TECHNICIEN COMPTABLE D ENTREPRISES 1

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1 TECHNICIEN COMPTABLE D ENTREPRISES 1

2 SOMMAIRE RESUME DE LA THEORIE...4 INTRODUCTION.5 CHAPITRE 1 : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT...6 S e c t i o n 1 : F a c t e u r s d u c h o i x d u n c l a s s e m S e c t i o n 2 : B u t d u c l a s s e m e n t S e c t i o n 3 : Q u a l i t é s d u n b o n c l a CHAPITRE 2 : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT.. 8 S e c t i o n 1 : L e s o r d r e s f o n d a m e n t a u A - classement alphabétique... B - classement numérique.. C - classement thématique. S e c t i o n 2 : L e s o r d r e s d é r i v é s A - classement décimal.. B - classement chronologique C - classement géographique. D - classement alphanumérique. CHAPITRE 3 : LES PROCEDES DU CLASSEMENT.. 22 S e c t i o n 1 : L e s d o s s i e r s : i n d e x a g e e t s i S e c t i o n 2 : L e s d i f f é r e n t s A - classement horizontal... B - classement debout C - classement vertical ordinaire D - classement vertical suspendu... D-1/ classement suspendu à visibilité supérieur.. D-2/ classement suspendu à visibilité latérale.. CHAPITRE 4 : LES PLANNINGS.36 S e c t i o n 1 : G é n é r a l i t é s s u r l e S e c t i o n 2 : L e s p r i n c i p a u x m o d è l e s d 2

3 A - planning à fiche T B - planning à gouttière ou à gorge C - planning à fil ou à ruban.. 46 D - planning magnétique CHAPITRE 5 : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET L ARCHIVAGE S e c t i o n 1 : L e c l a s s e m e 48 n t é l e c t A - supports utilisés.. 48 B - avantages du classement électronique. 49 S e c t i o n 2 : L a r c h i v a 49g e A - définition. 49 B - les objectifs de l archivage.. 49 C - lieu, meuble et support 50 D - décentralisation des archives CONCLUSION 52 GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES 53 TP : 1. Classement alphabétique C l a s s e m e n t n u m é r i q u e C l a s s e m e n t i d é o l o g i q u e C l a s s e m e n t a l p h a n u m é r i q u e C l a s s e m e n t a l p h a n u m é r i q u e C l a s s e m e n t a l p h a n u m é r i q u e C l a s s e m e n t c h r o n o l o g i q u e C l a s s e m e n t d é c i m a l O r d r e s d e c l a s s e m e n t Classement des documents dans des dossiers I n d e x a g e e t s i g n a l i s a t i o n L e s m o d e s d e c l a s s e m e n t L e s o r d r e s e t l e s m o d e s d e c l a s s e m e n t

4 Module N 12:ORGANISATION ADMINISTRATIVE RESUME THEORIQUE 4

5 Introduction Pour l activité de l entreprise, le document est d une importance primordiale: c est souvent le document qui instruit, qui renseigne; c est toujours le document qui enregistre et retient l information; c est encore le document qui sert de preuve. Afin de remplir correctement son rôle, ce document, à la forme et aux contenus variés, doit être constamment disponible: à tout moment il faut que l on puisse déterminer rapidement sa position. Cette exploitation du document entraîne, dés sa création, de nombreuses manipulations; c est pour cette raison que la connaissance des techniques de classement de l information est considérée aujourd hui comme indispensables pour la pratique de tout métier. Ainsi à travers ce module, nous allons traiter les techniques du classement de l information selon les règles préconisées par la norme AFNOR. 5

6 CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT Définition Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l information recherchée. Ainsi le classement comporte deux opérations : classifier : faire une répartition méthodique par classe, c est à dire déterminer : - les caractères communs selon les quels on regroupe les documents - le nombre et l importance des classes en fonction de l utilisation des documents. - l ordre dans lequel on classera les documents classer : effectuer le travail matériel : - affecter chaque document d un indice;(chiffre, lettre,..)qui déterminera sa place dans le document - ranger selon l ordre prévu par la classification Section 1 :Les facteurs du choix d un classement Pour pouvoir stocker les informations en vue d une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d accéder à l information dans les meilleures conditions de ; temps, sécurité, coût. temps d accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut : - définir les critères de classement ; - classer régulièrement les documents. sécurité : l e s y s t è m e a d o p t é d o i t d o n n e r l a s s u r a n c e : - que tous les documents sont présents ; - qu il est possible de les retrouver selon un ou plusieurs critères ; - qu il ne risque pasd une détérioration. coût : le coût du classement se décompose en : - coût du classement (temps et matériels utilisés) ; - coût de recherche. 6

7 Section 2 : Le but du classement On classe pour : - retrouver sûrement et rapidement. - ordonner, c est à dire donner au lieu du travail une atmosphère d ordre. - contracter pour garder sous le plus petit volume le plus grand nombre possible de documents. - Obéir aux prescriptions légales dont la lettre exige que toute pièce doit être classée et répertoriée. - Pallier l absence ou la défaillance de celui qui a rangé. - Protéger le document et le préserver des éléments destructeurs (humidité, poussières..). - Assembler les documents par catégorie, par affaire, par famille. - Déceler les absences, les subtilisations, les interventions de documents. Section 3 : Les qualités d un bon classement Un bon classement doit permettre : - de retrouver rapidement l objet, la pièce recherchée. - de replacer rapidement cet objet ou cette pièce après consultation, ou utilisation. - d avoir la certitude que toutes les pièces sont à leur place et qu aucune ne manque. - son développement autant qu il est nécessaire, lors de l accroissement des objets ou des pièces à classer. Enfin, tout classement doit faire l objet d une réflexion préalable. Il varie avec la nature, l importance et la fréquence de consultation des documents à classer, le matériel ou le mobilier utilisé. Ainsi, nous allons traité dans le chapitre suivant les différents ordres de classement. 7

