CLASSER, GÉRER ET CONSERVER DES DOCUMENTS

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1 CLASSER, GÉRER ET CONSERVER DES DOCUMENTS

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3 Table des matières 1. Cadre théorique... 2 Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire...2 Classer et gérer des documents : un mal nécessaire? Pourquoi classer et gérer des documents? Doit-on réellement tout conserver? L objet d une attention continue...3 Terminologie Les archives La documentation Fonds d archives et producteur d archives Les valeurs des documents et des archives...7 Le cycle de vie des documents Phase dynamique : la création et réception du document Phase semi-dynamique ou intermédiaire Phase statique : la destination définitive du document...8 Exercices sur le cycle de vie des documents...10 Concepts du chapitre...11 Questions Cadre légal Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire...13 L obligation juridique...13 La loi sur les archives du 24 juin La surveillance des documents du secteur public Le transfert des documents aux Archives de l État L élimination contrôlée des documents du secteur public La consultation des documents transférés aux Archives de l État...15 Classer, gérer et conserver des documents III

4 Les arrêtés royaux de 2010 d exécution de la loi sur les archives de Arrêté royal sur la surveillance et l élimination des archives du secteur public Arrêté royal sur le transfert...18 Législation indirecte Loi relative à la publicité de l administration (1994) Loi sur la protection de la vie privée eu égard au traitement des données à caractère personnel (1992)...21 Le code pénal...22 Concepts du chapitre...23 Questions Classement et description Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire...25 Pourquoi classer et décrire?...25 Qu est ce que le classement?...26 Où classer? Le classement centralisé Le classement décentralisé...28 Les trois niveaux de classement Fonds Séries Dossiers Documents...30 Quels sont les types de classements?...31 Structuration d un classement Rédaction des titres et des rubriques...33 Comment choisir une méthode de classement?...34 Le plan de classement Introduction Comment élaborer un plan de classement? Les exigences de qualités...37 Que décrire?...38 Quand décrire?...39 Comment décrire?...40 IV Classer, gérer et conserver des documents

5 1. Introduction Les éléments de descriptions En pratique Conditions minimales d une bonne description Procédures à mettre en place...43 Concepts du chapitre...44 Questions La conservation des documents numériques Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire...45 Particularités des documents numériques...45 Le document numérique dans l ordinateur Le fichier Le répertoire...48 La vulnérabilité par rapport au temps et l évolution technologique rapide...48 Les facteurs matériels pour une bonne conservation Les conditions de stockage à respecter Les principaux supports de stockage Les stratégies pour le choix d un support de conservation...52 Les stratégies de préservation Introduction Sur le court terme (dans votre bureau) Sur le long terme (en vue d archiver)...55 Classement des archives électroniques Introduction Classer les dossiers, nommer les fichiers : quelques conseils...58 Un cas particulier : le classement et l archivage des s...60 Concepts du chapitre...60 Questions Gestion matérielle Objectifs de ce chapitre: savoirs et savoir-faire...62 Comment gérer les aspects matériels de l archivage?...62 Les supports non numériques les plus courants...63 Classer, gérer et conserver des documents V

6 1. Le papier Les supports des documents audiovisuels Les supports magnétiques : son, vidéo et data Conclusions...65 Les conditions de conservation Le bâtiment La température L humidité de l air La lumière La poussière La pollution L équipement de conservation...69 Quelques agents très nuisibles Les micro-organismes : le cas particulier des moisissures Les insectes Les rongeurs...77 Que faire en cas de catastrophe? Types de catastrophe Prévention et traitement des catastrophes...79 La restauration de documents endommagés...83 Concepts du chapitre...83 Questions Tri, élimination et élagage des archives Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire...84 Le tri Qu est ce que le tri et pourquoi le faire? Qu est ce que l élagage? Délai d utilité administrative et délai de conservation administrative Critères et méthodes de sélection Le tableau de tri...88 L élimination des archives: procédure Il y a quatre étapes: La substitution...94 Concepts du chapitre...95 Questions...95 VI Classer, gérer et conserver des documents

7 7. Le transfert de documents non électroniques aux Archives de l État Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire...96 Aspects pratiques des transferts...96 Les étapes Contacter les Archives de l État Trier, éliminer et élaguer Classer et rédiger le bordereau de versement Conditionner et étiqueter Rassembler l information complémentaire Régler les formalités avec les Archives de l État Organiser le transport et le rangement Que se passe-t-il une fois la procédure de transfert clôturée? Concepts du chapitre Questions Conclusion Classer, gérer et conserver des documents VII

8 Contenu, objectifs et structure du cours Contenu Comme son nom l indique, cette formation porte sur le classement, la gestion quotidienne et la conservation matérielle des documents dont vous vous servez dans votre travail. Elle vous permettra de comprendre des concepts de base tels que le cycle de vie des documents, les principes et les méthodes de leur classement, la manière de les décrire pour mieux les retrouver ou la nécessité de les trier pour ne conserver que ceux qui doivent l être. Vous apprendrez dans quelles conditions environnementales, dans quels types de rayonnages et d emballages il faut placer les documents et comment les manipuler pour éviter leur détérioration. Vous saurez également comment nommer et classer vos documents électroniques pour les identifier aisément, et sur quels supports et dans quels formats les enregistrer pour garantir leur pérennité. Objectifs Ce cours vous donnera les connaissances nécessaires pour mettre en œuvre dans votre service les principes et les techniques étudiés. S il comporte inévitablement des parties théoriques, il a été conçu pour vous être utile dans vos missions journalières. Nous espérons qu au terme de cette formation, vous pourrez classer, décrire, identifier, trier, ranger vos documents dans des conditions qui optimaliseront la gestion de vos tâches. Structure Le cours est découpé en 7 chapitres. Après une brève présentation des archives de l État, le premier introduit quelques notions théoriques fondamentales pour éviter tout malentendu sur les concepts et le vocabulaire utilisés. Le second explique les lois et les arrêtés royaux qui encadrent la gestion des documents produits et reçus par les administrations fédérales. Le troisième chapitre expose les techniques qui permettent d identifier correctement et rapidement les documents dès leur création ou leur réception dans votre service: les méthodes de classement et de VIII Classer, gérer et conserver des documents

