GUIDE DU PARTICIPANT AUX PROGRAMMES D ÉCHANGES D ÉTUDIANTS

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1 À conserver avec vous lors de votre séjour à l étranger GUIDE DU PARTICIPANT AUX PROGRAMMES D ÉCHANGES D ÉTUDIANTS

2 BONJOUR À TOUS! La période qui précède un séjour d études à l étranger est une étape riche en émotions fortes. Une bonne préparation vous aidera à apprivoiser les incertitudes et s avérera fort utile durant toutes les étapes de votre périple. Pour y arriver en douceur, vous devez être organisé, patient, prévoir un certain nombre de choses à l avance et surtout, cultiver votre sens de l humour! Ah oui, il faut aussi ne pas détester remplir quelques formulaires... Dans ce guide, vous trouverez de l information pratique pour l organisation de votre séjour ainsi que d autres renseignements pertinents. Nous vous invitons à le lire attentivement et aussi à vous référer à des ouvrages spécialisés sur votre prochain pays d accueil, notamment en ce qui a trait aux spécificités culturelles, à la santé et à la sécurité. Par ailleurs, n hésitez pas à rencontrer des gens de votre entourage amis, professeurs, anciens participants aux programmes d échanges, etc. prêts à vous parler de leur expérience et de leur attachement pour le pays dans lequel vous prévoyez séjourner. Nous vous convions à parcourir ce guide qui vous orientera avant votre départ, pendant votre séjour et à votre retour. Vous y trouverez des pistes qui vous aideront à vivre une expérience réussie, tant du point de vue administratif qu en ce qui concerne la santé et la sécurité dans un pays étranger. De plus, de l information a été mise en annexe pour vous aider à trouver rapidement les renseignements pratiques. Finalement, n hésitez pas à consulter notre échéancier qui vous donnera un bon aperçu des étapes à franchir avant de partir! Il est toujours agréable de vous rencontrer à la Maison internationale, donc n hésitez pas à consulter un conseiller si vous avez des doutes ou des questions durant la préparation de votre séjour hors Québec. Nous espérons que vous y trouviez un lieu accueillant pour l élaboration et la réalisation de votre projet. Nous croyons que les programmes d échanges d étudiants constituent une expérience de vie fabuleuse très formatrice et nous souhaitons qu il en soit ainsi pour vous. Ouvrez grand vos yeux et vos oreilles et profitez au maximum de chaque instant. Bonne route! L équipe de la Maison internationale maisoninternationale.umontreal.ca

3 TABLE DES MATIÈRES AVANT VOTRE DÉPART À l Université de Montréal Maison internationale Refus ou désistement Bourses et aide financière Droits de scolarité Poursuivre ses études aux cycles supérieurs Langue du pays d accueil Département, école ou faculté de l UdeM Étudiants étrangers à l UdeM À l extérieur de l Université de Montréal Passeport Visa d étudiant Questions monétaires Santé Assurances Logement Billet d avion et bagages Communications à l étranger Préparation personnelle Culture Aide-mémoire PENDANT VOTRE SÉJOUR À l arrivée Procédures d immigration Coordonnées au Québec et à l étranger Inscription à l établissement d accueil, choix de cours et modification de crédits Attestation d inscription à l établissement d accueil Pendant l ensemble du séjour Santé et sécurité Adaptation culturelle Éthique à l étranger Contacts avec la Maison internationale Avant de quitter Relevé de notes de l établissement d accueil

4 À VOTRE RETOUR À l aéroport Reconnaissance de cours Évaluation du séjour Implication et activités pour anciens participants Santé Blues du retour ANNEXES Échéancier des choses à faire Aperçu des principales dépenses Aide-mémoire pour bagages Coordonnées utiles en santé Coordonnées des services gouvernementaux Sites web des consulats et ambassades Renseignements relatifs à un programme d échanges dans divers pays Sites web pertinents à consulter Carte ISIC Carte de membre HI Certificat de bonne conduite Permis de conduire international Références bibliographiques Budget Cette publication est produite par la Maison internationale des Services aux étudiants de l Université de Montréal. Les renseignements publiés ont été mis à jour en janvier Dans ce document, le genre masculin désigne aussi bien les femmes que les hommes.

5 Mon année d échanges d étudiants a vraiment été pour moi une expérience de vie. J y ai fait ma vie pendant un an ; j ai réussi une année universitaire dans une autre langue ; j ai découvert un pays extraordinaire ; j ai eu la chance de voyager et le plus important, je me suis fait plein d amis. Maison internationale C.P. 6128, succ. Centre-ville Montréal QC H3C 3J7

6 Avant votre départ

7 AVANT VOTRE DÉPART À L UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL MAISON INTERNATIONALE La Maison internationale est un lieu stratégique pour la préparation de votre séjour hors Québec. N hésitez donc pas à visiter le centre de documentation pour y consulter, entre autres, des renseignements sur plusieurs universités partenaires ainsi que de l information pratique sur différents pays en vue de votre séjour à l étranger. L équipe de la Maison internationale se fera un plaisir de vous aider dans vos démarches. Si vous avez des questions spécifiques sur votre université ou votre ville d accueil, nous pouvons vous mettre en contact avec des anciens participants de retour au Québec ou avec des étudiants actuellement à l extérieur de la province. Ils sont souvent de bons conseillers! Si vous n avez pas assisté à la formation prédépart obligatoire, nous vous invitons fortement à vous procurer les renseignements utiles pour l organisation de votre séjour au centre de documentation de la Maison internationale. Est-ce que je dois m inscrire à des cours à l Université de Montréal pendant mon séjour à l étranger? INSCRIPTION AUX PROGRAMMES D ÉCHANGES D ÉTUDIANTS Vous n avez pas à vous inscrire à des cours à l UdeM pour la période où vous séjournerez hors Québec. C est la Maison internationale qui effectuera votre inscription en programme d échanges en août pour un départ à l automne et en novembre pour un départ à l hiver. Votre inscription correspondra au nombre de crédits que vous avez déclaré dans votre dossier de candidature au programme d échanges et qui a été approuvé par le responsable des échanges de l UdeM. Vous avez la responsabilité de vérifier, dans le centre étudiant, le nombre de crédits auquel vous avez été inscrit pour vous assurer qu il corresponde à votre demande. Vous devriez voir un code tel que celui-ci : DIV3112 (les deux derniers chiffres indiquant le nombre de crédits). Si tel n est pas le cas, veuillez en aviser la Maison internationale dans le délai prescrit (voir Procédure à suivre pour une modification de crédits, page 35). 6

