Le Président Rennes, le 16 juillet 2014

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1 Le Président Rennes, le 16 juillet 2014 Madame la Présidente de l association Maison Internationale de Rennes 7 quai Chateaubriand RENNES Par lettre du 27 mai 2014, je vous ai fait parvenir le rapport d observations définitives de la chambre régionale des comptes sur la gestion des exercices 2009 et suivants de l association Maison Internationale de Rennes (MIR). Votre réponse, ainsi que celle des collectivités ayant apporté un concours financier, parvenues à la chambre dans le délai légal d un mois, sont jointes au rapport d observations définitives pour constituer avec lui un document unique qui vous est notifié ci-après. En application de l article L du code des juridictions financières, cet envoi est également transmis aux collectivités ayant apporté un concours financier et sera porté à la connaissance de leur assemblée délibérante. Il deviendra alors communicable dès la première réunion de celle-ci. Je vous invite, en conséquence, à communiquer vous-même à l organe délibérant de l association Maison Internationale de Rennes (MIR) ce rapport d observations définitives. Jean-Louis HEUGA 3, rue Robert d Arbrissel CS RENNES CEDEX - Tél : Télécopie :

2 SOMMAIRE 1. Présentation de l association Historique Objet Elargissement des orientations et des missions Relations institutionnelles Le fonctionnement institutionnel Dispositions statutaires et réglementaires La vie institutionnelle Les délégations de pouvoir et de signature Situation financière et comptable Procédures budgétaires Comptes de résultat Bilan Procédures comptables Modalités de contrôle interne La comptabilité analytique Ressources humaines Effectifs Aspects contractuels et financiers Temps de travail Mise en œuvre de la convention avec la ville de Rennes Les autres partenariats et financements publics L accueil de collectifs /68

3 Association Maison Internationale de Rennes (MIR) OBSERVATIONS DEFINITIVES DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES DE BRETAGNE Exercices 2009 et suivants La chambre régionale des comptes de Bretagne a procédé, dans le cadre de son programme de travail, au contrôle des comptes et à l examen de la gestion de l association Maison Internationale de Rennes (MIR) à compter de l exercice Ce contrôle a été ouvert par lettre du 18 février L entretien préalable prévu par l article L du code des juridictions financières a eu lieu le 12 novembre 2013 avec Madame Danièle NEZHAOUI-JACQUEMONT, présidente de l association. La chambre, lors de sa séance du 5 décembre 2013, a formulé des observations provisoires qui ont été adressées le 7 janvier 2014 à la présidente. Un extrait intégral a également été adressé au maire de Rennes, propriétaire des locaux et principal apporteur de financements publics. Après avoir examiné les réponses écrites, la chambre, lors de sa séance du 14 mai 2014, a arrêté ses observations définitives. 2/68

4 Résumé La chambre a procédé à l examen de la gestion de l association Maison Internationale de Rennes (MIR), pour les années 2009 et suivantes. La MIR a été créée en Elle réunissait principalement les associations de jumelage. Elle a été refondée en 1998 au moment de l adhésion d un grand nombre d associations de solidarité internationale, qui étaient précédemment regroupées au sein de l office social et culturel rennais. Les associations adhérentes couvrent les champs de la solidarité internationale, des échanges culturels, de la place des migrants, des jumelages. Les objectifs de l association ont été élargis en 2010, avec l intégration de la problématique générale des droits humains, notamment au travers du thème des migrations. Si le champ d action de l association n est pas seulement local et a une vocation très large, elle dépend pour l essentiel de la ville de Rennes pour son fonctionnement (locaux mis à disposition et subventions). La vocation sur le territoire de l agglomération pourtant prévue dans les statuts ne trouve aucune concrétisation à ce jour. Le fonctionnement institutionnel de l association ne pose pas de problème majeur. Les règles formelles de réunion et de fonctionnement des différentes instances sont respectées et les comptes rendus des réunions sont inégaux mais globalement satisfaisants. En revanche, le règlement intérieur mérite d être revu et complété. L association gagnerait également à formaliser et détailler le cadre et les modalités des délégations de pouvoir et de signature. Les procédures budgétaires, comptables et de contrôle interne mises en œuvre n appellent pas de remarques particulières et apparaissent respectées. La MIR pourrait cependant rendre son dispositif de comptabilité analytique plus pertinent. La situation financière de l association apparaît tendue : - les résultats sont déficitaires sur l ensemble des exercices examinés, - les dépenses, notamment de personnel en raison des décisions d embauche et de remplacement prises dans la deuxième moitié des années 2000, augmentent plus vite que les recettes, - les réserves et, en conséquence, les fonds propres sont structurellement en baisse sur la période. Le choix de ne pas réduire les dépenses de personnel lorsque cela était possible conduit aujourd hui à prévoir une compression du temps de travail et des rémunérations. Par ailleurs, la gestion quotidienne des ressources humaines ne présente pas de problème formel ou juridique. Dans ce contexte financier, l évolution du positionnement de l association est malaisée. Elle a engagé et/ou renouvelé des projets et des personnels en présupposant qu elle aurait des financements complémentaires pérennes. Aussi, la MIR pourrait réfléchir, en lien avec la ville de Rennes, à une clarification et à un choix entre : - un recentrage sur les seules missions confiées par la ville, en considérant que le subventionnement n est pas indéfiniment extensible et que la situation financière tendue de l association ne permet pas d engager de projets supplémentaires qui puissent être pérennisés ; - des missions effectivement élargies et une indépendance accrue à l égard de la commune, mais en se détachant de la gestion du bâtiment et en devenant un prestataire de la commune pour quelques missions (accompagnement, aide et conseil aux associations subventionnées par la ville, actions de réseau, de communication et de formation). Sur le plan formel, la convention entre la ville de Rennes et l association est exhaustive et précise dans ses stipulations relatives aux locaux de la MIR ou en matière de suivi, de contrôle et d évaluation. 3/68

5 1. Présentation de l association 1.1. Historique La Maison Internationale de Rennes a été créée en Elle réunissait principalement les associations de jumelage. Elle a été refondée en 1998 au moment de l adhésion d un grand nombre d associations dites «de solidarité internationale», qui étaient précédemment regroupées au sein de l office social et culturel rennais. Les associations adhérentes couvrent les champs de la solidarité internationale, des échanges culturels, de la place des migrants, des jumelages Objet Selon les derniers statuts révisés en 2010, l association a pour objet : - de «contribuer à l édification de rapports plus équitables entre les peuples et à la défense des droits dans le monde», - de «promouvoir et soutenir toute initiative qui vise à développer la conscience européenne et internationale dans la population de Rennes et de son agglomération et de susciter toute forme d organisation la favorisant». Le détail des missions et des modalités d intervention en vue de la réalisation de l objet social de la MIR sont précisés en annexe. L objet premier de l association n est pas seulement local et a une vocation très large, alors même qu elle dépend pour l essentiel de la ville de Rennes pour son fonctionnement (locaux et subventions). A plusieurs reprises dans ses statuts, l association se donne une vocation sur le territoire de l agglomération, qui ne trouve aucune concrétisation à ce jour, que ce soit à l échelle de la métropole ou dans une autre commune de l agglomération que Rennes Elargissement des orientations et des missions Dès l assemblée générale ordinaire de 2009, il était relevé l ouverture de la «politique» de l association «vers les migrations dans le cadre des droits humains et de la solidarité internationale». La commune de Rennes a précisé qu elle ne souhaitait pas la financer et que d autres financements devaient être trouvés. Lors des conseils d administration de en particulier, les représentants de la ville ont demandé à la MIR de s en tenir à la politique définie en 2007, c est-à-dire la suppression du poste de chargé de mission «migrations» si des financements extérieurs suffisants n étaient pas trouvés, et de se recentrer sur les missions conventionnelles. En réponse aux observations de la chambre, la ville de Rennes rappelle d ailleurs la «nécessaire adéquation entre le développement des activités et des projets de la MIR et l obtention de financements pérennes». La volonté de la MIR d élargir ses missions, essentiellement sur les problématiques de migrations et, en fait, sur celles de l immigration en Bretagne, est récurrente et occupe une grande partie des débats internes de l association. Cette évolution a été conçue en opposition à la ville de Rennes. La motivation est à la fois de fond, sur le contenu même des actions et politiques menées, mais aussi financière et matérielle. A cet égard, lors du conseil d administration du 28 mars 2012, le trésorier adjoint regrettait, «une fois encore, l absence de ressources propres qui fragilise l association et qui obère son autonomie vis-à-vis du bailleur de fonds principal». 4/68

