Le dépôt des comptes annuels à la Banque nationale de Belgique : Quels changements à partir d'avril 2007?

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1 Le dépôt des comptes annuels à la Banque nationale de Belgique : Quels changements à partir d'avril 2007? Vinciane Hendrichs Centrale des bilans Mons, le 31 janvier 2007 Quels changements dans le dépôt des comptes annuels? XBRL et le dépôt des comptes annuels Le projet XBRL de la Centrale des bilans De quoi s'agit-il? Pourquoi ce choix? Traitement par la Centrale des bilans à partir du 1er avril 2007 Le dépôt des comptes annuels après le passage à XBRL Quels changements pour les schémas complet et abrégé? Sofista 2007 Le dépôt des comptes annuels par internet Evolution Principales caractéristiques Exigences techniques Certificat digital Etape par étape Besoin d'aide ou d'informations? Le projet XBRL de la Centrale des bilans Electronique Validation Chargement des données Output Fichier xbrl Contrôle de qualité Images database Fichier PDF CD Images Papier CD Images Internet Papier Scanning Encodage des données Données comptables Chiffres Statistiques Etudes

2 Le projet XBRL de la Centrale des bilans La disquette disparaît au profit des dépôts par internet Extension du fichier.nbb.xbrl Ambition du standard Aucune STANDARD XBRL International De quoi s'agit-il? XBRL est l'abréviation d'extensible Business Reporting Language. = Technologie, format d'échange de données ouvert à tous et basé sur XML (extensible Markup Language) et dédicacé aux informations financières ses 3 facettes: XBRL = une façon de décrire la structure des données XBRL = un format de données pour l'échange d'informations financières (cf. XBRL vs XML) par internet / entre des systèmes non compatibles entre eux XBRL = une manière de stocker les données XBRL Langue de programmation Un "standard" ne suffit pas: il n'est rien s'il n'est utilisé que localement Intérêt d'une organisation, de réunions semestrielles,... et de projets concrets = années cruciales pour que le standard XBRL devienne un véritable standard international utilisé dans différentes applications concrètes dans plusieurs pays De quoi s'agit-il? Actionnaires Système comptable Déclarations fiscales Données complémentaires Comptes annuels Website Informations de tiers Régulateurs Autres L'utilisation de XBRL offre de nombreux avantages: il augmente la qualité des données collectées par l'absence de manipulations superflues, telles que le réencodage il facilite l'échange de données au format électronique mais également leur traitement et leur analyse il permet de réaliser des économies appréciables dans la mesure ou les données peuvent être sélectionnées, réutilisées et reformatées selon le reporting demandé

3 Pourquoi ce choix? 1. Les BEGAAP évoluent vers les IAS/IFRS Le règlement européen du 19 juillet 2002 concernant les comptes annuels consolidés des sociétés côtées 1ère application à l'exercice 2005 (ne concerne que 160 entreprises belges) Influence attendue sur le droit comptable belge et par conséquent, sur les comptes annuels statutaires = "core business" de la Centrale des bilans de la BNB les normes IAS/IFRS ont introduit une plus grande flexibilité dans la présentation comptes annuels normalisés (complet et abrégé) problème international: comparabilité des états financiers Choix pour un standard XBRL (approuvé par le IASB) Traduction des pages que compte la bible IFRS en une taxonomie Voir: 2. Opportunité pour d'autres simplifications administratives (d'autres projets XBRL) Traitement par la Centrale des bilans à partir du 1er avril 2007 PDF Logiciel secteur-privé Taxonomy 3D certificate double check? Instance document 3D certificate s Upload XBRL files Sofista Validator Database Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé? 1983: la Centrale des bilans publie le formulaire pour le dépôt des comptes annuels normalisés adapté périodiquement pour la conformité aux obligations légales dépassé et pas suffisamment adapté à l'environnement informatique évolution d'un support pour le dépôt vers un modèle pour les concepteurs de logiciels. avril 2007: passage à la technologie XBRL comme format pour le dépôt des comptes annuels révision du modèle pour la conformité aux exigences informatiques amélioration de la lisibilité d'application pour les schémas complets et abrégés

