Législation et réglementation en matière d archives et de gestion des documents une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs

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1 PGI-8YWSl9 Législation et réglementation en matière d archives et de gestion des documents une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs.. Programme général d information et UNISIST Organisation des Nations Uniés pour l éducation, la science et la culture Paris, 1986

2 Original anglais PGI-85/WS/9 Paris, 1986 LEGISLATION ET REGLEMENTATION EN MATIERE D'ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS : ETUDE RAMP, ACCOMPAGNEE DE PRINCIPES DIRECTEURS Eric Ketelaar Programme général d'information et UNISIST Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

3 Notice recommandée pour le catalogue : Ketelaar Eric Législation et réglementation en matière d'archives et de gestion des documents : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs/par Eric Ketelaar /Tour le/ Programme général d'information et UNISIST. - Paris : Unesco, iii, 83 p. ; 30 cm. - (PGI-85/WS/9). 1. Législation et réglementation en matière d'archives et de gestion des documents : étude RAMP, accompagnée de principes directeurs. II. Unesco, Programme général d'information et UNISIST. III. Programme de gestion des documents et archives (RAMP). 0 Unesco, 1986

4 TABLE DES MATIERES Page PREFACE... (iii) INTRODUCTION COMPETENCE ET ORGANISATION Définition des documents d'archives et des archives en général Définition des documents et archives publics Inaliénabilité et imprescriptibilité des archives publiques 1.4 Législation/réglementation concernant les archives privées. 1.5 Fonctions et organisation des services d'archives publiques 1.6 Système national d'archives Ministre de tutelle Organe consultatif (Conseil des archives) Il FONCTIONS DE GESTION DES DOCUMENTS Gestion des documents Droit d'inspection Centres de préarchivage Tri et élimination FONCTIONS ET ACTIVITES ARCHIVISTIQUES Introduction Versement Dépôt des publications officielles Conservation Classement et description Communicabilité Reprographie Personnel SANCTIONS Dispositions pénales

5 (ii) Page 5. PRINCIPES DIRECTEURS APPLICABLES A L'ELABORATION D'UNE LEGISLATION ET D'UNE REGLEMENTATION Introduction... Définition des documents d'archives et des archives en général... Définition des documents et archives publics... Inaliénabilité et imprescribilité des archives publiques. Archives non publiques... Fonctions et organisation des services d'archives publiques Système national d'archives... Ministre de tutelle... Organe consultatif (Conseil des archives)... Gestion des documents Droit d'inspection Centres de préarchivage Tri et élimination Versement Dépôt des publications officielles Conservation Classement et description Communicabilité Reprographie Personnel Sanctions BIBLIOGRAPHIE

6 (iii) PREFACE Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, et plus particulièrement des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme géneral d'information de 1'Unesco a mis au point un programme à long terme coordonné, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Prograrrme, RAMP). Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme général d'information lui-même. Il comprend ainsi des projets, des études et d'autres activités destinés à : 1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans concernant l'information (aux niveaux national, régional et international). 2. Promouvoir et diffuser les méthodes, règles et normes pour le traitement de l'information. 3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information. 4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les domaines de l'éducation, de la culture et de la connnunication, des sciences exactes et naturelles et des sciences sociales. 5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des utilisateurs de l'information. La présente étude, établie aux termes d'un contrat passé avec le Conseil international des archives (CIA), est destinée à aider les spécialistes de la politique et de la planification de l'information, les responsables auxquels il incombe de proposer, de rédiger et de réviser les lois et les règlements administratifs, et plus particulièrement les archivistes et les spécialistes de la gestion des documents à créer et à mettre au point des systèmes et des services modernes d'archives et de gestion des documents courants, au sein de l'administration publique, notamment. A partir d'une analyse des lois et règlements en vigueur dans près de 120 pays, l'auteur propose un ensemble de directives concernant l'élaboration ou la révision des textes légaux et administratifs sans lesquels il ne saurait y avoir de systèmes et services d'archives viables. Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, Unesco, 7, place de Fontenoy, Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.

