Guide de la gestion de parc logiciel

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1 2004 Microsoft Corporation. Tous droits réservés. Microsoft, le logo Microsoft, Office, le logo Office et Windows sont soit des marques déposées soit des marques de fabrique de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Toutes les autres marques déposées appartiennent à leurs propriétaires respectifs. VMS /02 Ref. PUBLITRANS : Guide SAM Guide de la gestion de parc logiciel

2 Edito L informatique est utilisée quotidiennement par 75 % de la population active. Simple aide bureautique ou pilier de votre activité, elle nécessite une gestion rigoureuse et sa valeur ajoutée réside en grande partie dans le logiciel. La stratégie d équipement et de maintenance de vos logiciels est donc importante pour optimiser votre informatique. Le logiciel à ce titre mérite une gestion proactive, saine et volontaire. Or on sait que de nombreuses organisations négligent cette gestion faute d outils et de méthodes. Il en résulte un laisser faire propice à la copie illégale et aux nombreux risques qui y sont liés. Ce guide est conçu pour aider les entreprises à comprendre les bases de la gestion de parc logiciel, et pour leur fournir les informations essentielles, les conseils et les outils afin de bénéficier des avantages d une saine gestion des actifs logiciels. Avec ce guide, vous serez à même d effectuer une rapide évaluation de vos besoins dans le domaine de la gestion de parc logiciel et, si nécessaire, de mettre en place un ensemble de pratiques au sein de votre entreprise afin d optimiser le retour sur investissement de vos logiciels. Nous avons développé ce guide en souhaitant toujours rester pratique et concret. Son format vous permet de l utiliser comme un document de travail que vous pouvez facilement emporter avec vous pour vous y référer fréquemment.

3 Suivez notre approche par étapes Sommaire Utilisez les pages d index et le sommaire pour étudier plus en détail la gestion de parc logiciel. Quels sont les avantages apportés à votre organisation par la gestion de parc logiciel? Quels sont les risques d une gestion approximative de vos logiciels? Prenez-vous des risques actuellement? Évaluez votre position en répondant à dix questions. Prêt à mettre en place un programme de gestion de parc logiciel? Suivez notre plan de mise en œuvre en quatre étapes (Stratégie, Procédures, Inventaires, Mise à jour). Besoin d aide et d informations complémentaires? Reportez-vous à la section Outils et ressources. Vous recherchez la solution de licence adaptée à votre entreprise? Vous souhaitez vous protéger contre le risque de piratage des logiciels? Reportez-vous à la section Licences et anti-piratage. Avantages et risques 4 Comment votre organisation peut-elle bénéficier de la gestion de parc logiciel? 5 Une politique de gestion des logiciels protège votre entreprise 7 Bases juridiques 9 Prenez-vous des risques? 10 Évaluation rapide en dix questions 11 Réalisation d un audit interne 12 Gestion de parc logiciel 14 Les principes de la gestion de parc logiciel 15 Mise en place d'une stratégie d'entreprise 17 Conception et mise en œuvre de procédures 20 Gestion et maintenance des informations 27 Gestion régulière et mise à jour 30 Outils et ressources 32 Microsoft Software Inventory Analyser 33 EasyVista, outil d audit de BSA France 33 MSIA ou EasyVista : Que choisir? 34 Licences et anti-piratage 36 Licences Microsoft comment s y retrouver 37 Anti-piratage 45 Le service d authentification de logiciels Microsoft 47 Annexes règles simples pour savoir si un logiciel présente un risque de contrefaçon 73 Adresses utiles 74

4 Avantages et risques Les logiciels sont au cœur de nombreuses opérations dans l entreprise. Leur importance croissante est source de valeur ajoutée et d avantages compétitifs mais laisse aussi apparaître de nouveaux risques. Une stratégie efficace de gestion de parc logiciel vous aide à vous protéger contre ces risques. Comment votre organisation peut-elle bénéficier d une bonne gestion de son parc logiciel? Amélioration de la planification des achats de logiciels et meilleur suivi des investissements. L acquisition de logiciels peut représenter une part importante du budget informatique. Aussi est-il nécessaire de contrôler ces coûts de façon efficace. La gestion de parc logiciel peut vous aider à déterminer les logiciels dont vous avez besoin et ceux qui ne vous servent pas. Elle vous permet aussi de tirer avantage des remises liées à l'achat en volume offertes par de nombreux éditeurs. Enfin, elle sert à examiner les stratégies efficaces de développement de vos actifs logiciels au sein de votre organisation. Gestion des évolutions techniques. La gestion de parc logiciel identifie les besoins en logiciels dans votre entreprise, évite l obsolescence et rend possible la mise en œuvre des technologies qui permettent à votre entreprise d atteindre ses objectifs et de conserver son avance par rapport à la concurrence. Faciliter les communications et les échanges de données. L informatique s est développée rapidement, de façon hétérogène et parfois anarchique. De nombreuses plates-formes existent, mélangeant différentes versions de logiciels, et posant de sérieux problèmes de compatibilité et de communication. La gestion des logiciels aide à résoudre ces problèmes, tout en améliorant les échanges et l efficacité. Justification des investissements technologiques. La gestion des logiciels permet aux entreprises de mieux évaluer la valeur créée par les investissements réalisés dans ce domaine, et d identifier ainsi les départements qui peuvent avoir besoin de mises à jour ou de nouveaux logiciels. 4 5