6 L association cherche en effet à obtenir, pour ses projets ou son fonctionnement, des fonds de collectivités autres que la ville, notamment de l Etat ou de l Europe. Son objectif est d être moins dépendante à l égard de la commune. Si la recherche d autres financements est effectivement souhaitable, il n en reste pas moins que, si l association n était pas adossée au patrimoine immobilier et au financement récurrent de la commune de Rennes, elle aurait eu davantage de difficultés à élargir, sans trop de prise de risque à l origine, ses interventions. Dans le cadre de ce souhait d évolution de son positionnement, la MIR pourrait donc réfléchir, en lien avec la commune, à une clarification et à un choix entre : - un recentrage sur les seules missions confiées par la ville, en considérant que le subventionnement n est pas indéfiniment extensible et que la situation financière tendue de l association ne permet pas d engager de projets supplémentaires qui puissent être pérennisés ; - des missions effectivement élargies et une indépendance accrue à l égard de la commune, mais en se détachant de la gestion du bâtiment et en devenant un prestataire de la commune pour quelques missions (aide aux associations subventionnées par la ville, actions de réseau, de communication et de formation). En réponse aux observations de la chambre sur ce dernier point, la ville de Rennes note des «risques» possibles, liés à la mise en concurrence qui en découlerait et à la possibilité d un assujettissement à la TVA Relations institutionnelles Relations avec la ville de Rennes Evolution pendant la période sous revue Les relations entre la MIR et la ville de Rennes apparaissent tendues pendant la période sous revue. Le travail en commun est réel, mais sur la base de positions et de conceptions assez différentes des missions à exercer par la Maison internationale de Rennes, notion recouvrant à la fois la structure municipale rennaise et l association gestionnaire et animatrice de l équipement. Plusieurs aspects peuvent être à l origine de tensions : négociations conventionnelles, contenu des missions et des actions, équilibre financier, fonctionnement courant. A partir de l automne 2010, des rencontres bilatérales ont néanmoins eu lieu pour améliorer les relations, en confirmant un rôle de conseil de la MIR sur l attribution des subventions municipales (FEI et FAD), en réfléchissant en commun aux critères retenus, en effaçant des doublons entre services de la ville et MIR. Dans la réalité, les réunions paritaires ne se sont pas tenues comme prévu en , les discussions se faisant ensuite, à partir de l été 2012, sur le renouvellement de la convention et apaisant les tensions. Toutefois, le maintien des positions de fond respectives et la divergence d analyse sur la signification de la poursuite de la situation financière déficitaire conduisent, lors du conseil d administration du 20 décembre 2012, à la réapparition des tensions. Malgré les déclarations des représentants de la ville sur des budgets qui ne sont pas extensibles et sur la nécessité de se concentrer sur les missions reconnues dans la convention, l association revient en permanence sur ses demandes de financements complémentaires et sur sa volonté d élargissement et d évolution des missions et de maintien ou d accroissement des effectifs. 5/68

7 La chambre constate les tensions et différends qui ont pu affecter les relations entre la MIR et la ville de Rennes, concernant l utilisation des financements municipaux et leur adéquation au champ des activités susceptibles d être aidées. Elle observe que l association a engagé des projets et des personnels en considérant qu elle aurait des financements complémentaires pérennes. La ville a mis en garde l association et expliqué les contraintes financières, tout en ne voulant toutefois pas limiter la liberté d action et les projets de l association. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la MIR reconnaît une période de «dissensus» avec la ville, mais souligne le travail conjoint, les deux conventions signées sur la période et l absence de remarque négative de la part de la ville sur les activités conduites Cadre contractuel MIR et la ville ont conclu, en juillet 2009 après deux prolongations annuelles de la convention précédente, une convention définissant le cadre et les modalités de soutien de la ville à l exploitation de l association. Cette convention triennale a été prorogée d un an par avenant. Une nouvelle convention pluriannuelle de partenariat a été signée le 9 juillet Le préambule de la convention commence par rappeler la vocation de la MIR telle qu exposée par ses statuts. Il expose ensuite le «programme municipal», «fondé sur de grandes valeurs : justice sociale, développement durable, égalité des chances, solidarité, laïcité, fraternité» et décliné en objectifs et motivations générales dans le domaine international. Le préambule conclut que «c est dans cette perspective que la ville a souhaité bénéficier du concours de la MIR, et qu elle apporte son soutien à la MIR, ( ) avec la volonté de respecter sa liberté d initiative ainsi que son autonomie, de vérifier la bonne gestion des aides publiques par la mise en place d un dispositif de contrôle et d évaluation de leur utilisation». Le soutien municipal à la MIR a finalement pour but de «contribuer à la sensibilisation du grand public face aux questions internationales et européennes». D une manière générale et comme le montre le préambule, la convention s attache à éviter les risques juridiques de «transparence» de l association, en lui reconnaissant ses propres activités et interventions et l initiative de son action, ou de requalification en délégation de service public (DSP), en ne faisant pas peser de risque de gestion sur les missions confiées par la ville et en évitant des caractéristiques de service public. La MIR n exerce pas une délégation de service public, même si l association elle-même se considère souvent chargée d une «mission de service public» (par exemple lors du bureau du 4 février 2010). Si tel était le cas, une mise en concurrence au titre de la loi Sapin de 1993 serait nécessaire. En l occurrence, aucun élément ne permet de dire que la ville a souhaité déléguer une mission spécifique de service public municipal ; il s agit tout au plus de la contribution à un intérêt général dans le cadre d une politique municipale facultative. En outre, la rémunération de la MIR ne se fait pas substantiellement, loin s en faut, à partir des contributions des usagers. En revanche, s il en était décidé ainsi, un recentrage de l association sur ses missions propres et une gestion séparée du bâtiment et des missions institutionnelles seraient tout à fait envisageables. La gestion du bâtiment «maison internationale de Rennes» (mise à disposition de salles de réunion, accueil d expositions et de réunions, réception du courrier, ) pourrait être assurée en régie par la ville ou revenir à une structure paramunicipale ou associative déjà chargée de la gestion d équipements à destination des associations, ce qui permettrait des économies d échelle. Les prestations d appui, de conseil, de mise en réseau,, relèveraient alors d un appel à projets ou à idées, que la commune pourrait lancer à intervalles réguliers, afin de rendre possible un renouvellement périodique de la réflexion, des processus et éventuellement des acteurs en matière internationale. 6/68

8 A titre d exemple, la maison des associations de Rennes accueille différentes structures de soutien à la vie associative rennaise (CRVA : centre de ressources à la vie associative, APRAS : association pour la promotion de l action et de l animation sociale, centre du bénévolat, association multimédia BUG, ). Le CRVA, dans un espace ouvert au public, informe, documente et accompagne les associations ; il gère un dispositif dit «provision fonds de fonctionnement et projets» pour le compte de la ville de Rennes, en instruisant les dossiers et en proposant à la ville une répartition de l enveloppe de subventions, sur la base de critères précis. Cette maison est gérée par la SEM Citédia, par le truchement d une DSP, et propose à la location des salles de réunion et une salle de spectacle, selon un modèle similaire à celui de la MIR. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la ville indique qu elle «veille régulièrement à l optimisation de la gestion de tous ses locaux ( ). S agissant des locaux associatifs, à chaque fois que les activités, les conditions d occupation et la situation des locaux le permettent, une mutualisation de l occupation par différentes associations est recherchée. La réflexion se poursuit actuellement en vue, à terme, d une mutualisation d un certain nombre de salles municipales avec, si possible, un dispositif de réservation à distance» Missions conventionnelles Le titre 1 de la convention reprend les missions reconnues à l association par la ville. Convention 2009 Convention 2013 Mission 1 Fédération et mobilisation des initiatives dans le domaine Mission 1 international l international Mission 2 Appui aux associations de jumelage Mission 2 Accueil et information des Rennais qui souhaitent s informer ou agir à Appui au montage et à l analyse de projets à l international ou concernant l international Mission 3 Appui-conseil, accompagnement des porteurs de projets Mission 3 Fédération des acteurs et développement des initiatives à l international, pour une sensibilisation des publics Mission 4 Accueil et orientation des publics Mission 4 Information et dialogue avec la ville Mission 5 Mission 6 Sensibilisation aux enjeux européens et internationaux, aux Droits de l Homme, ainsi qu aux cultures étrangères Participation à l instruction pour l attribution de subventions de la ville à des projets à caractère international Le thème des migrations internationales ne figure pas parmi les champs d intervention principaux reconnus à la MIR par la ville et relève donc ainsi de la seule initiative de l association. Dans sa réponse à la chambre, la MIR indique que l acception à donner au terme «international» dans le cadre des missions conférées par la ville sera proposée à l ordre du jour de la première réunion avec la nouvelle municipalité élue en 2014, dans le cadre de la convention. En outre, la MIR s engage à œuvrer à la réalisation de ses missions «compte tenu de ses ressources humaines et de ses capacités financières» (article 1 er de la convention de 2013). 7/68

