LES DOSSIERS PERSONNELS DE L ÉLÈVE QUESTIONS ET RÉPONSES

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1 LES DOSSIERS PERSONNELS DE L ÉLÈVE QUESTIONS ET RÉPONSES Août 2003

2 1. À la CSPÎ, quand ouvre-t-on un dossier d aide particulière? Lors de l étude de cas d un élève par un comité d aide, même s il n en résulte pas de plan d intervention (PI). 2. À la CSPÎ, que doit contenir minimalement tout dossier d aide particulière(dap)? Qui en est le responsable? Le DAP doit contenir minimalement : les renseignements d identification et le cheminement scolaire ainsi que le résumé et les recommandations du comité d aide. La direction de l école est responsable du DAP. 3. Le dossier d aide particulière peut-il être conservé dans la classe par le titulaire? Au bureau du professionnel? Au secrétariat? Oui ou non et pourquoi? Dans la classe : NON Au bureau du professionnel : NON Le dossier d aide particulier doit être accessible et doit être conservé dans un classeur sous clef sous la responsabilité de la direction. Ce classeur peut se trouver au secrétariat. 4. Quel peut être l objet d une demande de rectification? Une demande de rectification peut porter uniquement sur un fait, un événement et non sur un jugement, une opinion ou une conclusion. 2

3 5. A) Combien de temps un dossier d aide particulière est-il conservé? Quand est-il détruit? Le dossier d aide particulière est fermé trois ans après la dernière intervention auprès de l élève (dernière intervention consignée). Le délai de conservation est donc de 3 ans et le dossier est détruit par procédé de destruction confidentiel. B) Combien de temps un dossier scolaire est-il conservé? Quand est-il détruit? Le dossier scolaire devient inactif 3 ans après le départ de l élève de la commission scolaire. Certaines pièces seront conservées aux archives de la Commission scolaire jusqu'à ce que l'élève ait atteint 75 ans d âge. À l issue des différents délais de conservation énoncés au calendrier de conservation, l instance responsable des dossiers procède à leur destruction. C) Combien de temps un dossier professionnel institutionnel est-il conservé? Quand est-il détruit? Le dossier est conservé sous clé 5 ans après la dernière intervention consignée. Dans le cas des professionnels à contrat ou ceux qui quittent la commission : les dossiers fermés sont acheminés au Centre des ressources professionnelles. (CRP) À l issue du délai de conservation (5 ans) le dossier est détruit selon le procédé de destruction confidentiel. 6. Pour transmettre un dossier d aide particulière à un autre organisme, quelles sont les autorisations nécessaires à obtenir pour un élève de 12 ans? L autorisation écrite du titulaire de l autorité parentale. pour un élève de 15 ans? L autorisation écrite du titulaire de l autorité parentale, sauf pour les synthèses des évaluations professionnelles. Pour ces dernières, l autorisation doit être accordée par l élève. pour un élève de 19 ans? L autorisation écrite de celui-ci 2

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5 7. Qui est responsable du dossier professionnel institutionnel? Qui y a accès et comment? Le professionnel de la consultation à la suite d un mandat donné par la direction. Le professionnel responsable du dossier Un membre de la même profession et de la même institution, si nécessaire. Le titulaire de l autorité parentale pour l élève de moins de 14 ans ou par l élève de 14 ans et plus pour consultation du dossier avec le professionnel responsable du dossier après demande écrite adressée au professionnel. Un membre du personnel scolaire (direction, enseignant, autre professionnel ) ayant besoin de certains renseignements dans l exercice de ses fonctions : seule l interprétation du dossier est fournie par le professionnel responsable du dossier L ordre professionnel pour inspection Des chercheurs, après autorisation des personnes responsables du dossier de la recherche à la CSPÎ et autorisation de l autorité parentale pour l élève de moins de 14 ans ou celle de l élève de 14 ans et plus Les personnes autorisées par la Loi sur l accès 8. Quelle est la différence entre le dossier professionnel institutionnel et le dossier professionnel confidentiel? Le dossier institutionnel contient l ensemble des données consignées au sujet d un élève par un professionnel de la consultation dans le cadre d un mandat donné par la direction. Le dossier institutionnel est sous la responsabilité du professionnel. Le dossier confidentiel est ouvert, à la suite d une consultation demandée par un élève ou un titulaire de l autorité parentale. Le dossier confidentiel appartient au professionnel. 4

6 9. À la suite d un signalement à la DPJ, pouvons-nous mettre les commentaires, références ou décisions de la DPJ dans le dossier d aide particulière (DAP)? Oui ou non et pourquoi? Oui, si ce sont des informations nécessaires à l établissement et au suivi du plan d intervention. Si la DPJ transmet l information et si l élève a un dossier d aide particulière, la direction verse cette information au le DAP. S il n y a pas de DAP, l information pourrait être versée au dossier scolaire. 10. Peut-on transmettre des documents du dossier d aide particulière par télécopieur? Des documents du dossier professionnel institutionnel? Oui ou non et pourquoi? Si oui, comment? Dossier d aide particulière: oui, la page couverture doit contenir une note relative à la confidentialité. L expéditeur doit communiquer avec la personne pour lui demander de se tenir près du télécopieur. Le destinataire doit appeler pour signaler qu il a reçu le document. Dossier professionnel institutionnel : S il y a urgence les documents peuvent être transmis sur une base exceptionnelle à un professionnel de la même profession. Attention : si le dossier est transmis à une personne d une autre commission scolaire, il faut avoir obtenu préalablement l autorisation de l autorité parentale pour l élève de moins de 14 ans ou celle de l élève de 14 ans et plus. NE PAS ENVOYER PAR INTERNET! 5

