MISE en FORME de TABLEAUX et

Transcription

1 MISE en FORME de TABLEAUX et DIMENSIONS Rappel : une action ne peut s'effectuer que sur une sélection. Ne pas confondre la sélection de la cellule avec la sélection de son contenu. Plutôt que de procéder à la mise en forme cellule par cellule, il est plus rapide de sélectionner (avant ou après la saisie) un maximum de cellules pour leur appliquer une mise en forme. I - MISE en FORME des CELLULES Chaque cellule peut avoir une mise en forme différente (police, taille, couleur, etc.). A - Police Pour choisir la police, il existe 3 possibilités : soit la barre contextuelle d'outils qui s'affiche par un clic droit sur la cellule sélectionnée Soit Accueil et les boutons du groupe Police. Soit la boite de dialogue Format de cellule que l'on atteint soit par le lanceur du groupe police soit par le lanceur du groupe Nombre (voir photo page suivante) Excelini 05 Page 1 / 20

2 B - Taille C - Couleur { exposant Remarquer que c'est ici qu'un caractère peut être mis en : indice barré La police par défaut choisie par Excel 2007 est Calibri. Pour en changer, il faut passer par bouton Office et les options d'excel (nous avions choisi Times new Roman). Elle ne prendra effet qu'en redémarrant l'ordinateur. On ne modifie pas la police standard de toutes les feuilles d'un classeur lorsqu'on modifie celle de la première feuille. Dans une feuille et même dans une cellule, on peut utiliser des polices différentes. Le lanceur du bouton taille permet d'afficher différentes dimensions. On peut choisir une dimension différente de celles proposées par le lanceur du bouton (entre 1 et 409). Deux boutons permettent aussi de faire varier la taille (voir photo page 1 : boutons A et A ). Il est possible de choisir la couleur de la police avec le bouton A (voir photo page 1 : boutons du groupe Police).Son lanceur permet d'accéder à des milliers de couleurs (voir : Autres couleurs / couleurs personnalisées). D - Remplissage On entend par là l'application d'un fond sur toute la cellule, fond qui n'empêchera pas l'entrée de données dans ladite cellule (attention de ne pas choisir un fond de même couleur que la police de caractères). Excelini 05 Page 2 / 20

3 Outre la mini barre, le remplissage peut être obtenu à partir : soit du groupe Police où se trouve un icône en forme de pot de peinture soit de la fenêtre Format de cellule 1) avec le "pot de peinture" Il est possible d'appliquer n'importe quelle couleur dans une ou plusieurs cellules sélectionnées (aperçu instantané lorsqu'on pointe sur une couleur). Noter qu'il faut cliquer sur Aucun remplissage pour supprimer le fond d'une cellule colorée. 2) avec la fenêtre Format de cellule { une couleur On peut choisir un motif (couleur à définir) un dégradé Excelini 05 Page 3 / 20

4 E - Autres attributs Le bouton B permet d'écrire en gras Le bouton I permet d'écrire en italique Le bouton U permet de souligner. Le lanceur situé à coté permet de faire un double trait (voir photo page 1 : boutons du groupe Police). II - FORMAT d'affichage des NOMBRES Trois façons d'y parvenir : Les boutons du groupe nombre Le lanceur du bouton Standard La boite de dialogue format de cellule { accessible par le groupe Nombre accessible par le groupe Police A - Format Standard B - Format Nombre Excel l'applique par défaut. Il consiste en l'alignement - des nombres à droite - des textes à gauche Par défaut, Excel affiche les nombres de ce format avec 2 décimales sans séparateur des milliers Excelini 05 Page 4 / 20

