Accueil et secrétariat en anglais. Extrait de 6 pages Livre disponible au format epub ou PDF

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1 Accueil et secrétariat en anglais Extrait de 6 pages Livre disponible au format epub ou PDF

2 Copyright Laetitia Perraut avril avril 2013 ISBN : Editions Café Anglais, Asnières-sur-Seine, France

3 Nous vous remercions de faire connaître cet ebook autour de vous et d encourager son achat.

4 Avant-propos Assistante ou hôtesse d'accueil sont des métiers qui demandent beaucoup de ressources : les situations de travail sont nombreuses et variées, les tâches sont administratives ou commerciales, les échanges se font au téléphone, en personne ou bien par et nécessitent de pouvoir s'exprimer en anglais avec aisance et dans un certain registre. Ce sont ces nombreuses réalités qui m'ont guidée dans la rédaction de ce guide de conversation. Vous trouverez en première partie des mémos pour avoir sous la main un maximum de phrases pratiques. Ensuite, vous trouverez des dialogues écrits pour chaque type de situation où l'anglais est nécessaire. Ce sont des scènes entières que vous pourrez étudier, répéter, mais également écouter pour un grand nombre d'entre elles sur le site des Editions Café Anglais. Toutes ces phrases vous permettront également de pouvoir expliquer ce que vous faîtes, pourquoi et comment. Une partie «entretien d'embauche» et «description» de poste complète le livre, car c'est souvent au cours d'un entretien d'embauche en anglais que l'on testera votre niveau. L'anglais retranscrit dans les dialogues est de l'anglais oral, c'est pour cela que vous lirez plutôt, par exemple, «I've» que "I have». AUDIO : le terme «audio» dans les chapitres du livre correspond aux séquences audio du CD audio ou des vidéos disponibles sur notre site Internet. En effet, pour celles et ceux qui souhaitent un entraînement plus poussé, nous publions également le CD audio qui accompagne le livre. A bientôt, Laetitia Perraut (laetitia.perraut[@]cafe-anglais[.]fr) Remerciements Je tiens à remercier tous ceux qui m'ont apporté leur soutien, leur aide et leur temps pour cette édition et en particulier : Laurence Erard, Virginie Vigneux et Clara Delmas qui ont relu le livre et qui ont répondu à toutes mes questions. Michel Perraut qui a réalisé les illustrations et la maquette du livre ; Pietro Giove et Gabriella Scuderi pour leurs encouragements ; Natasha Bryer pour ses traductions et son travail de relecture.

5 Table des matières du livre Memo accueil Memo standard ACCUEIL 1. Accueil d un visiteur qui a rendez-vous remise d un badge 2. Accueil d un visiteur qui n a pas rendez-vous 3. Accueil d une visite personnelle 4. Taxi 5. Expliquer comment se rendre en salle de réunion 6. Expliquer comment se rendre au métro 7. Indiquer les moyens de transport à proximité du site 8. Accompagner un visiteur et discuter de la pluie et du beau temps 9. Présentations : se présenter - présenter quelqu un 10. Remettre de la documentation 11. Transmission d un message, description physique d une personne 12. Un visiteur est-il passé? 13. Badges du personnel 14. Répondre à diverses demandes STANDARD 15. Réception d un appel 16. Transfert au bon interlocuteur 17. Réception d un appel pour une personne absente 18. Réception d un appel pour une personne qui est en congés 19. Appel d une personne mécontente 20. Filtrer 21. Candidature spontanée 22. Personne ne faisant plus partie de l entreprise 23. Demande de plan d accès 24. Orienter : comment arriver en voiture 25. Orienter : comment arriver en transports en commun 26. Réponse à une demande d informations et prise de coordonnées

