Rotary Youth Exchange

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1 Chères amies, chers amis. Rotary Youth Exchange District 1630 Belgium Contenu de la farde inbound Vous venez d arriver en Belgique et l équipe responsable du programme d Échange de Jeunes parrainé par le ROTARY District 1630 vous souhaite la Bienvenue. Nous allons partager avec vous cette expérience exceptionnelle et afin que cette année se déroule de la façon la plus agréable, nous avons rassemblé, dans une farde dont le contenu est décrit ci-dessous, une série d informations qui vous sera nécessaire pendant cette année. Nous vous en souhaitons une bonne lecture et restons à votre disposition pour tous renseignements complémentaires souhaités. 1. Carte de visite de Yvan MIGNON. Chairman. 2. Carte de visite de Théo LEGRAND. Inbounds Director et Crisis Manager. 3. Carte de visite de Gene CAUDRON. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 4. Carte de visite de Françoise FONTENELLE. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 5. Carte de visite de Xavier DEMOISY. Inbounds Director Adjoint et Crisis Manager Adjoint 6. Composition de la farde 7. Programme de la journée et règles minimums 8. Composition du comité avec adresses, s et téléphones 9. Procédure assurance 10. Résumé assurance 11. Déclaration d accident-maladie 12. En cas d urgence 13. Modèles de rapport 14. General rules 15. Travel rules (dans les diverses langues) 16. Travel request 17. Parents Travel Rules 18. Info sur les mercredis 19. Programme Voyage BRESA 20. Les sites www 21. Permis de Conduite 22. Abuse Reporting Guideline 23. Les présentations 24. Carte d assurance nominative 25. Pin s de programme d échange. Dossier Inbounds Student 2013 Page 1

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3 Rotary Youth Exchange District Rotary 1630 W.E. d information pour les Inbounds arrivant en Août 2013 PROGRAMME Matin : 09h00 10h00 : Accueil des étudiants et vérifications administratives : assurance, passeport, T-shirt, photos... 10h00 11h45 : Présentation, exposé des règles à respecter, harcèlement, école (en 4 langues) 12h00 : Repas 13h30 14h30 : Exposés Après-midi : jeunes et parents réunis à l IPES 14h30 : Déplacement de tout le monde vers l IPES 15h00 17h00 : En quatre langues (français, anglais, espagnol, portugais) Règles de voyage, festivals Mercredis après-midi, Rotex, voyages, Bresa Permis de conduite, interviews Témoignages, questions-réponses Il est strictement interdit de changer de chambre Dans les chambres, les boissons alcoolisées sont strictement interdites et sont une cause de renvoi Les chambres devront être libérées pour 09h00. Les bagages seront rassemblés dans un local fermé qui sera désigné ce jour. V01 11/08/2013 Dossier Inbounds Student 2013 Page 3

4 Comité YEP D1630 Fr Yvan MIGNON RC LIÈGE-SUD / Chairman Organisation des échanges Théo LEGRAND RC Seraing [email protected] TEL CRISE : Inbounds Director Crisis Manager Contacts avec BRESA (voyages des inbounds) Gene CAUDRON RC Liège-Bierset [email protected] Secrétaire, Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint Contrôle des dossiers Outbounds Contacts Ecoles Françoise FONTENELLE RC Verviers [email protected] Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint Contrôle des dossiers Outbounds Xavier DEMOISY RC Attert-Sure et Semois [email protected] Responsable Province Luxembourg et GD de Luxembourg Inbouds Director Adjoint, Crisis Manager Adjoint Pierre & Ingrid BRENNECKE RC Liège Pont-des-Arches NG [email protected] [email protected] Outbounds Director Contact Rotex René CHEVALIER RC Andenne [email protected] Placement des Inbounds dans les clubs Contrôle des dossiers Inbounds Bruno EICHER RC Andenne [email protected] Contacts Germanophones Public Relations Michel DUBOIS RC Jodoigne [email protected] Trésorier Contact Océanie & Afrique Contrôle des dossiers Outbounds André OZER RC Liège Ouest [email protected] Contact Extrême Orient + Roumanie Contrôle des dossiers Outbounds Dossier Inbounds Student 2013 Page 4

5 Jean-Luc FUGER RC Herve Assurances Jean-Christophe MICHEL RC Liège-Cité Ardente Visas André & Cécile LEMOINE Activités des «Mercredi Après-Midi» Contrôle des dossiers Outbounds Organisation des activités Inventaire Philippe LAGASSE de LOCHT RC Verviers-Vesdre Special Events Contrôle des dossiers Outbounds Pierre-Yves GENOT RC Verviers en Ardenne Bleue NG Gestion de la communication informatique Fernand BINAME RC Esneux-Aywaille Past Chairman Dossier Inbounds Student 2013 Page 5

6 ASSURANCE ROTARY BELGIUM-LUXEMBOURG RESUME DU PLAN D ASSURANCE effet Police : Vivium N (D1620) et (D1630) ACE European Group Limited N BEBOTA00832 (D1620) et BEBOTA00825 (D1630) Preneur d assurance : Rotary Belgium-Luxembourg, les clubs des districts 1630,1620. Assureur : ACE European Group Limited et Vivium s.a. Av.des Nerviens,9-31-bte 7 Rue Royale Bruxelles-Belgium 1020 Bruxelles Courtier : Van Ingelgem Boulevard Brand Whitlock, Bruxelles Personnes de contacts : Patrick Beauvois : tel : fax : 32 (0) [email protected] Nadine Haegemans : tel : 02/ [email protected] Sinistres : [email protected] Tel : 02/ Fax : 32 (0) Assistance médicale voyage : ACE Assistance Tel : Fax : CHAPITRE B Assurance Voyages Personnes assurées Les membres des Rotary et Rotaract Clubs des districts 1620 et 1630, leurs partenaires ainsi que les accompagnateurs des jeunes lors des programmes d échange. Couverture La couverture est acquise au cours des voyages à l étranger effectués dans le cadre de manifestations ou projets organisés par le Rotary, le Rotaract, Interact et Rotex ; la couverture est acquise 24h/24 à partir du départ du domicile ou lieu de travail jusqu au retour à l un d eux. Elle est également acquise pendant la prolongation de séjour pour convenance personnelle pour autant que cette prolongation n excède pas 60 jours. Garanties Frais de traitement (accident et maladie) - franchises frais ambulatoires - frais de traitement suite à rapatriement en Belgique/ Luxembourg (au domicile) - Avance sur frais d hospitalisation à l étranger (sur demande expresse à CNA Assistance) Assistance Voyage - Envoi d un médecin sur place - Transport ou rapatriement suite à incident médical - Transport d un membre de la famille en cas d hospitalisation - Prolongation de séjour de l assuré malade ou blessé (max 10jours) - Retour des autres assurés - Transport/rapatriement de bagages - Rapatriement de la dépouille - Frais de cercueil - Retour anticipé en cas de décès ou hospitalisation d un parent, décès d un collaborateur professionnel, dommage grave à l habitation, aux locaux professionnels - Frais de recherche et de sauvetage Pris en charge Frais réels Frais réels 300 /jour Frais réels Frais réels Frais réels Frais réels Dossier Inbounds Student 2013 Page 6

7 - Transmission de messages urgents - Assistance juridique à l étranger (honoraire d avocat) - Avance sur caution pénale à l étranger - Information voyage - Perte ou vol de papiers d identité ou de documents de voyage - Envoi de bagage de remplacement en cas de perte ou vol - Perte ou vol de cartes de crédits ou cartes bancaires - Envoi de lunettes, prothèses - Envoi de médicaments - Assistance interprète - Avance de fonds - Assistance psychologique - Grève du personnel aérien ou ferroviaire, cataclysme naturel, guerre ou sabotage causant un retard de plus de 12heures : - soit frais de logement (max 2 nuits) - soit véhicule de remplacement Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge Pris en charge 150 /nuit max :300 Bagages et valeurs - perte, vol ou dommage aux bagages - limite par objet (pas d application pour portable ou GSM) - franchise par sinistre bagages - perte ou vols de valeurs (argent cash, carte de crédit, tickets) - retard de bagages (franchise 8 heures) - voyage retardé (franchise 4 heures) - perte ou vol de passeport/carte d identité Annulation ou interruption de voyage ( suite à retour dû à maladie grave/décès d un parent apr voyage franchise Frais de cautionnement Détournement, détention 62 /jour:max 20 jours Enlèvement par évènement Incapacité temporaire suite à maladie -délai de carence pour salarié -délai de carence pour indépendant 62 par jour.max 2 ans 30 jours nihil Limites d âge La garantie «incapacité temporaire» est uniquement payable pour autant que l Assuré puisse prouver une perte de revenus. Elle n est pas acquise pour les assurés de moins de 12 ans et de plus de 75 ans. Dossier Inbounds Student 2013 Page 7

8 CHAPITRE C Etudiants d échanges des districts 1620 et 1630 Personnes assurées :Les étudiants faisant partie des programmes d échanges du Rotary (SEP-STEP-HEP-BESA) ainsi que les membres des GSE et ROTEX. Couverture : La couverture est acquise 24h/24h au cours des voyages et séjours à l étranger (pour les étudiant belges et luxembourgeois) ou en Belgique/Luxembourg (pour les étudiants étrangers) à partir du départ du domicile jusqu au retour à ce dernier.(maximum 365 jours). Frais de traitement (accident et maladie et hospitalisation) - franchise pour frais suite à maladie - frais de traitement maladies psychiques - frais de traitement suite à rapatriement en Belgique ou au grand-duché de Luxembourg - Avance sur frais d hospitalisation à l étranger (sur demande expresse à ACE Assistance) - Avance sur frais de traitement en hôpital de jour à l étranger (sur demande expresse à ACE Assistance) - Frais dentaires (uniquement accident ou urgence) franchise 24 /sinistre Assistance Voyage Inclus transport ou évacuation suite à crise politique ou catastrophe naturelle par sinistre Max Cas par cas /dent et un max de 750 par sinistre Voir chapitre B Frais réels Bagages et valeurs Voir chapitre B Annulation ou interruption de voyage Voir chapitre B Frais de cautionnement Voir chapitre B Détournement, détention Voir chapitre B Enlèvement Voir chapitre B Décès Invalidité permanente Invalidité partielle : % en fonction de la législation locale Max Responsabilité civile franchise 125 QUE FAIRE EN CAS DE SINISTRE? - Toujours avertir le courtier Van Ingelgem par tél, mail ou fax - Avant toute réparation : Rassembler tous les éléments nécessaires pour justifier et quantifier le sinistre : Patrick Beauvois [email protected] Tel : 02/ Fax : 32 (0) Dégâts matériel : en Belgique/Luxembourg et à l étranger, Toujours déclarer l accident par écrit (PV police pour vol, factures d achats des objets sinistrés, circonstances du dommage. Expliquer le» où,quand,comment, par qui», fournir un devis de réparation, des photos, une déclaration officielle de perte de bagages etc» Dégâts corporel : En Belgique/Luxembourg : toujours une déclaration d accident remplie par une autorité médicale : faites-vous d abord indemniser par votre mutuelle et au Luxembourg par l organisme de Sécurité sociale couvrant l assurance maladie, par la Caisse Médico Chirugicale Mutualaiste (CMCM) ou tout autre assureur. Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés (copies documents/ factures originales) Adressez-nous votre dossier avec la mention du district A l étranger :en cas d hospitalisation toujours appeler ACE Assistance et en cas d accident faire remplir une Rotary /Van Ingelgem Boulevard Brand Whitlock, Bruxelles Assistance médicale voyage : ACE Assistance Tel : Fax : Dossier Inbounds Student 2013 Page 8

9 déclaration d accident par une autorité médicale locale. Pour les autres frais toujours faire intervenir d abord la mutuelle avant d introduire une réclamation pour le paiement du solde Ce document est un résumé informatif des garanties des polices souscrites par les districts. Toute discussion doit s en référer au texte même de la police Le texte des polices d assurance ainsi qu le formulaire de déclaration d accident à l étranger sont consultables sur le site : Dossier Inbounds Student 2013 Page 9

10 Rotary Belgium Youth Exchange Program Procédure à suivre en cas de recours à l assurance ACE. (valable pour les étudiants Belges outbounds et Etrangers inbounds ) 1. Maladie ou accident SANS HOSPITALISATION. - Faites remplir une déclaration d accident/maladie par une autorité médicale. Un formulaire a été remis lors des séances d information et est également disponible à l adresse : - L étudiant paye directement les divers frais médicaux. Si l étudiant n a pas les moyens de les payer, il demande au conseiller rotarien de prélever ce montant sur la garantie déposée auprès du club Rotary. - Pour les étudiants outbounds : envoyez l ensemble des factures et preuves de paiement à vos parents qui les feront suivre chez Van Ingelgem pour remboursement - Pour les étudiants inbounds veillez à faire intervenir votre mutuelle belge avant d envoyer les documents chez Van Ingelgem pour remboursement. - Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés (le certificat médical, le décompte de la mutuelle, les factures originales) et envoyez le à Rotary-Vaningelgem, Boulevard Brand Whitlock Bruxelles ou par rotary@ van-ingelgem.be. Mentionnez : o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom o votre adresse complète o les divers numéros de téléphones où on peut vous contacter o le numéro du compte bancaire auprès duquel le remboursement peut être effectué. Evitez des paiements sur un compte étranger. Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures. N oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge! 2. Maladie ou accident AVEC HOSPITALISATION. - En cas d hospitalisation, VOUS DEVEZ prendre contact avec ACE Assistance (callcenter multilingue 24h/24) o A partir des USA et du Canada : numéro gratuit : o Reste du monde : (attention l indicatif + est variable d un pays à l autre), cet appel peut être fait en appel payé par le destinataire (PCV). - Préparez les informations suivantes : N de contrat : ACE N BEBOTA (District 1620) BEBOTA (District 1630) BEBOTA (District 2170) Dossier Inbounds Student 2013 Page 10