7 - 1 - INTRODUCTION 1. La présente étude est destinée à aider les responsables des politiques et de la planification de l'information, les personnes qui s'occupent de proposer, rédiger et réviser les lois et les règlements administratifs, et surtout les archivistes et les spécialistes de la gestion des documents, à créer des systèmes et services modernes de gestion des archives et des documents, notamment dans l'administration publique, à les développer et à les évaluer. A partir d'une analyse des lois et règlements en vigueur dans près de 120 pays, l'auteur conclut son étude en proposant un ensemble de principes directeurs destinés à guider l'élaboration ou la révision des instruments législatifs et administratifs sans lesquels il ne saurait y avoir de systèmes et services d'archives viables. 2. L'Unesco et le Conseil international des archives (CIA) s'occupent de législation archivistique depuis de nombreuses années, et l'assistance qu'offre 1'Unesco pour la mise en place d'infrastructures de gestion des archives et des documents comporte généralement des conseils sur la législation à adopter en la matière (1). L'Unesco et le CIA ont également patronné ou organisé des séminaires régionaux destinés à mieux faire prendre conscience aux archivistes et aux administrateurs des différentes régions du monde de l'importance de la législation archivistique. Un manuel d'archivistique tropicale, élaboré sous l'égide du CIA et publié en 1968 avec la coopération de l'unesco, comporte un chapitre sur les principes de législation et de réglementation archivistiques, dont l'intérêt reste entier (2). 3. En outre, le CIA a consacré quatre volumes de sa revue Archivum (de 1967 à 1971) à la publication de textes de lois nationales d'archives du monde entier; un cinquième volume, constituant une mise à jour des précédents, a paru en Au cours de la décennie écoulée, 20 pays ont adopté des lois fondamentales nouvelles en matière d'archives. Cela "traduit de façon éloquente l'ampleur du mouvement de rénovation et de prise de conscience archivistique qui se poursuit sous nos yeux, mouvement dans lequel l'action de 1'Unesco et du Conseil international des archives joue évidemment un rôle de premier plan" (3). 4. Un nouveau pas a été fait vers l'harmonisation des législations sur les archives avec la publication par l'unesco, en 1972, du Projet de loi d'archives type, de S. Carbone et R. Guêze. Toutefois, cet ouvrage, trop inspiré de la législation archivistique latine et plus précisément italienne, n'est pas d'un intérêt direct pour les pays dont l'expérience est différente (4). 5. En 1972, une consultation d'experts sur la planification des services nationaux d'archives, organisée par l'unesc0, recommandait la réalisation d'une étude sur la planification des infrastructures d'archives, comportant des principes directeurs en matière de législation et de réglementation. S'inspirant notamment de ces recommandations, B. Delmas, coauteur avec J.H. d'0lier de Planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives (1975) (5), a proposé dans sa contribution audit ouvrage quelques normes en matière de législation et de réglementation des archives et un schéma de loi d'archives type, 6. Enfin, la publication Unesco de 1977, Institution d'un cadre législatif pour la mise en place du NATIS (6) - dénommée dans la suite du texte Directive NATIS - contient une liste récapitulative des points à prendre en considération dans la législation devant régir un système national d'archives. Ces points sont traités par A.W. Mabbs sous deux chapitres intitulés respectivement "Législation relative aux documents publics et aux archives nationales" et "Coordination des services nationaux d'archives", où sont indiqués des critères généraux pouvant être appliqués pour l'élaboration d'une législation en matière d'archives. Ces deux chapitres sont d'un intérêt certain pour tout archiviste ou administrateur; ils s'appuient sur une analyse des législations existantes vues par un professionnel et sur une longue expérience des besoins archivistiques, en particulier dans les pays en développement.

8 -2-7. Toutes les études précitées ne font référence aux textes de lois publiés dans Archivum ou ailleurs que de façon très générale. Pour une meilleure compréhension et une synthèse plus complète, il était indispensable d'analyser et de comparer les iegislations en vigueur. Le volume 28 d'archivum récemment paru a élargi le champ offert à cette analyse. A l'instar de plusieurs des études antérieures, la présente étude comporte une liste récapitulative des points à prendre en considération dans la législation archivistique, et des principes directeurs à cet égard. Cependant, dans le cas présent, ces directives RAMP s'attachent davantage à des points déterminés de législation concernant la gestion des documents d'archives; on y trouvera, par ailleurs, l'expression d'une préférence pour telle ou telle solution dans des situations données. Y sont également indiquées les dispositions jugées indispensables - par opposition à celles qui sont simplement souhaitables ou facultatives - en fonction des conditions existant dans le pays considéré, une attention particulière étant accordée aux traditions archivistiques et aux pratiques administratives du pays. 8. L'analyse des lois et règlements en vigueur est essentiellement fondée sur les textes publiés dans Archivum. Ces textes passent cependant sous silence certains détails de l'organisation interne et du fonctionnement des services d'archives, les règles applicables à la formation professionnelle et au statut du personnel des archives et le détail des règles de sélection, de versement, de classement et d'inventaire des documents d'archives. A la demande de l'auteur, des renseignements ont été fournis sur ces différents points, pour certains pays, par les personnes suivantes : Argentine L.R. Mendez, chef de département, Archives nationales Canada W.I. Smith, archiviste fédéral France M. Duchein, inspecteur général des Archives nationales Hongrie J. Molnar, directeur des Archives nationales Roumanie 1. Gal, directeur général des Archives nationales Sénégal S. Mbaye, directeur des Archives nationales Suisse 0. Gauye, directeur des Archives fédérales 9. Ont également été consultés, outre les lois publiées dans Archivum et les publications indiquées dans la bibliographie, les documents ci-après : - Archives Bill 1983 (Australie); - Projet de loi fédérale d'archives (République fédérale d'allemagne); - Décret royal concernant la gestion des documents d'archives, 1980 (Pays-Bas); - Archives and Records Management Act de Rhode Island (Etats-Unis d'amérique) (projet> ; - Ordonnance concernant l'utilisation de documents écrits dans les affaires publiques (Suède); - Presidential Records Act (Loi sur les archives présidentielles), 1978 (Etats-Unis d'amérique), 44 USC, chapitre 22; - Loi sur les archives publiques, 1972 (Chypre).

