Formation Google Drive RÉCIT BOIS-FRANCS

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1 1 Formation Google Drive RÉCIT BOIS-FRANCS Page d accueil de Google Drive a) Ouvrir Google Chrome b) Accéder à Google et se connecter à votre compte Google

2 2 c) Se connecter ou Créer un compte si vous n en avez pas. Suivre les indications. d) Votre compte apparaît à droite (courriel ou photo si vous l avez ajoutée). Ouvrir les applications avec l icône : Voici les applications disponibles avec Google.

3 Accéder aux documents Google Drive vous permet de créer des documents, de stocker vos fichiers et d'y accéder où que vous soyez : sur le Web, depuis votre disque dur ou en déplacement. Dans cette page, vous avez la liste des documents que vous avez créés ou qui ont été partagés avec vous. C est à partir de cette page que vous pouvez créer un document, en importer, gérer vos documents et vos collections (dossiers). a) Ouvrir un document partagé. 1- Cliquer sur «éléments entrants», «partagés avec moi» ou «récents». 2- Cliquer sur le document. 3 Ouvrir le document pour laisser un commentaire.

4 4 b) Importer un document. Tous les types de document peuvent être importés dans votre espace Google. La limite de mémoire est de 15 Go. Cliquer sur importer et sélectionner le fichier dans votre ordinateur. On vous demandera si vous souhaitez que le fichier soit converti en format Google Document. Selon le cas (Word, PDF, PPT, Excel) il sera préférable de le faire et parfois ce sera impossible (mp3, film, etc.). NOTE : Si vous ne prévoyez pas modifier le document dans Drive, il est préférable de le laisser tel quel et ne pas le convertir. Ancienne version Nouvelle version ACTIVITÉ IMPORTER (téléverser) UN DE VOS DOCUMENTS (disponible dans votre ordinateur). Vous pouvez varier le type des fichiers importés (Word, PDF, etc.)

5 5 c) Créer un document Voici les documents que vous pouvez créer et partager : Dossier : sert à créer des dossiers pour regroupes les documents traitant d un même sujet. Document Texte est le traitement de texte de style Word. Présentation est inspiré de PowerPoint. Feuille de calcul ressemble beaucoup à Excel Formulaire permet de créer des questionnaires en ligne et récolter les réponses dans une feuille de calcul. Dessin permet de travailler l image mais pas à main levée. Connecter plus d applications : une multitude d autres applications s offrent à vous. À explorer pour les utilisateurs avertis. Document texte Ancienne version Nouvelle version

6 6 Sur la page de «Document», on y trouve des éléments semblables aux traitements de texte traditionnels. Chaque modification s enregistre en temps réel. C Est pour ça qu il n y a pas de bouton enregistrer. Par contre, une fois le travail terminé, on peut le télécharger au format de son choix (par exemple, PDF ou Word). Partage d un document Pour le partager avec d autres utilisateurs de Google Drive, cliquez sur le bouton partager. Il faut nommer le document avant de le partager, si on oublie, Drive nous forcera à le faire. On peut partager avec des personnes spécifiques en entrant leur adresse Google, le public ou ceux à qui on donne l adresse. De plus, on peut gérer ce qu ils peuvent faire avec le document : le modifier, le commenter ou uniquement le lire. Inscrire les adresses courriel des comptes Google des utilisateurs autorisés. Attribution des droits sur le document partagé : Modifications autorisées Ajout de commentaires uniquement Lecture uniquement Pour partager sans spécifier à qui on donne les droits il faut accéder aux options Avancées Options du partage du document.

7 7 On peut partager le document avec le public ou uniquement aux personnes avec qui on partage le lien. Copier et coller le lien dans un courriel RÉFLEXION SUR LES USAGES POSSIBLES DU DOCUMENT TEXTE Utiliser Google Docs permet de : travailler à plusieurs en même temps en voyant les autres agir, récolter des informations en demandant aux participants de compléter une section du document au moment qui leur convient, faire réviser un document en demandant aux gens de commenter=> sélectionner un mot ou plus et faire un clic droit : Commentaire. Écrire le commentaire voulu, il apparaîtra dans la marge de droite. Clavardage : on peut utiliser le clavardage pendant qu on travaille dans un document.

