Rotary Youth Exchange

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1 Chères amies, chers amis. Rotary Youth Exchange District 1630 Belgium Contenu de la farde inbound Vous venez d arriver en Belgique et l équipe responsable du programme d Échange de Jeunes parrainé par le ROTARY District 1630 vous souhaite la Bienvenue. Nous allons partager avec vous cette expérience exceptionnelle et afin que cette année se déroule de la façon la plus agréable, nous avons rassemblé, dans une farde dont le contenu est décrit ci-dessous, une série d informations qui vous sera nécessaire pendant cette année. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et restons à votre disposition pour tous renseignements complémentaires souhaités. 1. Carte de visite de Yvan MIGNON. Chairman. 2. Carte de visite de Théo LEGRAND. Inbounds Director et Crisis Manager. 3. Carte de visite de Gene CAUDRON. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 4. Carte de visite de Françoise FONTENELLE. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 5. Carte de visite de Xavier DEMOISY. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 6. Composition de la farde 7. Programme de la journée et règles minimums 8. Composition du comité avec adresses, s et téléphones 9. Procédure assurance 10. Résumé assurance 11. Déclaration d accident-maladie 12. En cas d urgence 13. Modèles de rapport 14. General rules 15. Travel rules (dans les diverses langues) 16. Travel request 17. Parents Travel Rules 18. Info sur les mercredis 19. Programme Voyage BRESA 20. Les sites www 21. Permis de Conduite 22. Abuse Reporting Guideline 23. Les présentations 24. Carte d assurance nominative 25. Pin s de programme d échange. Dossier Inbounds Student 2013 Page 1

2 Dossier Inbounds Student 2013 Page 2

3 Rotary Youth Exchange District Rotary 1630 W.E. d information pour les Inbounds arrivant en Août 2013 PROGRAMME Matin : 09h00 10h00 : Accueil des étudiants et vérifications administratives : assurance, passeport, T-shirt, photos... 10h00 11h45 : Présentation, exposé des règles à respecter, harcèlement, école (en 4 langues) 12h00 : Repas 13h30 14h30 : Exposés Après-midi : jeunes et parents réunis à l IPES 14h30 : Déplacement de tout le monde vers l IPES 15h00 17h00 : En quatre langues (français, anglais, espagnol, portugais) Règles de voyage, festivals Mercredis après-midi, Rotex, voyages, Bresa Permis de conduite, interviews Témoignages, questions-réponses Il est strictement interdit de changer de chambre Dans les chambres, les boissons alcoolisées sont strictement interdites et sont une cause de renvoi Les chambres devront être libérées pour 09h00. Les bagages seront rassemblés dans un local fermé qui sera désigné ce jour. V01 11/08/2013 Dossier Inbounds Student 2013 Page 3

4 Comité YEP D1630 Fr Yvan MIGNON RC LIÈGE-SUD / Chairman Organisation des échanges Théo LEGRAND RC Seraing TEL CRISE : Inbounds Director Crisis Manager Contacts avec BRESA (voyages des inbounds) Gene CAUDRON RC Liège-Bierset Secrétaire, Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint Contrôle des dossiers Outbounds Contacts Ecoles Françoise FONTENELLE RC Verviers Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint Contrôle des dossiers Outbounds Xavier DEMOISY RC Attert-Sure et Semois Responsable Province Luxembourg et GD de Luxembourg Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint Pierre & Ingrid BRENNECKE RC Liège Pont-des-Arches NG Outbounds Director Contact Rotex René CHEVALIER RC Andenne Placement des Inbounds dans les clubs Contrôle des dossiers Inbounds Bruno EICHER RC Andenne Contacts Germanophones Public Relations Michel DUBOIS RC Jodoigne Trésorier Contact Océanie & Afrique Contrôle des dossiers Outbounds André OZER RC Liège Ouest Contact Extrême Orient + Roumanie Contrôle des dossiers Outbounds Dossier Inbounds Student 2013 Page 4

5 Jean-Luc FUGER RC Herve Assurances Jean-Christophe MICHEL RC Liège-Cité Ardente Visas André & Cécile LEMOINE Activités des «Mercredi Après-Midi» Contrôle des dossiers Outbounds Organisation des activités Inventaire Philippe LAGASSE de LOCHT RC Verviers-Vesdre Special Events Contrôle des dossiers Outbounds Pierre-Yves GENOT RC Verviers en Ardenne Bleue NG Gestion de la communication informatique Fernand BINAME RC Esneux-Aywaille Past Chairman Dossier Inbounds Student 2013 Page 5