11 - Sur demande ACE Assistance peut effectuer une avance sur les frais d hospitalisation. ACE Assistance vous donnera toutes les directives utiles et vous apportera son aide. - Envoyez à vos parents toutes les preuves de paiement et certificats médicaux qu ils doivent soumettre à la mutuelle pour remboursement éventuel. Ce n est qu ensuite que les documents doivent être envoyés à l assureur. - Rassemblez un dossier avec les montants non récupérés ( le certificat médical,le décompte de la mutuelle,les copies des factures) et envoyez les à Rotary-Van Ingelgem, Boulevard Brand Whitlock Bruxelles ou par rotary@ van-ingelgem.be Mentionnez : o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom o votre adresse complète o les divers numéros de téléphones où on peut vous contacter o le numéro du compte bancaire auprès duquel le remboursement peut être effectué. Evitez des paiements sur un compte étranger. Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures. N oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge! 3. Besoin d assistance d ordre non médical (voir résumé de la police volet assistance) - Contactez ACE Assistance (call center multilingue 24h/24) o A partir des USA et du Canada : numéro gratuit : o Reste du monde : (attention l indicatif + est variable d un pays à l autre), cet appel peut être payé par le destinataire (PCV). - Préparer les informations suivantes : N de contrat : ACE N BEBOTA (District 1620) BEBOTA (District 1630) BEBOTA (District 2170) 4. Autres sinistres (p.ex. vol ou responsabilité) - Envoyer une déclaration de sinistre à Rotary-Vaningelgem, Boulevard Brand Whitlock Bruxelles ou par rotary@ van-ingelgem.be Mentionner : o le numéro de votre district : 1620, 1630 ou 2170 o votre nom et prénom o votre adresse complète o les divers numéros de téléphones ou on peut vous contacter o les circonstances ( où quand comment) o les coordonnées des autres parties o les dommages Van Ingelgem vous contactera endéans les 24 heures. N oubliez pas que les éventuelles franchises sont à votre charge! Dossier Inbounds Student 2013 Page 11

12 En cas d Urgence In case of an Emergency MEDICAL EMERGENCY 100 or 112 POLICE (national number) 101 Insurance CNA-Assistance 02/ (contract BTR000036) CHILD FOCUS 110 Sexual harassment or abuse, mal-traitance Prévention du suicide Suicide prévention Centre anti-poison Center against poisoning Rotary Governor Norbert FRIOB Rotary Emergency Number 24h/ Yvan MIGNON Chairman [email protected] Théo LEGRAND Inbounds director, Crisis Manager [email protected] Jean-Luc FUGER Insurances officer [email protected] Ma famille d accueil 1 My host family 1... Ma famille d accueil 2 My host family 2... Ma famille d accueil 3 My host family 3... Mon conseiller My counselor... Mon président de club Président of club... Médecin de famille Family doctor... Pharmacie familiale Family drugstore... Mon ambassade My Embassy... Personnes Ressources non rotariennes - Madame Jacqueline Witvrouw, Psychologue Biens Lefèvre Neupré - tél. : ou gsm Dossier Inbounds Student 2013 Page 12

13 Dossier Inbounds Student 2013 Page 13

14 Rotary International District 1630 Coordonnées Nom de l étudiant : District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport : Rapport 1 de l étudiant inbounds À renvoyer par le participant pour le au plus tard. Avez-vous changé d adresse depuis votre arrivée? Si oui, donnez la nouvelle adresse Donnez le n de téléphone portable (GSM) si vous en possédez un : Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche? : oui non Montant par mois : Famille d'accueil actuelle nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Prochaine famille d'accueil nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Vie sociale et rotarienne Avez-vous des problèmes pour apprendre le français? oui non Si oui, que faites vous pour améliorer votre niveau? Que pensez-vous du Welcome meeting des 31/08/13 - Logement : - Nourriture : - Organisation Avez-vous participé à la journée d août 13 à Bruxelles Si oui, qu en pensez-vous? Si non, pourquoi? Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois? oui non Si oui, dans quelles circonstances? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Dossier Inbounds Student 2013 Page 14

15 Assistez-vous aux réunions de Rotary club? oui non Avec quelle fréquence? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté : Avez-vous été l invité de Rotariens autres que votre famille d accueil? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer? Problèmes éventuels Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre arrivée. Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d accueil: Votre conseiller rotarien : Votre famille d accueil actuelle : Les autres étudiants d échange : Vos copains à l école : Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s améliorer. Avez-vous eu des problèmes de santé : oui non Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux? Comment se passe votre scolarité? Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler : Fait le (date) Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND [email protected] Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue Dossier Inbounds Student 2013 Page 15

16 Rotary International Coordonnées Nom de l'étudiant: : District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport : District 1630 Rapport 2 de l étudiant inbounds À renvoyer par le participant le au plus tard. Avez-vous changé d adresse depuis votre dernier rapport? Si oui, donnez la nouvelle adresse Avez-vous changé de n de téléphone portable (GSM) ou possédez vous un portable depuis votre dernier rapport? Si oui, donnez le numéro actuel Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche chaque mois : oui non Famille d'accueil actuelle nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Prochaine famille d'accueil nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Vie sociale et rotarienne Avez-vous encore des problèmes pour vous exprimer en français? oui non Si oui, que faites vous pour améliorer votre niveau? Avez-vous participé régulièrement aux activités du mercredi après midi? oui non Si oui, qu en pensez-vous? Si non, pourquoi? Avez-vous des suggestions à formuler pour de futures activités? Avez-vous participé aux activités du Rotex? oui non Si oui, qu en pensez-vous? Si non, pourquoi? Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois? oui non Si oui, dans quelles circonstances? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Dossier Inbounds Student 2013 Page 16

17 Assistez-vous aux réunions de Rotary club? oui non Avec quelle fréquence? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté : Avez-vous été l invité de Rotariens autres que votre famille d accueil? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer? Vos parents naturels doivent ils vous rendre visite avant la fin de votre séjour? Si oui, à quelle période? Avez-vous demandé l autorisation de votre conseiller? Problèmes éventuels Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre dernier rapport. Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d accueil: Votre conseiller rotarien : Votre famille d accueil actuelle : Les autres étudiants d échange : Vos copains à l école : Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s améliorer. Avez-vous eu des problèmes de santé : oui non Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux? Comment se passe votre scolarité et estimez vous que votre école s occupe bien des étudiants d échange? Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler : Fait le (date) Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND [email protected] Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue Dossier Inbounds Student 2013 Page 17

18 Rotary International District 1630 Rapport 3 de l étudiant inbounds À renvoyer par le participant le au plus tard. Coordonnées Nom de l'étudiant : District d'origine : Rotary club hôte : Date de ce rapport : Avez-vous changé d adresse depuis votre dernier rapport? Si oui, donnez la nouvelle adresse Avez-vous changé de n de téléphone portable (GSM) ou possédez vous un portable depuis votre dernier rapport Si oui, donnez le nouveau numéro Conseiller rotarien du club hôte nom : prénom : Argent de poche? : oui non Montant par mois : Famille d'accueil actuelle nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Prochaine famille d'accueil nom : adresse : téléphone : Gsm : Noms et âges des enfants : Date d'arrivée dans cette famille : Vie sociale et rotarienne Que pensez-vous de la Belgique et de la culture européenne en général? Que pensez-vous de l accueil des étudiants en Belgique et en particulier dans le district 1630? Avez-vous des suggestions à formuler pour améliorer l accueil des futurs étudiants inbounds? Dossier Inbounds Student 2013 Page 18

19 Avez-vous participé aux voyages organisés par BRESA? oui-non Si oui, qu en pensez-vous? Paris : Amsterdam : Espagne : Italie : Avez-vous pris la parole en public les trois derniers mois? oui non Si oui, dans quelles circonstances? (rencontres rotariennes, écoles, etc.) Assistez-vous aux réunions de Rotary club? oui non Avec quelle fréquence? (1 fois par semaine / 2 fois par mois / 1 fois par mois) : Autres manifestations rotariennes auxquelles vous avez assisté : Avez-vous été l invité de Rotariens autres que votre famille d accueil? oui non Si oui, à quelles activités vous ont-ils invité à participer? Problèmes éventuels Décrivez brièvement vos contacts avec votre conseiller depuis votre dernier rapport. Indiquer votre niveau de satisfaction (Excellent, Bon, Moyen, Médiocre, Mauvais) par rapport à : Votre club d accueil: Votre conseiller rotarien : Votre famille d accueil actuelle : Les autres étudiants d échange : Vos copains à l école : Le cas échéant, expliquer brièvement ce qui ne va pas et comment la situation pourrait s améliorer. Avez-vous eu des problèmes de santé : oui non Si oui, décrivez les succinctement (en respectant ce que vous souhaitez garder confidentiel), ont ils été résolus, quelle est la situation actuelle, nécessite-t-elle encore des soins médicaux? Indiquez ici tout autre problème ou questions que vous tenez à nous signaler : Avez-vous réservé votre avion pour le retour dans votre pays? oui non Si oui, à quelle date? Quel est numéro de vol? Quelle est la destination à partir de Bruxelles? Fait le (date) Envoyez ce formulaire par mail, fax ou courrier à : Théo LEGRAND [email protected] Rappel au participant : une lettre adressée à votre club sponsor est toujours la bienvenue Dossier Inbounds Student 2013 Page 19

20 Rotary Youth Exchange District 1630 Belgium General Rules and Regulations for Y.E.P. Inbound Students in district 1630 These rules must be signed and sent back BEFORE arrival in Belgium 1. Each applicant must attend secondary school during the year of the exchange. This is mandatory. The student shall try to pass examinations. Credits for study in the host country cannot be assured and Rotary in no way can be held responsible. 2. All students must carry a sickness and accident policy that fulfils requirements of Rotary International and host District. Demonstration of it has to be made at arrival. 3. Passport, visa (in no case a 3-month tourist visa) and transportation costs to and from Belgium are to be paid by the student s parents. 4. Travel rules described elsewhere are mandatory. 5. Student should keep an emergency fund of 400 Euros on deposit. When necessary the natural parents must replenish this fund. This amount should be deposited by the host Rotary club in a local bank and is not meant to cover day-to-day expenses. 6. Student must make a maximum effort to learn the language of his host club and family as soon as possible. If after 4-5 months the student does not speak it he will have to demonstrate to the District Chairman that he made reasonable efforts to learn it. The District Chairman can decide to send him back home if no serious effort has been made. See description of our policy in the special letter here joined. 7. The student is to become an integral member of the host family, assuming duties and responsibilities normal to a student of his or her age. He will avoid staying only in his room. He has to adapt to his family's way of life and not the reverse, this is especially true as concerns the meals. Vegetarian meals cannot be provided. 8. Hosts (District, Club, Parents) are responsible for the inbound student socially, spiritually and physically. The student should respect their wishes and requests. One society may be more formal or informal than another, guidance and restrictions are advisable and to be expected. In case of problems, the student must contact his Rotarian counsellor or a Rotary District Officer. 9. Students are not permitted to drive a motorized vehicle of any kind. This includes automobiles, motorcycles, boats, tractors, mopeds or any other motorized vehicle. 10. Students are not permitted to use drugs, except those prescribed by a physician. 11. Students must obey the laws of the host country. 12. Piercing and tattooing are forbidden except with a written formal authorization from the natural parents. Such a practice is not devoiced from sanitary dangers (AIDS, hepatitis ). To be signed on reverse side Dossier Inbounds Student 2013 Page 20

21 13. Drinking of alcoholic beverages is not allowed except under direct supervision of host parents or responsible Rotarians. In such case no excess can be accepted. 14. Smoking is discouraged. Students are expected to abide by the host home rules, which may not allow smoking. 15. Students should avoid too strong romantic attachments. Sexual activities forbidden. 16. Attendance of the student will be required at some Rotary-sponsored events. Such events take priority over any other private event, even over the visit of the own parents. 17. The student certifies that he or she has no dietary or physical restriction other than as shown on the student s application. 18. Any cost relative to a required early return home or any other unusual costs of the student shall be the responsibility of the student's natural parents. 19. Normal return airline confirmations and travel plans must be made well in advance with full knowledge of the host family and the host Rotary Club. 20. Use of the host parent s telephone is only with permission. Students must pay for longdistance calls. Intensive use of is strongly discouraged. 21. Parental visits are not encouraged. They can be permitted with the authorization of the host Rotary Club and District only after six months stay, for a short period and only during school holidays. Visit of friends is not allowed except if a friend is in Belgium for some other reason and wishes to spend ONE day with the student. This is applicable only during school holidays and after a six month stay. In any case the Rotary-planned events take priority over these visits. The travel rules apply. 22. These rules must be followed. Non respect could lead to rejection from the program and back home return. We agree to abide by the rules of this program. Student s name Father s name Mother s name and signature and signature and signature Date These rules must be signed and sent back BEFORE arrival in Belgium, to Administration Communale de SPRIMONT Att: Madame Françoise Charlier (RYE D1630) Rue du Centre, 1 B-4140 SPRIMONT BELGIUM (Make a copy for yourself before sending) Dossier Inbounds Student 2013 Page 21

