COMMENT TRAVAILLER AVEC UN FREELANCE

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1 COMMENT TRAVAILLER AVEC UN FREELANCE La société du savoir est composée de juniors et de seniors plutôt que de patrons et de subordonnés. Peter F. Drucker 1 Est freelance «celui qui prospecte sa clientèle, définit avec elle sa mission et la réalise lui-même ensuite». La personne que vous, donneur d'ordre, allez rencontrer sera votre partenaire du début à la fin du projet. Comment lui faire confiance, et comment lui donner, à elle, envie de vous faire confiance? QUELQUES PRÉCISIONS JURIDIQUES LES GARANTIES OFFERTES PAR UN PRESTATAIRE FREELANCE LES OBLIGATIONS DU DONNEUR D'ORDRE COMMENT BIEN TRAVAILLER AVEC UN FREELANCE LES SIX CONSEILS POUR LA RÉUSSITE DU PROJET QUELQUES PRÉCISIONS JURIDIQUES Si vous n'êtes pas un expert du droit social, vous avez peut-être quelques inquiétudes sur la légalité de votre relation contractuelle? L'existence légale du freelance Rassurez-vous, un freelance est un prestataire comme un autre : il est enregistré auprès de toutes les autorités juridiques ou sociales. Certains sont «entreprises individuelles», ou «en nom propre», ils ont un numéro de Siren (et de Siret) et un code APE définissant leur profession. D'autres ont créé une société, SARL, EURL ou même SA ou SAS. Ils ont alors, outre le numéro de Siren déjà cité, un numéro d'enregistrement au registre du commerce et des sociétés (RCS). D'autres travaillent comme salariés d'une société de portage qui leur laisse, sous certaines conditions, le libre exercice de leur indépendance quotidienne. Votre relation contractuelle sera alors établie avec cette société de portage. Enfin, d'autres statuts peuvent s'adapter à certains freelances, soit parce que leur profession les y contraint (les pigistes sont obligatoirement salariés d'une entreprise de presse, les vacataires d'une société de formation), soit parce que leurs prestations relèvent du droit d'auteur (œuvres littéraires, artistiques ou industrielles originales définies par le Code de Propriété Intellectuelle). Les photographes, par exemple, peuvent relever de six statuts différents - artisans, commerçants, libéraux, droits d'auteur, salariés (agence, pigistes ou société de portage), gérants de société. Sociétés de portage Le principe de la société de portage est de salarier le freelance durant au moins la durée de sa mission, mais c'est lui (elle) qui est chargé de trouver ses clients, de négocier et de réaliser la mission. Leur plus-value réside dans le support administratif qu'ils apportent au freelance, et au positionnement légal (même si quelques juristes pointilleux émettent des réserves) qu'ils offrent à ceux qui ne souhaitent pas (tout de suite) s'enregistrer comme entreprise. Une charte déontologique des sociétés de portage adhérant au Syndicat professionnel (SEPS) est disponible sur le site Internet : ANNUAIRE PROFESSIONNEL DES FREELANCES

2 Ils sont tous inscrits auprès des caisses de protection sociale, et cotisent régulièrement aux assurances maladie, maternité, invalidité, décès et vieillesse sous les multiples formes de recouvrement opérées par celles-ci. Le justificatif essentiel qu'ils peuvent vous présenter est l'attestation de versement fournie annuellement par l'urssaf, aux alentours du mois de mars. Ces précisions sont applicables en France, mais de semblables existent dans tous les autres pays. Renseignez-vous. La non subordination du freelance Ce n'est pas l'expérience qui intéresse un client, c'est l'application de cette expérience à l'identification et à la solution d'un problème. Oubliez le temps passé. Emile Landormy 2 La caractéristique principale de leur activité est bien sûr leur 'indépendance par rapport aux donneurs d'ordre. Celle-ci se traduit de plusieurs façons : ils exécutent la mission définie contractuellement, et ils sont extérieurs à votre entreprise. Même si leur activité est rémunérée au temps passé (travail en régie, ou animation de sessions, de séminaires, etc.) ou à