8 CHAPITRE II : LES DIFFERENTS ORDRES DU CLASSEMENT Il y a plusieurs façons de prévoir et d organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne portent pas toujours de même données. On distingue alors : - les ordres fondamentaux : classement alphabétique classement numérique classement thématique - les ordres dérivés : classement décimal classement chronologique classement géographique classement alphanumérique Section 1 : Les ordres fondamentaux Avant d entamer l étude des différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants : - Norme : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées. - Rubrique : mot ou groupe de mots constituant l intitulé du document à classer. - Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement. - Renvoi : inscription supplémentaire d une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu il y a hésitation sur le choix de celui-ci. A Classement alphabétique : Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d après l ordre des lettres dans l alphabet. Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations comportant plusieurs mots. En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en évidence en indexant la dénomination. Ainsi, pour déterminer les mots directeur dans une rubrique complexe, nous allons appliquer les règles définies par la norme l AFNOR (Association Française de NORmalisation). 8

9 A-1 Etude de la norme : 1er cas : la rubrique contient des noms propres on classe au premier nom propre : Exemple : Etablissement TALEB et compagnie JEAN frère et compagnie les particules Le, La, L, Du, Des, Ibn, Abou, Ben, Ait, Abd sont considérées comme faisant partie du nom, sauf les particule de et d : Exemple : El mansouri sera classé comme Elmansouri Le besque.lebesque on classe au prénom s il est seul ou s il est relié au nom de famille par un trait d union : Exemple : Salon de coiffure Mohammed Hôtel Pierre-andré les noms débutant par saint (ou sainte, saints) sont classés au mot entier : Exemple : Restaurant Saint-Laurent 2ème cas : la rubrique contient des noms géographiques on classe au premier nom propre, sans tenir compte des particules : Exemple : Les conserveries de Safi Les minoteries de Casablanca les points cardinaux et leurs composés, le mot «centre» sont considérées comme nom propre, s il n en existe pas d autres et s ils sont employés sans complément : Exemple : Le garage du centre La gazette du sud marocain Société litière de l ouest du Maroc les noms débutant par un article simple ou précédé d un article contracté (du, de, des) se classent d après le nom caractéristique : Exemple : Grand garage de la Koutoubia Hôtel du Rif Maroquinerai des Ouled Teima 9

10 3ème cas : la rubrique contient des noms publicitaires : On classe au premier mot du nom utilisé à titre publicitaire à l exception des articles ou prépositions suivants : au, aux, d, de, des, du, l, la, le, les. On considère comme noms publicitaires : les mots ou ensemble de mots inventés pour les besoins de la publicité : Exemple : Imprimerie UNIM Machine à laver Thermor les noms historiques mythologiques et légendaires : Exemple : Restaurant Don Quichotte Hôtel des Mérinides les mots pouvant être isolés dans la rubrique. on ne tient pas compte des articles, ni des propositions à : Exemple : Journal «l opinion» Pâtisserie «A la coupe d or» Publication «Pour nous» Les mots d origine autre que marocaine et française : Exemple : Café du stade du Foot-Ball Manufacture de Pull-Over 4ème cas : la rubrique ne contient aucun nom propre (de personne, géographique, publicitaire ou assimilés) on classe au premier nom commun sauf «société» ou «compagnie» Exemple : Les caves marocaines Comptoir des importations toutefois, s il n y a pas de nom commun autre que société ou compagnie, on classe à l un de ces noms : Exemple : Société industrielle et commerciale Compagnie aéropostale Quand un nom commun unique est précédé d un adjectif qualitatif, on classe à l adjectif qualitatif : 10

11 Exemple : Grand soldeur Quand un nom commun est précédé d un adjectif numéral, on classe à l adjectif numéral : Exemple : Hôtel du Dix-septième siècle Aux cent mille chaussure Si un adjectif est employé comme nom (substantivement), il est alors considéré comme mot directeur de classement : Exemple : Les jeunes du village. La royale imprimerie 5ème cas : la rubrique est formée d initiale ou sigle : On classe toujours d après la première lettre : Exemple : R.A.M U.N.E.S.C.O A-2 Indexage des rubriques : On appelle ainsi la manière d écrire une rubrique afin de faciliter un classement alphabétique. Pour indexer correctement il faut : - d abord écrire le mot directeur (en majuscule) - puis les mots suivants - enfin entre parenthèses, les mots précédents Exemple : Rubriques non indexées Rubriques indexées Café des Quatre Etoiles QUATRE étoiles (café des) Hôtel SAFIR SAFIR (hôtel) La Royale Imprimerie, casa ROYALE imprimerie, casa (la) A-3 Renvoi : Lorsqu il peut y avoir une hésitation dans la recherche du mot directeur, il est conseillé d avoir recours à une inscription supplémentaire. Exemple : «Groupement des producteurs d agrumes» Renvoi à PRODUCTEURS d agrumes (groupement des) Ou à ARGUMES (groupement des producteurs d ) 11

12 A-4 Avantages et inconvénients du classement alphabétique 1) les avantages : simple dans son principe, le classement de noms et de mots n offre pas de difficultés. rapide lorsqu il porte sur un nombre restreint de documents. extensible à l infini, il est toujours possible d insérer de nouvelles dénominations ou un nouveau dossier entre deux dénominations ou deux dossiers déjà existants. 2) les inconvénients : compliqué lorsqu il s agit de classer des dénominations. lent lorsqu il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être composés de lettre identiques. Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l absence d un dossier. Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc.) A-5 Utilisations : Le classement alphabétique s adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personnel d une entreprise, usagers d électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un journal, élèves des écoles etc. Exercice d application : Soit la série des nouveaux clients, indexez et effectuez le classement alphabétique des dénominations suivantes : Eléments de correction : Magasin de sport aux trois surfeurs CASSIMA (restaurant) Entreprise de Marina et Fils DOS (la boutique du) La Boutique du Dos MARIE-HELENE (parfumerie) Parfumerie Marie-Hélène MARINA et fils (entreprise de) SARL les Briochères de Saint-Jean MAROC (les artisan du sud du) NOUVELLE décoration (la) La Nouvelle Décoration SAINT-JEAN (SARL les Briochères de) Les Artisans du Sud du Maroc TABLE de sophie (restaurant) Restaurant Cassima Restaurant TROIS surfeurs (magasin de sport aux) la Table de Sophie 12