9 description. Il s agit donc là des techniques de gestion intellectuelle des documents. Le quatrième chapitre est consacré exclusivement à la gestion et la conservation des documents électroniques. Dans le cinquième chapitre, vous découvrirez les grands principes de la conservation matérielle des documents. Les deux derniers chapitres expliquent ce qu il faut faire avec les documents qui n ont plus aucune utilité administrative pour vos services : dans quelles conditions et selon quelle procédure éliminer ceux qui peuvent l être, et comment transférer aux Archives de l État ceux qui doivent être conservés en raison de leur valeur historique ou légale. Formation classique et e-learning La formation dure 4 jours : 2 jours de leçons présentielles à l IFA durant lesquelles vous ferez des exercices pratiques en petits groupes ; et 2 jours de cours en e-learning à votre rythme. En présentiel le premier jour, vous étudierez une partie du cadre théorique et du cadre légal, du classement et de la description. L apprentissage en e-learning approfondira les modules relatifs au cadre théorique, au cadre légal, au classement et à la description et vous familiarisera avec la gestion matérielle des documents, la gestion des documents électroniques et le tri des documents qui ont perdu toute utilité administrative. Enfin, le dernier jour en cours présentiel, vous apprendra comment transférer les documents aux Archives de l État et récapitulera dans des exercices toutes les notions apprises. Vous y recevrez également des informations pratiques sur l organisation du test. Ce qu il faut étudier Toute la matière à connaître pour le test est contenue dans le syllabus. Celui-ci couvre aussi bien les chapitres présentés en cours classiques que ceux qui sont présentés uniquement en e-learning. C est donc lui qu il faut étudier. Mais l apprentissage par les cours classiques et par l e-learning sont indispensables pour comprendre la matière, notamment par le biais d exercices et grâce à des techniques pédagogiques interactives. L e-learning est un outil didactique qui apporte une valeur pédagogique ajoutée au syllabus. Recourez au forum quand vous souhaitez obtenir des éclaircissements sur certaines notions. Dans le syllabus, l icône indique que la matière est présentée dans l e-learning. Certaines parties du syllabus ne doivent pas être connues en détail pour le test. Elles sont signalées par une mention claire : «à titre indicatif, ne pas étudier» Bon apprentissage! Classer, gérer et conserver des documents IX

10 Les archives de l État Les archives de l État en bref Centre de connaissance en information historique et en archivistique, les Archives de l État abritent, fin 2010, plus de 250 km d archives et 25 km de livres. Les Archives de l État sont constituées des Archives générales du Royaume à Bruxelles et de 18 dépôts dispersés à travers le pays. Chaque implantation dispose d une salle de lecture. Les documents d archives y sont mis à la disposition du public. Les lecteurs peuvent ainsi y consulter des documents papier ou numérisés, dans la limite du caractère privé de certaines données. Les Archives de l État sont un établissement scientifique fédéral qui fait partie du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique (SPP-PS). Quel est le rôle des archives de l État en Belgique? De l acquisition d archives à leur conservation, en passant par l ouverture à la recherche, les tâches des Archives de l État sont nombreuses. L établissement est la mémoire de l État, d une institution, d une commune ou d une famille. Les Archives de l État acquièrent et conservent les archives des cours et tribunaux, des administrations publiques, des notaires ainsi que les archives du secteur privé X Classer, gérer et conserver des documents

11 et des particuliers : entreprises, hommes politiques, associations et sociétés, familles influentes, etc., qui ont joué un rôle important dans la vie sociale. Ces documents d archives sont mis à la disposition du public dans 18 salles de lecture, dans le respect notamment de la législation sur la vie privée. En 2009, la date limite de versement d archives de droit public a été réduite de 100 à 30 ans. Cette mesure vise à répondre aux attentes des chercheurs et citoyens désireux d effectuer des recherches sur l histoire récente ou la généalogie. Les Archives de l État ont également pour priorité de mettre à disposition du public un maximum d informations via leur site internet Le personnel scientifique conçoit ainsi divers outils destinés à faciliter l accès aux documents et à faciliter le travail du chercheur : guides, inventaires, jalons de recherche, aperçus d archives, étude d histoire institutionnelle, etc. Les Archives de l État effectuent, par ailleurs, une recherche scientifique permanente concernant l archivistique, la conservation et l histoire institutionnelle des services publics. En amont, les Archives de l État veillent à la bonne conservation des documents d archives produits et gérés par les pouvoirs publics belges (cours, tribunaux, administrations et institutions publiques). Elles dirigent des missions d inspection dans les services publics, établissent des directives, soumettent des recommandations et des conseils sur la gestion des archives. Elles interviennent également en tant que conseiller pour la construction et l aménagement de locaux de conservation d archives. Des brochures de conseils, directives et tableaux de tri sont placés sur le site internet des Archives de l État ( rubrique «Conseils sur la gestion des archives») afin de partager avec les services publics les connaissances acquises dans les règles de bonne conservation des archives. Classer, gérer et conserver des documents XI

