APPEL D'OFFRES Référence N HR/R3/PR/2014/083 JO 2015/S du 06/06/2015

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1 FR COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE RESSOURCES HUMAINES ET SÉCURITÉ Direction HR.R - Services de ressources partagées Finances et contrôle interne Le Chef d'unité APPEL D'OFFRES Référence N HR/R3/PR/2014/083 JO 2015/S du 06/06/2015 Formations linguistiques pour le personnel des institutions,organes et agences de l'union européenne à Bruxelles et à Luxembourg Réponses aux questions des candidats potentiels Procédure restreinte Version 5 (01/07/2015) Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2)

2 Des questions d'intérêt général ont été envoyées à HR-CONTRATS- Veuillez trouvez ci-dessous les réponses à ces questions. Veuillez noter que toute information, question ou observation contenue dans cette correspondance ne peut en aucun cas être considérée comme un engagement de la part de la Commission européenne, quelle que soit la nature de cette information, question ou observation. Aucun engagement juridiquement contraignant ne sera en vigueur jusqu' à la fin de la procédure en référence et la signature du contrat respectif. Q1: Pouvez-vous définir «apprentissage mixte»? S agit-il d un apprentissage 50% distance, 50 % présence? Un tutorat en ligne est-il prévu ou l apprentissage en ligne se fait-il en autonomie? R1: La formation mixte couvre la notion de cours ou activités qui combinent au moins deux types d'enseignement, par exemple des cours en classe et des cours en ligne. Le pourcentage de répartition est flexible. Q2: III. 2.1) II Demandes conjointes de participation/consortium «En cas de groupement/consortium, les critères de sélection mentionnés ci-après s'appliqueront à chaque membre individuellement.» Cela signifie-t-il que «les critères de sélection mentionnés ci-après» ne concernent que les 2 points suivants : - Sous-traitants - Critères d exclusion et qu autant de réponses sont attendues que de membres du Consortium? R2: Erratum pour la version française de l'avis de marché: La référence faite au point III.2.1) II "les critères de sélection mentionnés ci-après" doit être lue "les critères d'exclusion mentionnés ci-après" Q3: «Les critères de sélection énoncés aux points III.2.2) Capacité économique et financière et III.2.3) Capacité technique s'appliqueront au groupement/consortium dans son ensemble.» Tous les documents présentés dans les 2 sections mentionnées doivent-ils être ceux : o du chef de file uniquement, o du chef de file + ceux des autres membres du consortium, o d une synthèse de tous? 2

3 R3: Les critères de sélection relatifs à la capacité économique et financière (III.2.2) et la capacité technique (III.2.3) s'appliqueront au groupement/consortium dans son ensemble. C est-à-dire que l'addition des capacités des entités participant au marché seront prises en considération pour l'évaluation des demandes de participation. Chaque membre devra fournir les renseignements requis qui permettent de répondre conjointement aux critères de sélection sus-mentionnés. Q4: Est-ce que chaque partenaire doit présenter des CV ou est-ce seulement au chef de file? R4 : En cas de groupe/consortium, tous les membres doivent fournir les informations requises. Voir aussi réponse R2 Q5: Cela signifie-t-il que 3 CV doivent être envoyés pour chacun des profils du point a) ; à savoir : 1 formateurs de cours standard (locuteurs de langue maternelle) 2 formateurs de cours spécifiques (locuteurs de langue maternelle) 3 coordinateurs en enseignement 4 conseillers en formation linguistique donc 12 CV ou s agit-il seulement de fournir 3 CV pour les formateurs de cours standard uniquement? S il s agit seulement des formateurs de cours standard, n est-il pas exigé d envoyer des CV pour les coordinateurs et les conseillers en formation? R5: Les documents requis sont: Pour les lots 1 à 6, le candidat doit founir par lot 3 CV de formateurs au total: formateur de cours standard sous le point III.2.3) I a)1 et/ou formateur de cours spécifique sous le point III.2.3) I a)2. Pour les lots 7 à 9, le candidat doit fournir par lot 2 CV de formateurs au total: formateur de cours standard sous le point III.2.3) I a)1 et/ou formateur de cours spécifique sous le point III.2.3) I a)2, les 2 CV ne peuvent pas être pour la même langue. Pour les lots 1 à 9, en plus des exigences susmentionnées, le candidat doit founir par lot 1 CV d un formateur ayant une expérience spécifique dans l enseignement de sa langue maternelle à des traducteurs et/ou interprètes. Il n'y a pas de CV demandé pour les coordinateurs en enseignement ni pour les conseillers en formation linguistique. Q6: Concernant le catalogue, s agit-il : - de celui du chef de file, 3