9 L'Unesco a invité M. Duchein (France), A.W. Mabbs (Royaume-Uni) et F. Pusceddu (Italie) à lui soumettre leurs commentaires sur le manuscrit de la présente étude. L'auteur a également communiqué ce manuscrit à un certain nombre de collègues qu'il a priés de vérifier que leur législation nationale avait été correctement interprétée. Il s'agit des personnes suivantes : Allemagne (Rép. féd. d') Argentine Canada H. Booms, président des Archives fédérales C.A. Garcia Belsunce, directeur général, Archives nationales W-1. Smith, archiviste fédéral Etats-Unis Hongrie Malaisie Pologne République allemande Sénégal Suède d'amérique démocratique R.M. McReynolds, chef adjoint (branche judiciaire, financière et sociale de la Division des archives civiles), National Archives and Records Service J. MolnAr, directeur du Département des archives du Ministère de la culture et de l'éducation Z. Hanum Nor, directeur général, Archives nationales M. Wojciechowski, directeur général, Archives d'etat R. Leipold, directeur, Administration des archives de 1'Etat S. Mbaye, directeur, Archives nationales N. Rosqvist, chef de section, Archives d'etat Tchécoslovaquie URSS V. Sykora, directeur, Administration des archives F.I. Dolgih, directeur général, Administration centrale des archives près le Conseil des ministres utiles Les remarques et suggestions formulées par ces experts ont été extrêmement à l'auteur. Il. Aux fins de la présente étude, la distinction suivante est établie entre lois et règlements. La loi est édictée par la plus haute instance législative du pays (ou, dans une structure fédérale, des Etats), dans la forme prévue par la constitution. Les règlements peuvent s'entendre comme l'ensemble des dispositions relatives à l'exécution de la loi proprement dite, c'est-à-dire des textes d'application édictés par le corps législatif (le Parlement, avec la collaboration de l'exécutif). Des règlements peuvent toutefois être promulgués par toute administration investie de pouvoirs réglementaires (7). Dans la présente étude, le terme législation sera souvent employé au sens large, pour désigner à la fois la loi proprement dite et les règlements. 12. Lorsqu'il est fait référence à des lois ou règlements archivistiques d'un pays donné qui ont été soit publiés dans Archivum, soit mentionnés au paragraphe 9, seules les citations sont localisées avec précision. L'attention du lecteur est appelée sur le fait que les textes juridiques rédigés en d'autres langues que l'anglais, le français, l'allemand, l'italien ou l'espagnol ont été traduits dans l'une de ces langues pour être publiés dans Archivum. Lorsqu'un texte y figure dans une langue autre que l'anglais, l'auteur de la présente étude lui a substitué sa propre traduction établie non pas à partir du texte original, mais à partir de la

10 -4- version linguistique publiée dans Archivum". Les noms de pays cités par l'auteur le sont sous leur forme courte, conformément à la norme internationale ISO * Il arrivera donc au lecteur de l'édition en langue française du présent document de se trouver - pour certains textes dont Archivum ne donne pas de version française - devant une double traduction (notamment dans le cas de la législation des pays socialistes). (N.d.T.) NOTES SE RAPPORTANT A L'INTRODUCTION (1) Deux exemples récents : C.V. BLACK, Grenada; archiva1 development (FMR/PGI/81/182) (Unesco, Paris 1981); F.B. EVANS, The Republic of Cyprus : development of an archiva1 and records management programme (FMR/PGI/81/166) (Unesco, Paris 1981) (PP/ /5/10.1/03). (2) BAUTIER, Principes de législation des archives (voir la bibliographie pour une référence complète). (3) Introduction à Archivum, vol. 28, p. 16. (4) Pour une étude critique de cette publication, voir SC NEWTON, Journal of the Society of Archivists, vol. 4, no 8 (octobre 1973), p Le projet de loi type est reproduit,dans une large mesure, dans la loi d'archives algérienne de (5) DELMAS, Archives. (6) Institution d'un cadre législatif pourla miseen place dunatis ("Directive NATIS"). (7) BALJTIER,Principes de législation des archives, p. 33.