12 1Cadre théorique Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire Après ce chapitre, je suis en mesure de: Définir le but de la gestion des documents. Utiliser la terminologie correcte de la gestion des documents. Faire la distinction entre la documentation et les documents d archives lors de leurs traitements. Situer les documents dans leur cycle de vie. Classer et gérer des documents : un mal nécessaire? 1. Pourquoi classer et gérer des documents? A gauche, la situation qu il faut à tout prix éviter. A droite, la situation idéale qu il faut viser après la formation. Des recherches ont montré que 25% et même plus de notre temps sont consacrés à retrouver des documents qui traînent quelque-part dans un bureau ou une armoire. Classer correctement nos documents peut donc faire gagner à terme un 2 Classer, gérer et conserver des documents

13 temps considérable. Dans une administration bien organisée, parmi des archives bien classées, un document doit pouvoir être trouvé en quelques minutes maximum. Archiver de manière régulière est une mesure qui fait économiser du temps et de l argent. Son but principal est de retrouver le plus rapidement et le plus efficacement possible l information nécessaire. Ceci est encore plus vrai pour les documents électroniques, qui sont souvent enregistrés sur un serveur commun où retrouver un document revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. La solution réside alors dans un classement structuré logiquement et une dénomination efficace des documents. 2. Doit-on réellement tout conserver? Pour retrouver vite l information correcte, il faut conserver l essentiel. Les technologies modernes offrent la possibilité de retravailler et de multiplier les documents à l infini. Gérer et classer les documents impliquent de supprimer les documents superflus pour créer de l ordre au sein du chaos. Du point de vue économique, conserver des documents inutiles signifie d ailleurs un surcoût. Il est en outre beaucoup plus difficile de gérer les espaces de stockage de façon efficace quand tout sans exception est gardé. Il n est pas toujours évident de déterminer quels documents doivent être conservés et combien de temps ils doivent l être. Mais il existe des règles sur lesquelles s appuyer. Dans la suite du syllabus, vous apprendrez à utiliser un tableau de tri qui indique toutes ces règles. 3. L objet d une attention continue Un archivage poussé ne produit pas toujours des résultats immédiats car, dans certains cas, il faut d abord liquider un arriéré important (par exemple une cave pleine de documents mal identifiés ou en désordre). Ces documents doivent alors être intégrés dans le système de classement existant ou dans le nouveau système en cours de développement. De plus, votre organisation continue à créer et à recevoir des documents dans le cadre de ses activités. C est pourquoi, les responsables du classement doivent élaborer des directives internes, les diffuser auprès de leurs collègues et les faire appliquer avec constance. Les fonctionnaires dirigeants ont à cet égard un rôle important à jouer. C est eux qui prennent les décisions et fixent les priorités. Mais il vous revient de les convaincre de l utilité d une saine gestion des documents. Vous venez de lire quelques arguments et vous en découvrirez d autres dans la suite du cours. Classer, gérer et conserver des documents 3

14 OFO Terminologie ARA 1. Les archives Pers 2. cv 1. vacature 6. formulier 4. brief & 5. formulier 7. contract kand.1 kand.2 kand.3... geselecteerde kandidaat Les archives sont tous documents créés ou reçus par un organisme, un membre de son personnel Jury dans le cadre de ses procédures de travail. gesprek Une procédure 3. verslagde travail peut être définie comme l ensemble des actions que vous devez effectuer dans le cadre d une de vos tâches ou de vos missions. Le fonctionnement quotidien de votre institution engendre des centaines de procédures de travail. IFA AGR Pers 2. cv 1. offre d emploi 6. formulaire 4. lettre & 5. formulaire cand.1 cand.2 cand.3... candidat sélectionné Illustration d une procédure de travail. 7. contrat Jury 3. rapport entrevue A chaque fois, des documents de toute sorte et de toute nature sont produits. Ces documents sont donc des archives. Vous devez les conserver : Pour les consulter ensuite Parcequ elles possèdent une valeur de preuve par rapport à ce que vous avez fait Vous devez donc les conserver et ils doivent être retrouvés facilement. Cela veut dire qu ils doivent être archivés. ATTENTION : Bien souvent, nous avons l impression que les archives sont les «vieux papiers» dont nous n avons plus aucune utilité. Cette impression est donc fausse car dès qu un document est produit ou reçu dans le cadre d une procédure de travail, c est une archive et ce, quelles que soient la date, la forme rédactionnelle ou la forme matérielle : La date : l âge du document ne joue aucun rôle. Un rédigé il y a quelques minutes est autant un document d archives qu un dossier datant de La forme rédactionnelle : forme dans laquelle un document a été rédigé c està-dire la forme qui a permis de représenter ou de structurer l information. Le support ou la forme matérielle : aspect physique ou matériel sous lequel se présente le document (papier, film 16 mm, fichier Word). 4 Classer, gérer et conserver des documents

