RÈGLES INTERNES RELATIVES AUX STAGES ET VISITES D'ÉTUDES AU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPÉEN PARTIE I : LES STAGES

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1 P A R L E M E N T E U R O P É E N RÈGLES INTERNES RELATIVES AUX STAGES ET VISITES D'ÉTUDES AU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPÉEN PARTIE I : LES STAGES Chapitre 1 - Dispositions générales Article 1 Les différents types de stages au Parlement européen 1. Pour contribuer à l'éducation européenne et à la formation professionnelle des citoyens ainsi qu'à leur initiation au fonctionnement de l'institution, le Parlement européen offre plusieurs possibilités de stages au sein de son secrétariat général. 2. Ces possibilités sont : a) des stages rémunérés, régis par le Chapitre 3 du présent document : - stages Robert Schuman, option générale - stages Robert Schuman, option journalisme b) des stages non rémunérés, régis par le Chapitre 4 du présent document. Article 2 Champ d'application Les présentes règles s'appliquent à tous les stages, à l'exception des stages pour interprètes de conférence et des stages pour traducteurs, qui sont régis par des règles distinctes. 1/11

2 Chapitre 2 - Dispositions applicables à tous les stages Article 3 Compétence administrative et financière 1. L'autorité habilitée à décider l'admission à tous les stages régis par les présentes règles (ciaprès appelée l'autorité compétente) est le directeur général du Personnel ou son délégué. 2. Après approbation du budget du Parlement européen, l'autorité compétente décide du nombre maximum de stages rémunérés et de stages non rémunérés à réaliser pendant l'exercice budgétaire, ainsi que le pourcentage de stages qui peuvent faire l'objet de prolongations aux termes de ces règles. Article 4 Le comité consultatif des stages 1. Le Comité consultatif des stages (ci-après appelé le comité) a pour mission de veiller à la qualité du contenu et du déroulement des stages ainsi qu'à la mise en place d'un dispositif d'accueil des stagiaires. Il fait à ce propos toute recommandation au Secrétaire général. Il reçoit et analyse les rapports de stage rédigés par les stagiaires ainsi que les rapports d'évaluation établis par les maîtres de stage. Les résultats de cette analyse sont transmis au Secrétaire général et au directeur général du Personnel. Il est consulté sur tout projet de modification des règles. 2. Le comité est composé d'un représentant de chaque direction générale et unité administrative autonome, désigné par le Secrétaire général parmi les fonctionnaires responsables des stages dans chacune de ces entités. Le Secrétaire général nomme le président du comité, le secrétaire et un observateur du Comité pour l'égalité des chances entre hommes et femmes (COPEC). La durée du mandat des membres, du président, du secrétaire et de l'observateur du COPEC est d'un an renouvelable. 1. Les stagiaires doivent : Article 5 Conditions générales d'admission a) avoir la nationalité d'un État membre de l'union européenne ou d'un pays candidat à l'adhésion à l'union européenne; b) avoir atteint 18 ans à la date de début du stage; c) avoir une connaissance approfondie d'une des langues officielles de l'union européenne et une bonne connaissance d'une autre de ces langues; d) ne pas avoir bénéficié d'un stage rémunéré ou d'un engagement salarié de plus de quatre semaines consécutives auprès d'une institution européenne ou d'un membre ou d'un groupe politique du Parlement européen. 2. Par dérogation au paragraphe précédent, peuvent bénéficier d'un stage au sein du Parlement européen, les citoyens de pays tiers autres que ceux des pays candidats à l'adhésion à l'union européenne, jusqu'à concurrence de 5 % du nombre total de stages tel que fixé par l'autorité compétente selon l'article 3, s'ils y sont autorisés par l'autorité compétente, après examen du dossier. 2/11