6 ASSURANCE ROTARY BELGIUM-LUXEMBOURG RESUME DU PLAN D ASSURANCE effet Police : Vivium N (D1620) et (D1630) ACE European Group Limited N BEBOTA00832 (D1620) et BEBOTA00825 (D1630) Preneur d assurance : Rotary Belgium-Luxembourg, les clubs des districts 1630,1620. Assureur : ACE European Group Limited et Vivium s.a. Av.des Nerviens,9-31-bte 7 Rue Royale Bruxelles-Belgium 1020 Bruxelles Courtier : Van Ingelgem Boulevard Brand Whitlock, Bruxelles Personnes de contacts : Patrick Beauvois : tel : fax : 32 (0) Nadine Haegemans : tel : 02/ Sinistres : Tel : 02/ Fax : 32 (0) Assistance médicale voyage : ACE Assistance Tel : Fax : CHAPITRE B Assurance Voyages Personnes assurées Les membres des Rotary et Rotaract Clubs des districts 1620 et 1630, leurs partenaires ainsi que les accompagnateurs des jeunes lors des programmes d échange. Couverture La couverture est acquise au cours des voyages à l étranger effectués dans le cadre de manifestations ou projets organisés par le Rotary, le Rotaract, Interact et Rotex ; la couverture est acquise 24h/24 à partir du départ du domicile ou lieu de travail jusqu au retour à l un d eux. Elle est également acquise pendant la prolongation de séjour pour convenance personnelle pour autant que cette prolongation n excède pas 60 jours. Garanties Frais de traitement (accident et maladie) - franchises frais ambulatoires - frais de traitement suite à rapatriement en Belgique/ Luxembourg (au domicile) - Avance sur frais d hospitalisation à l étranger (sur demande expresse à CNA Assistance) Assistance Voyage - Envoi d un médecin sur place - Transport ou rapatriement suite à incident médical - Transport d un membre de la famille en cas d hospitalisation - Prolongation de séjour de l assuré malade ou blessé (max 10jours) - Retour des autres assurés - Transport/rapatriement de bagages - Rapatriement de la dépouille - Frais de cercueil - Retour anticipé en cas de décès ou hospitalisation d un parent, décès d un collaborateur professionnel, dommage grave à l habitation, aux locaux professionnels - Frais de recherche et de sauvetage Pris en charge Frais réels Frais réels 300 /jour Frais réels Frais réels Frais réels Frais réels Dossier Inbounds Student 2013 Page 6

7 - Transmission de messages urgents - Assistance juridique à l étranger (honoraire d avocat) - Avance sur caution pénale à l étranger - Information voyage - Perte ou vol de papiers d identité ou de documents de voyage - Envoi de bagage de remplacement en cas de perte ou vol - Perte ou vol de cartes de crédits ou cartes bancaires - Envoi de lunettes, prothèses - Envoi de médicaments - Assistance interprète - Avance de fonds - Assistance psychologique - Grève du personnel aérien ou ferroviaire, cataclysme naturel, guerre ou sabotage causant un retard de plus de 12heures : - soit frais de logement (max 2 nuits) - soit véhicule de remplacement Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge 150 /nuit max :300 Bagages et valeurs - perte, vol ou dommage aux bagages - limite par objet (pas d application pour portable ou GSM) - franchise par sinistre bagages - perte ou vols de valeurs (argent cash, carte de crédit, tickets) - retard de bagages (franchise 8 heures) - voyage retardé (franchise 4 heures) - perte ou vol de passeport/carte d identité Annulation ou interruption de voyage ( suite à retour dû à maladie grave/décès d un parent apr voyage franchise Frais de cautionnement Détournement, détention 62 /jour:max 20 jours Enlèvement par évènement Incapacité temporaire suite à maladie -délai de carence pour salarié -délai de carence pour indépendant 62 par jour.max 2 ans 30 jours nihil Limites d âge La garantie «incapacité temporaire» est uniquement payable pour autant que l Assuré puisse prouver une perte de revenus. Elle n est pas acquise pour les assurés de moins de 12 ans et de plus de 75 ans. Dossier Inbounds Student 2013 Page 7