15 Exemples : Après la prise de notes lors d une réunion, on structure cette information sous la forme d un procès-verbal. Le procès-verbal, c est la forme rédactionnelle. La forme matérielle sera, dans cet exemple, la feuille papier ou le fichier word.. Les dossiers de préparation d un projet ou d une décision, qui contiennent des notes préparatoires, des brouillons de textes et de concepts, des épreuves et des corrections, sont des documents créés et reçus dans le cadre d une procédure de travail. Il s agit donc bien d archives et ils doivent être conservés au moins un certain temps 2. La documentation Tous les documents ne sont pas des (documents d )archives. Les archives peuvent être définies comme un ensemble qui naît du fonctionnement de l institution et se développe du fait de son fonctionnement. Il en émane en quelque sorte. A côté des archives, il y a des documents contenant des informations qui proviennent de l extérieur, de tiers, et qui sont délibérément rassemblés sur des sujets bien définis. Elles sont acquises et conservée pour leur valeur informative. Les manuels, brochures d information, prospectus publicitaires, etc. créés par des tiers et reçus par votre service sont pour la plupart imprimés et diffusés en grande quantité. Ils contiennent des informations utiles pour le fonctionnement de votre institution. C est d ailleurs pourquoi elle les conserve dans un espace de documentation ou dans un bureau parfois durant une longue période. Mais ce ne sont cependant pas des archives de votre institution parce qu ils ne sont pas liés à une procédure interne de travail de votre institution. Ils n ont pas été créé ou reçus dans le cadre de procédure de travail au sein de votre organisation et ne sont pas destinés spécifiquement à celle-ci. Ils ne peuvent pas non plus servir de preuve à l appui d une procédure de travail mais ont plutôt une fonction informative. Bien qu ils puissent être à ce titre reliés à des archives, ils n en font pas partie. Généralement, lorsque cette documentation-là perd son utilité pour le service, elle pourra être détruite. Les publications sont considérées en général comme de la documentation et non comme des archives. Mais les publications rédigées et diffusées par votre institution forment une exception à ce principe. Elles sont considérées comme des archives parce qu elles sont le résultat d une procédure interne de travail au sein de votre institution. Exemple : Une institution A publie son rapport annuel. Il a été produit dans le cadre d une procédure de travail, c est donc une archive : l institution doit le conserver. Par contre, si une institution B a reçu le rapport annuel de l institution A, c est de la documentation (l institution l a reçu pour sa valeur informative et non pour ses procédures de travail) qui pourra au besoin être éliminée. Classer, gérer et conserver des documents 5

16 55La plupart des institutions produisent deux types de publications : La documentation à usage interne (à diffusion réduite) : syllabus de cours, manuels, rapports de journées d étude, organigrammes, etc. La documentation à usage externe (à diffusion moyenne ou large) : brochures d information, affiches, rapports annuels d activité, etc. En tant qu archives, ces publications devront être conservées par votre organisation (un exemplaire). En revanche, le reste du stock imprimé en vue de la diffusion pourra être détruit quand il aura perdu toute utilité. 3. Fonds d archives et producteur d archives En s appuyant sur la définition du document d archives, on peut définir le fonds d archives comme l ensemble des documents d archives qui sont produits ou reçus par une organisation, une personne ou un groupe de personnes. Un fonds d archives est toujours formé par un seul producteur d archives, jamais par plusieurs. Il s ensuit que les fonds d archives de différents producteurs ne seront jamais mélangés ou fusionnés. Chaque document doit rester dans le fonds d archives auquel il appartient. Ce principe fondamental est appelé «principe de provenance». Ceci permet, par exemple, de ne pas disperser les éléments d un même dossier. procédure de travail procédure de travail procédure de travail procédure de travail procédure de travail procédure de travail document d archives document d archives document d archives document d archives document d archives document d archives principe de provenance principe de provenance principe de provenance principe de provenance principe de provenance principe de provenance FONDS D ARCHIVES FONDS D ARCHIVES ARCHIEFBESTAND 6 Classer, gérer et conserver des documents

17 4. Les valeurs des documents et des archives Si l on gère, classe et conserve des documents c est en premier lieu pour exécuter correctement son travail. Ils ont une importance administrative et légale. Ils ont alors ce que l on appelle des valeurs primaires : La valeur administrative des documents : le document permet de faciliter l administration au quotidien. La valeur justificative du document : le document permet de justifier vos activités vis-à-vis de vos collègues et de tiers. Par exemple, on peut réclamer à une administration qu elle dise en quoi elle rempli les missions qui lui ont été assignées. La valeur probante du document : Le document permet de prouver les positions adoptées vis-à-vis des tiers Par exemple, les factures et bons de commande doivent pouvoir être présentées à la Cour des Comptes pendant 7 ans. Pendant ce temps, le document à donc une valeur de preuve juridique. A côté de ces valeurs primaires, il y a les secondaires. Ces valeurs sont la raison pour laquelle on va demander de conserver un document sur le long terme et qu ils iront aux archives. Par exemple pour la valeur de l information qu ils contiennent: parce qu ils sont porteurs de souvenirs, pour leur valeur émotionnelle (ceci est surtout le cas des documents d ordre personnel), et pour leur intérêt historique. Dans ce dernier cas, ils représentent un intérêt primordial pour la recherche scientifique et historique. Le cycle de vie des documents Un document passe par plusieurs étapes successives depuis sa création jusqu à sa conservation définitive ou sa destruction. Voici ces étapes illustrées de quelques exemples. Le cycle de vie des documents va nous servir de fil conducteur tout le long du cours. Nous rappellerons au début de chaque chapitre «où nous en sommes» dans notre progression. 1. phase dynamique : la création et réception du document Les documents qui sont créés ou reçus aujourd hui dans le cadre d un projet, durant une réunion, une négociation ou une concertation, etc. sont déjà des archives. Durant cette première phase, ils sont utilisés presque quotidiennement, ils sont en cours de traitement et ne sont donc pas complet. Les documents sont alors dans la phase dynamique de leur vie, leur utilité administrative est très importante. Il est donc fondamental de mettre déjà en Classer, gérer et conserver des documents 7