4 - de celui du chef de file + ceux des autres membres du consortium, - d un catalogue spécial présentant la synthèse des services proposés par le chef de file et ses partenaires (membres du consortium) R6: En cas de consortium, le candidat est invité à envoyer le catalogue du chef de file et des autres membres du consortium. Aucun catalogue spécial n est demandé. Q7: Concernant le lot 10, nous remarquons que le néerlandais a été ajouté par rapport à l appel d offres de 2012, pourrions-nous savoir ce qui a motivé l ajout de cette langue? R7: La DG HR suit les lignes directrices de politique linguistique répondant aux besoins des Institutions, Organes et Agences européens. Merci à ce stade de limiter vos questions aux clarifications nécessaires et liées à cet avis de marché comme stipulé au point VI.3) 2 "Les parties intéressées sont priées de bien vouloir s'abstenir de demander des informations complémentaires à ce stade de la procédure". Q8: Capacité technique III.2.3 "Documents requis: lots 1 à 6: 3 curriculum vitae par lot de formateurs possibles satisfaisant aux exigences mentionnées au point a), lots 7 à 9: 2 curriculum vitae par lot de formateurs possibles correspondant chacun à une langue différente; lots 1 à 9: 1 curriculum vitae d'un formateur possible ayant une expérience spécifique dans l'enseignement de sa langue maternelle aux traducteurs et/ou interprètes." Pour les lots 1 à 6, nous devons fournir 3 CV de formateurs et les formateurs doivent respecter les exigences mentionnées au point a). Toutefois le point a) décrit 2 types de formateurs - ceux qui donnent des cours standard et ceux qui donnent des cours spécifiques. Est-ce à dire que nous devons fournir 3 CV de formateurs qui donnent des cours standard ET 3 CV de formateurs qui donnent des cours spécifiques ou devrions-nous fournir 3 CV au total? R8: La réponse R5 s'applique Q9: Pour les lots 7 à 9, bien qu'il ne soit pas fait reference au point a), pouvez-vous confirmer que la demande est la même que pour les lots 1-6. R9: Oui, nous confirmons que les CV demandés pour les lots 7 à 9 devront satisfaire aux exigences mentionnées au point a). 4

5 Q10: Pour les lots 1-9 vous demandez les CVs de formateurs capables d'enseigner à des interprètes ou des traducteurs. Comme les interprètes et les traducteurs sont également mentionnés au point 2 cela signifie t-il que ces CV sont à ajouter à ceux décrits au point a) 2? R10: Oui, nous confirmons qu'il est demandé en plus des autres CVs (3 pour les lots 1-6 / 2 pour les lots 7-9) 1 CV par lot d'un formateur possible ayant une expérience spécifique dans l'enseignement de sa langue maternelle aux traducteurs et/ou interprètes. Veuillez aussi vous référer à la réponse R5. Q11: Pourriez-vous expliciter «autres langues» dans la description du lot : «lot 10: formations linguistiques en ligne en allemand (DE), anglais (EN), espagnol (ES), français (FR), italien(it), néerlandais (NL) et autres langues, avec et sans tutorat, à partir du catalogue du prestataire.» R11: Pour le lot 10, par "autres langues" nous voulons dire toute autre langue (européennes et non-européennes) que le candidat pourrait proposer en plus des 6 langues requises obligatoires. Q12: Dans le paragraphe III.2.3) Capacité technique II Lot 10, il est demandé : «1) exemplaire du catalogue complet (version papier) du candidat, décrivant les cours en ligne (cours standard d'apprentissage en ligne) par niveau et langue proposés (niveau correspondant au CECR, intitulés, objectifs, groupes cible, contenu, outils pédagogiques, et indication de la durée et du nombre d'heures de travail), et adresse du site internet sur lequel il est disponible ou, à défaut, document(s) équivalent(s), à savoir liste(s)complète(s) avec description concise et claire des cours de DE, EN et FR (niveaux A1 à C1 du CECR) et ES,IT et NL (niveaux A1 à B2 du CECR) offerts au grand public lors de la date de présentation de la demande de participation. Les candidats devront préciser si les différents outils (techniques et pédagogiques) et les différentes activités sont disponibles pour l'ensemble des langues et des niveaux.» Cela signifie-t-il qu il est impératif que le candidat dispose de toutes les langues demandées à la date de la remise de la demande de participation, c est-à-dire le 3 juillet 2015 au plus tard? Si une langue n est pas encore disponible à cette date mais est actuellement en cours de développement et le sera pour la date du début d exécution du contrat fin 2016, cela peut-il convenir? R12: Il est impératif que le candidat dispose de toutes les langues demandées à la date de la remise de la demande de participation. Q13: Dans le paragraphe III.2.3) Capacité technique II Lot 10, il est demandé : «2) liste des 3 plus grands contrats (en termes de volume) exécutés au cours des 3 dernières années (2012, 2013 et 2014) dans le domaine de la fourniture de cours de 5

