Introduction à la description archivistique

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1 Introduction à la description archivistique Formation pour les pôles associés novembre 2013 Aline Locker Bibliothèque nationale de France Département Information bibliographique et numérique Pôle Modélisation fonctionnelle

2 Sommaire La description archivistique Définitions Niveaux d organisation Principes fondamentaux La normalisation La norme ISAD(G) La recommandation DeMArch Le manuscrit médiéval : éléments pour des règles de description

3 Quelques définitions Fonds d archives Ensemble des documents de toute nature qu une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d une utilisation éventuelle Un document particulier ne prendra sa signification que dans l ensemble Respect des fonds : notion archivistique centrale (Natalis de Wailly, 1841) La définition et la description du producteur d archives est essentielle

4 Quelques définitions Unité de description Document ou ensemble de documents de toute nature traités comme une entité et formant la base d une description L unité la plus large est le fonds lui-même Les unités subordonnées sont les parties qui le composent Leur importance peut être variable selon le type de description retenu : simple signalement des fonds, inventaire détaillé

5 Quelques définitions Description archivistique Terme assez récent dans l archivistique française (1977) Représentation précise d une unité de description et de ses composantes éventuelles, obtenue en sélectionnant, en analysant et en ordonnant toute information permettant : d identifier, de gérer et de localiser les documents d archives d expliquer leur contenu et le contexte de leur production de les placer dans un ensemble et de les rendre accessibles à l utilisateur Processus d indentification complémentaire au classement

6 Quelques définitions Instrument de recherche Tout outil énumérant ou décrivant un ensemble de documents d archives de manière à les faire connaître aux utilisateurs Il peut être : synthétique : état des fonds, état sommaire, guide des sources analytique : inventaire, répertoire, catalogue

7 Niveaux d organisation Selon la terminologie internationale des archives, un fonds d archives se décompose en : sous-fonds série organique sous-série organique dossier pièce

8 Niveaux d organisation sous-fonds division organique du fonds, généralement constituée par les archives d un producteur en relation avec le producteur principal Exemples : Sous-fonds Félix Fénéon à l intérieur du Fonds Jean Paulhan Sous-fonds Madeleine Rolland à l intérieur du Fonds Romain Rolland

9 Niveaux d organisation série organique ensemble de dossiers réunis ou maintenus groupés lors du classement parce qu ils résultent d une même activité se rapportent à une même fonction ou à un même sujet revêtent une même forme Exemples : Œuvres Correspondance Archives éditoriales Dossiers de presse

10 Niveaux d organisation sous-série organique ensemble de dossiers ou de pièces qui sont aisément identifiables par : leur type leur forme leur contenu

11 Série et sous-série Fonds Pierre et Marie Curie Série organique Série organique Diplômes et distinctions Série organique Sous-série organique Prix Nobel Sous-série organique Diplômes honoris causa

12 Niveaux d organisation dossier ensemble de documents regroupés soit par le producteur du fonds pour son usage courant soit lors du classement par ce qu ils concernent un même sujet ou une même affaire

13 Niveaux d organisation pièce plus petite unité documentaire, indivisible à la fois matériellement et intellectuellement Par exemple : lettre, rapport, carnet, cahier, etc. Exemples : Colette. Mes apprentissages Il s agit d un manuscrit autographe. Simone de Beauvoir. Carnet de voyage, août 1946 Antonin Artaud. Lettre à Robert Denoël, 30 juin 1941 Eugène Dabit. Certificat d études, 17 juin 1911

14 Du fonds à la pièce Fonds Maison Hetzel Série organique Série organique Dossiers d auteurs Série organique Dossier Honoré de Balzac Dossier Alphonse Daudet Etc. Dossier Victor Hugo Pièce Lettre à Hetzel

15 Description archivistique : étapes du traitement Deux étapes essentielles : Le classement Faire une première analyse des documents Collecter les informations les plus importantes Ordonner les documents Déterminer la structure définitive du fonds La description Faire une analyse plus approfondie Rédiger des notices descriptives précises et adaptées au niveau de l unité décrite

16 Exemples de plans de classement Dans les bibliothèques pour les archives d un individu, le plan de classement distingue en général : ses œuvres (projets, plans, notes, versions successives ) sa correspondance ses papiers intimes les documents divers chaque série pouvant être subdivisée autant que de besoin

17 Exemple de plan de classement Plan de classement pour le Fonds Henri Barbusse Enfance et jeunesse, débuts littéraires Œuvres (essentiel du fonds) classement chronologique des œuvres Carnets et varia carnets personnels contrats, comptes et correspondance avec les éditeurs papiers personnels Correspondance lettres d Henri Barbusse lettres adressées à Henri Barbusse Hélyvonne Barbusse. Lettres et papiers principe de classement identique classement alphabétique des correspondants

18 Exemple de plan de classement Plan de classement pour le Fonds Louis Jouvet Éléments biographiques Jouvet, homme de théâtre Jouvet, acteur de cinéma Jouvet, théoricien et conférencier Jouvet, professeur au Conservatoire national d art dramatique Jouvet, collectionneur et bibliophile Jouvet, dans les mémoires Inventaires, listes, notes de classement Archives sonores La correspondance est répartie entre différentes séries.