13 B- Classement numérique B-1 Principe L ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite naturelle des nombres entiers. (Si l alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée). Les objet, les documents sont classés dans l ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création. Le classement numérique nécessite l emploie d un répertoire alphabétique. Ce répertoire permet, connaissant le nom du dossier, de retrouver rapidement le numéro correspondant. Exemple : ELMARNASSI dossier 395 ELMOUNTACIR dossier 720 B-2 Utilisations Il est utilisé : - dans les bibliothèques. - dans les entreprises importantes pour le classement des dossiers des tiers. B-3 Avantages et inconvénients du classement numérique 1) les avantages : Extension à l infini : l insertion des nouveaux documents ne modifie pas le rangement des documents déjà classés. Sécurité : il est facile de déceler immédiatement une absence du dossier. Discrétion : les indices numériques ne signifient rien pour les personnes qui ne disposent pas de répertoire. 2) Les inconvénients : nécessite la consultation d un répertoire alphabétique. Lent : la recherche d un dossier nécessite la consultation du répertoire alphabétique. Rupture de classement provoquée par l annulation ou la sortie définitive d un document 13

14 Exercice d application : Présenter le classement numérique des rubriques suivantes : Date d entrée 6 juin 20 mai 18 mai 8 juin 2 juin 15 juin 2 juin 21 juin 20 mai 15 mai Rubrique SARL Grafrois Aux quatre saisons Comptoir français de sécurité Librairie du sud L artisan confiseur Cabinet Dor La générale de conseils Boutique Salma Hôtel de Bretagne La Marbrerie de vichy Eléments de correction : Classement numérique Répertoire alphabétique 1. La Marbrerie de vichy 2. Comptoir français de sécurité 3. Aux quatre saisons 4. Hôtel de Bretagne 5. L artisan confiseur 6. La générale de conseils 7. SARL Grafrois 8. Librairie du sud 9. Cabinet Dor 10. Boutique Salma BRETAGNE (hôtel de) 4 COMPTOIR (français de sécurité) 2 CONFISEUR (l artisan) 5 DOR (cabinet) 9 GENERALE de conseils (la) 6 GRAFOIS (SARL) 7 QUATRE saisons (aux) 3 SALMA (boutique) 10 SUD (librairie du) 8 VICHY (la marbrerie de)

15 C- Classement thématique ou idéologique C-1 Principe : Le classement idéologique se fait à l aide d un plan de classement, établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par «sujet» ; chaque sujet est divisé en sous-sujets, eux mêmes subdivisés, et ainsi de suite. L analyse des sujets et de sous-sujets sera d autant plus approfondie que la variété des documents à classer est importante. Lorsqu un document comporte plusieurs «idées», jugées essentielles, il est indispensable d utiliser des renvois. Exemple : Un magasin arts ménagers veut classer la documentation qu il reçoit régulièrement de fournisseurs éventuels. Il divisera la documentation reçue en grands groupes ou sujets à savoir : appareils ménagers - appareil de chauffage - petit appareillage électronique Ensuite chaque sujet en sous sujet comme suit : - appareil de chauffage : cuisinière à bois cuisinière à charbon radiateurs à gaz radiateur électrique - appareils ménagers : Aspirateurs : Balai Boule Traîneau Cuisinière électrique : 2 feux 3 feux 4 feux C-2 Utilisations : Ce mode est principalement utilisé : - dans des bibliothèques - pour le classement de la documentation - sous forme simplifié, pour la tenue des dossiers 15

16 C-3 Avantages et inconvénients du classement idéologique : 1) les avantages : parfaitement adapté au classement et à la recherche de documentation. extensible : il est toujours possible de créer de nouveaux groupes ou de subdiviser ceux qui existent. peut se combiner fréquemment avec d autres ordres de classement. 2) Les inconvénients : organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir le plan de classement emploi délicat : toute erreur sur l idée essentielle du document prolonge la recherche. nécessite de renvois chaque fois qu un même document traite de plusieurs sujets ou d idées difficiles à analyser. ne présente aucune sécurité sauf s il est combiné avec un classement numérique. Exercice d application : Indexer et classer dans l ordre idéologique les rubriques suivantes : Librairie AL MAARRIF Éditions maghrébines Librairie-papeterie aux belles images Grands magasins marocains Libre-service de l océan Librairie internationale Éditions rencontre Grands magasins de Chaouie Librairie de best-sellers Eléments de correction Librairie - AL MAARRIF - BELLES IMAGES - BEST-SELLERS - INTERNATIONNALE Editions - MAGHREBINES - RENCONTRE Grands magasins - CHAOUIE -MAROCAINS - OCEANS 16

17 Section 2 : les ordres dérivés A- classement décimal A-1 Principe : La classification décimale repose sur le principe suivant : entre 2 nombres décimaux consécutifs de même ordre, il est toujours possible d intercaler 9 nombres décimaux consécutifs. Exemple : voir le plan comptable 1B B B A-2 Utilisations Ce mode est principalement utilisé pour : - le classement de la documentation - le classement des comptes dans le plan comptable A-3 Avantages et inconvénients du classement décimal 1) les avantages : parfaitement adapté au classement et à la recherche de la documentation, extensible à l infini. 2) les inconvénients : organisation longue : il exige une analyse préliminaire très poussée pour établir le plan de classement. emploi délicat : toute erreur sur l idée essentielle du document prolonge la recherche. nécessité de renvois : chaque fois qu un même document traite de plusieurs sujets ou d idées difficiles à analyser. difficulté pour repérer une erreur de classement ou constater l absence d un document. 17