9 Dans la nouvelle mission 3, la MIR est censée «mobiliser ses ressources propres, celles de ses adhérents et de ses réseaux». Cependant, dans l article 3 de la convention de 2013, les parties «conviennent qu un travail de mise en adéquation des moyens au projet associatif et aux actions à développer dans le cadre des missions reconnues au titre 1 est nécessaire». D un côté, l association doit «gére[r] son budget dans un souci permanent d équilibre débit/crédit» et «assure[r] un suivi semestriel de sa masse salariale». Mais elle «adapte autant que nécessaire ses moyens humains afin de remplir les missions reconnues par la ville», ce qui peut être interprété différemment de son sens premier par l association. La ville est cependant prudente : l article 9 prévoit explicitement qu elle ne sera pas tenue de prendre en charge le «déficit apparaissant au bilan de la MIR» et ne sera «aucunement responsable des charges nouvelles qui traduiraient l application de décisions qu elle n aurait pas approuvées par écrit». L association doit donc faire son affaire de toute action et de toute dépense dépassant le cadre conventionnel Relations associatives L élargissement des champs d intervention de l association gagnerait à être coordonné avec des actions associatives déjà existantes. L UAIR (union des associations interculturelles de Rennes), qui bénéficie également d une convention avec la ville de Rennes et qui dépend quasi-exclusivement de financements municipaux, est déjà chargée de quatre missions : - écoute et accompagnement des personnes d origine étrangère et de leurs familles dans des démarches sociales, administratives et juridiques, - accès à la culture, médiation culturelle et réalisation de projets interculturels, - soutien aux projets d associations qui valorisent les cultures des Rennais d origine étrangère, - information et sensibilisation des habitants et professionnels aux problématiques liées à l immigration, l intégration et l interculturel. Au-delà, les mutualisations (avec d autres associations, principalement), que ce soit en matière d actions, de communication, de formation, devraient être recherchées. Régulièrement évoquées, elles connaissent toutefois peu de concrétisations. Le partage d un poste de chargé de mission avec l AJCPRD (association de jumelage-coopération Rennes-plateau Dogon), à la demande de la ville de Rennes qui le finance en partie, s est ainsi déroulé difficilement, comme en témoigne le procès-verbal du bureau du 8 décembre Avec l UAIR, les procès-verbaux des bureaux du 22 février et du 15 décembre 2011 montrent que les contacts, toujours évoqués et prévus, ne trouvent pas de réalisation concrète. C est également vrai des rapports avec le CRIDEV (centre rennais d information pour le développement et la solidarité entre les peuples, davantage subventionné par le conseil général), comme en atteste le procès-verbal du bureau du 5 juillet Une mutualisation encore plus importante pourrait également être recherchée en interne, dans les réseaux de chaque association adhérente et dans les carnets d adresses. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la MIR fait état de relations plus riches et d actions communes, mais celles-ci restent en réalité très ponctuelles et datent pour l essentiel d une période antérieure à celle examinée. 8/68

10 2. Le fonctionnement institutionnel 2.1. Dispositions statutaires et réglementaires Composition L association se compose de personnes morales : membres de droit, membres bienfaiteurs et membres actifs. - Les membres de droit contribuent financièrement ou par leurs services au fonctionnement de l association. - Les membres bienfaiteurs versent une cotisation annuelle minimale fixée annuellement par l assemblée générale. - Les membres actifs versent une cotisation fixée annuellement par l assemblée générale et participent à la vie de l association. Les membres se groupent en quatre collèges : - celui des membres de droit : il s agit des pouvoirs publics, offices ou institutions qui, sollicités par l assemblée générale, ont accepté d être membres de droit. La ville de Rennes est obligatoirement membre de droit ; - celui des associations qui, reconnues par les collectivités locales comme animant des jumelages ou des jumelages-coopérations ou en partenariat avec l Union Européenne, ont vocation à être conventionnées ; - celui des associations qui œuvrent pour la promotion de relations d amitié et d échanges avec des villes ou pays étrangers, des associations qui œuvrent pour le développement des pays les moins avancés ou mènent une action humanitaire, des associations qui œuvrent en faveur des droits de l homme, des associations qui se préoccupent de l intégration des populations d origine étrangère dans l agglomération rennaise et visent à y développer la citoyenneté, - celui des associations qui, sans avoir de vocation principale à l international, ont une action durable en ce domaine, soit par des relations d échanges et d amitié, soit par leur contribution à des projets de développement ou bien par leur activité auprès des populations d origine étrangère ou ayant des activités interculturelles. Parmi les associations adhérentes, figure le DAL (Droit au logement), dont l objet n est pas clairement international et ne fait a priori pas de distinction entre les personnes rencontrant des problèmes de logement. Alors que, jusque-là, les adhésions comprenaient essentiellement - des comités de jumelage et des organismes institutionnels (office de tourisme, par exemple), - des associations d amitié et de coopération (Solidarité avec Madagascar ou le Mouvement européen, par exemple), - des structures d échanges individuels avec une forte implantation locale (orchestre des jeunes de Haute-Bretagne, MJC Bréquigny ou Séjour en famille française, par exemple), - des branches locales d organisations internationales ou à vocation globale (Unicef ou Artisans du Monde, par exemple) - ou des associations représentant des étrangers en France (Amicale des Ivoiriens de Rennes, par exemple) ou s intéressant aux problématiques de migrations et d échanges internationaux, même avec une dimension militante (Attac ou comité France Palestine Solidarité). Ce type de nouvelles adhésions accentue l évolution de l objet de l association vers les thèmes des migrations et des «droits humains», avec une moindre affirmation de la dimension internationale traditionnelle. Les invités aux assemblées générales préfigurent souvent des adhésions et comportent notamment SOS Racisme, dont le positionnement est similaire et n a pas de réelle dimension internationale. 9/68