19 Exemple de plan de classement Plan de classement pour le Fonds Pasteur Registres de laboratoire et cahiers d expériences (essentiel du fonds) classement chronologique Papiers scolaires Cours professés par Pasteur Œuvres et notes de recherche Correspondance lettres de Pasteur classement chronologique lettres reçues par Pasteur classement alphabétique correspondance de Madame Pasteur correspondances diverses concernant Pasteur

20 Description archivistique : instrument de recherche L ensemble des notices descriptives composera l instrument de recherche qui mettra en évidence : La structure hiérarchique du fonds Le contenu des différentes composantes (selon le niveau de précision souhaité) La personnalité et les activités du producteur du fonds

21 Instruments de recherche : catégories Si les notices descriptives décrivent : le fonds et le sous-fonds au niveau général : État des fonds les séries organiques : État sommaire les dossiers : Répertoire les pièces : Inventaire

22 Les principes fondamentaux de la description archivistique repose sur le respect des fonds et la structuration en fonction de la logique de production à chaque niveau de classement correspond un niveau de description se fait du général au particulier en situant l unité décrite dans sa hiérarchie : Les informations concernant l ensemble du fonds sont données au plus haut niveau Les différents niveaux sont liés

23 Les principes fondamentaux de la description archivistique répartit les informations descriptives aux différents niveaux pertinents, sans redondance d un niveau à l autre notion d héritage : les informations données à un niveau supérieur sont valables aux niveaux dépendants, sans qu il soit besoin de les répéter peut avoir un grand nombre de niveaux

24 Description à plusieurs niveaux Extrait de la norme ISAD(G) - Annexe A-1

25 La norme ISAD(G) La recommandation DeMArch

26 ISAD(G) International Standard Archival Description (General) Norme générale et internationale de description archivistique

27 ISAD(G) Norme développée par le Conseil international des archives (CIA) 1ère édition : e édition : 1999 traduction française :

28 ISAD(G) définit la description à plusieurs niveaux 4 règles fondamentales les éléments de description 26 éléments dont 6 indispensables à toute description répartis en 7 zones d information

29 Les quatre règles de la description à niveaux Description du général au particulier Présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions Informations adaptées au niveau de description Présenter avec précision le contexte et le contenu de l unité de description Liens entre les descriptions Situer l unité de description dans la hiérarchie Non-répétition des informations Éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.

30 ISAD(G) - présentation

31 ISAD(G) - 7 zones d information Zones d identification du contexte du contenu et de la structure des conditions d accès et d utilisation des sources complémentaires des notes de contrôle de la description

32 ISAD(G)-Zone d identification Référence : identifiant unique Code du pays, selon la norme ISO 3166 Identifiant national du lieu de conservation Cote ou tout autre élément d identification spécifique Intitulé / analyse Titre propre ou titre forgé Dates Dates de création ou de rassemblement des documents Niveau de description Fonds, série, etc. Importance matérielle et support nombre d unités matérielles et unité de mesure support(s) spécifique(s) Tous ces éléments sont essentiels

33 ISAD(G)-Zone du contexte Nom du producteur (élément essentiel) Sous une forme normalisée Histoire administrative / Notice biographique tout renseignement important sur le producteur de l unité de description, en s appuyant sur la norme ISAAR(CPF) Historique de la conservation changements successifs de propriété, de responsabilité et/ou de conservation des documents avant leur entrée dans l établissement Modalité d entrée Origine, date et modalités de l entrée

34 ISAD(G)-Zone du contenu et de la structure Présentation du contenu Portée (géographique, chronologique ) et contenu de l unité Évaluation, tri et éliminations, sort final Accroissements Quantité et fréquence des accroissements prévus Mode de classement structure, ordre ou plan de classement de l unité de description modalités du traitement effectué par les archivistes

35 ISAD(G)-Zone des conditions d accès et d utilisation Conditions d accès statut juridique et dispositions restreignant l accès à l unité Conditions de reproduction dispositions relatives au droit d auteur, etc Langue et écriture des documents Principale(s) langue(s), systèmes d écriture, symboles, abréviations Caractéristiques matérielles et contraintes techniques contraintes liées à la préservation des documents (papier fragile, etc.) logiciel ou matériel requis Instruments de recherche Inventaire plus ancien, fichier, etc. détenu par le service d archives ou le producteur et qui peut être utile à l usager

36 ISAD(G)-Zone des sources complémentaires Existence et lieu de conservation des originaux lieu de conservation, référence, conditions d accès des originaux, lorsqu on décrit une reproduction Existence et lieu de conservation de copies lieu de consultation et cote d éventuelles copies, lorsqu on décrit un document original Sources complémentaires Autres unités de description conservées, soit dans le même service d archives, soit ailleurs, ayant un lien avec l unité décrite soit en raison de leur provenance, soit pour un autre motif Bibliographie Référence des publications utilisant ou étudiant l unité de description

37 ISAD(G)-Zone des notes Notes renseignements particuliers et/ou importants qui n ont pas été mentionnés dans d autres zones.

