PROCÉDURE. Procédure de rédaction des documents d encadrement administratifs. Version no 1 Entrée en vigueur : 26 octobre 2015 Révisée le : S.O.

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1 PROCÉDURE PRO Procédure de rédaction des documents d encadrement administratifs Version no 1 Entrée en vigueur : 26 octobre 2015 Révisée le : S.O. Procédure organisationnelle Procédure de gestion interne Procédure spécifique Champ d application : conseil d administration, directeurs, gestionnaires, membres du personnel, médecins Document(s) associé(s) : S.O. 1. PRÉAMBULE Pour faire suite à la création du CIUSSS de la Mauricie-et-du-Centre-du-Québec, l uniformisation des documents d encadrement constitue une étape essentielle au bon fonctionnement des services offerts par l établissement. Dans l exercice de ses responsabilités, l établissement doit adopter des règlements, cadres de référence, politiques et procédures pour encadrer ses pratiques clinico-administratives. Il est à noter que les documents d encadrement cliniques devront être élaborés selon les règles prescrites dans la Procédure de rédaction des documents d encadrement cliniques. 2. BUT Devant la multiplicité des activités de l établissement, il importe d harmoniser la rédaction des documents d encadrement et de les classifier selon un ordonnancement logique qui facilite leur recherche et leur présentation. 3. OBJECTIFS Préciser le cadre global de rédaction; Informer les concepteurs de certaines balises à respecter; Fournir un modèle pour chaque type de document; Définir les rôles et les responsabilités des personnes concernées. 4. DÉFINITIONS Les définitions sont regroupées dans un tableau présenté à l annexe CONTEXTE LÉGAL Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.s-4.2); Règlement sur l organisation et l administration des établissements (R.Q., c.s-5, r.5, a. 6 et 7). PRO Page 1 sur 27

2 6. MODALITÉS 6.1 Rédaction La rédaction des documents d encadrement administratifs doit être effectuée en conformité avec la présente procédure. Le contenu doit mettre en évidence la raison d être du document, les intervenants et les actions qu ils doivent poser, et ce, dans un langage clair et accessible à l utilisateur. Un numéro d identification formel doit être attribué à tout document d encadrement selon les barèmes définis à l annexe 2. Une demande doit être adressée à la responsable de la gestion documentaire de la Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques. Le concepteur prépare un projet préliminaire selon les modèles prescrits, présentés à l annexe 3 et disponibles sur l Intranet de l établissement. Aucune rubrique ne peut être retirée, mais il est possible d en ajouter. Les étapes à suivre lors de la rédaction sont identifiées par un algorithme présenté à l annexe 4. Le concepteur consulte les personnes et les instances identifiées à l annexe 1. Un formulaire de cheminement d un document d encadrement doit être complété. Ce formulaire est un outil qui permet, entre autres, l identification des personnes consultées. Le modèle est présenté à l annexe 5 et est disponible sur l Intranet de l établissement. Il accompagne le document lors du dépôt pour adoption au conseil d administration ou au comité de direction. Il est, par la suite, classé avec le document original signé. 6.2 Adoption Les documents d encadrement administratifs doivent être adoptés par l instance ou la direction spécifiée à l annexe 1. La version originale signée est transmise à la responsable de la gestion documentaire. 6.3 Diffusion La responsable de la gestion documentaire effectue le dépôt des documents d encadrement administratifs sur l Intranet. Elle informe, périodiquement, les gestionnaires du dépôt ou du retrait de l Intranet des documents. Cependant, il est de la responsabilité des gestionnaires de s assurer de la diffusion des documents auprès de leurs équipes respectives. De plus, le concepteur doit s assurer d un plan de communication et de la formation nécessaires à l application des documents, s il y a lieu. 6.4 Classement Une version électronique, en format PDF, sera déposée sur l Intranet de l établissement. Le document original signé est conservé au bureau de la responsable de la gestion documentaire. PRO Page 2 sur 27

