WEBINAIRES - DÉTAILS Marchés Clientèles Prix de présence Horaire Nombre de présentateurs Titre

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1 WEBINAIRES - DÉTAILS Marchés Vous décidez sur quel(s) marché(s) vous désirez offrir ce webinaire ; Canada ou provinces, États-Unis, International, etc. Note : plus vous avez de marchés, plus le cout pour en faire la promotion sera élevé. Clientèles Vous décidez à qui vous désirez offrir ce webinaire ; agents de voyages, voyagistes, "group leaders", associations, médias, planificateurs de congrès, etc. Prix de présence Pour attirer le plus de clients possibles, vous pourriez organiser un quiz et remettre à la fin du webinaire un prix de présence à l un des participants. Vous pourriez annoncer votre prix de présence lors la promotion de votre webinaire. Le prix pourra être remis en utilisant un des critères suivants, mais pas limités seulement à ceux-ci: Participants qui sont présents au webinaire Participants qui auront bien répondu correctement aux questions, si vous organisez un quiz Participants qui auront été connectés le plus longtemps à votre webinaire Si vous pensez faire plus d un webinaire, vous pouvez organiser un grand prix de présence qui peut être remis au participant qui aura : Répondu correctement au plus grand nombre de questions de vos quiz Assisté à tous vos webinaires Horaire Les webinaires se tiennent à la date et l heure que vous désirez, mais vous devez tenir compte des différents fuseaux horaires de vos clients. Nombre de présentateurs Nous pouvons accepter un maximum de 4 présentateurs/4 compagnies par webinaire. Les couts restent les mêmes que vous soyez 1 ou 4 présentateurs. Par contre, vous ne devez pas dépasser une (1) heure de présentation. De plus, chaque présentateur doit absolument nous fournir : UN formulaire d inscription avec tous les documents nécessaires ; UNE présentation (même format que les autres présentateurs) qui sera montée dans une présentation Powerpoint unique pour l ensemble des présentateurs. Titre Au cours des années, nous avons remarqué que le titre du webinaire est très important pour attirer le plus grand nombre de clients. Des bons mots clés dans un titre attirent les clients; gastronomie, aventure, croisières, familles, étudiants, vin, excursions, de luxe, etc.

2 Invitations Pour être populaire, un webinaire doit être promu à tous les clients et ce de façon régulière. Lorsque votre webinaire sera mis en ligne, vous recevrez un lien qui pour permettre de faire la promotion de ce dernier. Ce lien vous permettra aussi de créer votre liste de clients; ceux qui s enregistreront à votre webinaire. Pour rendre votre promotion plus attrayante, elle doit inclure : votre logo, la photo du présentateur, votre texte et votre site Internet; vous pouvez aussi utiliser l invitation publiée par le système, voir exemple : Inscriptions des participants Chaque participant à un webinaire, doit obligatoirement s inscrire avant d assister au webinaire ou durant le webinaire. Ceci vous permet de recevoir des renseignements utiles pour votre banque de données. Les champs qui sont déjà dans le système, sont : Courriel Nom Compagnie Site Internet Vous pouvez ajouter d autres champs, si vous désirez recevoir plus de détails quant au type de compagnie, leur adresse, etc. Pour ce faire, vous avez le choix entre : Champ texte simple 2

3 Champ texte paragraphe Champ avec case à cocher (peuvent choisir plusieurs) ou boutons radio (un ou l autre) Combo Dans tous les cas, vous nous donnez les renseignements que vous désirez obtenir et nous nous occupons de créer votre questionnaire. Vous pourrez le réviser par la suite. DÉROULEMENT DU WEBINAIRE La journée même de votre webinaire, on recommande à tous les présentateurs de participer à une formation qui se tiendra minimum 2 heures ou plus avant votre webinaire ou selon l heure que nous aurons déterminée à l avance. La pratique a pour but de vous familiariser avec le système. Environ 20 minutes avant le webinaire, tous les présentateurs doivent être en ligne. Le webinaire commence à l heure exacte annoncée dans votre invitation et nous vous recommandons de ne pas dépasser 60 minutes en durée. À la fin du webinaire, les clients sont invités à répondre à des questions des présentateurs sous forme de quiz, si vous le désirez. Après le webinaire (entre 24 et 48 heures, selon le système), chaque personne recevra une liste, sous forme Excel, de tous les clients enregistrés, présents ou non au webinaire. La liste contient toujours le courriel, le nom, la compagnie et le site Internet. Pour obtenir d autres renseignements, vous devez nous en faire la demande. La liste comprendra aussi les questions posées durant le webinaire, les documents qui auront été téléchargé durant la présentation. Vous pouvez aussi utiliser votre webcam si vous désirez être présents pour vos participants, mais ce n est pas obligatoire. 3