11 Pourtant, nombre d autres structures (universités ; grandes écoles comme Sciences Po qui a des relations internationales très variées et développées ou l ESC Rennes qui accueille de très nombreux élèves chinois ; les collectivités territoriales de l agglomération puisque l association s est donnée une vocation métropolitaine), dans une optique d élargissement, pourraient avoir vocation à intégrer la MIR. L évolution des objectifs de la MIR, formalisée dans les statuts de 2010 et éloignant celle-ci de sa dimension institutionnelle d origine, est renforcée par la répartition en collèges et par l ouverture à des associations n ayant pas pour vocation première l action internationale et les échanges L assemblée générale L assemblée générale ordinaire (AGO) comprend tous les membres de l association à quelque titre qu ils y soient affiliés. Elle se réunit au moins une fois par an. Tous les membres ont droit de vote. L assemblée comporte quatre collèges. Ceux-ci fonctionnent en assemblée générale (AG) tant pour le vote de toute décision que pour l élection du conseil d administration. Chaque personne morale adhérente dispose d une voix ; le premier collège dispose de 20 % de l ensemble des voix, le deuxième de 20 %, le troisième de 40 % et le quatrième de 20 %. Ces proportions sont celles qui déterminent les poids respectifs des représentants des collèges au sein du conseil d administration. Ces représentants sont élus au sein de leur collège respectif par l assemblée générale. L assemblée ne peut valablement délibérer que si la moitié des membres bienfaiteurs et actifs sont présents ou représentés. Chaque membre présent ayant droit de vote ne peut avoir plus d un pouvoir de membre absent. Si ce quorum n est pas atteint, une deuxième AG est convoquée, elle peut alors délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Le président, assisté des membres du bureau, préside l assemblée et expose la situation morale de l association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l approbation de l assemblée. L assemblée vote le budget prévisionnel de l année en cours. L assemblée générale est informée de tout contrat passé avec un membre du conseil d administration ou un de ses proches. Il est procédé, en fin de réunion et par collèges, au remplacement des membres du conseil sortant ; ce remplacement est validé par l assemblée générale. Les décisions sont prises à la majorité relative des voix ; en cas de partage, celle du président est prépondérante. Le vote relatif à des personnes se déroule à bulletin secret Membres AG Lors de l assemblée générale du 25 juin 2012, la répartition des associations ou organismes respectivement à jour de cotisation et effectivement présentes ou représentées était la suivante : 1 er collège : 5 / 5 2 ème collège : 14 / 11 3 ème collège : 91 / 49 4 ème collège 26 / 13. La répartition en collèges et la forte représentation des deux derniers collèges, en particulier du 4 ème, conforte l évolution imprimée aux objectifs de l association par la modification des statuts de /68

12 Le conseil d administration et son bureau La composition du conseil d administration Le conseil d administration (CA) dirige l association par délégation de l AG. Il est chargé de mettre en œuvre les décisions ou orientations prises en AG. Il prépare les orientations et le projet de budget avant le début de l exercice. Il statue sur toute convention ou contrat passé avec un de ses membres ou un proche. L effectif du conseil d administration varie sur la période comme suit : Effectif Effectif réel Collèges : théorique n 1 Membres de droit n 2 Associations et comités de jumelage n 3 Associations ayant l'international pour vocation principale n 4 Associations ayant l'international pour vocation partielle Total Selon l article 8 des statuts, le CA est composé de «30 membres maximum», élus pour 3 années par l AG. Les membres sont rééligibles. Le renouvellement s effectue chaque année par tiers. Même si le nombre total de membres est mentionné comme un maximum, les différentes catégories de membres ne sont pas présentées comme des maxima, ce qu elles sont pourtant, puisque les statuts les fixent sans possibilité de transferts et de compensations entre catégories : «six membres représentent le collège des membres de droit, dont quatre représentants de la Ville de Rennes, six celui des associations reconnues comme animant des Jumelages ou des Jumelages Coopération ayant vocation pour être conventionnée, douze celui des associations non conventionnées ayant vocation principale à l international et six membres celui des associations qui n ont pas de vocation principale à l international.» Outre qu elles sont rédigées de manière ambiguë -la désignation de moins de 30 membres aboutissant à ne pas respecter formellement les dispositions relatives aux catégories-, les dispositions statutaires relatives à la composition du CA ne sont pas respectées en puisque le nombre de représentants du collège n 3 est supérieur au maximum fixé par les statuts. L association souligne que le dépassement en question n a été constaté que pour une seule réunion du CA où, d ailleurs, en raison de deux absences, les 13 membres n ont pas siégé ensemble. La chambre invite l association à respecter ses statuts et à préciser leur rédaction, soit en fixant un nombre précis quant au total de membres du CA, soit en fixant une fourchette pour le nombre de représentants par collège, afin de ne pas être incohérent avec le plafond global Le bureau et son renouvellement Le conseil d administration élit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de : - un président, - un ou plusieurs vice-présidents, - un secrétaire et, s il y a lieu, un secrétaire adjoint, - un trésorier et, s il y a lieu, un trésorier adjoint. Le bureau veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d administration. Il a délégation pour la gestion des affaires courantes de l association et en rend compte au conseil d administration. 11/68

13 Selon le règlement intérieur, le rôle des membres du bureau est le suivant : - Le président parle et agit au nom de l association dans tous les actes de la vie civile, il agit en justice au nom de l association ; il favorise le débat dans les différentes instances de l association afin d atteindre les buts fixés dans les statuts et fait émerger les projets qui donnent vie à l association ; il ordonne les dépenses ; il signe les contrats et représente l association pour les actes avec les tiers, embauche le personnel après consultation de la commission de recrutement. - Le vice-président peut être appelé à remplacer le président, à sa demande, dans tout ou partie de ses fonctions et, notamment, à représenter l association. - Le secrétaire rédige les comptes rendus des réunions des différentes instances (assemblée générale, conseil d administration, bureau) ; il est responsable des archives de l association et tient les différents registres avec l aide de la direction. - Le trésorier prépare le budget et rend compte à l AG de son exécution ; il règle les dépenses et assure le suivi de la gestion de l association ; il gère le patrimoine de l association. Les dispositions relatives au CA s appliquent également au bureau. La répartition des membres du bureau par collège de membres montre que les fonctions dotées de compétences statutaires immédiates (président, trésorier, secrétaire) ont progressivement été confiées à des représentants du 3 ème puis du 4 ème collège. Cette évolution confirme l importance croissante donnée à des associations dont la vocation internationale n est que partielle ou dont l action est tournée vers le territoire national Le règlement intérieur Le règlement intérieur a pour objet de compléter les statuts, de préciser les règles de détail ou les dispositions sujettes à modifications fréquentes. Il comprend deux parties : «admission et radiation» (partie qui traite également de la réintégration) ; «fonctionnement des instances» (partie consacrée au renouvellement, à la suppléance et au vote au sein du CA, au rôle des membres du bureau et à l émargement et aux votes au sein de l AG). Il a été approuvé par l assemblée générale du 17 juin Beaucoup de ses dispositions reprennent celles des statuts et le texte est globalement assez succinct. En particulier, aucun élément n a trait : - aux délégations de pouvoir et de signature, la directrice n étant même pas mentionnée, - aux transmissions d informations entre instances de l association, - à la constitution et au fonctionnement des commissions internes de l association, - aux modalités de remboursement des salariés et des bénévoles, - aux modalités d utilisation des locaux et du matériel par les associations membres, ni aux modalités d assurance. Il est suggéré à l association de revoir et de compléter son règlement intérieur. En réponse, la présidente de la MIR fait état du lancement d un travail d actualisation du règlement intérieur, sur la base des préconisations de la chambre, en vue d une AG en /68

14 2.2. La vie institutionnelle L assemblée générale Les réunions en assemblée générale ordinaire L AGO s est bien réunie une fois par an au cours de la période sous revue. AGO Date 18-juin juin avr avr juin-12 En 2012, la réunion du 12 mai 2012 n a pu se tenir en l absence de quorum. Selon le procès-verbal, «70 adhérents étant à jour de leur cotisation, le nombre de voix des membres de droit étant de deux, le quorum s élève à 36 voix. Constat est fait par les membres présents que le quorum n est pas atteint. La Présidente indique qu une nouvelle Assemblée Générale sera convoquée, conformément à l article 10 des statuts.» L AGO s est réunie une nouvelle fois le 25 juin Les rapports moraux, d activité et financiers n appellent pas de remarques. Le rapport financier est succinct mais dans le sens de la simplicité et de la mise en évidence des enjeux principaux. La tenue des procès-verbaux d AG est satisfaisante, même si elle s érode quelque peu entre 2008 et 2012, et répond aux attentes au niveau : - de la vérification de la représentation des membres : présents par collège, excusés, invités, - de la clarté de la présentation, - de la retranscription des interventions et débats, - des votes par délibération, - des pièces annexes (rapports d activité, moraux et financiers, présentation thématiques ) Les réunions en assemblée générale extraordinaire Les réunions en assemblée générale extraordinaire (AGE) ont été les suivantes : AGE mai avr.-10 Date 22-juin avr.-10 Les AGE du 29 mai 2009 et 14 avril 2010 n atteignaient pas le quorum. A chaque fois, une nouvelle réunion a dû se tenir, les 22 juin 2009 et 29 avril Les AGE ont porté, conformément à leur objet, sur des questions de modifications statutaires. Les procès-verbaux n appellent pas de remarques Le conseil d administration Selon les statuts, le conseil d administration se réunit une fois au moins tous les trois mois sur convocation du Président ou sur demande de la moitié au moins de ses membres. Le conseil d administration ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres est présente ou représentée. Si ce quorum n est pas atteint, un autre conseil est convoqué, selon les modalités habituelles et dans un délai maximum de deux semaines. Le conseil peut alors délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité relative des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuses, n a pas assisté à trois réunions consécutives peut être considéré comme démissionnaire. 13/68

