Outil de saisie 1/10 S. Delplanque 2013

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1 Outil de saisie 1/10 Outil de saisie Attention : sauvegarder les données avant l utilisation de l outil ; il n est pas possible d annuler les insertions faites via l outil! Lors du chargement, les bases («Bryo», «BS», «BSS», ) sont chargées à partir du fichier «C:\bases.xlsb» (ou «c:\bases.xls» si le premier n existe pas). La mise à jour des bases se fait donc facilement dans le fichier «C:\bases.xlsb». Installation 1. Copier le fichier «Bases.xlsb» (ou «Bases.xls» pour Excel < 2007) sur «c:\». 2. Copier le fichier «Macrophyto.xlam» dans C:\Users\[Votre nom d utilisateur]\appdata\roaming\microsoft\excel\xlstart (Chemin à adapter pour windows xp) L outil sera disponible à chaque ouverture d Excel. Lancement Pour lancer la macro, onglet Données --> Saisie (Excel 2007 et supérieur). Raccourci clavier : Ctrl + Shift + M Le chargement des bases en mémoire prend secondes. Le chargement ne se fait qu une seule fois jusqu à ce qu Excel ne soit fermé.

2 Outil de saisie 2/10 Interface de saisie Zone de saisie ; Permet la saisie des noms de (syn)taxons à rechercher. Il faut entrer au moins 3 caractères pour initialiser la recherche (sauf dans le cas de l affichage des synonymes : au moins 7 caractères). La recherche peut être du type trois premières lettres du nom de genre + espace + trois premières lettres du nom d espèce. Ex : «dac glo» pour Dactylis glomerata L. Les majuscules ne sont pas prises en charge. Une fois la liste des résultats apparue dans la zone 2, tapez Entrer pour insérer la première occurrence dans la feuille Excel ou sélectionnez le (syn)taxon voulu avec la souris ou les flèches bas et haut du clavier. Un double-clic permet également d insérer un (syn)taxon. Pour changer de référentiel appuyer sur la touche Tab lorsque vous êtes dans la zone de saisie. 2. Zone d affichage ; 3. Affichage de la sélection en cours ; Le (syn)taxon valide s affiche en noire et, le cas échéant, le (syn)taxon synonyme en bleu. 4. Utilisation des synonymes ; Par défaut, seuls les noms valides des (syn)taxons sont affichés. Cochez cette option pour pouvoir utiliser les (syn)taxons non retenus (synonymes) Pour les (syn)taxons non retenus (synonymes), affiche à droite le nom du (syn)taxon valide le cas échéant.

3 Outil de saisie 3/10 5. N afficher que les noms valides ; Permet de n insérer dans la feuille Excel que les noms des (syn)taxons valides. 6. Extraire toute les données ; Permet d insérer toutes les données associées lors de l insertion du nom du (syn)taxon. 7. Insérer l en-tête ; Insère une ligne dans le classeur Excel avec les données d en-tête associées à la base (statuts de menace/rareté/ip/...) Raccourcis clavier : Lors de la saisie d un nom de (syn)taxon : PageUp : remonter d une cellule dans la feuille Excel ; PageDown : descendre d une cellule dans la feuille Excel ; Inser : insère l ensemble des résultats affichés dans la feuille Excel ; Tab : Changement de base de référence ; Echap : masque l outil de saisie.

4 Outil de saisie 4/10 Extraction des données associées à partir d une liste de références (taxons, syntaxons, noms raccourcis, PKBSS, etc.) Si vous avez sélectionné plus d une cellule avant de lancer l outil de saisie, celui-ci s ouvrira en mode «extraction de données». Sélectionnez la base correspondant à la recherche effectuée puis le champ de recherche. Plusieurs options permettent d optimiser la recherche. 1. Recherche approximative. Par défaut, la correspondance entre le terme recherché et la base de référence se fait de manière exacte. Si vous lancez un recherche avec «Daucus carotta» dans la BS, aucune correspondance ne sera trouvé car le taxon indiqué dans la BS est «Daucus carotta L.». Activez la recherche approximative afin de prendre en compte ce type de recherche (en réalité, c est comme si vous effectuiez une recherche de «Daucus carotta*» dans Excel). Si plusieurs occurrences existent, le choix vous sera proposé. 2. Utiliser les synonymes. Par défaut, la recherche ne se fait que parmi les noms valides de la base. Cette option permet d utiliser les noms valides et non valides (synonymes) lors de la recherche. 3. N afficher que les noms valides. Quel que soit le (syn)taxon recherché, seul son nom valide sera inséré dans le classeur Excel. 4. Tronquer la recherche. Cette option permet de tronquer le nombre de mots du terme recherché. Cela peut être utile lorsque l on veut faire correspondre une liste de taxons issus d une autre base. Note : dans le cas d une recherche sur un syntaxon, l option tronquer ne prend pas en compte le tiret séparant les deux binômes d espèces. 5. Ignorer les doublons. Cette option permet de choisir automatiquement la première occurrence même si plusieurs sont disponibles.