3 Article 6 Procédure d'admission 1. Les candidats adressent leur candidature, au moyen du formulaire arrêté à cet effet, accompagné de toutes les pièces justificatives requises, au service "Agents contractuels, stages Robert Schuman" de la direction générale du Personnel (ci-après appelé le service compétent). 2. Le service compétent examine la recevabilité des candidatures, sur base des conditions générales d'admission fixées à l'article 5 et des conditions spécifiques d'admission aux différents types de stages définies aux articles 18 et 21. Pour chaque période de stage, il transmet toutes les données pertinentes de chaque candidature recevable aux directeurs généraux et aux responsables des unités administratives autonomes du Secrétariat général, en tenant compte des souhaits exprimés par les candidats. Cette transmission peut se faire par voie informatique. 3. Les directeurs généraux et responsables des unités administratives autonomes du Secrétariat général examinent ces candidatures, sur base des mérites des candidats, des besoins spécifiques liés aux activités prévues de ces unités et des capacités d'accueil de leurs services. Ils précisent, pour chaque candidature proposée, le service d'affectation et les coordonnées du maître de stage et transmettent le thème prévu par celui-ci pour le déroulement du stage. Ils communiquent au service compétent les choix effectués, classés par ordre de priorité; à égalité de mérite, celui-ci prendra en considération une répartition géographique de l'origine des candidats aussi équilibrée que possible, ainsi qu'un équilibre entre femmes et hommes. Le Parlement européen mène une politique d'égalité des chances, et met en place des actions positives à l'égard des personnes ayant un handicap dans le domaine du recrutement des stagiaires, comme établi dans le Code révisé de bonne conduite pour l'emploi des personnes handicapées, adopté par le Bureau le 22 juin L'autorité compétente arrête la liste des candidats ainsi proposés en fonction du nombre total des stages autorisés conformément aux dispositions de l'article À l'issue de chaque procédure de sélection, le service compétent informe le comité du nombre de candidatures reçues, du nombre de candidatures recevables et du résultat des sélections effectuées. 6. Le résultat de la procédure de sélection n'est pas publié. Article 7 Obligations générales des stagiaires 1. Pendant toute la période de stage, les stagiaires sont placés sous la responsabilité d'un maître de stage. 2. Les stagiaires sont tenus de se conformer aux instructions données par leur maître de stage et par la hiérarchie du service d'affectation ainsi qu'aux directives administratives de l'autorité compétente. Ils doivent également respecter les règles internes de fonctionnement du Parlement européen, notamment celles qui concernent la sécurité. 3. Les stagiaires doivent contribuer aux travaux des services auxquels ils sont affectés. Les droits d'auteur sur les études effectuées pendant le stage appartiennent au Parlement européen. 4. Les stagiaires ne doivent pas avoir avec des tiers d'engagements professionnels qui seraient incompatibles avec leur stage. Ils sont tenus d'observer le devoir usuel de réserve et de 3/11

4 discrétion sur les faits et informations qui viendraient à leur connaissance au cours de leur séjour dans l'institution. Il leur est interdit de communiquer à quiconque des documents ou des informations qui n'auraient pas été rendus publics, sauf accord préalable de l'institution. Ils restent soumis à cette obligation après la fin de leur stage. Article 8 Fonctions du maître de stage 1. Le maître de stage élabore un plan de stage et supervise les travaux des stagiaires pendant toute la durée du stage. 2. À défaut de dispositions spécifiques arrêtées par la direction générale d'accueil et communiquées au service compétent conformément à l'article 26.2, le maître de stage assiste le stagiaire pour toute question d'ordre administratif et assure la liaison administrative de celuici avec le service compétent. 3. Le maître de stage informe sans délai le service compétent de tout événement significatif intervenant pendant la durée du stage (notamment absences, maladies, accidents, interruption du stage) qu'il aura constaté ou dont il aura été informé par le stagiaire. 4. Le maître de stage élabore une évaluation du stage, selon le formulaire arrêté à cet effet, et certifie la période effective de sa réalisation. 1. Suspension temporaire et interruption Article 9 Suspension du stage a) Les stages peuvent être suspendus temporairement par l'autorité compétente, pendant un maximum d'un mois, ou interrompus définitivement : - soit à la demande motivée du stagiaire, adressée à l'autorité compétente et visée par le maître de stage, - soit à la demande motivée du maître de stage, visée par son directeur général, et adressée à l'autorité compétente; une interruption définitive du stage peut notamment être demandée pour des raisons fonctionnelles impérieuses, pour des prestations insuffisantes, ou pour manquement aux obligations de la part du stagiaire, - soit par décision motivée de l'autorité compétente, notamment pour des raisons fonctionnelles impérieuses ou pour manquement aux obligations de la part du stagiaire. b) Pendant une suspension temporaire du stage, les droits et obligations respectifs du Parlement européen et du stagiaire sont suspendus, sans préjudice des dispositions de l'article 7.4. Si elle est décidée à la demande du maître de stage, le stagiaire peut demander à l'autorité compétente à continuer son stage dans un autre service, ou à terminer définitivement son stage à la date du début de la suspension. 2. Absences non justifiées 4/11