8 8 Présentation (PowerPoint) «Présentation» permet de créer des diapositives statiques contenant divers types d insertion : texte, images, formes et dessins, tableaux. Pour ajouter une diapositive, supprimer, enregistrer, imprimer, ajouter une zone de texte, une image utilisez les icônes mises à votre disposition. Utilisez les outils contextuels selon l item sélectionné. Texte Arrière-plan Feuille de calcul (Excel) Utilisez la barre d outils pour accéder à des fonctions plus rapidement.

9 9 Formulaire Les formulaires sont très pratiques, car ils permettent de récolter des informations rapidement, efficacement et directement sur Internet. Les formulaires se gèrent avec 3 documents : 1. le formulaire créé par vous. 2. le formulaire en ligne destiné aux participants. 3. la page des résultats de type Excel pour compiler les résultats.

10 10 1- Créer le formulaire On ajoute des éléments selon le type de question souhaité. On peut ajouter un thème pour le rendre plus attrayant. On peut aussi structurer le formulaire pour le faire afficher en plusieurs pages (saut de page) et créer un entête de section. C A B A. Types de questions RÉPONSE COURTE RÉPONSE LONGUE MENU DÉROULANT TABLEAU

11 11 B. Ajouter un élément Les éléments simples et complexes sont des questions auxquelles les gens peuvent répondre. Les éléments de mise en page permettent de créer une apparence au questionnaire. En-tête de section : pour annoncer une thématique des questions à venir Saut de page : passer à une page suivante plutôt que d Avoir un formulaire en continu. Image / vidéo : intégrer un élément multimédia à utiliser pour poser une question Types de questions : voici un exemple ce chaque type de question

12 12 Autres types de questions C. Paramètres avancés et options Vous avez vu que pour les questions à choix multiples ou choix dans une liste, il y a l option : Ouvrir une page en fonction de la réponse. Ceci permet de sauter certaines questions et de rediriger la personne vers une autre section du questionnaire. Notez qu il y a des paramètres avancés pour plusieurs types de questions. Il faut explorer afin de voir ce qui s y cache. On y trouve entre-autre : mode aléatoire et validation des données.

13 13 Réutiliser un formulaire existant Si on souhaite faire une nouvelle collecte de données à partir d un formulaire existant, il faut suivre la procédure suivante car on risque de vivre certains problèmes avec les anciennes données. Ouvrir le formulaire, Faire une Copie : Fichier-Créer une copie. Renommer le formulaire. Il faut maintenant couper le lien d avec les anciennes réponses récoltées. Réponses-Modifier la destination des réponses-choisir Nouvelle feuille de calcul (par défaut) et faire Créer. De cette façon, un nouveau fichier Google Sheet est créé afin de recevoir les nouvelles réponses.

14 14 2- Formulaire en ligne : celui que les gens voient et complètent Vous êtes ici Cliquez ici pour avoir un aperçu de votre travail. TRUC : copier l adresse URL du formulaire en ligne afin de la partager par courriel. Valider si vos questions (selon le type choisi) correspondent bien aux réponses souhaitées.

15 15 3- Afficher les réponses ***Puisque votre document n a pas encore été partagé, votre formulaire n affiche pas de réponses. Afficher un résumé des réponses Drive permet d afficher un résumé des réponses qui donne accès à des graphiques et autres affichages simplifiés des réponses pour une analyse rapide.

16 16 Pour embellir votre formulaire, vous pouvez choisir un thème. Explorez pour trouver celui qui convient. 4- Pour envoyer votre formulaire aux participants ACTIVITÉ Étape 1 Préparer un formulaire de trois questions (trois types différents). Étape 2 Partager votre formulaire avec trois collègues et consulter les réponses obtenues. (voir Afficher les réponses).

17 17 Deux options de partage: on copie le lien du formulaire en ligne ou on ajoute les adresses de courriel. TRUC : Il est beaucoup plus simple et rapide de partager le lien du formulaire en ligne directement par courriel. Copier et coller le lien dans un courriel Entrer les adresses des destinataires. RÉFLEXION SUR LES USAGES POSSIBLES DU FORMULAIRE INFORMATION GÉNÉRALES Installation sur l ordinateur Si vous installez Drive sur votre ordinateur, un dossier local appelé Google Drive sera installé et vous aurez une copie mise à jour de votre dossier. Vous pourrez donc ajouter des fichiers directement de votre poste de travail et ils seront transférés en ligne. Application ipad ou Android L application existe pour les 2 systèmes d exploitation. Vous avez accès à vos documents et à l édition des documents.

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