FORMULAIRE EDH DE DEMANDE D'INTERVENTION TRANSPORT- MANUTENTION

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1 EUROPEAN ORGANIZATION FOR NUCLEAR RESEARCH ORGANISATION EUROPÉENNE POUR LA RECHERCHE NUCLÉAIRE CERN - ST Division ST-Note janvier 2002 FORMULAIRE EDH DE DEMANDE D'INTERVENTION TRANSPORT- MANUTENTION S. Prodon Résumé Ce papier a pour objectif d'exposer les principaux enjeux du formulaire EDH de demande d'intervention transport-manutention. Après un bref historique du processus d'élaboration (réunions préparatoires, routage et prototype) et une présentation de la philosophie générale, un manuel d'utilisation du formulaire sera en quelque sorte constitué. L'accent sera mis sur l'utilité de chaque champ et sur ses répercussions en matière de processus et de moyens de transport à mettre en oeuvre. Les aspects informatiques seront mis en évidence avec les liaisons EDH - SIRIAC et l'intégration des diverses activités du groupe ST-HM au sein d'un même mécanisme informatique. La deuxième partie du papier sera d'avantage consacrée aux procédures de travail mises en place suite à l'introduction du formulaire EDH. En effet, un certain nombre d'habitudes ont dû être modifiées afin d'adapter le mode de fonctionnement du contrat de transport-manutention aux nouveaux outils informatiques, mais également au principe d'obligation de résultat récemment introduit. Présenté au 5 ème ST Workshop Echenevex, France, janvier 2002

2 1 INTRODUCTION Depuis les années 70, toutes les demandes de transport étaient théoriquement formulées via le formulaire papier de demande d'intervention transport-manutention. De récentes décisions stratégiques telles que la transformation du contrat de transport en obligation de résultat, l'imminence du projet LHC et la nécessité d'une clarification des conditio ns d'assurance, ont mis en évidence la nécessité de recourir à un formulaire de type EDH pour enregistrer et traiter les demandes. 2 OBJECTIFS ET ENJEUX La mise en place d'un formulaire EDH de demande d'intervention transport-manutention obéit à un certain nombre d'enjeux stratégiques. 2.1 Gestion du contrat ST-HM Rémunération du contrat à obligation de résultat Le principal objectif de la mise en place de formulaires de type EDH pour toutes les interventions relatives aux activités de transport vise à disposer de statistiques fiables mesurables sur l'activité du contrat afin d'en gérer la facturation. Le contrat ST-HM se décompose en différentes activités représentant un volume annuel de : bons d intervention répartis entre transports lourds, spécifiques, super-lourds et grutages, - 10'000 transports de personnes, visites, - 70'000 colis livrés, locations de bus ou de voitures, déménagements. Ces prestations correspondent chacune à une position sur le bordereau de prix de rémunération du contrat à obligation de résultat. Un tel volume d'activité implique une gestion informatisée, d'où la nécessité de formulaires EDH et d'un logiciel associé de gestion des transports permettant d'établir des statistiques fiables des opérations effectuées. Compte tenu des contraintes de délais inhérents à la mise en place de formulaires EDH et à la multiplicité des opérations effectuées, cette informatisation dans EDH se déroulera en plusieurs phases. Le premier formulaire EDH mis en place couvrira ainsi le transport de matériel Définition des prestations Quelques incidents retentissants ont d'autre part mis en exergue la nécessité d'une définition précise par écrit des prestations demandées au groupe HM. Des données essentielles telles que les dimensions, poids, volumes, lieux de chargement et de déchargement doivent être formalisées. Toutes aussi importantes sont la clarification de la question d'assurance et la description des risques particuliers et des précautions à prendre. Ce recadrage des demandes de prestations est indispensable pour la bonne marche d'un contrat à obligation de résultat Planification des activités Les contraintes budgétaires conduisent à une rationalisation des activités pour faire face aux réductions de personnel imposées. Ceci implique un changement de philosophie dans le fonctionnement du contrat avec des délais d'intervention fixés : - 1 jour pour le déménagement d'un article, - 2 jours pour un transport lourd ou spécifique, 2