22 ROTARY YEP/SEP BELGIUM/LUXEMBOURG D1620 D1630 D2170 Travel rules for INBOUND YEP students GENERAL RULES (they apply in any case) 1) No trips are allowed during school time (including exams) without authorization of your YEO AND your school AND your host family 2) You have the formal obligation to let your host family know where you are in all circumstances: full address, fixed phone number, detailed program of your trip... 3) You must respect agreed upon return date and time. In case of any problems, contact your host family and decide together of a new schedule. Not respecting this rule will lead to limitations or cancellation of future travels. The responsible district will also be notified of the problem. 4) You should be reachable at any time (contact person, mobile phone...). 5) The host Rotary club and, in particular, the YEO is ALWAYS responsible of the YEP student. As a consequence he has the final word on all decisions. SPECIFIC RULES (they apply in addition to general rules) 1) Travel WITH a certified guide: a) In Belgium/Luxembourg with or without overnight stay No specific authorization required except those required by the trip organizer. If overnight stay, the address must be specified to the YEO of your host Rotary club. b) Abroad without overnight stay Written [9] authorization of your natural parents [10] to be sent to your host YEO. However, trips to places less than 50 km away from your home do not require that authorization: (Tournai Lille; Liège Aix or Maastricht,...) c) Abroad with overnight stay Written authorization of your natural parents to be sent to your host YEO. Even if this authorization is not absolutely required for traveling with the host family or the school, it is highly recommended to avoid problems. Address of the place you will stay at should be with the YEO and the responsible district. 2) Travel WITHOUT a certified guide a) In Belgium/Luxembourg one or several students i) Without overnight stay: oral authorization of your host family. ii) With overnight stay: oral authorization of your host family; the lodging address Dossier Inbounds Student 2013 Page 22

23 must be with the YEO. If several students : the list of all participants and of their host clubs (if they are YEP students) should be with the YEO for coordination and control by him and the host family to prevent any problem. b) Abroad one or two students THIS TYPE OF TRIP IS NOT ALLOWED. Exception: upon specific, written, request of natural parents and for duly motivated reasons (ex: visiting relatives). The YEO and the host family must make sure that all safety measures have been taken for all trips (dropping and picking up of students at the airport/train station upon departure and arrival). They must also make sure that the student is staying with a family that has been approved by their natural parents and/or the host Rotary club. They must also verify that the student did arrive to the destination and did come back home upon return. CONDITIONS FOR APPRO VAL i) Written request and authorization of the natural parents to be provided to the YEO. ii) iii) iv) Written authorization of the host family to be provided to the YEO. Agreement of the YEO who should be able to contact the student at all times. Agreement of the Chairman of the sponsor district abroad. v)information about the trip should be transmitted by the YEO to the district responsible. c) Abroad three or more students i) Without overnight stay (ex: Paris, London, Amsterdam, Köln... in one day) CONDITIONS FOR APPROVAL (1) Written specification of exact destination, travel goals, detailed timing and the list of all participants and of their host clubs. (2) Written authorization of natural parents. (3) Written authorization of host family. (4) Agreement of the YEO (may require agreement of several YEOs). (5) Agreement of the Chairman of the sponsor district abroad. (6) Information about the trip should be transmitted by the YEOs to the district responsible. ii) With overnight stay This type of trip will always require a detailed Travel Request document to be filled in and provided to the host club YEO at least 15 days prior to departure. The decision will be taken by the district responsible. Coordination between districts will often be required. Dossier Inbounds Student 2013 Page 23

24 CONDITIONS FOR APPROVAL (1) Written specification of exact route and all stops, detailed timing, full address of all lodging locations, planned activities and the list of all participants and of their host clubs. Transportation means should be detailed (copy of tickets and passport required). No hitch-hiking allowed. (2) Written authorization of natural parents with specification of dates and destinations. (3) Written authorization of host family. (4) Guarantee that at least one adult to be certified by the district responsible will always be locally reachable and will take responsibility for the safety of the trip. Ideally, that adult should be a member of the host Rotary club. (5) Agreement of the YEO of the host club (may require agreement of several YEOs). (6) Agreement of the Chairman of the sponsor district abroad. (7) Final decision to be taken by the host district responsible. The completely filled Travel Request should be in his hands at least 8 days prior to departure. (8) During the trip, the student should regularly contact (at least once every two days) her host family/yeo. 1. Important: Under the BELGIAN LAW, students under 18 years willing to travel abroad without their natural parents must have a written authorization from them. In addition, the authorization must be approved by the local authority. If the student is registered as a member of the host family (this is done upon delivery of the CIRE Carte Identité pour Résident Etranger ), then the host family can sign for the authorization, instead of the natural parents. 2. A certified mail must clearly mention the parent's address and a telephone number where that address can be checked. 3. For any travel outside of Belgium you need to carry not only your CIRE but also your passport and even in some cases a visa according to your nationality and the visited country. Dossier Inbounds Student 2013 Page 24

25 Dossier Inbounds Student 2013 Page 25

26 PRINCIPES DE BASE ROTARY YEP/SEP BELGIUM/LUXEMBOURG D1620 D1630 D2170 Règlement sur les Voyages des YEP INBOUNDS 1) Pas de voyages en période scolaire (y compris la période des examens) sans autorisation du YEO ET de la famille d accueil ET de l'école 2) Obligation formelle de toujours tenir les parents d accueil au courant de tous les déplacements : adresse précise, téléphone fixe, programme détaillé... 3) Respecter les jours et heures de rentrée convenus, sinon prévenir à temps de tout changement et recevoir l accord sur ce changement d horaire. En cas d'infraction répétée les voyages seront limités ou interdits et le responsable de district sera averti. 4) Rester joignable à tout instant (point de contact, N de GSM,...) 5) Le Club Rotary hôte et en particulier le YEO reste TOUJOURS et en toutes circonstances responsable de l étudiant YEP/SEP. LES DIVERSES POSSIBILITES 1) Voyages AVEC accompagnateur(s) agréé(s): «Accompagnateur agréé» = familles d accueil, rotarien, école, adulte dûment mandaté par le Rotary, Rotex. a) En Belgique/Luxembourg avec ou sans logement Aucune autorisation nécessaire sauf celle(s) éventuellement demandée(s) par l organisateur. En cas de logement fournir les coordonnées au YEO du Club hôte. b) A l étranger sans logement (donc maximum une journée) Autorisation écrite (mail/fax/lettre) des parents naturels à remettre au YEO. Toutefois les voyages dans un rayon d environ 50 Km autour du domicile ne nécessitent pas cette autorisation: (Tournai Lille; Liège Aix ou Maastricht,...) c) A l étranger avec logement (plus d une journée) Autorisation écrite (mail/fax/lettre) des parents naturels et du Chairman du district d'origine à remettre au YEO. Même si cette autorisation n est pas absolument indispensable pour les voyages avec les familles d accueil et l école, il est hautement recommandé de s en munir afin d éviter tout problème ultérieur. Fournir les coordonnées au YEO du Club hôte qui les communiquera à son tour au responsable du district Dossier Inbounds Student 2013 Page 26

27 2) Voyages SANS accompagnateur(s) agréé(s) a) En Belgique/Luxembourg Voyage seul ou à plusieurs i) Maximum une journée (Sans logement) : autorisation orale des parents d accueil. ii) Plus d une journée (Avec logement) : autorisation orale des parents d accueil; fournir les coordonnées du logement au YEO. Si plusieurs participants : fournir la liste des participants et de leurs clubs d'accueil au YEO pour coordination et contrôle à effectuer conjointement par les familles d accueil et le(s) YEO(s) pour éviter tout dérapage. b) A l étranger SEUL ou à DEUX CE TYPE DE VOYAGE N'EST PAS PERMIS Exception : raisons justifiées (rendre visite à un parent,...) et à la demande expresse des parents naturels (preuve par écrit). Le YEO et la famille d'accueil doivent s assurer que les voyages aller-retour se feront en toute sécurité (conduite et accueil de l étudiant aux gares/aéroport de départ/arrivée) et que l étudiant est bien hébergé dans une famille approuvée par les parents naturels et/ou le club hôte. Vérifier que l étudiant est bien arrivé à destination et bien rentré au retour. CONDITIONS D'AUTORISATION i) Demande + Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels. ii) Autorisation des parents d accueil. iii) Autorisation du Chairman du district d'origine. iv) Décision par le YEO qui a tout moment doit pouvoir contacter le jeune SEP à son lieu de séjour. v) Information du responsable de district par le YEO. c) A L ETRANGER à plusieurs étudiant(e)s (minimum trois) i) SANS logement ( = maximum une journée : par ex: Paris, Londres, Amsterdam ou Cologne en une journée aller/retour) CONDITIONS D AUTORISATION (1) Spécifier par écrit la destination précise, le but du voyage, l horaire précis et la liste des participants et de leur club d'accueil. (2) Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels. (3) Autorisation des parents d accueil. (4) Autorisation du Chairman du district d'origine. (5) Décision par le YEO (le cas échéant coordination entre plusieurs YEO). Dossier Inbounds Student 2013 Page 27

28 (6) Information du responsable de district par le YEO. ii) AVEC logement (plus d une journée) Ce type de voyage fera TOUJOURS l objet d un dossier (formulaire spécifique) à rentrer au Club Hôte au moins 15 jours avant le départ. La décision sera prise par le responsable de district. Une coordination entre districts sera très souvent indispensable. CONDITIONS A REMPLIR (1) Établissement d un itinéraire détaillé avec la liste des participants et de leur club d'accueil, dates, étapes, adresse complète des logements, activités prévues et moyens de transport utilisés (fournir une copie du titre de transport + copie du passeport) PAS D AUTO STOP. (2) Autorisation écrite (mail certifié/fax/lettre) des parents naturels avec mention des dates (aller-retour) et destinations. (3) Autorisation écrite des parents d accueil. (4) Garantie qu'au moins un adulte à agréer par le responsable de district pourra toujours être contacté localement et se portera garant de la sécurité et du bon déroulement du séjour. Préférence sera donnée à un membre du Club Hôte. (Note : Ce critère pourrait être optionnel en fonction de la nature du projet) (5) Avis motivé (favorable ou défavorable) du YEO du Club d accueil. (6) Autorisation du Chairman du district d'origine. (7) DECISION par le responsable de district le dossier doit lui être transmis par le YEO pour décision minimum 8 jours avant la date prévue de départ. (8) Pendant le voyage, un contact régulier (minimum une fois tous les deux jours) doit être établi par le(s) jeune(s) avec la famille hôte/responsable YEO. Remarques: 1. Les étudiants mineurs sont soumis LEGALEMENT à l obtention d une autorisation parentale écrite et légalisée pour voyager sans leurs parents à l étranger. Les administrations communales chargées de la légalisation de la signature reconnaissent la validité de l autorisation donnée par les parents d accueil pour autant que le jeune soit repris dans la composition du ménage (ceci se fait lors de la délivrance du CIRE Carte Identité pour Résident Etranger-). 2. Un mail certifié doit comporter l adresse des parents clairement mentionnée et un N de Téléphone de manière à pouvoir contrôler en cas de doute. 3. Tout voyage hors de Belgique nécessite non seulement le CIRE mais également le passeport et même parfois un visa en fonction de la nationalité de l étudiant et du pays visité. Dossier Inbounds Student 2013 Page 28

29 Dossier Inbounds Student 2013 Page 29

30 ROTARY YEP/SEP BELGIUM/LUXEMBOURG D1620 D1630 D2170 NORMAS Y CONDICIONES DE VIAJES PARA ESTUDIANTES ENTRANTES Normas básicas 1) Ningún viaje durante el período escolar (incluso el período de examenes) sin la autorización del funcionario rotario del club anfitrión (YEO) y de la familia anfitriona y de la escuela. 2) Obligación formal de mantener a las familias anfitrionas siempre al corriente de los desplazamientos: la dirección precisa, número de teléfono fijo, programa detallado... 3) Siempre respetar los días y oras de regreso convenidos, si no avisar a tiempo de todo tipo de cambio y recibir el acuerdo por este cambio. En caso de que se repita la infracción, los viajes serán limitados o prohibidos y el responsable del distrito será informado. 4) Quedar localizable en cualquier momento (punto de contacto, n de teléfono, n de móvil,...) 5) Fl club anfitrión y en particular el responsable rotario del Intercam bio de Jóvenes (YFO) queda SIFMPRF y por todas ocasiones responsable del estudiante de intercambio. Las varias posibilidades 1) Viajes CON acompañante(s) admitido(s) Acompañante admitido = familias anfitrionas, rotario, escuela, adulto debidamente mandato por el Rotary, ROTEX. a) En Bélgica/Luxemburgo con o sin alojamiento No se necesita algun autorización sino eventualmente la(s) pedida(s) por el organizador.en caso de alojamiento, dar los datos al YEO del club anfitrión. b) Al extranjero sin alojamiento (entonces un día como máximo) Autorización escrita (mail/fax/carta) de los padres legales a entregar al YEO. Sin embargo, los viajes en un radio cerca de 50 kms alrededor del domicilio no necesitan esta autorización (Tournai-Lille; Liège-Aix o Maastricht,...) Dossier Inbounds Student 2013 Page 30