8 Sachez qu à partir du moment où vous déposez un dossier de candidature, nous considérons que vous partirez en programme d échanges et la Maison internationale vous inscrira comme tel. Cette inscription annulera un choix de cours que vous auriez fait au préalable. Il est donc impératif de nous aviser dans les plus brefs délais si vous êtes refusé par l institution d accueil ou si vous ne souhaitez plus partir en programme d échanges (voir Refus ou désistement, page 8). ATTESTATION DE PARTICIPATION À UN PROGRAMME D ÉCHANGES ET DE GARANTIE FINANCIÈRE À votre demande, la Maison internationale peut émettre une attestation de participation à un programme d échanges et de garantie financière. Vous pourriez avoir besoin d un tel document pour votre demande de visa ou pour prouver que vous bénéficiez de fonds suffisants pour la durée de votre séjour à l étranger (nous attesterons du montant de la bourse de mobilité le cas échéant). Ce document peut également vous aider à compléter les démarches d obtention de l assurance médicale auprès de l ASEQ (assurance offerte par la FAÉCUM). Nous émettrons l attestation sous présentation de la lettre d acceptation officielle de votre institution d accueil et sous présentation de votre lettre d offre de bourse (les documents électroniques sont aussi acceptés). FORMULAIRE Q-106 DE LA RAMQ Il existe une entente en matière de santé entre le Québec (RAMQ) et plusieurs pays (voir Assurance médicale complémentaire, page 19). Les étudiants qui séjourneront en France devront faire compléter et signer la section 3 du formulaire SE 401-Q-106 par un conseiller de la Maison internationale avant de le présenter à la RAMQ. Nous complèterons et signerons le formulaire sous présentation de la lettre d acceptation officielle de votre institution d accueil (un document électronique est aussi accepté). FICHE D IDENTIFICATION PERSONNELLE Il est important que vous complétiez la fiche d identification personnelle qui accompagne ce guide (également disponible sur le site web de la Maison internationale). Cette fiche est essentielle, car elle indique le nom de deux personnes à contacter en cas d urgence. À remettre : Où? À la Maison internationale ADRESSE CIVIQUE Pavillon J.-A.-DeSève 2332, boul. Édouard-Montpetit 3 e étage, bureau C-351 ADRESSE POSTALE C.P. 6128, succ. Centre-ville Montréal QC H3C 3J7 Quand? Avant votre départ Nous vous demandons d inscrire vos coordonnées sur cette fiche (adresse et numéro de téléphone à l étranger). Si vous ne les connaissez pas au moment de votre départ, vous pourrez envoyer un courriel à la Maison internationale lorsque vous aurez ces renseignements. AVANT VOTRE DÉPART 7

9 AVANT VOTRE DÉPART 8 REFUS OU DÉSISTEMENT Dans l éventualité où votre candidature devait malheureusement être refusée par l établissement d accueil, vous devez rapidement en informer la Maison internationale et votre département de l UdeM. D autre part, si vous souhaitez vous désister avant votre départ, vous devez rapidement en faire part à la Maison internationale ainsi qu à votre département. Il faudra alors compléter un formulaire de désistement (disponible sur notre site web) que vous devrez remettre à la Maison internationale, laquelle l enverra à votre établissement d accueil. Si nécessaire, nous demanderons ensuite l annulation de votre inscription au programme d échanges. Il faudra compter un délai d une à deux semaines avant que le changement ne soit effectif. Notez bien qu il est de votre respon sa bilité, une fois le changement complété, de vous inscrire à des cours pour la session souhaitée à l UdeM. Soyez également conscient que si vous aviez prévu étudier à l étranger pendant deux sessions et que vous vous désistez pour la seconde, il pourrait y avoir certaines conséquences. Par exemple, vous pourriez être lié par votre bail ou contrat de résidence et ne pas recevoir de remboursement pour des dépenses déjà engagées. Vous pourriez aussi avoir à débourser davantage pour changer la date de votre vol de retour. Il y aura également un délai pour que la Maison internationale puisse retirer votre inscription en programme d échanges et que vous puissiez par la suite vous inscrire à des cours à l UdeM. Soyez donc prévoyant et informez-vous dès que possible des conséquences d un éventuel désistement. BOURSES ET AIDE FINANCIÈRE BUREAU DE L AIDE FINANCIÈRE PRÊTS ET BOURSES Les étudiants qui participent à un programme d échanges demeurent inscrits à l UdeM et peuvent donc toujours se prévaloir, s ils y sont admissibles, du Programme de prêts et bourses de l Aide financière aux études du ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie (MESRST). Prenez note que la bourse de mobilité du Programme de bourses pour de courts séjours d'études universitaires à l'extérieur du Québec (PBCSE) (à ne pas confondre avec l Aide financière aux études) ne devrait pas réduire le montant de votre aide financière. Pour vous en assurer, il serait préférable de faire vérifier votre dossier par un conseiller du Bureau de l aide financière (BAF). En outre, quelques semaines AVANT votre départ, informez-vous auprès du BAF des dispositions à prendre afin de recevoir votre aide financière pendant votre absence. Pour toute question reliée à ce sujet, n hésitez pas à com - muniquer avec un conseiller du BAF : Bureau de l aide financière Tél. : N oubliez pas que la bourse de mobilité doit apparaître dans votre déclaration de revenus. La Direction des finances de l UdeM vous enverra un relevé à l adresse indiquée sur votre chèque de bourse au courant du mois de février de l année suivant l obtention de la bourse. Soyez vigilant : même si vous avez déménagé depuis et effectué tous vos change ments d adresse, sachez que le relevé sera quand même envoyé à l adresse où le chèque avait été émis.

