Guide de démarrage POS-Tech 1.1, révision 1, janvier 2013

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1 Guide de démarrage POS-Tech 1.1, révision 1, janvier 2013

2 Sommaire Guide de démarrage...1 Démarrer avec POS-Tech...3 Connexion...3 Choix de l'utilisateur...3 Naviguer dans POS-Tech...3 Gérer son catalogue...4 Créer sa nomenclature...4 Ajouter ses produits...6 Enregistrer des ventes...7 Ouvrir la caisse...7 Choisir les produits...8 Quantités : le pavé numérique...9 Procéder au paiement...10 Clôturer la caisse...11 Fonctionnalités avancées de POS-Tech...12 Consulter les rapports de vente...12 Statistiques de vente...12 TVA collectée...13 Gérer le stock...14 Entrer du stock...15 Consulter le stock...15 Vérifier les stocks minimaux...16 Gérer des comptes clients...18 Créer un compte client...18 Assigner une vente...19 Gérer une ardoise...20 Historique client...21 Gérer les variantes de produits...22 Assigner des jeux de caractéristiques...22 Assigner un groupe de caractéristiques aux produits...24 Définir les caractéristiques au moment de la vente...25 Consulter l'inventaire détaillé...26 Pour aller plus loin /26

3 Démarrer avec POS-Tech Connexion Choix de l'utilisateur Bienvenue dans POS-Tech. Au démarrage, le logiciel vous demande de choisir un utilisateur pour la suite des opérations. Les utilisateurs disposent d'accès différents aux fonctionnalités. Par exemple l'utilisateur Administrateur a accès à la configuration poussée du logiciel alors que l'utilisateur Employé ne peut qu'enregistrer des ventes. Dans la suite de ce document, nous utiliserons l'utilisateur Responsable qui dispose d'un large accès au fonctionnalités de caisse en masquant les opérations les plus complexes. Cliquez sur le bouton Respons pour continuer. Naviguer dans POS-Tech Une fois l'utilisateur choisi, l'écran suivant vous est affiché. La partie de gauche correspond au menu de navigation, la partie de droite au contenu. Actuellement l'écran affiché est Ventes. 3/26

4 Pour naviguer dans le menu il suffit de cliquer sur les différents textes dans la partie de gauche. Nous allons commencer par renseigner notre catalogue. Gérer son catalogue Dans un premier temps nous allons définir la nomenclature du catalogue puis ajouter des produits dans les différentes catégories (ou familles). Cliquez sur Catalogue pour arriver sur l'écran suivant. Créer sa nomenclature POS-Tech groupe les produits dans des catégories. Nous allons créer deux catégories pour nos produits : Boissons et Épicerie. 4/26

5 Cliquez sur le bouton Catégories pour entrer dans l'édition des catégories et arriver sur l'écran suivant : Il existe déjà une catégorie nommée Catégorie standard. Nous allons la renommer en Boissons. Cliquez sur le champ Nom et remplacez Catégorie standard par Boissons. Une fois fait cliquez sur l'icône de disquette en haut à droite pour enregistrer la modification. La catégorie Boissons est prête. Nous allons maintenant créer une nouvelle catégorie pour l'épicerie. Cliquez sur le bouton de page avec une étoile jaune (le 3e en partant de la fin). Le formulaire se vide, entrez Épicerie dans le champ Nom puis cliquez sur la disquette pour enregistrer la nouvelle catégorie. Nos 2 catégories sont créées. Nous allons maintenant créer des produits dans chacune de ces catégories. 5/26

6 Ajouter ses produits Nos catégories Boissons et Épicerie sont disponibles, nous allons maintenant créer deux produits dans chacune : jus de pomme et jus d'orange pour les boissons, poivre et cury pour l'épicerie. Pour cela cliquez sur Catalogue dans la partie de gauche pour revenir au menu catalogue et cliquez sur le bouton Produits. Vous verrez apparaître l'écran suivant : Nous nous intéresserons à la partie inférieure (à partir de * / 0 et la ligne de boutons) pour enregistrer de nouveaux produits. Commencez par remplir le champ Référence avec une référence unique : juspomme. Entrez ensuite le nom : Jus de pomme. Intéressons nous ensuite à l'onglet Général déjà affiché. Entrez les valeurs suivantes : Catégorie de taxe : TVA 5,5% Catégorie : Boissons Prix de vente + taxes : 2.20 Laisser les autres champs vides Une fois les champs renseignés cliquez sur la disquette pour enregistrer le produit. Le produit est créé. 6/26