11 -5-1. COMPETENCE ET OSGANISATION 1.1 Définition des documents d'archives et des archives en général 13. Dans un certain nombre de pays, on établit une distinction entre documents d'archives (records) et archives. Les documents d'archives peuvent être définis comme : des documents contenant une information, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (1). Les archives sont une fonction des documents d'une organisation ou d'un individu. On peut les définir comme : l'ensemble des documents,soit conservé par leur créateur ou ses successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique (2). Dans des pays tels que la Belgique, l'espagne, la France, l'indonésie, l'italie, les Pays-Bas et la Yougoslavie, le terme archives recouvre à la fois les deux notions, mais les textes juridiques font parfois la distinction entre archives "courantes" (ou "administratives", ou encore "dynamiques") et archives "historiques" (ou "définitives") (3). Il convient d'observer que selon les définitions de certaines législations, les archives peuvent être aussi bien d'origine publique que d'origine privée. 14. Les législations en vigueur donnent des archives les deux types de définition suivants : Ci> soit une définition générale en fonction de l'objet ou de la provenance; (ii) soit une définition générale en fonction de l'organisme détenteur. Il existe aussi des lois qui ne comportent aucune définition des archives, mais énumèrent les différentes catégories de documents considérés comme documents d'archives. 15. Les.définitions légales fondées sur l'objet ou la provenance correspondent plus ou moins à la définition admise par la profession, à savoir "des documents contenant une information, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (4). Cette définition est très proche de celle de la législation fédérale des Etats-Unis d'amérique, qui vise uniquement les archives publiques : Par "documents d'archives", il faut entendre tous les livres, papiers, cartes, photographies, documents sur support informatique, et autres matériels documentaires, quels qu'en soient la forme physique ou les caractéristiques, produits ou reçus par une administration du gouvernement des Etats-Unis d'amérique en application de la loi fédérale ou à l'occasion de la conduite d'affaires publiques, et conservés ou propres à être conservés par cette administration ou son successeur légitime en raison de leur valeur de témoignage sur l'organisation, les fonctions, les politiques; les décisions,les procédures, les opérations ou d'autres activités du gouvernement, ou encore en raison de la valeur d'information des données qu'ils contiennent (5).

12 -b- On trouve des définitions voisines dans les législations des pays suivants : Canada, Fidji, Libéria, Nouvelle-Zélande, Philippines, Porto Rico et, aux Etats-Unis, dans celles des Etats de l'illinois, de l'ohio et du Wisconsin. 16. Si ces définitions mettent l'accent tant sur la valeur de témoignage que sur la valeur d'information des documents, d'autres s'en tiennent à la valeur d'information. Selon la loi yougoslave, sont considérées comme archives : tous les documents, en original ou en reproduction (écrits, dessins, imprimés, photographies, films, documents phonographiques ou autres) qui sont importants pour 1'Histoire et pour d'autres domaines scientifiques, pour la culture en général et pour d'autres besoins sociaux, et qui ont été produits par le travail des anciens organes et organisations d'etats... (6). La loi hongroise, pour sa part, considère comme documents d'archives : les documents ayant une valeur historique notable, du point de vue de l'économie, de la société, de la politique, du droit, de la défense nationale, de la science, de la technique, de la culture, etc. (7). Cette définition très vaste est précisée dans un décret gouvernemental qui définit ainsi les archives : tout texte écrit, série de données chiffrées, carte, plan, notation musicale, créés par le fonctionnement d'un organisme ou l'activité d'une personne, quels que soient le support, la forme et le procédé graphique de ces documents (8). En Tchécoslovaquie, la loi dispose que : les documents d'archives sont tous les documents, écrits, iconographiques, sonores ou autres, créés par le fonctionnement d'un organe ou organisme public ou par l'activité d'une personne et qui, en raison de leur intérêt historique, politique, économique ou culturel, possèdent une valeur documentaire durable (9). 17. Certaines législations définissent les documents d'archives comme le produit des activités exercées, sans rien dire de leur valeur de témoignage ni de leur valeur d'information; c'est le cas en Malaisie et à Singapour, où sont considérés comme archives publiques : les papiers, documents, inscriptions, registres, textes imprimés, livres, cartes, plans, dessins, photographies, microfilms, films cinématographiques et enregistrements sonores de toute nature, officiellement reçus ou produits par tout service public dans l'exercice de ses activités, ou par tout responsable ou agent d'un service public dans l'exercice de ses fonctions officielles (10). La loi d'archives française est conçue sur le même modèle : Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (11). La loi d'archives du Lesotho comporte une définition comparable : Par "archives", il faut entendre toute pièce ou document reçu ou créé par un service de 1'Etat ou une administration publique dans l'exercice de ses activités dont il ne doit pas être disposé, de par sa nature ou en vertu d'une autre loi, autrement que ne le prévoit la présente loi.., (12).