4 Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé? 5 principes de base: 1. La continuité de l'information 2. L'abandon des pages fixes 3. La division en sections 4. La présentation des rubriques 5. Les conséquences pratiques Présentation générale 1. La simplification de la présentation générale 2. Les tableaux Contenu 1. La publication en unités d'euro 2. La présentation sous forme de liste 3. La rubrique 19: "Avances aux associés sur répartition de l'actif net" Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: 5 principes de base 5 principes de base: 1. La continuité de l'information plus de report en fin de compte annuel si la place est insuffisante dans l'espace prévu (ex. liste des administrateurs et gérants) Amélioration de la lisibilité 2. L'abandon des pages fixes principe de continuité pages fixes une même information ne sera plus toujours sur la même page (ex. L'état des immobilisations corporelles ne sera plus forcément sur la page C. 8 ou A. 6) Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: 5 principes de base 3. La division en sections les données sont dorénavant groupées par section de longueur variable suivant les informations à fournir le numéro de section est repris dans le coin supérieur droit du modèle C: Schéma complet 5: Annexe 3: Immobilisations corporelles 2: Installations, machines et outillages Ancien formulaire Nouveau modèle une numérotation purement séquentielle dans le coin inférieur droit du document (ex. 10/46)

5 Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: 5 principes de base 4. La présentation des rubriques 4.1. La codification A rubrique unique, code unique (ex. Frais d'établissement: code de rubrique 20) Le code de rubrique de l'exercice précédent= code de rubrique + "P" Renfort du lien avec le Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN) Plus de cohérence Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: 5 principes de base Ancien formulaire Nouveau modèle Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: 5 principes de base 4.2. L'harmonisation des signes plus de différences de signe entre schéma abrégé et schéma complet; les rubriques sont par défaut positives mais peuvent présenter un double signe (+)/(-) Complet Abrégé

6 Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: 5 principes de base 4.3. L'attribution d'un code unique aux rubriques de bénéfice et de perte Ancien formulaire Nouveau modèle 5. Les conséquences pratiques Les contrôles arithmétiques et logiques doivent être revus Les statistiques fournies par la Centrale des bilans doivent être adaptées Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Présentation générale 1. Simplification de la présentation générale des rubriques plus de chiffres romains suppression des cadres, parenthèses et surlignements superflus les références à l'annexe deviennent des références aux sections Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Présentation générale Ancien formulaire Nouveau modèle

7 Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Présentation générale 2. Les tableaux Présentation par page plutôt qu'en colonne Une présentation condensée était au départ justifiée par la nécessité de limiter le nombre de pages à publier au Moniteur belge Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Présentation générale Ancien formulaire Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Présentation générale Nouveau modèle

8 Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Contenu 1. La publication des comptes sera toujours en unités d'euro quel que soit le schéma Les comptes déposés sur papier devront, quel que soit le schéma (complet ou abrégé), être établis en unités d'euro Les comptes déposés en format XBRL pourront être envoyés avec 0 ou 2 décimales; la Centrale des bilans procédera aux arrondis éventuels 2. Seule la présentation du compte de résultats sous forme de liste est conservée la présentation sous forme de compte sera supprimée Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé: Contenu 3. L'ajout de la rubrique 19 "Avance aux associés sur répartition de l'actif net" Avis de la Commission des Normes comptables (170/2 -Février 1999), Le montant de l'avance doit être porté au passif en déduction globale mais explicite des capitaux propres; les sommes attribuées au titre d'avance ne constituent pas véritablement un actif. Dans l'ordre normal des choses, il n'en résultera pas, à l'avenir, un flux de ressources favorables à l'entreprise. Ecritures: 19 à 48 Associés (et 48 Associés à 55 Etablissements de crédit) Lorsque la liquidation est terminée, le compte "Avance aux associés sur répartition de l'actif net" est soldé par le débit des divers comptes de capitaux propres. Le dépôt: Sofista 2007 Sofista 2007 sera une application internet: Formulaire électronique Disponible sur le site internet de la Centrale des bilans les données encodées sont sauvegardées localement par l'utilisateur Accès sécurisé grâce à un certificat digital (Certipost, Globalsign, Isabel ou carte d'identité électronique) Pas de téléchargement local de logiciel Validation en ligne Possibilité d'importer certains documents PDF dans les comptes annuels: structure de l'actionnariat, rapport des commissaires rapport de gestion possibilité de visualiser les comptes annuels tels qu'ils seront publiés

9 Le dépôt: Sofista 2007 Soit création d'un nouveau compte selon 2 critères: nature du compte (SC, SA) langue du compte (qui correspond à la langue de dépôt) (Fr, Nl, De) Soit chargement de données à partir d'un fichier préalablement sauvegardé en format XML ou XBRL Le dépôt: Sofista 2007 Ajout d'un document PDF Le dépôt: Sofista 2007 Validation: validation XML, validation XBRL, contrôles complémentaires BNB, équations de contrôle. La touche "sauvegarder" est utilisable si les deux premiers niveaux de validation ne montrent pas d'erreur