5 Une politique de gestion des logiciels protège votre entreprise Risques de non-conformité L utilisation illicite de logiciels fait encourir 3 types de risques à l entreprise : des risques techniques, des risques juridiques et des risques de réputation, qui peuvent aller jusqu à mettre en cause la pérennité de l entreprise. La mise en place d une gestion des actifs logiciels dans certaines organisations n est pas perçue comme une priorité. Son absence expose votre organisation à de nombreux risques, certains pouvant avoir de graves conséquences. Les risques techniques : L utilisation de logiciels contrefaits expose à l introduction de virus et à des dysfonctionnements (pertes d informations et de fonctionnalité) dus à des copies incomplètes ou incompatibles entre elles. De plus, cette pratique prive l entreprise des mises à jour, Patchs, correctifs automatiques, formations et services prévus par les éditeurs. Ainsi l entreprise, loin d optimiser son outil informatique, fragilise l ensemble de son organisation. Les risques de réputation et d image : Un acte de contrefaçon rendu public, et c est l image de toute l entreprise qui vacille. Ainsi, ne pas respecter le droit en matière de licence peut entacher la réputation de votre entreprise. L utilisation de copies illicites ne contribue pas à donner une image «professionnelle» de l entreprise. Vos collaborateurs, clients et fournisseurs peuvent y voir un manque de sérieux ou une faille de gestion. Plutôt que de mettre en péril votre réputation, mieux vaut gérer votre parc logiciel avec professionnalisme. Les risques juridiques : Les logiciels sont des œuvres de propriété intellectuelle et à ce titre, ils sont protégés par le régime juridique des droits d auteurs. Il est illicite de copier ou d utiliser des logiciels en violation des droits d auteurs. Le non respect du droit en matière de licences logicielles peut donner lieu à des procédures judiciaires pouvant conduire à de fortes amendes, des peines de prison et des dommages et intérêts. BSA France, l association des éditeurs de logiciels professionnels, réalise pour le compte de ses membres de nombreuses procédures de contrôle relatives à l utilisation légale des logiciels partout en France et dans les entreprises de toutes tailles. Pour davantage d informations : visiter 6 7

6 Microsoft propose de nombreux programmes de licences conçus pour répondre aux besoins spécifiques de tous ses clients. Les termes des licences varient selon le programme choisi. Vous trouverez un résumé des programmes proposés dans la section «Licences et anti-piratage», à la page 36. Visitez le site pour obtenir des informations complémentaires sur ces programmes de licences et sur les éléments que vous devez conserver afin de prouver la conformité de vos licences. Bases juridiques Qu est-ce qu une licence de logiciel? Tout comme le livre ou le disque, le logiciel relève de la propriété intellectuelle. A ce titre, lorsque vous achetez un logiciel, vous n êtes pas propriétaire de l œuvre, c'està-dire du programme informatique complet. Vous êtes titulaire d un droit d utilisation d une copie, matérialisé par la licence d utilisation. Une licence logicielle est donc ce qui vous donne le droit légal d'exécuter un programme informatique. Elle définit les termes et conditions qui en régissent l'utilisation. Le logiciel est protégé par le droit d'auteur, ce qui indique clairement qu il ne peut être ni copié, ni utilisé en dehors des conditions autorisées par l éditeur. Chaque logiciel installé sur chaque PC doit avoir sa propre licence. Un logiciel sans licence d utilisation est une contrefaçon. Code de la Propriété Intellectuelle Article L "Est ( ) un délit de contrefaçon la violation de l'un des droits de l'auteur de logiciel ( )" Article L "Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l'auteur ( ) est illicite" Article L "La contrefaçon en France ( ) est punie de trois ans d'emprisonnement et de d'amende" Voici des exemples habituels de piratage : ª Utiliser un logiciel acquis légalement sur plus d ordinateurs que ne l autorise la licence. ª Fabriquer ou vendre des copies illicites du logiciel. ª Utiliser des copies illégales du logiciel, même inconsciemment. La loi n exige pas que vous sachiez que votre activité est illégale ; le simple fait d utiliser une copie illégale du logiciel vous rend passible de poursuites. ª Autoriser ou demander à une tierce personne d installer un logiciel sur votre système alors que vous n en possédez pas la licence. 8 9