18 place une gestion des documents qui intègre ceux-ci dans un premier classement logiquement structuré et si possible convivial. Le document est alors dans le bureau ou le système de classement centralisé et les documents numériques sont enregistrés sur votre disque dur ou sur un serveur commun au sein d une arborescence déterminée. Exemples : Dès le premier jour du recrutement d un collaborateur, le service du personnel crée des documents qui sont classés systématiquement dans un dossier individuel. Le service Comptabilité reçoit chaque jour des factures qu il doit payer dans un délai déterminé. Les montants sont chaque fois enregistrés dans le système comptable. 2. phase semi-dynamique ou intermédiaire Certains documents restent encore un peu dans le classement dynamique du service même si la tâche ou l affaire à laquelle ils se rapportent est clôturée. Malgré que leur utilité directe pour le traitement quotidien des missions du service ait fortement diminué, on les conserve quand même à portée de main parce qu ils peuvent encore servir d éléments de preuve, de justification ou que les agents souhaitent encore les consulter à titre de référence ou d information. Cette étape est la phase semi-dynamique dans la vie du document. Après un certain temps, les documents peuvent parfois être déménagés dans un local d archives spécifique. Les documents électroniques sont transférés dans un répertoire sur un disque séparé. A ce stade, il vaut mieux que l organisation désigne un responsable pour la gestion de ces documents, qui travaillera en étroite concertation avec les services. Ainsi, il y aura un système de classement et de gestion identique pour tous, ce qui facilitera le travail du service. Exemples : Après des années de service, le collaborateur prend sa pension. Lorsque toutes les démarches relatives à sa retraite sont réglées et les derniers documents insérés dans son dossier individuel, ce dossier est clôturé. Mais il est néanmoins conservé quelques années pour le cas où des questions seraient posées à son sujet. Sur base de la réglementation en vigueur, les factures sont conservées au minimum 7 ans car elles doivent pouvoir être montrées aux instances de contrôle comme justificatif des comptes. 3. Phase statique : la destination définitive du document Après un délai supplémentaire, les documents perdent complètement leur utilité administrative. Ils ne servent plus à justifier les actes de l administration. A moins qu ils n aient encore une valeur juridique probante (c est-à-dire qui constitue une 8 Classer, gérer et conserver des documents

19 preuve), une partie d entre eux pourra être éliminée après écoulement du délai de conservation administrative réglementaire. ATTENTION : L élimination ne peut se faire sans l autorisation préalable de l archiviste général du royaume (voir chapitre cadre légal). A ce stade, les documents ne sont plus retravaillés ni modifiés par le service ou par la personne qui les a créés ou reçus. Après tri, les documents sont transférés dans un dépôt d archives et les documents électroniques sont copiés dans un dépôt d archives numériques. Quand le classement des documents élaboré pendant la phase dynamique correspond au classement qu on leur donne durant la phase statique, le transfert vers le dépôt d archives est grandement facilité et accéléré. Nous vous conseillons de prendre contact avec les Archives de l État pour régler les modalités du transfert conformément aux règles que nous étudierons plus loin. Exemples : Un ancien collaborateur est pensionné depuis un certain temps. L administration décide de conserver son dossier à titre définitif dans ses archives parce que cette personne a occupé une fonction particulière pour laquelle on souhaite conserver de l information. Après écoulement du délai de 7 ans, les factures sont retirées des armoires du service comptable et éliminées. Les comptes restent conservés en raison de leur importance et sont transférés au service d archives qui les gardera définitivement. CYCLE DE VIDE D UNE ARCHIVE Dynamique Semi-dynamique Statique Service / Bureau Service / Bureau / Local d archivage Service d archives Archives produites et rangées dans un système de classement ou une structure de répertoires Dossiers ayant encore une valeur administrative mais consultés/utilisés peu fréquemment Fin de l utilité administrative : Conserver? Éliminer? Mettre à disposition pour la recherche GESTION DE DOCUMENT GESTION D ARCHIVE Classer, gérer et conserver des documents 9

20 Exercices sur le cycle de vie des documents Précisez dans quelle phase de leur cycle de vie se trouvent les documents suivants, en reportant leur numéro dans une des trois colonnes du tableau en page 11. Liste des documents 1. Procès-verbal de la réunion du comité de direction du SPF Intérieur datant de la semaine passée. 2. Rapports des réunions du staff datant de 5 ans, ils sont utilisés par le service de suivi pendant 10 ans. 3. Facture n 224/2010 de l exercice en cours. 4. Plans de l architecte Poelaert du palais de justice de Bruxelles de la 2e moitié du 19e siècle. 5. Dossier de la police des étrangers sur Karl Marx ( ). 6. Bilan comptable de la société Dubois Frères datant de 3 ans. Il faut les conserver pendant 7 ans. 7. Dossier personnel d un agent pensionné depuis Le délai est fixé à 75 ans après la naissance de l intéressé soit 10 ans après la retraite. 8. Minute de la lettre à Monsieur Alexandre Pontelet en réponse à la plainte qu il a introduite il y a 2 mois. L affaire est toujours pendante devant les tribunaux. 9. Grand livre des recettes et des dépenses de la société Alambic et Cie, année Vidéo d instruction de l INR de mars En 1960 une nouvelle version a été faite. 11. Dossier de 2010 relatif au concours international d idées sur la nouvelle affectation du palais de justice de Bruxelles. 12. Bon de commande de papier blanc A4 n 753, 24 septembre de l année dernière. 13. Procès-verbaux du Conseil des ministres, Rapport annuel d activité de l INAMI de l année dernière. 15. Projet de contrat entre un SPF et une firme privée relatif à une future campagne de numérisation documentaire. 10 Classer, gérer et conserver des documents

