Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme de fichier PDF

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1 Centrale des bilans Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme de fichier PDF Version 1.2.

2 Banque nationale de Belgique, Bruxelles. Tous droits réservés. La reproduction de cette publication, en tout ou en partie, à des fins éducatives et non commerciales, est autorisée avec mention de la source.

3 Avant-propos Ce document est destiné aux personnes qui souhaitent déposer par voie électronique des comptes annuels sous la forme d un fichier au format "Portable Document Format" (PDF) auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique (BNB). Depuis janvier 2004, il est possible de déposer via Internet les comptes annuels normalisés des entreprises sous forme de fichier structuré auprès de la Centrale des bilans. Pour plus d'informations à ce propos, veuillez consulter notre site web à l'adresse suivante: Depuis avril 2007, il est en outre possible, d'une part, de déposer des comptes annuels d entreprises, d associations et de fondations sous forme de fichier PDF et, d'autre part, d'ajouter au fichier structuré à déposer, certains éléments dans le compte annuel sous forme d'un fichier PDF. La version 1.2. du "Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme de fichier PDF" ("Protocole PDF" dans la suite du texte), à savoir le document présent, décrit les conditions auxquelles les comptes annuels au format PDF doivent répondre à partir du 1er septembre 2009 pour être déposés via Internet et acceptés par la BNB. Les comptes annuels au format PDF déposés via Internet auprès de la BNB doivent toujours satisfaire à la version du protocole PDF en vigueur au moment du dépôt; dans le cas contraire, ils seront refusés par la BNB. Toute question d ordre technique à la lecture ou à l'application du présent document peut être adressée à la Centrale des bilans, Banque nationale de Belgique, boulevard de Berlaimont 14, 1000 Bruxelles, fax: , helpdesk.ba@nbb.be. 3

4 Table des matières Avant-propos 3 Introduction 5 1. Production d un document au format PDF 6 2. Conditions de forme Conditions de forme applicables au dépôt des comptes annuels dans leur ensemble au format PDF Documents autorisés Critères applicables au fichier Critères applicables au format Critères applicables au compte annuel lui-même Conditions de forme applicables au dépôt de certains éléments des comptes annuels au format PDF Dépôt d un document au format PDF 15 Liste des acronymes utilisés 16 Liste des exemples 17 4

5 Introduction Conformément à la Première Directive Européenne 1, chaque document d entreprise et ses extraits doivent pouvoir être déposés sous forme électronique à partir de Pour le dépôt des comptes annuels via Internet, il a été décidé d étendre la disposition existante du dépôt sous forme de fichier structuré au dépôt des comptes annuels ou de certains de leurs éléments sous forme de fichier PDF. Depuis avril 2007, il est par conséquent également possible de déposer les comptes annuels d entreprises, d associations et de fondations sous forme de fichier PDF, d une part, et d ajouter certains éléments du compte annuel en format PDF au fichier structuré à déposer au format XBRL 2, d'autre part. Ainsi, par exemple, le dépôt via Internet de comptes annuels exprimés en USD présenté en format PDF, ne pose aucun problème. 1 2 Directive 2003/58/CE du 15 juillet 2003 modifiant la directive 68/151/CEE du Conseil relative aux obligations de publicité de certaines formes de société. extensible Business Reporting Language. 5

6 1. Production d un document au format PDF Un document au format PDF peut être créé de différentes façons, à savoir: "l impression" d un document dans un fichier PDF en lieu et place d une impression papier. Des programmes d'impression spécifiques ou un module d'impression désormais fourni avec différents progiciels de comptabilité peuvent être utilisés à cet effet la numérisation des documents papier le regroupement de plusieurs fichiers PDF créés par l une des méthodes susmentionnées. 6