7 Prenez-vous des risques? Évaluation rapide en dix questions Un parc logiciel mal géré peut conduire à l utilisation de logiciels sans licence, ce qui fait peser sur votre entreprise des risques technologiques et juridiques importants. Vous prenez des risques si l un des scénarios suivants s applique à votre entreprise : Votre entreprise s est rapidement développée ces dernières années. Votre entreprise a vécu une fusion, une scission ou une acquisition. Votre entreprise s étend sur de nombreux sites, dispersés géographiquement. Vous menez une politique d achat décentralisée. Votre entreprise a connu une rapide rotation de son personnel informatique ces dernières années. Le contrôle et le suivi de votre parc logiciel peut devenir très complexe dans ces conditions. C est pourquoi au travers de ce guide, nous proposons de vous aider. Étape 1 Vous aimeriez savoir si votre organisation est exposée à l utilisation de logiciels sans licences ou contrefaits? Répondez aux questions suivantes pour évaluer les risques. Questions 1. Connaissez-vous le nombre de PC, d'ordinateurs portables et de serveurs que votre entreprise possède actuellement? 2. Possédez-vous une licence pour chaque programme installé sur vos PC, ordinateurs de bureau et serveurs? 3. Êtes-vous sûr qu aucun de vos employés n a effectué de copies de logiciels sans autorisation? 4. Avez-vous acheté tous les logiciels installés sur vos PC, ordinateurs de bureau et serveurs auprès de fournisseurs de confiance? 5. Votre entreprise possède-t-elle des règles écrites pour copier des logiciels et/ou acheter des licences de logiciels? 6. Existe-t-il une stratégie de choix et de gestion des logiciels clairement établie, écrite et approuvée par la direction de l entreprise? 7. Votre entreprise gère-t-elle un inventaire précis des logiciels, des matériels et des licences qu elle possède? 8. Les licences que vous possédez correspondent-elles à vos commandes? 9. La personne qui est responsable du suivi des licences est-elle bien informée des problèmes qui peuvent apparaître? 10. Effectuez-vous des audits réguliers des logiciels installés afin de vérifier que vous possédez bien les licences? Si vous répondez non à une de ces questions ou si vous n'êtes pas sûr de la réponse, vous devriez évaluer avec attention la situation des logiciels au sein de votre entreprise. Oui Non Je ne sais pas 10 11

8 Étape 2 Si vous constatez que votre entreprise présente des risques dans sa gestion des licences, n attendez pas pour engager diverses actions : vous pouvez réaliser au plus vite un audit interne ou demander à une entreprise spécialisée de vous assister dans cet état des lieux. Réalisation d un audit interne Étape 3 Si vous choisissez de réaliser un audit de votre parc logiciel en interne, veillez à respecter les éléments suivants : ª Toute la responsabilité du développement et de la mise en œuvre doit être confiée à une seule personne. ª Cette personne a la possibilité de déléguer certaines tâches spécifiques à d autres personnes appropriées dans votre entreprise. L étape suivante consiste à effectuer le premier inventaire complet des logiciels installés. Étape 4 Effectuez un inventaire complet des logiciels installés de la façon suivante : ª Dressez l inventaire des PC, des ordinateurs portables et des serveurs de votre entreprise, ainsi que l inventaire des logiciels physiquement installés sur chaque disque dur de machine. ª Comparez ces informations au nombre de licences légales que votre entreprise possède effectivement. ª Calculez le nombre de licences manquantes puis choisissez, soit de désinstaller les logiciels sans licence, soit d acquérir les licences manquantes, afin de mettre votre entreprise en conformité. Selon la taille de votre entreprise et de votre organisation, cette tâche peut être simple ou vous demander de nombreux efforts. L établissement de l'inventaire initial est une opération très importante pour mettre en place une gestion de parc logiciel efficace. Microsoft et BSA (L association des éditeurs de logiciels professionnels) vous proposent des outils gratuits d inventaire de parc logiciel pour vous aider dans cette tâche. Pour connaître les différents outils de gestion de parc logiciel disponibles sur le marché, visitez Étape 5 Établissement des procédures et des règles en matière de logiciels Le nombre de procédures et de règles dont votre organisation a besoin varie selon sa taille, son métier et sa culture. Pourtant, dans tous les cas, ces règles doivent couvrir : L utilisation des logiciels et les règles de propriété intellectuelle Votre entreprise doit avoir une position claire et bien définie sur la propriété intellectuelle liée aux logiciels en respectant les termes des contrats de licences et en insistant sur la responsabilité de chaque employé à respecter les procédures fixées par la direction, relatives aux logiciels. Pour ce faire, il vous est possible de mettre en place des outils de communication interne tel qu une charte logicielle, diffusée et affichée à l intérieur de l entreprise comme à l extérieur. Cette charte figure parmi les documents à faire signer par les nouveaux entrants dans l entreprise. Elle peut être intégrée aux contrats de travail des collaborateurs, et/ou ajoutée au règlement interne de l entreprise. Politique et procédures d achats Votre entreprise doit posséder des procédures écrites décrivant comment les employés peuvent commander des logiciels et précisant le responsable des achats de logiciels, la liste des revendeurs que vous avez choisis, les logiciels et leurs versions agréées par fonction ou par tâche, par service ou par poste de travail, les procédures d installation des logiciels, la position de l entreprise vis-à-vis des logiciels personnels et la mise en œuvre d une gestion de parc logiciel. Pour obtenir des informations complémentaires, reportez-vous à la section «Gestion de parc logiciel» de ce guide, page 14, qui détaille les principes de la gestion de parc

