Diversifier l Information, la Communication préventive, l Ouverture vers la Langue des Signes Française. Sigle officiel : DicoLSF

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1 Objet : Fiche principale de DicoLSF : Diversifier l Information, la Communication préventive, l Ouverture vers la Langue des Signes Française Sigle officiel : DicoLSF Article 1 du règlement intérieur : Ce document complète les statuts de l association et est associé à des annexes qui précisent des points par article. Règlement intérieur de DicoLSF, ayant pour objet : Ce règlement de DicoLSF a pour but de gérer l ensemble des points qui régissent le bon fonctionnement de cette association, notamment l accueil des bénévoles (lié à la charte du bénévolat), les salariés, les stagiaires, les volontaires, la gestion des locaux, le véhicule de fonction, la location du matériel, l utilisation du matériel multimédia, le remboursement des frais pour les bénévoles, l obtention de fiche de dons aux œuvres, les tarifs appliqués pour des interventions, des anim actions, etc... Adresse : 2 bis route de Clisson Nantes Adopter le : jeudi 11 septembre 2008, par l ensemble des adhérents présents lors de l assemblée générale. Modifié le : Samedi 22 novembre 2014 et adopté par le Conseil d Administration. Chaque année, le règlement est revu en fonction des changements possibles. I MEMBRES. Article 1 : Admission. Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d adhésion. Elles auront connaissance des statuts, règlement intérieur et charte du bénévole disponibles sur le site en page «doc_admin». Pour les mineurs de moins de seize ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal. Cette demande est acceptée dès que l intéressé(e) s inscrit sur le site. A défaut de réponse dans les quatre mois du dépôt du bulletin d adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée. Article 2 : Cotisation (peut être revue tous les ans à l Assemblée Générale). Les membres adhérents doivent s acquitter d une cotisation annuelle de 6 (Montant identique pour chaque membre sauf pour les mineurs de moins de seize ans car leur inscription en gratuite). Pour chaque foyer adhérent, il est vivement conseillé de fournir trois enveloppes timbrées avec leur adresse au moment de l adhésion (L adhésion familiale est acceptée que si les enveloppes sont fournies même pour les mineurs). A défaut, l association ne peut pas être tenue pour responsable d un problème de convocation 1 / 8

2 Pour les partenaires, il est vivement demandé de soutenir le projet de cette association en versant une adhésion morale fixée à 10 pour une année. La cotisation annuelle doit être versée avant le 15 mars. Pour les adhésions éloignées avec le site internet DicoLSF, l inscription sera validée à la réception du chèque et les informations seront transmises par un courrier électronique (pas d enveloppes à fournir). Tou(te)s les adhérent(e)s recevront un identifiant et un password. A compter de l exercice 3, il est demandé une photo d identité afin d établir une carte d adhérent pour celles et ceux qui deviendraient bénévoles. Cette carte et le porte cou a valeur de 5 (en cas de perte, le bénévole ou la bénévole devra payer 5 ). Toute cotisation versée à l association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d année en cas de démission, d exclusion, ou de décès d un membre. Les adhérent(e)s sont responsables de leur information transmise Article 3 : Exclusion. Conformément à l article 6 des statuts, un membre peut être exclu par radiation pour les motifs suivants : (L ensemble de l association sera informé) Si le ou la membre ne respecte pas les statuts et le règlement intérieur de l association. Si le ou la membre a été irrespectueux à l égard d un(e) autre adhérent(e) de cette association et notamment vis à vis des responsables (Bureau, Conseil d Administration, Directeur, Responsables des commissions). Si le ou la membre par ses actions a porté atteinte à l image de l association. Celle ci doit être prononcée par le bureau, le CA lors des réunions organisées tous les deux mois, après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d exclusion est engagée. Le ou la membre sera convoqué par courrier postal quinze jours avant cette réunion, avec un accusé de réception qu il devra valider. Cette lettre comportera les motifs de l exclusion. Il pourra se faire assister d une personne adhérente de son choix. La décision d exclusion sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de quinze jours après la réunion. Si le ou la bénévole ayant suivi une formation ne fait pas les deux actions souhaitées, il ou elle ne pourra pas bénéficier du statut bénévole, l année suivante. En conséquence, il ou elle ne pourra pas poursuivre sa formation au sein de l association. Article 4 : Perte de la qualité de membre. Le membre n ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de deux mois à compter de la date d exigibilité (15 mars), ne sera plus considérée comme adhérent. Le membre doit impérativement respecter les modalités d inscription définies par l article 2 du règlement intérieur pour ne pas perdre son adhésion. En cas de décès, la qualité de membre s éteint avec la personne. Toute initiative de la part d un(e) adhérent(e) lors d une telle situation dramatique doit être encouragée par l ensemble de l association et il serait souhaitable de faire preuve de solidarité en de telles circonstances en attribuant le titre de membre d honneur à l adhérent(e) décédé(e). 2 / 8