6 langues standard en ligne, avec ou sans tutorat, et couvrant l'apprentissage de toute langue.» Notre partenaire a lancé sa plateforme d apprentissage en décembre 2014 et ne dispose donc pas de 3 années d expérience dans ce domaine. Peut-il être éligible pour le lot 10, et si oui, quels documents doit-il fournir? R13: Pour le lot 10, les candidats doivent fournir la liste des 3 plus grands contrats (en termes de volume) exécutés au cours des 3 dernières années (2012, 2013 et 2014) dans le domaine de la fourniture de cours de langues standard en ligne, avec ou sans tutorat, et couvrant l'apprentissage de toute langue, pas la preuve qu'ils ont une plateforme en ligne d'apprentissage linguistique depuis au moins 3 ans. Q14: Point III.2.3) Capacité technique c) 1) déclaration du nombre annuel d'heures fournies au cours des 3 dernières années (2012, 2013, 2014). Pouvez-vous confirmer que le nombre annuel est global et non pas par type de prestations? R14: Nous pouvons confirmer que le nombre annuel d heures fournies au cours des 3 dernières années (2012, 2013, 2014) est global. Q15: : Point II.1.5) Description succincte du marché ou de l acquisition/des acquisitions «Par ailleurs, la gestion et l'organisation des cours de langues par le prestataire devront être demandées comme un service supplémentaire et pourraient représenter 5 % du volume horaire total annuel par lot.» Les termes «service supplémentaire» impliquent-ils que les frais de gestion et d organisation des cours ne sont pas inclus dans le prix horaire des cours? Pouvez-vous expliciter «5 % du volume horaire total annuel par lot»? Pour le lot 4, le volume annuel total représente h. 5 % de ce volume équivalent à 1850h, soit un temps plein sur une année. La phrase citée ci-dessus signifie-t-elle que le prestataire pourra facturer, en plus des prestations commandées par la Commission, un total d heures administratives pouvant aller jusqu à 1850h ou la phrase signifie-t-elle autre chose? R15: Les frais de gestion et d organisation des services que le prestataire propose doivent être inclus dans le prix horaire des cours. Le prestataire ne pourra pas facturer, en plus des prestations commandées par la Commission, un nombre d heures administratives couvrant ses propres frais de gestion et d organisation pour mettre en place le contratcadre et répondre aux demandes des I/O/A. Les Institutions, Organes et Agences de l Union européenne (I/O/A) pourraient externaliser tout ou partie de la gestion et de l organisation des cours de langues 6