3 6.5 Révision La révision des documents doit être faite tous les trois ans, à partir de la date d adoption ou avant. Le concepteur ou une personne désignée par la direction concernée doit procéder à une révision et compléter à nouveau un formulaire de cheminement. Un exercice de consultation doit être effectué et le même processus d adoption s applique, qu il y ait des modifications ou non. La tenue d un calendrier de révision est assurée par la responsable de la gestion documentaire qui informe annuellement les directeurs des révisions à prévoir dans l année en cours. 6.6 Retrait Lorsqu un document n est plus valide et que son retrait de l Intranet est requis, le directeur ou le directeur adjoint concerné doit adresser une demande à la responsable de la gestion documentaire. 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 7.1 Conseil d administration Adopter les cadres de référence, les règlements et les politiques organisationnelles de l établissement, conformément à ses responsabilités légales, présentées à l annexe 6. Il peut également adopter tout autre document d encadrement qu il juge nécessaire à l exercice de ses fonctions. 7.2 Comité de direction Valider les cadres de référence, les règlements et les politiques organisationnelles et en recommander l adoption par le conseil d administration; Adopter les procédures organisationnelles ainsi que les politiques et les procédures de gestion interne. 7.3 Instances consultatives Collaborer, au besoin, à la conception des documents d encadrement administratifs; Valider les documents d encadrement administratifs qui concernent leur instance professionnelle et en recommander leur adoption. 7.4 Directeurs et directeurs adjoints Valider et adopter les politiques et procédures spécifiques à leur direction et en assurer la diffusion; S assurer de la mise en application des documents d encadrement administratifs auprès de leurs équipes. 7.5 Adjoints aux directeurs ou directeurs adjoints désignés Valider la documentation produite par leur direction ; Assurer le suivi des demandes de consultation en provenance des autres directions. PRO Page 3 sur 27

4 7.6 Gestionnaires Élaborer les documents d encadrement en collaboration avec les personnes concernées et le personnel de soutien administratif de direction et de direction adjointe; Respecter les règles de rédaction de la présente procédure; Coordonner les étapes du cheminement, de la consultation à l adoption; Assurer la mise en application des documents produits, incluant un plan de communication et une formation si nécessaires, selon le champ d application; Voir à la diffusion et à l application des documents d encadrement de leur direction ou provenant d un autre secteur d activités dans leurs équipes respectives; Effectuer les révisions au moment prescrit ou avant si nécessaire. 7.7 Conseillère au président-directeur général Assurer le dépôt des documents d encadrement administratifs au conseil d administration et au comité de direction pour adoption; Acheminer les documents originaux signés à la responsable de la gestion documentaire pour classement. 7.8 Responsable de la gestion documentaire (DRHCAJ) Élaborer et réviser la présente procédure; Voir à son application; Agir comme personne-ressource; Former le personnel de soutien administratif de direction et de direction adjointe; Recevoir les documents et s assurer de leur conformité avant leur adoption; Déposer les documents d encadrement administratifs, une fois adoptés, sur l Intranet. Informer périodiquement les directeurs et les gestionnaires du dépôt ou du retrait d un document d encadrement sur l Intranet; Informer annuellement les directeurs des révisions à prévoir dans l année en cours; Établir un plan de classification des documents d encadrement; Conserver les documents originaux. 7.9 Personnel de soutien administratif de direction et de direction adjointe Soutenir le concepteur dans le processus de rédaction d un document d encadrement selon l algorithme présenté à l annexe 4; Tenir un registre des documents d encadrement de leur direction; S assurer de la conformité de la mise en page; S assurer de la qualité du français; Conserver toutes les versions électroniques des documents d encadrement de leur direction Personne désignée par le Service des communications Organiser le classement des documents d encadrement sur l Intranet; Gérer les droits d accès pour le dépôt des documents sur l Intranet. PRO Page 4 sur 27

5 8. ANNEXES Annexe 1 : Description des termes et cheminement Annexe 2 : Numéro d identification Annexe 3 : Modèles Annexe 4 : Algorithme de rédaction Annexe 5 : Formulaire de cheminement d un document d encadrement Annexe 6 : Responsabilités légales du conseil d administration 9. BIBLIOGRAPHIE S.O. PRO Page 5 sur 27

6 10. SIGNATURES ÉLABORATION : Marta Acevedo Coordonnatrice aux affaires juridiques Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques Johane Paquin Responsable de la gestion documentaire Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques COLLABORATION : Geneviève Blain Agente de planification, programmation et recherche Bureau de la Présidence-direction générale ANNULE ET REMPLACE : CSSSTR CSSS septembre 2013 CSSSAE Cadre général 7 octobre 2013 CSSSÉ PRO mai 2014 CSSSBNY PRO-DG CRDITED DG décembre 2014 Domrémy DG-101 InterVal POL-DG-Documents d encadrement janvier 2015 CJMCQ Cadre de référence sur l élaboration et la mise en œuvre des politiques et des procédures 21 octobre 2014 CSSSVB POL CSSSM CSSSHSM PO-0003 Cadre de référence règlements, politiques, procédures... février 2009 ADOPTÉ PAR : Comité de direction 26 octobre 2015 Original signé Martin Beaumont, président-directeur général RÉVISION (année) : 2018 PRO Page 6 sur 27