5 1) Décimales Pour modifier le nombre de décimales on peut utiliser deux boutons situés au dessous du bouton Standard : Bouton ajouter une décimale ( d ) Bouton réduire les décimales décimale ( e ) (voir photo Boutons du groupe Nombre page 4) 2) Séparateur des milliers C - Format Monétaire Le bouton en forme de virgule ( c ) est le séparateur de milliers. (voir photo Boutons du groupe Nombre page 4) Par défaut, il affiche un espace. Toutefois, il est possible d'afficher un autre caractère en le paramétrant dans Options Excel / Options avancées / Options d'édition / Décocher la case "Utiliser les séparateurs système" / Saisir le caractère souhaité puis OK. Par défaut, Excel affiche les nombres de ce format - avec 2 décimales - avec des séparateurs de milliers - avec la devise définie par défaut si elle a été saisie : par ex, si on saisit 5123,29, l'affichage avec ce format sera 5 123,29 Dans le clavier numérique, la touche portant un point permet de taper la virgule précédant les décimales. Pour changer le format monétaire par défaut : Démarrer (logo Windows) Panneau de configuration (affichage classique) Option régionale Redémarrer Excel On peut aussi changer la devise avec le lanceur du bouton ( a ) (voir photo Boutons du groupe Nombre page 4). 1) en euros ou en dollars Sélectionner la ou les cellules qui seront en euros. Clic sur le bouton Format Nombre Comptabilité qui se trouve dans Accueil / Nombre. Le lanceur situé à coté de ce bouton permet d'accéder au format dollar. 2) autres monnaies Clic sur Accueil /Nombre / Lanceur de la boite de dialogue Nombre Excelini 05 Page 5 / 20

6 3) Les décimales des monnaies Le format monétaire affiche, par défaut, 2 décimales mais ce nombre peut être modifié. Sélectionner les cellules à modifier Accueil / Nombre clic sur pour ajouter une décimale clic sur pour supprimer une décimale D - Format Comptabilité Possibilité aussi de modifier le nombre de décimales dans la boite de dialogue Nombre. Le format d'affichage ne modifie en rien la valeur de la cellule : ex : si on tape 3,1416 dans une cellule, quel que soit le format retenu 3; 3,1; 3,14; 3,141; la valeur prise en compte sera toujours 3,1416. Un nombre de ce format s'affiche comme un nombre du format Monétaire mais avec trois particularités : - le symbole de la devise s'affiche avec un retrait égal à un caractère du bord droit de la cellule - une valeur nulle est remplacée par un tiret placé au centre de la cellule - un montant négatif présente un signe - (moins) à gauche de la cellule Le bouton ( a ) permet d'afficher directement ce format (voir photo Boutons du groupe Nombre page 4). Excelini 05 Page 6 / 20

7 E - Format Date Pour qu'excel reconnaisse une date, il faut écrire : le mois en entier ou bien par des / séparer les chiffres { ou des tirets F - Format Heure G - Format Pourcentage On peut choisir entre 2 types : date courte : jours, mois et années seront séparés par des /. date longue : le jour de la semaine sera affiché. Si on tape uniquement 2 chiffres pour indiquer l'année, Excel considère qu'il s'agit du XXIe siècle. Ainsi, pour écrire 1 juillet 1903, il ne faut pas supprimer le 19. N.B : possibilité de formater après la saisie, ce qui est souvent plus rapide. Excel reconnait le format Heure lorsque les heures, les minutes et les secondes sont séparées par : (touche 2 points). Pour les pays anglo-saxons, il peut indiquer post méridien (PM). Le format appliqué affichera le symbole %. Ainsi 0,063 s'affichera sous la forme de 6,30% 1) Avec le clavier alphanumérique Pour des pourcentages simples, utilisez la touche ex : 12,5% 2) Avec la boîte de dialogue Format de cellule. a) les cellules ne contiennent pas de valeurs Sélectionner les cellules qui doivent recevoir les pourcentages (dont formatage avant saisie) : Accueil / Nombre / Pourcentage Indiquer le nombre de décimales souhaité Valider ou bouton ( b ) (voir photo Boutons du groupe Nombre page 4). b) Les cellules contiennent des valeurs qui doivent être transformées en pourcentage Sélectionner les cellules dont les valeurs vont devenir des pourcentages : Excelini 05 Page 7 / 20

8 Attention : il faut diviser le nombre par 100. Ainsi pour obtenir 25%, il faut taper 0,25. H - Format Fraction Vous pouvez aussi diviser le nombre par 100 et entrer son équivalent décimal ex : pour 10% vous pouvez taper,10 (inutile de taper le zéro) puis clic sur le bouton % du groupe Nombre. Cette méthode est obligatoire pour les pourcentages inférieurs à 1. ex : pour 0,5%, écrivez,005. Veillez à avoir indiqué le nombre de décimales souhaitées sinon Excel affichera une valeur arrondi mais il tiendra compte de la valeur réelle. Sélectionner les cellules à modifier : Accueil / Nombre / Fraction / Choisir parmi les nombreux types Si formatage après la saisie, les fractions simples devront être précédés d'un zéro suivi d'un espace (sinon Excel les considérera comme des dates) ex : Pour la fraction 3/4 on écrira : I - Format Scientifique En notation scientifique, un nombre positif s'affiche comme produit d'un nombre décimal (sauf 1 à 10) et une puissance de 10. La puissance est affichée sous la forme de la lettre E suivie de l'exposant. Ex : = 1,23456 * Le nombre sera affiché 1,235E05 s'il a été paramétré avec 3 décimales. Autre ex : 0,057 = 5,7 * 10 2 Le nombre 0,057 sera affiché 5,700E-02 (avec l'option 3 décimales) Excelini 05 Page 8 / 20

