Western Climate Initiative, inc. Budget révisé pour l année civile 2015 et dépenses prévues en mai 2015

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1 Western Climate Initiative, inc. Budget révisé pour l année civile 2015 et dépenses prévues en mai 2015 Table des matières Introduction... 1 Services de plafonnement et d échange... 2 Système de suivi des droits d émission (CITSS) : développement d applications, soutien et hébergement... 3 Service à la clientèle du système de suivi des droits d émission (CITSS)... 3 Services aux administrateurs de ventes aux enchères et de ventes de gré à gré... 4 Services administratifs et financiers... 4 Surveillance du marché... 4 Fonds de réserve pour l approvisionnement... 5 Personnel et activités directes... 5 Personnel... 6 Location de bureaux et matériel... 6 Services de soutien professionnel et administratif... 6 Primes d assurance... 7 Frais de déplacement et de réunion... 7 Autres frais... 8 Introduction Le présent document fait état du budget révisé de l année et des dépenses prévues en 2016 de Western Climate Initiative, inc. (WCI, inc.), adoptés par son conseil d administration lors de la séance du 5 décembre Les gouvernements participants ont déterminé les exigences régissant les services de plafonnement et d échange de droits d émission en fonction du soutien nécessaire à la mise en œuvre des programmes prévus en 2015 et en Ces exigences ont ensuite étayé la description des travaux nécessaires à la prestation des services de plafonnement et d échange par les fournisseurs. WCI, inc. a pour sa part défini ses propres exigences concernant son personnel et ses activités directes visant à soutenir les fournisseurs de ces services et à assumer 1 La version préliminaire du budget 2015 a été adoptée par le conseil d administration le 9 décembre 2013 aux fins du budget

2 ses responsabilités administratives et organisationnelles connexes. Le budget et les prévisions qui en découlent constituent la meilleure estimation des obligations fiscales de WCI, inc. pour les deux années concernées. Tous les montants sont en dollars américains (USD). Le budget 2015 et les dépenses prévues en 2016, présentés au tableau 1, se divisent en deux catégories : Services de plafonnement et d échange et Personnel et activités directes. La première catégorie comprend les dépenses pour les services soutenant l exécution des programmes d échange de droits d émission de gaz à effet de serre des gouvernements participants. La seconde catégorie représente les charges d exploitation de WCI, inc. Tableau 1 : Budget total 2015 de WCI, inc. et dépenses prévues en 2016 Budget 2015 Budget 2015 initial révisé Prévisions 2016 Services de plafonnement et d échange $ $ $ Personnel et activités directes $ $ $ Total $ $ $ Services de plafonnement et d échange La catégorie Services de plafonnement et d échange comprend des estimations des coûts associés à la réalisation de l objectif de WCI, inc. qui consiste à «offrir des services consultatifs techniques et scientifiques» aux gouvernements participants. WCI, inc. a conclu des contrats de service pour répondre aux besoins des programmes des gouvernements participants. Le résumé du budget 2015 et des dépenses prévues en 2016 aux fins de ces services se trouve au tableau 2, et leur description, ci-dessous. Les services requis et leur coût se fondent à la fois sur l expérience de la commission des ressources en air de l agence de protection environnementale de la Californie (CARB) en matière de prestation de services selon un processus de concurrence ouverte et de gestion des travaux conformément aux résultats attendus selon les contrats et sur l expérience de WCI, inc. en rédaction de tels contrats et en gestion des travaux exécutés en 2013 et en Les services de plafonnement et d échange soutiennent les programmes des gouvernements participants et de ceux qui s y sont joints depuis peu. Sous réserve d un financement suffisant, on peut étendre la portée de tous les services et fournisseurs de services afin d incorporer d autres gouvernements participants. 2 On compensera les augmentations du budget 2015 avec les économies réalisées en 2014, soit environ un million de dollars, grâce à : 1) des coûts des services de plafonnement et d échange inférieurs aux prévisions, 2) des retards ayant empêché la prestation des services en 2014, 3) des retards d embauche, 4) des charges d exploitation et de soutien inférieures aux prévisions. Budget de WCI, inc. Page 2 de 8

