Séminaire «Maîtrise de l information scientifique» Exploitation de l information : optimiser sa gestion documentaire

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1 Séminaire «Maîtrise de l information scientifique» Exploitation de l information : optimiser sa gestion documentaire Dernière mise à jour : 01/09/ Auteur : Frédérique Flamerie

2 Programme Exploitation de l information : optimiser sa gestion documentaire Recherche dynamique d informations RSS et alertes : organiser sa veille Gestion des références bibliographiques rédaction bibliographique logiciels de gestion bibliographique Atelier 1 Atelier 3 Organisation et classement de sa documentation indexation classification

3 Recherche dynamique d information Veille? RSS? Tags? Tirer parti du web 2.0! by Heather Weaver - Source : Flickr

4 Recherche dynamique d informations : la Définition veille documentaire «La veille informationnelle est l'ensemble des stratégies mises en place pour rester informé, en y consacrant le moins de temps possible, par l'utilisation de processus de signalement automatisés.» (JP Lardy, URFIST de Lyon)

5 La veille documentaire : pourquoi? Rester informé en temps réel

6 La veille documentaire : pourquoi? Faire venir l information plutôt qu aller la chercher

7 La veille documentaire : pourquoi? Surtout : gagner du temps!

8 La veille documentaire : comment? Les profils et les alertes Profils sur sites web : personnaliser les informations reçues sur les plateformes d éditeurs, dans les bases de données Création d alertes automatisés par mail ou RSS Ex : sommaires d une revue, derniers articles parus, nouveaux résultats d une recherche bibliographique

9 La veille documentaire : comment? Les flux RSS

10 La veille documentaire : les flux RSS Pourquoi utiliser les fils RSS? Pour repérer les modifications de contenu d un site Nouveautés sur un site d éditeur (table des matières) Nouveautés de la BUPMC Nouveaux résultats d une requête dans une base de données Nouveaux billets d un blog, etc. Avantages Économie de temps Processus automatisé Signalement rapide Organisation optimisée : l agrégateur centralise les sources d information et importe les mises à jour automatiquement Gestion aisée : pas besoin de créer une multiplicité de comptes, pas de boîte de messagerie saturée Il suffit de supprimer un fil pour ne plus recevoir l information

11 La veille documentaire : les flux RSS Lecteurs de flux RSS Logiciel ou application web spécifique qui permet de : «s abonner» à des fils RSS regrouper et classer les fils RSS Suivre des dizaines ou des centaines de sites ou pages Web en temps réel Différents types de lecteurs RSS : d'extensions pour navigateur intégrés à des clients mail d agrégateurs en ligne (The old reader, Netvibes, ec.)

12 La veille documentaire : les flux RSS Agrégateurs en ligne Inconvénient : nécessité de se créer un compte Avantage : utilisable de n importe quel ordinateur ex : Netvibes,

13 La veille documentaire : les flux RSS S abonner à des fils RSS Repérer le logo RSS orange qui signale, sur les pages Web, ou en bas à droite de certains navigateurs, le service de syndication Cliquez sur le logo L'importation se fait automatiquement

14 La veille documentaire : les sites de sommaires Journal TOCs - Sommaires de plus de revues Création d un compte ou abonnement aux flux RSS

15 Recherche dynamique d information La veille informationnelle et la diffusion d informations impliquent un travail conséquent de GESTION des références

16 Gestion bibliographique Rappel : qu est-ce qu une bibliographie? Une bibliographie est un répertoire de références d ouvrages ou d articles présenté de façon ordonnée. Quelles sont ses fonctions? Présenter les sources utilisées, vérifier la pertinence des sources Donner une idée des publications parues sur le sujet Permettre l'identification et la localisation des documents utilisés Respecter le droit de propriété intellectuelle (droit d auteur, utilisation équitable du document, plagiat)

17 Gestion bibliographique Respect des règles de rédaction bibliographique fixées par Encadrant thèse Revue Norme AFNOR Z44-005

18 Rédaction bibliographique Norme AFNOR Z «Documentation, références bibliographiques: contenu, forme et structure» de décembre 1987 sur la rédaction bibliographique. AFNOR (Association Française de NORmalisation) Citer un document imprimé (1/2) Article de périodique NOM de l AUTEUR, Prénom. Titre de l article. Titre du périodique, année, volume, fascicule, pages. ISSN (facultatif )Les titres des périodiques sont tous écrits de manière développée, ou tous abrégés. Les abréviations sont normalisées RAILSBACK, Bruce L.. A synthesis of systematic mineralogy. American mineralogist, 2005, vol. 90, n 7, p ISSN : X Ouvrage d un seul auteur NOM de l AUTEUR, Prénom. Tire de l ouvrage : sous titre. Mention d édition. Lieu d édition : Editeur, année d édition. Tomaison et nombre de pages. (Collection; N ). ISBN (facultatif) (si le nombre d auteurs est supérieur à 3 citer le premier ou les trois premiers suivis de... «et al») DERCOURT, Jean, PAQUET, Jacques. Géologie : objets et méthodes. 9E éd. Paris : Dunod, p. Collection Géosciences. ISBN X Chapitre d un ouvrage NOM de l AUTEUR. Titre du chapitre. In : Titre de l ouvrage. Tomaison. Edition. Lieu d édition : Editeur commercial, année, pagination. ISBN (facultatif). RAYNAL-ROQUES, Aline. Histoire des plantes et évolution. In : La botanique redécouverte. Paris : Belin, p. (Collection des nouvelles flores). ISBN