7 ANNEXE 1 DESCRIPTION DES TERMES ET CHEMINEMENT TYPE DE DOCUMENT DESCRIPTION DES TERMES CONSULTATIONS ADOPTION Cadre de référence (CDR) Politique (PO) Ensemble d information significative servant de toile de fond, de tendances, généralement en termes de valeurs et d attitudes, auquel l organisation se réfère. Il précise les éléments que devra contenir un document d encadrement administratif ou clinique et sert de référence dans son élaboration et son application. Une politique est un ensemble ordonné de règles assurant l application d orientations en lien avec la mission de l organisation. Elle sert de cadre aux décisions et détermine les frontières des actions. Une politique doit être reliée à un objectif de l organisation et peut être émise par une ou plusieurs directions. Elle précise davantage le quoi et le pourquoi. Membres du conseil d administration, si requis Président-directeur général Membres du comité de direction Gestionnaires concernés Instances consultatives si requis Service des affaires juridiques si requis Conseil d administration Politique organisationnelle : dont la portée couvre l ensemble de l établissement. Politique organisationnelle : Membres du conseil d administration Président-directeur général Membres du comité de direction Gestionnaires Instances consultatives Instances de représentation du personnel si requis Service des affaires juridiques si requis Politique organisationnelle : Conseil d administration Politique de gestion interne : dont la portée vise plus d une direction. Politique de gestion interne : Membres du comité de direction Gestionnaires concernés Service des affaires juridiques si requis Politique de gestion interne : Comité de direction PRO Page 7 sur 27

8 TYPE DE DOCUMENT DESCRIPTION DES TERMES CONSULTATIONS ADOPTION Politique spécifique : dont la portée ne vise qu un secteur d activités ou une direction. Politique spécifique : Gestionnaires concernés Service des affaires juridiques si requis Politique spécifique : Directeur concerné Procédure (PRO) La procédure est un document décrivant la séquence des différentes étapes, des moyens à prendre et des méthodes à suivre dans l exécution d une tâche. Elle précise davantage le comment et le quand. Une procédure découle habituellement d un règlement ou d une politique, mais peut exister en soi pour répondre à des besoins particuliers. Procédure organisationnelle : dont la portée couvre l ensemble de l établissement. Procédure organisationnelle : Membres du conseil d administration, si requis Membres du comité de direction Gestionnaires Instances consultatives si requis Instances de représentation du personnel si requis Service des affaires juridiques si requis Procédure organisationnelle : Comité de direction Procédure de gestion interne : dont la portée vise plus d une direction. Procédure de gestion interne Membres du comité de direction Gestionnaires concernés Service des affaires juridiques si requis Procédure de gestion interne : Comité de direction PRO Page 8 sur 27

9 TYPE DE DOCUMENT DESCRIPTION DES TERMES CONSULTATIONS ADOPTION Procédure spécifique : dont la portée ne vise qu un secteur d activités ou une direction. Les procédures spécifiques du laboratoire (PON) sont exclues de la Procédure de rédaction des documents d encadrement administratifs. Procédure spécifique : Gestionnaires concernés Service des affaires juridiques si requis Procédure spécifique : Directeur concerné Règlement (RG) Un règlement est un ensemble ordonné de règles assurant l application d une loi. Il laisse peu ou pas de latitude aux personnes à qui il s adresse. Il précise davantage le quoi et le pourquoi. Règlement du CMDP : Président-directeur général Exécutif du CMDP Directeur des services professionnels Service des affaires juridiques si requis Conseil d administration Règlement de service ou de département médical : Président-directeur général Membres du département ou du service concerné Directeur des services professionnels Exécutif du CMDP Service des affaires juridiques si requis Conseil d administration Règlement du département de pharmacie Président-directeur général Directeur des services multidisciplinaires Conseil d administration Règlement des instances consultatives Président-directeur général Membres des instances consultatives concernées Directeurs concernés Service des affaires juridiques si requis Conseil d administration PRO Page 9 sur 27

