PROCESSUS DE GESTION MÉMOIRES ET THÈSES

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1 PROCESSUS DE GESTION MÉMOIRES ET THÈSES

2 Ordre du jour Accueil Contenu de la pochette d information Explication du nouveau processus Formulaires et lettres À retenir Avantages Conclusion et questions

3 Contenu de la pochette d information Vous retrouverez dans votre pochette d information: Le visuel résumant chaque étape Tous les formulaires Tous les gabarits de lettres que les programmes auront à signer et à envoyer Une version papier de la présentation power point d aujourd hui

4 Explication du nouveau processus Présentation du visuel étape par étape

5 ÉTAPE 1 Inscription du sujet Le Décanat des études signe le formulaire Le Décanat des études signe et envoie la lettre à l étudiant Le programme conserve le calendrier de travail et le résumé

6 ÉTAPE 2 Dépôt initial Le Décanat des études signe le formulaire Nomination des membres du jury d évaluation Le programme envoie au Décanat des études le formulaire Autorisation de dépôt pour évaluation SANS copie du mémoire ou de la thèse Le programme signe et envoie la lettre aux membres du jury d évaluation et à l étudiant Le programme envoie aux membres du jury d évaluation les rapports d évaluation par courriel avec une copie électronique du mémoire ou de la thèse

7 ÉTAPE 2 Dépôt initial Le programme est responsable de relancer les membres du jury d évaluation. Après une première relance et si nécessaire, le Décanat des études peut relancer à la demande du programme Un changement de direction est accepté lorsque le formulaire Changement ou cessation de direction dûment complété est déposé au Décanat des études

8 ÉTAPE 3 - Évaluation Le programme reçoit les rapports d évaluation et les envoie au Décanat des études Le programme envoie la lettre à l étudiant pour préparation à la soutenance ou au dépôt final Le Décanat des études envoie la lettre de remerciement aux membres du jury d évaluation lorsque réception de tous les rapports d évaluation

9 ÉTAPE 3 - Évaluation Pour retourner leurs rapports d évaluation, les membres du jury d évaluation ont 30 jours ouvrables pour un mémoire et 50 jours ouvrables pour une thèse L étudiant a 20 jours ouvrables pour retourner son travail de recherche sans corrections, 40 jours ouvrables pour des corrections mineures et 6 mois non ouvrables (mémoire) ou 1 an non ouvrable (thèse) pour des corrections majeures

10 Procédure à suivre dans le cas de corrections majeures Voir le procédurier inclus dans la pochette

11 ÉTAPE 4 - Soutenance Le programme prépare le dossier de soutenance pour le doyen Le programme détermine la date, l heure, l endroit ET envoie l information à Le programme réserve le local, le local adjacent et le matériel audiovisuel (s il y a lieu) Le programme prépare les cartons d identification et la salle avec des bouteilles d eau

12 ÉTAPE 4 - Soutenance Le Décanat des études informe le Bureau des affaires publiques pour la préparation du cadeau et de l avis à la communauté Le Décanat des études s occupe de l affichage et prépare le livre d or. Isabelle Savard récupérera les livres d or à votre bureau. Le Décanat des études assiste à la soutenance

13 ÉTAPE 5 Dépôt final Le programme vérifie que l étudiant a remis: 1 copie électronique (CD ou DVD) 1 copie papier Les formulaires utiles au dépôt final (réf. Licences) Le programme vérifie que la certification éthique et le formulaire Demande de confidentialité sont remis avec le dépôt final, s il y a lieu Le programme achemine au Décanat des études tous les documents reçus

14 ÉTAPE 5 Dépôt final Le Décanat des études signe le formulaire de Dépôt officiel et l achemine au BDR Le Décanat des études envoie à la bibliothèque les CD/DVD et les formulaires autorisant la diffusion Le Décanat des études envoie à Thèses Canada la licence Le Décanat des études envoie la copie papier à la reliure Le Décanat des études envoie la lettre de félicitations et la copie reliée à l étudiant

15 Formulaires et lettres Les formulaires sont disponibles sur le site Web du Décanat des études: Les gabarits de lettres inclus dans votre pochette vous seront acheminés par courriel

16 À RETENIR Rôles des programmes et du Décanat des études Lorsqu un intervenant signe une lettre, il est responsable de l acheminer à qui de droit. Toutes les lettres et tous les formulaires peuvent désormais être envoyés par courriel en pièce jointe. Lors du calcul des délais, il n y a pas de règle particulière concernant l été. Durant les vacances estivales, chaque intervenant doit mettre tout en œuvre pour assurer le bon fonctionnement de toutes les étapes. Lorsqu une lettre est signée par le programme, il faut ajouter l entête. Application par le programme, s il y a lieu, des protocoles d entente.

17 À RETENIR Protocole d entente Si votre programme est offert ici en vertu d un protocole d entente avec une autre université, veuillez vous assurer, et ce, avant d acheminer vos formulaires au Décanat des études, que les opérations afférentes à la gestion des mémoires et thèses soient réalisées en conformité avec les termes du protocole. Par exemple, si l approbation du directeur de programme de l université d attache est requise au moment de l inscription du sujet, il vous faut procéder aux signatures nécessaires avant d acheminer vos documents au Décanat des études.

18 À RETENIR Merci de détruire toutes les anciennes copies papier de formulaires

19 AVANTAGES Simplifie le processus de traitement et de suivi Évite les allers et retours entre le Décanat des études et le programme Maintient le lien avec le Décanat des études et permet le soutien aux programmes (cas litigieux, interprétation des politiques et procédures, etc.)

20 Conclusion et questions Des questions Cette présentation sera disponible sur le site Web du Décanat des études

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