10 Attention, vous ne pouvez pas jumeler d autres bourses de mobilité à celle que vous octroie l UdeM (sauf celle de LOJIQ). Si vous obtenez une autre bourse pour réaliser des études à l extérieur du Québec, le montant sera soustrait de la bourse de mobilité. Toutefois, si vous recevez une bourse dans le cadre du cheminement normal de vos études au Québec (bourse d excellence, d implication scolaire, etc.), ceci n entre pas en conflit avec la bourse de mobilité. BOURSE DE MOBILITÉ DU MESRST Si vous avez reçu une lettre d offre de bourse de la Direction des relations internationales de l UdeM, lisez-la attentivement, car elle vous informe des modalités à suivre pour la commande de votre chèque de bourse ; vous devrez déposer un certain nombre de documents à un membre de l équipe de la Maison internationale. LES OFFICES JEUNESSE INTERNATIONAUX DU QUÉBEC (LOJIQ) Les Offices jeunesse internationaux du Québec (LOJIQ) peuvent assumer 65 % du coût du transport international jusqu à un montant maximum établi en fonction de la zone géographique dans laquelle vous voyagez. Les destinations couvertes par la subvention pour une ou des sessions d études à l étranger sont la Wallonie-Bruxelles (Belgique francophone), la France, les Amériques (sauf le Canada) et l Asie. C est la Maison internationale qui se chargera de fournir à LOJIQ le nom des étudiants admissibles (étudiants résidents permanents du Québec âgés de 18 à 35 ans) qui partiront étudier dans ces destinations. Par la suite, LOJIQ invitera les étudiants à se créer un profil en ligne et à fournir les documents nécessaires, et ce, à partir d une date déterminée. Premiers arrivés, premiers servis. Nous vous invitons à consulter le site web de LOJIQ pour connaître les modalités de participation (voir l annexe, page 59). AUTRES SOURCES DE FINANCEMENT Enfin, soyez imaginatif! Vous pouvez consulter le répertoire de bourses de l UdeM (bourses.umontreal.ca/ index.asp), celui du gouvernement canadien (bourses.gc.ca) et les sites web des consulats et ambassades de votre futur pays d accueil pour trouver d autres sources de financement (voir l annexe, page 58). AVANT VOTRE DÉPART 9

11 AVANT VOTRE DÉPART Qui va payer mes droits de scolarité pendant mon séjour? DROITS DE SCOLARITÉ En participant à un programme d échanges d étudiants, vous devez payer, comme à l habitude, les droits de scolarité à l UdeM, incluant tous les frais, notamment ceux des Services aux étudiants (SAÉ). Votre relevé de compte sera disponible dans votre centre étudiant. N oubliez pas d acquitter la totalité des droits de scolarité exigés pour votre inscription, et ce, même si vous êtes à l étranger. Dans le cas contraire, vous serez automa ti que ment désinscrit et conséquemment, ne serez plus admissible à la bourse de mobilité. Vous devrez parvenir à un arrangement avec vos proches afin d acquitter ces droits dans le délai prescrit. Le site de l UdeM vous explique les modes de paiement possibles. etudes.umontreal.ca/ payer-etudes/facturation.html POURSUIVRE SES ÉTUDES AUX CYCLES SUPÉRIEURS Vous désirez faire une demande d admission aux cycles supérieurs (2 e et 3 e cycles) et considérez aussi effectuer une demande de bourse pour l année universitaire qui suivra votre retour de l étranger? Informez-vous sur la démarche à suivre auprès de la Faculté des études supérieures et postdoctorales et du département approprié. Faculté des études supérieures et postdoctorales 2910, boul. Édouard-Montpetit, 2 e étage Tél. : fesp.umontreal.ca LANGUE DU PAYS D ACCUEIL Il est essentiel de bien maîtriser la langue de votre future destination afin de goûter pleinement aux subtilités du pays. Il existe une diversité de ressources sur le campus de l Université de Montréal pour améliorer votre niveau de langue avant de partir en programme d échanges. Profitez-en! Activités culturelles des SAÉ sac.umontreal.ca, sous la rubrique Langues Centre de langues centre-de-langues.umontreal.ca Action humanitaire et communautaire ahc.umontreal.ca, sous la rubrique Activités de jumelage, voir Jumelage interlinguistique Faculté de l éducation permanente fep.umontreal.ca, sous la rubrique Cours de langue 10