la pièce (nombre de caractères traduits, par exemple), ceci ne correspond pas à un prêt de main d'œuvre mais à une simple modalité de paiement. Le freelance intervenant pour le compte d'une entreprise exécute une mission définie à l'avance, fournit un résultat tangible et évaluable (rapport, logiciel, traduction, graphisme, etc.) en contrepartie de sa rémunération, et la relation contractuelle porte sur la fourniture de cet «objet livrable». Toute modification de celui-ci donne lieu à un avenant au contrat, que nous conseillons de rédiger formellement. Le freelance est un élément extérieur à l'entreprise du donneur d'ordre. S'il est normal qu'il respecte le règlement d'hygiène et de sécurité lorsqu'il pénètre dans les locaux de son client, il n'est soumis à aucune autre obligation s'appliquant aux salariés de ce dernier : pointage, respect des horaires de travail, limitation des déplacements - ni à aucun des avantages dont ceux-ci bénéficient : comité d'entreprise, mutuelles, primes et participations, médecine du travail, etc. Sauf en ce qui concerne l'hygiène et la sécurité, il n'a pas à obéir aux ordres de quiconque (à part à ceux de son conjoint, mais c'est une autre histoire...). Quelles sont donc les obligations du freelance? LES GARANTIES OFFERTES PAR UN PRESTATAIRE FREELANCE Les garanties contractuelles Le contrat, qu'il soit rédigé formellement ou tacite, implique un certain nombre de garanties fournies au donneur d'ordre : remise d'un résultat concret, délai de réalisation, responsabilité du contenu. Cette garantie est soumise à la bonne foi des parties et à l'absence de fautes lourdes. Un «service après-vente» (correction de bogues, support téléphonique), limité dans le temps, peut être négocié. Enfin, une assurance Responsabilité Civile Professionnelle couvre en général le freelance contre les «fautes, erreurs ou omissions» qu'il pourrait commettre dans l'exercice de son activité professionnelle. Vous pouvez lui en demander confirmation. Les garanties extra-contractuelles (de droit commun) S'agissant de prestations intellectuelles, le prestataire est soumis à une «obligation de moyens». 10 ANNUAIRE PROFESSIONNEL DES FREELANCES 2003

3 De même qu'un avocat ne promet pas de gagner un procès, un freelance ne peut garantir les conséquences de ses œuvres. En revanche, il s'engage à employer les meilleurs moyens conformes aux données de la profession. Etant un professionnel de son secteur d'activité, il respecte aussi des obligations d'information, de mise en garde et de conseil : Information. Il vous fournit les éléments vous permettant de prendre des décisions justifiées et efficaces. Mise en garde. Il vous avertit de l'existence de dangers et attire votre attention sur ce qu'il ne faut pas faire. Conseil. Il vous suggère ce qu'il faut faire. Son éthique professionnelle comporte aussi une «obligation de confidentialité». La description précise de cette obligation peut donner lieu à de multiples subtilités : quelles données sont confidentielles? auprès de quels tiers? quelles précautions matérielles doivent être prises? etc. Il vaut mieux s'en tenir à une notion plus morale de «discrétion professionnelle», comportant implicitement la renonciation du prestataire à toute divulgation d'informations relatives au fonctionnement de votre entreprise et à la réalisation de vos produits et services. Les règles de bon sens Signer ses actes est la meilleure garantie de qualité que je connaisse. C. Handy 3 La complexité de la réalisation d'un projet répond à la complexité des rapports humains. A la différence d'une société, votre prestataire est une personne physique, avec ses qualités, ses défauts, ses penchants et ses humeurs. En revanche vous savez, dès le départ, que votre interlocuteur est celui qui va vous accompagner dans votre projet, du début à la fin. L'essentiel est donc que chaque interlocuteur soit au fait de l'attente réciproque de chaque partie. Le contrat écrit est une pièce maîtresse de cette relation, mais il doit être