3 Système de suivi des droits d émission (CITSS) : mise au point d applications, soutien et hébergement Depuis 2011, les gouvernements participants collaborent avec la société Systems Research and Applications Corporation (SRA) au développement du CITSS, qui offre à tous les participants au marché la possibilité d ouvrir des comptes afin de conserver et de retirer des droits d émission, mais aussi de les échanger avec d autres titulaires. Les programmes californien et québécois bénéficient déjà du CITSS, en version française et anglaise, pour un total de 900 comptes et utilisateurs dès les premières années. L hébergement du CITSS comprend des services et des technologies (logiciel et équipement) de maintien en ligne selon les différents niveaux de service requis pour tous les participants des programmes et pour le personnel des gouvernements y étant affecté. La CARB a financé les premières étapes de développement du CITSS. En mai 2012, WCI, inc. a mandaté SRA pour le perfectionnement d applications connexes et l hébergement. En décembre de la même année, on a prolongé une première fois la durée du contrat jusqu à décembre 2013, puis une deuxième fois jusqu à la fin Selon le contrat avec SRA, le budget 2015 consacré à la mise au point du CITSS, au soutien propre à ses applications et à son hébergement sur les serveurs de WCI, inc. s élève à $, et les dépenses projetées en 2016, à $. La hausse du budget révisé de 2015, comparativement à sa version initiale, s explique par les travaux d élaboration supplémentaires dans le premier semestre Les dépenses prévues en 2016 aux fins du CITSS se fondent sur l achèvement des premiers travaux d élaboration vers le milieu de Dès lors, les services subséquents seront axés sur le soutien à l exploitation du CITSS, à son maintien et à la réalisation de légères modifications. Ce soutien constituera une dépense récurrente pour WCI, inc. qui devrait toutefois diminuer au fil du temps, de pair avec les frais connexes. Service à la clientèle du système de suivi des droits d émission (CITSS) Le service à la clientèle de WCI, inc. offre du soutien par téléphone et en ligne aux utilisateurs du CITSS de tous les gouvernements participants. Le fournisseur de ce service saisit les demandes des utilisateurs, répond aux questions relevant de sa compétence et adresse les autres au personnel désigné de WCI, inc. et des gouvernements participants. WCI, inc. a confié son service à la clientèle à la société ICF Incorporated S.A.R.L., en vertu d un contrat de $ d une durée de trois (3) ans, soit du 1 er octobre 2012 au Budget de WCI, inc. Page 3 de 8

4 30 septembre À cet égard, le budget 2015 prévoyait une somme de $, renouvelée en 2016, mais compte tenu de l utilisation réelle pendant deux ans, ce montant a été révisé à la baisse. Services aux administrateurs de ventes aux enchères et de ventes de gré à gré WCI, inc. soutient les gouvernements participants dans l organisation de ventes aux enchères de leurs droits d émission de gaz à effet de serre conformément à leurs exigences, et dans l exécution de ventes de gré à gré. En 2011, la CARB a mandaté Markit pour l élaboration, la mise en œuvre et l administration d une plateforme de vente aux enchères et de vente de gré à gré. En janvier 2013, WCI, inc. a conclu un contrat avec la même entreprise lui demandant d adapter cette plateforme aux programmes californiens et québécois connexes. Markit terminera en 2015 l adaptation pour le Québec, d abord prévue en 2014, alors les sommes prévues à cet égard au budget 2014 sont reportées à celui de 2015, d où l augmentation figurant à la version révisée. Services administratifs et financiers Dans le cadre du soutien aux ventes aux enchères et de gré à gré, WCI, inc. offre des services administratifs et financiers comme l évaluation des garanties financières et la gestion des paiements. En 2011, la CARB et les gouvernements participants ont conclu un contrat pour de tels services avec la Deutsche Bank. Deux ans plus tard, WCI, inc. s est adressée à celle-ci pour des services de soutien aux ventes aux enchères du Québec et la coordination subséquente. WCI, inc. appuie son contrat sur ce qui précède aux fins de la coordination des ventes aux enchères conjointes et du soutien aux ventes de gré à gré de chaque gouvernement participant. Le budget accorde $ aux services administratifs et financiers en 2015, et prévoit la même somme en Surveillance du marché WCI, inc. commande au nom des gouvernements participants des analyses de surveillance du marché, qui comprennent l examen et l évaluation des ventes aux enchères et des ventes de gré à gré pour détecter les irrégularités ou les entorses aux exigences de chaque programme de plafonnement et d échange. Ces analyses peuvent aussi exiger le suivi des droits d émission en main, reportés et échangés afin de repérer toute irrégularité. Les résultats de ces analyses sont ensuite transmis à chaque gouvernement participant, qui conserve toute responsabilité et autorité finale sur le suivi du marché. De concert avec les gouvernements participants, la CARB s est entendue avec Monitoring Analytics en 2011 pour la réalisation de telles analyses. Deux ans plus tard, WCI, inc. a mandaté la même entreprise pour la prestation de services de soutien aux fins du programme du Québec Budget de WCI, inc. Page 4 de 8