13 De même que la législation indonésienne, qui définit ainsi les documents d'archives : -7- les documents de toute forme, isolés ou groupés, créés ou reçus par les institutions publiques et les organes gouvernementaux dans le cadre de l'exécution des activités de 1'Etat (13). La loi d'archives néerlandaise donne une définition très brève, mais acceptable : "On entend par "pièces d'archives" les pièces reçues ou établies par les organismes publics et destinées de par leur nature à être conservées par eux" (14). Le Za'ire, à une définition similaire, ajoute : "du fait de leurs activités" (15). Dans la législation de 1'Etat de Victoria (Australie), on entend par "archives publiques" : (a) tout document produit ou reçu par un fonctionnaire public dans l'exercice de ses fonctions; et (b) tout document produit ou reçu par un tribunal ou une personne agissant judicieusement dans 1'Etat de Victoria, à l'exclusion des documents dont une personne physique ou morale autre que la Couronne ou un service public a la pleine propriété (16). 18. Toutes les définitions qui précèdent mettent l'accent sur la provenance des documents d'archives, par opposition aux documents historiques. A l'inverse, il est des législations où la définition des archives ne mentionne pas cette propriété essentielle. C'est une définition de ce type, mettant sur le même plan documents d'archives et manuscrits historiques (17), qui figure dans le projet de loi type de Carbone et Guêze : Le patrimoine historico-archivistique national comprend les sources documentaires des organes législatifs, judiciaires et administratifs de 1'Etat; des services publics autres que d'etat; d'organismes privés et de particuliers; les documents des notaires; les sources documentaires, quelles qu'en soient la nature et la provenance, que les services compétents de l'administration des archives estiment présenter un grand intérêt historique (18). 19. La législation des pays socialistes est basée sur la notion de "fonds d'archives d'etat". Aux termes de la loi soviétique, le Fonds d'archives d'etat de l'urss "est l'ensemble des documents appartenant à 1'Etat et ayant une valeur politique, économique, scientifique, socioculturelle ou historique..." (19). Le Fonds d'archives d'etat de l'urss est formé par : (a) les documents provenant du fonctionnement des établissements, organisations et entreprises existant ou ayant existé sur le territoire national de l'urss... (b) les documents provenant des... institutions... soviétiques se trouvant ou s'étant trouvés à l'étranger... (d) les documents personnels devenus propriété de 1'Etat soviétique... (20). 20. Dans la législation des Bahamas, du Botswana, de la Gambie, du Ghana, du Nigéria, de la Sierra Leone, de la Zambie et du Zimbabwe, le critère de définition des archives publiques est la conservation plutôt que la provenance :

14 -8- par "archives publiques" ou "documents d'archives", on entend l'ensemble des documents publics, archives, documents et autres pièces historiques quels qu'en soient le type, la nature et la désignation, qui sont conservés par un ministère ou qui viendraient, après l'entrée en vigueur de la présente loi, à être versés aux Archives publiques ou acquis par celles-ci (21). 21. Aux termes de la première annexe à la Loi d'archives du Royaume-Uni (Public Records Act), les archives publiques sont constituées par : les documents ministériels appartenant à Sa Majesté,... et notamment : (a) les documents produits ou conservés par un ministère du gouvernement de Sa Majesté au Royaume-Uni, ou (b) les documents émanant de tout service, commission ou autre organe ou établissement relevant du gouvernement de Sa Majesté situé sur le territoire du Royaume-Uni (22). Ce qui signifie que, pour constituer des archives, les documents doivent être créés ou conservés par le gouvernement de Sa Majesté et appartenir à la Couronne. Cette dernière condition est impérative. Cette formulation a pour effet d'exclure les documents émanant des sociétés nationalisées et de nombreuses institutions semipubliques ayant la personnalité morale. Elle signifie également que les documents créés par des ministères et qui appartiennent au gouvernement de Sa Majesté restent - sauf disposition contraire - documents d'archives publics, même si un particulier vient à en avoir la garde (23). 22. La loi israélienne considère comme archives tous les documents "qui sont en la possession d'une institution de 1'Etat ou d'une collectivité locale quelle qu'elle soit, à l'exception des documents n'ayant aucune valeur de source", ainsi que les documents où qu'ils se trouvent, qui présentent un intérêt pour l'étude de l'histoire, du peuple, de 1'Etat ou de la société /d'israël-ï ou qui sont associés à la mémoire ou aux activités de personnes de renom (24). 23. Une troisième méthode pour définir les archives consiste à énumérer les différentes catégories de documents considérées comme en faisant partie. La législation guatémaltèque vise les "documentos historicos", qui comprennent : 1. Les documents établis par les autorités civiles, militaires, religieuses ou municipales - qu'il s'agisse d'originaux, de copies, de brouillons ou de photocopies, avec ou sans signature - qui sont d'intérêt public. 2. Les sceaux, mémoires, registres et livres qui rendent compte des activités de services publics ayant fait partie de l'etat, et qui datent de plus de 50 ans. 3. Les plans, relevés topographiques et cartes géographiques terrestres, maritimes et aériennes, totales ou partielles, du territoire de la République qui datent de plus de 50 ans. 4. Les publications périodiques, parchemins, diplômes, mémoires, lettres privées, autobiographies et correspondances pouvant contribuer à élucider l'histoire du Guatemala et de l'amérique centrale. 5. Les photographies, dessins, peintures, manuscrits, gravures et imprimés traitant des grands événements de l'histoire de la nation guatémaltèque ou de l'amérique centrale, des particularités de l'isthme, ou encore décrivant des personnalités d'amérique centrale.