15 Le directeur de la MIR assiste, sauf avis contraire des instances, à toutes les réunions des instances de l association, avec voix consultative. Le conseil d administration s est réuni, conformément aux statuts, aux dates suivantes : CA janv janv janv janv janv mars mars mars mars mars mai mai-09 1-avr mai juin-12 Date 25-juin-08 8-juil mai sept oct sept sept juin nov nov nov nov sept déc nov.-10 Les procès-verbaux paraissent complets et n appellent pas de remarques. Depuis trois ans, les représentants de la ville de Rennes, principal financeur de la MIR et disposant de voix délibératives dans la rédaction statutaire actuelle, ne sont plus présents aux réunions du CA que lorsque les questions inscrites à l ordre du jour le justifient, à leur sens. Dans le cadre du travail d actualisation des statuts et du règlement intérieur, en vue d une AG en 2014, la présidente de la MIR indique que la réflexion portera également sur les modalités de représentation de la ville au sein du CA, ce qui nécessitera une discussion bilatérale préalable Le bureau Les réunions du bureau se sont tenues aux dates suivantes : févr mars-09 4-févr févr févr mars avr mars-10 1-mars mai-12 7-mai-08 9-sept mai-10 9-juin juil sept oct mai-10 5-juil sept oct déc juin-10 7-sept déc déc sept oct nov déc déc.-10 Jusqu à la fin 2009, les procès-verbaux étaient moins complets et explicites que ceux du CA. Le caractère extrêmement laconique de beaucoup de mentions (souvent, seulement un mot relatif au thème abordé) les rend en partie inutilisables sur le long terme. La situation s est améliorée par la suite, avec des comptes rendus explicites et circonstanciés, retraçant bien le fond des débats et des différentes interventions L émargement Dans son point 2.3, le règlement intérieur prévoit qu un émargement par collège est fait au début de chaque assemblée générale, qui permet d opérer les calculs au moment du premier vote. Un mode de repérage par collège est institué pour les votes. Si seul l émargement lors des réunions de l assemblée générale est prévu dans le règlement intérieur de l association, celle-ci fait procéder également à un émargement lors des réunions du conseil d administration et du bureau. 14/68

16 L émargement lors des réunions de CA et de bureau pourrait être inclus dans le règlement intérieur de l association. En ce qui concerne la vie institutionnelle, la chambre note le respect des règles formelles de réunion des différentes instances de l association et le caractère inégal mais globalement satisfaisant des comptes rendus. Elle relève la difficulté potentielle liée à la participation épisodique des représentants de la ville de Rennes pour le fonctionnement du conseil d administration. La ville pourrait opter pour des représentants sans voix délibérative et avec simple voix consultative, puisque son objectif affiché est de respecter la liberté associative, ou pour un statut d invité permanent Les délégations de pouvoir et de signature Les statuts prévoient que «le conseil d administration dirige l association par délégation de l assemblée générale. Il est chargé de mettre en œuvre les décisions ou orientations prises en assemblée générale. Il prépare les orientations et le projet de budget avant le début de l exercice. Il statue sur toute convention ou contrat passé avec un membre du CA ou un proche». Quant au bureau, les statuts prévoient qu il «a délégation pour la gestion des affaires courantes de l association et en rend compte au CA. Les rôles [et non les pouvoirs] des membres du bureau sont précisés dans le règlement intérieur». Lorsque l association a été sollicitée pour fournir les délégations en vigueur sur tout ou partie de la période sous revue, qu il s agisse de délégations entre instances, d une instance à un dirigeant ou un salarié ou entre dirigeants et salariés, elle a d abord repris les décisions du bureau du 15 octobre 2009 et toutes les modifications qui ont suivi. Mais ce bureau, et les suivants, ont récapitulé en réalité les domaines d intervention des différents administrateurs et leurs fonctions de représentation dans d autres associations ou dans des réseaux (mouvement associatif rennais, conseil rennais de la diversité et de l égalité des droits, conférence permanente des coordinations associatives, ). Les délégations de pouvoirs et de signature apportées par l association relèvent de décisions prises par le bureau et le conseil d administration et s apparentent davantage à des mandats qu à des délégations. En fin de compte, les seules délégations réelles consenties sur la période sont les suivantes : - lors du bureau du 9 septembre 2009 et du conseil d administration du 24 juin 2010, la directrice est désignée pour «porter» la licence de spectacle ; - lors du bureau du 26 mai 2010, «autorisation est donnée» à la directrice pour la signature des chèques en l absence du trésorier et du trésorier adjoint, «avec l accord notifié de la présidente» ; - lors du CA du 17 mars 2011, la directrice est chargée d organiser les négociations sur l annualisation du temps de travail et la présidente est autorisée à signer l accord, le CA se contentant d être informé des «suites données» ; - lors du CA du 1 er octobre 2012, «mandat» de négociation est donné au bureau pour les négociations de renouvellement de la convention avec la ville de Rennes et «mandat de signature» est donné à la présidente. Ces délégations ou mandats restent imprécis quant à leurs bénéficiaires (bureau dans son ensemble, alors que la négociation avec la ville n a mobilisé que quelques membres, par exemple), à leur objet, à leur étendue (aucun plafond n est défini pour la signature des chèques par exemple ; le mandat de négociation semble total mais la directrice n a pas pour autant le pouvoir de signer), à leur durée, à leurs conditions de mise en œuvre (les périodes considérées comme des absences de la part du trésorier et de son adjoint, qui sont par définition des personnes ne travaillant pas à la MIR, ne sont pas définies). 15/68

17 La chambre recommande à l association de formaliser les délégations de pouvoir, dans les statuts en ce qui concerne le cadre général et les délégations possibles, dans le règlement intérieur pour les détails et modalités concrètes : - les délégations de l assemblée générale au conseil d administration, - les délégations du conseil d administration à chacun de ses membres (président, trésorier, secrétaire en particulier), - les délégations du président, du trésorier, voire du secrétaire, à la directrice. La nature et l étendue des délégations de signature, en précisant le type de documents concernés, les seuils de délégation et les périodes et conditions de validité de la délégation, pourraient être décidées individuellement par la présidente, le bureau ou le conseil d administration selon l architecture établie et décrite statutairement ou réglementairement. 3. Situation financière et comptable 3.1. Procédures budgétaires Qu elles concernent la préparation, la présentation et l adoption du budget prévisionnel, la clôture comptable et budgétaire ou l analyse et la prise en compte du budget réalisé, les procédures budgétaires n appellent pas de remarques particulières et apparaissent respectées Comptes de résultat Le résultat est déficitaire sur l ensemble de la période. Le déficit moyen est de Les charges ont augmenté davantage que les produits entre 2008 et (en ) Evolution Total produits % Total charges % Résultat % Dans le détail, l essentiel des produits d exploitation vient des subventions, qui ont progressé plus lentement que les charges d exploitation, notamment que les salaires et charges sociales, qui forment une part essentielle de l ensemble des charges. 16/68