5 et pour la préparation des ventes aux enchères conjointes. Le contrat s appuie sur les travaux précédents et demande des analyses pour assurer la surveillance des marchés à l intention des tous les gouvernements participants. Le budget 2015 révisé prévoit $ pour la surveillance du marché, ce qui représente une légère réduction de la prévision originale en raison des dépenses réelles des deux dernières années. Fonds de réserve pour l approvisionnement À l instar du budget 2015 révisé, les dépenses prévues en 2016 accordent $ aux activités d approvisionnement débutant tôt en Le contrat de WCI, inc. pour les services de plafonnement et d échange venant à terme à la fin de 2015, un nouvel appel d offres sera lancé au début de 2016, qui pourrait comporter des travaux supplémentaires pour l adaptation à des systèmes neufs ou modifiés. En cas de changement de fournisseur, les services du nouveau fournisseur chevaucheront peut-être ceux du fournisseur actuel pendant un certain temps. Si un nouveau gouvernement se joint au WCI, inc., on pourra puiser les sommes nécessaires à la modification des services de plafonnement et d échange dans le fonds de réserve, si le conseil approuve le nouveau contrat ou les modifications à un contrat en cours. Tableau 2 : Budget 2015 révisé aux fins des services de plafonnement et d échange et dépenses prévues en 2016 Budget 2015 Budget 2015 initial révisé Projections Développement, soutien et hébergement du CITSS $ $ $ Service à la clientèle du CITSS $ $ $ Services de vente aux enchères $ $ $ Services administratifs et financiers $ $ $ Surveillance du marché $ $ $ Fonds de réserve pour l approvisionnement $ $ Sous-total $ $ $ Personnel et activités directes La catégorie Personnel et activités directes comprend l estimation des charges d exploitation de WCI, inc., notamment les sommes consacrées à la rémunération et aux avantages des employés, à la location et au matériel des bureaux, aux services de soutien professionnel et administratif, aux primes d assurance, aux frais de déplacement et de réunion, et aux autres dépenses d exploitation directe. Les estimations budgétaires s appuient sur l exploitation réelle de WCI, inc. en 2013 et en 2014, et sur l évolution des exigences du programme de plafonnement et d échange de WCI, inc. en fonction des précisions des gouvernements Budget de WCI, inc. Page 5 de 8

6 participants. Le résumé du budget 2015 révisé et des dépenses prévues en 2016 se trouvent au tableau 3, et leur description, ci-dessous. Personnel Selon les directives du conseil d administration, les responsabilités de WCI, inc. relèvent de son personnel, y compris la gestion des activités courantes ainsi que la supervision et la gestion des fournisseurs engagés pour la prestation des services de plafonnement et d échange décrits plus haut. Le budget 2015 et les dépenses prévues en 2016 comprennent quatre postes, et les éventuels chevauchements résultant des transitions envisagées entre le personnel en place et les recrues. Voici les quatre postes en question : un directeur général situé aux États-Unis; un directeur adjoint situé au Canada, qui soutient le directeur général en ce qui concerne les exigences régissant les activités commerciales et d exploitation, et qui gère les projets de plafonnement et d échange; un chef de projet qui coordonne les services de plafonnement et d échange; un directeur de bureau ou adjoint administratif. Le budget 2015 révisé et les dépenses prévues en 2016 comprennent la rémunération et les avantages des employés et les honoraires des fournisseurs de services de gestion de projets et de gestion des affaires. Le budget 2015 accorde $ au personnel, dotation comprise, et les dépenses prévues en 2016 se chiffrent à $. Location de bureaux et matériel En septembre 2012, WCI, inc. a ouvert un bureau à Sacramento, en Californie, et compte en ouvrir un deuxième au Québec dès 2015 (on choisira son emplacement une fois le directeur adjoint en poste). Les installations de Sacramento se trouvent dans un bureau de direction entièrement meublé qui comprend l accès à un photocopieur et à Internet, le téléphone et d autres fournitures de bureau courantes. On espère trouver l équivalent au Québec, alors aucun budget n est accordé aux fournitures ni au matériel de bureau. Location, ordinateurs, fournitures et autre matériel de bureau compris, le budget 2015 s élève à $, et les dépenses prévues en 2016, à $. Services de soutien professionnel et administratif WCI, inc. a retenu les services de plusieurs professionnels pour le soutien de ses activités, notamment : Budget de WCI, inc. Page 6 de 8