15 -9-6. Les imprimés dont la préservation est indispensable à la connaissance de l'histoire centraméricaine. 7. Les documents émanant de l'étranger qui se rapportent à l'histoire de l'amérique centrale (25). 24. En Suisse, les Archives fédérales sont le dépôt central où sont versés "tous les actes de valeur permanente" des institutions fédérales. Cette disposition a été développée dans une instruction où figure une énumération des documents d'archives : Conclusion - instruments (par exemple traités, instruments notariés); - actes, comprenant :. "les écritures proprement dites" (lettres, rapports, procès-verbaux, avis, notes et autres);. supports d'enregistrements informatiques (bandes et disques magnétiques, cartes perforées, etc.);. documents iconographiques (cartes, plans, dessins, films, photographies, affiches, etc.);. documents audiovisuels (disques, bandes sonores et vidéo), aussi bien que :. documents imprimés (livres, journaux, brochures, convocations, etc.); - registres et fichiers, s'entendant des instruments de recherche des archives courantes... et autres registres et fichiers (26). 25. En résumé, la définition des archives dans les textes en vigueur varie énormément selon les hypothèses de départ. Certaines lois englobent, dans leur définition du moins, aussi bien les documents privés que les documents publics. Une distinction est parfois faite entre documents d'archives et archives. Seules les définitions qui incluent parmi les attributs des documents d'archives leur qualité essentielle de produit de l'activité d'un organe donné (critère de provenance) paraissent acceptables en archivistique moderne. Une définition de ce type peut, mais ce n'est pas obligatoire, inclure le critère de la valeur de témoignage ou de la valeur d'information, notion solidement ancrée dans la théorie archivistique des Etats-Unis d'amérique et du Canada. La définition des archives doit être valable indépendamment de la forme ou du support. Toute énumération des formes possibles a tendance à s'e périmer à mesure que le progrès technologique fait apparaître de nouveaux supports (27). Une énumération de différentes catégories de documents considérés comme archives peut illustrer la définition, mais ne remplace pas une définition juridique en bonne et due forme.

16 NOTES SE RAPPORTANT AU CHAPITRE 1.1 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24) (25) (26) (27) Dictionnaire de terminologie archivistique, no 387 (1). D'après le Dictionnaire de terminologie archivistique, no 33 (1). France (Archivum, vol. 28, p ) : archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives. Hongrie (information communiquée par J. Molnar, directeur du Département des archives au Ministère de la culture et de l'éducation) : irratar (archives courantes), 1evéltAr (archives historiques). Indonésie (Archivum, vol. 20, p. 171 et expérience personnelle de l'auteur) arsip dinamis (archives vives), arsip statis (archives statiques). Yougoslavie : Archivum, vol. 19, p Le projet de loi fédérale sur les archives de la République fédérale d'allemagne distingue entre Unterlagen (documents) et Archivgut (archives). Voir en outre : E. LODOLINI, "Archivio" : un concetto controverse nella dottrina e nelle leggi, Rassegna degli Archivi di Stato, vol. 40 (1980), p. 9 à 45. Dictionnaire de terminologie archivistique, no 387 (1). Archivum, vol. 28, p. 423 (traduction). Archivum, vol. 19, p Archivum, vol. 17, p Archivum, vol. 17, p Archivum, vol. 28, p. 113 (traduction). Archivum, vol. 20, p. 209 et 227 (traduction). Archivum, vol. 28, p Archivum, vol. 20, p. 69 (traduction). Archivum, vol. 20, p. 171 (traduction). Archivum, vol. 19, p. 52. Archivum, vol. 28, p Archivum, vol. 28, p. 53 (traduction). Dans la tradition archivistique des Etats-Unis et du Canada, le terme "manuscrit" désigne également des documents reçus de sources non officielles ou des documents d'archives créés par des particuliers. CARBONE et GUEZE, Projet de loi d'archives type, p Archivum, vol. 28, p. 339 (traduction). Archivum, vol. 28, p. 341 (traduction). Archivum, vol. 28, p. 58 (traduction). Archivum, vol. 17, p (traduction). Informations communiquées par A.W. Mabbs, ancien Conservateur des Archives publiques du Royaume-Uni. Archivum, vol. 20, p. 184 (traduction). Archivum, vol. 21, p (traduction). Weisung betreffend die Abgabe von Schriftgut an das Bundesarchiv, (3e impression, 1980) /traduction de l'aute-/; Ire impression dans Archivum, vol. 19, p EVANS, Cyprus, paragraphe 3.9.