7 Pour créer un nouveau produit cliquez sur la page avec une étoile jaune. Remplissez à nouveau le formulaire et cliquez sur la disquette pour enregistrer. Suivez la même procédure pour créer les trois autres produits : Référence Nom Catégorie taxe Catégorie Prix de vente + taxes jusorange Jus d'orange TVA 5,5% Boissons 2.10 poivre Poivre TVA 19,6% Épicerie 1.30 cury Cury TVA 19,6% Épicerie 1.50 Une fois nos produits enregistrés, nous pouvons effectuer des ventes. Enregistrer des ventes Notre catalogue est prêt. Pour enregistrer des ventes cliquez sur Ventes dans la partie de gauche. Ouvrir la caisse C'est notre première vente de la journée, la caisse est encore fermée. 7/26

8 Pour ouvrir la caisse cliquez sur le bouton Ouvrir la caisse. Si le bouton n'est pas présent c'est que l'utilisateur que vous avez choisi au début n'est pas autorisé à ouvrir la caisse. Dans ce cas cliquez sur Quitter à gauche et sélectionnez l'utilisateur Respons. Une fois la caisse ouverte, nous allons pouvoir commencer les ventes. Choisir les produits Lorsque la caisse est ouverte, l'écran des ventes se présente de la façon suivante : La partie inférieure montre le catalogue, avec nos catégories à gauche et les produits de la catégorie courante à droite. Nous allons commencer par ajouter un jus d'orange, un flacon de poivre et un de cury. Cliquez une fois sur le bouton Jus d'orange. Une ligne a été ajoutée au ticket. L'écran est maintenant le suivant : 8/26

9 Pour ajouter nos deux autres produits cliquez sur la catégorie Épicerie pour afficher les produits d'épicerie à la place des boissons et cliquez sur Poivre et Cury. Nous avons nos 3 produits sur le ticket. Si nos produits avaient un code-barre, nous aurions pu les scanner directement avec la douchette. Quantités : le pavé numérique Le client demante 3 bouteilles de jus d'orange. Nous allons modifier la quantité avec le pavé numérique. Sélectionnez la ligne Jus d'orange en cliquant dessus. La ligne devient bleutée. Appuiez ensuite sur le bouton + du pavé numérique pour augmenter la quantité. Finalement il n'en faut que deux. Appuiez sur - pour diminuer la quantité. 9/26

10 Nous allons maintenant procéder au paiement du ticket Procéder au paiement Notre ticket est prêt, pour procéder au paiement cliquez sur la touche = du pavé numérique. L'écran de paiement s'affiche par dessus l'écran de vente. À gauche choississez le mode de paiement utilisé en cliquant sur les différents onglets. Le mode en Espèces nous convient. Le client nous tend un billet de 10, cliquez sur le bouton du billet de 10. Le champ Monnaie s'actualise avec la somme à rendre. Pour valider le paiement et imprimer le ticket cliquez sur le bouton OK. Le ticket est payé et imprimé. La fenêtre de paiement disparaît pour enregistrer un nouveau ticket 10/26

11 sur l'écran de vente. Note : Si aucune valeur n'est indiquée avant de cliquer sur OK, le logiciel considère que la somme exacte a été donnée. Clôturer la caisse C'est la fin de la journée, nous allons maintenant clôturer la caisse et imprimer la bande Z. Pour cela cliquer sur Clôturer la caisse dans la partie de gauche. Vous verrez l'écran suivant : Nous pouvons voir les différents encaissements effectués depuis l'ouverture de la caisse ainsi que les taxes collectées. Cliquez sur le bouton Clôturer pour fermer la caisse. Cliquez ensuite sur Oui pour confirmer votre choix. La caisse est maintenant close, la bande Z est imprimée avec les informations indiquées précédemment et l'écran d'accueil est à nouveau affiché. Vous savez maintenant effectuer les opérations de base pour la vente. 11/26

12 Fonctionnalités avancées de POS-Tech Consulter les rapports de vente POS-Tech conserve l'historique de toutes les ventes effectuées et permet de visualiser des statistiques sur différentes données. Les rapports de vente sont regroupés dans la partie Ventes du menu de gauche. En cliquant sur le bouton vous verrez apparaitre l'écran suivant. Statistiques de vente Pour obtenir les statistiques de vente des produits cliquez sur le premier bouton Ventes par produits. 12/26

13 L'écran affiché permet d'affiner les critères de recherche pour par exemple obtenir les statistiques sur une période donnée ou seulement sur certains produits. Les critères se cumulent lorsqu'ils sont renseignés pour obtenir un résultat très fin. Pour le moment nous allons laisser tous les champs vides. Cliquez sur le bouton Créer un rapport S'affiche le rapport des ventes effectuées par produits, avec le volume de ventes et le chiffre d'affaire associé. Dans le menu précédent, le second bouton Ventes par produits offre les mêmes informations mais sous forme de diagramme. Nous allons maintenant voir comment obtenir le montant de TVA collecté avec ces ventes. TVA collectée Pour consulter la TVA collectée cliquez sur Taxes du menu de gauche pour retourner au menu des rapports. 13/26