3 - 5 jours pour un grutage ou un déménagement complet, - 5 jours pour tous les transports relatifs à l'installation LHC. Le contractant ST-HM dispose alors de toute latitude pour la réalisation des prestations demandées dans les délais impartis. Cette facilité permet une meilleure gestion des ressources tant matérielles qu'humaines par une planification des opérations Initialisation du processus de transport La dernière utilité du formulaire EDH consiste à initialiser le processus de transport par la transmission des besoins du client. Ce document est ensuite à l'origine des différentes procédures constituant le processus de transport et détaillées dans le papier intitulé "Process & Quality Procedures for Transport and Handling Activities" de O. Böttcher présenté à ce même Workshop. 2.2 Traçabilité LHC L'installation du LHC nécessite la traçabilité des équipements installés dans la machine, notamment les points suivants : - n d'identification de l'équipement, - date de dépose, - lieu de dépose dans le tunnel. Il est essentiel que les informations contenues dans le formulaire de transport puissent être reprises et transférées dans les bases de données de traçabilité afin d'éviter la double saisie d'informations. Le principe de base est le suivant : une fois transférées dans l'application SIRIAC, les données pourront être exportées dans la base de données BAAN utilisée pour la gestion de l'espace LHC ainsi que la base de traçabilité. 2.3 Traçabilité INB Dans le même ordre d'idée, les données relatives aux mouvements de transport de matériel INB doivent être incorporées dans les bases de données afférentes. Des interactions étroites sont nécessaires entre le formulaire EDH, les bases de traçabilité INB et la base SIRIAC des mouvements de transport. 3 PROCESSUS D'ELABORATION 3.1 Réunions préparatoires Avec le groupe SL/MR Les premières réflexions sur les procédures de transport à mettre en place pour l'installation du LHC se sont tenues dès août 2001 avec le groupe SL/MR chargé de la gestion des espaces pour l'installation du LHC. Ces réunions ont permis d'entériner une stratégie de traçabilité des transports pour le LHC. Il a tout d'abord été convenu de la nécessité d'un formulaire EDH pour recueillir les données. Un délais de 5 jours ouvrés a été fixé entre la réception de la demande au dispatching transport et l'exécution de la prestation. Cette marge de manœuvre permet d'organiser les acheminements dans le tunnel et de parer à toute éventuelle défaillance d'un moyen de transport. La gestion des entreposages étant organisée en parallèle, en collaboration avec l'unité de planification du LHC et le groupe SL/MR chargé de la gestion des espaces. L'utilisation de l'application SIRIAC supportée par la division AS garantit en outre une consultation aisée des mouvements en cours ou planifiés. Enfin, de nombreux transports étant effectués de nuit, un système d'information du client doit être mis en place. Pratiquement, la validation des transports réalisés la nuit précédente s'effectuera globalement le lendemain matin. Seuls les transports planifiés non réalisés feront l'objet d'une saisie manuelle. Au niveau du client, un de confirmation sera généré automatiquement. 3

4 3.1.2 Avec la division AS Les discussions sur la mise en place d'un formulaire EDH ont débuté par une présentation des besoins auprès de la division AS le 31/08/2001. Cette mise au point a permis de conclure à la légitimité d'un formulaire EDH pour les transports de matériel, les autres activités (location de véhicules, transport de personnes, déménagements) faisant l'objet de formulaires EDH à part qui seront préparés ultérieurement. Le principe d'utilisation des applications SIRIAC et BAAN a été admis, respectivement pour la gestion des mouvements et la gestion des espaces pour le projet LHC. De même les liaisons informatiques avec les bases de données de traçabilité INB et LHC pourront être assurées. Outre les différentes réunions de mise