17 Définition des documents et archives publics 26. Nous avons vu que certaines définitions des documents d'archives figurant dans les législations en vigueur ne distinguent pas entre documents publics et documents privés. En pareil cas, il peut être nécessaire de préciser le champ de la notion d'organisme public, précision qui, cependant, peut aussi figurer dans les textes législatifs ou réglementaires ne définissant que les archives publiques. Les lois en vigueur tendent à définir'les archives publiques par référence : Ci> soit à leur origine (par exemple, documents créés ou reçus par un service public) (1); (ii) soit à leur propriété ou leur garde (par exemple, documents qui sont la propriété de 1'Etat ou du gouvernement) (2). Dans ces deux types de législation, les organismes publics font l'objet : (4 soit d'une définition générale, éventuellement illustrée par des exemples; (b) soit d'une définition générale assortie d'une disposition régissant l'application de cette définition générale à des organismes particuliers; cc> soit encore d'une énumération. 27. Dans un certain nombre de législations, les archives publiques sont définies par référence à leur origine; c'est le cas dans les pays suivants : Cameroun, Canada, Etats-Unis d'amérique, Fidji, Hongrie, Indonésie, Lesotho, Malaisie, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, Philippines, Porto Rico, Soudan et Yougoslavie. La loi comporte alors une définition très générale de l'organisme public : pour la loi malaisienne, par exemple, il s'agit de "tout ministère, commission, conseil, entreprise parapublique, municipalité, ou tout autre service relevant du gouvernement de la fédération ou d'un Etat..." (3). La loi d'archives indonésienne vise les documents des institutions d'etat et des organismes publics. Le texte explicatif officiel précise que les institutions d'etat sont celles qui sont désignées par la Constitution de 1945 et que par "organismes publics", il faut entendre : (a) l'ensemble de l'appareil gouvernemental, y compris les entreprises commerciales dont le capital provient en partie ou en totalité des pouvoirs publics; et (b) les organismes publics qui doivent faire ou ont fait l'objet d'une fusion au moment de la proclamation de la présente loi. On trouve dans la législation du Royaume-Uni une disposition comparable au sujet des institutions dissoutes, de même que dans la loi d'archives néerlandaise : L'expression "organismes publics" comprend également : (a) les fonctionnaires de ces organismes, les services publics, les entreprises et institutions publiques ainsi que leurs fonctionnaires; (b) les organismes publics supprimés avant ou après l'entrée en vigueur de la présente loi (5).

18 La deuxième formule (définition des archives publiques par référence à leur propriété ou leur garde) est celle qu'on trouve notamment dans les législations des pays suivants : Belgique, Egypte, Espagne, Gambie, Ghana, Israël, Maurice, Nigéria, Rhodésie, Royaume-Uni, Sierra Leone et Zambie. 29. Le statut de certains organismes publics peut changer et il peut se créer de nouveaux organismes dont le caractère public est incertain. Les législations comportant une définition générale de l'organisme public permettent d'étendre le contrôle réglementaire à d'autres organismes. Dans la loi singapourienne, par exemple, l'expression "service public" englobe "tout autre organisme que le Président aura, par une annonce publiée au Journal officiel, déclaré être service public" (6). Un système comparable est en vigueur au Botswana, en Israël, en Malaisie, en Nouvelle-Zélande, au Royaume-Uni et dans 1'Etat de Victoria (Australie). 30. Les législations du Chili, du Panama et de la Suisse, qui énumèrent les organismes publics, constituent une troisième catégorie. Au Kenya et en Tanzanie, cette énumération figure dans une annexe à la loi d'archives. En Grèce, la loi énumère également les documents considérés archives publiques : (a) les documents émis par les empereurs de Byzance... (f) les archives des villes et des communes... (i) les archives des établissements publics (7). 31. Sont parfois exclus les documents de certains organismes, par exemple, en Grande-Bretagne, "les documents faisant partie de la collection permanente de tout musée ou galerie inscrit au Tableau" (8) et au Kenya, "les documents du Public Trustee ou du Registrar-General concernant les fidéicommis ou successions privés" (9) ( voir également le par. 129). Conclusion 32. Lorsque la législation définit uniquement les archives publiques, il n'apparaît pas nécessaire d'indiquer les catégories d'organismes publics visées par la loi (si ce n'est pour préciser le statut des organismes para-étatiques lorsqu'il n'est pas défini par ailleurs). En revanche, lorsque la définition englobe à la fois les archives publiques et les archives privées, la législation a besoin d'être complétée pour qu'il n'y ait pas de doute sur les organismes auxquels la loi s'applique. Il peut aussi être utile d'y inclure des dispositions se rapportant aux institutions dissoutes et permettant d'étendre le contrôle réglementaire aux organismes publics nouveaux. NOTES SE RAPPORTANT AU CHAPITRE 1.2 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Directive NATIS, par Voir également le chapitre 1.1, paragraphe 21. Archivum, vol. 20, p. 209 (traduction). Archivum, vol. 20, p. 174 (traduction). Archivum, vol. 19, p. 52 (traduction française due au Service de traduction du Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas). Archivum, vol. 20, p. 227 (traduction). Archivum. vol. 17, P Archivum, vol. 17, p. 190 (traduction). Archivum, vol. 20, p. 67 (traduction)..