9 J - Format Texte Si Excel affiche un nombre à gauche de la cellule (sans que cette dernière ait été paramétrée exprès) c'est qu'il le considère comme du texte et il ne sera pas pris en compte dans une opération. Pour formater une cellule contenant un chiffre à considérer comme du texte : Sélectionner les cellules à modifier Accueil / Nombre / Texte ou bien faire précéder le chiffre par une apostrophe. K - Format Spécial Excel est capable d'écrire : les codes postaux les numéros de téléphone les numéros de sécurité sociale Sélectionner les cellules à modifier Accueil / Nombre / Spécial / Choisir le type L - Formats personnalisés Sélectionner les cellules à modifier Accueil / Nombre / Personnalisée / Choisir le type Excel permet de personnaliser des valeurs en modifiant les schémas proposés (voir dans l'aide le chapitre : "Créer ou supprimer un format de nombre personnalisé" Accueil Excel 2007 > Aide et procédures Excel 2007 > Principes de base des feuilles de calcul et tableaux Excel > Mise en forme des nombres III - ALIGNEMENT du CONTENU d'une cellule A - Alignement horizontal et vertical Par défaut, le texte est aligné à gauche et les nombres sont alignés à droite mais cet alignement horizontal peut être modifié. De plus, Excel peut écrire en haut, au centre ou en bas de la cellule (alignement vertical). Par défaut, il écrit en bas de la cellule. Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme. Accueil / Alignement / Clic sur l'un des boutons suivant : Pour retrouver l'alignement standard, il suffit de cliquer sur le bouton sélectionné (en orange). Excelini 05 Page 9 / 20

10 B - Retrait Possibilité de ménager un retrait à l'intérieur d'une cellule. pour ajouter un retrait : clic sur le bouton 2 (photo alignements page 9) pour diminuer un retrait : clic sur le bouton 1 (photo alignements page 9) Chaque retrait correspond à la largueur d'un caractère d'une police standard. C - Ajuster En cochant cette case dans la fenêtre Format de cellule, la taille des caractères est réduite, s'il en est besoin, au fur et à mesure de la saisie mais la cellule a gardé les mêmes dimensions (impossible avec des cellules fusionnées). D - Plusieurs lignes dans une cellule 1) automatiquement Excel peut disposer un texte long sur plusieurs lignes dans une même cellule. Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme. Accueil / Alignement / Clic sur bouton Renvoyer à la ligne automatiquement. S'il ne modifie pas la hauteur de la cellule, il faudra tirer sur la ligne inférieure Excelini 05 Page 10 / 20

11 2) selon son gré Pour forcer Excel à aller à la ligne, il faut faire : Alt + Entrée IV - ORIENTATION du TEXTE dans une cellule Dans Alignement, le bouton les en-têtes de tableaux longues). permet d'incliner le texte (à utiliser en particulier pour Par un clic sur le lanceur de ce bouton, il est possible de choisir l'inclinaison. Pour une orientation plus précise : Sélectionner la ou les cellules à mettre en forme. Accueil / Alignement / clic sur le lanceur Onglet Alignement Tapez l'angle désiré dans la zone orientation La zone Orientation offre un aperçu du résultat. Terminer par OK. Noter que l'on aboutit à cette même boîte de dialogue (Format de cellule) par le clic droit. Excelini 05 Page 11 / 20

