel) ETUDES INFORMATIQUES/COM MUNICATION, COOPERATION & RELATIONS PUBLIQUES DEPARTEMENT COMPTABILITE ET FINANCES (SERVICE COMPTABILITE MATIERES) Demande de transfert d immobilisation Etablit ou reçoit du Responsable du Service Exploitation & Etudes informatiques (cas matériel informatique) une Demande de transfert d immobilisation Ressort la fiche de l immobilisation concernée Apprécie le bien fondé de la demande de transfert Modifie le Code géographique sur la fiche de l immobilisation Signe la fiche de l immobilisation modifiée Ressort la fiche détenteur y relative 2. DEPARTEMENT COMPTABILITE ET FINANCES (SERVICE COMPTABILITE MATIERES) Appose le cachet «TRANSFERE» sur l ancienne fiche détenteur Crée une fiche de détenteur de remplacement qui comporte les éléments suivants : o Le nom et le prénom du détenteur o La fonction o Le Département o Les codes et désignation de l article o La date d affectation o La date du dernier inventaire physique o Le code géographique Signe la fiche détenteur Met à la disposition de l utilisateur l immobilisation contre décharge sur la fiche de détenteur Remet une copie de la fiche au détenteur Archive la fiche détenteur et la copie de la Fiche de l immobilisation Transmet une copie de la Fiche de transfert et la fiche de l immobilisation avec le nouveau code géographique au Service Support et Contrôle de gestion pour vérification de la mise à jour du listing des immobilisations (code géographique) DETENTEUR SERVICE SUPPORT ET CONTROLE DE GESTION Copie de la fiche détenteur Fiche de transfert et la fiche de l immobilisation Reçoit la liasse de transfert (fiche de transfert+ Fiche de l immobilisation) Vérifie la cohérence entre ces deux fiches 3. Vérifie les imputations géographiques SERVICE SUPPORT ET CONTROLE DE GESTION Vérifie la mise à jour de l engagement y relatif (si non à jour, procède à la mise à jour de l engagement) Fiche d'immobilisation, fiche d'engagement
- Chef du Département Comptabilité et, - Service Support et Contrôle de gestion - Direction Administrative Financière et Comptable DAFC xxx Transfert des immobilisations Organisation des opérations d acquisitions, de sorties ou d affectations, d aliénation et enfin celles relatives au suivi et contrôle périodique des immobilisations non pétrolières SERVICE SUPPORT ET 3. ETAPES : CONTROLE INTERVENANTS DE GESTION : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : Appose le cachet BUDGET sur la fiche de l immobilisation Edite et vise la fiche d engagement.(ceci en cas de changement de département ayant des implications sur la consommation budgétaire si non négligeable) Reçoit la fiche de détenteur du (Service Comptabilité 4. DETENTEUR Signe la fiche de détenteur suivi de la mention Lu et Approuvé Reçoit l équipement Retourne l original de la fiche détenteur signée au ( DEPARTEMENT COMPTABILITE ET FINANCES (SERVICE COMPTABILITE MATIERES) Fiche détenteur signée Conserve une copie de la fiche