précédé, et suivi, d'un accord oral permanent. Vous trouverez auprès du freelance une écoute attentive de vos préoccupations, et, réciproquement, la vôtre est essentielle pour qu'il vous fasse part, en toute confiance, des obstacles qu'il ou elle rencontre. Tout projet d'entreprise, même restreint, est soumis à des aléas imprévus. Seule la motivation des participants peut les surmonter et permettre de trouver les solutions. La relation directe entre le donneur d'ordre et le prestataire freelance est une opportunité majeure pour résoudre rapidement et à moindre frais le problème. Profitez donc de cette relation directe, et restez disponible pour le contact personnel. LES OBLIGATIONS DU DONNEUR D'ORDRE Le respect du contrat Même implicite, un contrat est un contrat, et le freelance est votre prestataire et non un subordonné. Quelques règles de fonctionnement sont donc nécessaires : L'objet du contrat doit être précis : il porte sur le résultat attendu et la date de sa remise ; en contrepartie, il précise le prix et les délais de paiement - les frais professionnels, par exemple, doivent être convenus réciproquement Toute modification doit faire l'objet d'un avenant, accepté par les deux parties Les obligations de chaque partie doivent être définies, ainsi que les conséquences d'un manquement éventuel La résiliation du contrat doit être prévue, avec ses modalités et ses conséquences La propriété des résultats, surtout lorsqu'il s'agit de biens immatériels, doit être précisée - la loi française, et européenne, est très stricte sur le sujet ANNUAIRE PROFESSIONNEL DES FREELANCES

4 Enfin, les garanties et responsabilités réciproques doivent être définies, y compris dans leurs limitations pécuniaires C'est la raison pour laquelle nous conseillons aux freelances et à leurs clients de rédiger un document écrit. Celui-ci n'est jamais que la concrétisation des discussions préalables, mais il oblige à aborder ces points essentiels. La présence d'un homme de l'art n'est pas obligatoire, mais, pour certaines prestations, l'existence de contrats-types évite d'oublier des rubriques. Les obligations légales Une fois rédigé, le contrat a force de loi entre les parties. Mais il existe aussi d'autres obligation, de droit commun, auxquelles le donneur d'ordre doit se plier, d'information, de collaboration et de réception. Information. Vous fournissez toute l'information utile à votre prestataire pour l'exécution de sa mission. Collaboration. Vous prenez les dispositions nécessaires pour favoriser le succès de la mission de votre prestataire, en particulier en informant et formant vos collaborateurs, en autorisant l'accès aux locaux de votre entreprise, en fournissant des éléments de tests de la solution, etc. si nécessaire. Réception. Vous devez prendre livraison du résultat présenté par votre prestataire et en accuser réception ; vous devez ensuite l'accepter ou le refuser. La rémunération du freelance Vous payez cher votre freelance? Sachez qu'il a quelques charges à régler, ventilées en général comme suit par rapport à son chiffre d'affaires : Frais d'exploitation (téléphone, informatique, déplacements, formation...) 25 % Charges sociales, obligatoires et complémentaires 20 % Divers (Taxe professionnelle, assurances...) 5 % En revanche, pour vous, les honoraires demandés sont nets, et vous récupérez la TVA. Ces obligations sont de bon sens, mais elles sont indispensables au bon fonctionnement du projet. La pratique du statut de freelance oblige à constater que, bien souvent, c'est leur non respect qui fait obstacle au bon déroulement de la prestation. Les bonnes pratiques Le point principal repose sur le paiement de votre prestataire en temps et en heure. Ce dernier ne dispose pas de la solidité financière d'un grand compte, et les organismes de crédit ne sont pas toujours très accueillants à ses demandes. De plus, il considère, à juste raison d'ailleurs, que votre respect de cet élément matériel de la relation est un signe concret de votre appréciation