38 ISAD(G)-Zone du contrôle de la description Notes de l archiviste sources consultées pour établir la description auteur de la description Règles ou conventions règles ou conventions internationales, nationales ou locales suivies Date(s) de la description Date de création ou de révision de la description

39 DeMArch = Description des manuscrits et fonds d archives modernes et contemporains en bibliothèque

40 Comment est née DeMArch En 2003, un constat Il existe de nombreux fonds d archives dans les bibliothèques mais aucun document de référence pour les traiter et les décrire surtout dans la perspective d une description informatisée et publiée sur le web

41 Comment est née DeMarch Création d un groupe de travail AFNOR pour rédiger une norme sur la description des manuscrits modernes et contemporains avec des représentants de la Direction des Archives de France de la Bibliothèque nationale de France de l IMEC (Institut Mémoire de l Édition Contemporaine) des bibliothèques universitaires des bibliothèques publiques

42 DeMArch Description des manuscrits et fonds d archives modernes et contemporains en bibliothèque Publication : juillet 2010 Disponible sur le site de l AFNOR : Présentation sur le site de la BnF : demarch.html

43 DeMArch S appuie sur un document normatif publié par la Société des Archivistes Américains (SAA) : DACS : Describing Archives : a Content Standard Conforme à ISAD(G) Avec des adaptations pour rendre compte des particularités des fonds conservés dans les bibliothèques : Importance des fonds de manuscrits littéraires Pas (ou peu) de tri et d élimination Est une référence pour le Guide des bonnes pratiques de l EAD en bibliothèque (1 re version parue en novembre 2012)

44 DeMArch Propose une typologie documentaire : Manuscrits littéraires, manuscrits d œuvre Correspondance Archives relatives aux activités et à la vie d une personne Archives relatives à l organisation et aux activités d une collectivité Collections

45 DeMArch Rappelle : le principe de classement des fonds par types de documents : manuscrits, correspondance, archives les principes de la description hiérarchisée Définit 33 éléments d information, répartis en 9 chapitres (+ 1 chapitre de principes généraux)

46 DeMArch En tête de chaque élément, DeMArch: en donne une définition en précise le domaine d application indique les sources à utiliser énumère si nécessaire les éléments en relation : Exemple : 2.5 Description physique : Éléments en relation Les informations sur les caractéristiques physiques liées à la consultation du document sont données dans l élément Contraintes matérielles (5.2)

47 DeMArch - présentation

48 Propose : un glossaire une bibliographie DeMArch un tableau de correspondance avec les éléments EAD des exemples complets de description en EAD, en MARC, en Dublin Core et selon une base de données relationnelle

49 DeMArch - 10 chapitres Principes généraux Éléments d identification Éléments de contexte Éléments sur le contenu et la structure Éléments relatifs aux conditions de communication et d utilisation Éléments sur l acquisition et l évaluation Documents en relation Notes Identification des responsabilités Contrôle de la description

50 DeMArch : Éléments d identification Identifiants Nom et localisation de l institution de conservation Intitulé Date de l unité documentaire Description physique Langue et écriture

51 DeMArch : Identifiants Identifiant local = cote Identifiant de l institution de conservation = code RCR pour les Bibliothèques Identifiant du pays = code ISO

52 DeMArch : Identifiants Exemples FR / NAF (Fonds) France, Bibliothèque nationale de France, Département des manuscrits / Fonds Colette FR / NAF F (Pièce) Brouillon du début de L'Étoile Vesper

53 DeMArch : Nom et localisation de l institution de conservation Pour les Bibliothèques, donner de préférence la forme donnée dans le Répertoire des centres de ressource Préciser la localisation et l adresse Exemple : Muséum national d histoire naturelle (Paris). Bibliothèque centrale

54 DeMArch : Intitulé L intitulé est une combinaison du : du nom de l auteur ou du producteur Sous sa forme courante, dans l ordre en usage dans la langue du pays de résidence ou d activité Peut être abrégé : ex. sigle d une collectivité et du titre existant ou titre forgé (pas entre crochets) Terme précisant le type de document décrit Indication du contenu (concis et précis)

55 DeMArch : Intitulé Exemples : Titres forgés : Louis Pasteur. Papiers (Fonds) Registres de laboratoires et cahiers d expériences (Série) Registres de laboratoires (Sous-série) Expériences sur les fermentations (Dossier) Titre existant : 3 e cahier. Fermentation (Pièce) (Titre donné par Pasteur)

56 DeMArch : Date de l unité documentaire Ces dates peuvent être des : date(s) de création : ex. date d écriture d une lettre date(s) de constitution : date à laquelle les documents ont été réunis par le producteur Date(s) de publication Date(s) de diffusion

57 DeMArch : Date de l unité documentaire Il peut s agir : d une date unique de dates extrêmes de dates prédominantes Les dates peuvent être approximatives Exemples : , principalement avant 1892 Vers 1930

58 DeMArch : Description physique On décrit : le support (sous une forme non abrégée) l importance matérielle (+ types de documents) la foliotation (nombre total y compris feuillets blancs ou mutilés) Les dimensions en millimètres le conditionnement et la reliure Exemples : 3 mètres linéaires de documents textuels, 68 photographies et 16 dessins Reliure demi-chagrin havane à coins. Volume constitué et relié par la famille

59 DeMArch : Langue et écriture Langue de rédaction des documents : Exemple : Documents rédigés entièrement en anglais Informations concernant les alphabets, écritures, symboles et abréviations utilisés : Exemple : Caractères gothiques (Pour un manuscrit allemand)

