Titres-repas Janvier 2016

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1 Titres-repas Janvier 2016

2 Editeur responsable : Secrétariat social des Classes Moyennes de la Province de Liège, Joëlle Pirlet, administrateur délégué, boulevard d Avroy 44, 4000 Liège Date de dernière mise à jour : 11/01/2016 La reproduction, même partielle, des textes n est autorisée qu après accord écrit de l UCM et moyennant citation de la source. L UCM veille à la fiabilité des informations publiées, lesquelles ne pourraient toutefois pas engager sa responsabilité. SECRÉTARIAT SOCIAL DES CLASSES MOYENNES DE LA PROVINCE DE LIÈGE Association sans but lucratif Secrétariat social agréé d employeurs n 290 par AM du 03/03/1949 Siège social : boulevard d Avroy 44, 4000 Liège, TVA BE

3 1 Table des matières En bref 2 1. Octroyer des titres-repas Conditions générales Octroi Nombre de titres-repas délivrés Délivrance des titres-repas Un titre-repas nominatif Durée de validité du titre-repas Intervention patronale Intervention du travailleur Perte ou vol Autres conditions Emission par un éditeur agréé Les annexes Convention individuelle d octroi de titres-repas au travailleur salarié Avenant au contrat de travail : passage du titre-repas papier aux titres-repas électronique Convention individuelle d octroi de titres-repas au dirigeant d entreprise indépendant Consultez notre site ucm.be

4 2 Vous souhaitez octroyer des titres-repas à vos travailleurs ou vous désirez vous en accorder en tant que dirigeant d entreprise? Etes-vous certain de respecter toutes les conditions légales en vue de leur non-assujettissement à la sécurité sociale et de la non-taxation dans le chef des bénéficiaires? Savez-vous que depuis le 1 er octobre 2015, les titres repas sont exclusivement délivrés sous format électronique? Assurez-vous que l'octroi des titres-repas résulte bien d'une convention collective ou individuelle écrite conforme aux dispositions légales. A toutes fins utiles, et à défaut d'avoir reçu un modèle de convention par la société émettrice de titres-repas, nous tenons à votre disposition des conventions types. Pour toute question à ce sujet, n hésitez pas à contacter notre service juridique. Consultez notre site ucm.be