5 En cas d'absence du stagiaire, non justifiée par une décision de suspension ou d'interruption du stage par l'autorité compétente, ni par un congé de maladie selon l'article 15, après communication de cette absence à l'autorité compétente par le maître de stage, celle-ci notifie au stagiaire, par écrit, à son adresse déclarée, de se présenter dans le service dans lequel le stage se réalise, endéans une semaine après réception de la notification. L'autorité compétente décide après ce délai s'il y a lieu de prononcer la fin du stage et, le cas échéant, en fixe la date d'effet. Article 10 Fin du stage 1. Le stage prend fin à l'expiration de la période pour laquelle il a été accordé, ou après décision de l'autorité compétente selon les termes de l'article précédent. 2. À l'issue du stage sont élaborés un rapport de stage par le stagiaire et une évaluation du stage par le maître de stage selon le formulaire unique arrêté à cet effet, signé par le stagiaire et le maître de stage, qui l'envoie au service compétent. 3. Sur la base du rapport de stage, le service compétent remet un certificat de stage au stagiaire selon le formulaire arrêté à cet effet, dans lequel sont précisés la durée du stage, le service d'affectation, le nom du maître de stage et la nature des travaux confiés. Article 11 Frais de voyage de début et de fin de stage 1. Les stagiaires ont droit à un paiement forfaitaire pour contribuer aux frais de voyage, entre leur résidence effective et le lieu d'affectation du stage exposés au début et à la fin de leur stage. Ce droit est acquis dès que la distance entre ces deux lieux est supérieure à 50 km. Aucune demande de changement d'adresse de résidence effective ne sera accordée après la décision d'octroi du stage. Le paiement relatif au voyage vers le lieu d'affectation sera effectué au début du stage et celui relatif au retour vers le lieu de résidence effective à la fin du stage. 2. Le paiement forfaitaire se fait sur base : de 0, EUR par kilomètre de 1 à 1000 kilomètres inclus; de 0, EUR par kilomètre pour la partie à compter de 1001 kilomètres. de 0,0000 EUR au-delà de kilomètres. 3. Par dérogation au paragraphe 1 de cet article si, pendant le premier mois de stage, - le stage est interrompu définitivement à la demande du stagiaire (article 9.1.a) sans qu'une raison impérieuse le justifie, - ou une absence non justifiée du stagiaire (article 9.2) est constatée entraînant une décision de fin de stage par l'autorité compétente, l'autorité compétente peut décider que les frais de retour ne sont pas dus. 1 L'indemnité kilométrique est adaptée chaque année au 1er janvier dans la même proportion que la rémunération. 5/11

6 Article 12 Frais de déplacement en cours de stage 1. Au cours de leur stage, les stagiaires peuvent être envoyés en mission vers les différents lieux habituels de travail du Parlement européen pour suivre les travaux parlementaires. Deux missions, d'une durée totale de deux jours chacune, peuvent être autorisées dans ce cadre par l'autorité compétente. 2. Sur demande motivée des directeurs généraux des Services de la Présidence et de l'information, les stagiaires affectés à ces directions générales peuvent être autorisés par l'autorité compétente à bénéficier d'un nombre plus élevé de missions et de missions plus longues pour suivre les sessions du Parlement européen. 3. a) Les stagiaires envoyés en mission pour une durée de deux jours perçoivent un montant forfaitaire de : 380 EUR 1 pour une mission de Bruxelles à Strasbourg; 320 EUR¹ pour une mission de Luxembourg à Strasbourg; 320 EUR¹ pour une mission de Luxembourg à Bruxelles. b) Les stagiaires envoyés en mission à Strasbourg pour une durée plus longue selon 2 de cet article, perçoivent 130,94 EUR¹ par jour supplémentaire (indemnité journalière et forfait de nuit) pour les jours excédents les deux premiers jours. c) Les stagiaires affectés aux Bureaux d'information des Etats membres ou des pays candidats (autres que Luxembourg, Bruxelles ou Strasbourg) perçoivent 154,31 EUR¹ par jour pour les missions à Bruxelles et 130,94 EUR¹ par jour pour les missions à Strasbourg et se voient rembourser les frais de transport sur présentation des originaux des pièces justificatives. Une mission effectuée en avion est remboursée uniquement en classe économique sur présentation du billet et de la carte d'embarquement ou preuve équivalente. 4. Les maîtres de stage remplissent les formulaires de demande de mission, les font viser par leur directeur général ou son délégué et les envoient pour autorisation au Service des stages Robert Schuman au moins une semaine avant la date de la mission. Après la mission, les maîtres de stage, ou les personnes déléguées de la direction générale à cet effet, signent la déclaration de mission effectuée, qui doit être envoyée au même service. Article 13 Assurance maladie-accident 1. Les stagiaires doivent être couverts contre les risques de maladie et d'accident. Le Parlement européen contracte une assurance en leur faveur en prenant en charge la totalité des primes des stagiaires non rémunérés et deux tiers de celles des stagiaires rémunérés. 2. À la demande des stagiaires, le Parlement européen peut également assurer leur conjoint et leurs enfants. Dans ce cas, les primes sont à la charge des stagiaires. 1 Ces sommes sont adaptées annuellement au 1er janvier, sans effet rétroactif, en fonction de l'adaptation des frais de mission des fonctionnaires du Parlement. 6/11