9 Gestion de parc logiciel Les principes de la gestion de parc logiciel Lorsque vous décidez de mettre en œuvre un programme de gestion de parc logiciel, nous vous recommandons de suivre ces étapes. Comment être en conformité Une bonne gestion de votre parc logiciel peut conduire à l amélioration des performances de votre entreprise. À mesure qu une entreprise investit en informatique, la gestion de parc logiciel joue un rôle de plus en plus important en termes d efficacité, de productivité et de performance globale. Voici quelques principes de base de la gestion de parc logiciel : Établissement des règles au niveau de l entreprise Conception et mise en œuvre de procédures Gestion et maintenance des informations Gestion régulière et mise à jour PROCÉDURES Pour garantir la mise en œuvre de la politique de l entreprise POLITIQUE DE L ENTREPRISE L entreprise s engage fermement dans le respect de la propriété intellectuelle et dans la gestion de parc logiciel MISE À JOUR Les inventaires doivent rester à jour afin que les processus puissent se dérouler correctement 14 INVENTAIRES Inventaire des logiciels Inventaire du matériel Inventaire des licences 15

10 Il n existe pas de solution universelle pour la gestion de parc logiciel ou pour le respect des licences. Toutefois, en respectant les conseils de cette section, les problèmes les plus courants seront évités et la situation pourra en être largement clarifiée. Votre entreprise pourra alors plus facilement mettre en place une solution adaptée à vos besoins et à votre environnement. De plus, communiquer clairement aux collaborateurs la volonté de l entreprise de respecter la propriété intellectuelle permet au dirigeant, responsable aux yeux de la loi, de partager sa responsabilité. Mise en place d une stratégie d entreprise Mise en œuvre d'une politique Avant toute chose, il est important que tous vos employés saisissent la valeur inhérente aux logiciels, fassent la différence entre usage légal et illégal, et s engagent à utiliser correctement les logiciels. Pour atteindre cet objectif, vous devez mettre en place une politique claire d utilisation légale des logiciels. Cette politique doit être consignée dans un document qui souligne l engagement de l entreprise à gérer au mieux ses logiciels et à n utiliser que des logiciels sous licences. Ce document doit aussi définir la procédure d achat des logiciels. Établissement d une politique Si votre entreprise n a pas encore défini de politique ou de procédures écrites, c est le moment de le faire. Le nombre de procédures et de règles dont votre entreprise a besoin varie selon la taille, le métier et la culture de votre entreprise. Au minimum, ces règles doivent couvrir : L utilisation des logiciels et les règles de propriété intellectuelle ª Possédez-vous une politique claire et applicable relative aux règles de la propriété intellectuelle? Créer et diffuser une politique sur l'utilisation des logiciels et le respect des règles de la propriété intellectuelle constitue une étape importante dans la réduction du risque de piratage au sein de l'entreprise. Logiciels personnels ª Autorisez-vous l installation de logiciels personnels sur les PC? Si oui, sous quelle forme? Si un utilisateur a besoin d'accéder à un logiciel de l'entreprise depuis son domicile, il est souhaitable que l'entreprise achète une licence séparée et l'inscrive dans le registre des immobilisations

11 Diffuser la politique de l entreprise à tous les employés ª Insistez sur le fait que l entreprise ne permettra pas ou ne tolérera pas l'utilisation de logiciels illégaux ou piratés. ª Faites référence à cette politique grâce aux moyens de communication interne (règlement interne, contrat de travail ). ª Rappelez régulièrement cet engagement à vos employés, via une note interne, notamment lorsque vous pensez que cet engagement n'est plus respecté. ª Encouragez vos employés à signaler tout emploi de logiciel douteux ou tout problème relatif à l utilisation des logiciels. Appliquer rigoureusement la politique de l entreprise Assurez-vous qu'après la mise en œuvre de votre politique, tous les employés sont conscients des conséquences relatives au non respect des règles édictées. Plus vous insisterez sur la mise en œuvre de votre politique et sur le fait que l emploi de logiciels illicites est inacceptable dans votre entreprise, moins votre entreprise sera vulnérable. Votre politique de gestion des actifs logiciels doit faire partie de la politique informatique globale de l entreprise afin d'assurer la sécurité de vos systèmes et de vos données, et de vous protéger contre tout risque d illégalité. Cette politique doit : ª définir les utilisations de vos équipements informatiques que vous considérez comme acceptables et inacceptables; ª préciser les personnes responsables de l administration et de la maintenance des systèmes, et celles responsables de l application de la politique de l entreprise ; ª réguler l usage d Internet et de la messagerie électronique ; ª interdire par exemple le téléchargement de logiciels depuis les réseaux «peer to peer». ª protéger la confidentialité de vos informations ; les employés peuvent, intentionnellement ou non, utiliser Internet et la messagerie pour échanger les documents confidentiels de l entreprise. Il est essentiel de mettre en œuvre une politique efficace et un système sérieux de gestion des documents. Vérifiez que votre politique fait bien partie des informations communiquées à tout nouvel employé et affichez la afin que chacun s y conforme. Pour plus d informations, consultez le modèle proposé en annexe Gestion des évolutions techniques Lors d une fusion, d une scission ou de toute autre modification organisationnelle radicale, il est important de gérer avec efficacité cette opération. Cela inclut l inventaire et le transfert des licences. Application des droits : Si votre entreprise fusionne avec une autre, vous devez vérifier que l'autre entreprise possède des licences légales pour tous ses logiciels. Dans le cas contraire, vous devez vous mettre en conformité