4 Pour votre webinaire, vous devez être dynamique et animé, qui n est pas toujours facile surtout lorsqu on fait face à un écran! PROCÉDURES - LES WEBINAIRES SE FONT EN ANGLAIS ou FRANÇAIS ou ESPAGNOL - TOUT LE MATÉRIEL DOIT NOUS PARVENIR DANS LA LANGUE DU WEBINAIRE SEULEMENT Avant même de remplir les formulaires que vous recevrez après le paiement total, pour choisir vos dates, vous devez être sûr d avoir en main : OBLIGATOIRE (Pour chaque webinaire que vous désirez présenter) Le titre de votre webinaire Un texte de 250 caractères qui introduit votre webinaire Un texte de 2500 caractères qui donne un aperçu plus détaillé de votre webinaire Trois questions portant sur votre présentation avec 3 réponses à choix multiple (si vous choisissez cette option) Logo de la compagnie de chaque présentateur : couleur, format *.bmp, *.gif, *.jpg ou *.png Taille maximale 200 pixels de large par 120 pixels de haut. Une photo de chaque présentateur : couleur, format *.bmp, *.gif, *.jpg ou *.png, Taille maximale 300 pixels de large par 400 pixels de haut. Nom, position, courriel et site Internet de chacun des présentateurs OPTION Bannière Pour rendre votre webinaire plus attrayant, vous pouvez utiliser une bannière sur l invitation qui sera lancée par le système ainsi que pour le questionnaire d inscription. Nous avons besoin deux (2) bannières : 1. Bannière grande : 740 de large par 300 pixels de haut, couleur, format *.bmp, *.gif, *.jpg ou *.png 2. Bannière petite : 560 de large par 230 pixels de haut, couleur, format *.bmp, *.gif, *.jpg ou *.png Si vous ne désirez pas le faire, s.v.p. nous procurer au moins 10 images en haute résolution et sous format *.gif, *.jpg ou *.png et nous le ferons pour vous. Profil Si vous désirez offrir à vos clients un profil du ou des présentateurs, vous pouvez le faire. Vous avez un maximum de 1000 caractères de disponible, pour l ensemble des présentateurs. MATÉRIEL RECOMMANDÉ À VOS BUREAUX Un ordinateur avec Internet Explorer 8 ou plus ou un MAC avec souris ou pad (la première fois que vous vous connecterez au système, ce dernier peut vous demander de télécharger un plug-in qui est sans danger pour votre ordinateur) Une connexion Internet Un téléphone fixe : pas de cellulaire ou de téléphone en mode mains libres (écho) Nous recommandons un casque d écoute avec microphone pour réduire l écho au maximum Le tout dans une pièce fermée avec tapis de préférence pour réduire l écho 4

5 PRÉSENTATION : (Si vous êtes 2 ou plus de présentateurs, chacun doit faire sa présentation et nous les faire parvenir. Les présentations seront alors mises ensemble pour faire une présentation générale.) Format - PDF Sur la première et la dernière page de votre présentation on doit retrouver votre photo, votre nom et les coordonnées de votre compagnie Aucun titre ou caractère plus gros que 18 pts La présentation est due (2 jours) avant la date du webinaire Format PowerPoint SANS animation SANS vidéo SANS tarif SANS transition spéciale PowerPoint «paysage», *.ppt ( ) On-Screen Show (4 :3), width 10 and height 7.5 Un masque pour une meilleure qualité et vous limitez à l espace de votre masque Le bloc texte et le bloc image sur une même page doivent être bien espacés ; les blocs texte ou image ne doivent en aucun cas s entrecroiser sur la même page L espace pour des notes est permis et il apparaitra sur votre écran seulement lors du webinaire Images doivent être sous format *.jpg, *.tiff ou *.png seulement et ne doivent pas dépasser le cadre de votre page Powerpoint Sur la première et la dernière page de votre présentation on doit retrouver votre photo, votre nom et les coordonnées de votre compagnie Aucun titre ou caractère plus gros que 18 pts La présentation est due deux (2) jours avant la date du webinaire Lorsque le tout sera terminé, VMI vous donnerez un lien et un mot de passe qui vous permettra de télécharger votre présentation et vos images. Dans tous les cas, VMI vous offrira son support pour monter votre propre webinaire et les étapes que vous aurez à suivre. 5