18 (en ) Evolution PRODUITS Ventes de marchandises Prestations de services % Sous-total chiffre d'affaires % Subventions d'exploitation % Transferts de charges % Autres produits d'exploitation % TOTAL PRODUITS D'EXPLOITATION % Produits financiers % TOTAL PRODUITS FINANCIERS % Produits exceptionnels TOTAL PRODUITS EXCEPTIONNELS CHARGES Achats de matières premières % Autres achats et charges externes % Impôts, taxes et versements assimilés % Salaires et traitements % Charges sociales % Dotation aux amortissements % Dotations aux provisions pour risques et charges ns Autres charges de gestion courante % TOTAL CHARGES D'EXPLOITATION % Charges financières TOTAL CHARGES FINANCIERES Charges exceptionnelles TOTAL CHARGES EXCEPTIONNELLES RESULTATS Résultat d'exploitation % Résultat financier % Résultat exceptionnel RESULTAT DE L'EXERCICE % Les produits liés aux prestations de services ont bien progressé mais se situent à un niveau marginal. Les autres achats et charges externes, ont plutôt tendance à diminuer, même si leur évolution est erratique. La chambre constate le déficit d exploitation récurrent de la structure, ainsi que la dépendance à l égard des subventions publiques et la part importante des charges de personnel Les recettes Les subventions d exploitation Les subventions de fonctionnement ont augmenté de 16 % sur la période. Subventions d'exploitation (en ) Evolution Subvention d'exploitation ville de Rennes % Subventions autres collectivités territoriales % Subventions Etat (dont Jeunesse et Sports) % Subventions Europe Subventions secteur privé % Subvention pérennisation ville de Rennes % Subvention CNASEA % Total % 17/68

19 Les subventions d exploitation représentent en moyenne plus de 90 % des produits d exploitation de l association Subventions (en ) Part dans les produits d'exploitation 92 % 88 % 93 % 95 % 89 % Parmi ces subventions, la ville de Rennes apporte près de 80 % des financements conventionnels en Subventions ville de Rennes (en ) Evolution Subvention d'exploitation % Subvention pérennisation % Total % Part dans les subventions d'exploitation 84 % 77 % 89 % 78 % 78 % La direction de la MIR est dynamique dans la recherche de nouveaux financements (autres collectivités que la ville de Rennes, ministères, préfecture, ). Toutefois, cette recherche a des limites dans la mesure où les financements obtenus sont souvent conditionnés à des actions qui s ajoutent à celles existant déjà et qui entraînent donc des dépenses (essentiellement de personnel) venant réduire voire annuler le bénéfice financier de ces subventions supplémentaires Les prestations de service Les prestations de services totalisent moins de 3 % des produits d exploitation et suivent une évolution assez erratique, même si les recettes tirées de la location de l auditorium croissent de manière continue. Produits liés aux prestations de services (en ) Remboursements location auditorium Remboursements affranchissement associations Remboursements téléphone associations Remboursements photocopies Paiement factures diverses Participation «marché du monde» Participation formation associations Semaine solidarité internationale Journée de l'europe 350 Total Depuis le 1 er janvier 2011, les tarifs des prestations ont augmenté (en outre, la galerie était gratuite jusqu en 2010). En 2012, l AG a refusé d augmenter ces tarifs qui restent donc en vigueur jusqu au 1 er janvier 2014 au moins. Pour les associations adhérentes, les photocopies sont facturées 6 centimes (noir et blanc) ou 10 centimes (couleur). Les affranchissements sont refacturés en fonction des indications de la machine à affranchir. Les produits générés par les formations dispensées aux associations sont très faibles et représentent moins de 0,2 % du total des produits d exploitation. Aucun produit n a été encaissé en /68

20 De fait, la MIR n est pas un organisme de formation agréé. Elle en avait fait la demande, mais les services de l Etat ont considéré que l association dispensait trop peu de formations, que les revenus tirés de ces formations étaient insignifiants et que, les publics étant des bénévoles et les salariés étant peu nombreux, il ne s agissait pas d un dispositif relevant de la formation professionnelle. Les formations organisées sont donc achetées à des prestataires extérieurs et concernent essentiellement la conception, le montage et le suivi de projets, les thèmes de la solidarité internationale, les partenariats et financements, mais aussi les relations salariés-élus et des questions davantage liées au fonctionnement associatif. Elles s adressent aux salariés et aux membres (bénévoles) de la MIR. La MIR reçoit des subventions de l Etat (FONJEP et fonds de développement de la vie associative) et, plus récemment, du conseil régional de Bretagne. Ces aides permettent en réalité de compenser les dépenses directes des formations (achat de la prestation, frais de déplacement et de mission), voire de contribuer un peu à la couverture des dépenses de personnel pour l agent chargé de l organisation des formations. Les bilans qualitatifs annuels sont complets et détaillés, de même que les bilans financiers Les autres produits d exploitation Depuis 2008, les autres produits d exploitation ont évolué comme suit : (en ) Evolution Cotisations % Produits divers de gestion courante % Report de ressources non utilisées % Total % Le report de ressources non utilisées correspond à des subventions reçues pour lesquelles le projet financé n est pas encore mis en œuvre. Le produit des cotisations, stable de 2008 à 2011, a augmenté en 2012, mais ne représente cependant, en moyenne, que moins de 1 % des produits d exploitation. (en ) Cotisations Total des produits d'exploitation Part 0,97 % 0,91 % 0,86 % 0,90 % 1,03 % Exercice Evolution Budget de l association adhérente : Montant de la cotisation (en ) : inférieur à ,05 % compris entre et ,54 % supérieur à ,47 % Pour 2013, l assemblée générale a rejeté une nouvelle augmentation des montants de cotisations (par 31 voix contre 1, avec 5 abstentions et 1 refus de vote). Il est relevé le caractère marginal des recettes autres que les subventions, en décalage par rapport au souhait exprimé de l association de davantage d autonomie financière, et la nécessité pour celle-ci d accroître ses ressources annexes. 19/68

21 Les dépenses Le personnel Les frais de personnel ont augmenté sur la période de 37 %. (en ) Evolution Salaires et traitements % Charges sociales % Salaires chargés annuels % Salaires chargés mensuels % Les charges de personnel représentent de 60 à 70 % des charges d exploitation, avec une part en progression constante, jusqu à atteindre 68 % en Le remplacement, plus ou moins rapide, des CDI partants sur la période examinée, n a pas permis de contenir ou de réduire cette proportion Evolution Dépenses de personnel (en ) % Part dans les charges d'exploitation 61 % 62 % 65 % 65 % 68 % L augmentation des charges de personnel est également liée à l embauche de CDD, partiellement subventionnés par des fonds européens, d Etat ou locaux, et répondant ainsi à une recherche de financements extérieurs pour des missions nouvelles que s est donné la MIR. Elle est également liée, de manière plus marginale, au reclassement de trois agents dans des catégories supérieures de la grille définie par la convention collective nationale de l animation, impliquant des indices de rémunération supérieurs. La chambre note les décisions prises en matière d embauche et de remplacement du personnel partant alors que l exploitation de l association est constamment déficitaire. Si une pause temporaire dans l évolution des charges de personnel est intervenue en 2010, l association a fait le choix de ne pas réduire durablement les effectifs globaux (CDD compris) lorsque cela était possible et d appliquer désormais une compression du temps de travail et des rémunérations pesant sur chacun des personnels. 20/68

22 Les autres achats et charges externes Les autres charges de gestion externe ont diminué de 15 % entre 2008 et Evolution Autres achats et charges externes ,6 % Achat bons de courses ,7 % Frais pressing EDF ,9 % Fournitures entretien & petit équipement ,6 % Fournitures administratives ,2 % Photocopies ,6 % Fournitures diverses Sous-traitance ,8 % Locations ,2 % Locations mobilières ,9 % Entretien et réparation Maintenance ,7 % Assurances ,7 % Formation ,5 % Documentation ,5 % Personnel extérieur ,6 % Rémunération intermédiaires et honoraires ,8 % Honoraires ,1 % Publicité, publications, relation publiques ,7 % Cadeaux à la clientèle Dons - pourboires Transports sur achat Déplacements ,8 % Réception ,9 % Frais postaux ,7 % Téléphone ,1 % Autres frais & commissions, prestations services ,6 % Cotisations ,8 % Au sein de ces dépenses qui sont plutôt maîtrisées, la rémunération d intermédiaires et les honoraires font exception. Ils correspondent notamment au paiement d intervenants extérieurs lors de colloques et de rencontres. 21/68