6 27. Transfert d un poste vers le standard et transmission d instructions 28. Difficultés de communication 29. Réception et envoi d un pli ou d un colis SECRÉTARIAT 30. Réservation d une salle de réunion 31. Réservation d une voiture de location 32. Réservation d un billet d avion, d une chambre d hôtel 33. Réservation de billets de train 34. Réserver une table au restaurant 35. Organisation du séjour d un visiteur 36. Prise de rendez-vous 37. Une personne appelle pour prendre rendez-vous 38. Avancer ou reporter un rendez-vous 39. Passer un fax 40. Réception d un fax 41. Frappe de documents 42. Notes de frais 43. Fournitures 44. Mémos internes 45. Envoi du courrier 46. Problèmes avec les machines EVENEMENTIEL 47. Accueil, formulaires et badges 48. Renseigner et orienter ENTRETIEN D EMBAUCHE 49. Entretien d embauche 50. Descriptions de poste ANNEXES Alphabet téléphonique international Epeler une adresse web ou Donner une adresse postale Enoncer un numéro de téléphone Calculer

7 Date et heure

8 Extrait de 6 pages MEMO ACCUEIL (extrait) (audio) ACCUEILLIR L accueil : the front desk, the reception desk Bonjour (le matin) : good morning Bonjour (l après-midi) : good afternoon Bonsoir : good evening Au revoir : Goodbye (UK), Good-bye (US) Note : l usage de Hello est plus informel. Madame Chumley : Ms Chumley (très courant, se substitue à Miss ou Mrs, évite de faire référence au statut marital de la personne. Se prononce Miz ) Madame Simonet : Mrs Simonet (si vous savez que cette personne est mariée) Monsieur Barnes : Mr Barnes Mademoiselle Crystal : Miss Crystal Bienvenue aux Editions Café Anglais Welcome to Editions Café Anglais Puis-je vous renseigner? May I help you? Que puis-je faire pour vous? What can I do for you? Avez-vous rendez-vous? Do you have an appointment? Je suis désolée, mais il faut prendre rendez-vous. I m sorry, but you need to make an appointment. Madame Chumley ne reçoit que sur rendez-vous. Ms Chumley only sees people by appointment. ANNONCER Je vais la (le) prévenir de votre arrivée. I ll tell her (him) you re here. Quel est votre nom, s il vous plaît? What is your name, please? (ou Your name, please?) Excusez-moi, je n ai pas bien compris votre nom. Pourriez-vous me le répéter? I m sorry, I didn t catch your name. Could you please repeat it? Pourriez-vous m épeler votre nom, s il vous plaît? How do you spell your name, please? Vous êtes de quelle société? What company are you with? (ou And you re with?) Bonjour, c est Odile à l accueil. Hello, this is Odile at the front desk.

9 5 EXPLIQUER COMMENT SE RENDRE EN SALLE DE RÉUNION Je ne connais pas du tout le bâtiment. Pourriez-vous m expliquer comment me rendre à la salle de réunion 2H? I don t know your building at all. Could you please tell me how to get to Meeting Room 2H? Vous n êtes pas dans le bon bâtiment. C est le bâtiment d à côté. You re not in the right building. It s the building next door. Vous allez emprunter l ascenseur qui se trouve juste en face de vous. Celui de gauche car les autres ascenseurs sont directs jusqu au 10e étage. Vous montez au deuxième étage et en sortant, vous prendrez le couloir qui est tout de suite sur votre gauche. Ce sera la première porte sur votre droite. You take the elevator in front of you. Take the one on the left because the others don t stop before the tenth floor. Get off on the second floor, and as you exit, take the hallway immediately on your left. It will be the first door on your right. Autres phrases pratiques Je vous remets un plan du bâtiment. L accueil est ici. Here is a map of the building. The front desk is here. Il y a une passerelle entre les deux bâtiments. There is a footbridge between the two buildings. VOCABULAIRE AUTOUR DE L ORIENTATION Aller (vers) : to go (towards to head towards) Aller tout droit : to go straight ahead Se diriger (vers) : to head for, to make one s way towards C est en face de vous : it s in front of you Le hall : the entrance hall (GB), the lobby (US) L entrée principale : the main entrance Bâtiment : building Immeuble : building Le bâtiment principal : the main building Ascenseur : lift (GB), elevator (US) Prendre l ascenseur : to take the lift (GB), the elevator (US) Escaliers : stairs Escalator : escalator Emprunter l escalier : to take the stairs Etage : floor Au quatrième étage : on the fourth floor (renvoi vers les adj ordinaux) Rez de chaussée : ground floor (GB), first floor (US) Le premier étage : first floor (GB), second floor (US) Le dernier étage : the top floor Couloir : corridor, hallway Bureau : office Salle de réunion : meeting room Fenêtre : window Porte : door A gauche : on the left A droite : on the right