8 CHAPITRE C Etudiants d échanges des districts 1620 et 1630 Personnes assurées :Les étudiants faisant partie des programmes d échanges du Rotary (SEP-STEP-HEP-BESA) ainsi que les membres des GSE et ROTEX. Couverture : La couverture est acquise 24h/24h au cours des voyages et séjours à l étranger (pour les étudiant belges et luxembourgeois) ou en Belgique/Luxembourg (pour les étudiants étrangers) à partir du départ du domicile jusqu au retour à ce dernier.(maximum 365 jours). Frais de traitement (accident et maladie et hospitalisation) - franchise pour frais suite à maladie - frais de traitement maladies psychiques - frais de traitement suite à rapatriement en Belgique ou au grand-duché de Luxembourg - Avance sur frais d hospitalisation à l étranger (sur demande expresse à ACE Assistance) - Avance sur frais de traitement en hôpital de jour à l étranger (sur demande expresse à ACE Assistance) - Frais dentaires (uniquement accident ou urgence) franchise 24 /sinistre Assistance Voyage Inclus transport ou évacuation suite à crise politique ou catastrophe naturelle par sinistre Max Cas par cas /dent et un max de 750 par sinistre Voir chapitre B Frais réels Bagages et valeurs Voir chapitre B Annulation ou interruption de voyage Voir chapitre B Frais de cautionnement Voir chapitre B Détournement, détention Voir chapitre B Enlèvement Voir chapitre B Décès Invalidité permanente Invalidité partielle : % en fonction de la législation locale Max Responsabilité civile franchise 125 QUE FAIRE EN CAS DE SINISTRE? - Toujours avertir le courtier Van Ingelgem par tél, mail ou fax - Avant toute réparation : Rassembler tous les éléments nécessaires pour justifier et quantifier le sinistre : Patrick Beauvois Tel : 02/ Fax : 32 (0) Dégâts matériel : en Belgique/Luxembourg et à l étranger, Toujours déclarer l accident par écrit (PV police pour vol, factures d achats des objets sinistrés, circonstances du dommage. Expliquer le» où,quand,comment, par qui», fournir un devis de réparation, des photos, une déclaration officielle de perte de bagages etc» Dégâts corporel : En Belgique/Luxembourg : toujours une déclaration d accident remplie par une autorité médicale : faites-vous d abord indemniser par votre mutuelle et au Luxembourg par l organisme de Sécurité sociale couvrant l assurance maladie, par la Caisse Médico Chirugicale Mutualaiste (CMCM) ou tout autre assureur. Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés (copies documents/ factures originales) Adressez-nous votre dossier avec la mention du district A l étranger :en cas d hospitalisation toujours appeler ACE Assistance et en cas d accident faire remplir une Rotary /Van Ingelgem Boulevard Brand Whitlock, Bruxelles Assistance médicale voyage : ACE Assistance Tel : Fax : Dossier Inbounds Student 2013 Page 8

9 déclaration d accident par une autorité médicale locale. Pour les autres frais toujours faire intervenir d abord la mutuelle avant d introduire une réclamation pour le paiement du solde Ce document est un résumé informatif des garanties des polices souscrites par les districts. Toute discussion doit s en référer au texte même de la police Le texte des polices d assurance ainsi qu le formulaire de déclaration d accident à l étranger sont consultables sur le site : Dossier Inbounds Student 2013 Page 9