7 11.Le titulaire de l autorité parentale d un élève de moins de 14 ans a-t-il automatiquement accès au dossier d aide particulière? Le professionnel ou l enseignant? Oui ou non et pourquoi? Oui, le titulaire de l autorité parentale a accès au dossier après demande par écrit à la direction de l école. Toutefois, si le parent ne veut pas faire de demande écrite, on ne peut lui refuser l accès au dossier. Oui, si le professionnel intervient auprès du jeune et s il est autorisé par la direction de l école. Oui, si l enseignant est autorisé par la direction de l école parce qu il intervient auprès du jeune. 12.Lors de sorties à caractère pédagogique, faites à l intérieur des heures régulières d école, le consentement écrit des parents est-il absolument nécessaire? (l information écrite concernant la sortie a été envoyée au préalable aux parents) Oui, le consentement est requis (ex. : sorties à la piscine, à la bibliothèque municipale, Vieux-Montréal) Si c est une sortie qui a lieu de façon régulière (ex : piscine 1 fois par mois) il est possible de la faire approuver une fois. 13.L école peut-elle transmettre des informations verbales à une bellemère ou un beau-père, très impliqué(e) dans les apprentissages d un jeune, mais non-titulaire de l autorité parentale? Non, à moins que la personne n ait adopté légalement le jeune. Le cas échéant la personne devient titulaire de l autorité parentale. (Code civil, articles : , ) 6

8 14. En secondaire V, un jeune refuse l aide professionnelle proposée par l école, mais ses parents veulent qu il en ait et consultent de leur propre chef. Y a-t-il ouverture d un dossier professionnel? Oui ou non et pourquoi? Non, car le jeune de 14 ans et plus a le droit de décider s il accepte ou non l aide proposée. Il faudrait plutôt poursuivre un travail auprès du jeune pour l amener à accepter, mais on ne peut l obliger à accepter. 15. Une évaluation du plan d intervention d un élève a eu lieu hier en présence des personnes-ressources concernées. À la récréation de ce matin, l une d elles raconte à une collègue d une autre classe le contenu et le déroulement de cette rencontre. Est-ce que ce comportement nécessite une intervention? Avant de décider, il faudrait vérifier si les fonctions éducatives de cette personne nécessitent la transmission de renseignements concernant cet élève. L absence de ces renseignements serait-elle préjudiciable à l élève et pourrait-elle avoir un impact sur son développement? Si la collègue n avait pas besoin de ces informations pour intervenir auprès de l'élève, la personne qui a transmis l information est allée à l encontre de la Charte (article 5) et de la Loi sur l accès, (article 62) si elle a transmis un renseignement nominatif. 16. L avocat qui inscrit en divorce la cause de la mère d un élève téléphone à l école. Il désire que lui soit envoyé une copie du dossier que l école tient au nom de l élève. Que faites-vous? Note : L élève est identifié EHDAA. Il s agit du dossier de l'élève à l école donc un document d un organisme public et la Loi sur l accès s applique. Il faut l autorisation écrite de la mère. La procédure la plus simple est que la mère demande elle-même à l école une copie du dossier et qu elle la remette à l avocat. 7

9 17. Le père d un enfant apprend l existence d un dossier d aide particulière concernant son fils, pour qui il a un droit de visite, deux fins de semaine par mois. Il fait une demande d accès en bonne et due forme pour consulter ce dossier. Dès lors, il exige que des rectifications soient apportées : il s oppose aux dires de la mère qui y sont consignées et qui traitent des moyens de récompense qu elle utilise avec son fils. Que faites-vous? L article 89 de la Loi sur l accès lui reconnaît un droit de rectification des renseignements inexacts ou incomplets. Toutefois, les dires de la mère ne sont pas considérés comme des faits que l on peut rectifier. Par ailleurs, il n est pas nécessaire de consigner des données concernant les moyens de récompense utilisés par la mère. L école ne doit consigner que les renseignements qui concernent l élève. 18. Un policier se présente à l école pour consulter la fiche de présence d un élève, interroger la direction sur le comportement de l élève et ses résultats scolaires. Ces renseignements sont demandés afin de clarifier une situation de vandalisme qui s est déroulée la semaine précédente au dépanneur du coin. Que faites-vous? Il s agit d une fiche qui contient des renseignements nominatifs, elle est donc confidentielle et ne peut être transmise, sauf sur consentement de l autorité parentale. Il est toujours possible à la direction de l école d amorcer les démarches auprès de l autorité parentale en vue de faciliter le travail du policier. Toutefois, si des poursuites sont déjà instituées, il pourrait s agir d un cas d exception de l article 59.3 de la Loi sur l accès. Cette exception permet de transmettre des documents sans consentement, mais il y a lieu de référer ces demandes au responsable désigné de l organisme; à la CSPI, le secrétariat général. Si c est un cas de DPJ, il faut transmettre l information, à l intervenant de la DPJ dûment autorisé en s assurant notamment de conserver au dossier de l élève une photocopie de la pièce d identité de l intervenant. 8

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