12 Conception et mise en œuvre de procédures Désignation d un responsable du parc logiciel Identifiez clairement un gestionnaire du parc logiciel, responsable de la bonne compréhension de la politique de l entreprise en ce qui concerne la gestion des logiciels, de son application et de son respect. Vous pourrez aussi externaliser cette tâche auprés de votre revendeur informatique. Achat de logiciels Soyez prudent lors de l achat et de l installation de logiciels. Vous devez vous assurer que les logiciels que vous achetez sont légaux. Conservation des preuves d achat Conservez toujours en lieu sûr la documentation d origine, notamment le Certificat d authenticité (COA), le Contrat de licence pour l'utilisateur final (CLUF) et les factures d'achat : ces éléments constituent la preuve de vos achats. Notez soigneusement à quels logiciels ces éléments correspondent et sur quels postes les logiciels ont été déployés. Vous trouverez des informations complémentaires sur ce point à la section «Gestion et maintenance des informations», page 27. N achetez qu auprès de revendeurs établis auxquels vous faites confiance. En cas de doute sur le licéité d un produit, n hésitez pas à contacter le Service d'authentification des logiciels Microsoft. Soyez particulièrement vigilant quant aux logiciels vendus aux enchères sur Internet ou aux offres de prix trop belles pour être honnêtes. En effet il s avère que, bien souvent, les offres proposées concernent des produits illégaux. Reportez-vous à la page 47 pour tout savoir sur le Service d'authentification des logiciels Microsoft. CAO Windows XP Centralisation des achats ª Exigez que toutes les demandes d achats de logiciels s effectuent par écrit, avec l approbation du responsable hiérarchique. ª N autorisez pas vos employés à acheter eux-mêmes des logiciels et à faire passer cette dépense en notes de frais. ª Assurez-vous que vos employés ne peuvent pas télécharger des logiciels depuis Internet sans une autorisation spéciale. CAO Office XP 20 21

13 Politique et procédures d achats Comment les employés doivent-ils demander des copies de logiciels ou des mises à jour de leurs programmes existants? Plus précisément : ª Qui prend les décisions d achat et selon quels critères? ª Quels sont les fournisseurs retenus? ª Comment trouvez-vous les meilleurs prix? Nous vous conseillons d effectuer tous les achats de manière centralisée au niveau du service informatique et de vous assurer que tous les utilisateurs obtiennent l approbation de leur responsable lors d une demande d achat. Par ailleurs, il est préférable de ne pas payer un logiciel en espèces ou par carte de crédit, ou bien de le passer en frais généraux. En achetant tous les logiciels de façon centralisée, il est plus facile de maintenir des informations détaillées sur ces achats. Procédures d installation des logiciels Qui est responsable du logiciel lorsqu il est livré à l entreprise? Qui enregistre les numéros de série, envoie la carte d enregistrement et gère ces informations? Nous vous recommandons de vous assurer que le gestionnaire du parc logiciel (ou quelqu un sous sa responsabilité) soit la seule personne habilitée à installer le logiciel ou à en donner l instruction. Par ailleurs, afin d établir une saine gestion des actifs logiciels de votre entreprise, il est essentiel que les manuels (s ils sont fournis) ainsi que tout document accompagnant le logiciel (Certificat d authenticité, contrat CLUF et CD-ROM du programme) restent en permanence dans le département informatique. Lorsque le logiciel a été installé, les CD-ROM d origine doivent être stockés sous clé dans un endroit sécurisé, avec un numéro d ordre permettant d identifier le fournisseur et la date d achat. Le gestionnaire du parc logiciel est responsable de cette procédure. Contrôles pour vérifier que le logiciel est licite ª La boîte du logiciel contient généralement une licence avec un numéro de série, une carte d enregistrement et un manuel. ª Si vous achetez un logiciel pour de multiples installations (par exemple via un programme de licence en volume comme Open ou Select), vous ne recevrez qu une seule licence regroupant l ensemble des logiciels, ce qui facilitera l administration de votre parc logiciel. ª Les logiciels pré installés et fournis avec les ordinateurs doivent aussi être accompagnés d une licence fournie par le fabricant de l ordinateur. Ils peuvent ne comporter qu un manuel électronique. Vérification de l emballage ª Des étiquettes de faible qualité, des manuels photocopiés constituent souvent des signes de logiciels contrefaits. (Pour des informations complémentaires concernant le Service d'authentification des logiciels Microsoft, veuillez vous reporter à la page 47). ª Pour chaque achat, conservez toujours les licences d origine et les bons de livraison