18 B- Classement chronologique B-1 Principe : Le classement chronologique consiste à classer les documents dans l ordre de la suite naturelle des dates : années, mois, jours. Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus. Exemple : 09/02/98 société marocaines de courtage 02/02/98 société de tissage «FILATIS» 25/01/98 société de courtage GRACOM B-2 Utilisations : Le classement chronologique est principalement utilisé pour le classement des documents et de la correspondance dans les dossiers, pour le classement des doubles, des lettres, des factures, des documents, des bordereaux bancaires, des revues et des journaux B-3 Avantages et inconvénients du classement chronologique : 1) les avantages : simple. le document le plus récent est immédiatement visible. extensible à l infini 2) les inconvénients : impossible de constater les absences de documents. difficile de retrouver un document dont on ne connaît pas la date précise. Exercice d application : Le commissariat au tourisme vous communique la liste des manifestations folkloriques et des expositions artisanales au Maroc : Présentez le calendrier chronologique des manifestations folkloriques. 18

19 Du 14/11 au 28/11 : Agadir Du 06/03 au 12/03 : Marrakech Du 06/02 au 14/02 : Fès Du 11/03 au 18/03 : Taroudant Du 08/07 au 15/07 : Tanger Du 15/07 au 21/07 : Meknès Du 24/07 au 31/07 : Rabat Du 08/08 au 15/08 : Essaouira Du 21/10 au 28/10 : Casablanca Du 09/10 au 15/10 : Ouarzazate Du 25/09 au 24/09 : Zagora C- Classement géographique Eléments de correction 1. Agadir 2. Ouarzazate 3. Casablanca 4. Zagora 5. Essaouira 6. Rabat 7. Meknes 8. Tanger 9. Taroudant 10. Marrakech 11. Fès C-1 Principe : Le classement géographique est basé sur la connaissance des divisions et des subdivisions territoriales d une unité géographique : pays ville commune - département. Il est souvent associé à un classement numérique ou alphabétique. Exemple: CASABLANCA - ALAOUI (cabinet médical) - MOUKTAR (clinique) ESSAOUIRA - RAFFINERIE (société marocaine de) - ELJABRI (groupe industrielle) C-2 Utilisations : Le classement géographique est utilisé par les : - services commerciaux des entreprises ; - les éditeurs ; - services de vente par correspondances ; - services des abonnements : revues, journaux ; - agences de publicité, etc. C-3 Avantages et inconvénients 1) les avantages : simple dans son principe ; précis ; extensible puisqu il se subdivise naturellement ; 19

20 répond parfaitement à son objet. 2)les inconvénients : nécessite fréquemment l emploi d un dictionnaire des communes ; nécessite un répertoire alphabétique pour réduire le temps de certaines recherches. D- Classement alphanumérique : D-1 Principe Le classement alphanumérique consiste d abord à répartir les documents dans des classes alphabétiques préétablies, puis, à l intérieur de celles-ci, de leurs attribuer, selon leurs ordre d arrivée, un numéro. Dans chaque tranche de classement alphabétique, un répertoire alphabétique succinct est donc nécessaire, il figure en général sur un guide. Exemple d un guide : B BANQUE marocaine de commerce 01 BILALI (cabinet) 02 D-2 Utilisations : Petits classements dans lesquels le nombre d éléments est stable (ordre de classement très peu utilisé pour des fichiers manuels). D-3 Avantages et inconvénients du classement alphanumérique : 1) les avantages : sécurité du classement ; extensibilité relative. 2) les inconvénients : nécessité de tenir un répertoire pour chacune des tranches alphabétiques. assez lent. les divisions alphabétiques doivent être fixées à l avance. 20

21 Exercice d application : Dans leur ordre d entrée. Ces fournisseurs ont été enregistrés ainsi puis classés selon l ordre alphanumérique : Éléments de correction C. - COIN (la grande couture du) 01 Etabissement de la pelote du Nord - CAISSE (nationale de sécurité sociale) 02 La Revue marocaine H. La Grande couture du coin - HOLAND (restaurant de la route de) 01 Caisse Nationale de Sécurité Sociale - HILALI et fils (auto-école) 02 Restaurant de la route de holand M. - MAROCAINE (la revue) 01 Auto-école Hilali et fils - MAMOUNIA (hôtel) 02 Hôtel Mamounia N. -NORD (établissement de la pelote du) 01 Après avoir déterminé l ordre dans lequel doivent être classés les supports, nous allons traité dans le prochain chapitre les moyens matériels à utiliser pour conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures conditions. 21

22 CHAPITRE II : LES DIFFERENTS PROCEDES DU CLASSEMENT Le choix du mode de classement s effectue d après plusieurs critères à savoir : - le volume et le nombre d éléments à classer, - facilité d accès et de la manipulation, - la durée de conservation, - la fourniture, le mobilier et le matériel à utiliser. Section 1 : Les dossiers ; indexage et signalisation A-Les dossiers : A-1 Le classement des documents dans des dossiers : Les documents sont placés dans couvertures cartonnées de résistance et de forme variables. Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents à classer, de la fréquence de leurs consultation et de la durée voulue de leurs conservation. Ces couvertures qui protégent les documents et facilitent leur rangement, sont des chemises, des classeurs ou des dossiers. Les principaux types de dossiers sont : - les dossiers ordinaires - les dossiers à tirettes - les dossiers à sangle - les dossiers à perforation - les chronos A-2 Le choix des dossiers : Les dossiers ordinaires (chemises cartonnées) : ils sont utilisés pour les dossiers de travail peu épais ; pour un rangement de document dans un dossier suspendu. 22