31 c) Al extranjero con alojamiento (más de un día) Autorización escrita (mail/fax/carta) de los padres legales a entregar al YEO. Aun cuando esta autorización no sea absolutamente indispensable para los viajes con las familias anfitrionas y con la escuela, les recomendamos mucho que la tomen para evitar cualquier problema ulterior. Facilitar las coordenadas al YEO y al responsable del distrito. 2) Viajes SIN acompañante(s) admitido(s) a) En Bélgica/Luxemburgo Viaje a solas o con algunos estudiantes i) Un día como máximo (Sin alojamiento) : autorización verbal de los padres anfitriones ii) Más de un día (Con alojamiento) : autorización verbal de los padres anfitriones ; facilitar los datos del alojamiento al YEO. Si algunos participantes : facilitar la lista de los participantes y de sus clubs anfitriones al YEO para coordinación y vigilancia a realizar conjuntamente por las familias anfitrionas y el YEO para evitar cualquiera infracción. b) Al extranjero A SOLAS o ENTRE DOS: ESTE TIPO DE VIAJE NO ES PERMITIDO. Excepción : con motivos justificados (ir a visitar un pariente) y a petición explícita de los padres naturales (prueba escrita). El YEO y la familia anfitriona deben asegurarse de que los viajes (de ida y vuelta) se pasen en toda seguridad (acompañar y acoger al estudiante a las estaciones/aeropuerto de llegada/salida) y que el estudiante esté bien alojado en una familia aprobada por los padres natura les y/o el club anfitrión. Comprobar que el estudiante haya llegado a su destino y haya vuelto. CONDICIONES DE AUTORIZACIÓN i) Pedir y tener la autorización escrita (mail certificado/fax/carta) de los padres naturales. ii) Autorización de los padres anfitriones iii) Autorización del Chairman del distrito de origen iv) Decisión por el YEO que, a cada momento, tiene que poder contactar al estudiante en su lugar de estancia. v) Información por el YEO del responsable del distrito. c) AL EXTRANJ ERO con algunos estudiantes (tres por lo menos) i) SIN alojamiento (= un día como máximo : por ejemplo : París, Londres, Amsterdam, Colonia, en un día de ida/vuelta. Dossier Inbounds Student 2013 Page 31

32 CONDICIONES DE AUTORIZACION (1) Especificar por escrito la destinación precisa, la meta del viaje, el orario preciso y la lista de los participantes y de su(s) club(es) anfitrión(es). (2) Autorización escrita (mail certificado/ fax/carta) de los padres natu ra les. (3) Autorización de los padres anfitriones. (4) Autorización del Chairman del distrito de origen (4) Decisi6n por el YEO (si llega el caso : coordinación entre unos YEOs). (5) Informaci6n del (de los) responsable(s) del distrito por el (los) YEO(s). ii) CON alojamiento (más de un día) Este tipo de viaje sera SIEMPRE el objeto de un expediente (formulario específico) a entregar al club anfitrión por lo menos 15 días antes de la salida. El responsable del distrito tomará la decisión. Una coordinación entre distritos será siempre indispensable. CONDICIONES IMPUESTAS (1) Elaboración de un itinerario detallado con la lista de los participantes y del club anfitrión, fechas, etapas, dirección completa de los alojamientos, actividades previstas y medios de locomoción utilizados (dar una copia del billete + copia del pasaporte). NO AUTOSTOP. (2) Autorización escrita (mail certificado/fax/carta) de los padres naturales con mención de las fechas (de ida/vuelta) y destinaciones. (3) Autorización escrita de los padres anfitriones. (4) Garantia que por lo menos un adulto admitido por el responsable del distrito pueda siempre entrar en contacto localmente y se haga fiador de la seguridad y de la buena evolución de la estancia. Se dará la preferencia a un miembro del club anfitrión. (Nota : este criterio podría ser opcional con arreglo a la clase de proyecto). (5) Aviso motivado (favorable o desfavorable) del YEO del club anfitrión. (6) Autorización del Chairman del distrito de origen (7) DECISIÓN por el responsable del distrito el expediente debe serle transmitido por el YEO para decisión a lo mínimo 8 días antes de la fecha prevista de la salida. (8) Durante el viaje, un contacto regular (a lo mínimo una vez cada dos días) debe ser establecido por el (los) jóven(es) con la familia Dossier Inbounds Student 2013 Page 32

33 anfitriona/responsable YEO. Notas: Los estudiantes menores son sometidos LEGALMENTE a la obtención de una autorización paterna escrita y legalizada para viajar sin sus padres al extranjero. Las administraciones municipales encargadas de la legalización de la fecha reconocen la validez de la autorización dada por los padres anfitriones si el jóven consta en la composición de la familia (esto pasa cuando se expide el CIRE Carnet de Identidad para Residente Extranjero). Un mail certificado tiene que incluir la dirección e- mail de los padres y un N de Tf a fin de poder controlar en caso de duda. Dossier Inbounds Student 2013 Page 33

34 BELGIAN DISTRICTS TRAVEL REQUEST For group travel (more than 1 student) submit the unsigned project to the district officer before requesting other signatures. This travel request form is to be submitted by each participant to his Host Club YEO 15 days prior departure. The final request should be sent by the Club YEO to the District Officer 8 days prior departure. DATE (of request) FAMILY NAME First Name Host Rotary Club Your own Mobile Phone Nr: Reasons (more particularly why this trip is planned during the school period and/or outside the normal Rotary travelling rules - copy of the invitation must be attached): Name of other participants to the trip and their Host Rotary Club and district (see footnote): Date of Departure: Date of Return: Destination (Country, City): Means of travel (Schedule, routing, Flight Nbr, ): Day by day full addresses in the visited country (with phone number) (see footnote): Full address (name, address, phone number ) of the responsible adult locally present: Any comment (see footnote): AUTHORIZATION NAME SIGNATURE DATE Natural Parents: Father Mother We, parents of... exempt Belgian Rotary of any responsibility or liability during this trip. Host Family: in Belgium School Advice (if trip is planned during school period):: Host ClubYEO/Chairman Advice: favourable - unfavourable Sponsor District Chairman Advice: favourable - unfavourable District Officer DECISION : Granted Refused Note: If you need more space, add another sheet of paper. Dossier Inbounds Student 2013 Page 34

35 Dossier Inbounds Student 2013 Page 35

36 OUTSIDE DISTRICT 1630 TRAVEL PARENTS AGREEMENT The Undersigned Applicant,, and the Undersigned Parents or Guardians of the applicant hereby agree that the applicant be permitted to travel out of the District 1630 : PERIOD: DU / / 201. AU / / 201. HOST ROTARY CLUB: RC. SCHEDULE / ACTIVITY / PLACE:.... TRANSPORTATION: ACCOMPAGNIED BY: ( Name, Surname, age) EXPENCES: INSURANCE: Dossier Inbounds Student 2013 Page 36

37 Signed (applicant):. Signed (Father/guardian):. Signed (Mother/guardian):. DATE : / / 201. Process: Student to Parents/guardians to host family to club counselor to district inbounds chair Dossier Inbounds Student 2013 Page 37

38 Rotary Youth Exchange District 1630 Activités Mercredis PM YEP-D1630 Chers étudiants, Les activités du mercredi sont organisées pour que nos jeunes aient la possibilité de se rencontrer en dehors du Carré de Liège. Nous vous demandons d être extrêmement vigilant à ce propos en déconseillant vivement ou même en interdisant ces rendez-vous en cas d excès. Les Mercredis YEP-D1630 ont pour but la rencontre des jeunes d'échange du District 1630 tout en promouvant la découverte de notre région, de la Belgique et de nos traditions. Ces activités sont organisées et offertes aux jeunes par le district, en collaboration avec des clubs Rotary et ont lieu de préférence le premier mercredi du mois. Le point de rendez-vous est toujours une gare et l activité se termine au même endroit. Avant de reprendre le train nous leur offrons un goûter. Les jeunes doivent uniquement prendre en charge leurs frais de transport, aller-retour, jusqu'à la gare du rendez-vous. De là, tous les frais de déplacements sont assurés par le Rotary. Le GoPass est le moyen le plus facile de déplacement. Pourriezvous lui indiquer rapidement comment sans servir. Un site Internet leur est consacré : où vous y trouverez: - L invitation à la prochaine rencontre avec le bulletin d inscription à remplir en ligne avec l heure du début et de la fin de la rencontre. En cas de problème le jour même, il est toujours mentionné un N de GSM où le jeune peut nous contacter. - L agenda «dates programmées» de l année et le lieu où elles se dérouleront.!!! Si une activité ou un voyage n'est pas mentionné sur cet agenda, c'est une organisation pirate non organisée ou chaperonnée par le Rotary!!! - La liste du comité, des responsables jeunesse et des jeunes Si ces activités ne sont pas obligatoires, il est indispensable que les jeunes nous répondent à chaque invitation dans les temps impartis car nous devons dans certains cas réserver des autocars, des guides et commander des repas ou des goûter. Il ne sera pas accepté que des jeunes inscrits ne se présentent pas à l activité, sauf motifs graves et de dernière minute, sans s être préalablement décommandés. Il serait inadmissible en effet que nous réservions un autocar de 70 places pour nous retrouver à 50 en dernière minute! Une sous-page est éditée reprenant les réponses des jeunes au fur et à mesure où elles nous parviennent (de ce fait vous pouvez savoir à tout moment si votre jeune a répondu ou non). Une absence non motivée après s être inscrit pourrait être sanctionnée par l interdiction de participer à une ou plusieurs activité(s) subséquente(s). Avant chaque activité, vous recevrez par , une copie de l'information que nous adressons au jeune que vous hébergez. Pourriez-vous, dans les premiers temps, nous aider à ce qu'il la comprenne, qu'il nous réponde dans les temps impartis et bien sûr qu'il respecte l'engagement qu'il a pris. Nous vous souhaitons une année riche en rencontres et en découvertes avec votre jeune. En restant à votre entière disposition pour tous autres renseignements. Dossier Inbounds Student 2013 Page 38

39 Dossier Inbounds Student 2013 Page 39

40 BRESA-Informations. Chers YEP, Bientôt vous serez en Belgique. Vous avez certainement envie de savoir ce que vous pourrez visiter en Europe avec le Rotary. Voici une bonne nouvelle!!!! Les voyages sont annoncés. Afin d en voir la description, les dates, les prix, la façon de s inscrire et de payer, vous allez sur le site Lorsque vous y êtes, vous introduisez votre user name et votre password ; vous allez ensuite en B1 et vous y découvrez les voyages organisés par le Rotary (BRESA). Si vous voulez vous inscrire, vous allez en B2 et pour payer vous allez en B3. ATTENTION 1. Certains voyages se déroulent en même temps, donc vous ne savez vous inscrire que pou 1 des 2 voyages. 2. Ceux qui veulent participer au voyage à Londres et qui n auront pas 18 ans le jour du voyage à Londres et qui viennent de : Russie, Equateur, Inde, Colombie, Pérou et Taïwan ; vous devez demander de votre pays un visa pour le Royaume Uni. De Belgique, il vous sera impossible de l obtenir. 3. Vous avez intérêt à très vite vous inscrire car il risque de ne pas avoir de la place pour tous les candidats. Si vous avez des questions, adressez-vous par mail à : Jean-Ghislain MARECHAL Président BRESA [email protected] BONNE LECTURE BON VOYAGE A BIENTOT EN Belgique Dear YEP, Soon you will be in Belgium. You want certainly to know what you will be able to visit in Europe with the Rotary. Here is a good news!!!! The trips are announced. In order to description, the dates, the prices, the way of being registered and of paying, you will see of it on the site. When you are there, you introduce your to use name and your password; you go then in B1 and discover there you the voyages organized by Rotary drill (BRESA). If you want to be registered, you go in B2 and to pay you go in B3. CAUTION 1. Voyages proceed at the same time, therefore you can be registered only louse 1 of the 2 trips. 2. Those which want to take part in the voyage to London and which will not be 18 years old the day of the trip to London and which come from: Russia, Ecuador, India, Colombia, Peru and Taiwan; you must ask for your country a visa for the United Kingdom. From Belgium, it will be impossible for you to obtain it. 3. You have interest with very quickly registering you because it is likely not to have a place for all the candidates. If you have questions, address you by to: Jean-Ghislain MARECHAL Président BRESA [email protected] Dossier Inbounds Student 2013 Page 40

41 GOOD READING - GOOD VOYAGE - HAS SOON IN BELGIUM Chers YEP, Pronto estará en Bélgica. Tiene ciertamente deseo de saber lo que podrá visitar en Europa con la Rotary. Ahí tienes una buena noticia!!!! Se anuncian los viajes. Con el fin de ver la descripción, las fechas, los precios, la manera de inscribirse y de pagar, va sobre el lugar Cuando hay, introduce su user name y su password; va a continuación en B1 y hay los viajes organizados por la Rotary (BRESA). Si quiere le inscribirse, va en B2 y para pagar va en B3. ATENCIÓN 1. Viajes se desarrollan al mismo tiempo, por lo tanto sólo saben inscribirle piojo 1 de los 2 viajes. 2. Los que quieren participar en el viaje en Londres y que no tendrán 18 años el día del viaje en Londres y que vienen de: Rusia, Ecuador, la India, Colombia, Perú y Taiwán; debe pedir de su país un visado para el Reino Unido. Por Bélgica, le será imposible obtenerlo. 3. Tiene interés por muy rápidamente le inscribirse ya que corre el riesgo de no tener del lugar para todos los candidatos. Si tiene cuestiones, dirige por correo electrónico a: Jean-Ghislain MARECHAL Président BRESA [email protected] BUENA LECTURA - BUEN VIAJE - TIENE PRONTO EN BÉLGICA Dossier Inbounds Student 2013 Page 41