10 TYPE DE DOCUMENT DESCRIPTION DES TERMES CONSULTATIONS ADOPTION Règlements des comités du conseil d administration : Président-directeur général Membres du comité concerné Service des affaires juridiques si requis Règlement de régie interne du conseil d administration Membres du conseil d administration Membres du comité de gouvernance et d éthique Président-directeur général Service des affaires juridiques si requis Règlement sur la procédure de traitement des plaintes des usagers d un établissement public de santé et de services sociaux Membres du conseil d administration Membres du comité de vigilance CMDP Membres du comité des usagers, si requis Président-directeur général Service des affaires juridiques, si requis Autres règlements Président-directeur général Instances et/ou personnes concernées Service des affaires juridiques si requis Conseil d administration Conseil d administration Conseil d administration Conseil d administration PRO Page 10 sur 27

11 ANNEXE 2 NUMÉRO D IDENTIFICATION Le numéro d identification est attribué de la façon suivante : a) Le code du document : Cadre de référence Politique Procédure Règlement CDR PO PRO RG b) Le numéro de la direction : Conseil d administration et ses comités 01 Présidence-direction générale 02 Présidence-direction générale adjointe 03 Direction générale adjointe aux programmes sociaux et de réadaptation 04 Direction générale adjointe aux programmes de santé physique généraux et spécialisés et soutien à l autonomie de la personne 05 âgée (SAPA) Direction du programme déficience intellectuelle, trouble du spectre de l autisme et déficience physique 06 Direction au soutien à l autonomie de la personne âgée 07 Direction administrative de l enseignement universitaire et de la recherche 08 Direction des ressources financières 09 Direction des ressources humaines, communications et affaires juridiques 10 Direction du programme jeunesse-famille 11 Direction de la protection de la jeunesse - Direction provinciale 12 Direction de santé publique et responsabilité populationnelle 13 Direction du programme santé mentale adulte et dépendance 14 Direction des soins infirmiers 15 Direction des services multidisciplinaires 16 Direction des services professionnels et de la pertinence clinique 17 Direction des ressources informationnelles 18 Direction des services techniques 19 Direction de la qualité, évaluation, performance et éthique 20 Direction de la logistique 21 c) Le numéro indiquant la séquence de ce type de document pour la direction. EXEMPLE : PRO PRO Page 11 sur 27

12 ANNEXE 3 MODÈLES PRO Page 12 sur 27

13 TITRE DU CADRE DE RÉFÉRENCE Possibilité de sous-titre ici Produit par [Précisez le nom, la direction ou le programme] [Indiquez la date de production]

14 Numéro : CDR- - Version no Source (facultatif) : Si le cadre de référence tire sa source d un document, inscrire la référence. Élaboration : Nom(s) et titres(s) Collaboration : Nom(s) et titre(s) Personnes et instances consultées : Nom de l instance ou nom de la personne avec le titre Adopté par : Nom, titre Date : Jour-mois-année PRO Page 14 sur 27

15 Table des matières Introduction... Principes directeurs... But du cadre de référence... Objectifs... Définition des concepts et terminologie... Éléments à prendre en compte... Rôles et responsabilités des instances concernées... Conclusion... Bibliographie... Annexes... Annexe 1... Annexe 2... Liste des acronymes... PRO Page 15 sur 27

16 Titre du cadre de référence Introduction L introduction sert à présenter la nature du cadre de référence. Elle exprime la raison d être qui sous-tend l élaboration du cadre de référence. Elle en précise l intention, la philosophie et les principes directeurs. Elle situe le contexte dans lequel prend sens la rédaction du cadre, ainsi que le but visé par l élaboration du cadre de référence. L introduction résume brièvement le contenu et la logique du document. Elle peut spécifier quels documents pourront éventuellement découler de ce cadre de référence. Principes directeurs Énoncer les principes directeurs qui sous-tendent le cadre de référence. Ce sont les assises sur lesquelles est construit le cadre de référence. But du cadre de référence Le but du cadre de référence sert à décrire ce que l on se propose d atteindre, ce à quoi on tente de parvenir par la conception du cadre de référence. Objectifs Les objectifs sont des actions concrètes et mesurables que l on entend prendre pour atteindre le but visé. Ce sont les résultats recherchés par l application du programme. Définition des concepts et de la terminologie Un cadre de référence s appuie sur différents concepts; il est important d en décrire la teneur ici afin que le lecteur saisisse bien ces éléments et que la compréhension en soit facilitée pour la suite de la lecture du cadre de référence. De même, il est important de clarifier et définir la terminologie utilisée dans le cadre de référence. Rôles et responsabilités des instances concernées Décrire le rôle et les responsabilités des instances de gouvernance et des différentes parties prenantes qui seront impliquées en lien avec le cadre de référence. PRO Page 16 sur 27