10 Passerelle : footbridge Dehors : outside A l intérieur : inside La sortie : the exit 13 BADGE DU PERSONNEL J ai perdu mon badge. I lost my badge. Je vais vous en faire un autre. Il me faudrait votre nom, s il vous plaît. I ll make another one for you. I ll need your name, please. My name is Mr Dublanc. Dans quel service travaillez-vous M.Dublanc? What department do you work in, Mr Dublanc? Au service juridique. In the legal department. Pourriez-vous m épeler votre nom, s il vous plaît? Could you spell your last name, please? D U B L A N C. Je vous remercie. Thank you. Je vais vous demander de bien vouloir remplir le formulaire suivant. C est une demande de badge. Could you please fill out this form? It s a request for a badge. Voici votre nouveau badge. J ai annulé l ancien. Si vous le retrouvez, il faudrait nous le rapporter. Here is your new badge. I cancelled the old one. If it turns up, please bring it to us. Bonjour, je viens pour une prolongation de badge. Voici le formulaire signé. Good morning. I m here to have my badge extended. Here is the signed form. 14 RÉPONDRE À DIVERSES DEMANDES (AUDIO) Excusez-moi, la salle de réunion 2H c est bien au 2e étage? Excuse me, meeting room 2H is on the second floor, isn t it? Oui, c est ça. Yes, it is. Est-ce qu il vous reste des cartouches de toner pour le fax? Do you have any toner cartridges left for the fax machine? Je crois que oui, mais je ne suis pas sûre. Je vais vérifier. I think so, but I m not sure. I ll check. Odile, est-ce que Maggie Chumley est sortie de réunion? Odile, has Maggie Chumley come out of the meeting? Je pense que non. I don t believe so. Est ce que je peux fumer? Can I smoke here?

11 J ai bien peur que non. I m afraid not. Pourriez-vous me donner l adresse de votre site web? Can you give me your website address? Oui, bien sûr. C est anglais.fr. Yes, of course. It s anglais.fr. Est-ce que je peux vous emprunter un stylo? May I borrow a pen? Oui, bien sûr. Tenez. Yes, of course. Here you are. Est-ce que je peux vous prendre un bonbon? May I take a piece of candy? Oui, je vous en prie, servez-vous. Yes. Please, help yourself. Est-ce que je peux utiliser votre téléphone? Can I use your phone? Oui, je vous en prie. Yes, of course. Est-ce que cela vous dérange si j ouvre la fenêtre? Would it bother you if I opened the window? Non pas du tout. Allez-y. No, not at all. Go ahead. Je ne préfèrerais pas. I d rather you didn t. Est-ce vous avez besoin d aide? Ces cartons ont l air très lourds. Can I give you a hand? Those boxes look heavy. C est gentil, je veux bien. Je dois les emmener à la réserve. That s nice of you, yes. I have to take them to supplies/the supply room. Je vous remercie, mais je vais me débrouiller. C est plus léger que ça n en a l air. Thanks, but I can manage. They re lighter than they look. Avez-vous besoin d aide? Do you need any help? Oui, je crois que je suis perdu. Yes, I think I m lost. 18 RÉCEPTION D UN APPEL POUR UNE PERSONNE QUI EST EN CONGÉS Bonjour, le poste de Margaret Chumley, s il vous plaît. Good morning. Margaret Chumley s line, please. Mme Chumley est en congés. Mme Chumley is on holiday right now. Oh, et quand sera-t-elle de retour? Oh, and when will she be back?