au point du formulaire EDH, les réflexions ont porté sur l'application SIRIAC et son adaptation aux besoins particuliers du groupe ST-HM Avec le groupe ST-TFM La mise en place d'un formulaire EDH pour le transport de matériel a nécessité quelques adaptations dans la base GESLOC de gestion des espaces et sa source GEOSIP gérée par le groupe ST-TFM. Tout d'abord, à la différence des autres formulaires EDH qui se réfèrent uniquement au numéro d'ouvrage, les champs correspondant aux lieux de chargement et de destination du matériel pointent à la fois sur les tables OUVRAGE et SIGLE de l'application GEOSIP. Cette fonctionnalité permet à l'utilisateur de saisir le sigle (ex : SM18) ou le numéro d'ouvrage (ex : 2173) d'un bâtiment. En outre, le groupe ST-TFM a procédé à une saisie du périmètre INB dans la table OUVRAGE de GEOSIP. Tous les ouvrages ont ainsi été classés dans 3 catégories : - N (non INB), - C (INB conventionnel), - R (INB radioactif). Toutes ces informations sont ens uite reprises dans le formulaire EDH (voir figure 1) dans un but d'information de l'utilisateur et d'activation du routage EDH associé à un transport INB. Figure 1 Exemple d'un transport depuis une zone INB conventionnelle La dernière modification effectuée dans GEOSIP dans le cadre de la mise en place du formulaire EDH de demande de transport concerne les zones contrôlées. Un champ ZONE_CONTROLEE a en effet été ajouté dans les tables LOCAL (pour les bâtiments de surface) et LOCALSTER (pour le souterrain) permettant ainsi d'identifier tous les locaux considérés comme zone contrôlée par la division TIS et d'adapter le routage en conséquence. 3.2 Prototype et tests Sur la base d'un modèle initial établi par le groupe ST-HM, la division AS a élaboré une première maquette du formulaire le 24/09/2001. A ce stade, il s'agissait de valider le design du document. L'utilité et la position de chacun des champs a été scrupuleusement analysée afin de simplifier au maximum l'utilisation du formulaire. Puis, suite à plusieurs réunions, un prototype a été mis en place le 19/10/2001 et présenté en réunion des chefs de groupe ST et aux principaux utilisateurs LHC. Après un certain nombre de discussions et de modifications, la phase de tests avec routage a pu démarrer. Ces tests se sont avérés concluants et les premières erreurs de routage ont pu être facilement corrigées. 4

5 Le formulaire EDH de demande de transport devrait enfin être complètement opérationnel et disponible pour tous les utilisateurs le 01/02/ DESCRIPTION DU FORMULAIRE 4.1 Détail des champs Le formulaire de demande de transport ne traite pour l'instant que du transport de matériel avec 3 options: - transport, - manutention, - transport et manutention. D'un premier abord, il se présente comme tous les formulaires EDH avec un champ "Description" correspondant au titre du document et le nom du contact CERN s'affichant automatiquement (voir figure 2). La nouveauté réside dans le champ "Traçabilité INB", car ce formulaire permet également d'alimenter les bases de données de traçabilité INB. Si le matériel est classé INB, la machine doit être sélectionnée (SPS, LEP ou LHC) et tous les objets à transporter devront obligatoirement comporter un identifiant INB. Figure 2 En-tête du formulaire EDH de demande de transport Le formulaire se poursuit par les informations générales pour le transport considéré (voir figure 3). Ces données seront communes à tous les articles transportés dans le cadre de la présente demande. La marge de manoeuvre a été volontairement limitée dans un souci de simplification de la planification, d'organisation de la traçabilité et somme toute de logique de transport. Figure 3 Informations générales de transport Ces champs généraux sont les suivants : - Le destinataire : ce champ n'a pas de caractère obligatoire. Cependant, en cas de transport de déchets radioactifs vers un centre de d'entreposage TIS, le nom du responsable de la zone s'affiche automatiquement pour autorisation dans le routage EDH. - Les lieux de chargement et de déchargement : ces champs permette nt à l'utilisateur de sélectionner précisément les points de pose et de dépose des objets. Un contrôle automatique permet en outre d'avertir l'utilisateur si l'un de ces points se situe dans le périmètre INB conventionnel ou radioactif, et d'activer le routage EDH adéquat. - La date de transport demandée : tous les transports seront cependant soumis aux délais indiqués au paragraphe à compter de la réception de la demande par le Dispatching Transport. 5