23 Les dossiers à système (chemises à rabat, à tirette, élastiques ; classeurs à sangle ; à anneaux ): ils sont utilisés pour les dossiers de travail épais ou volumineux ; pour le rangement des documents consultés fréquemment. Les dossiers suspendus (les hamacs en papier kraft suspendu sous un rayon armoire ou dans un tiroir) : ils sont utilisés pour la plupart des dossiers individuels (fournisseurs, clients, personnel) B - Indexage : L indexage d un classement est l indication visuelle des tranches de classement ainsi que l identification des documents (dossiers, fiches ). Pour indexer les dossiers, on utilise : - Les guides : ce sont des intercalaires en carton, métal ou matière plastique. Ils sont de mêmes dimensions que les dossiers, mais portent des dépassants où sont inscrites les mentions utiles au classement. - Onglets fenêtres : lorsque les guides ne portent pas de dépassants, on utilise des onglets à fenêtre de différentes dimensions ou des papillons gommés. Exemple : Dans un dossier alphabétique, indexer le classement consiste à : - marquer sur des repères très visibles les tranches de classement (A, B, C, par exemple) ; - inscrire sur chaque dossier (ou document) la rubrique correspondante. C - Signalisation : La signalisation est le moyen visuel pour mettre en évidence certains caractères communs à un groupe de dossiers. On distingue deux types de signalisation : - Fixes : couleurs des dossiers, case colorée, - Mobiles : onglet, cavalier Exemple : Clients domiciliés dans le sud Clients domiciliés dans le nord On emplois pour indiquer ces particularités : dossiers de couleurs différentes des papillons de couleurs que l on colle sur la partie visible du dossier ; des anglets à fenêtre de taille et de couleurs différentes 23

24 Illustration : Exercice d application : Etablissez une liste de renseignement pouvant donner lieu à signalisation sur des documents concernant les employés. Précisez dans chaque cas s il s agit d une signalisation fixe ou d une signalisation mobile. Quel est l intérêt de la signalisation? Eléments de correction Signalisation fixe : - fonctions des employés : cadres, employé - catégories de fonction : permanent, occasionnel Signalisation mobile : - demande de congé - attestation de travail Section 2 : les différents procédés du classement A- Classement horizontal A-1 Procédé : Le classement horizontal (ou à plat) consiste à empiler les documents les uns sur les autres, le dos face à l utilisateur. A-2 Conditions d utilisation : Pour les dossiers : - le dos du dossier doit être assez large pour recevoir les indications nécessaires. On peut utiliser les dossiers à sangle, les boites de carton, les sous-dossiers. - la consultation des dossiers ne doit pas être très fréquente. 24

25 Pour les documents seuls : - document de très grand format - imprimé - fournitures de bureau, etc. A-3 Avantages et inconvénients : 1) les avantages : simplicité encombrement réduit bonne conservation des documents 2) les inconvénients : recherche et manipulation difficile possibilité de signalisation limitée à une signalisation fixe. ne convient pas aux dossiers minces A-4 Utilisations : Le classement horizontal est utilisé pour : - les dossiers volumineux - les dessins et plans, dossiers de grand format - les fournitures de bureau : papier, carbones - les imprimés, les bandes magnétiques A-5 Mobilier et matériel Les principaux matériels et mobiliers utilisés pour ce procédé sont : - classeurs à clapets - classeurs à rideaux - classeurs à tiroirs plats, - classeurs à plan - rayonnages fixes ou mobiles Classeur à clapets casiers fermés par un clapet (porte articulée) étiquette permettant l identification du contenu du casier (tranche de classement). identification sur le dos du dossier. chaque casier contient quelques dossiers. 25

26 Classeurs à rideau gros dossiers identification sur le dos du dossier, tablette amovible ; rideau articulé; Exercice d application : Classeurs à tiroirs plats tiroirs peu profonds et amovibles, identification du contenu du tiroir sur l étiquette : recherche facile ; un seul dossier par tiroir : manipulation très réduite ; importance du mobilier variable suivant les besoins. Tiroirs à plan tiroirs peu profonds et amovibles, identification du contenu du tiroir sur l étiquette : recherche facile ; un seul dossier par tiroir : manipulation très réduite ; Indiquez dans quels cas sont utilisés les différents meubles pour le classement horizontal des dossiers, tenir compte de : La nature des dossiers Dossiers en cours ou dossiers classés Volume Importance de classement Eléments de correction - les dossiers volumineux - dessins et plans, dossiers de grand format - fournitures de bureau : papier, carbones - les imprimés, les bandes magnétiques 26

27 B- Classement debout : B-1 Procédé : le classement debout consiste à classer les dossiers ou les documents les uns à coté des autres sur leur arête la plus petite ;le dos, se présentant verticalement face à l utilisateur. B-2 Conditions d utilisation Seuls les documents épais et les classeurs à couverture renforcée peuvent être classés debout. Les documents et les chemises minces doivent être réunis dans des classeurs ou dans des dossiers solides (classeurs en carton, à perforations, à pinces...) B-3 Avantages et inconvénients 1) les avantages : recherche et manipulation faciles, absence d un dossier repéré facilement, mise en archives faciles. 2) Les inconvénients : ce procédé ne peut être utilisé que pour le classement des dossiers épais et rigides, les possibilités de signalisations sont très réduites, l encombrement est important. B-4 Quelques utilisations : Le classement debout est utilisé pour ranger : - les livres dans la bibliothèque ; - classement des lettres, pièces comptables, documents clients et fournisseurs ; - les annuaires, recueils, catalogues ; - les liasses d archives B-5 Mobilier et matériel On utilise pour le classement debout : - les rayonnages fixes ou mobiles 27