5 3 1. Octroyer des titres-repas Etes-vous certain de respecter toutes les conditions légales en vue de leur non-assujettissement à la sécurité sociale et de la non-taxation dans le chef des bénéficiaires? Savez-vous que la délivrance des titres repas se fait exclusivement sous format électronique depuis le 1 er octobre 2015? 1.1. Conditions générales Pour ne pas être considérés comme rémunération, les titres repas doivent simultanément satisfaire à toutes les conditions suivantes : Octroi Leur octroi doit être prévu par une convention collective de travail sectorielle ou d'entreprise. A défaut de délégation syndicale ou s'il s'agit d'une catégorie de personnel habituellement non visée par une telle convention, celui-ci peut résulter d'une convention individuelle écrite conforme aux conditions énoncées ci-après. En ce dernier cas, le montant du titre-repas ne peut être supérieur à celui octroyé par la convention collective de travail dans la même entreprise qui prévoit la valeur faciale du titre repas la plus élevée. L octroi de titres-repas au dirigeant d entreprise est subordonné à l octroi de titres-repas aux travailleurs salariés. L entreprise qui n occupe aucun travailleur peut toutefois accorder des titres repas à son (ses) dirigeant(s) Nombre de titres-repas délivrés Le nombre de titres-repas octroyé doit correspondre au nombre de jours au cours desquels un travail effectif normal a été fourni et ce, quelle qu'en soit la durée. Exemple : pas de titre-repas pour un jour de congé ou un jour férié mais à contrario une journée de 3 heures donne lieu à 1 titre-repas. Un calcul proportionnel sur base des heures effectivement prestées est possible. Pour pouvoir recourir à ce comptage alternatif, la convention collective de travail doit le prévoir. Pour les entreprises où une délégation syndicale n'est pas instituée, le règlement de travail doit être adapté (cfr. notre règlement de travail et sa notice explicative nous consulter). Pour le dirigeant d entreprise, le nombre maximal de journées de prestations comptabilisées pour l octroi de titres-repas ne pourra être supérieur au nombre maximal de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un travailleur occupé à temps plein dans l entreprise. Lorsque le dirigeant exerce une activité dans plusieurs entreprises, seul un titre-repas par journée calendrier de travail peut être considéré comme un avantage exonéré avec un maximum de 220 titres par an Délivrance des titres-repas Les titres-repas électroniques sont crédités chaque mois sur le compte titre-repas du travailleur ou du dirigeant d entreprise en fonction du nombre prévisible de journées de travail au cours de ce mois. Ils sont censés être octroyés au moment où le compte est crédité. L'exacte concordance devra intervenir, au plus tard, le dernier jour du mois qui suit le trimestre. Le compte titres-repas est une banque de données dans laquelle un certain nombre de titres-repas électroniques sont gérés et enregistrés par un éditeur agréé. Le décompte de paie doit mentionner le nombre de titres-repas et leur montant brut, diminué de la part personnelle du travailleur ou du dirigeant d entreprise. En outre les titres-repas sous forme électronique ne peuvent être émis que par un éditeur agréé (voir point 1.2) Titre-repas nominatif Le titre-repas doit obligatoirement être délivré au nom du travailleur ou du dirigeant d entreprise. Cette condition est censée être remplie si son octroi et les données y relatives figurent au compte individuel du travailleur. Pour le dirigeant d entreprise, cette condition est censée être remplie si son octroi et les données y relatives figurent sur un document écrit reprenant notamment l identité complète du dirigeant ainsi que de l entreprise au sein de laquelle il exerce ses activités. Ledit document devra être conservé avec les documents comptables et fera partie intégrante de ceux-ci Durée de validité du titre-repas Le titre-repas a une durée de validité limitée à 12 mois et ne peut être accepté qu'en paiement d'un repas ou pour l'achat d'aliments prêts à la consommation. La période de 12 mois commence à courir à partir du moment où le titre repas est placé sur le compte titres-repas. Avant l'utilisation de titres-repas électronique, le travailleur ou le dirigeant d entreprise doit pouvoir vérifier le solde ainsi que la durée de validité des titres-repas qui lui ont été délivrés et qui n'ont pas encore été utilisés. Consultez notre site ucm.be

6 Intervention patronale L'intervention de l'employeur ou de l entreprise dans le montant du titre-repas ne peut excéder 6,91 par chèque (montant majoré au 01/01/2016) Intervention du travailleur L'intervention du travailleur ou du dirigeant d entreprise doit être au minimum de 1,09 par chèque Perte ou vol L'utilisation des titres-repas sous forme électronique ne peut pas entraîner de coûts pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte sous les conditions à fixer par une convention collective de travail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise, ou par le règlement de travail lorsque le choix de titresrepas sous forme électronique est réglé par un accord individuel écrit. En tout cas, le coût du support de remplacement en cas de vol ou de perte ne peut pas être supérieur à la valeur nominale d'un titre-repas Autres conditions de primes, d'avantages en nature ou d'un quelconque autre avantage. Toutefois, et si le secteur d activité le permet, il est possible d accorder des titres-repas en conversion d écochèques pour autant que ces derniers ne soient pas passibles de cotisations de sécurité sociale. Il ne peut pas être cumulé avec une indemnité de frais pour un même repas le même jour. De plus, il sera octroyé à l'ensemble du personnel ou à une catégorie définie du personnel. Le titre-repas ne peut non plus être alloué pour les jours au cours desquels le travailleur bénéficie d'un repas au restaurant de l'entreprise à un prix inférieur au prix coûtant sauf si le titre-repas est utilisé intégralement en paiement du prix du repas sans recevoir d'argent en retour Emission par un éditeur agréé Les titres-repas sous forme électronique ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé. A ce jour, 4 entreprises ont été agréées en qualité d éditeur de titres repas sous forme électronique (SODEXO, MONIZZE, EDENRED, SCAN ID). 4 En outre, le titre-repas ne peut être octroyé en remplacement ou en conversion de la rémunération,