14 Evolution des postes de travail obsolètes Le processus d inventaire des logiciels vous permet d identifier les postes de travail obsolètes. Vous pouvez ainsi les faire évoluer, ainsi que les logiciels qui les accompagnent. Vous devez noter que les logiciels Microsoft acquis avec un nouvel ordinateur (connus sous le nom de «logiciels OEM») ne sont pas transférables à d autres ordinateurs et doivent être retirés de l exploitation lorsque le PC correspondant est mis au rebut. Toutefois, les logiciels achetés au détail ou via des programmes de licences en volume peuvent être redéployés sur d autres PC, en respectant les termes du Contrat de licence de ces programmes. Transfert de licences Dans les cas d acquisition d une entreprise par une autre, ou de fusion, les licences ne sont pas toujours transférées automatiquement. Dans certains cas, elles doivent l être de façon formelle. Vous devez lire votre propre contrat pour connaître les détails mais voici les principes généraux : ª Licences physiques Les preuves physiques des licences doivent être transférées. Reportez-vous à la section «Licences et anti-piratage» commençant à la page 36 pour obtenir des informations complémentaires. ª Licences électroniques Lorsque les licences n existent que sous forme électronique (comme c est le cas dans certains programmes de licence), une procédure de notification doit être respectée, selon les termes de votre contrat de licence. ª Changement de propriétaire Le changement de propriétaire doit être confirmé par écrit. Si les licences ont été enregistrées sous le nom d une entreprise, nous recommandons que le document attestant du changement de propriétaire soit rangé et conservé avec soin. Standardisation des logiciels Si vous découvrez que les employés utilisent des versions différentes du même logiciel, intéressez-vous à la standardisation et à l homogénéisation des logiciels par le biais des mises à jour. Cela conduit souvent à une meilleure productivité car l'utilisation de la même version d'un logiciel dans toute l'entreprise simplifie les échanges de données, l administration du réseau et améliore ainsi la productivité

15 Procédures de mises à jour Souvent, l acquisition de logiciels n est pas coordonnée entre les départements, filiales ou établissements. Dans ce cas, la centralisation de l acquisition des logiciels présente l avantage de réduire les coûts grâce aux programmes d achat de licences en volume. Ainsi, les entreprises qui centralisent leurs achats de logiciels tendent à : 1. mieux respecter les termes et les conditions des licences ; 2. réaliser des économies en choisissant le type de licence le mieux adapté ; 3. mieux aligner le budget des logiciels avec les dépenses prévues, ce qui conduit à une gestion plus efficace des ressources, notamment dans le cas de licence annualisées. Tous les points ci-dessus doivent être pris en compte dans la procédure de gestion de parc logiciel au sein de votre entreprise afin d en assurer la cohérence, d aider à la gestion des informations et de réduire les coûts. Gestion et maintenance des informations Principales bases de données d inventaires Inventaire des logiciels installés Inventaire du matériel Inventaire des licences 1) Inventaire des logiciels L enregistrement des logiciels constitue la façon la plus simple de contrôler leur achat, les mises à jour, leur utilisation, et d anticiper sur les problèmes potentiels de licences. Création d un inventaire de tous les logiciels utilisés ª Enregistrez le nom du produit, le numéro de version et le numéro de série pour chaque logiciel installé sur chaque ordinateur. ª Enregistrez les mêmes informations pour les logiciels que vous possédez mais que vous n avez pas encore installés. ª Si vos licences vous autorisent à des installations multiples, notez soigneusement combien d exemplaires sont installés et sur quels ordinateurs. ª Notez tous les détails concernant les logiciels pré installés sur les ordinateurs que vous avez achetés. Conservez toutes ces informations de façon sécurisée