21 Exercice cycle de vie Phase dynamique Phase semi-dynamique Phase statique Concepts du chapitre Classer, gérer et conserver des documents 11

22 Questions 1. Lequel de ces documents appartient aux archives d un service public fédéral? 1. Un dictionnaire Français - Néerlandais 2. Un procès-verbal d une réunion de staff 3. Une publicité pour un abonnement au quotidien Le Soir. 4. Une invitation personnelle pour l ouverture du musée de la ville de Liège. 2. Comment appelle-t-on l ensemble des archives d une institution? 1. Un fonds. 2. Une série. 3. De la documentation. 4. Une collection. 12 Classer, gérer et conserver des documents

23 Cadre légal 2 Objectifs de ce chapitre : savoirs et savoir-faire Après ce chapitre, je suis en mesure de: Situer les plus importants textes de lois et réglementation dans le domaine de la gestion des documents et archives. Pointer les éléments les plus importants des textes de lois et réglementation et leur impact sur le travail quotidien. L obligation juridique Si les raisons pour lesquelles vous conservez des documents sont variées, elles découlent souvent d une obligation juridique et légale. Pour vous donner une idée des règles dont vous devez tenir compte, ce chapitre aborde dans les grandes lignes quelques lois fédérales et arrêtés royaux qui ont un impact direct ou indirect sur l organisation de la gestion des documents et des archives. CYCLE DE VIE D UNE ARCHIVE Dynamique Semi-dynamique Statique Service / Bureau Service / Bureau / Local d archivage Service d archives Archives produites et rangées dans un système de classement ou une structure de répertoires Dossiers ayant encore une valeur administrative mais consultés/utilisés peu fréquemment Fin de l utilité administrative : Conserver? Éliminer? Mettre à disposition pour la recherche CADRE LÉGAL Des lois et des règlements ont un impact sur la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Classer, gérer et conserver des documents 13

24 La loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée par la loi portant des dispositions diverses du 6 mai 2009 Une loi est votée par le parlement, un arrêté royal est établi et signé par un ministre sans que le parlement intervienne. Un arrêté royal d exécution précise les modalités pratiques d application d une loi. Celle-ci fixe le cadre général, les grands principes. L arrêté royal traite uniquement de sujets qui figurent dans la loi, il ne peut pas en traiter d autres. Il ne peut pas changer les dispositions de la loi. La portée de cette loi est assez limitée et fixe en fait les grandes lignes de la politique d archivage de l État belge. Voici ces grandes lignes. 1. La surveillance des documents du secteur public Les documents qui sont conservés par les autorités publiques sont placés sous la surveillance de l archiviste général du royaume (le directeur des Archives de l État) dans le but d éviter la destruction incontrôlée de documents potentiellement intéressants sur le plan historique et scientifique et de justifier scientifiquement le tri des documents qui seront destinés à la conservation éternelle. L étendue et la définition du pouvoir de surveillance de l archiviste général et de ses délégués ne sont pas précisées. Mais la loi impose que les documents soient conservés en bon état, qu ils soient classés et accessibles. «En bon état» signifie dans les conditions matérielles minimales qui garantissent une bonne conservation des supports et de l information qui y est enregistrée. «Classés et accessibles» supposent qu un archivage cohérent donne accès aux documents et à l information recherchés. 2. Le transfert des documents aux Archives de l État Les documents d archives datant de plus de 30 ans qui sont conservés par les tribunaux, le Conseil d État, les administrations de l État, les provinces et les établissements publics (les «parastataux»), doivent être transférés aux Archives de l État. Les documents de moins de 30 ans des autorités publiques peuvent, sur une base volontaire, être transférés. A noter que les documents sont transférés aux Archives de l État s ils répondent en outre à deux conditions : Avoir perdu toute utilité administrative pour le service qui les transfère Etre désignés par l archiviste général ou ses délégués comme étant à conserver de façon permanente en raison de leur valeur historique, scientifique ou dans le cas où les documents possèdent une valeur légale et de preuve en justice qui n est pas limitée dans le temps (par exemple : les documents de l état civil et les minutes notariales). 14 Classer, gérer et conserver des documents

25 Avant l approbation de la loi portant des dispositions diverses du 6 mai 2009 qui adapte l ancienne loi sur les archives, le délai de transfert des documents vers les Archives de l État était de 100 ans et les établissements publics n étaient pas obligés de les transférer. 3. L élimination contrôlée des documents du secteur public Les Archives de l État ne peuvent éliminer des documents ainsi transférés qu avec l accord de l autorité qui les a transférés. De leur côté, les autorités publiques ne peuvent éliminer des documents d archives sans l autorisation préalable de l archiviste général du royaume ou de ses délégués. 4. La consultation des documents transférés aux Archives de l État Les documents transférés aux Archives de l État sont publics. Les dispositions particulières à ce sujet sont déterminées par le Roi (donc par arrêté royal, sans que le parlement intervienne). Elles fixent les conditions de consultation des documents datant de moins de 30 ans. Des extraits et des copies des documents peuvent être délivrés qui, signés et munis du sceau du dépôt où ils sont conservés, feront foi en justice. Mais d autres lois de portée générale influencent aussi la consultation et l usage des documents tout au long de leur cycle de vie. Nous en examinerons deux dans la suite de ce chapitre. Loi du 24 juin 1955 relative aux archives (version coordonnée par les Archives de l État) ATTENTION : ce texte ne doit pas être connu en détail pour le test. Il vous est fourni ici à titre informatif Article 1er - Les documents datant de plus de trente ans conservés par les tribunaux de l ordre judiciaire, le Conseil d État, les administrations de l État, les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou la surveillance administrative sont déposés sauf dispense régulièrement accordée en bon état, ordonnés et accessibles aux Archives de l État. Les documents datant de plus de trente ans conservés par les communes et par les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative peuvent être déposés aux Archives de l État. Classer, gérer et conserver des documents 15