42 Voyage n 1 Paris 2013 (2 ½ jours sur place) Departure samedi 26 octobre 2013 Return lundi 28 octobre 2013 Price (cash) 325 Price (visa) 337 PROGRAM OF THE TRIPS au 28 octobre 2013 PARIS - 70 places (337 si paiement par carte) Team leader : Didier HEINEN [email protected] GSM : Description : Samedi 26 octobre Départ de Liège Namur Mons en direction de Paris Arrêt déjeuner Arrivée à Paris et visite libre du Château de Versailles Repas du soir au Hyppopotamus Croisière sur la Seine Installation à l'hôtel et logement Dimanche 27 octobre Petit déjeuner Départ pour le Musée d Orsay Visite libre du Musée d Orsay ou promenade dominicale dans Paris Déjeuner au Carrousel du Louvre Visite du Musée du Louvre Repas du soir sur les Champs Elysées Tour Eifel Retour à l hôtel Lundi 28 octobre Petit déjeuner Visite de la Cathédrale Notre Dame Visite libre du quartier de Montmartre Déjeuner au Hard Rock Café Départ vers la Belgique avec arrêt aux différents points de départ Dossier Inbounds Student 2013 Page 42

43 Voyage n 2 Londres 2013 (2 ½ jours sur place) Departure jeudi 31 octobre 2013 Return dimanche 3 novembre 2013 Price (cash) 377 Price (visa) octobre au 3 novembre 2013 LONDRES - 72 places (en collaboration avec le ROTEX): 377 (390 si paiement par carte ) Team leader : Henri LECLEF & Manon SCHMIT Superviseur Bresa : Alain BRISY Description : Jeudi 31 octobre Embarquement à divers endroits (Bruxelles-Namur-Tournai) Départ vers Calais pour prendre le ferry à destination de Douvres. Départ vers Londres avec arrêt à Canterburry pour une visite de la Cathédrale. Repas du soir à Londres Installation à l hôtel Vendredi 01 novembre Visite du Château de Windsor Lunch Libre à Windsor Visite du Musée Tussaud Repas au Hard Rock Café Comédie musicale Retour Hôtel Samedi 2 novembre Petit déjeuner Visite du méridien de Greenwich Promenade pédestre de Buckingham vers Trafalgar Square Lunch Visite d un musée au choix Temps libre Repas du soir libre Transfert vers Douvres (transport de nuit) Dimanche 3 novembre Embarquement sur le ferry Départ vers Calais Retour aux points de départ Dossier Inbounds Student 2013 Page 43

44 Voyage n 3 Amsterdam 2014 (2 ½ jours sur place) Departure jeudi 6 mars 2014 Return samedi 8 mars 2014 Price (cash) 340 Price (visa) 352 Distinct trip a 06 au 08 mars 2014 HOLLANDE 48 places 340 (352 si paiement par carte) Team leader : Heidi VAN DER AUWERA [email protected] Description : Jeudi 06 mars Départ de Namur et Bruxelles Arrivée à Delft Lunch Visite Delft et visite du Musée Vermeer Départ vers l hôtel à Amsterdam Dîner au Hard Rock cafe Visite des Red Lines Retour à l hôtel Vendredi 07 mars Petit déjeuner Visite du Musée de la Marine Visite synagogue portugaise Visite du marché aux fleurs flottant Passage au cinéma Tuschinski Lunch Libre Visite du Quartier Jordan Visite de la maison d Anne Franck Dîner Nocturne au Musée van gogh Samedi 08 Mars Petit Déjeuner Visite du Rijksmuseum Visite des canaux en bateau Lunch Libre Temps libre Départ vers la Belgique Dossier Inbounds Student 2013 Page 44

45 Voyage n 4 Italie 2014 (9 jours sur place) Departure lundi 7 avril Return jeudi 17 avril 2014 Price (cash) Price (visa) au 17 avril 2014 ROME-NAPLES-POMPEI-FLORENCE-VENISE 88 places 940 (965 si paiement par carte) Team leader : André LEMOINE [email protected] Tél : GSM : Description : Lundi 07 avril Départ de Bruxelles et Liège et trajet de nuit en car Mardi 08 avril Petit déjeuner libre Arrivée à Rome Visite à pied de la ville de Rome Lunch Visite de Musée du Vatican, de la Chapelle Sixtine et de la Basilique Saint Pierre de Rome Départ vers l hôtel situé au bord de la Mer Méditérannée à Ladispoli Repas du soir Mercredi 09 avril Petit déjeuner Visite de la Rome Antique (Colisée Forum Capitole) Lunch Visite de la Rome Baroque ( Piazza di Venezia, Di Fiori, Navona, Panthéon, Di Spagna, Fontana Di Trevi Retour à l hôtel à Ladispoli Repas du soir Jeudi 10 avril Petit déjeuner Visite d Ostie (Site Gallo-Romain) Lunch Départ vers Naples Visite de l Abbaye de Monte Cassino Arrivée à l hôtel à Castelmare (avec vue sur baie de Naples et Vésuve) Repas du soir Vendredi 11 avril Petit déjeuner Trajet le long de la côte Amalfitaine (Sorrente, Positano ) Lunch Visite de Amalfi Visite de Ravello Retour à l hôtel Repas du soir Dossier Inbounds Student 2013 Page 45

46 Samedi 12 avril Petit déjeuner Excursion à Capri (Liaison Castelmare-Capri par bateau rapide) Tour de l île en car Montée à Anacapri en minicar Visite d Anacapri Lunch Visite de Capri Retour hôtel Repas du soir Dimanche 13 avril Petit déjeuner Visite de Pompei Lunch Départ vers l hôtel à Montecatini Repas du soir Lundi 14 avril Petit déjeuner Visite de Pise Lunch Visite de Florence Retour à l hôtel Repas du soir Mardi 15 avril Petit déjeuner Départ vers Venise Lunch Visite des îles de Murano et Burano en bâteau Départ vers l hôtel à Lido di Jesolo Repas du soir Mercredi 16 avril Petit déjeuner Transfert en bateau vers la Place Saint Marc Visite de Venise Lunch Visite de Venise Repas du soir Départ vers la Belgique et trajet de nuit en car Jeudi 17 avril Retour aux différents points de départ (Liège et Bruxelles Dossier Inbounds Student 2013 Page 46

47 Voyage n 5 Espagne 2014 (9 jours sur place) Departure dimanche 6 avril 2014 Return mercredi 16 avril 2014 Price (cash) 940 Price (visa) au 16 avril 2014 AVILA-SALAMANQUE-MADRID-TOLEDE-BARCELONA - 70 places: 940 (965 si paiement par carte) Team leader : Jean-Ghislain MARECHAL [email protected] Tél : GSM : Description : Dimanche 06 avril Départ de Bruxelles et Namur (Voyage de nuit en car) Lundi 07 avril Petit déjeuner libre ; Lunch Libre ;Arrivée à Salamanque Visite guidée de Salamanque, incluant la visite de l Université, Plaza Mayor avec la maison aux Coquilles, le Patio des Ecoles, l Université, l Hôpital des étudiants, la nouvelle Cathédrale, quartier St Benoît, église de l Immaculée Conception. Promenade découverte de Salamanque ; installation à l hôtel ; Repas du soir Mardi 08 avril Petit-déjeuner. Route vers Avila. Visite guidée d Avila 7h, incluant le matin, la Basilique St Vincent, la Cathédrale d Avila et le Couvent Sainte Thérèse et l après-midi le Monastère St Thomas. Lunch libre en cours de visite. Repas du soir et logement à votre hôtel à Avila. Mercredi 09 avril Petit-déjeuner. Départ vers Ségovie, ville entourée de remparts et perchée à 1000 mètres d altitude. Visite guidée de ses églises romanes, ses rues pittoresques bordées de portails des 15-16èmes siècles. Cathédrale grandiose avec un intérieur lumineux, salle capitulaire, cloître. Lunch libre en cours de visite. Repas du soir et logement à votre hôtel à Avila Jeudi 10 avril Petit-déjeuner. Route vers Madrid. Visite libre de l Escorial : monastère érigé au 16ème siècle sous Philippe II : appartements royaux, musées, bibliothèque. Lunch libre en cours de visite. Installation à l hôtel dans Madrid. Première découverte libre de la ville. Repas du soir et logement à votre hôtel. Vendredi 11 avril Petit-déjeuner. Journée consacrée à la visite guidée de Toledo : l Alcazar, la Cathédrale, le Musée du Greco, les synagogues, le Musée de Santa Cruz, l Hôpital de Tavera. Lunch libre en cours de visite. Repas du soir et logement à votre hôtel. Samedi 12 avril Petit-déjeuner. Route vers Barcelone avec bref arrêt à Zaragoza. Lunch libre. Repas du soir et logement à votre hôtel situé sur la côte. Dossier Inbounds Student 2013 Page 47

48 Dimanche 13 avril Petit-déjeuner. Visite libre de Barcelone et visite de la Predera ainsi que de la Sagrada familia, Lunch libre. Repas du soir et logement à votre hôtel situé sur la côte. Lundi 14 avril Petit-déjeuner. Visite Montserrat. Lunch libre. Visite de Codorniu. Repas du soir et logement à votre hôtel situé sur la côte. Mardi 15 avril Petit-déjeuner. Car à l arrêt pendant 9 heures. Journée consacrée à la visite libre à pied de Barcelone et du Musée Picasso. Lunch libre. Repas du soir en restaurant à Barcelone. Trajet en car de nuit vers la Belgique avec chauffeurs en relais. Dossier Inbounds Student 2013 Page 48

49 Voyage n 6 Prague & Bohème du sud (5 jours sur place) Departure vendredi 20 juin 2014 Return jeudi 26 juin 2014 Price (cash) 520 Price (visa) au 26 juin 2014 PRAGUE-BOHEME DU SUD 88 places: 520 (540 si paiement par carte) Team leader : André LEMOINE [email protected] Tél : GSM : Description : Vendredi 20 juin Départ de Namur & Liège Trajet de nuit Samedi 21 juin Arrivée à Prague, Visite (ville basse) Repas au restaurant Visite du château de Karlstejn Transfert hôtel à Prague Repas du soir Dimanche 22 juin Petit déjeuner Visite de Prague (Strahov, Loretta) Lunch Visite Château, cathédrale, ruelle d or Théâtre noir Repas du soir au Hard Rock Cafe Retour à l hôtel Lundi 23 juin Petit déjeuner Visite guidée du Wenceslas square et du Quartier Juif Visite de la Mala Strana, Petit Jésus de Prague, Eglise St Nicolas Lunch Après-midi libre Retour à l hôtel Repas du soir Mardi 24 juin Petit déjeuner Départ vers la Bohème du sud Lunch Visite de Ceske-Budejovice Visite de la brasserie Budvar Dossier Inbounds Student 2013 Page 49

50 Départ vers l hôtel Repas du soir Mercredi 25 juin Petit déjeuner Visite du château de Hluboka Visite de Cesky Krumlov Lunch Visite guidée du château Temps libre Repas du soir en taverne Trajet de nuit vers la Belgique Jeudi 26 juin Arrivée aux différents points de départ (Bruxelles et Liège) Dossier Inbounds Student 2013 Page 50

51 Rotary Youth Exchange District 1630 A l attention des YEP 2013 Août 2013 Tu es accueilli(e) en Belgique sous des règles et conditions définies préalablement par le Rotary International et connues par toi avant ton départ, puisque tu y as adhéré. Le «permis de conduite» instauré au sein de notre district a pour but de synthétiser et de rappeler en permanence certaines règles essentielles et de veiller à leurs applications au quotidien. Il s agit d un permis à points te donnant l occasion de te rattraper à deux reprises, le troisième manquement conduisant à ton renvoi! Afin d éviter tout usage abusif, les responsables du district, les responsables jeunesse, les familles d accueil ou tous autres adultes responsables des jeunes, se limiteront à te faire un avertissement en cas de manquement et à en avertir Monsieur Théo Legrand, seul habilité à supprimer, irrévocablement, un point de ton «permis de conduite». En venant passer une année dans notre pays, si tu veux t intégrer rapidement et découvrir ainsi notre Culture, tu devras rapidement apprendre la langue de notre région et abandonner les autres langues usuelles. Nous voulons placer cette exigence importante dans l esprit global des échanges, où le respect des autorisations de voyage, des dates de visite en Belgique de ta famille naturelle, de ta fréquentation scolaire sont tout aussi, si pas plus importants, sans être limitatifs pour autant! En tant que jeune «INBOUND», tu dois également être conscient(e) que l excès d alcool n est pas une attitude de bonne conduite ; nous avons décidé de te permettre de découvrir notre culture en ne liant pas la consommation de bière à une interdiction TOTALE, mais bien à une exception gérée. Tu veilleras également, en tous lieux et à tous moments à avoir une tenue vestimentaire et une attitude décentes. Le «permis de conduite» est donc avant tout un contrat de confiance entre TOI et le district qui t accueille via un club d accueil et sous la responsabilité quotidienne de ta famille d accueil. Ton YEO et ta famille d accueil sont conscients de tes obligations et sont les intermédiaires au quotidien, face au district, pour que l esprit et les règles de l échange soient respectés en permanence par toi. Il est donc essentiel et indispensable que tu aies toujours avec toi ton «permis de conduite». Dossier Inbounds Student 2013 Page 51

52 Dossier Inbounds Student 2013 Page 52

53 Rotary Youth Exchange District Rotary 1630 Useful websites D1630 Youth exchange website Belgium ROTARY website Belgian Rotex website Official site of Belgium Belgium Foreign Affairs Ministry website Tourist information about Belgium Brussels airport website seen by the US CIA Belgian jokes European Union website Vues de Liège Dossier Inbounds Student 2013 Page 53