28 - les armoires, placards, bibliothèques ; - les classeurs rotatifs à axe vertical. Rayonnages fixes ou mobiles rayonnages faciles à installer ou à déplacer. recherche facile classement visuel Armoires à rayons Divers systèmes de portes : portes battantes (portes pleines ordinaires), portes coulissantes ; portes pliantes (chaque porte se plie en deux, réduisant ainsi l encombrement) Classeur rotatif tambour pivotant auteur d un axe vertical : recherche plus rapide ; les dossiers sont placés en couronne sur chaque tambour (environ 30 dossiers) gain de place. 28

29 Exercice d application : Les portes des armoires peuvent être battantes (ordinaires), coulissantes et pliantes ; indiquez les avantages et les inconvénients de chaque système. Eléments de correction Portes ordinaires Portes coulissantes et pliantes Avantages Coût réduit Visualisation total du classement Manipulation facile Réduire l encombrement inconvénients Manipulation difficile Coût élevé C- Classement vertical ordinaire : C-1 Procédé Le classement vertical ordinaire consiste à placer les documents verticalement, les uns derrière les autres, ou les uns à coté des autres, les dossiers reposants sur leur dos. C-2 Conditions d utilisation : Pour éviter leur affaissement et leur glissement, les dossiers et les documents doivent être maintenus les uns contre les autres par des compresseurs ou des intercalaires. C-3 Avantages et inconvénients : 1) les avantages : facilité de manipulation, à condition que les dossiers soient rigides. Possibilité de signalisations limitées (couleurs de dossier, onglet ) 2) Les inconvénients : aspect souvent désordonné ; risque d affaissement des dossiers (recherche difficile, détérioration des documents) ; 29

30 C-4 Quelques utilisations : Le classement vertical ordinaire peut être utilisé pour toutes les formes de classement : dossiers clients, dossiers fournisseurs, correspondance personnelle, etc C-5 Mobilier et matériel : On utilise pour ce mode de classement : - classeurs à tiroirs - bacs fixes ou mobiles - classeurs rotatifs Classeur à tiroirs élément comprenant quatre tiroirs ; étiquette permettant l identification du contenu du tiroir; capacité : 100 dossiers par tiroir, environ ; Bacs Facilement déplacés et amenés prés du poste du poste du travail. D- le classement vertical suspendu Le classement vertical suspendu consiste à placer les dossiers et les documents dans des chemises en carton fort, dites hamacs. Le classement vertical suspendu peut être : - à visibilité supérieure - à visibilité latérale 30

31 D-1 Classement suspendu à visibilité supérieur D-1-1 Principe Dans ce type de procédé, les hamacs sont équipés, sur leur partie supérieure, d une tringle métallique qui sert à leur suspension. L intitulé du dossier est inscrit : - soit directement sur la tringle métallique. - soit sur une étiquette placée dans une gaine transparente pour la protéger. Illustration : Caractéristiques : - le hamac est suspendu au bord du tiroir ou du bac par des crochets. - identification du dossier sur une bandelette glissée sous une baguette en rhodoïd. - signalisation fixes (cases colorés en crayon), signalisation mobiles (cavalier). - si les hamacs sont réunis deux à deux on réalise un classement en continu. - ce procédé améliore la sécurité du classement, aucun document ne pouvant être glissé entre deux dossiers. D-1-2 Conditions d utilisation : Les documents ne doivent être ni trop lourds ni trop épais. Ils doivent être placés dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs. D-1-3 Avantages et inconvénients 1) les avantages : bonne conservation des documents lisibilité satisfaisante de la dénomination signalisation fixe et mobile facile insertion aisée de nouveaux dossiers 31

32 2) les inconvénients : capacité réduite nécessité de sous-dossiers D-1-4 Mobilier et matériel : On utilise pour ce mode de classement : - tiroirs équipés - bacs fixes ou mobiles Tiroirs équipés les tiroirs sont équipés des dossiers hamacs. 50 dossiers dans un tiroir de bureau 100 dossiers dans un tiroir de classeur Bacs fixes ou mobiles Le bac est équipé des dossiers hamacs couvercle basculant Roulettes pivotantes (déplacement facile) D-2 Classement verticale suspendu à visibilité latérale D-2-1 Principe : Les hamacs de classement vertical suspendu à visibilité latérale sont équipés, sur la partie visible face à l utilisateur, d une bande métallique ou plastique. 32

33 Illustration : Caractéristiques : Les hamacs sont suspendus dans ce cas sous les rayons de l armoire. L indentification dans ce cas est sur le petit coté du hamac. D-2-2 Conditions d utilisation : Les documents ne doivent être ni trop lourds, ni trop épais, ni trop fragiles. Les documents doivent être placés dans des sous-dossiers avant leur insertion dans les hamacs. D-2-3 Avantages et inconvénients: 1) les avantages : rangement facile des dossiers et des documents ; extension aisée ; signalisation fixe et mobile satisfaisante ; bonne lisibilité des intitulés ; grande capacité de classement. 2) les inconvénients : utilisation de sous-dossiers indispensables. D-2-3 Mobilier et matériel On utilise : - armoire équipée - classeurs à tiroirs basculants - classeur rotatif à axe vertical - classeur rotatif à axe horizontal 33

34 Armoires équipés portes pliantes de 4 à 8 rangée par armoires 100 dossiers environ par rangée. Armoires basculantes encombrement moindre au sol. tiroirs ouvert : visibilité latérale du dossier. tiroirs fermés ; les dossiers se trouvent alors classés debout. Classeurs rotatifs à axe vertical encombrement réduit accès facile tambours pivotant autour d un axe vertical Classeurs rotatifs à axe horizontal encombrement réduit accès facile il suffit d appeler au clavier le dossier voulu pour qu il se place automatiquement en position de lecture. 34

