Guide de formation GUICHET WEB

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1 Guide de formation GUICHET WEB Document préparé par la direction des Ressources financières et la direction des Ressources humaines et du Développement organisationnel Révisé le 18 juillet 2014

2 TABLES DES MATIÈRES CONNEXION AU GUICHET WEB... 3 BIENVENUE AU GUICHET WEB... 3 LIEN POUR ACCÉDER AU GUICHET... 3 NAVIGATEURS COMPATIBLES... 3 NOM D UTILISATEUR ET MOT DE PASSE... 3 UTILISATION D UN ORDINATEUR PUBLIC... 4 PRÉFÉRENCES DE L UTILISATEUR... 4 MODIFICATION DU MOT DE PASSE... 5 EXEMPLE DE MESSAGE DE CONFIRMATION LORS D UNE SAUVEGARDE... 6 EXEMPLE DE MESSAGE D ERREUR LORS D UNE SAUVEGARDE... 6 HORAIRE DE L EMPLOYÉ... 7 AFFICHAGE EN MODE CALENDRIER... 7 INDICATION DE LA DATE DU JOUR DANS LE CALENDRIER... 8 IMPRESSION DE L HORAIRE CALENDRIER... 9 CHARTE DES COULEURS DES TRANSACTIONS D HORAIRES... 9 SÉLECTIONNER UNE TRANSACTION D HORAIRE TRANSACTIONS MULTIPLES PAR JOUR INDICATEURS VISUELS DANS LES CASES HORAIRES AFFICHAGE EN MODE «LISTE» INDICATEURS VISUELS DANS LES CASES HORAIRES (EN MODE LISTE) INDICATION DE LA DATE DU JOUR (EN MODE LISTE) RELEVÉS DE PAIE IMPRESSION DU RELEVÉ DE PAIE REDIMENSIONNER L AFFICHAGE D UNE PAGE WEB Page 2 de 16

3 CONNEXION AU GUICHET WEB Bienvenue au Guichet Web Le guichet Web vous permet présentement d avoir accès à votre horaire et votre talon de paie, en utilisant une tablette, votre ordinateur personnel ou encore votre téléphone intelligent. Dans un avenir proche, le guichet web offrira les mêmes services que le guichet Windows, actuellement disponible dans chacun de vos sites. Lien pour accéder au guichet Il faut inscrire ce lien dans votre navigateur : Adresse : Il est suggéré de conserver cette adresse dans vos favoris. Navigateurs compatibles Les navigateurs compatibles sont indiqués dans l image ci-dessous. Nom d utilisateur et mot de passe Il s agit du même nom d utilisateur et du même mot de passe que vous utilisez actuellement sur le guichet Windows des ordinateurs du CSSS. Exemple : Utilisateur : numéro d employé seulement Mot de passe : celui utilisé présentement pour le guichet Page 3 de 16

4 Utilisation d un ordinateur public Notez bien Il est important de cocher cette option avant de vous identifier et de démarrer une session de travail à partir d un ordinateur qui n est pas le vôtre, par exemple dans un café Internet ou sur l ordinateur d un ami ou d un collègue. Ainsi, advenant le cas où vous oublieriez de fermer votre session de travail dans le Guichet, il est prévu qu elle prenne fin automatiquement après un certain nombre de secondes d inactivité. Préférences de l utilisateur L onglet Préférences permet à l utilisateur de déterminer la période d affichage par défaut pour le mode calendrier. Deux choix sont possibles : une période de deux semaines ou d un mois. Ce mode d affichage peut être modifié en tout temps. Page 4 de 16

5 Modification du mot de passe L utilisateur peut modifier son mot de passe à partir de cette fenêtre, sauf s il en a décidé autrement à l activation du guichet Web. La plupart des règles d affaires en lien avec le changement de mot de passe sont prises en compte par le guichet Web : Confirmation du changement de mot de passe Maximum de huit caractères obligatoires Page 5 de 16

6 Exemple de message de confirmation lors d une sauvegarde Lorsque vous enregistrez des renseignements, un message de confirmation apparaît, semblable à ceci : Exemple de message d erreur lors d une sauvegarde Page 6 de 16

7 HORAIRE DE L EMPLOYÉ L horaire de l employé peut être affiché selon deux modes différents : Calendrier Liste (tel que sur le guichet de Virtuo RH). Les caractéristiques de ces modes d affichage sont décrites en détails ci-après. Affichage en mode calendrier Le mode Calendrier offre à l utilisateur la possibilité de : Filtrer l information à partir des champs Code d horaire, Sous-service et Titre d emploi. Non disponible pour le moment. Consulter l horaire sur une période d un mois ou de deux semaines. Deux semaines est la période d affichage par défaut à l ouverture de session. Page 7 de 16