19 Rédaction bibliographique Norme AFNOR Z «Documentation, références bibliographiques: contenu, forme et structure» de décembre 1987 sur la rédaction bibliographique. AFNOR (Association Française de NORmalisation) Citer un document imprimé (2/2) Ouvrage collectif Responsable de publication (Responsabilité). Titre de l ouvrage. Mention d édition. Lieu d édition : éditeur commercial, année. Nombre de pages. Collection, n. ISBN.(nombre de pages et ISBN facultatifs) L ouvrage est coordonné par un éditeur ou directeur de publication, qui rassemble et organise l ensemble RICHARDS, Francis A.(Ed.).Coastal upwelling. Washington, D.C.: American geophysical union, p. Coastal and estuarine sciences, 1. ISBN Contribution dans un ouvrage collectif On parle de contribution dans le cas d ouvrages dont chaque chapitre est confié à un auteur différent. AUTEUR du chapitre. Titre du chapitre. In : Titre de l ouvrage. Responsable de publication. Edition. Lieu d édition : éditeur commercial, année. Tomaison. ISBN MILLOT, Claude, WALD, Lucien. Upwelling in the gulf of Lions. In :Coastal upwelling. Edited by Francis A. Richard. Washington, DC. : American geophysical Union, p Coastal and Estuarine sciences, 1. ISBN Thèse NOM de l AUTEUR, Prénom. Titre de la thèse. Niveau de la thèse : organisme de soutenance. Ville, année de soutenance. Nombre de pages. FEUGERE, Emeric. La tectonique en extension intracontinentale : étude de terrain ( le Sud du Névada, U.S.A) et modélisation analogique. TH. DOCT. :Université Pierre et Marie Curie. Paris, p. Carte NOM de l AUTEUR, Prénom. Titre de la carte et échelle : lieu. Edition. Lieu d édition : éditeur commercial, année. DORE F., DUPRET L., DUMESNIL F. «et al». Carte géologique de la France à 1/ : Condé sur Noireau (feuille 175). Orléans : BRGM, 1993.

20 Norme AFNOR Z «Documentation, références bibliographiques: contenu, forme et structure» de décembre 1987 sur la rédaction bibliographique. AFNOR (Association Française de NORmalisation) Citer un document en ligne Rédaction bibliographique Article de périodique NOM de l AUTEUR, Prénom. «Titre de l'article». Titre du périodique [Type de support]. (volume,n, mois, année), pagination. Adresse: fournir l'information suffisante permettant de retracer l'article KERR, Sandy A.. «What is small island sustainable development about?». Ocean and Coastal management [En ligne]. (vol.48, n 7-8,1 juin 2005), p (Page consultée le 27 septembre 2005) Site Web Une page dans un site Web AUTEUR (Organisme ou auteur personnel dans le cas d'une page personnelle). Titre de la page d accueil [en ligne]. Disponible sur :<adresse URL de la ressource>. (date : jour, mois, année de la consultation par l usager). Université Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l'université Laval, [En ligne]. Disponible sur : (Page consultée le 20 septembre 2005). NOM de l AUTEUR, Prénom. (Organisme ou auteur personnel dans le cas d'une page personnelle). Titre de la ressource.[s il y a lieu ajoutez la ressource plus large à laquelle le document cité est rattaché; In : AUTEUR/titre du site ou du document qui contient la ressource.][type de support]. Adresse URL. (date : jour, mois, année de la consultation par l usager). CARON, Rosaire. Comment citer un document électronique?. In : Université Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l'université Laval, [En ligne]. Disponible sur : /citedoce.html; (Page consultée le 20 septembre 2005).

21 Gestion bibliographique Logiciels de gestion bibliographique Permettent de Payants créer sa BDD bibliographique importer/exporter des références citer des références dans un document générer la bibliographie correspondante Gratuits et libres Gratuit

22 Critères de comparaison et de choix d un LGB (logiciel de gestion bibliographique) Logiciel libre/propriétaire Formats d import et d export disponibles Styles bibliographiques fournis (et possibilité d en créer de nouveaux) Possibilité d importer depuis différentes sources bibliographiques Capacité de la base Outils de recherche et de tri dans les bibliothèques de références

23 Gestion documentaire Accumuler des références et des documents

24 Gestion documentaire Comment les organiser et les classer? By César Astudillo Source : Flickr

25 Gestion documentaire Indexation documentaire Associer à un document des mots-clés choisis dans une liste de termes fermée et structurée Objectifs de l indexation documentaire : classer les documents dans des catégories relier enter eux des documents de même sujet regrouper homogénéité de l indexation Indexation libre Associer à un document des mots-clés librement choisis Objectifs de l indexation libre : donner une description la plus précise possible du document permettre une recherche sur des termes très précis individualiser hétérogénéité de l indexation

26 Gestion documentaire Indexation documentaire Thésaurus Vocabulaire normalisé et spécifique à un domaine dont les termes sont reliés entre eux par des liens sémantiques : synonymie, équivalence, terme spécifique (lien vers un concept de sens plus précis), terme général (lien vers un concept de sens plus large). permet des renvois entre mots-clés et entre documents Classification Système organisé et hiérarchisé de classement des connaissances. Il existe des classifications spécialisées par domaine et des classifications universelles. logique de classement

27 Gestion documentaire Thésaurus : ex. MesH

28 Gestion documentaire Classification : ex. Inspec

29 Gestion documentaire Indexation libre Mots-clés auteur Mots-clés choisis par l auteur d un article, fournis à l éditeur et intégrés dans la base de données cf. ScienceDirect, etc. Folksonomies Processus de classification collaborative par des mots-clés librement choisis (tags, marqueurs) souplesse mais pb absence de normalisation des termes choisis

30 Gestion documentaire Indexation libre By audhray - Source : Flickr

31 Gestion documentaire Indexation libre : mots-clés auteur

32 Gestion documentaire Indexation libre : tags

33 Gestion documentaire Classification et indexation libre classification indexation libre