35 Exercices d applications : 1. Comparer les deux procédés : - classement suspendu à visibilité latérale : le cas du classement dans une armoire. - classement suspendu à visibilité supérieure : le cas du classement dans un classeur à tiroir. 2. votre travail consiste à indiquez pour chaque document proposé : le dossier, le procédé de classement et le mobilier utilisé. Documents : - revues (exemple PC magazine, science et vie ) - doubles de courriers importants à conserver (année ) - dossiers clients - plan du nouveau restaurant d entreprise (grande dimension) - photocopie dans l ordre chronologique de toutes les informations transmises au personnel. Eléments de correction : 1. classement dans une armoire : * classement visuel * classement facile * encombrement obligatoire Classement dans un classeur à tiroir : * étiquette permettant l identification du contenu du tiroir; * bonne conservation * capacité réduite 2. Dossiers utilisés Procédé de classement Mobilier utilisé revues Les dossiers ordinaires Horizontal Clapets -classeurs à courrier Chrono- dossiers à tirette- classeur à anneau- dossiers ordinaire Dossiers à perforation ou à tirette rideaux.. Debout -Verticale Rayonnages armoires- tiroirs équipés Dossiers clients Debout - verticale Rayonnages armoires- tiroirs équipés Plans Dossiers ordinaires horizontal Clapets -classeurs à photocopies Chrono- dossiers ordinaires rideaux.. Debout -Verticale Rayonnages armoires- tiroirs équipés 35

36 CHAPITRE IV : LES PLANNINGS Section 1 : Généralités sur les plannings : A- Définition : Un planning est un tableau qui visualise l ordonnancement de tâches ou d événements c est à dire la prévision de leur situation dans le temps. Il doit permettre les mises à jour et le contrôle de la réalisation. Un planning comprend : - échelle de temps (jour, semaine, mois). - représentation visuelle (prévisions réalisées). - chaque ligne correspond à un exécutant ou un poste de travail, ou une activité. - la première colonne correspond aux titres des lignes. - repère des jours. B- Conception d un planning : Echelle de temps Description: - établir la liste des mentions à porter en ordonnée. - prévoir le nombre d unités de temps nécessaires horizontalement. NB : il faut déterminer la langueur à réserver à une unité de temps pour permettre un repérage visuel facile ; en déduire la langueur du planning Exemple : planning des travaux relatifs à la préparation d un voyage par le comité d entreprise : février Travaux à faire Réunion du C.E (proposition - des dates, du lieu, des activités, du budget) - note au personnel - - réception des suggestions analyse des suggestions réunion du C.E (fixation des dates, du lieu,..)

37 C- Rôles des plannings : - facilité la communication et la mémorisation - permet une compréhension plus synthétique - réduit les informations à l essentielles - assure l ordonnancement : répartition dans le temps de divers travaux - il précise quand le travail sera terminé et le temps qu il prendra D - Choix du matériel : Bien que tous les modèles proposés par les fabricants puissent, en principe, s adapter à tous problèmes de prévisions, le choix du matériel est déterminant pour l efficacité de la solution proposée. Ainsi, les principaux matériels utilisés sont : - plannings à fiche T - plannings à bandelettes - planning à gouttière - planning à rubans - plannings à fils - plannings magnétiques Section 2 : Les principaux modèles de plannings A- Planning à fiche T A-1 Description : - ce planning est constitué par des bandes métalliques verticales perforées des fontes équidistantes, destinés à recevoir des fiches en T. - la partie supérieure de la fiche reçoit les informations essentielles. - la partie inférieure reçoit les informations complémentaires. Illustration : 37

38 A-2 Utilisations : Ce type de planning permet le suivi des cas simples dans lesquels l organisation fonctionne par unité de temps complète (emploi du temps), comme : l effectif du personnel et son emploi du temps ; délais de livraison ; exécution des commandes en cours. A-3 Avantages : système simple ;lecture rapide ; possibilité d écrire sur la partie visible de la fiche en T; possibilité de signalisation garce aux diverses couleurs des fiches, curseurs, lettres, symboles ; la mise à jour et rapide ; et le coût est moyen. B- Planning à gouttières ou à gorges : B-1 Description Planning à gouttière, à bande : Il est constitué de plusieurs gouttières superposées en matières plastiques dans lesquelles on glisse des bandelettes coupées à la longueur, désignés suivant la prévision. Planning à gorges ou à gouttière profondes : Dans ce planning, les gouttières sont suffisamment grandes pour recevoir les documents (bons de commandes, bon de travail, ) seule la partie supérieure reste visible. Un fil repère la date du jour, ainsi toute bande placée entièrement à gauche du fil correspond à un retard de réalisation. Illustration : 38

39 B-2 Utilisations : Ce type de planning s adapte à tous les problèmes de contrôle de stock et approvisionnements, des ventes, de budget, de la publicité, avancement des commandes B-3 Avantages : Ce planning aux même avantages que le planning à fiches en T. C- Planning à fil ou à ruban C-1 Description : Planning à fil : est un tableau perforé, la visualisation est obtenu par des fils de couleurs que l on tire horizontalement jusqu'à la position voulue, à l aide de cheville. Des curseurs et symbole coulissant sur fils et moletant en évidence des caractères importants. En général, les symboles de prévisions sont enlevés au fur et à mesure de la réalisation. Planning à ruban : ce planning ressemble extérieurement au planning à gouttières à bandes, mais le principe d utilisation est le même que le planning à fils. On tire le ruban métallique ou plastique jusqu'à la position voulue. C-2 Utilisations : - suivi des opérations de commande, de livraison, des chantiers - échéanciers divers C-3 Avantages : - possibilité de signalisations variées - mise à jour rapide et facile D- Planning magnétique : D-1 Description : Le support est généralement formé d une feuille métallique vernissée sur laquelle est imprimé un quadrillage en centimètre. Les symboles et les bandes de dimensions et de couleurs variées sont aimantés de façon permanente. Ces symboles peuvent être codifiés de lettres ou de chiffres. 39