7 actuellement assurées par les services des I/O/A, auquel cas une commande pour ce service supplémentaire serait faite au prestataire. Le nombre d heures à commander serait décidé de commun accord entre le service demandeur et le prestataire et pourraient représenter 5 % du volume horaire total annuel par lot. Erratum : la traduction en français du Point II.1.5) Description succincte du marché ou de l acquisition/des acquisitions «Par ailleurs, la gestion et l'organisation des cours de langues par le prestataire devront être demandées comme un service supplémentaire et pourraient représenter 5 % du volume horaire total annuel par lot.» n est pas exacte : il faut lire «Par ailleurs, la gestion et l'organisation des cours de langues par le prestataire pourraient être demandées comme un service supplémentaire». Q16: Point III.2.1) Situation propre des opérateurs économiques, y compris exigences relatives à l inscription au registre du commerce ou de la profession La candidat devra : - joindre une fiche d'identification détaillée (annexe I à télécharger sur et les preuves documentaires requises dans celle-ci. En cas de Consortium, est-ce que tous les membres doivent compléter les documents ci-dessous : - L annexe 1 le formulaire d identification - Le document intitulé «Entité légale» - Le document intitulé «Signalétique financier» Si un des membres n a pas de numéro de TVA, quel document doit-il fournir? R16: Comme indiqué dans l'avis de marché, en cas de groupement/consortium, la fiche d'identification détaillée (annexe I) doit être fournie séparément pour chaque membre. Le formulaire "Entité légale" de chaque membre doit être attaché à la fiche d'identification. Les pièces justificatives à fournir dépendent de la nature de la personnalité juridique du candidat. A défaut de numéro de TVA, tout autre numéro approprié d'enregistrement doit être fourni. Le formulaire "Signalétique financier" doit être fourni uniquement par le candidat chef de file. Q17: Point III.2.3) Capacité technique II Pour le Lot 10 "2) liste des 3 plus grands contrats (en termes de volume) exécutés au cours des 3 dernières années (2012,2013 et 2014) dans le domaine de la fourniture de cours de langues standard en ligne, avec ou sans tutorat, et couvrant l'apprentissage de toute langue." Qu entendez-vous précisément par «apprentissage en ligne»? Les contrats exécutés requis peuvent-ils porter sur l apprentissage à distance? 7

8 R17: Les contrats demandés au point III.2.3) II.2) concernent la fourniture de cours de langues standard en ligne. Les cours de langues en ligne sont des cours qui utilisent les nouvelles technologies multimedia et internet pour améliorer la qualité d apprentissage en facilitant l accès à des ressources et services ainsi qu à des échanges et collaboration à distance. Q18: Point III.2.2) Capacité économique et financière "3. une déclaration indiquant le chiffre d'affaires annuel spécifique dans le domaine de la formation linguistique pour chacun des 3 derniers exercices clôturés". Considérez-vous que tous les services requis pour les lots 1 à 9 (listés ci-dessous) constituent la formation linguistique? cours standard en présentiel, cours standard d'apprentissage mixte, cours spécifiques en présentiel, cours spécifiques d'apprentissage mixte, conception, développement et adaptation de produits pédagogiques, élaboration, réalisation et suivi de tests de niveau, prestation de services spécifiques par des formateurs linguistiques, prestation de services spécifiques par des conseillers en formation linguistique, cours en présentiel ou d'apprentissage mixte à partir du catalogue du prestataire. R18: Oui, tous les services requis pour les lots 1 à 9 constituent la formation linguistique. Q19: En cas de réponses à 2 lots différents, pourriez-vous nous préciser si nous devons constituer deux dossiers et donc vous fournir l ensemble des documents originaux en double exemplaire? R19: Comme précisé au point III.2.1) de l'avis de marché, la candidature peut faire référence à un ou plusieurs lots. Les documents identiques requis pour les lots auxquels la candiature s'applique peuvent être fournis une seule fois. Q20: Concernant le lot 10, les CV des tuteurs doivent-ils reprendre le format de CV européen de l annexe II? R20: Le modèle de curriculum vitae en annexe II devra être utilisé (annexe II à télécharger sur 8