26 Il pourra être procédé au versement aux Archives de l État des documents ayant moins de trente ans et ne présentant plus d utilité administrative, à la demande des autorités publiques auxquelles elles appartiennent. Les archives appartenant à des particuliers, des sociétés ou des associations de droit privé peuvent être également transférées aux Archives de l État, à la demande des intéressés. Le Roi détermine les modalités selon lesquelles s opéreront ces versements et transferts et les conditions dans lesquelles les autorités visées à l alinéa 1er du présent article sont dispensées de déposer leurs archives. Article 2 - Les documents reposant aux Archives de l État ne peuvent être détruits sans le consentement des autorités responsables ou de la personne privée ou la société ou l association de droit privé qui en a opéré le transfert. Article 3 - Les documents versés aux Archives de l État en vertu de l article 1er, alinéa 1er, sont publics. Le Roi détermine les modalités selon lesquelles ils sont communiqués au public, notamment l accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l accès aux documents et les conditions de reproduction. Les expéditions ou extraits sont délivrés par les conservateurs des archives, signés par eux et munis du sceau du dépôt; ils font ainsi foi en justice. Article 4 - Le Roi détermine également les conditions dans lesquelles les documents reposant aux Archives de l État en vertu de l article 1er, alinéas 3 et 4, peuvent être consultés, notamment l accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l accès aux documents et les conditions de reproduction. Article 5 - Les autorités visées à l article 1er, alinéas 1 et 2, ne pourront procéder à la destruction de documents sans avoir obtenu l autorisation de l archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Article 6 - Les documents détenus par les autorités visées à l article 1er, alinéas 1 et 2, sont sous la surveillance de l archiviste général du Royaume ou de ses délégués. Le Roi détermine la manière dont cette surveillance doit être exercée. Art. 6bis. Le Roi détermine la durée de la période transitoire et les conditions dans lesquelles le versement des documents visés à l article 1er, alinéa 1er, pourra être échelonné lors de l entrée en vigueur de la présente loi. Article 7 - La présente loi entrera en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge. 16 Classer, gérer et conserver des documents

27 FAQ: Ou doivent être transférées les archives des communautés et des régions? Sontelles concernées par la loi des archives? Pour ce qui est des régions, les trois entités se sont dotées d une législation propre (Pour la Région wallonne : décret du 6 décembre 2001 ; pour la région de Bruxelles Capitale : ordonnance du 19 mars 2009 ; pour la Région flamande : décret du 9 juillet 2010). Le décret wallon attribue à la Wallonie une complète autonomie quant à la gestion, la conservation à long terme et la sélection des archives concernées. Le service régional des archives établit les tableaux de tri et accueille les archives statiques du secteur public régional. (L ordonnance bruxelloise est identique à ce décret wallon. Il rajoute simplement des détails au sujet de la conservation matérielle.) Dans la pratique, les Archives de l Etat et la région se sont accordées sur leur rôle respectif en matière de surveillance et de conservation des documents créés à l époque où les services producteurs étaient encore fédéraux (voire nationaux). La plupart du temps, les documents ont été emportés par les services régionalisés au moment du transfert des compétences car ils pouvaient servir de référence. Mais par convention, ces documents doivent être conservés aux Archives de l Etat. En revanche, le service régional d archives conserve les documents entièrement créés et traités par la Région, et ce, depuis le début de la régionalisation. Attention, les décrets wallons et les ordonnances bruxelloises ne concernent pas les institutions locales (exemples : communes, CPAS, fabriques d église, ) et provinciales de ces régions. Les institutions locales et provinciales de Wallonie et de Bruxelles restent donc soumises par défaut à la loi fédérale des archives. Le décret flamand, qui concerne, quant à lui, la communauté ET la région flamandes, va plus loin que la législation des autres régions dans le détail des compétences et des procédures. Il provoque un conflit avec la loi fédérale en octroyant à la région et à la communauté flamande l autonomie de gestion, de contrôle et de sélection des archives des pouvoirs locaux et provinciaux en Flandre. L avenir dira quelle interprétation prévaudra. La communauté française n ayant pas encore de décret sur les archives reste soumise entièrement à la loi fédérale sur les archives. Classer, gérer et conserver des documents 17