7 2. Conditions de forme Les images des comptes annuels sont publiées en l état de leur dépôt. Afin d éviter que la méthode de mise à disposition d un compte annuel aux tiers ne soulève des discussions, le fichier PDF déposé doit répondre à un certain nombre de critères pour être accepté. Il est toutefois impossible de vérifier de manière automatisée si le fichier PDF répond à toutes les conditions de forme. La présentation de ces comptes annuels ou de leurs éléments peut, par conséquent, encore être refusée lors du contrôle visuel, après le téléchargement du fichier. Dans ce cas, le déposant se voit expliquer de manière détaillée les motifs ayant donné lieu au refus du compte annuel. 2.1 Conditions de forme applicables au dépôt des comptes annuels dans leur ensemble au format PDF Documents permis L objectif spécifique de cette nouvelle possibilité de dépôt est de permettre aux personnes morales qui établissent des comptes annuels non normalisés de déposer les comptes annuels dans leur totalité via Internet. La BNB reçoit le dépôt des documents suivants: les comptes annuels et les documents à déposer en même temps en vertu des articles 98 et 100 du Code des sociétés ou en vertu d autres dispositions légales ou réglementaires les comptes annuels consolidés et les documents à déposer en même temps en vertu des articles 120 et 121 du Code des sociétés ou d autres dispositions légales ou réglementaires les comptes annuels en vertu des articles 17 (asbl), 26octies (asbl étrangères) et 37 (fondations privées) de la Loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations ou en vertu d autres dispositions légales ou réglementaires. Chaque compte annuel ou compte consolidé fait l objet d un fichier indépendant à télécharger séparément. En d autres termes, la présentation simultanée de plusieurs comptes annuels dans un seul fichier n est pas autorisée. Le fichier de compte annuel sera toujours repris dans son intégralité. Cela signifie que les documents annexés à tort au fichier PDF seront également publiés s ils satisfont aux conditions de forme applicables. Il pourrait s agir, par exemple, de la lettre accompagnatrice du déposant, de l enquête de structure ou du bilan social de la succursale d une entreprise étrangère. C'est l'entreprise même qui 7

8 doit, au besoin, transmettre ces derniers documents séparément et via le canal adapté (sur papier, via Internet, etc.) à l autorité compétente Critères applicables au fichier Chaque fichier PDF utilisé dans le cadre du dépôt de comptes annuels: doit être un fichier PDF valable non compressé ne peut comporter dans le chemin et le nom du fichier que des chiffres, des espaces, les symboles ".", "-" et "_" et des lettres de l alphabet non accentuées; tous les autres symboles comme "&", "@" et "/" sont donc interdits doit afficher l extension "pdf". Un fichier PDF comportant un compte annuel dans sa totalité ne peut dépasser 3 Mo, afin de ne pas perturber le bon fonctionnement de nos applications informatiques (un compte annuel, déposé sur papier qui doit être scanné par la Centrale des bilans, représente en moyenne pas plus que 60 Ko par page) Critères applicables au format Certains signes spécifiques, propres au format, peuvent être présents dans le fichier PDF. Signets (bookmarks), regroupés dans une table des matières et reproduisant en général les principales sections d un document. Ainsi, pour les comptes annuels, des signets peuvent apparaître par exemple aux sections "bilan", "compte de résultats", "affectations", "bilan social" et "annexes" ou au début de chaque nouvelle section. Les signets apparaissent à l onglet de navigation du même nom dans l écran de navigation (navigation pane) (cf. aussi exemple n 1 "Signets"). Puisqu ils n influencent en rien la présentation ou l impression du document, les signets sont acceptés. 8

9 Exemple n 1: Signets Articles: il s agit d outils électroniques de navigation qui aident le lecteur à remanier la structure d un document. Un article débute, en règle générale, sur une page du document et se poursuit sur une autre, tout comme un article classique publié dans un quotidien ou un périodique ("Suite à la page..."). Puisqu ils n influencent en rien la présentation ou l impression du document, les articles sont acceptés. Un lien dans un document PDF agit de la même manière qu un lien sur un site Internet: lorsque le lecteur clique dessus, il aboutit à une autre partie du document consulté, à un autre document ou même à un autre site Internet. Puisque les liens n ont aucune influence sur la présentation ou l impression du document et offrent par ailleurs des informations supplémentaires à propos des comptes annuels, ils sont acceptés. Il convient de souligner que le texte du lien doit être nettement lisible (taille suffisante des caractères utilisés et contraste suffisant entre l avant et l arrière-plan). Par contre, d autres caractéristiques spécifiques propres au format ne peuvent jamais figurer dans le fichier PDF. Chaque document PDF peut être protégé par un mot de passe (password) pour en éviter l ouverture et/ou l impression et/ou la modification. Puisque chaque compte annuel déposé sous forme de fichier PDF doit, pour des raisons évidentes, être ouvert, modifié et imprimé, l utilisation de mots de passe est interdite. 9

10 Exemple n 2: Mots de passe Une signature numérique figure parfois dans la partie inférieure de la première page des comptes annuels, et par extension à n importe quel autre endroit. L objectif de cette signature numérique est d identifier la personne qui a signé le document, tout comme une signature manuscrite traditionnelle. Puisque les signatures numériques sont susceptibles d écraser des données pertinentes du compte annuel et de compliquer le traitement de ces données par la Centrale des bilans, leur utilisation est interdite. Le document doit être scanné en format A4 en orientation portrait (21 cm x 29,7 cm). Autrement dit, un document en orientation paysage (landscape, 29,7 cm x 21 cm) n est pas accepté. Les calques (layers), également appelées Optional Content Groups (OCG), sont utilisées dans les fichiers PDF pour fournir plusieurs niveaux de données sur une seule page, comme des transparents superposés (cf. exemple n 3 "Calques"). Dans ce cas, la Centrale des bilans ne peut savoir avec certitude quelles sont les données valables pour le compte annuel, l utilisation des calques est donc interdite. 10