de sa prestation. En contrepartie, le freelance doit vous tenir au courant de l'avancement de ses tâches. Dans le type de travail immatériel que représentent ses prestations, il est toujours efficace que vous soyez rassuré que tout avance conformément au calendrier prévu. Mais, plongé dans la réalisation de sa mission, le freelance n'a pas toujours le réflexe de vous en faire part. Il est donc de bon conseil de suggérer que des rendez-vous, ne serait-ce que par téléphone, soient planifiées (éventuellement dans le contrat lui-même) dans des délais raisonnables, une fois par jour, par semaine ou par quinzaine suivant le degré d'urgence et la nature du projet. Enfin, votre accord sur le résultat fourni doit être formalisé. Votre absence, pour quelle que raison que ce soit, par la suite peut être une source d'ennuis pour votre prestataire si la prestation n'a pas été conclue par un compterendu ou «recettée» par écrit. Agences intermédiaires Il existe un certain nombre d'agences de services travaillant régulièrement, et parfois exclusivement, avec des freelances. Leur plus-value consiste à trouver et sélectionner pour vous le meilleur prestataire disponible. Vous pouvez leur faire confiance, mais le bon conseil est malgré tout de demander à rencontrer le freelance avant de vous engager. 12 ANNUAIRE PROFESSIONNEL DES FREELANCES 2003

5 COMMENT BIEN TRAVAILLER AVEC UN FREELANCE Comment le choisir Ce n'est pas au pied du mur qu'on connaît le maçon, c'est tout en haut. Auguste Detoeuf 4 Le présent annuaire est un bon moyen pour choisir votre prestataire, et il en existe d'autres. Comment le choisir parmi les multiples offres? La réponse n'est pas facile, et vous ne connaîtrez le résultat qu'à la fin de la mission. Dans un premier temps, le simple tri tenant compte de la disponibilité du candidat, de l'évaluation des prestations offertes (le prix n'est qu'un des éléments) et de la vérification de la qualité de ses références est déjà très efficace. Suivant les métiers, vous pouvez demander la réalisation d'un devis, ou même une ébauche de solution (un rough pour les graphistes) ou d'un test (une courte traduction pour les traducteurs). La bonne pratique veut que, si vous demandez un travail impliquant un certain investissement (étude préalable, devis complexe, test), vous proposiez de rémunérer cette activité. Le temps du freelance, entre ses réalisations, ses démarches commerciales, sa formation et ses formalités administratives et comptables, bien qu'il n'en soit pas avare est malgré tout limité. Une juste rémunération introduira une solide confiance entre vous et lui, prologue de votre bonne entente future. Une fois votre prestataire choisi, essayez de respecter le calendrier de la mission. Le freelance a libéré son temps pour vous le consacrer, tout décalage l'obligera à chercher une autre source de revenus, peut-être à votre détriment. A tout le moins, tenez-le au courant dans les meilleurs délais des changements de planning inévitables dans tout projet. Comment l'aider S'il doit travailler avec vos collaborateurs, il est indispensable que le freelance soit présenté par vos soins à ceux-ci. Une lettre de mission peut lui être remise s'il se présente à des tiers en votre nom. Ce qui l'aidera le plus au cours de sa mission sera votre disponibilité. Si celle-ci n'est pas, d'évidence, totale, la fixation de rendez-vous précis, comme déjà indiqué plus haut, est une bonne formule, impérative et économique à la fois. Les multiples détails du projet, les obstacles mineurs ou majeurs y seront évoqués, et vous serez assuré de l'implication de votre prestataire. Enfin, une dernière suggestion lui sera à la fois agréable et utile : l'expression de votre satisfaction à l'aboutissement du projet. Sans aller jusqu'à la remise d'une médaille (encore que...), une appréciation orale, et, encore mieux, écrite, le confirmera dans sa confiance en lui et lui permettra d'ouvrir d'autres portes par la suite. Trop timide, il hésitera à vous la demander, mais