7 Article 14 Congés Les stagiaires ont droit à deux jours de congé par mois de stage effectué. Les demandes de congés doivent être remises au maître de stage, qui les vise et les envoie au service compétent. Les jours de congés non pris ne seront pas remboursés. Article 15 Congés de maladie En cas de maladie, les stagiaires sont tenus d'avertir immédiatement leur maître de stage et, si l'absence excède trois jours calendrier, de faire parvenir un certificat médical au Cabinet médical, qui informe le service compétent. Chapitre 3 - Dispositions propres aux stages rémunérés Article 16 Objet des stages rémunérés Les stages rémunérés sont réservés à des diplômés universitaires ou d'écoles assimilées. Ils ont pour objet de leur permettre de compléter les connaissances qu'ils ont acquises au cours de leurs études et de se familiariser avec l'activité de l'union européenne et en particulier du Parlement européen. Article 17 Les différents stages rémunérés Les différents stages rémunérés sont : - les stages Robert Schuman, option générale - les stages Robert Schuman, option journalisme. Article 18 Les conditions spécifiques d'admission aux stages rémunérés 1. Tout candidat à un stage rémunéré doit : a) avoir achevé, avant la date limite d'introduction des demandes, des études universitaires d'une durée minimale de trois ans sanctionnées par un diplôme; b) présenter une attestation d'un professeur de l'enseignement supérieur ou d'un professionnel qui peut s'exprimer de façon objective sur les aptitudes du candidat. 2. Les candidats aux stages Robert Schuman, option générale, doivent en outre prouver avoir rédigé, dans le cadre d'un diplôme universitaire ou pour une publication scientifique, un travail écrit substantiel. Un de ces stages portant le nom "bourse Chris Piening" 1 pourra être attribué à un candidat 1 Fonctionnaire du Parlement, décédé en 2001, et qui a organisé les premières rencontres entre le 7/11

8 dont le travail aura été dédié particulièrement aux relations entre l'union européenne et les États-Unis. 3. Les candidats aux stages Robert Schuman, option journalisme, doivent en outre avoir une compétence professionnelle justifiée soit par des publications, soit par l'inscription à l'ordre des journalistes d'un État membre de l'union européenne, soit par l'acquisition d'une formation de journaliste reconnue dans les États membres de l'union européenne ou dans les États candidats à l'adhésion à l'union européenne. Article 19 Durée des stages rémunérés 1. La durée des stages rémunérés est de cinq mois. Leurs périodes d'effet ainsi que les dates limites de réception des actes de candidature sont reprises dans le tableau suivant: DÉBUT DU STAGE DURÉE DATE LIMITE DE RÉCEPTION DE L'ACTE DE CANDIDATURE 1 er mars 5 mois 15 octobre 1 er octobre 5 mois 15 mai 2. Les stages rémunérés ne peuvent pas faire l'objet de prolongation. Article 20 Droits pécuniaires 1. L'assiette pour le calcul des bourses de stage est le traitement mensuel de base d'un fonctionnaire de grade AD5 1, échelon 4, affecté du coefficient correcteur pour le pays où le stage a lieu. Ce montant est mis à jour annuellement au 1 er janvier. 2. La valeur mensuelle de la bourse est fixée à 25 % de ce montant. Elle est payable au 15 de chaque mois, en. 3. Le stagiaire boursier marié et/ou ayant un ou plusieurs enfants à charge a droit à une prime de ménage, dont le niveau est fixé à 5 % de ce montant. 4. Si le stagiaire boursier perçoit, pendant son stage, un revenu extérieur (salaire), ce dernier est déduit du montant auquel il a droit au titre des paragraphes 2 et Le stagiaire peut demander, à son arrivée, une avance sur la bourse mensuelle du 1 er mois, qui peut être autorisée par l'autorité compétente. Elle ne peut dépasser 90 % du montant mensuel de la bourse. 6. Le stagiaire est le seul responsable du respect de ses obligations fiscales. La bourse n'est pas soumise à l'impôt communautaire. 7. S'il est mis définitivement fin au stage avant l'échéance prévue, le paiement de la bourse est effectué au prorata du nombre de jours prestés. Parlement européen et le Congrès américain. 1 A*5 jusqu'au 30 avril /11