3 Article 5 : Salarié(e)s. Il est vivement déconseillé que les salarié(e)s cumulent le rôle d adhérent(e) avec la reconnaissance de l Agrément d Intérêt Général en date du 10 septembre Leur contrat fera l objet d un entretien et «d une évaluation en LSF pour valider le niveau européen». Leur salaire est géré par chèque emploi associatif ou CAE Passerelle (Contrat d Accompagnement à l Emploi Passerelle) ou Contrat Étatique en fonction du temps de travail (CDI, CDD, etc ). Article 6 : Stagiaires. Les stagiaires sont adhérent(e)s durant la période signée sur les conventions de stage. L association n est pas responsable des méfaits orchestrés par le ou la stagiaire mais c est l assurance avec son établissement formateur qui couvre les frais. Article 7 : Volontaires en Service Civique. Les volontaires sont adhérent(e)s durant la période signée sur les conventions de Service Civique. L association est responsable des méfaits orchestrés par le ou la volontaire mais s accordera le droit de le signaler à la DRJSCS et de provoquer une réunion de crise en urgence. Leur contrat fera l objet d un entretien et «d une évaluation en LSF pour valider le niveau européen». Les indemnités sont gérées avec le site de la DRJSCS. Article 8 : Formations des Bénévoles. En fonction des besoins et des subventions accordées, l association organise des formations pour ses bénévoles (Acteurs de deux actions par axe). Les personnes devront être adhérent(e)s et devront remplir la fiche de formation en formulant leur vœux Ces formations peuvent être gratuites ou faire l objet d une réduction. Toute doléance ou dérogation devra être adressée par courrier à l attention du Conseil d Administration II Fonctionnement de l association. Article 9 : Règles et Vie Commune. L association fonctionne selon des commissions d intervention (voir l organigramme). Chaque action devra faire l objet d une responsabilité de l ensemble des adhérent(e)s, notamment pour la préparation et le nettoyage. Les ateliers bébé signe, d initiations LSF et de prévention sur les risques auditifs, auprès d organismes extérieurs, feront l objet d un devis, d une facture et d une convention d intervention. Associations ou Communes : Demi Journée : 160 ou Journée : 260 Hors frais déplacement. Sociétés : Demi Journée : 215 ou Journée : 405 Hors frais déplacement. Taux horaire : 85 /h Temps de préparation : 40 /h Hors frais annexes. Par adulte : 3 adhérent ; 5 non adhérent par anim action Bénévole : Gratuit ; Enfant 12 ans : Gratuit Les frais de déplacement font l objet d un remboursement en fonction du barème fiscal de l État (Voir les fichiers de déclaration de l association) ou l adhérent(e) signe une décharge laissant les frais au bénéfice de l association pour obtenir un récépissé de Dons (Agréments Dons aux œuvres) en fonction des droits de l État. Les tickets de transports en commun seront remboursés ou fournis. Les frais de repas seront pris en charge pour les salarié(e)s avec les chèques repas que si le budget de l association le permet. 3 / 8

