Termes de références Mission n 12INI136 TCHAD / Mission de diagnostic en vue de renforcer le système d approvisionnement et des stocks d ARV du niveau périphérique vers le niveau central. Demandeur : CNLS I. Contexte Le Fonds de Soutien aux Activités en matière de Population (FOSAP), organisme paraétatique, est le principal récipiendaire de la subvention n VIH TCD-810-G05-H du Fonds mondial avec entre autres la responsabilité du transfert de la gestion des produits médicaux à la Centrale Pharmaceutique d Achats (CPA). La CPA est donc devenue dans le cadre de la Série 8 du Fonds mondial, Sous Récipiendaire de la subvention accordée au FOSAP. La CPA du Tchad est une structure paraétatique dotée d une autonomie de gestion, et chargée de l approvisionnement du pays en médicaments essentiels. Elle reprend donc les activités qui étaient précédemment confiées à la cellule de gestion des ARV du CNLS/PNLS pour l approvisionnement, le stockage et la distribution des produits de santé liés au VIH. Au niveau de la distribution, la CPA s appuie sur les Pharmacies Régionales (PRA) pour atteindre les services périphériques de santé. La CPA rencontre aujourd hui des difficultés notamment dans la passation des commandes et la livraison des médicaments en périphérie, qui demeure son principal goulot d étranglement. D autres difficultés ont été relevées et nécessitent une solution rapide, à savoir : Quantifications : Actuellement, les quantifications sont faites sur base des commandes passées et des rapports d activités (nombre de patients sous traitement) des PRA, Services de prise en charge et des Centres de Dépistage Volontaire. Chacune de ces entités transmet ces informations au Programme Sectoriel de Lutte contre le Sida (PSLS) pour traitement. Toutefois, l approche n est pas standardisée entre les régions et les différentes structures. Les informations transmises n indiquent pas, entre autres, le nombre de patients suivis ou encore la situation du stock au niveau régional et/ou au niveau du district. En outre, on dénote une absence de vérification, d inventaires et d informations opérationnelles pour gérer les stocks et analyser la consommation en médicaments. Le système actuel ne permet donc pas de produire des informations régulières et fiables sur les stocks existants et donc d assurer une continuité de la disponibilité en médicaments et produits médicaux. Système de suivi évaluation : Le système de suivi-évaluation des patients et des produits pharmaceutiques ne fournit pas de données systématiques et fiables ni sur les caractéristiques des files actives, ni sur la consommation par site. Ceci s explique par le manque d outils adaptés, de formation du personnel, et l absence de circuits d informations structurés et supervisés. Ces imprécisions sur l effectif de la file active constituent un handicap sérieux pour l approvisionnement adéquat des sites de prise en charge en médicaments et réactifs. Les évaluations récentes de la file active variant du simple au double. Cette investigation vient d être confiée à un consultant mobilisé par ONUSIDA. 12INI136 1
Distribution : La distribution des médicaments est peu intégrée au système national, ce qui engendre des disponibilités irrégulières des médicaments et autres produits médicaux au sein des sites de prise en charge. La nécessité de renforcer les capacités de la CPA et d appuyer les Pharmacies Régionales dans leurs missions est donc admise par toutes les parties prenantes et demeure une priorité. Le CNLS a donc sollicité auprès de l Initiative 5% une mission de diagnostic afin d identifier tous les goulots d étranglements et les réponses à y apporter. L objectif étant de rendre opérationnel l outil informatique existant au niveau des Pharmacies Régionales et de la CPA, pour permettre une meilleure maîtrise des commandes et des stocks. Ceci afin de favoriser la constitution de stocks de sécurité adéquats au sein des sites de prise en charge permettant d anticiper efficacement les ruptures et de garantir le continuum thérapeutique des patients sous ARV. II. Description de la mission d expertise 1) Objectif général de la mission L objectif général de la mission vise à réaliser un diagnostic pour permettre l opérationnalisation du système de gestion informatisé des produits de santé liés au VIH, au niveau central et régional. La mise en place de ce dispositif informatique permettra à terme de renforcer la fiabilité et la circulation des données relatives à la file active des patients traités et à la gestion des approvisionnements et des Stocks. 