ci-après appelée «l Agence»

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1 ENTENTE CONCERNANT L OCTROI D UN MANDAT ET LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS NÉCESSAIRES À SON EXERCICE ENTRE LE MINISTRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, pour et au nom du gouvernement du Québec, agissant par monsieur Jacques Cotton, sous-ministre adjoint DGCFERI ; ci-après appelé «le Ministre» ET L AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE LA MONTÉRÉGIE, personne morale de droit public régie par la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2), ayant son siège au 1255, rue Beauregard, Longueuil (Québec) J4K 2M3, agissant par monsieur Luc Boileau, Président-directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes tel qu'il le déclare, ci-après appelée «l Agence»

2 - 2 - ATTENDU QU en vertu du paragraphe i) de l article 3 de la Loi sur le ministère de la Santé et des Services sociaux (L.R.Q., c. M- 19.2), le Ministre doit établir des normes applicables en matière de services, d équipement, de finance et de personnel dans l utilisation des subventions accordées par le gouvernement dans le domaine de la santé et des services sociaux, et en surveiller l utilisation ; ATTENDU QUE l alinéa premier de l article 431 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2, ciaprès appelée la LSSSS) prévoit que dans une perspective d amélioration de la santé et du bien-être de la population, le Ministre détermine les priorités, les objectifs et les orientations dans le domaine de la santé et des services sociaux et veille à leur application et que les paragraphes 1, 3, 10, 11, et 13 du deuxième alinéa de ce même article prévoient que, plus particulièrement, il établit les politiques de santé et de services sociaux et voit à leur mise en œuvre et à leur application par les agences, et à leur évaluation, il répartit équitablement les ressources humaines, matérielles, informationnelles, technologiques et financières entre les régions et voit au contrôle de leur utilisation, il diffuse auprès des agences et des établissements les orientations relatives aux standards d accès, d intégration, de qualité, d efficacité et d efficience, il évalue les résultats de la mise en œuvre de son plan stratégique et s assure de la reddition de comptes de la gestion du réseau en fonction des orientations qu il a diffusées et il apprécie et évalue les résultats en matière de santé et de services sociaux ; ATTENDU QUE, pour réaliser ces fonctions, le Ministre doit, à partir des données qu il détient relativement aux besoins et à la consommation des services, développer des indicateurs et analyser des données; ATTENDU QU en vertu du paragraphe 8 du deuxième alinéa de l article 340 de la LSSSS, l Agence est instituée pour exercer les fonctions nécessaires à la coordination de la mise en place des services de santé et des services sociaux de sa région, particulièrement en matière de financement, de ressources humaines et de services spécialisés et qu à cette fin, elle a pour objet d exécuter tout mandat que le Ministre lui confie ;

3 - 3 - ATTENDU QUE le Ministre désire confier le mandat de développer des indicateurs et d analyser des données à l Agence, qui possède l expertise et les ressources techniques requises pour ce faire ; ATTENDU QU il est nécessaire, pour l exercice de ce mandat, que le Ministre communique des renseignements personnels ; ATTENDU QU en vertu de l article 67.2 de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) (ci-après la Loi sur l accès), un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l exercice d un mandat ou à l exécution d un contrat de service ou d entreprise confié par l organisme public à cette personne ou à cet organisme ; ATTENDU QU en vertu de l article 67.3 de la Loi sur l accès, un organisme public doit inscrire dans un registre, de la manière prévue à cet article, toute communication de renseignements personnels faite en vertu de l article 67.2 de cette même loi. LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. OBJET DE L ENTENTE Le Ministre confie à l Agence le mandat d analyser, pour la région de la Montérégie, dans une perspective régionale, les données qui lui appartiennent et qui sont relatives aux besoins, à la consommation ou à l offre de services de santé et de services sociaux afin de lui fournir une planification et une évaluation appropriée de l adéquation de ces services et de l atteinte des objectifs définis par le Ministre ou déterminés dans les plans régionaux, de lui rendre compte de l implantation et du fonctionnement des réseaux locaux de services ou tout autre reddition de comptes déterminée par lui.