12 DÉPARTEMENT, ÉCOLE OU FACULTÉ DE L UdeM Assurez-vous avant votre départ que le responsable des échanges de votre département, école ou faculté de l UdeM n a pas changé. Si tel est le cas, n oubliez pas de prendre en note les coordonnées du nouveau responsable. Nom et coordonnées de mon responsable des programmes d échanges : AVANT VOTRE DÉPART ÉTUDIANTS ÉTRANGERS À L UdeM Cette section s adresse aux étudiants étrangers de l Université de Montréal qui choisissent de faire un programme d échanges d étudiants à l extérieur du Québec. ASSURANCE MÉDICALE L étudiant étranger qui est couvert par la RAMQ durant son séjour au Québec ne bénéficiera plus d une couverture adéquate des soins médicaux de base pendant son programme d échanges à l extérieur de la province ; il lui sera donc nécessaire de souscrire à une assurance privée. Il devra également aviser la RAMQ qu il quitte la province. Pour plus d information à cet effet, consultez le site web de la RAMQ : ramq.gouv.qc.ca/fr/immigrantstravailleurs-etudiants-etrangers/ assurance-maladie/pages/ admissiblite.aspx. L étudiant étranger qui souscrit à l assurance Desjardins (facturée dans les frais de scolarité) pendant son séjour au Québec bénéficie de cette couverture pour une période maximale de 120 jours à l extérieur du Québec (14 jours pour les États-Unis). Les frais médicaux raisonnables et habituels admissibles engagés par l adhérent seront alors remboursés à condition qu un médecin ait recommandé le traitement d urgence d une blessure ou d une maladie subite et inattendue. En cas d urgence médicale ou d hospita lisation, avant d engager des frais, l adhérent doit communiquer immédiatement avec le service d assistance-voyage «Sigma Assistel». Manquer à cette obligation peut limiter les frais remboursables à $ aux États-Unis. Il faut toutefois noter que cette couverture hors Québec s applique seulement pour la destination du programme d échanges. Par exemple, l étudiant étranger qui participe à un programme d échanges en France ne sera couvert que les 120 premiers jours en France ; s il décide de voyager quelques jours en Italie ou en Espagne, il n aura aucune couverture médicale pendant cette période. Notez bien que l étudiant demeure couvert selon les barèmes qui s appliquent à l extérieur du Québec s il poursuit ses études dans une autre province canadienne. 11

13 AVANT VOTRE DÉPART Ainsi, deux scénarios sont possibles pour l étudiant étranger qui souscrit à l assurance Desjardins : Il peut maintenir la couverture de Desjardins. Il sera couvert dans son pays d accueil pour 120 jours. Si, durant ces premiers 120 jours, il fait des séjours à l extérieur de son pays d accueil, il devra se procurer lui-même une autre assurance médicale ponctuelle (si possible). Par ailleurs, la durée d un programme d échanges dépasse souvent 120 jours. Il devra donc se munir d une assurance médicale pour les jours supplémentaires. Il peut demander au Bureau des étudiants internationaux d annuler les frais de l assurance médicale Desjardins avant son départ en expliquant qu il participe à un programme d échanges. Il devra alors se procurer une assurance médicale pour son séjour hors Canada. Vous avez intérêt à calculer les coûts reliés à ces deux scénarios afin d évaluer l option à privilégier. Si vous avez des questions spécifiques concernant les modalités de votre couverture avec Desjardins, la Maison internationale vous recommande de communiquer directement avec la compagnie d assurances (vous pouvez vous référer au numéro de téléphone qui apparaît sur votre carte). DOCUMENTS D IMMIGRATION Il est également important de vérifier avant son départ que les documents d immigration seront encore valides au retour. La Maison internationale vous invite fortement à rencontrer un conseiller du Bureau des étudiants interna tio naux avant votre départ afin de vous assurer que tous vos documents sont en ordre. À L EXTÉRIEUR DE L UNIVERSITÉ DE MONTRÉAL Mon passeport a-t-il besoin d une cure de rajeunissement? PASSEPORT À l étranger, votre passeport sera un fidèle compagnon. Ce sera votre carte d identité et c est lui qui vous permettra d entrer dans un nouveau pays. Prenez-en bien soin! Assurez-vous, quelques mois avant votre grand départ, qu il n a pas besoin d une cure de rajeunissement. La plupart des pays exigent que le passeport soit encore valide au moins six mois après la date de retour. Pour connaître les documents à fournir pour obtenir un passeport ou pour effectuer un renouvellement, pour s assurer des délais d obtention ou pour toute autre information, veuillez consulter le site web de Passeport Canada au ppt.gc.ca. Vous pouvez vous procurer les documents pour effectuer une demande de passeport dans les bureaux de poste, entre autres. 12

14 DOUBLE NATIONALITÉ Les étudiants qui possèdent une double nationalité et qui s apprêtent à séjourner à l extérieur du Canada sont invités à consulter la publication en ligne La double citoyenneté Ce que les voyageurs doivent savoir, réalisée par le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement du Canada au voyage.gc.ca/voyager/publications. En outre, n hésitez pas à contacter le consulat ou l ambassade de votre autre pays de citoyenneté pour connaître les implications de voyager avec ce passeport. En cas de perte ou de vol de votre passeport à l étranger Communiquez rapidement avec l ambassade du Canada dans votre pays d accueil. Vous devrez probablement aussi signaler la situation à la police locale. Sachez que les procédures de renouvellement seront facilitées si vous présentez une copie de votre passeport et de votre certificat de naissance. VISA D ÉTUDIANT Selon votre destination et la durée de votre séjour, vous aurez possiblement besoin d un visa, c est-à-dire une permission d entrer dans votre pays d accueil. Un visa ne peut être délivré que par ce pays. Contactez donc rapidement le consulat ou l ambassade de votre pays d accueil pour connaître le type de visa nécessaire et les coûts qui y sont associés (entre 0 et 600 $ environ). Informez-vous également sur les documents à fournir pour l obtention du visa (cela peut aussi engendrer des coût) et les délais d obtention. Notez bien que votre lettre d acceptation sera exigée pour l obtention du visa. Faites les calculs qui s imposent et communiquez avec la Maison internationale au besoin afin d obtenir cette lettre dans les délais prescrits pour entreprendre vos démarches. Ai-je besoin d un visa d études? Voici un APERÇU des documents que peuvent exiger les consulats : un passeport valide au moins six mois après la date de votre retour des photos de format passeport la lettre d acceptation de votre établissement d accueil (N.B. Selon le consulat ou l ambassade, il est parfois possible d entreprendre les démarches pour l obtention du visa avec la version pdf de votre lettre d acceptation. Cette information est toutefois à vérifier auprès du consulat ou de l ambassade.) une attestation de ressources financières confirmant que vous pourrez subvenir à vos besoins (montant variable selon le pays) et parfois, le transfert d un montant dans un compte à l étranger un certificat de bonne conduite de la GRC (voir l annexe, page 62) un examen médical par un médecin désigné par le consulat le formulaire de demande du visa propre au consulat ou à l ambassade du pays d accueil une assurance responsabilité civile (normalement une assurance habitation inclut la responsabilité civile) AVANT VOTRE DÉPART 13