2) Objectifs spécifiques Objectif spécifique 1 / Volet Pharmacie : - Identifier les goulots d étranglements et les dysfonctionnements du système d approvisionnement / distribution des produits de santé liés au VIH aux différents niveaux de la pyramide sanitaire (CNLS/PSLS, DSIS, CPA, PRA) et proposer des mesures correctrices. Objectif spécifique 2 / Volet Informatique : - Identifier les forces et faiblesses du système de gestion informatisé afin de le rendre plus opérationnel (harmonisation des paramétrages et des formats des outils de gestion notamment). Cette analyse devra permettre à la Centrale Pharmaceutique d Achats et/ou aux Pharmacies Régionales (PRA) d exploiter en continu les informations GAS spécifiques aux ARV demandées par la DSIS et/ou le CNLS. 3) Description des activités Les experts prendront connaissance du rapport d évaluation de la CPA transmis par FEI. Les experts devront effectuer une visite à l intérieur du pays à Moundou, afin d évaluer la situation au niveau périphérique. Cette visite sera coordonnée avec le PSLS en termes de calendrier, de personnes à rencontrer et des volets plus spécifiques à évaluer, entre autres. Le contenu de ces missions à l intérieur du pays sera transmis à FEI par les experts après discussion et validation par le CNLS/PSLS. Il est à noter que cette visite ne pourra se faire que si les conditions de sécurité le permettent et après information préalable de l Ambassade de France à N Djamena. 12INI136 2
Activité 1 /Volet pharmaceutique : L expert appuiera en particulier le Responsable de la gestion des ARV à la CPA. 1. Procéder à une évaluation du circuit d approvisionnement : Evaluer l organisation du circuit des ARV depuis l approvisionnement jusqu à la distribution dans les sites périphériques ; Faire un mapping du circuit de distribution en identifiant les différents acteurs, les risques associés en particulier les risques liés à la maîtrise de la chaîne de distribution (impact sur la qualité du produit, sur les risques de rupture) ; Evaluer les capacités de stockage des sites périphériques conformément aux Bonnes Pratiques de stockage pharmaceutique ; Evaluer la capacité de traçabilité pharmaceutique de la chaine de distribution (niveau central et périphérique) ; Identifier les écarts entre la procédure de collecte de données mise en place et les difficultés opérationnelles rencontrées à tous les niveaux de la chaine d information (régularité des rapports, durée de validation, etc.) ; Evaluer la qualité des données sur un échantillon de rapports de consommation et de dossiers médicaux ; Vérifier l adéquation entre les outils de collecte et les modèles de rapports à disposition dans les sites de prise en charge des patients et les documents de référence actualisés au niveau central ; Analyser les raisons qualitatives des ruptures de stock en ARV au niveau central et périphérique ; Lister les informations nécessaires pour réaliser le plan national d approvisionnement et de distribution en ARV ; Evaluer les capacités en Assurance Qualité de la chaine de distribution Pharmaceutique. 2. Proposer, sur la base de l évaluation produite, des améliorations du circuit (mise à jour des outils, circuits et procédures) en partenariat avec les acteurs impliqués dans le circuit d information pharmaceutique. 3. Elaborer ou adapter, sur la base de l évaluation produite, un cahier des charges fonctionnel et technique du système informatisé de gestion des approvisionnements et des stocks existant, permettant : De consolider les informations relatives à la valeur des achats ; De renforcer le système de gestion des approvisionnements et des stocks ; D établir les besoins des sites de prise en charge et de garantir le continuum thérapeutique des personnes sous traitement, en mettant en place des stocks de sécurité adaptés ; De connaître l effectif de la file active en temps réel. Activité 2 / Maitrise du système d information pharmaceutique : 1. Analyser les fonctionnalités du système d information existant (paramétrage, sauvegarde des données etc.). 12INI136 3
2. Analyser les besoins informatique (matériel, formation, personnel). 3. Analyser les logiciels utilisés au niveau central, leurs degrés d utilisation et leurs compatibilités aux besoins. 4. Revoir les fonctionnalités des logiciels de la facilité de la programmation des intrants au développement de rapports de dispensation et de patients répartis par protocoles. 5. Etudier les avantages et les contraintes de mise en place du logiciel, des mises à jour et des moyens de sauvegarde des données et de maintenance (d un point de vue pratique et financier). 6. Evaluer les possibilités de la mise en place d un système informatique harmonisé entre la CPA et les PRA, à partir du logiciel SAGE SARI ligne 100 et 30. 7. Evaluer l état du suivi de la consommation des sites de prise en charge à travers l informatisation de la gestion des stocks (SGI - Système de Gestion Informatisée). 8. Comparer les niveaux de compétences informatiques nécessaires pour l utilisation du logiciel. 