10 Rotary Belgium Youth Exchange Program Procédure à suivre en cas de recours à l assurance ACE. (valable pour les étudiants Belges outbounds et Etrangers inbounds ) 1. Maladie ou accident SANS HOSPITALISATION. - Faites remplir une déclaration d accident/maladie par une autorité médicale. Un formulaire a été remis lors des séances d information et est également disponible à l adresse : - L étudiant paye directement les divers frais médicaux. Si l étudiant n a pas les moyens de les payer, il demande au conseiller rotarien de prélever ce montant sur la garantie déposée auprès du club Rotary. - Pour les étudiants outbounds : envoyez l ensemble des factures et preuves de paiement à vos parents qui les feront suivre chez Van Ingelgem pour remboursement - Pour les étudiants inbounds veillez à faire intervenir votre mutuelle belge avant d envoyer les documents chez Van Ingelgem pour remboursement. - Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés (le certificat médical, le décompte de la mutuelle, les factures originales) et envoyez le à Rotary-Vaningelgem, Boulevard Brand Whitlock Bruxelles ou par van-ingelgem.be. Mentionnez : o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom o votre adresse complète o les divers numéros de téléphones où on peut vous contacter o le numéro du compte bancaire auprès duquel le remboursement peut être effectué. Evitez des paiements sur un compte étranger. Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures. N oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge! 2. Maladie ou accident AVEC HOSPITALISATION. - En cas d hospitalisation, VOUS DEVEZ prendre contact avec ACE Assistance (callcenter multilingue 24h/24) o A partir des USA et du Canada : numéro gratuit : o Reste du monde : (attention l indicatif + est variable d un pays à l autre), cet appel peut être fait en appel payé par le destinataire (PCV). - Préparez les informations suivantes : N de contrat : ACE N BEBOTA (District 1620) BEBOTA (District 1630) BEBOTA (District 2170) Dossier Inbounds Student 2013 Page 10

11 - Sur demande ACE Assistance peut effectuer une avance sur les frais d hospitalisation. ACE Assistance vous donnera toutes les directives utiles et vous apportera son aide. - Envoyez à vos parents toutes les preuves de paiement et certificats médicaux qu ils doivent soumettre à la mutuelle pour remboursement éventuel. Ce n est qu ensuite que les documents doivent être envoyés à l assureur. - Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés ( le certificat médical,le décompte de la mutuelle,les copies des factures) et envoyez les à Rotary-Van Ingelgem, Boulevard Brand Whitlock Bruxelles ou par van-ingelgem.be Mentionnez : o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom o votre adresse complète o les divers numéros de téléphones où on peut vous contacter o le numéro du compte bancaire auprès duquel le remboursement peut être effectué. Evitez des paiements sur un compte étranger. Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures. N oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge! 3. Besoin d assistance d ordre non médical (voir résumé de la police volet assistance) - Contactez ACE Assistance (call center multilingue 24h/24) o A partir des USA et du Canada : numéro gratuit : o Reste du monde : (attention l indicatif + est variable d un pays à l autre), cet appel peut être payé par le destinataire (PCV). - Préparer les informations suivantes : N de contrat : ACE N BEBOTA (District 1620) BEBOTA (District 1630) BEBOTA (District 2170) 4. Autres sinistres (p.ex. vol ou responsabilité) - Envoyer une déclaration de sinistre à Rotary-Vaningelgem, Boulevard Brand Whitlock Bruxelles ou par van-ingelgem.be Mentionner : o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom o votre adresse complète o les divers numéros de téléphones ou on peut vous contacter o les circonstances ( où quand comment) o les coordonnées des autres parties o les dommages Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures. N oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge! Dossier Inbounds Student 2013 Page 11

12 En cas d Urgence In case of an Emergency MEDICAL EMERGENCY 100 or 112 POLICE (national number) 101 Insurance CNA-Assistance 02/ (contract BTR000036) CHILD FOCUS 110 Sexual harassment or abuse, mal-traitance Prévention du suicide Suicide prévention Centre anti-poison Center against poisoning Rotary Governor Norbert FRIOB Rotary Emergency Number 24h/ Yvan MIGNON Chairman Théo LEGRAND Inbounds director, Crisis Manager Jean-Luc FUGER Insurances officer Ma famille d accueil 1 My host family 1... Ma famille d accueil 2 My host family 2... Ma famille d accueil 3 My host family 3... Mon conseiller My counselor... Mon président de club Président of club... Médecin de famille Family doctor... Pharmacie familiale Family drugstore... Mon ambassade My Embassy... Personnes Ressources non rotariennes - Madame Jacqueline Witvrouw, Psychologue Biens Lefèvre Neupré - tél. : ou gsm Dossier Inbounds Student 2013 Page 12