7 Annexe 2.1. Convention individuelle relative à l octroi de titres-repas sous forme électronique Entre l employeur : Avenant au contrat de travail du.. /.. /. Titres-repas sous forme électronique La société/l association....(raison sociale) Représentée par M... (Nom / Qualité) Domicile (ou siège social) : Rue... N à... Et le travailleur : Domicile : Rue... N à... Ci-après dénommés conjointement : «les parties». Il est convenu ce qui suit : ART.1 Objet La présente convention est conclue en application de l'article 19bis de l arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs. Il régit les conditions et modalités d octroi des titres-repas applicables à l'employeur et au travailleur. ART.2 Octroi de titres-repas Les parties conviennent que des titres-repas seront accordés au travailleur, selon les modalités prévues dans la présente convention individuelle, et ce pour la première fois à partir du.. /.. /.. ART. 3 Support des titres-repas sous forme électronique Le travailleur qui bénéficie de titres-repas sous forme électronique reçoit gratuitement un support (une carte) grâce auquel il pourra utiliser ses titres. Le travailleur s engage à le conserver en bon état jusqu'à sa date d'expiration et ce, même s il ne bénéficie momentanément plus de titres-repas électronique. En cas de rupture du contrat de travail, le support pourra en effet être réutilisé pour les titres-repas électroniques octroyés par un autre employeur. En cas de perte ou de vol du support, le travailleur supportera le coût du support de remplacement, lequel sera égal à la valeur nominale d'un titre-repas. Sauf opposition du travailleur, ce coût sera retenu sur la plus prochaine rémunération nette qui lui est due. ART. 4 Nombre de titres-repas 4.1. Le nombre de titres-repas octroyés au travailleur est égal au nombre de journées au cours desquelles le travailleur a effectivement fourni des prestations de travail et ce, indépendamment de la durée de ses prestations journalières. ou Le nombre de titres-repas octroyés à chaque travailleur est obtenu en divisant le nombre d heures que ce travailleur a effectivement fournies au cours du trimestre par le nombre normal journalier d heures de travail dans l entreprise, soit. [x] heures, selon la fraction suivante : nombre d heures effectivement fournies au cours du trimestre [x]

8 S il résulte de cette opération un nombre décimal, il est arrondi à l unité supérieure. Pour les travailleurs à temps partiel : Si le nombre ainsi obtenu est supérieur au nombre maximal de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un travailleur occupé à temps plein dans l entreprise, il est alors limité à ce dernier nombre, soit. Si le nombre normal journalier d heures de travail dans l entreprise ou si le nombre maximal de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un travailleur occupé à temps plein dans l entreprise viennent à être modifiés, les modalités de calcul prévues par le présent article seront automatiquement adaptées en conséquence. Pour les travailleurs à temps plein : Cela implique que le travailleur occupé à temps plein recevra un titre-repas par jour de prestation normale Les titres-repas sont crédités chaque mois sur le compte titres-repas du travailleur ou distribués au travailleur, en une ou plusieurs fois, en fonction du nombre prévisible de journées du mois au cours desquelles des prestations de travail seront effectuées par le travailleur. Le nombre de titres-repas fera l objet d une régularisation au plus tard dans le courant du mois qui suit la fin du trimestre auquel les titres-repas se rapportent, afin de mettre le nombre de titres-repas réellement octroyés en concordance avec le nombre de titres-repas qui doit être octroyé par application des dispositions de l article 5.1. ART. 5 Intervention de chaque partie dans le montant des titres-repas L intervention de l employeur dans le montant du titre-repas s élève à. EUR (max. 6,91 EUR). L intervention du travailleur dans le montant du titre-repas s élève. EUR (min. 1,09 EUR), et sera déduite de sa rémunération nette. En conséquence, la valeur faciale de chaque titre-repas est de. EUR. L employeur se réserve expressément le droit de diminuer son intervention ou d augmenter l intervention du travailleur en cas de modification pour l avenir de la réglementation applicable en matière d exonération de cotisations de sécurité sociale des titres-repas. Le travailleur reconnaît et accepte cette possibilité de modification de l employeur. ART. 6 Entrée en vigueur et durée 6.1. La présente convention est conclue pour une durée indéterminée. Elle entre en vigueur le jour de sa conclusion. Elle peut être dénoncée par chacune des parties moyennant un délai de préavis de. mois, par lettre recommandée adressée aux autres parties. Le délai de préavis prend cours le lendemain du jour au cours duquel la lettre recommandée aura été expédiée, le cachet de la poste faisant foi. [ou] La présente convention est conclue pour une durée déterminée de. mois/année(s). Elle entre en vigueur le jour de sa conclusion et expire de plein droit le.. /.. / Nonobstant ce qui précède, la présente convention prendra fin de plein droit en cas de modification légale ou réglementaire affectant négativement le régime fiscal ou parafiscal dont bénéficient les titres-repas octroyés en exécution de la présente convention. La présente convention constitue un avenant au contrat de travail conclu le.. /.. /. entre l employeur et l employé. Elle en fait intégralement partie. Fait à, le.. /.. /. en deux exemplaires originaux, chacune des parties reconnaissant en avoir reçu un. (signature) (signature précédée de la mention «lu et approuvé») L employeur Le travailleur 1 Comptage alternatif : uniquement pour les entreprises dans lesquelles différents régimes de travail sont simultanément d application et qui sont tenues d appliquer l article 26bis de la loi du 16 mars 1971 en matière de prestations supplémentaires. Ce mode de calcul alternatif ne peut être utilisé que si cette possibilité est prévue par CCT d entreprise ou par le règlement de travail.