14 Cliquez sur le bouton Taxes pour accéder au rapport de TVA. Comme pour les statistiques de vente le formulaire qui s'affiche permet de filtrer les résultats sur une période donnée. Pour l'instant contentons nous de laisser les champs vides. Cliquez sur Créer un rapport pour visualiser la TVA collectée. Les différentes TVA collectées s'affichent avec le montant associé. Gérer le stock POS-Tech gère l'inventaire par produits et par entrepôt (ou lieu de stockage). Par défaut un entrepôt est créé et les produits n'ont pas de stock. À chaque vente le stock du produit est décrémenté. Notez que l'absence de stock ne vous interdit pas de vendre (il passe en négatif), ce n'est qu'une indication du stock disponible. Toute la gestion du stock s'effectue en cliquant sur Inventaire dans le menu de gauche. 14/26

15 Entrer du stock Lorsque nous avons créé nos produits aucun stock n'a été affecté automatiquement. Pour définir le stock ou assigner des entrées de produits cliquez sur le bouton Gestion du stock. L'écran qui s'affiche ressemble à celui de vente. Cliquez sur les produits à entrer et utilisez le pavé numérique comme pour faire des ventes pour ajouter les produits au stock. Une fois que les produits et les quantités ont été saisis, appuyez sur égal pour valider l'entrée. Le formulaire se vide et un ticket récapitulatif s'imprime. Votre stock est mis à jour. Consulter le stock La consultation du stock courant passe par les boutons Inventaire actuel ou Inventaire détaillé. Ce dernier est se présente sous la même forme que le premier mais différencie les produits selon leurs 15/26

16 caractéristiques (nous verrons les caractéristiques plus loin). Aucune caractéristique n'est pour l'instant affectée à nos produits, nous utiliserons donc le bouton Inventaire actuel. Comme pour les rapports de vente et de taxes, le formulaire permet de filtrer les résultats selon les produits. Appuyez sur Créer un rapport pour consulter les stocks complets. Les produits sont listés avec à droite le stock disponible. En première ligne le produit avec le total de tous les entrepôts en noir et les lignes suivantes le stock de chaque entrepôt en bleu. L'intitulé Principal correspond au lieu de stockage défini par défaut. La colonne Sécurité correspond au seuil minimal en stock désiré. Pour l'instant cette colonne est à 0, nous allons voir comment utiliser au mieux cette fonction. Vérifier les stocks minimaux À chaque produit peut être affecté un stock minimal désiré. Un rapport particulier permet de lister tous les produits dont le stock est inférieur au stock minimal pour réaffecter du stock. Tout d'abord nous allons définir les seuils minimaux. Pour cela appuyez sur le bouton Produits par entrepôt du menu Inventaire. 16/26

17 Les produits sont listés dans la colonne de gauche et au milieu s'affichent le stock actuel et le champ Minimum qui nous intéresse. Il reste 19 cury en stock (20 ajoutés et 1 vendu), mettons le minimum à 20. Pour enregistrer la valeur appuyez sur le bouton disquette au dessus du formulaire. Une fois fait retournons sur le menu Inventaire et cliquez sur le bouton Stock minimun atteint. Pour consulter les alertes sur tous les produits laissons les champs du formulaire de filtre vide et cliquez sur Créer un rapport. Le rapport ressemble à celui du stock, mais ne sont affichés que les produits dont le stock est inférieur au minimum désiré. Vous maîtrisez maintenant les fonctions de base de gestion du stock. 17/26

18 Gérer des comptes clients POS-Tech permet d'assigner des ventes à un compte client et conserve l'historique de ces ventes. La création des comptes clients permet également de différer des paiements. La gestion des comptes clients s'effectue en cliquant sur Clients dans le menu de gauche. Créer un compte client Avant toute chose il faut créer un compte client pour lui affecter des ventes. Appuyez sur le bouton Gestion des clients pour créer ou modifier les comptes clients. Pour l'instant le formulaire est vide. À gauche sont listés les comptes existants et à droite le formulaire d'édition. Le N client et les Mots clés ne sont utiles qu'à la recherche. Nous allons simplement affecter un 18/26

19 nom (Dupont) au client et un crédit maximum de 100. Une fois fait appuyez sur le bouton disquette pour enregistrer les modifications, le compte apparaît dans la colonne de gauche. Pour créer un nouveau compte client si besoin appuyez sur le bouton de page avec une étoile. Assigner une vente Une fois le client crée retournons dans l'écran des ventes en cliquant sur Ventes dans le menu de gauche. Ouvrez la caisse au besoin et ajoutons 2 jus d'oranges au ticket. Pour assigner la vente à notre client appuyez sur le bouton des 2 personnages au dessus des lignes de tickets. L'écran de sélection du client s'affiche avec un formulaire de recherche. Laisson les champs vides et appuyez sur Appliquer le filtre pour afficher tous les clients. Il ne reste plus qu'à appuyer sur la ligne du client et appuyer sur le bouton OK. Le nom du client apparaît maintenant au dessus des lignes du ticket. 19/26