11 Exemple n 3: Calques Un fichier PDF peut renfermer des JavaScripts. Ceux-ci permettent de créer des effets interactifs, tels que des animations ou des formulaires. Pour des raisons de sécurité, les fichiers PDF déposés auprès de la BNB, ne peuvent contenir de JavaScripts. 11

12 Les fichiers PDF comprennent parfois une ou plusieurs annexes (attachments) (cf. aussi exemple n 4 "Annexes"). Afin d éviter toute discussion relative à la publication ou non des fichiers joints, leur utilisation est interdite. Cette règle est aussi valable pour les "PDF-portfolio", c'est-à-dire un fichier- PDF dans lequel plusieurs types de fichiers peuvent être mis. Exemple n 4: Annexes Un fichier PDF peut contenir des étiquettes (tags). Ceux-ci contiennent des données supplémentaires relatives au fichier et en permettent la classification et l'indexation (sur base d'un mot-clé). L'utilisation de ces étiquettes est toutefois interdite. Techniquement, il est tout à fait possible d ajouter des remarques (comments) à un fichier PDF. Il ne s agit pas ici des commentaires figurant dans le texte lui-même, mais bien d'éléments graphiques qui, à la manière d un mémo autocollant sur un compte annuel papier, sont ajoutés au compte annuel au format PDF (cf. aussi exemple n 5 "Remarques"). Afin d éviter toute discussion relative à la publication ou non de ces remarques, leur utilisation est interdite. Cette règle est par ailleurs valable également pour les comptes annuels sur papier. 12

13 Exemple n 5: Remarques Toutes les informations figurant dans le fichier PDF doivent pouvoir être imprimées sur papier à la demande de toute personne intéressée. Etant donné que le matériel audiovisuel ne peut être reproduit sur papier, l adjonction de messages vocaux et de clips enregistrés au compte annuel au format PDF n est pas autorisée Critères applicables au compte annuel lui-même L impression à l encre noire sur du papier A4 blanc du fichier, présenté au format PDF doit, en outre, satisfaire aux conditions de forme suivantes relatives au compte annuel lui-même: laisser une marge de 1 centimètre minimum tout autour de chaque feuille dans la partie supérieure de la première feuille du compte annuel, laisser une bande horizontale de 2 centimètres au minimum dans la partie supérieure de chaque feuille, indiquer le numéro d entreprise de la personne juridique s il s agit d un dépôt rectificatif, porter en première page la mention "correction" le document papier ne doit comporter aucune donnée manuscrite, sauf la signature garantir la lisibilité et la clarté des données en utilisant des caractères de taille suffisante et un contraste suffisant entre l avant et l arrière-plan s il s agit d un compte annuel de personnes morales devant établir ses comptes annuels selon le modèle complet ou abrégé, adopter la même présentation que celle du modèle de compte annuel en vigueur publié par la Banque nationale de Belgique. 13

14 2.2 Conditions de forme applicables au dépôt de certains éléments des comptes annuels au format PDF Au sujet des critères spécifiques applicables à l acceptation d un fichier XBRL et des documents qui l accompagnent, nous renvoyons le lecteur au protocole pour le dépôt par voie électronique des comptes annuels des entreprises sous forme de fichier structuré, également disponible sur notre site web ( 14

15 3. Dépôt d un document au format PDF La procédure à suivre pour le dépôt des comptes annuels au format PDF auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique est décrite dans le document "Protocole général pour le dépôt par voie électronique des comptes annuels" disponible sur notre site web ( 15

16 Liste des acronymes utilisés ASBL BNB Mo OCG PCMN PDF XBRL Association sans but lucratif Banque nationale de Belgique Mégaoctet Optional Content Group Plan comptable minimum normalisé Portable Document Format extensible Business Reporting Language 16

17 Liste des exemples Exemple n 1 : Signets 8 Exemple n 2 : Mots de passe 9 Exemple n 3 : Calques 10 Exemple n 4 : Annexes 11 Exemple n 5 : Remarques 12 17

18 Pour plus de renseignements sur le contenu, la méthodologie, les méthodes de calcul et les sources, veuillez contacter le service Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique. Tél Fax centraledesbilans@nbb.be Editeur responsable Luc Dufresne Chef du département Informations micro-économiques Banque nationale de Belgique boulevard de Berlaimont 14 BE-1000 Bruxelles Rédaction : Centrale des bilans BNB Couverture : Prepress & image BNB Publié : Septembre