9 Annexe 2.2. Avenant au contrat de travail (passage aux titres-repas sous forme électronique), lorsqu une convention individuelle antérieure prévoit l octroi de titres-repas sur support papier Entre l employeur : Avenant au contrat de travail du.. /.. /. Passage titres-repas sous forme électronique La société/l association....(raison sociale) Représentée par M... (Nom / Qualité) Domicile (ou siège social) : Rue... N à... Et le travailleur : Domicile : Rue... N à... Ci-après dénommés conjointement : «les parties». Il est convenu ce qui suit : ART.1 Titres-repas électroniques Les parties conviennent que les titres-repas dont bénéficie le travailleur en vertu de la convention individuelle du.. /.. /. lui seront accordés sous forme électronique à partir du.. /.. /. et mis à sa disposition via un éditeur agréé. ART.2 Support des titres-repas sous forme électronique Le travailleur qui bénéficie de titres-repas sous forme électronique reçoit gratuitement un support (une carte) grâce auquel il pourra utiliser ses titres. Le travailleur s engage à le conserver en bon état jusqu'à sa date d'expiration et ce, même s il ne bénéficie momentanément plus de titres-repas électronique. En cas de rupture du contrat de travail, le support pourra en effet être réutilisé pour les titres-repas électroniques octroyés par un autre employeur. En cas de perte ou de vol du support, le travailleur supportera le coût du support de remplacement, lequel sera égal à la valeur nominale d'un titre-repas. Sauf opposition du travailleur, ce coût sera retenu sur la plus prochaine rémunération nette qui lui est due. ART. 3 Les dispositions de la convention individuelle du.. /.. /. non affectées par le présent avenant demeurent inchangées. ART. 4 Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée, qui ne pourra toutefois s'étendre au-delà de la période de validité de la convention du.. /.. /. mentionnée à l'article premier du présent avenant. Il entre en vigueur le jour de sa conclusion. Fait à, le.. /.. /. en deux exemplaires originaux, chacune des parties reconnaissant en avoir reçu un. (signature) L employeur (signature précédée de la mention «lu et approuvé») Le travailleur