40 Guide de travaux pratique Module : 12 Organisation Administrative Par ailleurs, les bandes portant les jours, les mois facilitent la réalisation de l échelle du plan. Des bobines que l on pose à n importe quel endroit du tableau et qui permettent de dérouler un ruban sur la longueur désirée. Illustration : D-2 Utilisations : - contrôle des objectifs - applications très variées - en progression (suivi d opérations successives) D-3 Avantages : - système simple, lecture facile ; - possibilité de signalisations très variées ; - mise à jour rapide et agréable ; - coût moyen. Exercice récapitulatif: Appréciation du critère de choix : - favorable - moyen - défavorable Facilité de mise à jour Souplesse d utilisation Possibilité d inscription Coût réduit utilisations Planning sur papier D F M F Activités exceptionnelles P. à fiche T F M M F Cas simples P. à gouttière M M F M Tous problème P. à ruban F D D D Plannings de fabrication P. à fils F D D D Suivis d opérations P. magnétique F M D D MAJ rapide 40

41 CHAPITRE VI : LE CLASSEMENT ELECTRONIQUE ET L ARCHIVAGE Section 1 : Le classement électronique Aujourd hui, pour permettre une recherche et une restitution suffisamment efficaces, la ré-exécution de traitements antérieurs, voire des traitements nouveaux, il n est plus possible que les archives soient uniquement composées d un classement sur papier : il est indispensable que les informations soient conservées sous une forme électronique organisée dans ce but. A- Supports utilisés : Plusieurs supports disponibles aujourd hui : Les disques durs classiques : leur capacité sans cesse croissante permet de conserver en ligne des quantités considérables d informations Les supports externes «réinscriptibles» : bandes, cartouches magnétiques, disques optiques ; Les supports externes non «réinscriptibles» : disques Worm. Remarque : pour l utilisation de ces supports, le problème de la preuve n est encore résolu. Le choix du support est fonction d une série de critères, dont notamment les suivants : * Durée de conservation de l information compatible avec la durée du support. Si le support n est pas assez durable, l information devra être périodiquement recopiée sur un support neuf. * Nécessité d accès à l information. Si un accès quotidien aux archives est requis, une conservation «en ligne» est plus appropriée. Dans le cas contraire, un archivage externe est généralement moins coûteux. * Type d utilisation. Si l enregistrement électronique est destiné à servir de preuve, il convient de pouvoir démontrer qu il n a subi aucune altération et, éventuellement, de lui donner date certaine. La mise en uvre de techniques de cryptage et d horodatage peut se révéler nécessaire. * La disponibilité des outils de lecture compte tenu de l évolution des techniques. En effet, qui pourrait encore lire une disquette 8 pouces, même si sa surface magnétique avait conservé sa qualité jusqu à aujourd hui. 41

42 B- Avantages du classement électronique : La gestion électronique des documents existe depuis longtemps, mais elle était chère, complexe et lente. Grâce au progrès technique, le classement électronique devient un outil économique, simple et rapide. Avec lui classement et archivage de documents deviennent logiques et faciles. L'espace est libéré et la sécurité assurée. Consultation comme distribution sont instantanées et l'utilisation du papier est réduite au minimum. Le classement de tous fichiers ou documents présents sur l'ordinateur. Du texte bien sûr, mais aussi des télécopies, des images couleur, des radiographies, des films, de la parole et des sons. Le classement électronique de documents vous permet d'être certain de fournir la copie sans délai et sans fatigue. Les documents papier gardés pour des raisons légales ne sont pas pour autant supprimés, mais leur nombre est réduit au strict minimum et leur classement est simplement chronologique. Section 2 : L archivage : A- Définition : L archivage consiste à conserver des informations qui peuvent devenir nécessaires soit à titre informatif, soit à titre de preuve, soit enfin lors d un contrôle de l administration. Il permet d assurer la pérennité de l information et la possibilité de la restituer ultérieurement. B- Les objectifs d archivage: L archivage peut répondre à trois objectifs différents, selon la valeur des documents que l on archive: -Juridique : concerne tous les documents qui portent sur la justification de droits à longue ou courte échéance, exemple : conservation de contrats à des fins de preuve en cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation des documents comptables en cas de contrôle fiscal ; - Administrative : ce sont les documents dont l organisme a besoin pour sa gestion ; - Historique : pour la reconstitution d événement survenus dans l organisme. 42

43 C- Lieu, meuble et support Lieu : Le local doit être peu coûteux (sous-sol en général) et sain pour conserver les documents à l abri de la poussière, de la lumière et de l humidité. Meuble : Le rayonnage mobile est composé d'éléments de rayonnages traditionnels fixés sur des chariots qui se déplacent en translation. Ce principe permet l'accès au volume total des documents contenus dans l'ensemble des rayonnages en utilisant un seul couloir de consultation. Ce mode de classement permet soit de : Doubler la capacité de classement sur une même surface. Gagner 50% de surface pour une même capacité. Illustration : Support : Les documents sont rangés dans des boites par année, et en respectant l ordre du classement principal. Exemple d une étiquette- boite Clients Année : 89 n : 101 à n :200 Les boite d archivage 43

44 D- La décentralisation des archives : Les archives ne sont pas nécessairement détenues à l intérieur de l entreprise. En dehors même du choix d un support, l entreprise peut examiner la nécessité de recourir à un «tiers archiveur». Cette solution peut présenter certains avantages : - l entreprise n a pas à investir en supports capables de stocker des volumes importants ; - elle délègue les fonctions de sauvegarde et de protection physique des archives ; Le recours à ces prestations nécessite évidemment un cahier des charges précis et des précautions contractuelles concernant la transmission, la propriété des données, leur confidentialité, leur restitution, leur destruction, etc. 44