17 Titre du cadre de référence Conclusion Faire un résumé des principaux éléments du cadre de référence. Indiquer, s il y a lieu, les suites possibles à l élaboration du cadre; spécifier si certains autres documents d encadrement viendront prendre appui sur ce cadre de référence. Spécifier les liens du cadre de référence avec les priorités organisationnelles s il y a lieu. Bibliographie Indiquer les références qui ont servi à l élaboration du cadre de référence. Annexes (facultatif) Liste des acronymes PRO Page 17 sur 27

18 POLITIQUE PO- - (titre sans abréviation) Version no Entrée en vigueur : (jour-mois-année) Révisée le : (jour-mois-année) Politique organisationnelle Politique de gestion interne Politique spécifique Champ d application : Document(s) associé(s) : 1. PRÉAMBULE Un préambule est nécessaire pour situer le contexte ou l historique ayant présidé à l élaboration de la politique. Il donne aussi des précisions concernant la philosophie d application de la politique et des procédures qui en découlent, s il y a lieu. 2. BUT DE LA POLITIQUE Le but de la politique sert à décrire ce que l on se propose d atteindre, ce à quoi l on tente de parvenir par l application de cette politique. 3. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE Les objectifs sont des actions concrètes et mesurables qu on entend prendre pour atteindre le but énoncé. Ce sont les résultats recherchés par l application de la politique. Les objectifs peuvent être séparés en «objectifs généraux» et en «objectifs spécifiques». 4. DÉFINITIONS Une section «définitions» peut être nécessaire pour s assurer de la bonne compréhension du langage utilisé s il peut porter à confusion ou être très technique. Il s agit d évaluer la pertinence de cette section en fonction des utilisateurs de la politique. 5. CONTEXTE LÉGAL ET/OU CONTRACTUEL Il peut s avérer utile de préciser le contexte légal, soit sur quels articles de loi ou de règlement s appuie la politique. Il en va de même pour l énoncé des contrats auxquels est lié l établissement et desquels peuvent découler des politiques particulières. PRO Page 18 sur 27

19 6. MODALITÉS Condition, forme ou particularité que doit prendre un acte ou un processus. Les modalités d application viennent spécifier les conditions devant encadrer l exécution d étapes précises de la politique. 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS Cette section décrit le comportement attendu des différents acteurs ou groupes d individus visés par la politique. 8. ANNEXES Inscrire le titre des annexes, s il y a lieu. 9. BIBLIOGRAPHIE Cette section comporte les références bibliographiques utilisées pour la conception du document. 10. SIGNATURES ÉLABORATION : Nom Titre Direction COLLABORATION : Nom Titre Direction ANNULE ET REMPLACE : Nom de l ancien établissement s il y a lieu, numéro du document si existant ou sinon le titre, date ADOPTÉ PAR : Nom, titre Date : RÉVISION (année) : PRO Page 19 sur 27

20 PROCÉDURE PRO- - (titre sans abréviation) Version no Entrée en vigueur : (jour-mois-année) Révisée le : (jour-mois-année) Procédure organisationnelle Procédure de gestion interne Procédure spécifique Champ d application : Document(s) associé(s) : 1. PRÉAMBULE Un préambule est nécessaire pour situer le contexte, l historique ou le fondement ayant présidé à l élaboration de la procédure. Il donne aussi des précisions concernant la philosophie d application de la procédure et spécifie de quelle politique la procédure découle, le cas échéant. 2. BUT DE LA PROCÉDURE Le but de la procédure sert à décrire ce que l on se propose d atteindre, ce à quoi on tente de parvenir par l application de cette procédure. 3. OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE Les objectifs sont des actions concrètes et mesurables qu on entend prendre pour atteindre le but énoncé. Ce sont les résultats recherchés par l application de la procédure. Les objectifs peuvent être séparés en «objectifs généraux» et en «objectifs spécifiques». 4. DÉFINITIONS Une section «définitions» peut être nécessaire pour s assurer de la bonne compréhension du langage utilisé s il peut porter à confusion ou être très technique. Il s agit d évaluer la pertinence de cette section en fonction des utilisateurs de la procédure. 5. CONTEXTE LÉGAL ET/OU CONTRACTUEL Il peut s avérer utile de préciser le contexte légal, soit sur quels articles de loi ou de règlement s appuie la procédure. Il en va de même pour l énoncé des contrats auxquels est lié l établissement et desquels peuvent découler des procédures particulières. PRO Page 20 sur 27

