POLITIQUE D ACHAT MANUEL DE POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS. Code : Politique 5.1. Date d entrée en vigueur : Le 12 juillet 2004

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1 MANUEL DE POLITIQUES, PROCÉDURES ET RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS POLITIQUE D ACHAT Code : Politique 5.1 Date d entrée en vigueur : Le 12 juillet 2004 Nombre de pages : 7 Origine : Service des finances Endroit d application et d entreposage : Service des finances Historique : Résolution

2 Tous les achats de la commission scolaire doivent être autorisés par écrit Le processus d adjudication peut être effectué par vois de : Demande de prix verbal Demande de prix écrite Appel d offres sur invitation Soumission publique Une demande de prix verbale ou écrite doit être effectuée auprès d au moins deux fournisseurs lorsque la demande d achat n excède pas 5000$. Une demande de prix écrite doit être effectuée auprès d au moins deux fournisseurs lorsque la demande d achat de biens ou de servie excède 5000$ sans excéder $. Le négociateur peut décider de limiter dans le temps la demande de prix. Un appel d offre sur invitation doit être effectué auprès d au moins 3 fournisseurs lorsque la demande d achat excède $ sans excéder $. Le négociateur peut décider de solliciter des offres ouvertes. Les demandes d achat de plus de $ doivent être adjugées par voie de soumission publique à moins qu il n en soit autrement prescrit par la loi ou les règlements. 1. DÉFINITIONS La présente politique régit les besoins de la Commission scolaire Lester B. Pearson en matière de contrats de location et d approvisionnement en biens et services identifiés dans la présente par l appellation «Achats». Cette politique s applique à toutes les dépenses d exploitation et en capital qui s inscrivent dans les budgets alloués aux centres, écoles et services, y compris dans les budgets de dépenses supplémentaires. La présente politique ne couvre pas : Les retenues salariales résultant des obligations prévues par des lois ou des règlements ; Les frais encourus en vertu des conventions collectives ; Les frais de voyage et de représentation ; Les frais de perfectionnement professionnel ; Les sommes allouées à des comités d école ou conseils d établissement ; Les droits d adhésion ; Page 2 de 7 Politique 5.1

3 2. OBJECTIFS L embauche d experts et de spécialistes ; Les factures d électricité, de téléphone ou d autres factures de services publics ; Les contrats ayant comme objet le transport scolaire (matin, midi et aprèsmidi) ; Les marchandises ayant des prix déterminés par des règlements ministériels, tels les livres des bibliothèques, etc. 2.1 Déterminer le type de négociation au sujet des prix. 2.2 Identifier les responsabilités en matière de négociation, d achat et d approbation des dépenses. 2.3 Identifier les personnes responsables de ces activités. 3. PRINCIPES DE BASE 3.1 La gestion des actifs de la commission scolaire implique l obtention du plus bas prix possible lors de l achat de biens et services compte tenu de leur utilisation, de leur qualité et de la livraison, ainsi que du service aprèsvente. 3.2 La commission scolaire compte systématiquement sur la concurrence entre les fournisseurs tout en assurant à ces derniers un traitement équitable. 3.3 Pour profiter de son pouvoir d achat, la commission scolaire favorise l utilisation de contrats à commandes lors de l acquisition de biens et services pour tous ses centres, écoles et services. 3.4 Chaque fois que cela est possible, l achat de fournitures ou de services est basé sur des spécifications écrites. 3.5 Tout en respectant les ententes intergouvernementales, la commission scolaire favorise l achat de biens et services originaires du Québec. 3.6 Se souciant des questions liées à l environnement, la commission scolaire encourage : La réduction de sa consommation de produits ; L utilisation des produits pendant aussi longtemps que possible avant qu ils ne soient jetés ; Page 3 de 7 Politique 5.1

4 La collecte de produits recyclables ; L utilisation de produits fabriqués à partir de matériaux recyclés. 3.7 La commission scolaire favorise l achat de produits et services qui assurent la sécurité des élèves et du personnel. 3.8 Aucune personne responsable d une négociation ne doit être susceptible de profiter personnellement ou financièrement de la négociation à réaliser ou des achats réalisés par la suite. 3.9 On ne peut diviser aucune dépense ou aucun achat de façon à privilégier un certain type de négociation ou à éviter qu elle ne soit soumise à l approbation tel que décrit dans la liste de niveaux d autorisation. Les exceptions à la politique d achat doivent être approuvées en préalable par le directeur général ou la directrice générale sur réception d une demande écrite. 4. RESPONSABILITÉ POUR LES NÉGOCIATIONS ET LES ACHATS 4.1 Le service des achats Meubles, appareils et outils (biens d équipement) ; Contrats d entretien pour les meubles, appareils et outils (biens d équipement) ; Photocopieuses ; Systèmes téléphoniques ; Tous les autres achats confiés par une autre autorité désignée ; Tous les contrats à commandes. 4.2 Le centre, l école ou le service Des biens et services relevant des activités de l école, du centre ou du service ; Des livres et manuels conformément aux règles et règlements courants ; Sauf les négociations confiées au service de l équipement et de l entretien ou au service des achats. Page 4 de 7 Politique 5.1