19 Inaliénabilité et imprescriptibilité des archives publiques 33. L'inaliénabilité est le caractère que présentent les archives publiques du fait de leur domanialité et qui interdit leur cession à des tiers (1). L'imprescriptibilité est le concept selon lequel les archives publiques, qui sont inaliénables, peuvent être revendiquées sans limitation dans le temps (2). En raison de ces caractères que présentent les archives, 1'Etat a le droit de récupérer les archives publiques dont la garde a été perdue (droit de recouvrement d'archives) (3). 34. Dans la plupart des législations, l'imprescriptibilité et l'inaliénabilité des archives publiques découlent du fait que celles-ci appartiennent au domaine public ou patrimoine de 1'Etat. 35. Aux termes des législations de l'italie, de la République démocratique allemande, de la République dominicaine, du Sénégal, de la Turquie et du Zaïre, les archives publiques font partie du domaine public et, à ce titre, sont inaliénables. Selon la loi française, les archives publiques sont imprescriptibles. Les archives publiques sont expressément déclarées inaliénables dans les législations bulgare et hongroise. En Côte d'ivoire et en Mauritanie, la loi déclare les archives publiques à la fois imprescriptibles et inaliénables. Les législations des pays suivants : Algérie, Danemark, Finlande, France et République dominicaine, confèrent expressément à 1'Etat un droit de recouvrement d'archives. A Fidji, en Malaisie et en Nouvelle-Zélande, la loi dispose que, lorsqu'un document ou une pièce d'archives publics, quels qu'ils soient, se trouvent en la possession de toute personne autre qu'un service public, "cette personne est tenue, sur demande écrite de 1'Archiviste en chef, de déposer la pièce ou le document en question aux Archives nationales" (4). Au Nouveau-Brunswick (Canada), la Cour suprême peut enjoindre à une personne détenant indûment des documents publics de remettre ces documents au service qui est censé en avoir la garde. Enfin, dans certains pays, la loi permet au gouvernement de saisir les papiers des ministres et hauts fonctionnaires décédés ou démis de leurs fonctions mais, comme une certaine confusion entre correspondance privée et papiers officiels est inévitable, il est rare que cette disposition soit pleinement appliquée (5). En Indonésie, une personne détenant sciemment et illégalement des archives publiques peut être condamnée à une peine de prison d'une durée maximale de 10 ans. 36. Aux Pays-Bas : Toute personne qui détient des pièces d'archives doit, dans les quatre semaines à compter de la réception d'un avis envoyé par lettre recommandée, transmettre lesdites pièces, aux risques et périls du destinataire, à l'organisme public sous la garde duquel elles devraient se trouver... de manière à permettre audit organisme d'en faire une reproduction photographique. Dans le délai d'un mois à compter de la réception des pièces d'archives, l'organisme public les retournera à l'expéditeur, et ce même dans le cas où il serait en mesure de faire valoir, pour d'autres motifs, des droits sur les pièces en question (6). Dans 1'Etat de Victoria (Australie), le Gouverneur du Conseil, sur recommandation du Comité consultatif des Archives publiques, peut déclarer un document "réglementé" (p rescribed) lorsqu'il est établi que ledit document serait un document d'archives public si un particulier ou un organisme privé n'en avait la pleine propriété. Il pourra être demandé au propriétaire de présenter le document réglementé au Service des Archives publiques pour qu'il en soit pris copie. On pourra en outre lui donner toutes instructions que le directeur de ce service jugera nécessaires concernant la conservation du document. Au décès du propriétaire d'un document réglementé, celui-ci devient propriété de 1'Etat; une indemnité est versée en compensation aux héritiers.

20 Conclusion 37. Dans les pays où les textes législatifs applicables au domaine public en général prévoient l'inaliénabilité et l'imprescriptibilité des archives publiques, il apparaît superflu, à strictement parler, de faire figurer dans la législation archivistique des dispositions spécifiques à cet effet. Un système spécial permettant la reproduction des pièces d'archives publiques dont la garde a été perdue peut, en revanche, être utile. NOTES SE RAPPORTANT AU CHAPITRE 1.3 (1) (2) (3) (4) (5) (6) Dictionnaire de terminologie archivistique, no 233. Dictionnaire de terminologie archivi: stique, n ' 232. Dictionnaire de terminologie archivi! stique, no 409. Archivum, vol. 20, p. 210 et vol. 21, p. 202 et 209 (tra duction). DUCHEIN, "Les bases législatives", in Les archives et Conseil international des archives), p. 8. ('Amer ican Library Association Archivum, vol. 19, p

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