60 DeMArch : Éléments de contexte Nom du producteur Notice biographique ou histoire de la collectivité Biographie des personnes ou histoire des familles Histoire des collectivités

61 DeMArch : Nom du producteur On le donne uniquement : au plus haut niveau d un fonds, d un sous-fonds ou d une collection Identifier les personnes, familles ou collectivités responsables de la production, de la réunion ou de la conservation des documents décrits Qualifier leur rôle par rapport à l ensemble documentaire décrit

62 DeMArch : Nom du producteur Le nom est donné : sous une forme normalisée ( Nom sous forme courante dans l intitulé) norme NF Z pour les noms de collectivités norme NF Z pour les noms de personnes en indiquant le rôle Exemples : Mondor, Henri ( ). Collectionneur Jussieu, Antoine de ( ). Producteur du fonds

63 DeMArch : Notice biographique ou Histoire de la collectivité Donner dans cet élément : la biographie des personnes ou l histoire des familles l histoire des collectivités pour aider à la compréhension et à l interprétation de l unité documentaire décrite Se limiter aux informations pertinentes pour la compréhension générale des documents décrits Exemple : Pierre Champion ( ), membre de l Académie des sciences morales et de l'académie Goncourt. Historien et littérateur. Fils du libraire Honoré Champion et frère de l'éditeur Édouard Champion. Marié à Madeleine Smith-Lesouëf. Ami et collaborateur de Marcel Schwob.

64 DeMArch : Biographie des personnes ou Histoire des familles Ne donner que les informations les plus significatives : Nom (titre, nom d alliance, pseudonyme, nom d usage ou surnom qui n est pas donné ailleurs) Dates de naissance et de mort Lieux de résidence, de voyage ou tout autre lieu important Études et formation Profession et activités Distinctions, décorations, prix, etc. Relations importantes avec d autres personnes ou collectivités Pour une famille : Informations sur l origine de la famille Noms de ses membres et informations les concernant Relations familiales importantes

65 DeMArch : Histoire des collectivités Informations pertinentes pour la compréhension des fonctions du producteur, ses activités et ses relations avec d autres collectivités Dates et lieux de fondation et de dissolution Localisation du siège social et des subdivisions régionales ; région géographique dans laquelle la collectivité exerçait Mandat : législation ou autre référence fondant son autorité ou ses responsabilités Fonctions et activités Structure administrative, liens hiérarchiques avec d autre collectivités (en datant les changements éventuels) Organisations qui l ont précédée ou suivie Changements du nom officiel, autre nom usuel, nom dans une autre langue Noms des responsables

66 DeMArch : Histoire des collectivités Exemple André Antoine ( ), comédien et metteur en scène, est l inventeur de la mise en scène moderne. Il fonde en 1887 le Théâtre libre, association qui s inspire du naturalisme pour renouveler la scène théâtrale. Le Théâtre libre se produit souvent dans une salle du boulevard de Strasbourg qui, après avoir changé à plusieurs reprises d appellation est revenu à son nom d origine, le Théâtre des Menus Plaisirs. Antoine reprend le bail de cette salle en 1897 et la baptise de son nom. Auparavant cette salle s est appelée successivement : Théâtre des Menus-Plaisirs (1866) ; Théâtre des Arts (1874) ; L'Opéra-Bouffe (1876) ; Les Menus Plaisirs (1877) ; Théâtre des Arts (1879) ; La Comédie Parisienne (1881, salle reconstruite après démolition de la précédente) ; Théâtre des Menus plaisirs (1882) ; Théâtre libre (1888)

67 DeMArch : Éléments sur le contenu et la structure Présentation du contenu Classement

68 DeMArch : Présentation du contenu Permettre à l utilisateur d évaluer l intérêt des documents par rapport à sa recherche Fournir des informations qui permettront ensuite de définir des points d accès

69 DeMArch : Présentation du contenu Peut contenir les informations suivantes : Fonctions, activités, processus ayant généré les documents décrits Forme (lettres, journaux intimes, etc.) Nature (autographe, original, reproduction, etc.) État génétique (brouillon, version, etc.) Période(s) couverte(s) par le contenu intellectuel du document Aires géographiques et lieux concernés Sujets traités Complétude de l unité documentaire

70 DeMArch : Présentation du contenu Les informations données doivent correspondre au contenu de l unité documentaire décrite : Exemples : Pour un fonds : Outre les manuscrits de nombreux articles et traductions, le fonds comprend une correspondance très riche, notamment avec des personnalités féministes et anticolonialistes. Pour une pièce : Reproduction photographique du mémoire lu en 1776 à la société libre d Agen, Réflexions sur les progrès que la musique a encore à faire par Lacépède.