4 2. DURÉE La présente entente entre en vigueur le jour de sa signature par les parties et se termine lors de la réalisation de l objet de la présente entente, à la satisfaction du Ministre. 3. OBLIGATION DU MINISTRE Le Ministre s'engage à communiquer, de façon sécuritaire à l Agence, les renseignements nécessaires à la réalisation de la présente entente, selon les conditions et modalités qui y sont prévues et à respecter toute autre obligation qui y est stipulée. 4. OBLIGATION DE L AGENCE L Agence s'engage : 4.1 à réaliser par elle-même l objet de la présente entente selon les conditions et modalités décrites aux présentes, étant entendu qu aucune sous-traitance n est permise et que le fait pour l Agence de faire appel à l expertise d un employé d une autre agence n est pas considéré comme de la sous-traitance aux fins de la présente entente ; 4.2 à respecter toute obligation stipulée à la présente ; 4.3 à ne pas accepter d autres mandats de tierces parties qui entreraient en conflit avec la réalisation de la présente entente ; 4.4 à maintenir des liens de communication électronique appropriés pour faciliter les échanges informatiques avec le Ministre ; 4.5 à transmettre au Ministre, sur demande, un rapport écrit sur l'état d'avancement des travaux ; 4.6 à transmettre électroniquement au Ministre, sur demande, les travaux, résultats et documents réalisés dans le cadre de la présente entente.

5 COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DE L ENTENTE Le Ministre communique à l Agence les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de la présente entente et contenus dans les banques de données appartenant au Ministre énumérées à l ANNEXE 1. Cette communication se fait soit sur support électronique, via un transporteur sécuritaire ou encore en main propre, ou par transmission électronique. 6. RECONNAISSANCE DU CARACTÈRE CONFIDENTIEL DES RENSEIGNEMENTS TRANSMIS L Agence reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels qui lui sont communiqués par le Ministre dans le cadre de la présente entente. 7. MESURES DE SÉCURITÉ L Agence s'engage à : 1 informer son personnel des obligations prévues à la Loi sur l accès et diffuser, à cet égard, toute l information pertinente ; 2 ne rendre accessibles les renseignements personnels qu aux membres de son personnel qui ont qualité pour les recevoir, lorsqu ils sont nécessaires à l exercice de leurs fonctions ; 3 s assurer que toute personne à son emploi ayant accès aux renseignements personnels visés par la présente entente dans l exercice du mandat complète un engagement de confidentialité, similaire à celui reproduit à l ANNEXE 2. Copie des engagements de confidentialité doit être transmise au Responsable de l accès et de la protection des renseignements personnels du Ministère sans délai avant le début de toute communication de renseignements confidentiels ; 4 n utiliser les renseignements personnels que pour l exécution de la présente entente ;

6 - 6-5 mettre en place toutes les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels à toutes les étapes de la réalisation des services visés par la présente entente, notamment en dotant son personnel autorisé d un identifiant et d un mot de passe pour accéder aux banques de données avec des renseignements personnels ; 6 gérer les droits d accès aux renseignements personnels en fonction des profils et des règles d accès, et ce, de façon à ce que seul son personnel autorisé puisse accéder aux renseignements ; 7 héberger les renseignements transmis uniquement dans un environnement technologique centralisé ; 8 localiser les postes donnant accès aux renseignements personnels dans un endroit configuré de façon à ce que seul son personnel autorisé puisse visualiser ce qui apparaît à l écran; 9 mettre en place des mesures afin que tous les accès aux renseignements personnels effectués puissent être retracés et vérifier périodiquement la journalisation des accès aux renseignements; 10 être en mesure de recevoir les renseignements personnels communiqués selon le ou les modes de réception spécifiques à chaque banque ; 11 conserver distinctement les renseignements personnels, c est-à-dire dans un environnement séparé de celui de toutes autres données qu elle détient ; 12 prendre les mesures de sécurité raisonnables relatives à l intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements afin de garantir la confidentialité des renseignements personnels, tant lors de leur utilisation que lors de leur conservation; 13 ne conserver, à l expiration de la présente entente, aucun renseignement personnel communiqué par le Ministre dans le cadre de la présente entente. À cette fin, l Agence s engage à détruire, dans un délai raisonnable suivant la fin de la présente entente, et conformément au guide pour la destruction des documents renfermant des renseignements