12 V - QUADRILLAGE et BORDURES A - Sur toute la feuille Le quadrillage que vous voyez à l'écran ne sera pas imprimé. Pour ne plus le voir sur l'écran (afin de juger de l'effet d'un tableau par ex ) : Affichage / Afficher /masquer puis décocher Quadrillage Toutefois, si vous désirez conserver à l'impression le quadrillage tel qu'il est affiché, il suffit de le demander à Excel. B - Sur une partie de la feuille Outre la mini barre, les bordures peuvent être commandées : soit depuis le groupe Police où se trouve le bouton Bordure soit depuis la fenêtre Format de cellule 1) Bordures avec le bouton Un clic sur le lanceur (encadré en bleu) fait apparaitre une fenêtre divisée en 3 parties : La première propose des bordures prédéfinies (1). La deuxième permet de tracer les bordures avec le pointeur qui s'est devenu un crayon.(2) La troisième ouvre la fenêtre Format de cellule qui sera examinée dans le paragraphe suivant (3). Traçage des bordures Choisir d'abord la couleur puis le style de trait. Quand le pointeur devient crayon ou gomme (si vous avez opté pour Effacer les bordures), procéder par des clics et des cliqués-glissés. Pour appliquer une bordure à une plage de cellules, faire un cliquer-glisser en diagonale. Pour terminer, appuyer sur la touche Echap ou Esc. Excelini 05 Page 12 / 20

13 L'info-bulle dépend de la dernière commande appliquée. 2) Bordures avec la fenêtre Format de cellules Accueil / Police / Clic sur le lanceur Noter qu'il faut repasser par cette fenêtre pour supprimer une ou toutes les bordures. VI- MODIFIER les DIMENSIONS de la CELLULE A - Largeur d'une colonne Pour modifier la largeur d'une cellule, il faudra modifier toute la colonne, de même pour modifier la hauteur d'une cellule, il faudra modifier toute la ligne. On peut y procéder : soit avec la souris soit avec le bouton Format du groupe Cellules dans Accueil. 1) modification approximative Placez le curseur sur la bordure droite de l'en-tête de la colonne à modifier : il a la forme de Cliquer-glisser jusqu'à la largeur désirée. Une info-bulle affiche la taille en points. Elle s'affiche en cm lorsque le mode Mise en page est activé. Excelini 05 Page 13 / 20

14 2) modification automatique en fonction du contenu de la cellule 3) modification précise La largeur de la colonne s'ajustera au contenu des cellules en faisant un double clic sur la bordure droite de l'en-tête. Sélectionner la ou les colonnes à modifier. Clic droit sur la sélection. La largeur tapée correspond au nombre de caractères affichables avec une police standard. B - Hauteur d'une ligne En mode Mise en page, la largeur tapée sera exprimée en cm. Pointez le curseur entre 2 numéros de ligne : il prend la forme de puis procéder comme pour les colonnes. La hauteur de ligne est exprimée en points (comme pour les colonnes) ou en cm. Noter que le bouton Format du groupe Cellules permet d'ajuster la largeur des colonnes et la hauteur des lignes au texte. C - Reproduction de la largeur des colonnes et de la hauteur des lignes VII- FUSIONNER des CELLULES Sélectionner la colonne à reproduire par un clic dans la case d'en-tête. Cliquer sur le bouton Reproduire la mise en forme (voir T.P pinceau) Cliquer ou cliquer-glisser sur les cases d'en-tête des colonnes auxquelles vous souhaitez appliquer la mise en forme. Si les colonnes ne sont pas adjacentes, vous devrez double-cliquer. Dans ce dernier cas, à la fin de la manipulation, vous devrez désactiver le pinceau en faisant un double-clic sur son icône. Dans le tableau Tarif courrier, le titre occupe une seule cellule dont la largeur est égale à la somme des largeurs des cellules au dessous. Pour parvenir à un tel résultat : Excelini 05 Page 14 / 20

15 Sélectionner les cellules à fusionner. Accueil / Alignement / Bouton Fusionner et centrer En utilisant la boite de dialogue, on n'est pas obligé de centrer. Noter que cette même boîte permet de supprimer une fusion. VIII- APPLIQUER une MISE en FORME PREDEFINIE A - Les thèmes Attention : s'il y a des informations dans plusieurs cellules que l'on veut fusionner, seules les données de la cellule en haut à gauche seront conservées (les autres seront perdues). Noter qu'il est aussi possible de fusionner des cellules les unes au dessous des autres ou une plage quelconque de cellules. Excel propose toute une série de mises en forme prête à être appliquées appelée Thème. Chaque thème comprend un ensemble de couleurs, de police, d'effets. Pour voir instantanément l'effet de ces thèmes sur un tableau, aller à : Mise en page / Thèmes / bouton Thèmes Si l'aperçu n'est pas visible, après avoir choisi le thème, aller dans : Accueil / Police / bouton Pot de peinture. Excelini 05 Page 15 / 20