15 AVANT VOTRE DÉPART une copie de votre contrat d études préliminaire une traduction officielle de documents (moyennant des coûts) Dans certains pays, vous n aurez pas de démarches à entreprendre avant votre départ pour l obtention d un visa, mais aurez possiblement à compléter une demande de permis de résidence une fois arrivé sur place. Les délais, les coûts et les exigences diffèrent beaucoup d un pays à l autre. Il est recommandé de communiquer avec l ambassade ou le consulat concerné (voir l annexe, page 58) au moins 16 semaines avant votre départ. Sachez également que ce ne sont pas tous les pays qui exigent que le visa d étudiant soit délivré par le consulat. Par exemple, aux États-Unis, l établissement d accueil fournira les documents requis et les procédures à suivre. Les démarches seront complétées à la frontière. PERMIS DE TRAVAIL Si vous prévoyez travailler à l étranger, informez-vous auprès du consulat ou de l ambassade de votre pays d accueil des possibilités de travail et des modalités à suivre pour obtenir la permission adéquate. Sachez qu en contractant un emploi rémunéré à l étranger, vous devrez probablement vous soumettre aux exigences du pays en ce qui a trait à une éventuelle déclaration de revenus. QUESTIONS MONÉTAIRES PROCURATION Pendant vos préparatifs de voyage, il est important de rédiger les procu - rations nécessaires. Ces documents autorisent une personne de CONFIANCE à gérer vos affaires personnelles au Canada pendant votre absence. La personne pourra notamment gérer vos finances. Veuillez noter que plusieurs institutions exigeront une procuration personnalisée à leur service et que vous devrez remplir le formulaire requis. Ex. : institution financière, bureau du Registraire, etc. Il faut donc se rendre à chacun de ces endroits pour remettre une procuration. BUDGET Planifier son budget représente souvent un casse-tête, c est pourquoi il est recommandé de l établir avant le départ. Voici quelques trucs sachant que vous n avez sans doute pas des ressources financières illimitées : Informez-vous du taux de change. Faites des recherches exhaustives sur le coût de la vie de votre pays, voire de votre ville d accueil (consultez Internet, des anciens participants, le site web de l établis - sement d accueil, le site web de la Maison internationale, etc., et n hésitez pas à remplir notre grille budgétaire en ligne). Les étudiants constatent fréquemment que les premières semaines occasionnent davantage de dépenses en raison des frais d installation et de l adaptation au pays d accueil. 14

16 Voici quelques dépenses courantes à prévoir (pour plus de détails, voir l annexe, page 54) : Avant le départ : billets d avion, passeport et visa, droits de scolarité, assurances, vaccins, matériel et guide de voyage, médicaments et prescriptions, etc. Pendant le séjour : logement à l étranger et au Québec, caution pour l appartement, meubles et autres fournitures, téléphonie et Internet, nourriture, transport (bus, train, taxi), dépenses scolaires, loisirs, voyages, vêtements, cadeaux, etc. Au retour : logement au Québec, revoir les amis et la famille, payer les comptes, etc. MODES DE PAIEMENT Quoi faire avec son argent lorsque vous quittez la province? Quelle est la manière la plus sûre d utiliser son argent à l étranger? Devises étrangères Avant votre départ, procurez-vous une petite quantité de devises du pays d accueil dans les banques ou les bureaux de change. Si cela semble impossible, optez pour des devises américaines ou des euros. Ce montant d argent vous permettra de payer les taxes d aéroport, s il y a lieu, et vous aidera dans vos premiers dépla cements. Sachez qu il est également possible de vous procurer des devises à votre arrivée à l aéroport. Carte de crédit À chacune de vos transactions avec votre carte de crédit, vous contractez une dette. Il est donc souhaitable de trouver le meilleur moyen pour réduire vos frais d utilisation et d intérêts. En achetant directement avec votre carte de crédit et en remboursant vos achats avant l échéance, vous n engagez pas de frais, sauf le taux de change. Vous pouvez également retirer de l argent avec votre carte à partir d un guichet automatique. Pour ce faire, vous devez demander un numéro d identification personnel (NIP) sur votre carte de crédit. Toutefois, les intérêts s accumulent dès le moment du retrait. Voici donc un petit truc en deux étapes pour diminuer les frais d utilisation : 1) Déposez préalablement un montant d argent sur votre carte de crédit de sorte à avoir un surplus à votre solde. 2) Limitez-vous à ce montant lors de vos retraits au guichet automatique. De cette façon, il ne devrait pas y avoir de frais de retrait ni de frais d intérêt. Attention! Lorsque vous déposez un montant sur votre carte de crédit dans le but d aller retirer de l argent, il est conseillé de compléter l opération le plus rapidement possible puisque la perte ou le vol de votre carte entraînera automatiquement la perte du montant que vous aurez déposé. Informez-vous directement auprès de votre compagnie de crédit pour plus de renseignements, notamment en ce qui a trait aux montants remboursés en cas de vol ou de perte de la carte et sur la façon de faire remplacer une carte perdue ou volée. Il pourrait y avoir des coûts et des délais associés à ces procédures. Enfin, n oubliez pas d informer vos institutions financières de votre séjour à l étranger. Finalement, il peut s avérer beaucoup plus simple de faire vos transactions en ligne! Si ce n est pas déjà fait, faites le pas vers ce système pour vous faciliter la tâche! AVANT VOTRE DÉPART 15