13 Dossier Inbounds Student 2013 Page 13

14 Rotary International District 1630 Coordonnées Nom de l étudiant : District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport : Rapport 1 de l étudiant inbounds À renvoyer par le participant pour le au plus tard. Avez-vous changé d adresse depuis votre arrivée? Si oui, donnez la nouvelle adresse Donnez le n de téléphone portable (GSM) si vous en possédez un : Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche? : oui non Montant par mois : Famille d'accueil actuelle nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Prochaine famille d'accueil nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Vie sociale et rotarienne Avez-vous des problèmes pour apprendre le français? oui non Si oui, que faites vous pour améliorer votre niveau? Que pensez-vous du Welcome meeting des 31/08/13 - Logement : - Nourriture : - Organisation Avez-vous participé à la journée d août 13 à Bruxelles Si oui, qu en pensez-vous? Si non, pourquoi? Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois? oui non Si oui, dans quelles circonstances? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Dossier Inbounds Student 2013 Page 14

15 Assistez-vous aux réunions de Rotary club? oui non Avec quelle fréquence? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté : Avez-vous été l invité de Rotariens autres que votre famille d accueil? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer? Problèmes éventuels Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre arrivée. Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d accueil: Votre conseiller rotarien : Votre famille d accueil actuelle : Les autres étudiants d échange : Vos copains à l école : Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s améliorer. Avez-vous eu des problèmes de santé : oui non Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux? Comment se passe votre scolarité? Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler : Fait le (date) Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue Dossier Inbounds Student 2013 Page 15

16 Rotary International Coordonnées Nom de l'étudiant: : District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport : District 1630 Rapport 2 de l étudiant inbounds À renvoyer par le participant le au plus tard. Avez-vous changé d adresse depuis votre dernier rapport? Si oui, donnez la nouvelle adresse Avez-vous changé de n de téléphone portable (GSM) ou possédez vous un portable depuis votre dernier rapport? Si oui, donnez le numéro actuel Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche chaque mois : oui non Famille d'accueil actuelle nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Prochaine famille d'accueil nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Vie sociale et rotarienne Avez-vous encore des problèmes pour vous exprimer en français? oui non Si oui, que faites vous pour améliorer votre niveau? Avez-vous participé régulièrement aux activités du mercredi après midi? oui non Si oui, qu en pensez-vous? Si non, pourquoi? Avez-vous des suggestions à formuler pour de futures activités? Avez-vous participé aux activités du Rotex? oui non Si oui, qu en pensez-vous? Si non, pourquoi? Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois? oui non Si oui, dans quelles circonstances? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Dossier Inbounds Student 2013 Page 16

17 Assistez-vous aux réunions de Rotary club? oui non Avec quelle fréquence? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté : Avez-vous été l invité de Rotariens autres que votre famille d accueil? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer? Vos parents naturels doivent ils vous rendre visite avant la fin de votre séjour? Si oui, à quelle période? Avez-vous demandé l autorisation de votre conseiller? Problèmes éventuels Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre dernier rapport. Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d accueil: Votre conseiller rotarien : Votre famille d accueil actuelle : Les autres étudiants d échange : Vos copains à l école : Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s améliorer. Avez-vous eu des problèmes de santé : oui non Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux? Comment se passe votre scolarité et estimez vous que votre école s occupe bien des étudiants d échange? Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler : Fait le (date) Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue Dossier Inbounds Student 2013 Page 17

18 Rotary International District 1630 Rapport 3 de l étudiant inbounds À renvoyer par le participant le au plus tard. Coordonnées Nom de l'étudiant : District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport : Avez-vous changé d adresse depuis votre dernier rapport? Si oui, donnez la nouvelle adresse Avez-vous changé de n de téléphone portable (GSM) ou possédez vous un portable depuis votre dernier rapport Si oui, donnez le nouveau numéro Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche? : oui non Montant par mois : Famille d'accueil actuelle nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Prochaine famille d'accueil nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Vie sociale et rotarienne Que pensez-vous de la Belgique et de la culture européenne en général? Que pensez-vous de l accueil des étudiants en Belgique et en particulier dans le district 1630? Avez-vous des suggestions à formuler pour améliorer l accueil des futurs étudiants inbounds? Dossier Inbounds Student 2013 Page 18

19 Avez-vous participé aux voyages organisés par BRESA? oui-non Si oui, qu en pensez-vous? Paris : Amsterdam : Espagne : Italie : Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois? oui non Si oui, dans quelles circonstances? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Assistez-vous aux réunions de Rotary club? oui non Avec quelle fréquence? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté : Avez-vous été l invité de Rotariens autres que votre famille d accueil? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer? Problèmes éventuels Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre dernier rapport. Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d accueil: Votre conseiller rotarien : Votre famille d accueil actuelle : Les autres étudiants d échange : Vos copains à l école : Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s améliorer. Avez-vous eu des problèmes de santé : oui non Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux? Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler : Avez-vous réservé votre avion pour le retour dans votre pays? oui non Si oui, à quelle date? Quel est numéro de vol? Quelle est la destination à partir de Bruxelles? Fait le (date) Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue Dossier Inbounds Student 2013 Page 19