7 - 7 - personnels (Commission d accès à l information) joint à l ANNEXE 3 de la présente entente, tous les renseignements communiqués par le Ministre. L Agence fournira au Ministre une attestation écrite que les renseignements personnels ont été détruits et, s il est requis de le faire, elle permettra au Ministre de constater la destruction ; 14 fournir, à la demande du Ministre, toute l information pertinente au sujet de la protection des renseignements personnels ; 15 permettre au représentant du Ministre d effectuer toute vérification ou enquête relative à la confidentialité des renseignements personnels ; 16 informer sans délai le responsable de l accès du Ministère de tout manquement aux obligations prévues à la présente disposition ou de tout événement pouvant risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des renseignements personnels ; 17 faire respecter les mesures contenues dans l engagement de confidentialité signé par ses employés. 8. RESPONSABILITÉ Sauf le cas de faute lourde de la part du Ministre, ce dernier n assume aucune responsabilité à l égard de tous les dommages matériels subis par l Agence, ses représentants, mandataires ou ses préposés. De plus, l Agence s'engage à prendre fait et cause pour le Ministre dans l éventualité d une poursuite judiciaire dirigée contre celui-ci en raison d un acte ou d une omission qui serait imputable à l Agence par son fait ou celui de ses préposés.

8 PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D AUTEUR 9.1 PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE Les travaux, résultats et documents réalisés par l Agence dans le cadre de la présente entente, y compris ses accessoires tels les rapports de recherche, les banques de données et autres deviendront la propriété entière et exclusive du Ministre qui pourra en disposer à son gré. 9.2 DROITS D AUTEURS A) CESSION TOTALE L Agence cède au Ministre, qui accepte, tous les droits d auteur sur tous les travaux, résultats et documents à être réalisés en vertu de la présente entente, à toutes fins jugées utiles par le Ministre. Cette cession de droits d auteur est consentie sans limite de territoire ni de temps et sans limite de quelque nature que ce soit. B) GARANTIE L Agence garantit au Ministre qu elle détient les droits d auteur sur les travaux, résultats et documents réalisés en vertu de la présente entente et, à cet égard, garantit le Ministre contre tout recours, poursuite, réclamation ou demande de la part de toute personne relativement à ces garanties. 9.3 LICENCE Le Ministre accorde gratuitement à l Agence une licence non exclusive et non transférable lui permettant de reproduire, adapter, publier, communiquer au public par quelque moyen que ce soit, traduire, exécuter ou représenter en public les travaux, résultats et documents réalisés en vertu de la présente entente, dans la mesure où ces derniers ne contiennent aucun renseignement personnel. Cette licence est accordée sans limite territoriale et sans limite de temps.

9 - 9 - L Agence doit, dans le cadre de l application de cette licence et lorsque requis par le Ministre, indiquer la mention suivante : «Gouvernement du Québec ministère de la Santé et des Services sociaux [Année de diffusion].». 9.4 PROPRIÉTÉ DES RENSEIGNEMENTS Il est expressément convenu que tous les renseignements personnels communiqués à l Agence pour la réalisation de la présente entente sont et demeurent la propriété exclusive du Ministre. 10. CONFIDENTIALITÉ L Agence s engage à ne révéler ni ne faire connaître, sans y être dûment autorisée par le Ministre, quoi que ce soit dont elle aurait eu connaissance dans l exécution de ses obligations au titre de la présente entente. 11. RÉSILIATION 11.1 Le Ministre peut en tout temps, au moyen d un avis écrit à cet effet, résilier la présente entente sans préjudice à tous ses droits et recours si l Agence fait défaut de respecter l une des obligations stipulées à la présente entente et que tel défaut n est pas corrigé dans un délai de trente (30) jours ouvrables suivant un avis écrit décrivant le défaut. La résiliation interviendra à l expiration de ce délai Le Ministre se réserve également le droit de résilier la présente entente sans qu il soit nécessaire de motiver pour lui la résiliation. Pour ce faire, le Ministre adresse un avis de résiliation écrit à l Agence. La résiliation prend effet de plein droit 10 jours après la date de réception de cet avis par l Agence.