21 6. MODALITÉS Condition, forme ou particularité que doit prendre un acte ou une étape d une procédure. Les modalités d application viennent spécifier les conditions devant encadrer l exécution d étapes précises de la procédure. 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS Cette section décrit le comportement attendu des différents acteurs ou groupes de personnes visées par la procédure. 8. ANNEXES Inscrire le titre des annexes, s il y a lieu. 9. BIBLIOGRAPHIE Cette section comporte les références bibliographiques utilisées pour la conception du document. 10. SIGNATURES ÉLABORATION : Nom Titre Direction COLLABORATION : Nom Titre Direction ANNULE ET REMPLACE : Nom de l ancien établissement s il y a lieu, numéro du document si existant ou sinon le titre, date ADOPTÉ PAR : Nom, titre Date : RÉVISION (année) : PRO Page 21 sur 27

22 TITRE DU RÈGLEMENT RG-XX-XXX version no Entrée en vigueur: jour-mois-année Révision : année Annule et remplace : nom de l ancien établissement et son numéro, lors d une 1 re version ou sinon titre et numéro de version Élaboration : nom, titre et direction Collaboration : nom, titre et direction Adoption : Nom, Titre Date :

23 Page 2 du règlement : Introduire une table des matières Page 3 du règlement : Intégrer le document. PRO Page 23 sur 27

24 ANNEXE 4 Algorithme de rédaction des documents d encadrement administratifs 1. Le concepteur élabore le document selon les règles de la présente procédure et le modèle prescrit, disponible sur l Intranet. 2. Le concepteur valide le document élaboré auprès de l adjoint au directeur ou du directeur adjoint désigné. 3. Le concepteur communique avec la responsable de la gestion documentaire pour l obtention d un numéro. 4. Le concepteur transmet le document au personnel de soutien administratif de direction ou de direction adjointe pour une vérification du français et de la mise en page dans le format prescrit. 5. Le concepteur débute sa consultation. 6. À la réception des commentaires, le concepteur bonifie le document, s il y a lieu. 7. Le personnel de soutien administratif de direction ou de direction adjointe vérifie une dernière fois la mise en page et le français et transmet le document à la responsable de la gestion documentaire pour validation. 8. La responsable de la gestion documentaire vérifie la conformité et retourne le document au concepteur ainsi qu à l adjoint au directeur ou au directeur adjoint désigné. Ce dernier le transmet à la conseillère au président-directeur général pour adoption par l instance requise ou le transmet au directeur pour signature. 9. Une fois le document adopté, drle concepteur ou le personnel de soutien administratif de direction ou de direction adjointe, le cas échéant, transmet à la responsable de la gestion documentaire la version électronique du document d encadrement, en version PDF, avec la mention «original signé» dans le bloc de signature accompagnée du formulaire de cheminement complété. 10. La conseillère au président-directeur général ou le personnel de soutien administratif de direction ou de direction adjointe ou transmet à la responsable de la gestion documentaire le document original signé pour classement. 11. La responsable de la gestion documentaire dépose le document sur l Intranet. PRO Page 24 sur 27

25 ANNEXE 5 Formulaire de cheminement d un document d encadrement 1. Inscription Titre du document : Type de document : No d identification : Nom du concepteur : Poste téléphonique : Révisé par : (secrétariat) Poste téléphonique : 2. Cheminement Consultation Instances Personnes/et ou groupe Dates de consultation 3. Adoption/révision Adopté par : Date d adoption : Révision (année): Le formulaire doit accompagner le document d encadrement lors de l adoption. PRO Page 25 sur 27