20 Nous allons maintenant permettre à ce client de payer plus tard. Gérer une ardoise Maintenant que le ticket est assigné à un client, l'écran de paiement offre une nouvelle possibilité. Appuyez sur égal pour passer au paiement et appuyez sur l'onglet Crédit. En appuyant sur OK la vente est réalisée et la somme est passée en crédit pour le client. Reste maintenant à effectuer le remboursement. Appuyez sur Règlements clients dans le menu de gauche pour accéder à l'interface de paiement des crédits. Il vous faudra alors sélectionner le client de la même façon que pour l'attribution d'un ticket. Appuyez ensuite sur le bouton Paiement dans la partie supérieure pour ouvrir un écran de paiement 20/26

21 semblable à celui du paiement d'un ticket. La dette est ainsi annulée une fois remboursée. Historique client Pour consulter l'historique des achats d'un client cliquez sur Clients dans le menu de gauche puis sur le bouton Journal clients. Comme pour les autres rapports le formulaire de filtres s'affiche, laissons le vide puisque nous n'avons pour l'instant qu'un client. Cliquez sur Créer un rapport pour afficher l'historique. On y retrouve le montant des différents tickets avec leur numéro et leur date. 21/26

22 Gérer les variantes de produits Certains produits ont une référence unique mais des caractéristiques différentes. C'est le cas par exemple d'un modèle de chaussures en différentes tailles. La gestion des caractéristiques s'effectue dans le menu Catalogue du menu de gauche. Nous allons commencer par définir les différentes tailles puis créer un produit chaussons. Assigner des jeux de caractéristiques Tout d'abord nous allons définir la caractéristique taille. Cliquez sur le bouton Caractéristiques pour ouvrir le formulaire. À gauche sont listées les caractéristiques et à droite le formulaire. Entrez Taille dans le champ Nom puis cliquez sur le bouton disquette pour enregistrer la caractéristique. 22/26

23 Retournons maintenant au menu Catalogue pour cliquer sur le bouton Détail des caractéristiques pour définir les tailles disponibles. En haut la caractéristique Taille est déjà sélectionnée. Utilisez le formulaire pour créer les tailles 38, 39, 40 et 41. N'oubliez pas d'utiliser les boutons disquette et page avec une étoile. Les 4 tailles s'affichent alors dans la colonne de gauche. Ensuite nous allons définir un groupe de caractéristiques. Un groupe permet d'assigner plusieurs caractéristiques à un même type de produits (nous pourrions avoir un groupe contenant la taille et le coloris par exemple). Cliquez sur le bouton Groupes de caractéristiques du menu Catalogue. Le formulaire est très simple, créons le groupe Chaussures. Il nous reste à assigner la taille au groupe chaussures avant de créer un produit avec ces caractéristiques. 23/26

24 Dans le menu Catalogue cliquez sur le bouton Caractéristiques par produit. Le groupe Chaussures est déjà sélectionné en haut. Il suffit de choisir la caractéristique Taille, donner l'ordre 1 et enregistrer avec le bouton disquette. Assigner un groupe de caractéristiques aux produits Notre groupe est créé, nous allons maintenant créer un produit chausson avec ces caractéristiques. La création s'effectue comme au début du manuel sauf que nous allons renseigner en plus le champ Caractéristiques avec le groupe Chaussures tel que ci-dessous. N'oubliez pas d'enregistrer. Une fois fait il est possible de renseigner les caractéristiques pendant les ventes et la gestion de stock. 24/26

25 Définir les caractéristiques au moment de la vente Retournons sur l'écran des ventes en cliquant sur Ventes du menu de gauche et créons un ticket avec une paire de chaussons. Appuyer ensuite sur le bouton palette entre les lignes du ticket et le pavé numérique pour ouvir le formulaire de caractéristiques. Renseignez dans le formulaire la taille désirée et appuyez sur OK. La taille s'affiche maintenant dans les lignes du ticket. Il ne reste plus qu'à terminer la vente comme les fois précédentes. 25/26

26 Consulter l'inventaire détaillé La gestion des stocks avec le bouton Gestion du stock du menu Inventaire offre aussi le bouton palette pour affecter définir la caractéristique du produit entré en stock. On l'utilise de la même façon que pour les ventes. Le bouton Inventaire détaillé liste les produits avec leurs différents attributs. Pour aller plus loin Vous savez maintenant utiliser POS-Tech pour les tâches courantes. Pour plus d'informations consultez le site de POS-Tech notamment le forum utilisateurs. 26/26