16 Vous pouvez utiliser votre propre logiciel de gestion ou acheter un logiciel conçu dans ce but. De nombreuses solutions existent, présentant des fonctionnalités allant du simple inventaire devant être mis à jour manuellement au système plus élaboré qui se met à jour automatiquement en analysant chaque ordinateur. Vous trouverez une liste des outils d inventaires et de gestion de parc les plus utilisés actuellement en visitant la page Remarque : Microsoft ne conseille aucun produit en particulier. Si vous êtes en phase de recherche d un outil, nous vous conseillons d étendre vos recherches au-delà de ce qui est listé sur ce site Web. Conservation des logiciels et de la documentation en lieu sûr ª Cela inclut les CD-ROM et les disquettes des logiciels originaux, les manuels, les certificats d authenticité, les documents de licence et les factures détaillées. (Notez que vous ne devez pas retirer les étiquettes des certificats d authenticité qui sont collées sur votre PC). Si vous ne pouvez pas trouver toutes les informations nécessaires, vous devez contacter l éditeur de logiciel pour vérifier que votre logiciel est légitime. ª Archivez correctement les manuels et tous les documents afin de pouvoir les retrouver facilement. 2) Inventaire du matériel ª Répertoriez les emplacements de tous les ordinateurs déployés dans votre entreprise. ª Notez le modèle, le type et la fonction de chaque matériel. ª Établissez un inventaire du matériel dans lequel chaque station et chaque serveur seront répertoriés. Comme pour l inventaire des logiciels, vous pouvez envisager l achat d un logiciel adapté vous permettant de réaliser plus facilement l inventaire du matériel informatique dont vous disposez. Les solutions les plus avancées assurent à la fois les inventaires matériels et logiciels, avec des possibilités d analyse automatique via le réseau. De tels outils apportent souvent des avantages additionnels à la gestion de parc, comme la possibilité de prendre le contrôle des PC à distance, à des fins de support et d assistance. Outils de gestion de parc et inventaire de logiciels Il existe de nombreux outils de gestion de parc et d'inventaires sur le marché. Les inventaires de logiciels répertorient principalement les logiciels installés sur les PC tandis que les outils de gestion de parc vous aident à gérer votre réseau d'ordinateurs et les logiciels associés. 3) Inventaire des licences Regroupez toutes les licences et autres preuves d achat et synthétisez le nombre total de licences que vous possédez. Les preuves d achat de licences existent sous de nombreuses formes, en fonction du type de licence que vous avez acquis. Consultez la section «Licences et anti-piratage» commençant à la page 36 pour obtenir des informations et des exemples de preuves d achat de licences Microsoft. L optimisation du parc logiciel permet de rationaliser le nombre de licences, tout en assurant une meilleure maîtrise des coûts. Elle procure des avantages qui sont supérieurs aux coûts associés. La gestion de parc logiciel aide aussi au support des postes de travail, au contrôle des versions et à la planification des déploiements, ce qui permet à l entreprise une meilleure réactivité face à des besoins d évolution

17 Avec des programmes de licences en volume, comme Open ou Select, les confirmations de licences émises par Microsoft, sous forme papier ou dans un format électronique, sont les seules preuves de possession de licences. Les attestations ou autres documents similaires émis par certains revendeurs comme «preuve d achat» n'attestent pas de la possession d'une licence. L entreprise acheteuse doit vérifier qu elle a bien reçu les confirmations de licences appropriées de la part de Microsoft. Rapprochement des inventaires logiciels et licences Comparez le nombre de logiciels installés et le nombre de licences effectivement possédées, et vous saurez quelle part de votre parc logiciel est utilisé sans licence. Vous connaîtrez ainsi votre niveau de risque et pourrez prendre les décisions de régularisation de votre parc logiciel qui s imposent. Gestion régulière et mise à jour Gestion régulière La gestion d un parc logiciel est un processus permanent. Vous devez veiller au respect de la politique de l entreprise en ce qui concerne les logiciels et procéder à des vérifications régulières des inventaires des licences, des logiciels et des matériels afin d'être sûr de leur exactitude. Pour faciliter la gestion régulière, nous vous recommandons de désigner une personne responsable de cette tâche dans votre entreprise. Mise à jour des procédures Les procédures que vous avez définies pour la gestion de votre parc logiciel vous protègent contre les risques mentionnés au début de ce guide. Toutefois, il est intéressant de revoir ces procédures de temps à autre afin de vérifier qu elles restent efficaces pour parer tout risque éventuel. Une entreprise peut par exemple souhaiter modifier ses procédures de gestion de parc logiciel si une nouvelle technologie apparaît, lui permettant de réduire ses tâches administratives pour un processus particulier. Il faut aussi s assurer que les processus qui ont été définis sont bien respectés. Mise à jour des inventaires Les inventaires deviennent obsolètes à mesure que le temps passe. Par conséquent, il est important d effectuer des vérifications périodiques sur des postes de travail choisis au hasard pour vérifier qu aucun logiciel non approuvé n a été installé. Comme pour les matériels et les logiciels, les licences doivent être régulièrement contrôlées afin de vérifier que tous les achats ont été correctement enregistrés et que toutes les informations concernant les licences peuvent être retrouvées facilement. Si votre entreprise possède un service d audit, demandez-lui d effectuer la mise à jour des procédures et de vérifier l exactitude des inventaires ; c est le service le plus à même d'effectuer ce travail. Il est important pour votre entreprise d effectuer ce contrôle au minimum une fois par an