10 Evolution - Avril 1978: Dépôts sur papier (schémas normalisés complet et abrégé) - Avril 1993: Dépôts sur disquette - Janvier 2004: Dépôts par internet avec un certificat de la BNB et paiement online avec carte Bancontact/Mistercash - Juin 2004: Ajout de la possibilité de payer online avec carte de crédit (Visa, Mastercard) - Mai 2005: Ouverture de l'application internet à toutes les entreprises par l'acceptation des certificats de Certipost, Globalsign et Isabel - Mars 2006: Acceptation de la carte d'identité électronique (eid) - Juin 2006: Ajout de la possibilité de payer par virement Evolution Proportion des dépôts par Internet dans le total des dépôts 5 0 trim1/04 trim2/04 trim3/04 trim4/04 trim1/05 avr-05 mai-05 juin-05 juil-05 août-05 sept-05 oct-05 nov-05 déc-05 janv-06 févr-06 mars-06 avr-06 mai-06 juin-06 juil-06 août-06 Evolution Situation fin novembre 2006: - Plus de 27 % des dépôts se font par internet via l'application de "Dépôt des comptes annuels par internet" - Près de certificats non BNB sont enregistrés ("Third party certificates": Certipost, Globalsign, Isabel et la carte d'identité électronique eid) - Progression de la carte d'identité électronique (12%) - Paiement: Cartes de crédit: 66% ( : 33% : 33% ) Bancontact/Mistercash : 10% Virement : 24%

11 Evolution Papier Disquette Internet 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% trim1/04 trim4/04 mai-05 août-05 nov-05 févr-06 mai-06 août-06 Evolution A partir du 1er avril 2007: Plus de dépôt sur disquette mais online! Raisons : Support informatique devenu obsolète Changement du format des fichiers: Texte XBRL 1ère directive CE "Les Etats membres veillent à ce que, le 1er janvier 2007 au plus tard, les sociétés et autres organismes amenés à procéder ou à participer au dépôt puissent déposer par voie électronique tous les actes et indications soumis à publicité en vertu de l'article 2" or, disquette dépôt électronique Dépôt de documents PDF possible pour les comptes annuels - consolidés - non-normalisés (banques, assurances,...) - des ASBL (dépôt en XBRL prévu pour 2008) Principales caractéristiques Accès à l'application grâce à un certificat digital qualifié qui garantit: l'authenticité : la Centrale des bilans doit pouvoir identifier la personne qui a déposé les comptes annuels l'intégrité des données : les informations envoyées ne doivent subir aucune modification durant leur transfert vers la Centrale des bilans. Chargement d'un compte avec l'extension ".nbb" (".xbrl " àpd avril 2007) fichier par fichier (pas de batch), le déposant ne peut sélectionner qu'une entreprise à la fois qui répond au "Protocole pour le dépôt par voie informatique des comptes annuels des entreprises" tel qu'établi par le logiciel pour le dépôt des comptes annuels Validation automatique du compte annuel téléchargé sur base : de la structure et des exigences techniques du Protocole des contrôles arithmétiques et logiques

12 Principales caractéristiques Le suivi du traitement du fichier Un compte annuel validé avec succès: doit être payé endéans les 7 jours calendriers peut faire l'objet d'un paiement groupé avec celui d'autres comptes annuels déposés Les modes de paiement disponibles sont: la Carte de crédit (Visa ou Mastercard) : numéro, date d'échéance, code- CVC/CVV le Virement : Le choix pour ce mode de paiement peut uniquement se faire le jour de l'envoi du fichier; état du compte annuel: "En attente de paiement" doit être effectué en dehors de l'application internet le montant et la communication structurée doivent tous deux être corrects et être reçus sur le compte de la BNB endéans les 7 jours calendriers Une communication structurée erronée, un montant incorrect ou perçu trop tard donne lieu à un remboursement automatique. Principales caractéristiques Lorsque le paiement est effectué avec succès: Le compte annuel est officiellement accepté par la Centrale des bilans et sera publié. La date officielle de dépôt = date à laquelle le compte annuel a reçu le statut "En attente de paiement" L'entreprise tenue au dépôt reçoit dans les 11 jours ouvrables la "Mention de dépôt des comptes annuels" Le détail des transactions peut être consulté dans l'application internet sur base du numéro de transaction. Heures d'ouverture: Tous les jours ouvrables de la BNB 8.30 à 20 heures (bank holidays) Aucune nouvelle session ne pourra commencer après 19h45. Exigences techniques Vous devez disposer : d'un PC avec une connexion internet (à large bande de préférence) d'un système de navigation Windows : Windows 2000 (Service Pack 3) ou plus récent Windows XP (Service Pack 1) ou plus récent de Microsoft Internet Explorer version 5.5 (ou plus récente) comme browser : Vous pouvez télécharger la version la plus récente de l'adresse suivante: de Java Runtime que vous pouvez télécharger gratuitement : d'un Certificat digital de classe 3 : Certipost Globalsign Isabel eid (carte d'identité électronique)