10 RESPONSABLES DE L APPLICATION DE L ENTENTE En collaboration avec les personnes responsables de l accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels au sein de l Agence et du Ministère de la Santé et des Services sociaux, les personnes responsables de l application de la présente entente sont les suivantes : Pour le Ministre : M. Jacques Cotton Sous-ministre adjoint Direction générale de la coordination, du financement, de l équipement et des ressources informationnelles Pour l Agence : M. Luc Boileau Président-directeur général Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie 13. AVIS Tout avis exigé en vertu de la présente entente, pour être valide et lier les parties, doit être donné par écrit et être remis en main propre ou transmis par poste recommandée ou par messager, à l adresse de la partie concernée telle qu'indiquée ci-après : Pour l Agence : M. Luc Boileau Président-directeur général Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie 1255, rue Beauregard Longueuil (Québec) J4K 2M3 Pour le Ministre : Le secrétaire général Ministère de la Santé et des Services sociaux 1075 chemin Ste-Foy, 14 e étage Québec (Québec) G1S 2M1

11 DOCUMENTS CONTRACTUELS Les annexes font partie intégrante de la présente entente. Les parties déclarent en avoir pris connaissance et en acceptent toutes et chacune des clauses. La présente entente constitue la seule entente intervenue entre les parties et remplace toute autre entente, proposition ou négociation préalablement intervenue. EN FOI DE QUOI, la présente entente est signée en deux (2) exemplaires : À _, ce 2008 Ministère de la Santé et des Services sociaux Par : Jacques Cotton, Sous-ministre adjoint, DGCFERI À _, ce 2008 Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie, Par : Luc Boileau, Président-directeur général

12 ANNEXE 1 SOURCES DE DONNÉES CONTENANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS TRANSMISES POUR RÉALISER LE MANDAT Clientèle hospitalière (MED-ÉCHO) (J54) Performance hospitalière (APR-DRG) (J57) Registre des traumatismes du Québec (RTQ) Intégration-CLSC (I-CLSC) (version actuelle) SOURCES DE DONNÉES CONTENANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À TRANSMETTRE DÈS LEUR DISPONIBILITÉ POUR RÉALISER LE MANDAT Intégration-CLSC (I-CLSC) (nouvelle version) Projet intégration jeunesse (PIJ) (nouvelle version) Système d information clientèle en centre d hébergement et de soins de longue durée (SICHELD) Banque de données centrale sur les urgences (BDCU) issue du système d information et de gestion des départements d urgence (SIG-DU)