18 Outils et ressources Microsoft Software Inventory Analyser (MSIA) MSIA est un outil gratuit destiné à aider les entreprises à réaliser un inventaire de leurs principaux logiciels Microsoft. Vous trouverez dans cette partie les outils visant à gérer les logiciels et à s assurer du respect des licences. Il est facile à utiliser et vous permet d effectuer vous-même votre inventaire, que vous possédiez un seul ordinateur ou tout un réseau. À la fin de son analyse, cet outil édite un rapport des installations des produits Microsoft avec les informations de licences correspondantes pour une analyse complète de conformité. Cela est très rapide et ne prend que quelques minutes. Consulter l adresse Internet : Rapports MSIA produit un rapport comprenant les principaux logiciels Microsoft qu il a répertorié sur vos machines. Il dresse un tableau dans lequel vous pouvez ajouter les informations relatives aux licences. Enfin, vous pouvez facilement et rapidement vérifier la conformité de vos logiciels avec vos licences effectivement possédées. EasyVista, Outil d audit de BSA France Le logiciel EasyVista est un autre outil gratuit d inventaire des logiciels que vous pouvez utiliser. Il possède trois atouts majeurs. Il permet au responsable qui effectue un inventaire du parc des logiciels de vérifier la présence de la quasi totalité des logiciels disponibles sur le marché. Il offre la possibilité de laisser apparaître les éventuels numéros de série présents. Enfin, la simplicité de son fonctionnement permet à n'importe quel employé d'effectuer son inventaire lui-même. Consulter l adresse Internet :

19 MSIA ou EasyVista : Que choisir? MSIA est un logiciel d audit et d inventaire de parc informatique permettant de recenser uniquement les logiciels Microsoft. En revanche, il est possible de lancer l outil pour obtenir une analyse complète sur l ensemble du réseau. EasyVista est un outil développé par BSA, permettant de réaliser très facilement un inventaire exhaustif de votre ordinateur afin de connaître la liste des logiciels installés sur votre ordinateur pour être en conformité avec la loi, de préparer des upgrades logiciels, d identifier les failles de sécurité : PC non sécurisés, absence ou obsolescence d antivirus, de savoir ce qui a changé depuis le dernier inventaire et de repérer les postes à problèmes, pour intervenir préventivement Il permet donc au responsable qui effectue un inventaire du parc des logiciels de vérifier la présence de la quasi-totalité des logiciels du marché, soit près de logiciels à ce jour, et de collecter toutes les données techniques sur les postes de travail. Enfin, la simplicité de son fonctionnement permet à n'importe quel employé d'effectuer son inventaire lui-même, sachant que l outil d audit doit être lancé sur chacun des ordinateurs de l entreprise. Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de parc logiciel? Consultez notre site Web Des doutes quant à la licéité des logiciels achetés? Le Service d identification des produits Microsoft peut vous indiquer si le logiciel que vous avez acheté est authentique ou non. Ce service est gratuit. Pour obtenir des informations sur ce service, visitez la page Consultez la section Anti-piratage à la fin de ce guide pour obtenir des informations complémentaires sur le service d identification des produits Microsoft. Quel programme de licence faut-il choisir? Étudiez les détails de tous les programmes de licences que Microsoft propose. Ces programmes vous permettent de réaliser des économies substantielles sur l achat de logiciels en volume. Visitez le site Web ou téléphonez au (0,15 ttc /min)

20 Licences et anti-piratage Microsoft propose de nombreux programmes de licences conçus pour répondre aux besoins de tous ses clients. Leurs caractéristiques varient beaucoup d un programme à un autre. Les informations de cette section vous aideront à déterminer le programme adapté à vos besoins. En outre, vous apprendrez à reconnaître les éléments destinés à lutter contre les contrefaçons lors de l achat de produits. Vous connaîtrez aussi la documentation que vous devez conserver pour être en conformité avec la licence. Licences Microsoft comment s y retrouver Les informations présentées ici peuvent évoluer. Consultez le site internet pour obtenir les informations les plus récentes. Logiciels pré installés sur de nouveaux PC (logiciels OEM) Lorsque vous achetez un nouveau PC, vous recevez un système d'exploitation pré installé comme Microsoft Windows. Pour être sûr que vous recevez un logiciel Microsoft authentique, recherchez l'étiquette du Certificat d'authenticité que vous devriez trouver sur le boîtier du PC. Cette étiquette vous permet de déterminer l authenticité du logiciel Microsoft et de ses composants. Le Certificat d authenticité possède une bande holographique qui révèle les mots «Microsoft» et «Genuine». Le nom du produit et une clé de produit unique sont placés au centre de l étiquette et l URL «How to Tell» apparaît en bas de l étiquette. Les étiquettes des certificats d authenticité ne doivent pas être retirées. En plus de cette étiquette, vous pouvez aussi recevoir un CD-ROM du fournisseur du PC. Ce CD (ou DVD) est clairement identifié avec la marque du fabricant ou par un hologramme bord à bord. Reportez-vous à la section Produit au détail à la page 51 de ce guide pour obtenir des informations complémentaires sur le CD avec hologramme bord à bord

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