94. Séparez hypothèses, résultats et impression

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1 Séparez hypothèses, résultats et impression Séparez hypothèses, résultats et impression De quoi s agit-il? Plusieurs conseils ont déjà montré l intérêt de bien séparer les informations selon leur nature. Pourquoi, notamment, placer hypothèses et résultats dans des feuilles distinctes? Si le modèle est simple, et les hypothèses peu nombreuses, elles peuvent être disposées en haut de l écran, avant les titres des colonnes. Un fractionnement d écran suivi d une commande FENÊTRE FIGER LES VOLETS peut suffire. Très vite, cependant, cette méthode atteint ses limites, notamment lorsque les colonnes de calculs dépassent la largeur d un écran standard, et surtout lorsque les hypothèses à saisir sont nombreuses. Mieux vaut alors disposer les hypothèses de façon claire et aérée dans une feuille calibrée pour une lecture verticale, tandis que les calculs et les résultats prennent place dans une autre feuille de calcul, conçue cette fois pour une lecture bi-directionnelle grâce à des volets correctement disposés. Voyez à cet égard la présentation adoptée pour les résultats du conseil précédent (93). Dans le même ordre d idée, les données à imprimer ne présentent pas forcément le même niveau de détail que les données affichées à l écran. Vous pouvez là aussi recourir aux niveaux de plan, mais cela ne suffit pas toujours. En outre, le format de présentation destiné au papier diffère presque toujours de l écran, pour plusieurs raisons : Les écrans sont plus larges que hauts, tandis que la majorité des documents sur papier sont imprimés en portrait, aux proportions inverses. Si l imprimante utilisée est en niveaux de gris, ou si les documents sont appelés à être photocopiés, les couleurs peuvent avoir un rendu médiocre, voire illisible. Pourtant, il est dommage de s en priver à l écran. Enfin, l ordre logique de l enchaînement des calculs n est pas toujours le même que l ordre de restitution à l intention d un lecteur extérieur. Pour peu que vos tableaux aient été correctement construits, et surtout que vous ayez nommé les plages d hypothèses et de résultats, la création d une feuille destinée à l impression ne nécessite pas un énorme travail. Exemple Nous reprenons ici l exemple du conseil précédent, en l enrichissant de quelques éléments pour le rebaptiser Plan Stratégique. Le modèle est structuré à l aide de trois feuilles : Hypothèses, Plan (calculs) et Impression.

2 334 Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau Feuille de calcul destinée à l impression

3 Séparez hypothèses, résultats et impression 335 Des lecteurs attentifs C est à dessein que les polices de caractères employées sont fortement typées, afin de montrer la différence d état d esprit entre les feuilles consacrées au travail sur écran et le document à imprimer. La feuille A4, sur laquelle toutes les informations essentielles doivent être rassemblées, est destinée par exemple aux membres d un comité d engagement. Ils y trouvent les indicateurs servant de support à leurs décisions, parmi lesquels le Taux de Rentabilité Interne (TRI). Par ailleurs, un graphique permet d estimer d un seul coup d œil la tendance du Plan Stratégique. Saisie des hypothèses à l écran La présentation page précédente est à comparer avec la feuille des hypothèses, conçue en vue d un travail sur écran : Méthode pour répercuter les données La feuille d impression est bâtie à l aide de formules, matricielles pour certaines, qui se chargent d aller «piocher» les informations dans les autres feuilles. Même les libellés sont reproduits, ce qui autorise une mise à jour automatique durant la phase de conception : ainsi, lorsqu un concept est rebaptisé, vous êtes assuré qu il figure sous la même dénomination dans les hypothèses et dans la restitution sur papier. Dans le même ordre d idée, une batterie de styles est créée pour le document à imprimer, afin de faciliter la mise en place et l évolution de la synthèse, les mises au point supposant naturellement des allers-retours entre concepteurs et lecteurs des documents.

4 336 Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau La récupération des surfaces moyennes des appartements acquis est obtenue par une formule matricielle transposant la colonne saisie dans la feuille Hypothèses : {=TRANSPOSE(Appart_Surface)} Les références temporelles sont rapatriées par une formule matricielle récupérant la plage D1:D3 des Hypothèses, sans transposition cette fois. Les résultats (ci-dessus) sont la restitution de la ligne correspondante de la feuille Plan (ci-dessous), par une formule matricielle unique incluant le titre : {=btotalloyers}

5 Séparez hypothèses, résultats et impression 337 Styles spécifiques Une série de styles spécifiques à l impression assurent la différenciation entre les données affichées à l écran et les données imprimées. Ils sont tous préfixés par «Impr» afin de les identifier aisément, par exemple ImprTitre2 pour les titres des paragraphes du document. Mise en page L APERÇU AVANT IMPRESSION du document et sa MISE EN PAGE, avec ajustement à une page A4 unique.

6 338 Extrait de 100 conseils pour mieux utiliser Excel, par Jean-Luc Tafforeau Excel.2007 Aperçu avant impression Le tableur de Microsoft est enfin doté d outils de prévisualisation proches du What You See Is What You Get (*), autrement dit d un aperçu avant impression reproduisant le document imprimé tel quel. De surcroît, il est désormais possible d intervenir directement dans l aperçu pour effectuer des réglages. Le mode mise en page de la version 2004 sous Mac OS préfigurait déjà en partie ces fonctionnalités (commande de menu AFFICHAGE MISE EN PAGE), avec un peu plus de possibilités que l APERÇU DES SAUTS DE PAGE de la version 2003 sous Windows. (1) Les marges sont modifiables en déplaçant les curseurs sur la règle graduée, tandis que la page apparaît selon une présentation comparable à l aperçu avant impression d un traitement de texte. (2) Si vous intervenez par exemple en bas de page, par saisie directe, le ruban affiche les OUTILS DES EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE (3), avec toutes leurs options accessibles en clair (4). (*) L expression, qui signifie «ce que vous voyez est ce que vous obtenez» est souvent résumée par le sigle WYSIWYG, et parfois traduite par la formule «tel écran, tel écrit».