8 Exemple d horaire sur une période d un mois : À l aide des flèches, l utilisateur peut passer rapidement d une période à une autre puis revenir à la date du jour. Indication de la date du jour dans le calendrier En mode Calendrier, l horaire de la date du jour est mis en relief par un encadré jaune, comme ceci : Page 8 de 16

9 Impression de l horaire calendrier Utiliser l icône représentant l imprimante disponible dans la barre des icônes de votre navigateur internet. Charte des couleurs des transactions d horaires Une charte unique des couleurs par type de code d horaire facilite le repérage d information par le salarié. Cette charte de couleurs n est pas configurable et est unique pour tous les clients pour des raisons de standard dans le cadre des régionalisations. Par conséquent, un salarié travaillant dans plus d un établissement aura toujours la même charte de couleurs, peu importe l établissement où il travaille. Page 9 de 16

10 Sélectionner une transaction d horaire Il suffit de survoler une case de l horaire pour faire afficher une boîte-éclair et obtenir plus de détails à propos de la transaction d horaire sélectionnée. Voir l exemple ci-dessous : Transactions multiples par jour Il est possible que plus d une transaction d horaire par jour ait lieu. En pareil cas, elles s affichent l une au-dessous de l autre. Voir l exemple ci-dessous : Page 10 de 16

11 Indicateurs visuels dans les cases horaires Des indicateurs visuels permettent à l utilisateur de repérer rapidement des renseignements particuliers à son horaire : Si le paramètre d affichage de remarques dans le guichet a été sélectionné dans Virtuo RH, alors la présence d une remarque à l horaire est identifiée par une icône en forme de page blanche dont le coin supérieur droit est replié, comme ceci : S il y a plusieurs transactions d horaire dans la même journée, des points de suspension ( ) apparaissent. Le complément d information apparaît dans la boîte-éclair. Page 11 de 16

12 En mode liste Affichage en mode «Liste» Outre l aspect visuel, les renseignements fournis en mode Liste à propos de l horaire sont les mêmes qu en mode Calendrier. Exemple d horaire en mode Liste : Page 12 de 16

13 Le mode Liste offre à l utilisateur la possibilité de : Filtrer l information à partir des champs Code d horaire, Sous-service et Titre d emploi. Cela permet de cibler rapidement certaines exceptions pour la période sélectionnée. Non disponible pour le moment. Passer rapidement d une période à l autre grâce aux flèches de déplacement puis revenir à la date du jour. Imprimer l horaire à l aide du bouton «Imprimante», situé à droite ou disponible dans le menu contextuel apparaissant au clic droit de la souris. Indicateurs visuels dans les cases horaires (en mode Liste) En mode Liste, tout comme en mode Calendrier, on retrouve des indicateurs visuels permettant à l utilisateur de repérer rapidement des renseignements particuliers à son horaire : La flèche, présente dans l illustration ci-dessus, indique que la remarque commentaire comporte plus d une ligne. Il suffit de cliquer sur cette flèche pour voir la totalité de la remarque. N.B. Tout comme en mode calendrier, les salariés peuvent visualiser les remarques à leur horaire à partir du guichet Web seulement si le paramètre correspondant est activé dans Virtuo RH. Page 13 de 16

14 Indication de la date du jour (en mode Liste) En mode Liste, l horaire de la date du jour est mis en relief par un encadré jaune : Page 14 de 16

15 RELEVÉS DE PAIE L onglet Relevés de paie présente la liste des périodes de paie. Il suffit de cliquer sur Consulter pour ouvrir le relevé de paie de la ligne correspondante. Vous pouvez ensuite l imprimer. Vous pouvez aussi imprimer et télécharger les relevés. Page 15 de 16

16 Impression du relevé de paie L icône pour imprimer apparaît lorsque vous déplacez le curseur de la souris sur le relevé de paie. Il est aussi disponible dans le menu contextuel apparaissant au clic droit de la souris. Redimensionner l affichage d une page Web Vous pouvez facilement redimensionner le contenu d une page Web au moyen des raccourcis clavier suivants : Appuyez sur CTRL + CTRL Pour Faire un zoom avant Faire un zoom arrière CTRL 0 Rétablir l affichage à 100 % Vous pouvez aussi afficher le menu contextuel par un clic droit de la souris et sélectionner le pourcentage d agrandissement ou de réduction de l affichage. Page 16 de 16