sera extrêmement reconnaissant que vous lui en fassiez part. Garantissez-lui aussi, s'il n'y a pas d'impératifs de confidentialité, de répondre aux demandes de références d'autres donneurs d'ordre. Comment peut-il vous aider? Il peut paraître prétentieux d'évoquer l'aide qu'il peut vous apporter, alors qu'il n'est qu'un prestataire, le plus petit sans doute parmi vos fournisseurs habituels. Il est pourtant, à lui seul, un expert dans sa profession, un administrateur, un commercial et un chef d'entreprise. Et son expérience de clients divers et de projets variés est enrichissante. Il est aussi très souvent en contact professionnel avec d'autres freelances, exerçant dans des secteurs complémentaires au sien. Il partage avec eux un certain nombre de valeurs, dont certainement celle de la qualité du travail - que vous avez pu tester. Votre recherche de prestataires peut être accélérée si vous lui demandez de vous ouvrir les portes de son réseau. «Les personnes plates, dit un auteur anglais, E.M. Forster, sont celles qui vivent à une dimension». Le freelance en dispose certainement de plusieurs. Et sa collaboration avec votre entreprise, si elle s'applique à un projet précis, peut dépasser cet objectif, pour peu que vous soyez à l'écoute de votre interlocuteur. ANNUAIRE PROFESSIONNEL DES FREELANCES

6 LES SIX CONSEILS POUR LA RÉUSSITE DU PROJET Voici, en résumé, quelques conseils dictés par l'expérience. La qualité, c'est l'aptitude d'un produit à répondre au besoin de l'utilisateur. Afnor L'accord réciproque sur les termes de la mission La signature d'un contrat est une bonne précaution. La rédaction d'une courte lettre résumant les points d'accord un minimum indispensable. Encore faut-il que les termes essentiels de la mission aient été définis : objectifs de la mission (et les vôtres), calendrier, prix et modalités de paiement, objet(s) à livrer, conditions de modifications et de résiliation du contrat, propriété des résultats, garanties. L'accord réciproque sur les modifications de la mission Il est rare qu'un projet n'évolue pas durant son exécution. Il sera alors nécessaire d'en évaluer les conséquences sur la mission confiée à votre prestataire. Tant qu'un accord n'est pas trouvé, ce sont les conditions préalables qui font loi ; aussi vaut-il mieux formaliser les modifications avant d'aborder la nouvelle phase. Le contact régulier au cours de celle-ci Le freelance, en général, n'est pas avare de son temps. Mais il ne peut travailler seul pour un projet dont vous êtes le maître d'ouvrage.. Un contact régulier, si possible planifié, tout au long du projet est donc un gage de succès de celui-ci. Le respect des délais Le respect des délais est un enjeu trop important pour que les deux parties n'y attachent pas une importance capitale. Le freelance s'y attache, parce que sa productivité est en jeu. Mais c'est aussi au donneur d'ordre de surveiller que ses propres engagements sont tenus, et de prévenir de tout incident susceptible de les remettre en cause. L'accord sur les résultats de la mission Un accord formel est indispensable, quitte à émettre des réserves et à envisager précisément comment elles peuvent être traitées. Cette clôture (provisoire, toutes les parties l'espèrent) des relations concrétise la confiance réciproque établie lors du projet. La reconnaissance de la qualité des résultats Si vous avez été satisfait du déroulement de la mission et des résultats fournis par votre prestataire, dites-le lui, et, mieux, écrivez-le. Un projet se réussit toujours à deux, et si vous êtes satisfait de lui, il l'est forcément de vous. Et il le fera savoir... Bonne chance pour la réussite de vos projets! Michel PAYSANT Secrétaire général de Freelance en Europe 1 Une perspective du proche avenir, in The Economist, 3 novembre Moi, Emile Landormy, indépendant du 21e siècle, Téraèdre, Le temps des paradoxes, Village Mondial, Propos d'o.l. Barenton, confiseur, Auguste Detoeuf, Editions d'organisation 14 ANNUAIRE PROFESSIONNEL DES FREELANCES 2003