9 Q21: L intitulé de l avis de marché comprend la référence «2015/S », reprise sur les annexes I et II. Confirmez-vous que ce n est pas celle-ci qui doit être reprise sur tous les documents de réponse mais qu il s agit bien de la référence «HR/R3/PR/2014/083» telle que mentionnée au point III.2.1? R21: Nous vous confirmons que la référence à reprendre sur la demande de participation est bien celle de la procédure «HR/R3/PR/2014/083». Q22: Sur le modèle EUROPASS, nous devons mentionner les coordonnées complètes du personnel en Belgique/Luxembourg (Adresse en Belgique/Luxembourg Téléphone Courrier électronique) Ces informations sont-elles obligatoires? A titre d exemple, si tous les formateurs ne sont pas domiciliés à Bruxelles et Luxembourg seraient un critère d exclusion? R22: Ce n'est pas obligatoire de mentionner les coordonnées complètes du personnel. Ce point n'est pas un critère d'exclusion. Q23:Concernant le lot 10, est-il nécessaire de fournir une liste des membres du personnel en mesure de communiquer en EN ou en FR seulement ou dans d autres langues également? R23: Comme indiqué pour le lot 10 au point III.2.3) d) il faut fournir une liste des membres du personnel capable de communiquer en anglais (EN) ou en français (FR) (niveau C1 du CECR) pour l'exécution du contrat-cadre. Q24: La délégation de signature doit-elle être faite par le candidat uniquement ou par tous les membres du consortium? R24: Comme stipulé au point III.2.1) chaque membre du consortium doit fournir une procuration désignant le «chef de file» qui aura les pleins pouvoirs pour engager le groupement/consortium et chacun de ses membres. Q25: Est-il exigé d'avoir des formateurs linguistiques basés à Bruxelles et à Luxembourg ou nos formateurs de Bruxelles pourront se déplacer à Luxembourg? R25: Il n'est pas exigé que les formateurs linguistiques soient basés à Bruxelles et à Luxembourg. 9

10 Q26: Pour la capacité technique III c) "document consolidé" Serait-il possible de nous expliquer ce que la CE attend de cette description: la taille, les éléments à mentionner etc.... R26: Le candidat doit fournir un document unique consolidé qui reprend les données de tous les membres du consortium pour permettre l'évaluation de la capacité technique du consortium dans son ensemble. Q27: Pour la capacité technique - III c)/2. Serait-il possible de nous expliquer ce que la CE attend de description concise et claire des cours de langues disponibles au grand public : la taille de la description, les éléments à mentionner etc.?... R27: Si un catalogue n existe pas, il appartient au candidat de fournir une liste complète avec la description pertinente des services qu il propose au grand public. Q28: Pour les diplômes des experts linguistiques, merci de nous dire s'ils doivent être traduits en EN/FR et légalisés ou les diplômes peuvent être envoyés dans les langues des pays qui les ont émis? R28: Les diplômes des experts linguistiques ne doivent ni être traduits ni être légalisés. Q29/R29 ERRATUM III.2.1) L'exigence suivante : " En cas de groupement/consortium, la fiche d'identification détaillée (annexe I à télécharger sur et la déclaration solennelle susmentionnées devront être fournies séparément pour chaque membre." est clarifiée comme suit en ce qui concerne la fiche d'identification: "En cas de groupement/consortium les preuves documentaires requises dans la fiche d'identification devront être fournies séparément par chaque membre et joints à la fiche signée par le représentant légal du chef de file du groupement". La réponse R16 est modifiée en ce sens. Q30: Nous voudrions savoir si à ce stade, il est obligatoire d intégrer les copies de diplômes des formateurs. Ne pouvons-nous pas les joindre que si nous sommes short listés? Il en est de même pour la signature du formateur : est-elle obligatoire à ce stade? 10

11 R30: Les curriculum vitae sont les documents requis pour évaluer la capacité technique du candidat (voir point III.2.3 de l'avis de marché) or le modèle de curriculum vitae à utiliser obligatoirement (annexe II) doit impérativement être signé par le candidat et le formateur et être annexé des copies des qualifications requises. Tous les documents requis doivent être soumis à ce stade de la procédure. Q31: Dans la section III.2.1, il est indiqué que nous devons envoyer les demandes de participation avant la date limite indiquée au point IV.3.4). Est-ce que cela veut dire que l on peut envoyer la demande le 03/07 ou avant le 03/07? R31: "avant la date limite" doit être compris comme "endéans la date limite". Q32: Pourriez-vous confirmer s'il est possible de soumettre un dossier de participation à l appel d offre concernant les formations linguistiques pour une seule langue du lot n 9, à savoir le turc, langue de pays candidat? R32: Non, il n'est pas possible de se porter candidat pour une seule langue du lot 9. Toutes les langues demandées doivent être fournies. 11