6 - La date limite de transport : ce champ qui n'est pas obligatoire permet d'appréhender le degré d'urgence du transport et de déterminer la marge de manoeuvre du contractant pour la réalisation du transport, ceci dans un souci de planification. Le détail de transport est ensuite inséré sous forme d'article dans le formulaire (voir figure 4). S'il s'agit de matériel INB, l'enregistrement du numéro d'identification du matériel permet de remplir automatiquement un certain nombre de champs : description des objets, dimensions, poids unitaire, risque radioactif. Figure 4 Détail d'un article de transport Ainsi, pour chaque transport, les informations suivantes doivent être renseignées : - descriptions courtes et détaillées de l'objet à transporter, - l'identifiant (si applicable), - le nombre et l'unité de transport, - les risques (chimiques, radioactifs), - la fragilité, - le poids unitaire, - les dimensions (longueur, largeur, hauteur), - les éventuelles précautions à prendre. Le dernier point à renseigner est celui de l'assurance (voir figure 5). Il est clairement indiqué dans le formulaire EDH que toutes les activités de transport et de manutention sont couvertes par défaut jusqu'à hauteur de 100'000 CHF. Pour sa demande, l'utilisateur devra indiquer la valeur à assurer pour le ou les transports demandés. Si cette valeur est supérieure à 100'000 CHF, il devra obligatoirement prendre position : choisir de ne pas souscrire d'assurance complémentaire ou choisir de souscrire l'assurance complémentaire dont le montant est calculé automatiquement. Dans ce cas, le demandeur doit indiquer un code budgétaire pour la facturation de l'assurance. Figure 5 Informations sur l'assurance 6

7 4.2 Routage Le principe de base régissant le routage EDH mis en place est la rapidité de transfert de la demande au Dispatching Transport, sachant que la plupart des demandes sont actuellement formulées directement par téléphone. Un long routage pénalisant hypothéquerait ainsi l'utilisation du formulaire EDH par les demandeurs. Ainsi, pour tout transport standard, la demande transite directement de l'utilisateur au Dispatching Transport sans signature intermédiaire. Au-delà de cette simplicité de routage pour les transports standards, des garde -fous ont été mis en place pour encadrer les transports spéciaux (matériel classé INB, risques chimiques ou radioactifs). Ainsi, un routage spécifique avec génération de messages SMS a été établi pour permettre groupe TIS-RP de valider tous les transports radioactifs. Du point de vue ST-HM, la validation par la division TIS de tous les transports à risque avant même la réception de la demande au Dispatching Transport garantit une meilleure prise en compte des risques inhérents au transport. D'autre part, l'information du contrôleur INB de tous les mouvements de matériel classé INB permet de vérifier la bonne application des procédures. Ce routage permet enfin une transmission informatique auprès du service juridique des demandes d'assurance à contracter par le CERN. Le formulaire EDH signé est même admis comme preuve de souscription de la police d'assurance, même si la demande n'a pas encore été transmise officiellement à la compagnie d'assurance. La figure 6 présente un schéma détaillé du routage EDH de la demande de transport. Figure 6 Routage EDH de la demande de transport 5 INTEGRATION DANS LE PROCESSUS DE TRAVAIL 5.1 Interface EDH - SIRIAC Les demandes EDH ne sont pas traitées telles quelles par le Dispatching Transport car EDH n'est qu'un outil d'approbation de document et de transmission d'informations. La gestion proprement dite des demandes de transport est effectuée dans l' application SIRIAC. Un document décrivant la paramétrisation de SIRIAC pour les