13 Certificat digital 1. Qu'est-ce qu'un certificat digital? = identité numérique associe votre identité à une paire de clés qui peuvent être utilisées pour crypter et signer des informations numériques. Il permet aux individus et aux organisations de sécuriser les transactions, professionnelles et personnelles, qui se font par les réseaux de communication. est distribué par une Autorité de Certification (CA) qui est indépendante; pour disposer d'un certificat qualifié (de classe 3), il est indispensable de se présenter personnellement avec sa carte d'identité dans une des agences d'une Autorité de Certification Certificat digital 2. Obtention d'un certificat digital Certipost: uniquement distribution à des groupements professionnels spécifiques ("trusted community"; certification de l'identité + qualité professionnelle des membres) membres de l'iec et de l'ire: la commande se fait en ligne (le certificat est envoyé au domicile sous pli recommandé) choix entre une carte smart (avec lecteur de carte) ou USB-token Isabel: Tous les utilisateurs d'isabel disposent d'un certificat qui est lié à leur carte à puce (Secure Signing Card) pour laquelle un lecteur de carte est nécessaire Téléchargez gratuitement et installez le logiciel "Isabel OfficeSign 5.0" que vous trouverez à cette adresse: Certificat digital Globalsign: Sélectionnez "PersonalSign 3 Pro TM " Renseignez les informations relatives à votre identité et au paiement Imprimez le contrat d'utilisateur Rendez vous avec le contrat d'utilisateur imprimé et une copie de votre carte d'identité auprès d'une Autorité d'enregistrement Locale (LRA) telle que la Chambre de Commerce Vous recevrez un avec un hyperlien téléchargez votre certificat digital

14 Certificat digital la carte d'identité électronique (eid): de belges disposent déjà de leur eid vous pouvez l'obtenir sur simple demande auprès du service Population de la commune pour plus d'information: vous devez vous munir d'un lecteur de carte eid qui permet la communication entre les programmes de votre ordinateur et votre carte eid: aperçu des lecteurs de cartes: liste des points de vente: vous devez installer le programme qui permettra de lire, valider et imprimer le contenu de la carte eid. Le "Belgium Identity Card Run- Time": peut être téléchargé gratuitement du site suivant: Certificat digital Après l'installation, vous trouverez une nouvelle icône sur votre desktop: eid GUI.lnk Si vous double-cliquez sur cette icône, le dit "eid GUI" ou "Generic User Interface pour carte eid" démarre et vous permet de lire les données enregistrées sur la micropuce de votre carte eid: Vous n'avez plus qu'à : Enregistrer votre certificat dans Windows via le menu "Certificates" et cliquer sur le bouton "Register" Certificat digital Contrôle d'accès niv. 1(CRL) Auto- Enrollment Pas de lecteur de carte CALENDRA (donne accès au niveau de contrôle 2 de la Centrale des bilans) Lecteur de carte Unique Identifying Number BNB "NUIN"

15 Etape par étape Etape 1: Accès à l'application internet sécurisée via un lien sur le site internet de la Centrale des bilans Etape 2: Selection du certificat digital Etape 3: Remplissage du formulaire "User information - Self registration" (n'a lieu qu'une fois) Etape 4: Choix de la personne morale pour laquelle le dépôt va être effectué Etape 5: Téléchargement du fichier de comptes annuels Etape 6: Paiement des frais de dépôt Etape par étape Démonstration Etape 1: accès au site internet Accès à l'application internet sécurisée (https) grâce au lien sur le site de la Centrale des bilans (

16 Etape 2: Sélection du certificat digital Premier écran pour l'identification de l'utilisateur: "User Authentication": S'il dispose d'un certificat digital de Certipost-, Globalsign-, ISABEL- ou de celui de sa carte d'identité électronique (eid), qu'il a précédemment enregistré sur son ordinateur, il doit choisir "3rd party Certificate". Etape 3: Remplir le formulaire Remplir le formulaire "User information - Self registration" Uniquement la première fois qu'un utilisateur se connecte à l'application de "Dépôt des comptes annuels par internet" si les données d'identification sont correctement remplies, la BNB peut éventuellement le contacter et l'aider pour les "tiers déposants", le numéro d'entreprise doit impérativement être complété s'ils désirent recevoir un duplicata de la "Mention de dépôt des comptes annuels" dans le champ "Identifier" se trouve un "NBB Unique Identity Number" ("NUIN"): un numéro unique attribué à chaque certificat un même certificat ne doit être enregistré qu'une fois est repris dans chacun des écrans de l'application (en haut à droite) Etape 3: User information - Self registration

