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1 Besançon, le 11 février 2014 Direction Personne chargée du dossier : Dominique FLAMMARION Responsable des services administratifs Tél : Mel Mesdames et Messieurs les électrices et électeurs appartenant au collège des usagers de l'ufr Sciences et Techniques Objet : Renouvellement partiel du Conseil de l'ufr sciences et techniques. Elections des représentants du collège des USAGERS. Textes de référence : - Code de l'éducation, livre VII Titre 1 er. - Articles D à D du code de l'éducation. - statuts de l'université de Franche-Comté modifiés le 21 février Statuts de l'ufr sciences et techniques approuvés par le conseil d'administration de l'université. - Ma décision du 11 février 2014 portant convocation des électeurs. J ai l honneur de vous communiquer ci-après, les modalités d organisation des prochaines élections des représentants des usagers au conseil de l UFR sciences et techniques (UFR ST). Cette lettre circulaire d'organisation des élections annule et remplace ma lettre en date du 27 janvier I - DATE DE SCRUTIN - LOCALISATION DES BUREAUX DE VOTE La date du scrutin est fixée au : MARDI 1 ER AVRIL 2014 Un bureau de vote sera ouvert à l'ufr ST hall du bâtiment propédeutique de 9 heures à 17 heures précises. 1

2 II - COMPOSITION DU COLLEGE ELECTORAL Le collège des usagers regroupe les étudiants et les personnes bénéficiant de la formation continue, régulièrement inscrites à l'ufr ST au titre de l'année universitaire en vue de la préparation d'un diplôme ou d'un concours. Il comprend également les auditeurs, sous réserve des dispositions indiquées ci-dessous, au paragraphe III 3) "a". Les usagers du centre de télé enseignement (CTU) seront inscrits sur les listes électorales de ce collège s'ils poursuivent des études relevant de l'ufr ST. III - CONDITIONS D'EXERCICE DU DROIT DE SUFFRAGE 1) Nul ne peut prendre part au vote s'il ne figure pas sur une liste électorale. La liste est préparée sous la responsabilité du directeur de l'ufr ST. L inscription sur la liste électorale est faite d office pour les étudiants et les personnes bénéficiant de la formation continue, régulièrement inscrites à l'ufr ST au titre de l'année universitaire en vue de la préparation d'un diplôme ou d'un concours, à partir des inscriptions prises auprès des services compétents de l'université. La liste électorale sera affichée à l'ufr sciences et techniques à partir du vendredi 21 février 2014 et sur l intranet de l'ufr sciences et techniques ( Toute personne remplissant, de plein droit, les conditions pour être électeur, qui constaterait que son nom ne figure pas sur la liste électorale peut demander au directeur de l'ufr ST, y compris le jour du scrutin, de faire procéder à son inscription. Par contre, les électeurs cités ci-dessous au paragraphe III 3) de la présente circulaire, dont l'inscription sur la liste électorale est subordonnée à une demande de leur part, devront avoir fait parvenir cette demande au moyen du formulaire joint, cinq jours francs avant la date du scrutin, c'està-dire au plus tard le mercredi 26 mars 2014, à la responsable de l'organisation des élections à l'ufr ST Mme Dominique FLAMMARION - bureau 025B bâtiment Métrologie mail : Un accusé de réception leur sera délivré, qu'ils devront pouvoir produire, si nécessaire, le jour du scrutin, aux membres du bureau de vote. 2) Sont électeurs dans le collège des usagers, sans avoir à faire la demande : Les étudiants et les personnes bénéficiant de la formation continue (dont ceux du CTU) régulièrement inscrits à l'ufc au titre de l'année universitaire , y poursuivant des études relevant de l'ufr ST, en vue de la préparation d'un diplôme ou d'un concours. 3) Sont électeurs dans le collège des usagers, à condition d'en faire expressément la demande dans les conditions fixées, ci-dessus au dernier alinéa du paragraphe III 1) : a) Les auditeurs régulièrement inscrits à ce titre à l''université de Franche Comté sous réserve de suivre les mêmes formations que les étudiants de l'établissement et d'être en cours de formation au moment des opérations électorales. 2

