KWISATZ LA GESTION DES REMISE EN BANQUE

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1 Table des matières -1) KWISATZ - GESTION DES REMISES EN BANQUE ) Introduction ) Paramétrage ) Le paramétrage des comptes bancaires de la société ) Le paramétrage des modes de règlements ) Le paramétrage des comptes bancaires des clients ) Le paramétrage des comptes bancaires des fournisseurs ) Procédures et exemples ) L enregistrement des règlements sur les factures ) La procédure de remise en banque ) La sauvegarde des fichiers remises...10 Page n 1 / 10

2 -1) KWISATZ - GESTION DES REMISES EN BANQUE -1.1) Introduction Ce document vous explique comment le logiciel KWISATZ va pouvoir gérer la remise en banque électronique des factures. Un travail préparatoire doit être effectué pour enregistrer les informations bancaire de la société, des clients et des fournisseurs, puis des différents moyens de paiements : Prélèvements, LCR et Virements. Suite au procédure décrite si-dessous, la création d un fichier ASCII sera générer automatiquement contenant les informations nécessaire pour une remise en banque électronique. Page n 2 / 10

3 -1.2) Paramétrage ) Le paramétrage des comptes bancaires de la société Dans le logiciel KWISATZ, Les paramétrages de la société se trouvent dans le menu : =>Démarrage=>Ouvrir_dossier Sélectionner le dossier puis appuyer sur le bouton <Modifier_(F3)>. Dans l onglet <Administratif>, vous devez renseigner le champ <N _National_Emetteur>, c est le numéro par votre banque. Il est possible de paramétrer jusqu à 3 banques par dossier. Vous devez renseigner les informations de votre relevé d identité bancaire dans les onglets <Banque_1>, <Banque_2>, <Banque_3>. Les champs suivant sont à remplir : <Domiciliation>, <Code_banque>, <Code_guichet>, <Numéro_compte>, <Clé RIB>. Pour valider la saisie appuyer sur le bouton <OK>. Page n 3 / 10

4 -1.2.2) Le paramétrage des modes de règlements Trois modes de règlements sont nécessaire pour la gestion des remises en banque électronique, les <Prélèvements> et les <LCR> pour les clients puis les <Virements> pour les fournisseurs. Les paramétrages de ces modes de règlement se trouvent dans le menu : =>Outils=>Gestion_des_grilles_annexes_Clients_&_fournisseurs=>Modes_de_règlements Ensuite appuyer sur le bouton <Modifier_(F3)> si le mode de règlement existe ou <Ajouter_(F4)> pour le Créer. Il est important est de bien renseigner le champ <Catégorie> sur chaque chacun de ces modes de règlements : <Prélèvement>, <LCR> et <Virement>. Ces informations seront utilisé par les routines de traitement des remises en banque pour sélectionner les règlements à inclure dans le fichier de remise électronique. Page n 4 / 10

5 -1.2.3) Le paramétrage des comptes bancaires des clients Les informations sont à saisir directement sur la fiche client dans le menu : =>Clients=>Gestion_du_fichier Sélectionnez un client puis appuyer sur le bouton <Modifier>. Les coordonnées bancaire se trouvent dans l onglet <Banque>, et renseigner les champs : <Domiciliation>, <Code banque>, <Code guichet>, <Numéro compte>, <Clé RIB>. Le moyen de paiement (par défaut) utilisé pour le règlement des factures client doit être un moyen de paiement géré par la remise en banque électronique. Il faut le renseigner dans l onglet <Tarif>, le champ <Mode_règlement>, vous pouvez ainsi choisir <Prélèvements> ou <LCR> ) Le paramétrage des comptes bancaires des fournisseurs Page n 5 / 10

6 Les informations sont à saisir directement sur la fiche fournisseur dans le menu : =>Fournisseurs=>Gestion_du_fichier Sélectionnez un fournisseur puis appuyer sur le bouton <Modifier>. Les coordonnées bancaire se trouvent dans l onglet <Banque>et renseigner les champs suivant : <Domiciliation>, <Code_banque>, <Code_guichet>, <Numéro_compte>, <Clé_RIB>. Le moyen de paiement (par défaut) utilisé pour le règlement des factures fournisseur doit être un moyen de paiement géré par la remise en banque électronique, il faut le renseigner dans l onglet <Tarif> avec le champ <Mode_règlement>, vous pouvez ainsi choisir <Virement>. Page n 6 / 10

7 -1.3) Procédures et exemples ) L enregistrement des règlements sur les factures La première étape est d enregistrer le règlement sur la facture (FAV-Client- ou FAA-Fournisseur), avec le bouton <F7_Règlement> sur l entête de la facture. Le montant de l <Echéance> apparaît, puis sur sur le bouton <Nouveau_(F4)>. Page n 7 / 10

8 Choisir la banque pour cette opération avec le champ <Code_banque>, on aussi peux choisir la date de saisie avec le champ <Date> et la date pour l encaissement avec le champ <Encaissement_le> puis validez avec le bouton <OK>. Pour fermer la fenêtre, appuyez sur le bouton <Annuler>. Page n 8 / 10

9 -1.3.2) La procédure de remise en banque La deuxième étape, elle consiste à exporter les données souhaité, et de générer le fichier, ces procédures se trouvent dans les menus suivant : =>Client=>Procédures=>Remise_en_banques=>Prélèvements =>Client=>Procédures=>Remise_en_banques=>LCR =>Fournisseur=>Procédure=>Remise_en_banque=>Virements Une fenêtre de remise en banque apparaît en fonction de la procédure sélectionné (exemple avec <Prélèvement>).Vous pouvez sélectionner la banque avec le champ <N _banque> et la période avec les champs <Règlements_du> et <au>. Ensuite sélectionner les lignes que vous souhaité traiter, ligne à ligne avec la touche <CTRL> du clavier et le clic gauche de la souris (en même temps) ou avec les touches <CTRL> et <A> (en même temps) pour tout sélectionner. Les champs <Nb.opérations> et <Montant_total>, vous indique le nombre et le montant de la sélection. Puis validez avec le bouton <OK> et confirmer avec le bouton <Oui>. Page n 9 / 10

10 Vous avez trois possibilité pour le transmettre à votre banque avec les boutons suivant : <Imprimer la remise> Pour imprimer sur votre imprimante selon un format type bordereau. <Copier la remise sur disquette> Pour enregistrer le fichier sur une disquette (A:\). <Envoyer la remise par > Pour transmettre par le fichier en pièce joint. Une fois terminé, vous pouvez fermé la fenêtre avec le bouton <Fermer> ) La sauvegarde des fichiers remises Toute les remises sont sauvegardé sur votre système dans le répertoire : <WKW\$DEMO\EXPORT> avec <DEMO> correspondant à votre dossier de travail. Les fichier sont de type ASCII : <REMISE ASC> avec < > correspondant au n de remise. Exemple du contenu d un fichier : Page n 10 / 10