besoins ST-HM a été transmis à la division AS pour analyse et proposition. Ce document détaille les besoins du groupe ST-HM, du contractant DBS et du client dans chaque phase de traitement d'une demande. En résumé, les informations figurant dans EDH sont transférées dans SIRIAC, puis complétées avec les informations de transport (exécutant, véhicule, date de transport). Le suivi des demandes est effectué à l'aide d'un champ "statut" qui caractérise leur état. Un système de catégorisation des demandes permet d'établir des statistiques et donc de gérer le contrat à obligation de résultat. Cette opération de transfert d'informations entre EDH et SIRIAC sera parfaitement invisible pour le client qui sera averti des principales étapes du processus de transport par des indications en fin 7

8 du routage EDH, voire même un de confirmation de la réalisation de la prestation pour les transports LHC. 5.2 Modifications des procédures de travail La mise en place du formulaire EDH constitue une véritable révolution tant pour le client que pour le contractant ST-HM qui doivent tous deux revoir un certain nombre d'habitudes Formalisation de la demande La réalisation immédiate d'un transport sur simple appel téléphonique n'est admise que pour les cas d'urgence (par exemple : panne d'un accélérateur). Elle n'est par contre plus à l'ordre du jour pour les autres transports, pour une question d'assurance et de responsabilités. Le formulaire EDH perme t de formaliser clairement la demande et notamment de préciser quelques points essentiels qui n'étaient auparavant pas renseignés tels que la valeur de l'équipement, la question de l'assurance et les précautions à prendre pour le transport. Toutes ces informations permettent au contractant ST-HM d'appréhender précisément la nature du transport à effectuer et donc d'affecter des moyens humains et matériels adéquats. La maîtrise des demandes permet d'autre part d'assurer une meilleure sécurité des prestations Planification des transports Les restrictions budgétaires et la baisse d'effectifs qui en découle impliquent une planification accrue des transports en vue de lisser au maximum les pics d'activité. Le formulaire EDH et l'application SIRIAC constituent un outil adapté pour organiser cette planification. Ainsi, l'utilisateur doit indiquer dans EDH la date désirée pour son transport et la date limite de la prestation. En retour, SIRIAC permet complète la date planifiée et transmet cette information au demandeur. Il va sans dire que cette planification des transports est indispensable pour la bonne organisation de l'installation du projet LHC. Cette planification s'intègre parfaitement dans le cadre d'un contrat à obligation de résultat avec des délais de réalisation fixés en fonction du type de transport. Ces délais d'intervention laissent au contractant la marge de manoeuvre nécessaire pour organiser ses activités en fonction de la disponibilité de son personnel et des moyens matériels Procédures de travail Ces outils informatiques ne sont cependant que le reflet de nouvelles procédures de travail mises en place au sein du groupe ST-HM pour assurer une meilleure efficacité dans l'exécution des prestations. Ces résolutions s'intègrent dans la politique qualité du groupe détaillée dans le papier intitulé "Process & Quality Procedures for Transport and Handling Activities" de O. Böttcher présenté à ce même Workshop. 6 CONCLUSION Ce document a décrit les différentes phases d'élaboration du formulaire EDH de demande de transport ainsi que ses implications sur le fonctionnement de l'activité du contrat de transport. Les prochaines étapes résident dans toutes les opérations de publicité de ce formulaire auprès des utilisateurs CERN (article dans le bulletin, présentations) et à la mise en oeuvre de l'application SIRIAC pour la gestion du contrat à obligation de résultat. L'extension du formulaire EDH aux activités de location de véhicules et de transport de personnes ainsi qu'aux activités de déménagement de bureaux doit à présent être envisagée pour assurer la couverture totale des prestations effectuées par le contractant de transport. 8