71 DeMArch : Classement Décrire l organisation de l ensemble documentaire selon les regroupements opérés : œuvres, carnets, correspondance, etc. Informer sur le système de classement des dossiers ou des pièces Exemple : Classement chronologique, effectué par F. J. Chabas luimême ; chaque volume est consacré à une année ou à un petit nombre d'années. Informer sur les choix opérés par rapport à des classements initiaux ou antérieurs

72 DeMArch : Éléments relatifs aux conditions de communication et d utilisation Réserves de communication Contraintes matérielles Spécifications techniques Conditions de reproduction et d utilisation Conditions de reproduction Conditions de publication et d utilisation Citation des documents Autres instruments de recherche

73 DeMArch : Réserves de communication Restrictions de communication liées au contenu peuvent être imposées par le donateur ou l institution de conservation Catégories de lecteurs autorisés Durée de réserve de communication Personne physique ou morale habilitée à examiner les demandes Exemples : Communicable après accord de l IMEC La correspondance contenue dans ce dossier est exclue de la communication jusqu en 2020

74 DeMArch : Contraintes matérielles Restrictions de communication motivées par des contraintes matérielles qui restreignent ou retardent l accès au document décrit État physique des documents Nécessité d utiliser des documents de substitution pour des raisons de sauvegarde Localisation (éloignement des magasins, conditions spécifiques de conservation) État provisoire de classement d un fonds ou d une collection

75 DeMArch : Contraintes matérielles Exemples : La plupart des pièces de ce dossier sont déchirées sur les bords et aux plis Documents extrêmement dégradés. Consulter les microfiches des Recueils documentaires des Arts du spectacle 2 (cote : MICROFICHE M- 5523) Un délai de quarante-huit heures est nécessaire pour la communication de ces pièces conservées hors site

76 DeMArch : Spécifications techniques S applique notamment aux documents électroniques et audiovisuels Précise l équipement spécial requis pour accéder au document décrit selon la configuration matérielle et logicielle liée à sa création Marque de l ordinateur Mémoire requise Langage de programmation, etc. Exemple : Spécification système : Apple Disk II avec controller ; 48K RAM ; moniteur couleur requis pour lire ce fichier

77 DeMArch : Conditions de reproduction et d utilisation DeMArch distingue à l intérieur de cet élément : les conditions de reproduction les conditions de publication et d utilisation (exposition, radiodiffusion, etc.) la citation des documents

78 DeMArch : Conditions de reproduction et d utilisation les restrictions de reproduction ou de publication des documents sont liées notamment au droit d auteur ou à des dispositions réglementaires ou contractuelles (conventions de don, etc.) Exemples : Reproduction soumise à autorisation de l ayant droit Une clause du testament interdit en outre toute visite d'agrément ainsi que les prêts aux expositions, car ils risqueraient d'endommager les documents

79 DeMArch : Citation des documents Informations relatives à la forme à utiliser Forme choisie du nom de l institution de conservation Forme et règles de citation des identifiants du document Si c est utile l intitulé du document Exemple : Fonds Roger Martin du Gard. Bibliothèque nationale de France, département des Manuscrits, NAF 28191

80 DeMArch : Autres instruments de recherche Instruments qui renseignent sur le contexte de création de l unité documentaire décrite et son contenu Guides, répertoires élaborés par une institution, index préparés par le producteur Préciser le support (fiches, instrument sous forme imprimée ou électronique, descriptions publiées) Signaler comment y accéder Exemples : Inventaire supplémentaire disponible en salle de lecture Un inventaire détaillé de ces documents a été donné par M. Th. Monod, dans les Archives du Muséum national d'histoire naturelle, 6e série, t. VII, 1931, p

81 DeMArch : Éléments sur l acquisition et l évaluation Historique de la garde des documents Modalités d entrée Évaluation, tri Accroissements

82 DeMArch : Historique de la garde des documents Informations sur les évènements survenus entre la création des documents et leur entrée dans l institution de conservation : transferts successifs de propriété perte ou destruction accidentelle, dépôt donner tous les noms connus des possesseurs, dépositaires préciser les dates de ces évènements si c est utile pour la recherche

83 DeMArch : Historique de la garde des Exemples : documents Ce manuscrit a appartenu à la bibliothèque de A. Parran (cf. Bulletin Morgand, n 41741), de H. de Vrainville (Vente 1926, n 125), du Pr. Millot (Ex-libris, vente 1975, n 19). Les caisses d'estampages ont été brièvement en dépôt à la Bibliothèque nationale

84 DeMArch : Modalités d entrée Élément permettant d identifier la source immédiate d acquisition par l institution de conservation personne ou organisme auprès duquel les documents ont été acquis par don, legs, achat, etc. dates et modalités de l acquisition Exemple : Don de l auteur. D Certains de ces renseignements peuvent être jugés confidentiels et ne pas être communiqués au lecteur

85 DeMArch : Évaluation, tri Informations importantes pour la compréhension et l utilisation des documents décrits processus fréquents et réglementés dans les archives publiques opérations de tri exceptionnelles et limitées pour les archives privées (rares dans les bibliothèques) Toute décision de tri doit être analysée préalablement et clairement explicitée Exemple : Après reproduction numérique des dossiers documentaires, les coupures de presse, dont l état de dégradation matérielle était irréversible, ont été détruites le 14 avril 2008.

86 DeMArch : Accroissements Informations sur les accroissements à venir de l unité documentaire les documents émanent du même producteur et complètent l unité documentaire déjà conservée par exemple les fonds ouverts des écrivains Si cela est possible, évaluer la fréquence des accroissements Exemple : Le fonds Hélène Cixous est un fonds ouvert ; il a commencé à se constituer en 2000 et est régulièrement enrichi par les dons successifs faits par l auteur, au fur et à mesure de l élaboration de son œuvre.