4 Si l association fait l acquisition d un véhicule, il sera assuré par l association. Seul, les membres du CA pourront le conduire ainsi que le directeur salarié. Impossible pour un jeune conducteur de l empreinter. Il faudra vérifier les termes du contrat d assurance. En premier lieu, l association ne pourra pas être tenue pour responsable d un accident commis par un des participants d une action, c est l assurance de cette personne qui doit couvrir les frais notamment sa responsabilité civile. L assurance de l association ne couvrant que les risques liés à ses activités. L assurance couvre les bénévoles, les adhérent(e)s, les non adhérent(e)s pendant les actions de l association. L arrêt de travail des bénévoles est en partie pris en charge que si l assurance couvre le sinistre et qu il est prouvé que leur arrêt est directement lié à une action de l association. (vigilance de signer la fiche de présence). Article 10 : Local de l association. L accès est libre durant les permanences d ouverture. Avant de venir, il est vivement conseillé de vérifier sur l agenda du site que l association n a pas d activité à l extérieur. Pour tous renseignements (fiche d adhésion, formations, etc.), il est vivement conseillé de ne pas venir pendant l action mais de venir avant ou à l issu de l activité. Interdiction de fumer surtout en présence de bébés ou d enfants. L alcool étant limité pour de grande occasion. En aucun cas, l association ne sera tenue pour responsable de l abus de personnes présentes dans ses activités. Elle s accorde le droit de les renvoyer s ils perturbent le bon déroulement des anim actions. Les nuisances sonores doivent être limitées surtout lors de location de salles, etc L accès est prioritaire pour les adhérent(e)s. Une préinscription sera envisagée et peut valoir de limiter l accès aux activités notamment pour les non adhérent(e)s. La salle commune doit faire l objet d un nettoyage régulier. A chaque fin d activité, notamment les samedis, il sera demandé la participation de deux bénévoles minimum pour le rangement du matériel et le nettoyage de la salle Durant les activités, l association dispose d un micro onde, d une cafetière, etc. Une petite participation sera demandée pour le financement des consommables. Les bénévoles ont accès gratuitement aux activités que s ils préparent la salle et font le rangement en fin d ateliers (Il est impératif d être présent ½ heure avant et de rester ½ heure à la fin). Article 11 : Location du matériel de l association. L utilisation du matériel fera l objet d une location avec un chèque de caution annuel de 80 pour responsabiliser la prise en charge (Jeux, Livres, DVD, etc ). Tous les équipements sont gérés avec un logiciel ou un site «boutique en ligne» Le matériel Multimédia sera soumis à une location avec un chèque de caution à hauteur de l achat du ou des matériels empreintés Pour chaque empreint, il sera fait don de 1 pour compléter la ludothèque. Un inventaire devra être réalisé tous les ans en septembre ou en octobre pour organiser les achats ou les réparations Les dons de matériel font l objet d une évaluation de leur valeur et l association délivre un reçu fiscal Du matériel pourra être consultable au local tel que les revues des sourds, les magazines, les livres rares ou les jeux qui sont régulièrement utilisés par l association 4 / 8

5 Article 12 : Discipline et confidentialité. Toute personne accédant au local, aux anim actions de l association est soumis aux clauses des statuts et du règlement intérieur Entre autre, le respect des horaires, les règles d hygiènes et de sécurité en vigueur dans le local ou lors des interventions externes Pour toute interruption temporaire (maladie, accident, grossesse, paternité, etc.), quelques soit le statut de la personne dans l association (adhérent(e), bénévole, stagiaire, volontaire, salarié(e)), il est impératif d alerter dans un délai de 2 jours, les responsables de l association afin de ne pas nuire au bon déroulement des activités Toute personne est tenu de respecter la confidentialité des documents mis à sa disposition. Elle prend donc l engagement de n utiliser en aucun cas les informations recueillies ou obtenues, pour en faire usage personnel, publication, communication à des tiers sans accord préalable des membres du Conseil d Administration. En conséquence, elle s engage à ne conserver, emporter, ou prendre copie d aucun document ou logiciel ou source site internet, de quelque nature que ce soit, appartenant à l association Rappeler que toutes les illustrations, les pictogrammes, les photos, les vidéos sont la propriété de l association avec la déclaration copyrightfrance. L association faisant appel à des professionnel(le)s, ils sont co propriétaire des œuvres Des poursuites peuvent être engagées en cas de préjudice Article 13 : Conseil d Administration. Conformément à l article 7 des statuts de l association, le conseil d administration est élu lors de l assemblée générale ordinaire ou extraordinaire en cours d année. Les personnes sont élues pour trois ans (1/3 sortant tous les ans). Ce conseil est composé du bureau, de délégués du personnel salarié et de bénévoles qui ont émis le souhait d être dans ce CA. Si un des membres est absent des réunions et ne prévient pas, au bout de deux absences, il est définitivement exclu du CA. Si le nombre de bénévoles qui se présentent au CA, est inférieur à 5 alors, ce CA sera dissout et l association sera gérée par le bureau bénévole et d un délégué du personnel salarié à titre consultatif. Les salariés ne peuvent pas dépasser les 1/3 des personnes élus. Les salarié(e)s ne prennent pas part au vote des décisions importantes Article 14 : Le Bureau. Conformément à l article 8 des statuts de l association, le bureau a pour objet de se réunir une fois tous les deux mois avec le CA sur convocation du directeur de l association. Il est composé de deux personnes minimum nommées par le CA lors de l Assemblée Générale. Les décisions sont prises à la majorité requise pour avaliser les décisions. Les personnes sont nommées pour un an. Si un des membres est obligé de se retirer du Bureau, il peut être remplacé par un membre du CA lors d une réunion ou sinon, il faut provoquer une assemblée générale extraordinaire 5 / 8

