Compta & Gestion Commerciale Ligne OpenLine

Transcription

1 1 Compta & Gestion Commerciale Ligne OpenLine Guided initiation PREMIERE PARTIE

2 Démarche 2 Création de la société Paramétrage de base PGI Les stocks Le processus vente Le processus achat

3 La création de la société & ses paramètres propres Comment créer une société...4 Comment saisir les paramètres d'identification?...9 Comment modifier les paramètres de numérotation?...10 Comment créer la banque?...11 Comment rendre automatique le transfert en comptabilité? Les paramètres commerciaux Comment créer une famille d'articles?...14 Comment créer une fiche article?...16 Comment créer une famille de clients?...18 Comment créer une fiche client?...19 Comment créer une famille de fournisseurs?...22 Comment créer une fiche fournisseur?...23 Les stocks Comment créer des bons d'entrée...25

4 Création de la société & ses paramètres propres Comment créer une société? Pour créer une nouvelle société, dans la barre de menus, choisissez Fichier puis Nouveau. L assistant création de dossier s ouvre : 4 bien intégrées la gestion commerciale et la gestion comptable. Vérifiez que sont

5 Le lycée utilise ce moteur de base de données. 5 Choisissez le type d installation selon votre configuration informatique.

6 Saisissez le nom du serveur Donnez un nom à la société qui sera créée. Ne cochez PAS cette case. 6 Complétez ces champs avec les informations dont vous disposez. Puis suivant

7 Complétez ces champs avec les informations dont vous disposez. 7 Assurez-vous que cette case est cochée. Vérifiez les dates de début et de fin d exercice.

8 Pas de changement 8 Toutes les étapes terminées, lancez la création de la société. Patientez quelques minutes en attendant que le dossier soit créé par EBP.

9 Comment saisir les informations propres à la société? Les coordonnées de la société, les informations administratives et les informations de TVA sont saisies en choisissant Paramètres dans la barre de menu. 9 Les coordonnées de la société ayant été saisies lors de la création du dossier, il reste à saisir les informations administratives. Choisissez Identification Complétez ces champs avec les informations dont vous disposez OK pour fermer la fenêtre. Faites

10 Comment modifier les paramètres de numérotation? EBP s occupe, par défaut, de l incrémentation des pièces comptables (devis, facture ) et des autres éléments, tels que les familles (qu elle soit celle des articles, des clients ou des fournisseurs) ou articles. numérotation d EBP. Néanmoins, vous pouvez modifier les codes proposés et désactiver la Dans la barre de menu, faites : 10 Et la fenêtre suivante apparaît : Décochez cette case si vous ne désirez pas qu EBP numérote automatiquement les pièces. Vous pouvez modifier la numérotation proposée des documents de vente, d achat, de stock ou autre (famille de fournisseurs ou de clients, article ) Pour les pièces comptables, il est préférable de laisser EBP les incrémenter.

11 Comment créer la banque? Afin d enregistrer les règlements des clients en banque et d effectuer les décaissements lors des règlements des fournisseurs, il convient de créer ce qu on appelle la banque. Pour ce faire : 11 et apparaît la fenêtre suivante : Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle banque La fenêtre suivante apparaît,nous allons nous intéresser aux trois premiers onglets.

12 L onglet Adresse : où sont saisies les coordonnées de la banque. Complétez ces champs avec les informations dont vous disposez. 12 Afin qu EBP vérifie si le RIB est correct, il convient de préciser le pays, ici France. L onglet Comptabilité : où est saisi le numéro de compte de la banque. L onglet Coordonnées bancaires : où est saisi le RIB de la banque. Complétez ces champs avec les informations dont vous disposez. Le code du journal où seront générées les écritures de règlement est mis automatiquement par EBP Puisque vous avez renseigné le champ pays à l onglet précédent, vous est proposé par EBP un masque de saisie. Complétez le champ RIB. Sauvegardez et fermez.

13 Comment rendre le transfert automatique? Par défaut, le transfert des pièces comptables et des règlements est réalisé manuellement. Par commodité, nous allons rendre ce transfert automatique, sans autre nulle manipulation de votre part que la validation des pièces comptables (facture, avoir) ainsi que des règlements Dans la barre de menu, faites : 13 Et la fenêtre suivante apparaît : Choisissez Automatique dans le menu déroulant Ainsi, seront générées les écritures des factures, qu elles soient de doit ou d avoir, et les règlements immédiatement après leur validation. La commande Valider vous permettra de réaliser ce transfert. Ne confondons pas Sauvegarder (la pièce est enregistrée) avec Valider (la pièce est transférée en comptabilité).