5 4.3 Service de l équipement et de l entretien Les biens et services relevant des activités du service, surtout dans les domaines suivants : Modifications, rénovations et/ou réparations ; De l équipement, du matériel et des fournitures pour l entretien du bâtiment ; Des services, frais et contrats concernant la sécurité et l entretien du bâtiment ; Des contrats d entretien pour les terrains des bâtiments (déneigement, entretien de la pelouse, asphaltage, etc.). 5. TYPE DE NÉGOCIATION Le type de négociation dépend de la valeur estimée des biens ou des services. 5.1 Appels d offres Les appels d offres impliquent l ouverture publique des offres. Seulement les offres fournies avant la date indiquée seront ouvertes. Toutes les offres sont enregistrées Appels d offres ouverts ( $ et plus) Un appel d offres ouvert implique la publication d un appel d offres ouvert pour tous. Quiconque satisfait aux exigences de l appel d offres peut présenter une offre. L appel d offres ouvert est publié par des moyens électroniques appropriés. Si on le juge opportun, on peut publier l offre dans un ou plusieurs journaux locaux. À moins que la loi n en dispose autrement, il faut émettre des appels d offres ouverts pour toute dépense estimée à ,00 $ ou plus Appels d offres restreints (de ,00 $ à ,00 $) Cet appel d offres restreint la participation aux fournisseurs choisis par le négociateur. Dans des circonstances normales, au moins trois (3) fournisseurs sont invités à présenter une soumission. Page 5 de 7 Politique 5.1

6 Il faut émettre des appels d offres restreints pour des dépenses estimées à plus de ,00 $ mais qui ne dépassent pas ,00 $. Le négociateur pourrait décider d émettre un appel d offres ouvert. 5.2 Demande de propositions de prix formulées par écrit (de 5 000,00 $ à ,00 $) Dans des circonstances normales, au moins deux (2) fournisseurs sont invités à présenter par écrit des propositions de prix pour des biens et services selon les indications du négociateur. Il faut demander des propositions de prix formulées par écrit pour toutes les dépenses entre 5 000,00 $ et ,00 $. Le négociateur pourrait décider d émettre un appel d offres restreint. 5.3 Contrats négociés (de 0,00 à 5 000,00 $) Un contrat négocié implique des communications écrites ou verbales entre le négociateur et au moins un (1) fournisseur. Ce type de négociation peut être utilisé pour toute dépense qui ne dépasse pas 5 000,00 $. On peut également avoir recours à ce type de négociation en cas d urgence, peu importe le coût. On décrit une urgence comme étant un événement imprévu exigeant des réparations ou remplacements immédiats pour assurer un milieu sûr et sécuritaire ou pour réduire au minimum les dommages subis par les biens de la commission scolaire. 5.4 Achats groupés La Commission scolaire peut décider de participer à divers groupes d achat comme le Comité de Gestion de la taxe scolaire sur l île de Montréal et La Fédération des Commissions scolaires du Montréal Métropolitain. Dans tels cas, les négociations seront tenues conformément aux règles qui régissent le groupe d achat. Lorsque cela est avantageux pour la commission scolaire, la personne responsable des négociations peut se servir des ententes négociées par le Conseil du Trésor du gouvernement du Québec. Page 6 de 7 Politique 5.1

7 Pour négocier des contrats à commandes, le service des achats peut avoir recours à des appels d offres restreints ou à des demandes écrites pour obtenir des prix unitaires ou des rabais garantis pendant une période de temps prédéterminée. 6. NIVEAUX D AUTORISATION Les dépenses sont approuvées selon les niveaux de délégation de l autorité. 6.1 Ces autorisations sont sujettes du règlement numéro 2 (Délégation de pouvoir du directeur général). 6.2 La politique d achat détermine les limites de dépenses pour des achats qui peuvent être effectuées à l intérieur des budgets approuvés par le directeur général. 6.3 Les documents autorisants les achats de biens et services doivent être signés par les administrateurs ci-après désignés pour des montants ne dépassant pas ceux mentionnés en regard de leur titre et à l intérieur des budgets autorisés : Directrices ou directeurs d écoles ou de centres $ Directrices et directeurs de secteurs ou de service $ Directrices ou directeurs généraux adjoints $ Directrice ou directeur général $ 6.4 Le comité exécutif doit approuver par voie de résolution les dépenses de plus de $ mais n excédant pas $. Tous les achats de plus de $ doivent être approuvés par le conseil des commissaires. 6.5 L autorisation de signer des demandes d achats doit être effectuée dans le respect de la politique et des procédures d achat de la commission scolaire Lester-B.-Pearson. Page 7 de 7 Politique 5.1

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