23 3.3. Bilan Actif Le bilan de l association s est amoindri de 12,4 % sur la période du fait, à l actif, d une valeur nette des immobilisations diminuée par leur amortissement et de disponibilités moindres en 2012 qu en ACTIF NET (en ) 31/12/ /12/ /12/ /12/ /12/2012 IMMOBILISATIONS INCORPORELLES IMMOBILISATIONS CORPORELLES Installations techniques, matériel, outillage Autres immobilisations corporelles IMMOBILISATIONS FINANCIERES Autre immobilisations financières TOTAL ACTIF IMMOBILISE STOCK ET EN-COURS Avances et acomptes versés sur commandes CREANCES Créances usagers et comptes rattachés Autres créances (produits à recevoir) Valeurs mobilières de placement (VMP) Disponibilités TOTAL ACTIF CIRCULANT Charges d'exploitation constatées d'avance TOTAL ACTIF Les amortissements enregistrés sur les immobilisations de la MIR n appellent pas de remarques particulières. Au 31 décembre 2012, les disponibilités se montaient à : BNP Paribas Livret épargne BNP Paribas Caisse Les sommes déposées sur le livret d épargne bancaire traduisent selon la MIR le montant épargné pour les congés payés. Ce montant est cependant nettement supérieur à la réalité des congés payés. 22/68

24 Passif PASSIF (en ) 31/12/ /12/ /12/ /12/ /12/2012 FONDS PROPRES Fonds associatifs sans droit de reprise Réserves Report à nouveau Résultat de l'exercice AUTRES FONDS ASSOCIATIFS Apports Résultats sous contrôle de tiers financeurs TOTAL FONDS ASSOCIATIFS PROVISIONS pour charges FONDS DEDIES SUR SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT DETTES FINANCIERES DETTES D'EXPLOITATION Dettes fournisseurs et comptes rattachés Dettes fiscales et sociales DETTES DIVERSES (charges à payer) TOTAL DETTES TOTAL PASSIF Le passif de l association a diminué en raison d une nette contraction des fonds propres. Le financement des résultats déficitaires par prélèvement dans les réserves explique cette diminution. Les fonds propres enregistrent en effet une érosion de plus de 58% entre le 31 décembre 2007 et le 31 décembre Ils représentent moins de deux mois d exploitation. Les fonds associatifs sans droit de reprise sont composés de l ensemble des fonds et des biens mis à disposition définitivement par un tiers au profit de l association. Ils ne peuvent pas être repris par les membres ou les partenaires de l organisation. Les réserves comprennent : - les réserves contractuelles ou statutaires (prévues par les statuts de l association), - les réserves réglementées (liées à des règles établies dans le cadre de certaines activités), - les autres réserves (dont les réserves pour le projet associatif) qui peuvent être décidées en assemblée générale. Elles sont constituées par le cumul des résultats bénéficiaires antérieurs. C est l AG qui décide de l affectation du résultat en réserve ou en report à nouveau. En l occurrence, les réserves ont diminué sur la période sous revue, de plus de moitié. 31/12/ /12/ /12/ /12/ /12/2012 Evolution Réserves (en ) % La chambre souligne la situation préoccupante de baisse régulière et rapide des fonds propres, sous l effet de résultats annuels déficitaires. 23/68

25 Les provisions pour risques et charges constituées par la MIR concernent les départs à la retraite avec ancienneté acquise au titre de la convention collective et n appellent pas de remarque particulière. Les fonds dédiés correspondent à la partie des ressources affectées par un financeur (donateur, légataire ou encore financeur public) à un projet précis et qui n a pas encore été utilisée conformément à l engagement pris. Au-delà de deux ans, les fonds dédiés qui ne sont pas consommés doivent faire l objet d une explication dans l annexe des comptes. Les fonds dédiés 2012 se décomposent en : Fonds dédiés 2012 Fonds à engager au début de l'exercice Utilisation en cours d'exercice Engagement à réaliser sur nouvelles ressources affectées Fonds restant à engager en fin d'exercice Fonds de restitution FEI Fonds de restitution FEI Subvention Europe Grundtvig Subvention Bretagne PRIPI Subvention Bretagne PRIPI Subvention MIGOR Total Ils n appellent pas de remarques particulières. L association n a pas eu recours à l emprunt, ni avant ni pendant la période sous contrôle. Aucune dette financière à moyen ou long terme n a été constituée. L activité d exploitation et de court terme de l association ne le justifierait d ailleurs pas. Sur l ensemble de la situation financière de la MIR, la chambre observe qu elle est tendue et : - que les résultats sont déficitaires sur l ensemble des cinq exercices examinés, - que les subventions, notamment municipales, ont régulièrement progressé, mais que l augmentation des charges a été plus rapide, - qu en particulier, les charges de personnel ont progressé de 37 % sur la période, - que l association doit contenir ses dépenses de fonctionnement ou augmenter ses recettes pour aboutir à un résultat excédentaire et ainsi éviter de solliciter des réserves qui s épuisent, - que ces réserves sont structurellement en baisse sur la période examinée (- 57 %). Dans sa réponse aux observations de la chambre, la ville de Rennes se déclare d accord pour relever que «les déficits successifs ont réduit significativement les réserves de la MIR alors que, sur la période examinée, la MIR a bénéficié d une augmentation de +15 % de la subvention globale versée par la ville». La ville «partage la préoccupation évoquée par la chambre quant à la nécessité de contenir les dépenses de fonctionnement» Procédures comptables La comptabilité de l association est contrôlée par un expert-comptable et les comptes sont certifiés, par un commissaire aux comptes. Pour les achats, l association a mis en place une comptabilité d engagement. Dans le cadre du budget prévisionnel détaillé, les engagements de dépenses : - sont faits sur devis (deux en général), - par l ordonnateur (tout salarié) après accord de la comptable, si l engagement est inférieur ou égal à la dépense inscrite au budget prévisionnel, - après accord de la direction, s il y a une variation peu importante par rapport au BP, 24/68

26 - après accord du trésorier, du trésorier adjoint voire de la présidente, si la variation est importante (c est-à-dire supérieure à 500 ), ne peut être compensée par une autre ligne budgétaire et risque donc de modifier le résultat. Dans le cadre d une procédure de vérification préalable à l autorisation de paiement, la présidente, le trésorier et le trésorier adjoint sont seuls autorisés à réaliser les paiements. La comptable est autorisée à effectuer les virements (salaires, charges sociales, paiement de certaines factures prévues dans le BP), le paiement des billets de trains et avions par carte bancaire. La directrice est autorisée à signer des chèques jusqu à hauteur de 500. En matière bancaire, la directrice et la comptable disposent d une carte de transfert sécurisé pour les paiements par virement. La carte bancaire est au nom du trésorier. En matière d encaissements, les chèques sont contresignés par le trésorier ou le trésorier adjoint et remis en banque avec bordereau par la comptable. Les procédures comptables ne posent pas de problème particulier, ni dans leur principe, ni dans leur mise en œuvre Modalités de contrôle interne Le contrôle de l experte comptable se fait au moment de la clôture des comptes. Puis, intervient le commissaire aux comptes. Un contrôle du trésorier et de la présidente est effectué entre le passage du commissaire aux comptes (fin février) et les réunions d instances de clôture (bureau, en général mi-mars, puis CA). L ordonnateur, la directrice, le trésorier ou le trésorier-adjoint signent, pour valider tout paiement. La comptable réalise les virements et paiements par carte bancaire après validation de l engagement par le trésorier et la directrice. La chambre constate que les procédures de contrôle interne sont satisfaisantes La comptabilité analytique L association a mis en place une comptabilité analytique simplifiée en 2005, et attribue un code à chaque facture. Ce code correspond au fonctionnement et aux projets de la structure. En outre, pour justifier au cas par cas l emploi des subventions publiques reçues, des tableaux ad hoc sont constitués, selon des modalités de justification prévues avec chaque bailleur, convention par convention, que ce soit pour les subventions spécifiques pour les emplois ou pour les subventions spécifiques sur projets. Sont toujours transmis, en l absence de demandes complémentaires conventionnelles : - pour les projets, un dossier comprenant les éléments rédactionnels quantitatifs et qualitatifs ainsi que les comptes clos du projet, - pour les emplois, un bilan qualitatif et un bilan financier, ainsi que les fiches de paye. Cependant, ces exercices complémentaires de comptabilité analytique sont également incomplets, car les charges de structure et beaucoup de charges générales de l association (personnel, fournitures, prestations, ) restent non pris en compte. Ainsi, les efforts analytiques sont louables mais restent nettement incomplets, surtout au regard de l utilisation qui en est faite dans l argumentation générale de l association. 25/68