17 AVANT VOTRE DÉPART Carte de guichet automatique (débit) Dans la plupart des pays, votre carte de guichet fonctionnera aisément grâce au Service Plus ou Cirrus. Notez toutefois que d importants frais administratifs peuvent être facturés à chacune de vos transactions. Il est donc conseillé d en faire usage avec parcimonie. Il est possible et souhaitable de demander à son insti - tution bancaire d obtenir une deuxième carte de guichet. Ainsi, en cas de perte, de vol ou de détérioration de votre carte (déma gnétisation, par exemple), vous aurez toujours accès à votre argent. Chèques de voyage Ils représentent un moyen pratique et sécuritaire d obtenir des fonds à l étranger. Les chèques de voyage sont offerts dans la plupart des établissements financiers et vous devez les acheter avant votre départ. Ce mode de paiement est utile pour dépanner pour les premières dépenses du voyage ou encore dans les pays où le système financier est moins développé et où, par conséquent, l utilisation d une carte de crédit et de débit peut se révéler plus difficile. Il est important de conserver les numéros de vos chèques de voyage dans un lieu différent des chèques et de laisser ces numéros à une personne de confiance au Québec. En cas de perte ou de vol, vos chèques seront remplacés. Informez-vous auprès de l institution financière à l achat des chèques sur les modalités de remplacement et sur les taux de change. Ouverture d un compte bancaire Vous serez peut-être tenté d ouvrir un compte bancaire à l étranger, ce qui pourrait vous faciliter la vie lors de la location d un appartement ou de l installation d une ligne téléphonique, par exemple. Avant de le faire, prenez en considération : les frais d ouverture et de fermeture du dossier les frais administratifs mensuels l offre de crédit les possibilités d ouvrir un compte pour une courte période de temps (moins d un an) les conditions pour obtenir une carte de débit et/ou de crédit Enfin, n oubliez pas que pour profiter de votre nouveau compte bancaire, vous devrez y déposer de l argent. Les transferts d un compte vers un autre peuvent être dispendieux. Il est donc conseillé de visiter plusieurs banques pour connaître les taux et les conditions qui peuvent se révéler très différents d un établissement financier à l autre. Vous déciderez peut-être que ça ne vaut finalement pas la peine d ouvrir un compte de banque, notamment pour un court séjour dans le pays. Ai-je bien diversifié mes ressources financières afin d avoir plusieurs façons d accéder à mon argent à l étranger? 16

18 Qui s occupera de ma déclaration de revenus lors de mon séjour à l étranger? DÉCLARATION DE REVENUS (IMPÔTS FÉDÉRAL ET PROVINCIAL) Si vous êtes à l étranger durant la période des déclarations de revenus, assurez-vous de déterminer la personne qui complétera votre déclaration. Un séjour à l étranger ne vous dispense malheureusement pas de cette tâche. Il faudra donc vous assurer que les documents relatifs à votre déclaration seront envoyés à une adresse valide : pensez à prévenir votre ou vos employeurs et l UdeM de votre changement d adresse. Sachez que la bourse de mobilité doit faire partie de votre déclaration de revenus. Notez que vous devriez recevoir un relevé relatif à l obtention de cette bourse à l adresse à laquelle votre chèque de bourse a été émis, et ce, même si vous avez avisé l UdeM d un changement d adresse depuis. Il sera donc important de vérifier votre courrier à votre ancienne adresse pour obtenir le relevé en question. SANTÉ RENSEIGNEMENTS UTILES Avant de partir, il est pertinent de prendre un peu de recul face à l expérience que vous allez vivre dans les prochains mois et d effectuer une introspection sur votre état de santé, tant physique que psychologique. Une expérience d échanges est sans aucun doute enrichissante et formatrice, mais elle n effacera pas par magie tous les soucis qui peuvent faire partie de votre vie avant le départ. Étudier à l étranger représente de grands changements au niveau du mode de vie et de l environnement immédiat ; il est donc important d être conscient de son état de santé émotif et physique au moment du départ. Pensez à : Passer un examen médical complet. Consulter votre dentiste, optométriste et médecin. Préparer une trousse de premiers soins (voir Pharmacie, dans l annexe Aide-mémoire pour bagages, page 55). Si vous avez des besoins médicaux particuliers (allergies graves, diabète, etc.), gardez sur vous cette information écrite dans la langue du pays et avertissez votre entourage une fois arrivé sur place. Porter un bracelet «MedicAlert» peut également être une option intéressante. AVANT VOTRE DÉPART Ai-je fait une visite chez les professionnels de la santé avant mon départ? 17

19 AVANT VOTRE DÉPART Ai-je vérifié auprès d une clinique santé-voyage les précautions à prendre pour ma santé dans mon pays d accueil? MÉDICAMENTS PERSONNELS Voici quelques conseils pratiques : Assurez-vous d avoir une quantité suffisante de médicaments pour tout le voyage. Attention! Les noms des médicaments peuvent différer d un pays à un autre. Si vous devez en acheter sur place, renseignez-vous auprès de votre médecin avant votre départ. Conservez vos médicaments dans les contenants d origine et apportez une copie de l ordonnance du médecin. Placez vos réserves de médicaments dans des sacs de voyage différents, de façon à ne pas être pris au dépourvu si vos bagages sont égarés par la compagnie aérienne ou volés. Si un médecin vous conseille d apporter des seringues stériles en cas d urgence, il est bon d y joindre un certificat médical, dans la langue du pays d accueil ou en anglais, à l intention du personnel qualifié qui devra intervenir. Certains médicaments peuvent être illégaux à l étranger ; votre compagnie d assurances saura vous renseigner à ce sujet. VACCINATION ET CLINIQUES SANTÉ-VOYAGE Informez-vous auprès d une clinique santé-voyage sur les précautions à prendre en matière de santé dans le pays d accueil. Vous trouverez de l information sur la santé à l intention des voyageurs et les adresses des cliniques santé-voyage sur le site web de Santé Canada au santevoyage.gc.ca, sous la rubrique Santé et sécurité. Si vous partez dans une région tropicale ou dans un pays en développement, il est conseillé de contacter la clinique au moins six à huit semaines avant le départ afin d obtenir la vaccination recommandée. Demandez également la documentation sur les maladies spécifiques à ces pays (par exemple, la diarrhée du voyageur, la malaria, etc.) et assurez-vous de prendre les précautions requises. Selon les destinations, et surtout si les conditions sanitaires laissent à désirer, votre médecin pourra vous suggérer de recevoir certains vaccins spécifiques (encéphalite japonaise, encéphalite européenne à tiques, fièvre typhoïde, fièvre jaune, hépatite A et B, méningite, rage). Dans tous les cas, il est souvent plus sécuritaire d être aussi à jour avec les vaccins de routine, notamment ceux contre la diphtérie, la coqueluche, le tétanos, la polio, la rougeole, la rubéole et les oreillons. Sachez que même si vous avez déjà reçu la vaccination d usage, il se peut que le vaccin ne soit plus actif. Ne prenez pas de chance et vérifiez auprès de votre clinique santé-voyage. 18