20 Rotary Youth Exchange District 1630 Belgium General Rules and Regulations for Y.E.P. Inbound Students in district 1630 These rules must be signed and sent back BEFORE arrival in Belgium 1. Each applicant must attend secondary school during the year of the exchange. This is mandatory. The student shall try to pass examinations. Credits for study in the host country cannot be assured and Rotary in no way can be held responsible. 2. All students must carry a sickness and accident policy that fulfils requirements of Rotary International and host District. Demonstration of it has to be made at arrival. 3. Passport, visa (in no case a 3-month tourist visa) and transportation costs to and from Belgium are to be paid by the student s parents. 4. Travel rules described elsewhere are mandatory. 5. Student should keep an emergency fund of 400 Euros on deposit. When necessary the natural parents must replenish this fund. This amount should be deposited by the host Rotary club in a local bank and is not meant to cover day-to-day expenses. 6. Student must make a maximum effort to learn the language of his host club and family as soon as possible. If after 4-5 months the student does not speak it he will have to demonstrate to the District Chairman that he made reasonable efforts to learn it. The District Chairman can decide to send him back home if no serious effort has been made. See description of our policy in the special letter here joined. 7. The student is to become an integral member of the host family, assuming duties and responsibilities normal to a student of his or her age. He will avoid staying only in his room. He has to adapt to his family's way of life and not the reverse, this is especially true as concerns the meals. Vegetarian meals cannot be provided. 8. Hosts (District, Club, Parents) are responsible for the inbound student socially, spiritually and physically. The student should respect their wishes and requests. One society may be more formal or informal than another, guidance and restrictions are advisable and to be expected. In case of problems, the student must contact his Rotarian counsellor or a Rotary District Officer. 9. Students are not permitted to drive a motorized vehicle of any kind. This includes automobiles, motorcycles, boats, tractors, mopeds or any other motorized vehicle. 10. Students are not permitted to use drugs, except those prescribed by a physician. 11. Students must obey the laws of the host country. 12. Piercing and tattooing are forbidden except with a written formal authorization from the natural parents. Such a practice is not devoiced from sanitary dangers (AIDS, hepatitis ). To be signed on reverse side Dossier Inbounds Student 2013 Page 20

21 13. Drinking of alcoholic beverages is not allowed except under direct supervision of host parents or responsible Rotarians. In such case no excess can be accepted. 14. Smoking is discouraged. Students are expected to abide by the host home rules, which may not allow smoking. 15. Students should avoid too strong romantic attachments. Sexual activities forbidden. 16. Attendance of the student will be required at some Rotary-sponsored events. Such events take priority over any other private event, even over the visit of the own parents. 17. The student certifies that he or she has no dietary or physical restriction other than as shown on the student s application. 18. Any cost relative to a required early return home or any other unusual costs of the student shall be the responsibility of the student's natural parents. 19. Normal return airline confirmations and travel plans must be made well in advance with full knowledge of the host family and the host Rotary Club. 20. Use of the host parent s telephone is only with permission. Students must pay for longdistance calls. Intensive use of is strongly discouraged. 21. Parental visits are not encouraged. They can be permitted with the authorization of the host Rotary Club and District only after six months stay, for a short period and only during school holidays. Visit of friends is not allowed except if a friend is in Belgium for some other reason and wishes to spend ONE day with the student. This is applicable only during school holidays and after a six month stay. In any case the Rotary-planned events take priority over these visits. The travel rules apply. 22. These rules must be followed. Non respect could lead to rejection from the program and back home return. We agree to abide by the rules of this program. Student s name Father s name Mother s name and signature and signature and signature Date These rules must be signed and sent back BEFORE arrival in Belgium, to Administration Communale de SPRIMONT Att: Madame Françoise Charlier (RYE D1630) Rue du Centre, 1 B-4140 SPRIMONT BELGIUM (Make a copy for yourself before sending) Dossier Inbounds Student 2013 Page 21

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