13 ANNEXE 2 FORMULAIRE D ENGAGEMENT À LA CONFIDENTIALITÉ FORMULAIRE D ENGAGEMENT À LA CONFIDENTIALITÉ À l occasion de mes fonctions au sein d une agence de la santé et des services sociaux, j ai à participer à l utilisation, à l exploitation ou à l analyse de fichiers contenant des renseignements appartenant au ministre de la santé et des services sociaux et communiqués à mon employeur dans le cadre de la réalisation d un mandat. Je comprends que ces renseignements sont confidentiels et doivent être protégés. Dans ce contexte, je m engage par la présente : 1. à n utiliser les renseignements que dans le cadre de mes fonctions et pour la seule réalisation du mandat. Je comprends de ce fait qu il m est notamment interdit: o o de divulguer ou de publier de quelque manière que ce soit un ou plusieurs des renseignements qui m auront été communiqués ; d effectuer toute mise en marché d un ou de plusieurs de ces renseigenements. 2. à ne pas modifier les données unitaires qui m auront été transmises autrement que dans le cadre de la réalisation du mandat ; 3. à ne pas recouper les renseignements appartenant au ministre qui m auront été communiqués avec des renseignements provenant d autres sources ; 4. à protéger la confidentialité des renseignements qui m auront été communiqués par tous les moyens adéquats, notamment : o en m assurant que seules d autres personnes autorisées ont accès aux renseignements dans l exercice de leurs fonctions ; o en employant correctement les moyens de protection des renseignements mis à ma disposition par mon employeur (mot de passe, etc.). Je comprends que des mesures administratives et disciplinaires pourraient être prises à mon endroit par mon employeur en cas de manquement à mon présent engagement. Signé ce, 2008 devant le représentant habilité de l agence. Agence : lettres moulées LE REPRÉSENTANT L EMPLOYÉ Nom : lettres moulées Nom : lettres moulées Fonction : lettres moulées Signature : Fonction : lettres moulées Signature :

14 ANNEXE 3 GUIDE POUR LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS RENFERMANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Tout organisme public ou toute entreprise privée qui recueillent, détiennent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels doivent mettre en place des mesures de sécurité propres à préserver le caractère confidentiel de ces données. Cette obligation découle à la fois de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. À la suite d'incidents majeurs qui lui ont été signalés, la Commission d'accès à l'information a réfléchi sur les moyens à prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels au moment de leur destruction. Au sein de l'organisme ou de l'entreprise, il est important que chaque employé, à son poste de travail, se sente responsable d'assurer la protection des renseignements personnels qu'il traite. C'est ainsi qu'il ne doit pas jeter au rebut les documents, disquettes, cartouches ou rubans magnétiques qui en contiennent, sans s'être assuré au préalable que leur contenu ne peut être reconstitué. La Commission suggère aux organismes et entreprises de désigner une personne qui sera responsable de mettre en place et de surveiller l'application d'une politique sur la destruction de documents contenant des renseignements personnels. Le déchiquetage demeure la meilleure méthode de destruction des documents confidentiels. Si les spécifications techniques de la déchiqueteuse de l'entreprise ne répondent pas au volume des documents à détruire, il faut les entreposer dans un endroit fermé à clef avant de les confier à une entreprise spécialisée de récupération de papier. La Commission voit mal comment la destruction des documents contenant des renseignements personnels puisse s'effectuer sur la foi d'une simple entente verbale. Aussi, un contrat en bonne et due forme concernant la destruction des documents devrait-il contenir au moins des clauses spécifiant:

15 le procédé utilisé pour la destruction des documents; la nécessité d'un accord préalable entre les parties avant de confier la destruction des documents confidentiels à un sous contractant; les pénalités aux dépens de l'entreprise de récupération si elle ne respecte pas ses engagements. En outre, dans ce même contrat, la Commission est d'avis que l'entreprise de récupération devrait : reconnaître que les renseignements personnels contenus dans les documents sont de nature confidentielle; faire signer un engagement à la confidentialité à toute personne qui aura à manipuler ces documents; s'engager à ce que les documents soient entreposés dans des locaux sécuritaires et qu'ils soient toujours sous bonne garde jusqu'à leur destruction; veiller à limiter de façon très stricte l'accès aux lieux où les documents sont entreposés ou transformés; s'engager à ne pas céder les documents en sa possession à des tiers à des fins autres que la transformation du papier préalablement et obligatoirement déchiqueté; assurer à son client le droit d'avoir accès en tout temps à ses installations, toute la durée du contrat; voir à la destruction totale des documents qui ne font pas l'objet d'une transformation; faire rapport à son client lors de la destruction des documents reçus.