7 un avocat-conseil; un comptable chargé des systèmes comptables, des conseils liés aux méthodes comptables et des rapports sur les activités financières de l organisation; un auditeur chargé des audits et des services de fiscalité; un service de la paie assumant aussi les documents d impôt sur le revenu et la gestion de plusieurs aspects des ressources humaines comme les avantages sociaux. WCI, inc. a aussi accordé une partie de son budget aux services de traduction vers le français et l anglais, de technologie de l information (TI), de sensibilisation et de communication. Le budget TI est surtout consacré à l achat de certificats de sécurité (SSL) pour les sites Web propres à l administration du programme. Le budget de sensibilisation et de communication couvre les coûts des séances de mobilisation de participants, de la transmission des principaux enseignements sur les programmes et de l hébergement, de l entretien et de la mise à jour du site Web de WCI, inc., selon la décision du conseil et du directeur général. Selon les estimations, ces services de soutien professionnel et administratif totaliseront $ en 2015 et $ en Pour chaque année, on compte les services juridiques ( $), de comptabilité ( $), de vérification ( $), de traduction ( $), de TI ( $) et de la paie (8 400 $). Le budget 2015 révisé accorde $ à la sensibilisation et aux communications, soit pour retenir les services d une agence de recrutement. Les dépenses prévues en 2016 se chiffrent à $. Primes d assurance Soucieuse de répondre aux besoins des activités au Canada et aux États-Unis, WCI, inc. a souscrit des assurances d entreprise couvrant sa responsabilité civile et professionnelle, la responsabilité des administrateurs et des dirigeants et la responsabilité liée aux pratiques d emploi ainsi que la rémunération des employés, pour un coût total de $ par année. Frais de déplacement et de réunion Le budget 2015 et les prévisions 2016 comprennent les frais pour les déplacements du personnel du Canada ( $ par année) et des États-Unis ( $ par année) aux fins de gestion des projets et de participation à des réunions. Tout déplacement doit recevoir l approbation préalable du directeur général et respecter les tarifs journaliers qu a déterminés le gouvernement américain. Sont aussi comprises les dépenses pour les rencontres de WCI, inc. dans les deux pays, notamment les réunions du conseil d administration. Conformément à la politique de WCI, inc. en matière d assemblée publique, le budget de réunion prévoit la tenue de séances publiques, notamment la location de salles de conférences, le matériel audiovisuel, la reproduction de Budget de WCI, inc. Page 7 de 8

8 documents et diverses dépenses directes. Aux États-Unis comme au Canada, le budget prévoit $ par année, ce qui devrait suffire à tenir quatre rencontres. Autres frais La présente catégorie rassemble toutes les charges d exploitation non comprises au budget ni aux prévisions, ainsi que les dépenses excédant les sommes prévues. Le budget prévoit $ par année. Tableau 3 : Budget 2015 révisé aux fins du personnel et des activités directes, et dépenses prévues en 2016 Budget 2015 initial Budget 2015 révisé Projections Personnel $ $ $ Location de bureaux et équipement $ $ $ Location de bureaux (É.-U.) $ $ $ Location de bureaux (Canada) $ $ $ Matériel, fournitures, téléphone $ $ $ Services de soutien professionnel et administratif $ $ $ Services juridiques $ $ $ Services comptables $ $ $ Services d audit $ $ $ Services de traduction $ $ $ Services de TI $ $ $ Service de la paie $ $ $ Communication et sensibilisation $ $ $ Primes d assurance $ $ $ Déplacements, réunions et autres dépenses $ $ $ Déplacements aux États-Unis $ $ $ Déplacements au Canada $ $ $ Réunions aux États-Unis $ $ $ Réunions au Canada $ $ $ Autres dépenses $ $ $ Total $ $ $ Budget de WCI, inc. Page 8 de 8