10 Annexe 2.3 Convention individuelle d octroi de titres-repas au dirigeant d entreprise indépendant Entre l employeur : Avenant au contrat de travail du.. /.. /. Titres-repas sous forme électronique La société/l association....(raison sociale) Représentée par M... (Nom / Qualité) Domicile (ou siège social) : Rue... N à... Et le travailleur : Domicile : Rue... N à... Ci-après dénommés conjointement : «les parties». Il est convenu ce qui suit : ART.1 Objet La convention est conclue dans le cadre de l avis de l administration et de la fiscalité des entreprises et des revenus paru le 11 mai 2007 au Moniteur Belge (C /03218). Elle régit les modalités d octroi et d utilisation des titres-repas applicables aux parties. ART.2 Octroi de titres-repas Les parties conviennent que des titres-repas seront accordés au dirigeant d entreprise indépendant, selon les modalités prévues dans la présente convention individuelle, et ce pour la première fois à partir du.. /.. /.. ART. 3 Choix du mode de paiement des titres-repas Les parties conviennent expressément que les titres-repas seront octroyés au dirigeant d entreprise indépendant sous forme électronique et mis à la disposition du dirigeant d entreprise indépendant via un éditeur agréé. ART. 4 Disposition spécifiques aux titres-repas sous forme électronique 1. Les titres-repas sous forme électronique sont crédités chaque mois sur le compte titres-repas du dirigeant d entreprise indépendant, en une ou plusieurs fois, en fonction du nombre prévisible de journées du mois au cours desquelles des prestations de travail seront effectuées par le dirigeant d entreprise indépendant. 2. La validité des titres-repas est limitée dans le temps, conformément à l article 19bis de l arrêté royal du 28 novembre La période de validité débute au moment où le titre-repas sous forme électronique est placé sur le compte titres-repas et la durée de validité peut être vérifiée par le dirigeant d entreprise indépendant avant l utilisation des titres-repas. Les titres-repas ne peuvent être utilisés qu en paiement d un repas ou pour l achat d aliments prêts à la consommation. 3. Le dirigeant d entreprise indépendant qui bénéficie de titres-repas sous forme électronique reçoit, gratuitement, un support à sa disposition (une carte), qu'il s'engage à conserver en bon état. En cas de perte ou de vol du support, le dirigeant d entreprise indépendant supportera le coût du support de remplacement, lequel sera égal à la valeur nominale d'un titre-repas. Sauf opposition du dirigeant d entreprise indépendant, ce coût sera retenu sur la plus prochaine rémunération nette qui lui est due.

11 ART. 5 Nombre de titres-repas Le nombre de titres-repas octroyés au dirigeant d entreprise indépendant est égal au nombre de journées au cours desquelles le dirigeant d entreprise indépendant a effectivement fourni des prestations de travail. Le nombre maximal de journées de prestations comptabilisées pour l octroi de titres-repas ne pourra être supérieur au nombre maximal de jours pouvant être prestés au cours du trimestre par un dirigeant d entreprise indépendant occupé à temps plein dans l entreprise. Le nombre de titres-repas fera l objet d une régularisation au plus tard dans le courant du mois qui suit la fin du trimestre auquel les titres-repas se rapportent, afin de mettre le nombre de titres-repas réellement octroyés en concordance avec le nombre de titres-repas qui doit être octroyé par application des dispositions qui précèdent. ART. 6 Intervention de chaque partie dans le montant des titres-repas L intervention de l entreprise dans le montant du titre-repas s élève à EUR [max. 6,91 EUR]. L intervention du dirigeant d entreprise indépendant dans le montant du titre-repas s élève à EUR [min. 1,09 EUR]. En conséquence, la valeur faciale de chaque titre-repas est de EUR. L entreprise se réserve expressément le droit de diminuer son intervention ou d augmenter l intervention du dirigeant d entreprise indépendant en cas de modification pour l avenir de la réglementation applicable en matière d exonération de cotisations de sécurité sociale des titres-repas. Le dirigeant d entreprise indépendant reconnaît et accepte cette possibilité de modification de l entreprise. ART. 7 Entrée en vigueur et durée La présente convention est conclue pour une durée indéterminée. Elle entre en vigueur le jour de sa conclusion. Elle peut être dénoncée par chacune des parties moyennant un délai de préavis de. mois, par lettre recommandée adressée aux autres parties. Le délai de préavis prend cours le lendemain du jour au cours duquel la lettre recommandée aura été expédiée, le cachet de la poste faisant foi. [ou] La présente convention est conclue pour une durée déterminée de. mois/année(s). Elle entre en vigueur le jour de sa conclusion et expire de plein droit le.. /.. /.. Fait à, le.. /.. /. en deux exemplaires originaux, chacune des parties reconnaissant en avoir reçu un. (signature) (signature précédée de la mention «lu et approuvé») L employeur Le travailleur