16 B - Les styles Un style est un ensemble d'éléments de mise en forme (format d'affichage, police, alignement) auquel on donne un nom afin de le retrouver en vue d'une autre utilisation. Il est applicable à toutes les feuilles d'un classeur. On peut créer des styles personnalisés mais Excel 2007 dispose de nombreux styles prédéfinis. 1 - Styles prédéfinis Pour accéder à la galerie des styles, il faut utiliser le bouton Styles de cellules (dans le groupe Style). Cliquer sur le nom d'un style permet de l'appliquer aux cellules sélectionnées. 2 - Création d'un style Commencer par appliquer le style souhaité à une cellule qui a été sélectionnée. On retrouvera ses paramètres dans Format de cellule. Activer la Galerie des styles (lanceur du bouton Styles de cellules) et cocher Nouveau style de cellules; Attribuer un nom au style. Terminer en validant. Le nouveau style apparait dans la galerie à la rubrique personnalisé. IX- SUPPRIMER une MISE en FORME Lorsqu'on supprime le contenu d'une cellule, on n'efface pas la mise en forme. Ainsi, si on supprime un chiffre de couleur rouge et qu'on écrive dans la même cellule un mot, il sera écrit en rouge. Pour supprimer la mise en forme (rouge) en même temps que le chiffre, il faut passer par Accueil / Edition / Effacer et choisir Effacer tout. X- MISE en FORME CONDITIONNELLE Excel peut appliquer une mise en forme à une cellule en fonction du contenu : Par ex, on peut demander à Excel de remplir en vert toutes les cellules qui ont une valeur comprise entre 10 et 20. Il existe des mises en forme conditionnelles prédéfinies mais on peut aussi créer des mises en forme personnalisées.. Excelini 05 Page 16 / 20

17 A - Procédure pour définir et appliquer une mise en forme conditionnelle Sélection de la plage de cellules à traiter. Groupe Style / bouton Mise en forme conditionnelle. Pointer sur le type choisi puis cliquer sur l'option désirée. Ou bien cliquer sur Nouvelle règle (si on veut une règle personnalisée) Renseigner la ou les fenêtres. Valider. B - Mise en forme conditionnelle prédéfinie Il existe 5 types prédéfinis. 1) Surbrillance des cellules Le contenu de la cellule sélectionnée est comparé à une ou plusieurs valeurs prédéfinies. Pour définir la valeur, on peut soit : - la saisir directement. -sélectionner une cellule la contenant -saisir une formule qui sera précédée du signe = La mise en forme peut être : soit sélectionnée dans la liste soit crée à partir de la fenêtre Format de cellule (si on a choisi format personnalisé) Excelini 05 Page 17 / 20

18 2) Règle des valeurs plus ou moins élevées Avec ce type de règle, chaque contenu de cellule sélectionnée est comparé à un ensemble des valeurs de la sélection. 3) Barres de données Avec ce type de règle, chaque cellule sélectionnée comporte une barre de couleur, de longueur proportionnelle à sa valeur. 4) Nuances de couleurs Avec ce type de règle, les cellules sélectionnées vont acquérir des remplissages de couleurs différentes en fonction de leur contenu. 4) Jeux d'icônes Avec ce type de règle, les cellules sélectionnées contiennent un icône en fonction de leur contenu. Les jeux d'icônes proposés sont très variés. Excelini 05 Page 18 / 20

19 C - Mise en forme conditionnelle personnalisée Activer le bouton Mise en forme conditionnelle. Afficher la fenêtre Nouvelle règle de mise en forme. Six types de règles sont proposées. Dans le cadre supérieur, sélectionner le type souhaité. Dans le cadre inférieur, définir la règle à appliquer à la sélection de cellules. Ainsi, si dans la sélection il y a un mot en double, les 2 cellules qui contiennent ce mot deviendront rouges (dans le cas présent). D - Gérer les règles On peut appliquer à une sélection de cellules plusieurs mises en forme conditionnelle. Pour gérer ces règles : Bouton Mise en forme conditionnelle. Gérer les règles. Les règles s'appliquent selon leur ordre de priorité : la première à être appliquée occupe la place la plus haute dans la fenêtre. (on peut modifier cet ordre avec les flèches). En cas d'incompatibilité entre plusieurs règles, seule la dernière s'appliquera. Excelini 05 Page 19 / 20

20 E - Effacer les règles Sélectionner les cellules dont on veut supprimer la ou les règles. Activer le bouton Mise en forme conditionnelle; Sélectionner Effacer les règles. Choisir une des 4 propositions. Excelini 05 Page 20 / 20