26 ANNEXE 6 RESPONSABILITÉS LÉGALES DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le conseil d administration d un établissement public doit adopter les règlements portant sur les points suivants lorsqu ils relèvent du champ d activités de l établissement : 1. sa régie interne; 2. les orientations et les activités de l établissement; 3. les rapports à produire au conseil d administration sur la nature, la quantité et la qualité des services fournis aux bénéficiaires; 4. la répartition et le contrôle du budget; 5. les formalités concernant toute demande ou projet soumis au ministre ou au conseil régional; 6. la conclusion de contrats de services professionnels au sens de l article 124 de la Loi; 7. (paragraphe abrogé); 8. la révision annuelle de la répartition des lits de l établissement en fonction des besoins des bénéficiaires, de l intensité des soins ou de la gravité des maladies, des ressources de l établissement, du permis et des besoins de l enseignement; 9. l organisation de l enseignement et de la recherche dans l établissement; 10. dans le cas des centres hospitaliers, la détermination des examens de dépistage exigés lors de l admission ou de l inscription de certains bénéficiaires, conformément aux normes édictées en vertu du paragraphe «a» de l article 15 de la Loi médicale (chapitre M-9); 11. dans le cas des centres hospitaliers, la détermination des critères d admission et de sortie définitive et des politiques de transfert des bénéficiaires à soumettre à l approbation du conseil régional désigné en vertu de l article 24; 12. dans le cas d un établissement dispensant un programme d activités de jour, la détermination des critères d inscription des bénéficiaires à ce programme; 13. dans le cas d un centre d accueil, la détermination des critères d inscription des bénéficiaires; 14. dans le cas des centres locaux de services communautaires et des centres de services sociaux, la détermination des critères d accès aux services par des groupes de personnes; 15. dans le cas des centres de services sociaux, la détermination des critères de prise en charge des bénéficiaires par les familles d accueil et la détermination des politiques de transfert de ces bénéficiaires; PRO Page 26 sur 27

27 16. les conditions d admission de personnes atteintes de maladies contagieuses ou infectieuses; 17. les visites aux bénéficiaires admis; 18. les mécanismes à mettre en place dans l établissement afin d assurer le contrôle et l utilisation de la contention et de l isolement à l égard des bénéficiaires; 19. les modes d administration de l allocation d un bénéficiaire; 20. la procédure d attribution de congés temporaires aux bénéficiaires; 21. les modalités d adoption et de révision des plans d intervention des bénéficiaires; 21.1 la procédure s appliquant à la sortie temporaire d un dossier ou d une partie de dossier prévue au troisième alinéa de l article 61, incluant la désignation des personnes devant autoriser la sortie du dossier ou d une partie de dossier; 22. le délai accordé au médecin, au dentiste, au pharmacien ou aux membres du personnel clinique pour compléter le dossier d un bénéficiaire après les derniers services fournis; 23. la procédure applicable lorsqu un bénéficiaire quitte l établissement sans avoir obtenu son congé; 24. la procédure d élimination de dossiers ou de parties de dossiers de bénéficiaires conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1); Réf. : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.s-4.2, a. 106) Règlement sur l organisation et l administration des établissements (R.Q., c.s-5, r.5, a. 6) 25. un ou des règlements portant sur l organisation de services de pastorale dans l établissement. À cette fin, le conseil d administration doit conclure une entente avec les autorités religieuses concernées, selon l appartenance religieuse des bénéficiaires hébergés; Réf. : Règlement sur l organisation et l administration des établissements (R.Q., c.s-5, r.5, a. 7) 26. un règlement portant sur les normes applicables à un cadre supérieur ou à un cadre intermédiaire en matière de conflits d intérêts, de même que les normes applicables à un tel cadre supérieur en matière d exclusivité de fonctions; Réf. : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.s-4.2, a. 234) 27. un règlement sur les mesures pour prévenir ou faire cesser les conflits d intérêts auxquels peuvent donner lieu l octroi de contrats entre l établissement et une personne qu il emploie ou une personne qui exerce sa profession dans tout centre qu il exploite, ou entre l établissement et une entreprise à l égard de laquelle ces personnes ont un intérêt direct ou indirect; Réf. : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.s-4.2, a. 235) 28. un règlement portant sur la procédure d examen des plaintes conformément à la loi; Réf. : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.s-4.2, a. 29) 29. tout autre règlement, conformément aux dispositions légales. PRO Page 27 sur 27