3 4) Chaque usager ne peut être électeur que dans une unité de formation et de recherche de l'université de Franche-Comté Nul ne peut être électeur ni éligible dans le collège des usagers s'il appartient à un autre collège électoral au sein de l'université. Cependant les étudiants régulièrement inscrits à l'ufr ST et qui se sont vu confier, à l'ufc, des tâches d'enseignement, administratives ou de recherche, demeurent inscrits sur les listes électorales du collège des usagers même s'ils réunissent les conditions pour être électeurs et éligibles dans un autre collège, dès lors que leur rattachement à cet autre collège (et donc leur radiation de celui-ci des usagers) est subordonné à une demande de leur part, et dans la mesure où le présent scrutin ne concerne que l'élection des représentants des usagers. IV - NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR Sont à élire seize représentants des usagers (huit titulaires et huit suppléants). La durée du mandat est de deux ans. V - CONDITIONS D'ELIGIBILITE - MODE DE SCRUTIN Sont éligibles au sein du Collège dont ils sont membres tous les électeurs régulièrement inscrits sur les listes électorales. Le directeur de l'ufr ST vérifie l'éligibilité des candidats. S'il constate leur inéligibilité au plus tard le jour et à l'heure limite de dépôt des liste de candidats, il demande qu'un autre candidat soit substitué au candidat déclaré inéligible. Postérieurement à cette date et heure limites, il ne peut être remédié à une inéligibilité constatée (et attestée le cas échéant par M. le président de la commission de contrôle des opérations électorales siégeant au tribunal administratif de Besançon, qui peut être saisi de toute contestation en la matière). L élection s effectue au scrutin de liste à un tour avec représentation proportionnelle au plus fort reste, possibilité de listes incomplètes et sans panachage" (article D du code de l'éducation). Conformément à l'article D du code de l'éducation, le nombre de voix attribuées à chaque liste est donc égal au nombre de bulletins recueillis pour chacune d'elles, dès lors qu'il s'agit de suffrages valablement exprimés, c'est à dire ne comportant aucune modification ou signe distinctif. Les sièges sont attribués aux candidats dans l'ordre de présentation de la liste. 1. Dépôt des listes de candidatures. VI - DEROULEMENT ET REGULARITE DU SCRUTIN Le dépôt de candidature est obligatoire. Les listes de candidats doivent être adressées par courrier recommandé ou, de préférence, déposées à l'adresse suivante: 3

4 UFR sciences et techniques Mme Dominique FLAMMARION Responsable des services administratifs 16, route de Gray BESANÇON A compter du lundi 17 mars 2014 Au plus tard le jeudi 20 mars 2014 à 16 heures. Ces listes devront être accompagnées, pour chaque candidat, d'une déclaration de candidature signée par l'intéressé (e), rédigée sur l imprimé joint en annexe ainsi que d'une photocopie de la carte d étudiant ou à défaut d'un certificat de scolarité. En cas de dépôt direct, il sera délivré un accusé de réception aux listes ou candidats concernés. Les candidats qui déposent les listes peuvent préciser leur appartenance ou le soutien dont ils bénéficient sur leurs déclarations de candidature et sur leurs programmes. Les mêmes précisions figurent sur les bulletins de vote. 2) composition des listes Chaque liste de candidats est composée alternativement d'un candidat de chaque sexe (article D du code de l'éducation). Chaque liste présentée doit comprendre un nombre de candidats au maximum égal au double du nombre de sièges de membres titulaires à pourvoir. Les listes peuvent être incomplètes sous réserve qu elles comportent un nombre de candidats au moins égal à la moitié du nombre des sièges des membres titulaires et suppléants à pourvoir. En effet, pour chaque représentant des usagers, un suppléant est élu dans les mêmes conditions que le titulaire (article D du code de l'éducation). Pour chaque liste, il est procédé, dans la limite du nombre de sièges de titulaires obtenus, à l'élection d'un nombre égal de suppléants dans l'ordre de présentation des candidats de la liste. Chaque membre suppléant s'associe avec un membre titulaire, toujours dans l'ordre de présentation de la liste. Chaque liste comprendra donc un nombre de candidats compris entre huit et seize. Les candidats des listes présentées seront rangés par ordre préférentiel. 3) Bulletins de vote Les bulletins de vote, de format vertical A5 (21x15) seront réalisés par l'ufr ST à partir des maquettes fournies par les listes au moment du dépôt de candidatures. Ces maquettes devront être conformes au modèle joint (annexe) dans un souci de précision et d'uniformisation. Il est souhaitable que chacune de ces maquettes soit communiquée sous forme de fichier "Word" à la responsable des services administratifs afin qu'elle puisse les modifier sans délai en cas d'erreur (en accord bien entendu avec les représentants de la liste en cause). A défaut de maquettes, les bulletins de vote seront intégralement confectionnés par les services de l'ufr ST. 4