9. Formuler des recommandations permettant de : Détailler les spécifications du logiciel ; Détailler un plan de gestion des exigences ; Définir les frontières du système du logiciel ; Structurer le modèle des cas d utilisations ; Développer une vision générale du logiciel pour les utilisateurs. 4) Résultats à atteindre Les forces et faiblesses du système de gestion informatisé actuel ont été identifiées et des solutions permettant le traitement des informations relatives à la file active de patients sous traitements, consolidées par des informations GAS de qualité, sont proposées. III. Expertise demandée Profil d expert demandé 1) Nombre d experts : 2 2) Profil d expert Expert ingénieur informaticien : A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en informatique. - Spécialisation / Compétence en épidémiologie et dans le développement de systèmes d informations sanitaires. - Excellentes qualités /capacités : de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes - Excellente maitrise du français (écrit / oral). 12INI136 4
- Maitrise obligatoire du logiciel SAGE SARI (logiciel de gestion commercial et des stocks de la CPA-PRA). B. Expérience professionnelle générale : - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans la programmation de système de gestion informatisé pour le suivi des patients sous traitement ARV. Expert pharmacien : A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en pharmacie. - Spécialisation / Compétence dans la gestion des achats, approvisionnements et des stocks du médicament. - Excellentes qualités /capacités : de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs d analyse et résolution des problèmes - Excellente maitrise du français (écrit / oral). B. Expérience professionnelle générale : - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans l organisation, la gestion et l évaluation des approvisionnements et des stocks pharmaceutiques (achat, stockage, distribution). - Expérience similaire dans le domaine de l évaluation de la chaine des approvisionnements et des systèmes d assurance qualité en pharmacie (Bonnes pratiques, Achats, Stockage, Distribution). - Expérience/connaissance du Fonds Mondial : procédures, outils de suivi-évaluation, reporting, plan d achat et approvisionnement. C. Expérience professionnelle spécifique : - Une expérience professionnelle au Tchad et dans le secteur de la pharmacie est indispensable. IV. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Mars - Juin 2013 2) Date de démarrage : Mars 2013 - Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle de l'ambassade de France en début de mission pour une réunion d information et pour être entretenus des conditions de sécurité au Tchad et des modalités de transport à Moundou. - La mission débutera par un briefing au CNLS avec l ensemble des partenaires concernés, portant sur la présentation de la mission, des objectifs, de la méthodologie envisagée et des résultats à atteindre. 12INI136 5
- Le PSLS précisera aux experts les modalités de la visite à l intérieur du pays à Moundo en termes de calendrier et de personnes à rencontrer. Cette visite ne pourra se faire que si les conditions de sécurité le permettent. Le descriptif sera transmis par les experts à FEI. 3) Date de fin : Juin 2013 La mission se terminera par un débriefing de la mission au CNLS avec l ensemble des partenaires concernés. 4) Durée effective : 52 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l expert 1 est de : 26 - Expert 1 : 2 missions de 12 jours d expertise chacune = 24 - Expert 1 : 2 jours d expertise à distance pour la rédaction de document = 2 La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l expert 2 est de : 26 - Expert 2 : 2 missions de 12 jours d expertise chacune = 24 - Expert 2 : 2 jours d expertise à distance pour la rédaction de document = 2 5) Planning/calendrier : Une proposition de planning prévisionnel devra être faite par les experts, respectant la période de mise en œuvre. Description des Lieu Période Durée (H/J) Durée (H/J) activités Expert 1 : Expert 2 Objectif 1-2 TCHAD Mars - Juin 12 12 2013 Objectif 1-2 TCHAD Mars-Juin 12 12 2013 Rédaction des Distance Mars-Juin 2 2 documents 2013 Total 26 26 V. Livrables - Un rapport d évaluation global reprenant les deux volets (informatique et pharmaceutique). Y joindre les outils d évaluation utilisés : questionnaires, grilles d entretiens ( ). - Le rapport devra être transmis dans un délai de 15 jours après le retour des experts. VI. Rapport de mission - Un compte rendu de mission par expert (maximum de 5 pages et suivant modèle) devra être remis dans un délai de 30 jours après le retour de chaque mission. - Langue du rapport : français. VII. Informations pratiques 12INI136 6
1) Modalité de travail - Bureau : Mise à disposition d un bureau au Programme sectoriel de Lutte Contre Le Sida (PSLS) - La logistique sera assurée par : PSLS - Mise à disposition d un véhicule : Oui 2) Matériel à disposition - Ordinateur : Personnel - Imprimante : Oui 12INI136 7