54 Dossier Inbounds Student 2013 Page 54

55 Youth Exchange Sexual Abuse and Harassment Allegation Reporting Guidelines Introduction The most powerful force in the promotion of international understanding and peace is expo sure to different cultures. Youth Exchange provides thousands of young people with the opportunity to meet people from other lands and to experience their cultures. A Youth Exchange student will spend a year, or perhaps just an extended period of time, living with a host family in a country other than their own. Rotarians, their families, and non-rotarian volunteers are expected to use their best efforts to safeguard the welfare of and prevent the physical, sexual or emotional abuse or harassment of every student with whom they come into contact. Rotary International is committed to protecting the safety and well being of Youth Exchange students and will not tolerate their abuse or harassment. All allegations of abuse or harassment will be taken seriously and must be handled within the following guidelines. The safety and well-being of students should always be the first priority. Definitions Sexual abuse: Sexual abuse refers to engaging in implicit or explicit sexual acts with a student, or forcing or encouraging a student to engage in implicit or explicit sexual acts alone or with another person of any age, of the same sex or the opposite sex. Additional examples of sexual abuse could include, but are not limited to: Non-touching offenses Indecent exposure Exposing a child to sexual or pornographic material. Sexual harassment: Sexual harassment refers to sexual advances, requests for sexual favors or verbal or physical conduct of a sexual nature. In some cases, sexual harassment precedes sexual abuse and is a technique used by sexual predators to desensitize or groom their victims. Examples of sexual harassment could include, but are not limited to: Sexual advances Sexual epithets, jokes, written or oral references to sexual conduct, gossip regarding one s sex life, and comments about an individual s sexual activity, deficiencies, or prowess Verbal abuse of a sexual nature Displaying sexually suggestive objects, pictures or drawings Sexual leering or whistling, any inappropriate physical contact such as brushing or touching, obscene language or gestures and suggestive or insulting comments Dossier Inbounds Student 2013 Page 55

56 Is it Abuse or is it Harassment? Whether the alleged conduct amounts to sexual abuse or sexual harassment is not to be determined by the adult to whom allegations are made. After ensuring the safety of the student, all allegations should be immediately reported to appropriate law enforcement authorities. In some countries, this reporting is required by law. Allegation Reporting Guidelines For use by all adults to whom a student reports an incident of abuse or harassment Any adult to whom a student reports an incident of sexual abuse or harassment is responsible for following these Allegation Reporting Guidelines. 1. Report from Student a. Listen attentively and stay calm. Acknowledge that it takes a lot of courage to report abuse. It is appropriate to listen and be encouraging. Do not express shock, horror or disbelief. b. Assure privacy but not confidentiality. Explain that you will have to tell someone about the abuse/harassment to make it stop and to ensure that it doesn t happen to other students. c. Get the facts, but don t interrogate. Ask the student questions that establish what was done and who did it. Reassure the student that s/he did the right thing in telling you. Avoid asking why questions. Remember your responsibility is to present the student s story to the proper authorities. d. Be non-judgmental and reassure the student. Do not be critical of anything that has happened or anyone who may be involved. It is especially important not to blame or criticize the student. Assure the student that the situation was not their fault and that they were brave and mature to come to you. e. Record. Keep a written record of the conversation with the student as soon after the report as you can, including the date and time of the conversation. Use the student s words, and record only what has been told to you. 2. Protect the Student Ensure the safety and well-being of the student. Remove the student from the situation immediately and all contact with the alleged abuser or harasser. Give reassurance that this is for the student s own safety and is not a punishment. 3. Report to Appropriate Law Enforcement Authorities Immediately report all cases of sexual abuse or harassment to the appropriate law enforcement authorities first and then to the club and district leadership for investigation. In District, the appropriate law enforcement office is. In most situations, the first Rotary contact is the Rotarian counselor who has responsibility for seeking the advice of and interacting with appropriate agencies. If the allegation involves the conduct of the Rotarian counselor, the district Youth Exchange chair should be contacted. All allegations must be reported to RI within 72 hours; the person responsible for doing so is. Dossier Inbounds Student 2013 Page 56

57 District will cooperate with police or legal investigations. District has researched local, state, and national laws related to sexual abuse and harassment prevention and notes the following legal requirements of which all adult volunteers participating in the program must be aware: (district fiuus in appropriate points) 4. Avoid Gossip and Blame Do not tell anyone about the report other than those required by the guidelines. Care must be taken to protect the rights of both the victim and the accused during the investigation. District maintains the privacy (as distinct from confidentiality) of any accused person by enforcing the following procedures: (district fills in appropriate procedures) 5. Do Not Challenge the Alleged Offender The adult to whom the student reports must not contact the alleged offender. In cases of abuse, interrogation must be left entirely to law enforcement authorities. In cases of non-criminal harassment, the district youth exchange chair and district governor are responsible for investigating, and will be in contact with the alleged offender after the student has been moved to a safe environment. 6. Follow-Up After reporting allegations to the Rotarian counselor or district Youth Exchange chair, follow up to make sure steps are being taken to address the situation. Specifically, District will conduct an independent and thorough investigation into any claims of sexual abuse or harassment. Any adult against whom an allegation of sexual abuse or harassment is made will be removed from all contact with youth until the matter is resolved. Dossier Inbounds Student 2013 Page 57

58 Post Report Procedures For Use by Rotarian Counselors and District Youth Exchange Chairs The student s Rotarian counselor and the district Youth Exchange chair are responsible for ensuring that the following steps are taken immediately following an abuse allegation is reported. 1. The adult to whom the student reports the abuse should follow the Allegation Reporting Guidelines. 2. Confirm that the student has been removed from the situation immediately and all contact with alleged abuser or harasser. 3. Contact appropriate law enforcement agency immediately (if not already done). If law enforcement agencies will not investigate, the club or district Youth Exchange chair should coordinate an independent investigation into the allegations. 4. Ensure the student receives immediate support services. 5. Offer the student an independent, non-rotarian counselor to represent the interests of the student. Ask social services or law enforcement to recommend someone who is not a Rotarian or in any way involved with the Youth Exchange program. 6. Contact the student s parents or legal guardian. If away from home, provide the student with the option of either staying in country or returning home. 7. Remove alleged abuser or harasser from all contact with the specific student and other youth while investigations are conducted. 8. Cooperate with the police or legal investigation. 9. The student s Rotarian Counselor should inform the district Youth Exchange chair and district governor of the allegation. Either the district governor or the district Youth Exchange chair must inform Rotary International of the allegation within 72 hours, and provide follow-up reports of steps taken, the outcome of all investigations, and resulting actions. Post Allegation Report Guidelines Responding to the Needs of the Student There will need to be a cohesive and managed team approach to supporting the student after an allegation report. The student is likely to feel embarrassed, confused, and may become withdrawn and appear to be avoiding members of the host family or club. After a report of harassment or abuse, students may or may not want to remain on their exchange. If they do, they may or may not want to continue their relationship with their hosting Rotary club depending on the circumstances. In some cases, a student may wish to remain in country, but change to a different host club. Dossier Inbounds Student 2013 Page 58

59 It may be difficult for club members and host families to understand how the student is feeling, but it would be helpful for the student to know that the club remains a support for them. Club members and host families may experience ambiguity toward their roles and may feel unclear regarding their boundaries. However they need to do whatever is necessary to reassure the student of their support at all times. Appropriate Response for Addressing Issues within the Rotary Club for Allegations Made Against Rotarians or Non-Rotarians When addressing an allegation of abuse or harassment, the most important concern is the safety of the students. Club members should not speculate, make editorial comments, or offer personal opinions that could potentially hinder any police or criminal investigations. Club members should be cautioned about speculating or commenting on the matter during the investigations. Comments made about alleged victims in support of alleged abusers do not support our statement of conduct or Rotary ideals. Comments made against an alleged abuser could lead to a slander or libel claim filed against Rotarians or clubs by the alleged abuser. Statement of Conduct for Working with Youth Rotary International is committed to creating and maintaining the safest possible environment for all participants in Rotary activities. It is the duty of all Rotarians, Rotarians spouses, partners, and other volunteers to safeguard to the best of their ability the welfare of and to prevent the physical, sexual, or emotional abuse of children and young people with whom they come into contact. Please note that his policy is subject to change. Please contact Youth Exchange staff to ensure that you have the most current copy. Dossier Inbounds Student 2013 Page 59

60 Dossier Inbounds Student 2013 Page 60

61 Youth Exchange/Échanges de jeunes Lignes de conduite quant un jeune fait état d abus ou de harcèlement sexuel Introduction La meilleure façon de promouvoir l entente internationale et la paix est au travers de la découverte d autres cultures, opportunité offerte chaque année à des milliers de jeunes dans le cadre du Youth Exchange. Un participant aux Échanges de jeunes va vivre plusieurs semaines, voire une année complète dans une famille d accueil à l étranger. Les Rotariens, leurs familles et les bénévoles non rotariens doivent s efforcer à tout prix de garantir le bien-être et de prévenir tout abus ou harcèlement physique, sexuel ou émotionnel des jeunes avec lesquels ils sont en contact. Le Rotary International s engage à protéger la sécurité et le bien-être des participants Youth Exchange et ne tolèrera ni abus ni harcèlement. Toute allégation doit être prise au sérieux et traitée conformément aux présentes lignes de conduite. La sécurité et le bienêtre des jeunes sont primordiaux. Définitions Abus sexuel : Il s agit soit d actes sexuels explicites ou de comportements implicites avec un jeune soit de le forcer ou de l encourager à s engager dans des actes sexuels explicites ou des comportements implicites, seul ou avec une autre personne indépendamment de son âge ou de son sexe. Liste d exemples non-exhaustive : infractions où aucun contact n intervient attentat à la pudeur montrer des documents à connotation sexuelle ou pornographique à un enfant Harcèlement sexuel : Il s agit d avances sexuelles, de solliciter des faveurs sexuelles ou d un comportement physique ou verbal sexuel. Dans certains cas, le harcèlement sexuel précède un abus sexuel et est une technique utilisée par les prédateurs sexuels pour désensibiliser ou préparer leurs victimes. Liste d exemples non-exhaustive : avances sexuelles épithètes, blagues, remarques écrites ou verbales sexuelles, commentaires sur sa vie sexuelle ou sur les activités, capacités et inaptitudes sexuelles de telle ou telle personne abus verbal de nature sexuelle afficher des objets, peintures ou dessins suggestifs déshabiller du regard ou siffler, tout contact physique inapproprié (frottement, caresse), langage ou gestes obscènes, et commentaires suggestifs ou insultants Dossier Inbounds Student 2013 Page 61

62 S agit-il d abus ou de harcèlement sexuel? Ce n est pas à l adulte à qui les allégations sont rapportées de le déterminer. Une fois la sécurité du jeune assurée, les allégations doivent être transmises aux autorités policières compétentes qui sont chargées de déterminer la criminalité éventuelle des faits. Dans certains pays, il s agit d une obligation légale. Lignes de conduite à suivre quant un jeune fait état d abus ou de harcèlement sexuel Devant être respectées par les adultes à qui un jeune signale un cas d abus ou de harcèlement. Tout adulte à qui un jeune signale un cas d abus ou de harcèlement sexuel doit suivre les lignes de conduite ci-dessous. 1. Rapport du jeune a. Écouter attentivement et rester calme. Reconnaître que cela demande beaucoup de courage pour notifier un cas d abus. Il faut écouter et encourager sans manifester choc, horreur ou incrédulité. b. Garantir les besoins d intimité mais pas la confidentialité. Expliquer que vous devrez en parler à quelqu un d'autre afin de stopper ces agissements et éviter que d autres jeunes n en soient victimes à leur tour. c. Obtenir les faits sans interroger. Poser des questions au jeune pour établir ce qui s est produit et qui a commis les actes. Lui rappeler qu il a raison de vous en parler. Éviter de poser des questions commençant par pourquoi. Garder à l esprit que vous aurez la charge de présenter les allégations du jeune aux autorités. d. Ne pas porter de jugement et rassurer le jeune. Ne pas critiquer les faits ou les personnes impliquées. Ne pas blâmer ou critiquer le jeune. Lui dire que ce n était pas sa faute et qu il fait preuve de courage et de maturité en venant vous en parler. e. Documenter la discussion. Rédiger rapidement un rapport sur la conversation avec le jeune, en précisant le jour et l heure, en utilisant ses mots et en ne rapportant que ce qu il vous a dit. 2. Protection du jeune Assurer sa sécurité et son bien-être. Le soustraire immédiatement de la situation et prévenir tout contact avec l auteur présumé des faits. Rassurer le jeune qu il s agit de mesures visant à le protéger et non à le punir. 3. Contacter immédiatement les autorités policières compétentes Signaler immédiatement tout cas d abus ou de harcèlement sexuel aux autorités policières compétentes, puis aux dirigeants du club et de district pour enquête. Dans le district, il faut s'adresser à. Dans la plupart des cas, le premier contact rotarien est le conseiller rotarien qui doit consulter et contacter les agences concernées. Si les allégations concernent le conseiller rotarien, contacter le responsable Échanges de jeunes de district. Toutes allégations doivent être communiquées au Rotary dans les 72 heures ; la personne devant s'en charger étant. Dossier Inbounds Student 2013 Page 62