5 4) Propagande électorale A compter du vendredi 21 février 2014, une stricte égalité sera assurée entre les listes ou les candidats, notamment en ce qui concerne la répartition, d'une part par des emplacements réservés à l'affichage électoral, et, d'autre part, des salles de réunion, ou de matériel mis, le cas échéant, à leur disposition. Les organisations syndicales ou associations d'étudiants pourront remettre à Mme FLAMMARION, responsable de l'organisation des élections à l'ufr ST, jusqu'au jeudi 20 mars 2014 inclus, les professions de foi dont elles auraient assuré l'impression et qu'elle souhaiteraient transmettre aux usagers de l'ufr ST. Seuls ces imprimés à caractère électoral (au maximum format A3) pourront être affichés par les services administratifs de l'ufr ST. La transmission de ces professions de foi à tous les électeurs pourra aussi être assurée, par la voie électronique. Pendant la durée du scrutin, toute propagande est interdite à l'intérieur des salles où sont installés les bureaux de vote. 5) Organisation et déroulement des opérations électorales Les listes de candidats seront affichées dans le hall du bâtiment propédeutique de l'ufr ST et sur l intranet 48 heures au moins avant l'ouverture du scrutin. Le bureau de vote sera présidé par M. KADMIRI, directeur de l UFR sciences et techniques, il sera assisté de deux assesseurs: Dominique FLAMMARION, Responsable des Services Administratifs Jean Pascal ANSEL, Directeur des études Chaque liste en présence a le droit de proposer un assesseur et un assesseur suppléant désignés parmi les électeurs du collège concerné. Ces désignations devront être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception ou déposées au bureau du Responsable des services administratifs- Bureau 025B de l'ufr ST le jeudi 20 mars 2014 à 16 heures au plus tard. Si, pour une raison quelconque, le nombre d'assesseurs ainsi proposé, à l'exclusion des assesseurs suppléants, est inférieur à deux, le directeur désignera ces assesseurs parmi les électeurs du collège concerné. Inversement, si, pour une raison quelconque, le nombre d'assesseurs ainsi proposé, à l'exclusion des assesseurs suppléants, est supérieur à six, il sera procédé à un tirage au sort parmi les assesseurs proposés, le jeudi 20 mars 2014 à 16 heures 15 au Bureau 25B de l'ufr ST. 6) Déroulement des opérations de vote Le bureau de vote procède à l'ouverture et à la clôture du scrutin, veille au bon déroulement et au dépouillement des votes. Le vote est secret. Le passage par l'isoloir est obligatoire. Seul est autorisé l usage des enveloppes et des bulletins de vote fournis par l UFR ST. Nul ne peut disposer de plus d un suffrage. Le vote par correspondance est interdit. 5