20 ASSURANCES RÉGIE DE L ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC Les étudiants partant pour une période de plus de six mois dans l année civile (du 1 er janvier au 31 décembre) doivent aviser la Régie de l assurance maladie du Québec (RAMQ) qu ils séjourneront à l extérieur du Québec et fournir la preuve qu ils sont inscrits à l UdeM à temps plein pendant cette période. La Maison internationale peut encore une fois vous fournir une attestation de participation au programme d échanges à cette fin. Il est important de comprendre que si vous n avisez pas la RAMQ de votre séjour hors Québec (pour plus de 6 mois) pour des raisons scolaires, vous pourriez perdre votre couverture d assurance maladie pour une certaine période de temps à votre retour. Régie de l assurance maladie du Québec 425, boul. de Maisonneuve Ouest 3 e étage, bureau 300 Tél. : ou ramq.gouv.qc.ca Les étudiants qui paient l assurance de la FAÉCUM sur leur facture de droits de scolarité peuvent être couverts à l étranger. Informez-vous directement auprès de l Alliance pour la santé étudiante (ASEQ). On vous demandera de fournir une attestation de séjour d études hors Québec qui peut être fournie par la Maison internationale. santeetudiante.com Soyez avisé que : La RAMQ n offre pas de couverture complète et ne rembourse qu une partie des coûts liés à des services médicaux contractés à l étranger. Les services médicaux et les frais d hospitalisation sont souvent très chers à l étranger. L accessibilité aux services médicaux est généralement soumise à une garantie de remboursement (argent comptant ou preuve d assurance médicale complémentaire privée). C est pourquoi il est essentiel de se procurer une assurance médicale complémentaire pour la durée du séjour. ASSURANCE MÉDICALE COMPLÉMENTAIRE Il est essentiel de vous procurer une assurance médicale complémentaire à la couverture de la RAMQ. Avant de l acheter (pour une liste de compagnies d assurances, voir l annexe, page 60), vérifiez si vous êtes déjà assuré par l intermédiaire de vos parents ou de la FAÉCUM (voir l encadré ci-contre). Les étudiants admissibles aux prestations de LOJIQ pour le billet d avion ont aussi la possibilité de recevoir un soutien financier sous forme d un montant forfaitaire établi en fonction de la durée du projet à l étranger. Ils auront à contracter leur propre assurance médicale complémentaire et à en fournir la preuve (copie du contrat d assurance, carte d assistance ou facture payée). AVANT VOTRE DÉPART 19

21 AVANT VOTRE DÉPART ASSURANCE MÉDICALE COMPLÉMENTAIRE (suite) De plus, les étudiants qui ont signé la convention dans le cadre des programmes de LOJIQ sont automatiquement couverts au titre de la responsabilité civile générale. Dans tous les cas, prenez le temps de lire attentivement la convention pour bien comprendre votre couverture. Voici quelques questions pertinentes à se poser au sujet des assurances : Pouvez-vous obtenir une brochure qui explique clairement les détails de la couverture d assurance en cas de maladie ainsi que les modalités à suivre pour faire une réclamation? La compagnie possède-t-elle un service à la clientèle (numéro 1 800) en français, ouvert 7 jours par semaine, 24 heures par jour? Quelles sont les dates exactes de la période pendant laquelle vous serez couvert? En cas de besoin, pouvez-vous prolonger votre assurance à partir de l étranger? L assurance vous couvrira-t-elle à la fin de votre séjour si vous prévoyez faire du tourisme et que vous n êtes plus nécessairement considéré comme étudiant? Les frais d hospitalisation et autres frais médicaux sont-ils payés directement par la compagnie d assurances ou devez-vous faire le paiement et demander un remboursement par la suite (si tel est le cas, quelles doivent être les pièces justificatives à fournir et combien de temps devez-vous compter avant d être remboursé)? Devez-vous aviser la compagnie d assurances avant d obtenir des soins médicaux? La compagnie d assurances exige-t-elle que la facture des soins reçus soit en français ou en anglais et en dollars canadiens? La compagnie est-elle disposée à verser une avance de fonds à l hôpital si celui-ci l exige? L assurance couvre-t-elle les maladies ou les infections persistantes? L assurance couvre-t-elle le rapatriement d urgence au Canada? L assurance couvre-t-elle les coûts reliés à un décès à l étranger, y compris le rapatriement de la dépouille au Canada? Pour vous aider à choisir la compagnie d assurances qui vous convient, consultez l annexe à la page 60. Assurez-vous que la compagnie peut délivrer une preuve que vous êtes assuré ; ce document pourrait être exigé entre autres par les services médicaux, les services consulaires et par l établissement d accueil. Sachez également que vous pouvez acheter une assurance médicale complémentaire à l étranger pour des activités ponctuelles qui seraient exclues par votre assureur avant de partir. Informez-vous sur place! 20