6 Article 15 : Assemblée générale ordinaire. Les membres ayant six mois d adhésion, ont un droit de vote. Tous les adhérents sont convoqués par courriel ou par courrier (si enveloppes) quinze jours avant la date de l assemblée générale ordinaire. Le vote se déroule à main levé pour les changements de statuts, du règlement intérieur, du budget prévisionnel ou le compte de résultats de l année écoulée. Les mineurs ont droit de vote à partir de l âge de 16 ans. Un(e) secrétaire est désigné(e) en début de séance. Il ou elle rédige le procès verbal de l assemblée générale. Les votes par procuration ou par correspondances sont autorisés et limité à 1 voix par personne présente. Il est souhaitable de nommer deux commissaires au compte qui seront en droit de vérifier la comptabilité de l association et argumenter leur point de vue lors de l assemblée générale. Article 16 : Assemblée générale extraordinaire. Les membres ayant un an d adhésion sont électeurs et éligibles, seulement si l un des membres du bureau décide de se retirer de l association. Tous les adhérents sont convoqués par courriel ou par courrier (si enveloppes) quinze jours avant la date de l assemblée générale extraordinaire. Le principe de fonctionnement et de quorum suit les indications de l article 10 des statuts de l assemblée générale ordinaire. Les modalités de présentation peuvent être gérées par un(e) salarié(e). En aucun cas, les salarié(e)s peuvent participer aux votes. Si des sourd(e)s sont présent(e)s et ont prévenu de leur présence deux mois avant la date de l assemblée générale, l association fera appel à des interprètes LSF (Voir aussi en fonction de son budget). En cas d absence d inscription, l association ne pourra pas être tenue pour responsable du désagrément De même, si les adhérent(e)s n ont pas fourni les trois enveloppes, l association ne peut pas assurée que la convocation électronique soit bien parvenue (Impossible de remettre en cause les votes) III Dispositions diverses. Article 17 : Commission de travail (voir organigramme). Des commissions de travail peuvent être mise en place dès qu un(e) adhérent(e) propose une activité. Il est fortement conseillé que ces commissions soient présidées de deux responsables, un(e) sourd(e) et un(e) entendant(e). Ils ont le devoir de former leur équipe pour réaliser le projet et de défendre leur activité lors des réunions du CA. Ils doivent fournir l ensemble des documents pour que le projet soit soumis. En termes de documents, il faut définir précisément l objet de l action avec les contacts extérieurs, le budget alloué (justificatifs par devis), les tarifs pour les adhérent(e)s et les non adhérent(e)s qui peuvent être invité(e)s. Ils doivent adresser le dossier aux responsables de l association qui seront en mesure de donner leur accord. Il est conseillé de faire appel à des stagiaires en cas de projet conséquent. 6 / 8

7 Article 18 : Délégation. Le bureau délègue le directeur, pour représenter l association en tant que de besoin, notamment pour les assemblées, les différentes actions, auprès de la banque ou de l assurance. Le directeur assisté du Bureau, du CA et des responsables de commissions, gère le fonctionnement de cette association. Il doit informer le CA lors des réunions Article 19 : Consultations des adhérent(e)s. La consultation des adhérent(e)s est possible par voie de correspondance postale ou électronique. Néanmoins, il est préférable que chaque adhérent(e) soit impliqué(e) dans le fonctionnement de l association et il ou elle est autorisé(e) de ce fait à assister aux réunions qui ont lieu, tous les deux mois. Il ne peut intervenir dans les décisions prises par les responsables que si il ou elle est directement questionné(e). Article 20 : Partenariat(s) ou Mécénat(s). En cas de sollicitation pour un partenariat ou un mécénat, la demande sera étudiée par les membres de la commission concernés et le conseil d administration. En cas d accord, il sera rédigé une convention qui devra être signée par les deux parties. En cas de désaccord, en aucun cas, l association ne peut subir de préjudice Les salarié(e)s peuvent se désolidariser de l accord et en conséquence, peuvent émettre le choix de ne plus participer à la dite commission qui fait l objet de cet accord Article 21 : Modification du règlement intérieur. Le règlement intérieur est établi par le bureau conformément à l article 15 des statuts de l association. Il peut être modifié par le CA, le directeur et les responsables de commissions sur proposition d un membre suivant la procédure suivante : Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l association par courrier ou par l espace du site internet DicoLSF sous un délai de quinze jours suivant la date de la modification. A Nantes, le samedi 22 novembre 2014 Signature des membres du bureau Présidence Trésorerie Secrétariat 7 / 8

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