6 L'étudiant doit présenter sa carte d'étudiant. Chaque électeur met dans l'urne son bulletin de vote préalablement introduit dans une enveloppe, sans l'avoir cachetée. Le vote de chaque électeur est constaté par sa signature apposée à l'encre sur la liste d'émargement en face de son nom. α) Vote par procuration : Les électeurs qui ne peuvent voter personnellement ont la possibilité d'exercer leur droit de vote par un mandataire en lui donnant procuration écrite pour voter en leur lieu et place. Le mandataire doit être inscrit sur la même liste électorale que le mandant, c'est-à-dire dans le même collège. Nul ne peut être porteur de plus de deux mandats. Le mandataire, pour s'acquitter du mandat qui lui a été donné, doit présenter : - d'une part la procuration écrite établie sur l'imprimé joint en annexe - d'autre part: soit la carte d'étudiant s'il s'agit d'un usager. soit une pièce d'identité s'il s'agit d'un auditeur libre. Le mandataire doit apposer sa signature à l'encre en face du nom de son mandant sur la liste d'émargement. Le bureau de vote conservera les procurations écrites qui lui auront été remises et qui devront être jointes au procès-verbal. Le bureau de vote se prononce provisoirement sur les difficultés qui s'élèvent, touchant les opérations électorales. Ses décisions sont motivées et doivent être inscrites au procès-verbal. β) Panachage : Le panachage n est pas autorisé. L électeur ne peut modifier de quelque manière que ce soit le bulletin de vote choisi. Tout bulletin comportant un signe distinctif, modifié ou raturé est considéré comme nul. b) Dépouillement A la clôture du scrutin (17 heures), il sera procédé au dépouillement public des votes : Le président du bureau désignera parmi les électeurs un certain nombre de scrutateurs qui doit être au moins égal à trois. Si plusieurs listes sont en présence, il leur est permis de désigner respectivement leurs scrutateurs. Seront considérés comme des votes nuls: Une enveloppe vide Une enveloppe ou un bulletin présenta un signe distinctif ou un nom raturé. Une enveloppe ou un bulletin non fourni par l'administration Un bulletin blanc Un bulletin comportant un nombre de noms supérieur à celui des sièges à pourvoir Un bulletin comprenant des noms de personnes n'ayant pas fait acte de candidature 6

7 Si une enveloppe contient plusieurs bulletins, le vote est nul quand les bulletins comportent des listes différentes. Les bulletins multiples ne comptent que pour un seul quand ils désignent la même liste. A l'issue du dépouillement il est établi un procès-verbal sous l'autorité du président du bureau de vote. Ces procès-verbaux seront immédiatement communiqués au directeur de l'ufr ST pour établissement des procès-verbaux de proclamation des résultats. Ces derniers seront à leur tour transmis par voie électronique au président de l'université (service juridique). c) Proclamation des résultats Le président de l'université proclamera les résultats du scrutin en signant les procès-verbaux correspondants au plus tard le vendredi 4 avril Une copie de ces documents dûment signés sera immédiatement affichée à la maison de l'université ainsi qu'à l'ufr ST, à laquelle ces mêmes copies seront simultanément transmises par voie électronique. Les procès-verbaux originaux lui seront envoyés par la poste. Dans l'attente de la proclamation officielle des résultats du scrutin, ceux-ci ne peuvent faire l'objet d'aucune publicité au sein et en dehors de l'université. 5) Modalités de recours contre les élections Auprès de la commission de contrôle des opérations électorales La commission de contrôle des opérations électorales connaît de toutes les contestations présentées par les électeurs ou par le recteur, chancelier des universités, relatives à la préparation et au déroulement des opérations de vote, ainsi qu'à la proclamation des résultats du scrutin. Elle est saisie au plus tard le cinquième jour suivant la proclamation des résultats et doit statuer dans un délai de quinze jours. Elle a son siège au tribunal administratif de Besançon. Auprès du tribunal administratif Tout électeur, ainsi que le président de l'université et le recteur ont le droit d'invoquer l'irrégularité ou la nullité des opérations électorales devant le tribunal administratif de Besançon. Ces recours ne sont recevables que s'ils ont été précédés d'un recours préalable devant la commission de contrôle des opérations électorales. Le tribunal administratif doit par ailleurs être saisi au plus tard le 6 ème jour suivant la décision de la commission de contrôle ou à l'expiration du délai de quinze jours dont elle dispose pour statuer. Le tribunal administratif dispose, lui, d'un délai maximum de deux mois pour statuer. Le président de l'université Et par délégation Le directeur de l'ufr ST A. KADMIRI 7

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