63 Le district doit coopérer avec les autorités et la police. Le district a effectué toutes les recherches s'imposant concernant la législation nationale ou locale régissant la prévention d'abus ou de harcèlement sexuel et tient à signaler aux bénévoles adultes impliqués dans le programme qu'ils doivent satisfaire aux exigences juridiques suivantes : (ajouter ce qu'il convient) 3. Éviter les ragots Ne parler qu aux personnes listées dans ces lignes de conduite. Il s agit de protéger les droits de la victime et de l auteur présumé des faits durant l enquête. Le district s'engage à protéger la vie privée (distincte de la confidentialité) de l'auteur présumé des faits en appliquant la procédure suivante : (donner les procédures à suivre) 5. Ne pas confronter l auteur présumé des faits L adulte à qui le jeune s est confié ne doit pas contacter l auteur présumé des faits. En cas d abus sexuel, les autorités policières se chargeront de l interrogation. Dans les cas de harcèlement non criminel, le responsable Échanges de jeunes et le gouverneur mènent l enquête et contacteront l auteur présumé des faits une fois le jeune en sécurité. 6. Suivi Après avoir rapporté les allégations au conseiller rotarien ou au responsable Échanges de jeunes, s assurer que la situation est prise en main. Plus précisément, le district conduira une enquête indépendante et poussée pour toute allégation d'abus ou de harcèlement sexuel. Tout adulte contre lequel est portée une accusation doit être soustrait au contact des jeunes jusqu'à ce que la question ait été résolue. Dossier Inbounds Student 2013 Page 63

64 Procédure à suivre une fois que les faits ont été signalés Devant être suivie par le conseiller rotarien ou le responsable Échanges de jeunes de district Le conseiller rotarien du jeune et le responsable Échange de jeunes assument la responsabilité de s assurer que les étapes suivantes sont respectées, sauf indication contraire immédiatement après que les faits sont signalés. 1. L adulte à qui le jeune se confie doit suivre les Lignes de conduite à suivre quant un jeune fait état d abus ou de harcèlement sexuel. 2. S assurer que le jeune a été placé à l abri et n a plus de contacter avec l auteur présumé des faits. 3. Contacter immédiatement les autorités policières compétentes, si cela n a pas déjà été fait. Si elles ne mènent pas d enquête, cette tâche revient au conseiller rotarien ou au responsable Échanges de jeunes. 4. S assurer que le jeune reçoit un soutien adéquat. 5. Proposer au jeune un conseiller indépendant non rotarien chargé de représenter ses intérêts. Demander aux services sociaux ou à la police de recommander quelqu un qui ne soit ni rotarien ni impliqué dans le programme. 6. Contacter les parents du jeune. Proposer au jeune de rester dans le pays ou de rentrer chez lui. 7. Empêcher l auteur présumé des faits de contacter le jeune ou d avoir des contacts avec d autres jeunes tant que l enquête mène son cours. 8. Coopérer avec la police ou l enquête. 9. Le conseiller rotarien du jeune doit informer des allégations le responsable Échanges de jeunes de district et le gouverneur qui doivent en informer le Rotary dans les 72 heures et devront lui fournir des rapports indiquant les étapes suivies, les résultats de l enquête et les décisions en découlant. Ensuite... Répondre aux besoins du jeune Il s agit d adopter une approche cohésive d équipe pour aider un jeune ayant signalé un cas d abus ou de harcèlement. Le jeune sera probablement embarrassé, désorienté, désireux d éviter les contacts avec sa famille d accueil ou son club. Il se peut qu il désire couper les liens avec le club, changer de club hôte, voire rentrer dans son pays. S il peut être difficile pour les Rotariens et les familles d accueil de se mettre à la place du jeune, il s agit de réitérer au jeune que le club est là pour le soutenir. Peu importe leurs sentiments sur la situation, les Rotariens et familles doivent assurer le jeune de leur soutien. Dossier Inbounds Student 2013 Page 64

65 Comportement à adopter au sein du club si les allégations concernent des Rotariens ou des bénévoles non rotariens En cas d allégation d abus ou de harcèlement sexuel, la priorité est la sécurité des enfants et jeunes. Les Rotariens ne doivent pas faire de spéculations, commentaires ou faire part d opinions personnelles qui pourraient potentiellement entraver l enquête de police ou criminelle. Il est nécessaire de rappeler aux Rotariens de s abstenir de toute spéculation ou commentaire durant l enquête. Tout commentaire sur la victime en soutien à l auteur présumé des faits contrevient au code de déontologie et aux idéaux rotariens. Tout commentaire contre l auteur présumé des faits peut le mener à poursuivre pour calomnie ou diffamation les Rotariens ou les clubs. Code de déontologie concernant les jeunes Le Rotary International s engage à assurer la sécurité des participants à ses programmes. Il incombe donc aux Rotariens, à leurs conjoints et aux bénévoles de faire tout leur possible pour garantir la sécurité des jeunes dans le cadre des activités du Rotary ainsi que de prévenir les maltraitances physiques, sexuelles ou psychologiques. Adopté par le Conseil Central du Rotary, novembre 2002 Ces lignes de conduites peuvent être modifiées. Contacter le personnel Youth Exchange pour la version la plus récente. Dossier Inbounds Student 2013 Page 65

66 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM (YEP) WELCOME TURN OFF YOUR CELL PHONE 1

67 NOTRE ÉQUIPE Yvan MIGNON RC Liège-Sud Théo LEGRAND RC Seraing Chairman Organisation des échanges Inbounds Director Contacts avec BRESA (voyages IN) Crisis Manager Gene CAUDRON RC Liège Bierset Françoise Fontenelle RC Verviers Inbouds Director Adjoint Secrétaire, Crisis Manager Adjoint Contrôle des dossiers Outbounds Contacts Écoles Inbounds Director Adjoint Crisis Manager Adjoint Contrôle des dossiers Outbounds NOTRE ÉQUIPE Xavier DEMOISY RC Attert-Sure et Semois Pierre et Ingrid BRENNECKE RC Liège-Pont-des-Arches NG René CHEVALIER RC Andenne Jean-Luc FUGER RC Herve Inbounds Director Adjoint Crisis Manager Adjoint Resp. Prov. Luxembourg et GD de Luxembourg Outbounds Director Contact Rotex Placement des Inbounds dans les clubs Contrôle des dossiers Inbounds Assurances 2

68 NOTRE ÉQUIPE Jean-Christophe MICHEL RC Liège-Cité Ardente Michel DUBOIS RC Jodoigne Visas Trésorier Contact Océanie & Afrique Contrôle des dossiers Outbounds André & Cécile LEMOINE Activités des «Mercredi Après-Midi» Bénévoles Contrôle des dossiers Outbounds Inventaire Organisation des activités André OZER RC Liège Ouest Contact Extrême Orient + Roumanie Contrôle des dossiers Outbounds NOTRE ÉQUIPE Bruno EICHER RC Andenne [email protected] Philippe LAGASSE de LOCHT RC Verviers-Vesdre [email protected] Pierre-Yves GENOT RC Verviers en Ardenne Bleue NG [email protected] Fernand BINAME RC Esneux-Aywaille [email protected] Contacts Germanophones Public Relations Special Events Contrôle des dossiers Outbounds Gestion de la communication informatique Past Chairman 3

69 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM (YEP) D1630 PACKAGE D1630 PACKAGE Business cards Orientation program Our committee with phone number and Insurance process Insurance (Belgian) summary + claim form Report forms (1, 2, & 3) General rules Travel rules (French, English, Spanish) + request form Wednesdays PM activities Useful websites Permis de conduite Abuse Reporting Guidelines Insurance card (if Belgian) 4

70 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM (YEP) WHO ARE YOU AND FROM WHERE WHO ARE YOU AND FROM WHERE FirstName LastName Country Abigail GUERRERO ECUADOR Abigail HERSEY USA Allyson SCHMELZER USA Amos Navarre HEBB CANADA Ana CAZAREZ PEREZ MEXICO Ana Lucia CAZAREZ MEXICO Bailey WHEELER USA Brekke WICKLAND USA Cassandra HOLIC USA Cassandra KAMPF USA Collin BEST CANADA Cristina VIVAS ECUADOR Daniela Joanna TAVIRA REYES MEXICO Diego MONTANO MEXICO Edgar ESCAMILLA MEXICO Elizabeth PEREZ MEXICO Ella Marie SMITH USA Eric James ROY CANADA Erin KRAEMER USA Frances BEIER USA Frida CHAVEZ MEXICO Holli Catherine HOCHBERGER USA 5

71 WHO ARE YOU AND FROM WHERE FirstName LastName Country Jacqueline WAGNER USA Jessica Medley WALTERS USA Jesus GARCIA MEXICO Jillian Leigh FORNEY USA Joao DEMBISKI BRAZIL Joisy PIMENTEL USA Jose GIACINTI MEXICO Jose Manuel TORIELLO MEXICO José Rodolfo RODRIGUEZ GOMEZ USA Julian LEE YU CHIEH TAIWAN Karen ACEVEDO MEXICO Karla Marcela GARCIA ALVAREZ MEXICO Katelynn BENSON USA Keila CALDERON USA Lais CARDOSO QUEIROZ BRAZIL Laís GUIMARAES BRAZIL Lamiya CHITALWALA INDIA Ligia CARLOS BRAZIL Lisandro SCHAMBERGER ARGENTINA LUCAS AMARAL BRITO DE ARAUJO BRAZIL Luis PEREZ VENEZUELA Luisa Fernanda CRUZ ALFARO MEXICO Luisina MANGIALAVORI ARGENTINA WHO ARE YOU AND FROM WHERE FirstName LastName Country Lydia STEBBINS USA Macarena CALDERON MEXICO Madeline LATIMER CANADA Manuela GIRALDO COLOMBIA Marcel FERNANDEZ MEXICO Maria HAMMOND USA Maria HAMMOND USA Maria Paulina DEL VALLE MEXICO Maria Pilar BENITEZ VILLALBA PARAGUAY Marina CUPIDO CANADA Marisabel HERRERA GUZMAN USA Mary SAUTER USA Mary Abigail SCHMITZ USA Matheus SCARTEZINI PEDRINI BRAZIL Mauro URRUTIA ECUADOR Meaghan Joweyne PETERSEN CANADA Megan COUNTER USA Melissa DOMINGUEZ MEXICO Mikaela GAUTNEY USA Molly HOYER USA Monica OROZCO Gonzalez MEXICO Nathalia ROSA WALTER BRAZIL 6

72 WHO ARE YOU AND FROM WHERE FirstName LastName Country Nelson RAMOS VENEZUELA Olivia Grâce HOLT USA Olivia Jean KAIJA USA Paige SLINEY USA Patricia LAMARK USA Paula MARTINEZ ECUADOR Peter Frank Bialas GILES CANADA Piyapas VAISURASINGHA THAILAND Rebecca MORTON CANADA Sacha LANGE BRAZIL Samia LINARES ARGENTINA Sarah HOUCK USA Sarah Elizabeth MANNING USA Skye Adair Da Bok IRWIN USA Sofia RODRIGUEZ MEXICO Sohichi MIYAHARA JAPAN Thais VALADARES BRAZIL Tomas FARNOCHI ARGENTINA Victor CHEQUER BRAZIL Victoria FRUTIZ MEXICO Wei Hang HSU TAIWAN D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM BELGIUM A SMALL COUNTRY 7

73 BELGIUM BELGIAN FRIES (not FRENCH) CHOCOLATE BEER FOOD PUBLIC TRANSPORT BELGIUM A MONARCHY WITH A KING PHILIPPE 3 COMMUNITIES FRENCH DUTCH GERMAN 3 REGIONS WALLONIA (South) BRUSSELS (Center) FLANDERS (North) CAPITAL = BRUSSELS NATIONAL DAY = JULY 21 st 8

74 BELGIUM PROVINCES BELGIUM ROTARY DISTRICT 9

75 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM ADMINISTRATION ADMINISTRATION INSURANCE INSURANCE ACE : CARD IN YOUR FOLDER FROM YOUR COUNTRY (ROTARY APPROVED) 10

76 ADMINISTRATION VISA & EMERGENCY FUND PASSEPORT & VISA TO BE TRANSFERED INTO A CIRE EMERGENCY FUND 400 TO BE TRANSFERED TO THE DISTRICT BANK ACCOUNT AND RELEASED AT THE END OF THE EXCHANGE D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM FAMILY 11

77 INTEGRATION AT HOME AT SCHOOL NEED TO SPEAK EITHER FRENCH OR GERMAN ADAPT TO YOUR HOST AND NOT YOUR HOST TO ADAPT TO YOU FAMILY BASIC PRINCIPLE 3 HOST FAMILIES (COULD BE DIFFERENT) YOU ARE NOT A GUEST BUT A MEMBER OF THE FAMILY YOUR HAVE RIGHTS AND OBLIGATIONS 12

78 FAMILY USE THE 1 st NIGHT QUESTIONS ASK FOR THE USE OF PHONE AND INTERNET REQUEST AUTHORIZATION FOR PARTIES CREATE A WEEKLY SCHEDULE FOR ACTIVITIES FAMILY HOW TO BE PART OF THE FAMILY? AVOID SPENDING TOO MUCH TIME ON SOCIAL NETWORK AND INTERNET TALK WITH YOUR FAMILY ABOUT HOBBIES (sport, cultural/intelectual activities, cooking, reading, ) SHARE FAMILY MEALS AND PARTICIPATE TO THE INTERACTION DO NOT STAY IN YOUR ROOM BY YOURSELF BUT ENJOY THE LIVING ROOM/FAMILY ROOM 13

79 FAMILY WHAT NOT TO DO: NO COMMUNICATION/INTERACTION LACK OF INTEREST FOR FAMILY ACTIVITIES STAY IN YOUR ROOM/ALONE REFUSING TO TEST LOCAL FOOD FAMILY WHAT NOT TO DO: INTENSIVE USE OF SKYPE, SOCIAL NETWORKS, INTERNET Pay attention to the comments/pictures posted INVITE FRIENDS WITHOUT NOTICE/AUTHORIZATION EXCEED FAMILY CONFIDENCE LIE 14