17 Etape 4: Choix de la personne morale L'application va enregistrer chaque "NUIN" (numéro dans le coin en haut à droite) qui dépose un ou plusieurs comptes annuels, afin de pouvoir montrer à l'utilisateur comment s'est effectué le dépôt et donner National l'information Bank of Belgium relative aux dépôts effectués ("Suivi des dépôts"), d'autoriser le paiement pour les dépôts dont le statut est "En attente de paiement" et permettre de consulter ensuite les paiements effectués via le menu ("Paiement"). Pour déposer un compte annuel, l'utilisateur clique sur "Nouveau dépôt". Etape 4: Choix de la personne morale L'utilisateur encode dans le champ "Numéro d'entreprise" le numéro d'entreprise de la personne morale pour laquelle il désire déposer un compte annuel. Le premier zéro ne doit pas nécessairement être encodé et aucun espace, ni tiret ou point ne doit être inséré entre les chiffres. L'utilisateur clique ensuite sur le bouton "OK". Etape 4: Choix de la personne morale Un écran reprenant les données dont la Centrale des bilans dispose pour le n d'entreprise est alors affiché. Il reprend: a. les données d'identification de la personne morale telles qu'elles sont reprises National dans la Bank Banque of Belgium Carrefour des Entreprises (BCE), b. les références des comptes annuels statutaires et consolidés qui ont été déposés durant les 3 dernières années à la Centrale des bilans. Si l'utilisateur veut poursuivre le dépôt, il clique sur "Déposer des comptes annuels de l'entreprise sélectionnée".

18 Etape 4: Choix de la personne morale Si l'utilisateur clique sur le bouton "Signer et envoyer", une fenêtre s'ouvre: Etape 5: Téléchargement Cette fenêtre permet à l'utilisateur de sélectionner le fichier avec l'extension ".nbb" qui National contient Bank leof compte Belgium annuel qu'il désire déposer. Dès que l'utilisateur a cliqué sur le fichier et ensuite sur "Open" ou simplement en double-cliquant sur le fichier, ce dernier est signé automatiquement et ensuite envoyé à la BNB. Etape 6: Paiement Stades de traitement des comptes annuels: "En cours de matching": le traitement est en cours "Dépôt non valide": au moins une erreur a été rencontrée au cours du traitement du fichier. Cette erreur entraîne le refus du compte annuel. En cliquant sur le statut, vous aurez accès à la liste des erreurs. "En attente de confirmation": un élément nécessitant une prise impérative de décision a été détecté durant le traitement du fichier. Une fois la confirmation effectuée, le fichier pourra acquérir le statut "En attente de paiement" "En attente de paiement": la validation et le matching ont été effectués avec succès, seuls les frais de dépôts doivent encore être réglés pour que le compte soit officiellement accepté par la BNB - cliquer sur le statut donne accès à un écran qui permet d'effacer le fichier si nécessaire (changement de la date de dépôt!) "En attente de virement": si vous avez décidé de régler les frais de dépôt par virement. "Dépôt enregistré": le compte annuel est officiellement accepté par la BNB.

19 Etape 6: Paiement Pour effectuer le paiement des frais de dépôt d'un ou plusieurs comptes annuels déposés par Internet, l'utilisateur clique sur "Paiement" dans la barre de menu. 2. Etape 6: Paiement (Composition des paiements) Le menu "Composition des paiements" vous permet, sur base du numéro de transaction, d'obtenir le relevé des comptes annuels payés. Dans le cas présent, 5 comptes annuels ont été payés ensemble par une transaction d'un montant total de 1.200,70 EUR. Cette information peut-être imprimée dans un document PDF ou HTML. 2. Etape 6: Paiement (Composition des paiements) Impression du relevé de paiement

20 Besoin d'aide ou d'informations? En cas de problèmes techniques (ex. application internet inaccessible): tél.: fax: En cas de problèmes liés au dépôt des comptes annuels : helpdesk.ba@bnb.be tél. : fax: Informations et manuels : En cliquant sur "Taxonomie", vous trouverez: la notice explicative de la taxonomie XBRL des comptes annuels normalisés le modèle de présentation XBRL de comptes annuels le protocole technique Questions?