12 Situation 1 Elle sera de retour dans deux semaines. She s back in two weeks. Situation 2 Elle est en congés pendant trois semaines, jusqu au 5 juillet. She s on vacation for three weeks, until July fifth. Et, il n y a personne pour la remplacer? And, Is there anyone filling in for her? S il s agit d un dossier en cours, je peux vous mettre en relation avec son collaborateur. Sinon, je peux vous passer son assistante ou bien prendre un message. If it involves an open file I can put you through to her colleague. Otherwise I can give you her assistant or take a message myself. Hum, ce n est pas exactement un dossier en cours. Madame Chumley m avait contacté le mois dernier et je devais reprendre contact avec elle. En fait, il me manque des informations, je ne sais pas Well, it s not exactly an active file. Ms Chumley contacted me last month and I was supposed to get in touch with her. In fact, I m missing some information. I don t know Dans ce cas, je pense que vous devriez parler à son collaborateur, Henry Tabulot. In that case I think you should talk with her colleague, Henri Tabulot. Très bien. Euh, Tabulot cela s écrit comment? Very well. Tabulot... Er, how do you spell that? T A B U L O T. L O T. Merci. L O T. Thank you. Puis-je vous demander votre nom, s il vous plaît? And may I ask your name, please? Oui, Albert Nemeth. Yes. Albert Nemeth. De quelle société êtes-vous? What company are you with? Nemethandco. Et vous souhaitiez avoir davantage d informations sur quel sujet? And what kind of information do you need? Sur le format des illustrations pour un projet de livre pour lequel je dois lui fournir un devis. The format of the illustrations for a book I am giving her an estimate on. Je vous mets en relation avec M. Tabulot. I ll put you through to Mr Tabulot. 31 RÉSERVATION D UNE VOITURE DE LOCATION (AUDIO) Odile, pourriez-vous vous occuper de me louer une voiture pour la journée de mercredi prochain? Odile, could you please get me a rental car for next Wednesday? Oui, certainement. Le 26, donc. Seulement pour cette journée ou bien pour plusieurs jours? Yes, of course. That will be the 26th. Just that one day or for several days?

13 Pour deux jours. For two days. D où partirez-vous? Where do you want to pick it up? De la gare de Lyon Pardieu. From Pardieu Station in Lyon. A quelle heure souhaitez vous prendre en charge le véhicule? And what time? Mon train arrive à 9 heures. My train arrives at 9 a.m. Et vous la rendrez le lendemain, donc le 27. Toujours au même endroit? And you ll return it the following day, the 27th. Will you return it to the same location? Non, à la gare d Avignon. Mon train partira est à 16h30. No, at the station in Avignon. My train leaves there at 4:30 p.m. Est-ce que vous avez une carte avec la société de location? And are you registered with the rental company? Non, je n en ai pas. No, I m not. Dans ce cas, pour une location occasionnelle, l agence de location va me demander une photocopie de votre permis de conduire. In that case, for a one-time rental, the rental company will need a photocopy of your driver s license. Le voici. Here s my license. Merci. Je vous l emprunte quelques instants, le temps de faire la photocopie. I ll just make a copy. J appelle la centrale de réservation tout de suite. I ll phone the rental company right away. VOCABULAIRE AUTOUR DE LA LOCATION DE VOITURE : Louer une voiture : to rent a car Modèle de voiture : car model, vehicule type Catégorie : car group, category of car Lieu (heure ; date) de prise en charge : pick up location (time ; date) Lieu (heure ; date) de restitution : return location (time ; date) Date : date Agence de location : rental company N de client : customer number Réservation par Internet : online booking, Internet reservation Centrale de réservation : reservation centre Permis de conduire : driving licence (GB) ; driver s license (US) Photocopie : photocopy

14 RESTONS EN CONTACT! Le livre est disponible sur notre boutique numérique au format PDF ou epub. Un CD audio est également disponible. Toutes les infos sur Suivez-nous sur Twitter ou sur notre blog pour des vidéos d entraînement, des news, des liens intéressantes ou A bientôt!