80 FAMILY DO FORGET THE BEST WORD TO BRING YOU EVERYWHERE FAMILY NAME EXHANGE STUDENT PASSWORD MERCI THANK YOU GRATIAS DANKE Do not forget to use this password. It s the best way to get a good relationship with your host family with all the people who will do something for you during your stay in Belgium!!! 15

81 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM SCHOOL SCHOOL COMPULSORY NO UNIFORM (in general) SCHEDULE FOR THE YEAR (to be sent to YEO and Inbound Director) QUITE HARD + HOMEWORK TO WRITE CLASSES TO BE CHOSEN MIN 28H/WEEK 16

82 SCHOOL PUBLIC TRANSPORT (bus,train, tram) WEDNESDAY AFTERNOON AND WE= FAMILY ACTIVITIES, BOY SCOUT, SPORT, BUT NOT BARS! ALL EXAMS TO BE WRITTEN AT X- MAS AND IN JUNE (results to be sent to YEO and District) SCHOOL HOW TO BE INTEGRATED? LEARN FRENCH/GERMAN AS FAST AS POSSIBLE SUGGEST TO THE TEACHER TO PRESENT YOUR COUNTRY SUGGEST YOUR HELP TO STUDENTS WHO ARE STUDYING YOUR LANGUAGE 17

83 SCHOOL HOW TO BE INTEGRATED? ATTEND AND PARTICIPATE TO CLASSES PROVE YOUR GOODWILL AND HAVE A PRO-ACTIVE ATTITUDE TRY NOT TO SPEND THE ENTIRE DAY WITH THE OTHER EXCHANGE STUDENTS IN YOUR SCHOOL SCHOOL WHAT CAN BE SURPRISING? NOT A LOT OF SPORT REGULAR EVALUATION = REGULAR STUDY AND HOMEWORKS SCHOOL CAN OFTEN BE ELITIST YOUR BEHAVIOR AT SCHOOL WILL BE CONTROLLED BY THE ROTARY 18

84 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM ROTARY ROTARY CLUB YOUR COUNSELOR = YOUR CONFIDENT AND WILL HELP YOU MEETINGS = MIN. ONCE A MONTH AND IDEALLY EVERY WEEK MONTHLY ALLOWANCE = 65 EMERGENCY FUND = TO BE GIVEN TO YOUR COUNSELOR EXCHANGE YOUR LOCAL CLUB BANNER PREPARE YOUR MAIDEN SPEECH ROTARY ACTIVITIES/EVENTS = PRIORITY OVER PRIVATE EVENTS ALCOOL IS NOT ALLOWED 19

85 ROTARY CLUB HOW TO BE INTEGRATED WITHIN THE CLUB? SPEAK AND EXCHANGE WITH THE ROTARIANS OF THE CLUB ASK TO SHARE YOUR PAST WEEK ACTIVITIES WHEN ATTENDING THE MEETINGS BE ENERGIC WHEN ATTENDING THE ROTARY MEETINGS ROTARY DISTRICT ACTIVITIES MONTHLY ACTIVITIES ON WEDNESDAY AFTERNOON START AND FINISH AT A RAILWAY STATION RETURN HOME DIRECTLY AFTER THE ACTIVITY NO PARTICIPATION AFTER RESERVATION = PENALTIES 20

86 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM TRAVELLING TRAVELLING ALWAYS TELL YOUR HOST FAMILY OUTSIDE THE COUNTRY DISCTRICT RULES (TRAVEL REQUEST FORM) WITH PARENTS APPROVAL WITH ROTARY APPROVAL OUTSIDE SCHOOL PERIOD ONLY NO TRAVEL ALONE OR WITH OTHER STUDENTS WITHOUT CHAPERON (>25yo) AND/OR SPECIFIC APPROVAL 21

87 TRAVELLING AUTHORIZATION NAME SIGNATURE DATE Natural Father/guardian Parents Mother/guardian We parents of.. exempt Belgian Rotary of any responsibility and liability during this trip Host Family: School Advice (if trip is planned during school period):: Host ClubYEO/Chairman ADVICE: Favourable - Unfavourable District responsible DECISION: Granted Refused TRAVELLING YES, BUT OUTSIDE SCHOOL PERIOD ONLY WITH AUTHORIZATION 22

88 TRAVELLING WITHIN THE COUNTRY GIVE THE DETAILS TO YOUR HOST OUTSIDE SCHOOL PERIOD ONLY TRAVELLING OUTSIDE BELGIUM WITH AN APPROVED CHAPERON (> 25 yo) = WRITTEN APPROVAL FROM PARENTS, HOST FAMILY, RC COUNSELOR, CHAIRMAN SPONSOR, INBOUND DIRECTOR (THÉO), BELGIAN CHAIRMAN (FERNAND) OUTSIDE SCHOOL PERIOD ONLY 23

89 TRAVELLING OUTSIDE BELGIUM WITHOUT AN APPROVED CHAPERON = OFFICIAL INVITATION AND REQUEST FORM WRITTEN APPROVAL FROM PARENTS, HOST FAMILY, RC COUNSELOR, CHAIRMAN SPONSOR, INBOUND DIRECTOR (THÉO), BELGIAN CHAIRMAN (YVAN) OUTISE SCHOOL PERIOD ONLY TRAVELLING IF YOU DON T FOLLOW THE RULES = EARLY RETURN 24

90 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM LIFE IN BELGIUM SOME GOOD ADVICES KEEP ALWAYS WITH YOU INSURANCE CARD EMERGENCY PHONE NUMBERS ADDRESS AND NUMBERS OF: HOST PARENTS RC COUNSELOR DISTRICT OFFICER (Théo, Yvan, Gene, Françoise, Xavier, ) ENOUGH MONEY FOR A PHONE CALL IF YOUR CELL PHONE BATTERY DIES 25

91 HELPFUL TIPS YOU ARE LOST Go to shop, a restaurant, a police station Ask for help GETTING INTO A CAR NEVER with a stranger NEVER with a drunk driver (even if he/she is a Rotarian) WHEN YOU LEAVE HOME Tell your host family where you are going and when you are coming back Inform them of last minute change before HELPFUL TIPS OUT AT NIGHT SOME PLACES ARE DANGEROUS: ask your parents or Belgian friends Parents have to know where you are Always with streetlights Always with friends Never with a stranger In a party always have a view on your glass, never accept a glass from a stranger if you did not see how it was filled 26

92 HELPFUL TIPS PUBLIC TOILETS/WASHROOMS Always with a friend outside Never with a stranger TRAIN STATION Don t cross over the railways Takes the underground or the footbridge YOU FELL UNCOMFORTABLE A stranger talks to you and you feel uncomfortable WALK AWAY In a bus or a train, move near the driver or to other adult passengers D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM MORAL AND SEXUAL HARASSMENT 27

93 MORAL AND SEXUAL HARASSMENT WHAT IS NOT? Receiving kisses on the cheek from a male or a female, young or adult (in Belgium everybody kisses everybody!) Joking about sex in front of many people (Belgian people loves to joke about sex!) Displaying artistic objects (paintings, sculptures...) showing naked human beings WHAT IT COULD BE? Giving kisses on the lips Joking about sex when alone with you Displaying erotic objects Unappropriate touching (breast, bottom...) SEXUAL HARASSMENT WHAT TO DO? If any doubt about some behavior, do not hesitate to ask: your family (sister, brother..) your COUNSELOR a teacher any adult you are confident in If you have no doubt, inform immediately: Inbounds director District Chairman or any Rotarian officer 28

94 SEXUAL ABUSE WHAT IS IT? Unwanted sexual touching Unwanted sexual acts (rape...) Exposure to sexual or pornographic talk or material In any case with the same or opposite sex SEXUAL ABUSE WHAT TO DO? Sexual abuse or rape is illegal between 16 and 18 only if unwanted. Inform IMMEDIATELY a district officer. He will protect you immediately and will inform law enforcement authorities IF YOU FEEL IN DANGER (anywhere: home, school, Rotary, ) LEAVE IMMEDIATELY and go where you feel secure (police, friends, crowded place...) and then inform IMMEDIATELY a district officer. It is useful to have always calling numbers of family, COUNSELOR, district officers with you. 29

95 SEXUAL ABUSE WHAT NOT TO DO? Suffer in silence Feel guilty Be ashamed HOW TO AVOID IT? Avoid provocative behavior or clothing Do not go alone in dangerous places Be always with friends If you have any doubt, especially in your host family or at school, inform immediately your counselor or district officers SEXUAL ABUSE NEVER INTEND Inventing sexual harassment or abuse is very harmful and dangerous. You can go to jail in Belgium. Your parents could have to pay tremendous amounts to victim. 30

96 MORAL HARASSMENT XENOPHOBY WHAT IS IT? Xenophoby is unlawful in Belgium If people are unpleasant because you are a foreigner you must inform your family, counselor... even if it happens at school If your teacher or your family harass you because of your nationality inform your counselor AND a district officer WHAT TO DO? Do not suffer in silence Informing district officers will help future students If you do not inform us we cannot know and we cannot help you HOW TO AVOID MANY PROBLEMS Be confident with your host family, your counselor and district officers. ADAPT YOURSELF Integrate yourself in the activities of your family, your school, your host Rotary club : you are not a guest, you area member of the family. Avoid to be alone in your room, to call your parents too frequently, to or chat during hours. 31

97 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM THANK YOU AND HAVE AN EXCELLENT YEAR IN BELGIUM D1630 YEP YVAN THÉO Et le reste du comité LUNCH 32

98 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM RULES RULES 4D s NO DRINKING NO DRIVING NO DATING NO DRUGS 33

99 RULES 4D s NO DRINKING RULES 4D s NO DRIVING 34

100 RULES 4D s NO DATING RULES 4D s NO DRUGS 35

101 RULES NO PIERCING AND/OR TATOOS Without the parents/guardians approval NO GROUPING IN «LE CARRÉ» OR ANYWHERE ELSE NO TRAVELLING Without approval RULES BASIC PRINCIPLE FOR ANY ACTIVITY SUCH AS PARTY, VISIT, LEISURE REQUEST AUTHORIZATION OF YOUR HOST AND PLAN CORRECTLY INCLUDING DETAILS RESPECT YOUR COMMITMENT RULE OF MANNERS NO EXCESSIVE DRINKING (alcoholic beverages) POLITNESS AND RESPECT CORRECT DRESS CODE 36

102 RULES FOR ACTIVITIES SUCH AS B-DAY, END OF EXAMS NEED TO INFORM YOUR INBOUND DIRECTOR ALWAYS REQUEST YOUR HOST FAMILY APPROVAL FORBIDDEN TO GO OUT ALONE AND/OR TO SPEND SLEEPLESS NIGHT OUTSIDE IN «LE CARRÉ» NEVER ALONE OR WITH ANY OTHER YEP IF WITH HOST FAMILY MEMBER = APPROVAL FROM HOST PARENTS RULES - OTHERS ATTENDING MUSIC FESTIVALS Only during daytime No overnight stay Same rules regarding alcohol, drugs apply and need to be respected Prior approval compulsory before buying any tickets (if tickets bought this will be bear by the Inbound) EXTRA: Host family approval required Natural parents approval as well as their written consent Show the participants list Need to prepare carefully the festival visit with your friends 37

103 RULES NEED INBOUND DIRECTOR S APPROVAL OUTSIDE SCHOOL PERIOD NO BOY/GIRLFRIEND VISIT NOT BEFORE EASTER BREAK YOUR HOST FAMILY = NOT A HOTEL RULES CONTRACT SIGNED IF YOU BREAK THE RULES = EARLY RETURN 38

104 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM LE PERMIS DE CONDUITE LE PERMIS DE CONDUITE ADAPT YOUR DRINK TO YOUR CAPABILITY OR HAVE A CORRECT BEHAVIOR NO EXCESS TWO WARNINGS THRID = EARLY RETURN SPEAKING FRENCH/GERMAN = MANDATORY 39

105 LE PERMIS DE CONDUITE LE PERMIS DE CONDUITE Il n est donc pas tolérable : Que l étudiant ne fréquentes pas l école de façon régulière. Que l étudiant voyage sans autorisation et en dehors des périodes autorisées. Que l étudiant se balade avec une bouteille d alcool lors d un voyage ou en rue. Que l étudiant consomme des alcools forts lors d une quelconque activité publique ou privée. Que l étudiant passe son après-midi dans un café ou un bar en absorbant plusieurs boissons alcoolisées Que l étudiant se trouve dans une tenue indécente à cette occasion. Les limites qui sont imposées sont assorties de points pour rappeler à l ordre en cas de conduite indigne pour un jeune ambassadeur du ROTARY. 40

106 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM EARLY RETURN EARLY RETURN BREAKING THE 4 D s NO SCHOOL ATTENDANCE NOT ABLE TO SPEAL CORRECTLY BELGIAN LAW VIOLATION ISSUE WITH LE CARRÉ IN LIÈGE DESOBEDIENCE TO PARENTS, RC COUNSELOR, CHAPERON UNAUTHORIZED TRAVEL NO INTEGRATION 41

107 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM PROBLEMS PROBLEMS TALK WITH YOUR HOST FAMILY TO WITH YOUR ROTARY COUNSELOR DON T STAY ALONE COMMUNICATION = KEY NEVER SUFFER IN SILENCE 42

108 REPORTS REPORT TO BE WRITTEN ON TO BE DONE 3/4 TIMES/YEAR IN CASE OF PROBLEMS Théo LEGRAND Responsable des Inbounds 43

109 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM REWARDING & PARTICIPATION REWARDING & PARTICIPATION 44

110 D1630 YOUTH EXCHANGE PROGRAM THANK YOU AND HAVE AN EXCELLENT YEAR IN BELGIUM D1630 YEP YVAN THÉO Et le reste du comité 45