9 8. Sur présentation des pièces justificatives appropriées, le stagiaire handicapé peut recevoir un paiement supplémentaire jusqu'à 50 % de sa bourse. Le Bureau des stages peut consulter le service médical si nécessaire. Chapitre 4 - Dispositions propres aux stages non rémunérés Article 21 Objet et conditions spécifiques d'admission aux stages non rémunérés 1. Le Parlement européen offre aux jeunes qui sont déjà titulaires du baccalauréat avant la date limite d'introduction des demandes ou qui ont fait des études supérieures ou techniques équivalentes à ce niveau la possibilité de faire des stages pratiques non rémunérés. Ceux-ci sont réservés en priorité aux jeunes ayant à accomplir un stage dans le cadre de leur cursus de formation. 2. Si un stage est prévu dans le cadre - du cursus d'une université ou école de niveau équivalent, - de la formation professionnelle de haut niveau organisée par un organisme sans but lucratif (instituts ou organismes publics notamment), - d'une obligation pour l'accès à l'exercice d'une profession, le Parlement européen peut accueillir des jeunes citoyens remplissant les conditions générales d'admission sur justification de ces organismes ou des entités qui accordent l'accès à l'exercice d'une profession. Des protocoles de coopération peuvent être signés dans cette perspective, dans le respect intégral des présentes règles. Article 22 Durée des stages non rémunérés 1. La durée des stages non rémunérés est d'un à quatre mois, avec possibilité de dérogation de la date de début et de la durée du stage par l'autorité compétente si les stages sont réalisés en application de protocoles établis selon l'article Leurs dates de début ainsi que les dates limites de réception des actes de candidature sont reprises dans le tableau suivant : DÉBUT DU STAGE DURÉE DATE LIMITE DE RÉCEPTION DE L'ACTE DE CANDIDATURE 1 er janvier maximum 4 mois 1 er octobre 1 er mai maximum 4 mois 1 er février 1 er septembre maximum 4 mois 1 er juin 2. Les stages peuvent être prolongés à titre exceptionnel pour une durée maximale de deux mois, par décision de l'autorité compétente sur demande motivée du maître de stage, visée par son directeur général et adressée à l'autorité compétente au moins deux semaines avant la fin du stage. Le stage est prolongé sans période d'interruption; la prolongation de stage s'effectue aux mêmes lieu et service d'affectation, sous la direction du même maître de stage. 9/11

10 PARTIE II : LES VISITES D'ÉTUDES Article Les visites d'études ont pour but de permettre à des citoyens d'approfondir l'étude de sujets déterminés relatifs à l'intégration européenne, soit par consultation de documents dans les bibliothèques ou les archives du Parlement européen, soit par contact avec des députés européens ou des fonctionnaires spécialisés. 2. La durée maximale des visites d'études est d'un mois. 3. Les personnes souhaitant effectuer une visite d'études doivent adresser leur demande à l'autorité compétente de la direction générale du Personnel. Le service compétent vérifie les possibilités d'accueil auprès des services ou organes du Parlement européen concernés et informe les intéressés des suites réservées à leur demande. 4. Le Parlement européen ne participe pas aux frais éventuels, de quelque nature que ce soit, des visiteurs. 10/11

11 PARTIE III : DISPOSITIONS FINALES Article 24 Litiges Les litiges résultant de l'application des présentes règles relèvent du directeur général du Personnel sauf lorsque cette autorité est en cause, auquel cas ils relèvent du Secrétaire général. Article 25 L'admission à un stage ne confère en aucun cas au candidat la qualité de fonctionnaire ou d'agent de l'union européenne et ne donne, à aucun titre, droit à un engagement ultérieur. Article 26 Entrée en vigueur 1. Les présentes règles internes qui annulent et remplacent les dispositions antérieures entrent en vigueur le 15 février Les directions générales en tant que destinataires des présentes règles, prennent les dispositions nécessaires pour en assurer l'application la plus adéquate, et les communiquent au service compétent. 3. Les stages en cours à cette date resteront régis par les règles internes relatives aux stages et visites d'études au secrétariat général du Parlement européen du 18 mai Fait à Luxembourg, le 1er février 2006 Julian PRIESTLEY Secrétaire général 11/11