87 DeMArch : Documents en relation Existence et localisation des reproductions Existence et localisation des originaux Sources complémentaires Documents en relation Documents séparés Bibliographie

88 DeMArch : Reproductions et originaux Existence et localisation des reproductions : Informations sur l existence, le lieu de conservation (qui peut être différent) et les conditions d accès à ces reproductions Existence et localisation des originaux : Lorsque les documents décrits sont des reproductions et que les originaux font partie d un autre fonds, d une autre collection ou ne sont pas conservés par l établissement

89 DeMArch : Reproductions et Exemples : originaux Autre support : Microfilms de sécurité conservés à la Bibliothèque nationale de France, département de la Conservation (R ) Les lettres sont conservées aux Archives départementales de la Nièvre (Nevers), sous la cote MS. Ms 26 (pour les clichés des lettres de Maxime Gorki à Romain Rolland conservés à la Bibliothèque nationale de France, département des Manuscrits)

90 DeMArch : Sources complémentaires Documents en relation : Pour signaler l existence de documents originaux en relation avec l unité documentaire décrite par la provenance, le domaine d activité ou la thématique Donner le titre, le lieu de conservation, la cote Préciser la nature du lien Exemple : Une partie importante des archives personnelles d Adrienne Monnier se trouve à la Bibliothèque littéraire Jacques Doucet (Pour les archives de la Librairie «La Maison des Amis des livres» conservées à l institut Mémoires de l édition contemporaine)

91 DeMArch : Sources complémentaires Documents séparés : Pour signaler l existence des documents originaux séparés ou retirés physiquement d un fonds dont ils faisaient partie intégrante Exemple : Les papiers relatifs à l activité administrative et politique de Cuvier sont conservés à la Bibliothèque de l'institut de France sous les cotes Ms Ils ont été donnés par la famille en même temps que les papiers scientifiques étaient donnés au Muséum d'histoire naturelle. (pour le fonds Cuvier conservé à la Bibliothèque centrale du Muséum national d'histoire naturelle de Paris)

92 DeMArch : Bibliographie Donner les références des oeuvres publiées (monographies, éditions de textes, articles, catalogues d exposition, fac-similés édités, etc.) ayant pour sujet ou pour source les documents décrits ou qui peuvent être utiles à leur compréhension Exemples : Breton, André, Arcane 17 : fac-similé du manuscrit original, suivi d'une étude d'henri Béhar, Paris, Biro éd., 2008, 2 vol., 48 et 252 p. Les manuscrits de Madame Bovary : édition intégrale sur le WEB [en ligne], Bibliothèque de Rouen, Centre Flaubert et Laboratoire d informatique, de traitement de l information et des systèmes [consulté le 16/06/2009], accessible à l adresse suivante :

93 DeMArch : Notes Les notes concernent : la conservation matérielle : Traitements de conservation effectués sur les documents l actualisation du format des ressources numériques Informations sur les migrations et changements de format depuis l arrivée du document les documents absents en donnant si possible les circonstances ayant entraîné l absence du document Exemple : Le manuscrit, disparu en , est manquant

94 DeMArch : Identification des Choix des noms : responsabilités Préciser le nom des responsables à chaque niveau sauf s ils ont déjà été donnés à un niveau supérieur avec le même rôle par rapport au document décrit Forme des noms : sous forme normalisée Indication du rôle : exercé par rapport à l unité documentaire décrite en principe selon des termes ou formes uniformes issus de référentiels (en format, des codes de fonction)

95 DeMArch : Identification des responsabilités Exemples : Intitulé : Lettres de Thiers à la duchesse d Albufera Points d accès : Thiers, Adolphe ( ). Auteur de lettres Suchet, Honorine Anthoine ( ). Destinataire de lettres Intitulé : Collection Lucien Scheler Nom du producteur : Scheler, Lucien ( ). Collectionneur Cette collection comprend un ensemble intitulé : Paul Éluard, Manuscrits et correspondance Point d accès : Éluard, Paul ( ). Auteur Éluard, Paul ( ). Destinataire de lettres

96 DeMArch : Contrôle de la description Règles ou conventions Date de la description et auteur

97 DeMArch : Règles ou conventions Règles internationales, nationales ou locales suivies Exemples : La forme des noms de personnes est conforme à la norme française NF Z (Juin 1986) : documentation : catalogage : forme et structure des vedettes noms de personne, des vedettes titres, des rubriques de classement et des titres forgés. Collection cataloguée selon les règles suivies au département des Manuscrits de la Bibliothèque nationale de France.

98 DeMArch : Date de la description et auteur Indiquer la date de création ainsi que la date de révision et, si cela est jugé utile pour l institution de conservation, le nom de la personne qui a créé ou révisé la description Exemple : Description créée le 12 juillet 1998, révisée le 9 juillet 2006.