14 Les paramètres commerciaux Comment créer une famille d articles? Une famille d articles regroupe des articles ayant les mêmes caractéristiques, qui sont d ordre commerciales, techniques Dans la barre de menu, faites : 14 Faites Ajouter dans la barre de menu Et la fenêtre suivante apparaît :

15 1 Choisissez l intitulé de la famille 2 Précisez s il y a lieu le fournisseur de cette famille 3 Cochez si les biens sont stockés Il convient aussi de préciser le numéro de compte de cette famille. Seul le taux à 19,6% nous intéresse. Veillez à prendre la TVA pour laquelle la territorialité est la France. Cliquez sur le menu déroulant puis sur Ajouter et une autre fenêtre s ouvre : Puis sauvegardez Complétez les champs n de compte et Intitulé. Puis sauvegardez et fermez.

16 Comment créer un article? Qu il soit un bien ou un service, tous les articlessont créés de la même manière. Dans la barre de menu, choisissez : 16 Puis, Ajouter La fenêtre suivante apparaît :seuls quelques onglets nous intéressent. L onglet détails : où est saisi le prix d achat Précisez la famille à laquelle appartient l article. Donnez un libellé. Décrivez le bien. Fixez son prix d achat et le prix de vente sera calculé en fonction du taux de la marge. Répondez OUI à la demande d appliquer les paramètres de la famille à cet article. Sauvegardez.

17 L onglet stocks: où sont définis le stock minimum et le stock maximum 17 Complétez ces champs.

18 Comment créer une famille de clients ou de prospects? Une famille d articles regroupe des clients ayant les mêmes caractéristiques, qui sont d ordre commerciales, géographiques Dans la barre de menu, choisissez : Le prospect n est pas encore client de l entreprise, mais l on a pu lui adresser une proposition commerciale, c'est-àdire un devis. Dès qu il l aura accepté, il deviendra un client et sera classé dans cette catégorie, sans manipulation de votre part. 18 Puis, faites Ajouter Clients Et la fenêtre suivante apparaît : Ecrivez le libellé dela famille Vous pouvez appliquer un taux de remise pour cette famille. Ce taux sera appliqué à l ensemble des clients ou prospects de cette famille Sauvegardez.

19 Comment créer une fiche client ou un prospect? Dans la barre de menu : Que vous vouliez créer un client ou un prospect, la procédure est la même. Deux moyens s offrent à vous : - En faisant vente/clients puis clients (voir ci-dessous) - Lors de la création de la pièce comptable : devis ou facture (voir devis) 19 Puis et la fenêtre suivante :

20 Formation EBP PGI Open Line Remarquez Janvier/Février que ce champ 2013 est grisé, car nous n avons pas L onglet Facturation : où sont saisies les coordonnées du client. modifié les paramètres de numérotation concernant ce client. Saisissez la famille (Répondez OUI à la demande d appliquer les paramètres de la famille à cet article), le nom et l adresse du client. 20 Puis passez aux autres onglets Lors de la création des pièces comptables, il est également possible de créer de nouveaux clients. L onglet Gestion : où sontsaisisle n du client& la remise client fidèle (en autres choses) Vous pouvez saisir le n de compte du client. La remise 1est celle qu il bénéficie du fait de son appartenance à cette famille. La remise 2 est celle qu il bénéficie à titre personnel. Entrez-la.

21 L onglet Divers : où est saisile mode de paiement (en autres)du client 21

22 Comment créer une famille de fournisseurs? Une famille de fournisseurs regroupe des fournisseurs ayant les mêmes caractéristiques. Dans la barre de menu : 22 Puis : Et la fenêtre suivante : Ecrivez le libellé dela famille Vous pouvez appliquer un taux de remise pour cette famille. Ce taux sera appliqué à l ensemble des fournisseurs de cette famille

23 Comment créer une fiche fournisseur? Dans la barre de menu : 23 Puis Et la fenêtre suivante : Ce champ est accessible puisque vous avez décoché la numérotation automatique. Saisissez le code indiqué. Saisissez la famille (Répondez OUI à la demande d appliquer les paramètres de la famille à cet article), le nom et l adresse du fournisseur Intéressons-nous à d autres onglets :

24 L onglet Gestion :Où est saisi le numéro de compte du fournisseur : Saisissez le n indiqué. Puisqu il n existe pas, EBP vous demande de le créer. Faites Ajouter et une fenêtre s ouvre. 24 Et la fenêtre suivant s ouvre : Un nouveau compte portant le n 401CLAIR est sur le point d être créé par EBP, mais il manque son intitulé. Fermez la fenêtre. L onglet Divers : Où est saisi le mode de règlement du fournisseur : Indiquez le mode de règlement.

25 Les stocks Comment alimenter les stocks? Avant de débuter, il faut alimenter les stocks de marchandises. S offrent à vous deux moyens: 1/ Les bons d entrée : lorsque existent déjà des stocks qu il convient de prendre en compte. 2/ Les achats de marchandises : acheter pour vendre processus achat 25 Comment utiliser les bons d entrée? Faites : Puis et la fenêtre suivante :

26 Choisissez l article (ici AR0009) à ajouter au stock et la quantité et sauvegardez. 26 Quelle est l Incidence sur les stocks? Avant : nul article AR0009 en stock Après : le stock virtuel et réel sont alimentés de la quantité inscrite dans le bon d entrée.