5 Outil de saisie 5/10 ctrl + shift + M

6 Outil de saisie 6/10 Exemple 1 : Extraction des données du catalogue à partir de noms raccourcis 1. Sélectionnez l ensemble des nomracs, 2. lancez l outil de saisie, 3. lancez une recherche dans la base «BSS npc» et dans le champ «Nom raccourci».

7 Outil de saisie 7/10 Exemple2 : validation d une liste de taxons non valides La liste de taxons utilisée dans l exemple n est pas valide : les taxons n ont pas d autorité. 1. Sélectionnez la liste de taxons, 2. lancez l outil de saisie, 3. cochez l option Recherche approximative, Pour les taxons dont il existe plusieurs noms valides, le choix vous est proposé.

8 Outil de saisie 8/10 Exemple3 : validation d une liste de taxons non homogènes/non valides La liste de taxons utilisée dans l exemple est issue de BaseFlore. Beaucoup de taxons n ont pas été reconnus lors d une recherche classique car les noms d autorité ne sont pas les mêmes entre BaseFlore et la BS. Utiliser les options Recherche approximative et tronquer la recherche à 2 mots. Lorsqu il existe plusieurs possibilités, le choix vous est proposé : Dans la fenêtre ci-dessus, la partie du nom en bleu-foncé correspond à la recherche effectuée dans la base, la partie en bleu-clair a été tronquée et ne fait pas partie de la recherche.

9 Outil de saisie 9/10 Mise à jour des référentiels Le fichier «bases.xlsb» (ou «bases.xls») situé sur «c:» contient l ensemble des bases nécessaires au fonctionnement de l outil de saisie. Vous pouvez mettre à jour les bases en remplaçant celle existante par la nouvelle version. Quelques règles sont à respecter : 1. Ne pas changer le nom du fichier, ni son emplacement. 2. La première ligne de chaque base doit contenir les informations suivantes : - quelle est la colonne du syn(taxon)? - quelle est la colonne correspondant au nom valide du (syn)taxon? - quelle est la colonne correspondant au synonyme du (syn)taxon? Pour renseigner ces informations, il suffit d indiquer un mot clé dans la première ligne de la colonne correspondante : - colonne du syn(taxon) mot clé = Recherche - colonne correspondant au nom valide du (syn)taxon mot clé = codetaxo (pour code Taxonomique) - colonne correspondant au synonyme du (syn)taxon mot clé = codenomen (pour code Nomenclatural) Une même cellule peut accueillir plusieurs mots clés séparés pas un espace, une virgule exemple 1 : exemple 2 : Dans cet exemple, il n existe pas de colonne indiquant les synonymes. Les mots clés codetaxo et codenomen sont insérés dans la même cellule, séparés par un espace. 3. La seconde ligne de chaque base doit contenir le nom de la colonne correspondante (en-tête de la base). 4. Le chargement d une base est stoppé dès qu une ligne vide est rencontrée dans la première colonne. Veillez donc à ce que la première colonne ne contienne pas de «trous».

10 Outil de saisie 10/10 5. Le chargement d une base est stoppé dès qu une cellule située en première ligne (nom des champs) est vide. Cela permet de sélectionner le nombre de champs à charger pour chaque base. 6. Attention aux caractères vicieux tels les ou autres espaces inutiles qui vont empêcher les correspondances de se faire correctement lors des recherches. 7. Les bases doivent être triées par ordre alphabétique selon la colonne du (syn)taxon (= mot clé Recherche) sous peine de ralentir fortement le chargement de l outil ainsi que les recherches.