99 Le manuscrit médiéval : éléments pour des règles de description Vincent Boulet Bibliothèque nationale de France Département Information bibliographique et numérique Pôle Données d autorité

100 La description du manuscrit médiéval en France Pas de norme nationale mais Règles du Département des manuscrits de la BnF pour les manuscrits latins Règles de l IRHT (Institut de recherche et d histoire des textes)

101 Cote Auteurs / Titres Date Description physique : Écriture Décoration Marginalia Codicologie Support Nombre de feuillets Dimensions Réglure Reliure Provenance Contenu Bibliographie Documents de substitution Manuscrits médiévaux Organisation de la description :

102 La cote Elle est suivie des anciennes cotes du manuscrit On classe les anciennes cotes utiles à la recherche de la plus ancienne à la plus récente

103 Le titre Le titre général suit directement la cote dans la notice. Il est saisi de préférence dans la langue du contenu Guillelmus Duranti, Speculum judiciale

104 Si le manuscrit comporte un titre différent du titre traditionnel et/ou est attribué à un autre auteur : on rétablit le titre traditionnel pour désigner le manuscrit. On donnera dans le paragraphe dédié au contenu toutes les précisions nécessaires (incipit-explicit, ancienne attribution, édition, etc.)

105 Lorsque le titre donné dans le manuscrit est trop long, on privilégie un titre forgé afin d alléger la notice et son indexation :

106 Le titre Si le manuscrit contient plusieurs œuvres, on les recense dans un seul champ titre Toutefois, au-delà de cinq œuvres différentes, on donne un titre forgé dans le champ titre et on détaille l ensemble des œuvres dans le champ description du contenu

107 Les noms d auteur sont saisis dans la langue du manuscrit Pour les noms des auteurs médiévaux écrivant en ancien français, on saisit le nom de l auteur tel qu il apparaît dans le manuscrit Le nom de l auteur Pour les noms de saint, deux formes sont possibles, selon la formulation dans le manuscrit : on écrit «sanctus» en minuscules et en toutes lettres avant le nom s il se présente comme tel dans le manuscrit (on exclut par exemple : «Sanctus Bernardus», «s. Bernardus», «S. Bernardus») ; on peut également choisir une formulation du type «Bernardus Claraevallensis»

108 Dates On date le manuscrit, même approximativement Si le manuscrit est daté, on fait suivre l indication du siècle d une parenthèse précisant la date. Dans le cas d une date précise transcrite, on indique, si nécessaire, le style en usage («ancien style» ; «nouveau style»). Toute précision concernant la date sera reportée dans le champ description du contenu : relevé du colophon, références aux travaux d historiens ayant proposé une datation, divergences entre spécialistes, etc.

109 Ecriture L écriture doit être, autant que possible, caractérisée : écriture italienne, anglonormande, minuscule caroline, écriture cursive, etc On donne toutes les informations connues sur l exécution de l ouvrage : autographe, scribe ou atelier connu, plusieurs copistes. On transcrit le colophon et on renvoie aux études qui ont permis une attribution.

110 Décoration Chaque fois que faire se peut, la décoration doit être caractérisée du point de vue stylistique : par pays ou région géographique (ex. : décoration de style anglais, espagnol, français, italien, germanique) ; par tout autre terme consacré définissant le style de la décoration et impliquant une notion d école ou d atelier (ex. : décoration de style franco-saxon, mozarabe, ottonien). éventuellement préciser l école (ex. : décoration carolingienne de l École de Tours, de style rémois) ; par les différents types de décoration élaborée (ex. : décoration filigranée et à niveau encore inférieur, la décoration rubriquée tracée uniquement avec des encres de couleur). Préciser éventuellement : décoration filigranée de style parisien, méridional, français, espagnol, anglais, etc.

111 Décoration Peintures en pleine page

112 Heures à fusage dominicain, dites Heures de Frédéflc cfkagon l..atil10532 {rote) Supplément latin 651 {ancieme œte) XVIe siède (vers ) Manuscsit en latin Bibliothèque nationale de France Département des manuscrits Tours. Ecriture humanistique d'une main française.. Décoration attribuée à l'ilalîen Giovanni T odeschino ~ et aux français Jean Bourdichon ~ et Maître de Claude de France ~ Parchemin, 388 p., 255 x 170 mm. Reliure de basane brune, probablement espagnole, décor doré, XVIIIe siècle. Dos remonté à la fin du volume, titre doré, "EV ANGELIA".. Estampille de la bibliothèque entre 1815 et 1830 (modèle JB n 20).

113 Vignettes

114 Initiales Initiale filigranée Initiale historiée Initiale ornée

115 Décoration secondaire titre courant bouts de ligne Initiales de couleur et lettres rehaussées de rouge Pieds de mouche

116 Illustrations Préciser la nature de ces illustrations ex. : peintures ou peintures en grisaille, dessins (rehaussés de couleurs, de grisaille, non rehaussés, à l encre, à la mine de plomb), schémas, diagrammes, etc. Indiquer leur forme ou mise en page ex. : à pleine page, à mi-page, de la largeur de la surface décrite, de la largeur d une colonne d écriture, en médaillon, marginale), et éventuellement leur situation et leur fréquence (ex. : en frontispice, en tête de chaque division du texte). Décrire les sujets des illustrations Indiquer, dès que possible, le nom de l artiste ou de l atelier auquel ces illustrations peuvent être attribuées avec certitude ex. : «de la main de Jean Fouquet», «du maître du maréchal de Boucicaut», «du maître de Rohan», ou «de l atelier de»). Noter la présence éventuelle d indications écrites à l usage de l enlumineur ou d esquisses marginales.