28 Les arrêtés royaux de 2010 d exécution de la loi sur les archives de Arrêté royal sur la surveillance et l élimination des archives du secteur public L arrêté stipule que la surveillance porte sur la manière dont les services publics gèrent et conservent les archives en leur possession. Elle consiste à contrôler les conditions de gestion et de conservation des archives. 1. Rôle de l archiviste général et ses délégués : l archiviste général du royaume ou ses délégués effectuent des inspections dans les services publics, consignent leurs constats et leurs recommandations dans des rapports, et notamment un rapport général annuel sur la surveillance, qui peuvent être publiés. Ils établissent des directives, des recommandations et des conseils destinés aux services publics sur la gestion, le classement, l accessibilité et la conservation de leurs archives. Ils décident quels documents peuvent être éliminés lorsque ces documents n ont plus d utilité administrative. 2. Responsabilités et obligations des services publics relatives à la gestion et la conservation de leurs archives : ils doivent conserver leurs documents dans des locaux répondant aux normes techniques adéquates, affecter du personnel qualifié à la gestion et la conservation de leurs documents, classer et identifier systématiquement ceux-ci, en tenir un inventaire, demander l autorisation de l archiviste général avant d éliminer des archives, collaborer à la rédaction d un tableau de tri (voir chapitre 7 pour leurs archives. 2. Arrêté royal sur le transfert Il traite les modalités du transfert des documents aux Archives de l État, que ce soit le transfert obligatoire ou le transfert à la demande de l institution concernée. Il précise notamment 1. Le service des Archives de l État où les documents doivent être transférés : les services centraux des administrations fédérales transfèrent aux Archives générales du Royaume, les services extérieurs des administrations fédérales, les tribunaux et les provinces transfèrent au service des Archives de l État de leur ressort. Par exemple, le tribunal de première instance de Liège transfère ses archives aux Archives de l État à Liège, les bureaux de l enregistrement de Jodoigne, Perwez, Wavre, Braine-l Alleud transfèrent les leurs aux Archives de l État à Louvain-la-Neuve. Les ressorts et les coordonnées des divers services des Archives de l État se trouvent sur le site web 18 Classer, gérer et conserver des documents

29 2. L état dans lequel les documents doivent être transférés : triés conformément aux instructions des archivistes de l État, classés, identifiés (décrits), accompagnés d un inventaire approuvé par un archiviste de l État (cf. l explication de la procédure dans les chapitres 7 et 8 du présent cours). 3. Les conditions dans lesquelles une dérogation au transfert peut être accordée par l archiviste général : si les documents ont encore de l utilité administrative. L institution concernée doit en fournir la preuve. La dérogation est limitée à une durée de 10 ans renouvelable. 4. Le ministère de la Défense nationale et le SPF Affaires étrangères sont dispensés du transfert de leurs documents d archives datant de moins de 50 ans aux conditions suivantes: la pérennité, l intégrité, le classement, l accessibilité et la lisibilité de ces documents doivent être garantis, le public doit pouvoir consulter ces documents dans les mêmes conditions qu aux Archives de l État. Législation indirecte La loi sur les archives n est pas la seule base légale à la gestion des documents au quotidien. De nombreuses autres lois et des règlements interviennent également. De plus, les textes légaux ne mentionnent pas toujours expressément la notion de documents ou d archives quand bien même leur champ d application s y rapporte. La loi sur la publicité de l administration, la loi sur la protection de la vie privée et d autres lois comportent des dispositions relatives spécifiquement à la création de documents, à la gestion des archives d une institution, à la responsabilité pour la conservation des documents, etc. 1. Loi relative à la publicité de l administration (1994) Cette loi oblige les administrations fédérales à donner accès aux documents administratifs en leur possession. Ceci signifie que chaque citoyen a le droit de consulter les documents administratifs et d en recevoir une copie. 1. Vocabulaire Un document administratif est toute information, sous quelque forme que ce soit, dont dispose une autorité administrative. Toutes les informations produites dans le cadre de l e-gouvernment («L e-gouvernement» ou «gouvernement en ligne» désigne l utilisation des nouvelles technologies, dont internet, par les administrations publiques. Le but est de rendre les services publics plus accessibles à leurs usagers et d améliorer leur fonctionnement interne par exemple, Classer, gérer et conserver des documents 19

30 via la carte d identité électronique) peuvent être considérées comme des documents administratifs et sont donc soumises aux dispositions de cette loi. Selon que l administration communique spontanément les documents ou qu elle répond à une demande d un citoyen, on parle de publicité active ou de publicité passive : La publicité active est la mention claire dans les documents administratifs de toute l information nécessaire, à l initiative de l autorité. La publicité passive est le droit du citoyen à consulter, à sa demande, les documents administratifs d une autorité administrative. Ce n est donc pas l autorité qui prend l initiative. 2. Limitations à la publicité : le demandeur ne peut consulter des documents administratifs contenant des données à caractère personnel que s il prouve qu il a un intérêt personnel, légitime, actuel, direct et avéré. Les documents à caractère personnel sont des documents administratifs qui contiennent un jugement de valeur ou une évaluation sur une personne physique qui est identifiée ou facilement identifiable, ou qui contient la description d un comportement dont la divulgation pourrait clairement nuire à la personne concernée. Par exemple : les dossiers du personnel. 3. Procédure : on adresse une requête à l autorité administrative compétente qui ne peut refuser l accès que sur des motifs fondés. Par exemple si la publicité des documents risque de portée atteinte à la vie privée des personnes concernées, à moins que celles-ci n aient marqué leur accord à la publicité. Lorsqu il ne peut être répondu à temps à la requête ou lorsqu elle est rejetée, le requérant doit en être avisé dans les 30 jours et la notification doit être clairement motivée. L ajournement de la décision ne peut excéder une durée de 15 jours. 4. Pour contrôler l exécution de cette loi, la Commission pour l accès aux documents administratifs a été créée en Depuis 2008, elle est intégrée à la Commission d accès et de réutilisation des documents administratifs, dont elle forme la section Publicité de l administration. Elle formule uniquement des avis. Le fonctionnement et la composition de cette nouvelle commission ont été fixés dans l arrêté royal du 29 avril Quand une administration fédérale pose des conditions préalables à la réutilisation d un document administratif par des tiers ou refuse de fournir le document, le demandeur (citoyen ou entreprise) peut introduire un recours devant la commission. 5. Après leur transfert aux Archives de l État, les documents restent soumis à la législation sur la publicité de l administration. L archiviste général du royaume peut refuser la consultation en cas d obligation légale de secret ou 20 Classer, gérer et conserver des documents