22 ENTENTE INTERGOUVERNEMENTALE EN MATIÈRE DE SANTÉ Si vous vous envolez pour la France, la Belgique, le Danemark, la Finlande, la Grèce, le Luxembourg, la Norvège, le Portugal ou la Suède, sachez qu il existe une entente intergouver ne men tale en matière de santé. En complétant les documents nécessaires via la Régie de l assurance maladie du Québec (RAMQ), l entente vous permet de bénéficier des soins de santé dans le pays d accueil, comme si vous y étiez un citoyen. Vous trouverez les formulaires requis soit à la Maison internationale, soit directement au bureau de la RAMQ ou encore, vous pouvez téléphoner à la RAMQ qui vous postera les documents à compléter. Le formulaire SE 401-Q-106 pour la France est le seul qui nécessite la signature d un conseiller de la Maison internationale à l UdeM. Vous devez donc venir nous voir avant de le présenter à la RAMQ. Nous complèterons et signerons le document sur présentation de la lettre d acceptation officielle de votre établissement d accueil (voir l annexe, page 60). Attention, ceci ne veut pas dire qu il n est pas nécessaire de se prévaloir d une assurance médicale complé mentaire. Au contraire : dans certains pays, tous les soins ne sont pas couverts ou encore, il faut payer un montant de base (ticket modérateur sur plusieurs services). Par ailleurs, vous bénéficiez de la couverture seulement dans le pays de votre séjour d études ; aussitôt que vous quittez ce territoire, pour une fin de semaine de tourisme par exemple, vous n êtes plus couvert. Il est donc impératif de se prémunir d une assurance médicale complémentaire. ASSURANCE RESPONSABILITÉ CIVILE Dans le cadre de leurs fonctions académiques uniquement, tous les étudiants de l UdeM sont couverts par l assurance responsabilité civile de l université. Par exemple, celle-ci vous couvrirait pour les demandes de dédommagement financier si vous mettiez accidentellement le feu au laboratoire de votre université d accueil. Pour toute demande de certificat, vous devez vous adresser à votre coordonnateur de stage ou au responsable administratif de votre département. Pour consulter les détails de cette assurance, référez-vous au lien suivant : fin.umontreal.ca/assurances/ civile-generale/index.html. Parallèlement à l assurance médicale complémentaire (assurance de voyage), il est fortement recommandé (voire exigé par certains pays) de contracter une assurance responsabilité civile qui vous couvrira contre les dommages corporels, matériels et financiers que vous pourriez accidentellement causer aux autres ou aux biens d autrui. Par exemple, celle-ci vous couvrirait pour les demandes de dédomma - gement financier si vous mettiez accidentellement le feu à votre appartement. Ces assurances sont généralement disponibles avec les assurances habitation. Ou encore, si vous signez la convention dans le cadre des programmes de LOJIQ, vous serez automatiquement couvert (dommages matériels et corporels) pour toute la durée du séjour à l étranger approuvée par LOJIQ. Renseignez-vous directement auprès de LOJIQ : lojiq.org/participer/soutien-financier. AVANT VOTRE DÉPART 21

23 AVANT VOTRE DÉPART 22 ASSURANCE ANNULATION DE VOYAGE ET BAGAGES Dans l éventualité où vous annuleriez votre séjour après avoir acheté votre billet d avion (pour des raisons reconnues par l assureur) ou encore que vous perdiez vos bagages pendant votre voyage, une assurance annulation de voyage ou de bagages pourrait vous dédommager. Il est toutefois bien important de vérifier les modalités détaillées de ces types d assurances (ce qui est couvert et ce qui ne l est pas, durée de validité, etc.) et vérifier si le coût en vaut la chandelle parce qu elles peuvent parfois être assez onéreuses. Pour économiser des frais, sachez que votre assurance habitation peut parfois couvrir vos bagages pendant votre séjour à l étranger. Vérifiez auprès de votre compagnie d assurances. Notez bien qu un rapport de police sera exigé par votre assureur pour faire une réclamation. Si vous souscrivez au régime collectif de soins de santé et dentaires de la FAÉCUM (qui est facturé dans vos frais de scolarité si vous n avez pas retiré votre adhésion), vous pourriez bénéficier d une assurance médicale de voyage sans frais supplémentaires. Informez-vous directement auprès de l Alliance pour la santé étudiante (ASEQ) (voir l annexe, page 57). On vous demandera de fournir une attestation de participation à un programme d échanges, qui peut vous être fournie par la Maison internationale sur présentation de votre lettre d acceptation officielle de l université d accueil. Quel type de logement convient le mieux à ma personnalité et à mes besoins? Évaluez vos besoins pour faire le bon choix! LOGEMENT Il est recommandé de se renseigner sur les possibilités de logement et sur les démarches à suivre plusieurs mois avant votre départ. Sachez que l hébergement, surtout dans les grandes villes, représentera une part importante de votre budget. Généralement, il faut s adapter à un logement plus exigu que ce que l on connaît au Québec. Certaines universités font parvenir, avec la lettre d admission, des renseignements sur les possibilités de logement, de même que les dates limites et les tarifs en vigueur. Pour d autres, il faut plutôt visiter leur site web pour en savoir plus. Les démarches pour trouver un logement à l étranger incombent à chacun des participants à un programme d échanges d étudiants. La Maison internationale dispose de certaines ressources pour vous aider à trouver un logement, mais les moyens et les ressources dont nous disposons pour intervenir en cas de pépin lié à votre logement à l étranger sont très restreints. Il est donc de la responsabilité de chaque étudiant de prendre les mesures nécessaires pour prévoir les imprévus et problèmes liés au logement en lisant attentivement l information qui suit et en se renseignant par leurs propres moyens (visiter le site web de l université, contacter les anciens participants, lire les évaluations de séjour, etc.).

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