117 Indications codicologiques La codicologie concerne essentiellement le nombre et la composition des cahiers (avec les numéros des feuillets). La collation est spécifiée en toutes lettres (ex. : «24 cahiers : 8 cahiers de 12 feuillets (f. 1-96) ; 6 cahiers de 8 feuillets (f ) ; 10 cahiers de 8 feuillets (f )»). La signature des cahiers, les réclames, les indications de pièces, la présence de foliotations anciennes, de feuillets blancs, les inversions de feuillets ou de cahiers

118 Indications codicologiques

119 Support Rappel : pour les manuscrits, le support peut être papier et/ou parchemin. Lorsqu il s agit de papier, relever les filigranes, les décrire et, si possible, les rapprocher des filigranes relevés par Briquet, ou par d autres dictionnaires de filigranes.

120 Importance matérielle En distinguant les feuillets préliminaires, indiquer l importance matérielle ex. : II feuillets précédés et suivis de quatre gardes en papier. Les feuillets de garde, indiqués en chiffres romains, renvoient aux feuillets foliotés différemment ou non foliotés mais utilisés originellement ou a posteriori et nécessitent une description.

121 Dimensions Les dimensions sont indiquées en millimètres, arrondies à 5 ou 10. On précise les justifications (just.) entre parenthèses. Ex. : 520 x 340 mm (just. 400/420 x 260 mm)

122 Réglure Les réglures peuvent être réalisées à la pointe sèche, à la mine de plomb ou à l encre. On relève, s il y a lieu, le nombre des colonnes. Si un texte est à longues lignes et un autre à colonnes, on mentionne ces deux dispositions. On ne donne le nombre des lignes à la page que lorsqu il s agit d écriture onciale.

123 Reliure la technique ex. : reliure souple, demi-reliure, cartonnage On emploie les expressions : plat supérieur (et non «premier plat»), plat inférieur, contreplat. la provenance ex. : reliure italienne, germanique. Toutefois, on ne précise pas lorsqu il s agit d une reliure française. l époque : on indique toujours la date de la reliure (ex. : reliure XVI e siècle). Pour les reliures dépourvues de décoration, on mentionne seulement «reliure ancienne». On indique si la reliure est restaurée.

124 Reliure la matière et la couleur ex. : maroquin rouge, veau brun, velours violet. le style et le procédé de décoration : on n emploie que des expressions couramment admises : «au trèfle», «à la fanfare», «semé de», «aux armes de», «décoré aux petits fers», «décoré à l aide de fers azurés», «décoré à la roulette», «décoré de plaque», «décor de polychromie», «écoinçons», «médaillons», «aux armes de», «au nom de», etc. Pour les reliures décorées à froid, on utilise les termes «estampée aux petits fers», «estampée à la plaque», «ornée de filets à froid», etc. Pour les reliures dorées décorées aux armes, on indique seulement «reliure aux armes de», «reliure aux armes et chiffre de», etc. On ne décrit le dos des reliures que s il comporte des armes, emblèmes, monogrammes, etc., qui établissent des provenances autres que celles indiquées sur les plats

125 Reliure les ais : on indique si la reliure comporte des ais de bois. les travaux d ornements : on indique les travaux d ornements de métal, de boulons, de fermoirs, de lanières, les anciennes étiquettes (si elles portent un titre ou une cote, on le relève entre parenthèses : «ancienne étiquette de titre» ; si le titre ou la cote sont frappés, on indique «ancien titre», «ancienne cote»). les tranches : on indique si les tranches sont dorées, ciselées, peintes, marbrées ou jaspées. S il y a lieu, on mentionne, entre parenthèses, les armoiries ou monogrammes ciselés ou peints. on indique les plats, étiquettes, etc. de reliures anciennes remontés sur les contreplats ou feuillets de garde. pièces de titre : titre au dos à transcrire tel qu il est, avec des abréviations ou en petites capitales.

126 NB : pour un référentiel des termes appliqués à la reliure, voir le glossaire de la base Reliures de la BnF :

127 mo<> (Il) tranche de tête ( 12) chasse (131 pièce de titre (8) gounitre (14) coupe 1151 cllamiêre ( 161 tlltrft (7) \ \ \ 1 \ \ traoche ck! qucuo 1171 ombilic!251 formoir (241 cornière C6}---ltboulon (2) chant do l'ws (27) F Extrait de La reliure médiévale. Trois conférences d'initiation, Paris, 1978

128 Provenances On y relève la provenance et les ex-libris, en identifiant autant que possible les possesseurs successifs, suivant l ordre chronologique.

129 Provenances

130 Description du contenu Indication du ou des ouvrages qui forment le corps du manuscrit, des fragments, poésies, pièces liturgiques, etc., qui peuvent se trouver sur les feuillets blancs, dans les espaces laissés libres par le texte, sur les feuillets de garde. Chaque ouvrage contenu dans le manuscrit est désigné par : le nom de l auteur ; le titre ; l incipit et l explicit ; le renvoi à l édition principale et/ou les références bibliographiques s il y a lieu. La description suit l ordre des feuillets. Transcription des incipit et des explicit

131 Pour aller plus loin