27 La MIR considère ainsi les «projets» et actions comme excédentaires, seul le fonctionnement de la structure étant déficitaire, en raison d une subvention insuffisante de la ville de Rennes. Elle insiste en particulier sur les actions sortant du champ strict de la mission confiée par la ville de Rennes ; elle met en avant les projets relatifs aux migrations et à l opération «marrainage». Toutefois, la plupart des charges générales ne sont pas affectées. Dans le grand livre analytique par code, les dépenses et les recettes sont regroupées en rubriques, dont certaines correspondent à des actions et manifestations particulières et d autres relèvent de catégories de dépenses et recettes générales et de structure. En ce qui concerne les charges de personnel, seuls les salaires des chargés de mission sectoriels ou des personnels directement affectés à un projet ou une action thématique sont ventilés à la rubrique thématique correspondante. Aussi, les rubriques relatives aux projets et actions thématiques font apparaître une situation peu déficitaire, voire excédentaire, selon les cas et les années : «migrations», «marrainage», «marché du monde», «travelling» et «autres» (concernant essentiellement le projet Grundtvig). Or, ces projets, actions et manifestations ne pourraient pas se dérouler sans la structure support que représente la MIR, ses moyens humains, institutionnels et matériels. A l inverse, des actions découlant directement de la convention signée avec la ville de Rennes ne sont pas abondées, en recettes, d une partie de la subvention municipale, alors qu en réalité, cette dernière est censée couvrir les dépenses relatives à ces actions : «SSI» (semaine de la solidarité internationale), «journée de l Europe», «formations aux associations», «plateau Dogon», «information-instruction dossiers FEI FAD» et «restitution FEI». Il en est de même, au moins en partie, pour les rubriques «divers projets», «appui technique montage projet» ou «projet global», mais aussi des rubriques «suivi individuel» et «partenariat». Un certain nombre de rubriques, relatives à des charges générales, transversales ou de structure, ne comprennent que des charges salariales, qui se rapportent à des personnels travaillant au bénéfice de toute la structure et de chacune de ses actions : «recherche documentaire», «information», «agenda international», «communication», «animation de l accueil», «support de communication», «instances associatives», «adhérents», «équipe», «suivi individuel», «partenariat». D autres rubriques ne comportent pas que des charges salariales, mais, dans la même logique, regroupent des charges et des recettes qui représentent une contribution au moins indirecte à la couverture des projets et actions thématiques : «gestion des ressources humaines» et «finances». Cette dernière rubrique est en réalité constituée de toutes les dépenses générales : énergie, fluides, fournitures d entretien, petits équipements, locations de matériels, maintenance, assurances, personnel extérieur, fournitures administratives, photocopies, frais postaux, frais téléphoniques, documentation et abonnements, adhésions à des réseaux ou associations, honoraires du commissaire aux comptes, frais bancaires, taxe d ordures ménagères, En contrepartie, cette rubrique enregistre les recettes de location de l auditorium, le remboursement des affranchissements et photocopies, les adhésions à la MIR, mais aussi les subventions de la ville de Rennes (générale et pour l emploi), ainsi que les autres subventions pour l emploi (contrat d insertion, FONJEP, conseil régional). Elle présente ainsi un excédent de en 2012, ce qui altère largement la pertinence de la répartition analytique effectuée. La chambre relève donc : - que trop de charges indirectes ne sont pas affectées, - que l absence de ventilation de la subvention de la ville de Rennes et d identification des postes soutenus par le subventionnement ne permettent pas de dégager des résultats analytiques fiables. 26/68

28 Aussi une répartition analytique du temps de travail serait nécessaire à intervalles réguliers, afin de permettre une ventilation, des charges du personnel «généraliste» entre les différentes actions et missions. De même, une clef de répartition des charges générales et de structure pourrait être définie, - soit en approchant la réalité des dépenses induites par chaque projet, action thématique ou mission transversale, - soit en effectuant un prorata de ces charges générales et de structure équivalent à la part des autres dépenses engagées pour chaque projet, action ou mission, - soit en combinant les deux approches en fonction des types de charges générales et de structure à ventiler. Ces charges indirectes contribuent bien à permettre chacune des actions et existent pour le bénéfice, direct ou indirect, des projets sectoriels et des actions thématiques. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la MIR indique qu elle «compren[d] la position de la chambre» et que «c est sur la base de [ses] préconisations qu [elle] finaliser[a] l analytique». Pour l avenir, la MIR indique ainsi qu elle va travailler à «un analytique plus lisible» : - pour suivre le temps de travail passé sur chaque action, des items de gestion de temps sont calqués sur les missions conférées par la ville de Rennes ; cette dernière a été consultée sur cette grille de gestion de temps le 21 janvier 2014 et celle-ci est «désormais utilisée» ; - le travail se poursuit avec l experte comptable pour améliorer les sections analytiques et «préfigurer le traitement des coûts généraux pour une réaffectation de ceux-ci sur les missions» ; - une mission complémentaire a été confiée au cabinet comptable pour «l affectation des salaires et la détermination de clefs de répartition des coûts généraux». 4. Ressources humaines 4.1. Effectifs L association compte, en propre, 7 salariés en CDI et 3 salariés en CDD. La directrice (CDI à temps complet) est assistée par une secrétaire (CDI à temps partiel, 31,5 heures), une comptable (CDI à temps partiel, 22 heures), une chargée de l accueil (CDI à temps complet), un agent d accueil, technique et de sécurité (CDI à temps partiel, 31,5 heures), un agent d entretien (CDI à temps partiel, 10,5 heures). 5 chargés de mission s occupent des projets (travail partenarial, recherche de fonds, conseil, formation, instruction de dossiers de subventions, ) : 1 en CDI à temps complet, 1 en CDI à temps partiel (28 heures), 3 en CDD à temps partiel (un à 28 heures et deux à 7 heures) Effectif au 31 décembre Cadres Employés Source : rapports de gestion de la MIR Le départ volontaire, en 2010, d une salariée n a pas été mis à profit pour réduire les dépenses de personnel, en ne la remplaçant par exemple que partiellement. 27/68

29 Le compte rendu du CA du 21 mars 2013 fait état de la proposition du bureau au CA de diminuer la masse salariale, «le choix étant que tous soient impactés pour que les rémunérations se fassent sur la base de 80% du temps de travail ( ) Les salariés ont été informés de longue date de la situation, ils ne pourront se prononcer que lorsque le CA se sera lui-même prononcé et que le processus sera engagé. Le choix entre 1 licenciement et 20% de temps travaillé en moins aura le même effet financièrement parlant. Si un salarié ne souhaite pas baisser son temps de travail, une procédure de licenciement devra être engagée, non car il refuse mais car la situation économique nous y contraint» Aspects contractuels et financiers C est la convention collective nationale du secteur de l animation qui s applique. La classification des emplois selon la grille définie par cette convention collective est correcte. Elle emporte un indice chiffré en points, qui permet de déterminer la rémunération en fonction de l évolution de la valeur du point, déterminée nationalement. L examen du journal de paye et des éléments de la DADS (déclaration automatisée des données sociales), de même que celui des contrats de travail, n appellent pas de remarques particulières. Aucun avantage en nature n est accordé aux salariés. Il en est de même pour les administrateurs. Aucun défraiement et aucune indemnisation de bénévole ne sont mis en œuvre. Aucune prestation sociale n est accordée aux salariés, bénévoles ou anciens salariés 4.3. Temps de travail Un accord d aménagement et de réduction du temps de travail (ARTT) a été signé le 22 avril 2002, pour une prise d effet au 1 er janvier précédent. Le nouvel horaire de référence devient heures, soit 35 heures par semaine. L horaire hebdomadaire est réparti sur 4 ou 5 jours. Des aménagements existent sur 2 semaines consécutives, avec un total de 70 heures et un maximum de 40 heures par semaine. Les heures supplémentaires doivent rester «exceptionnelles» et une anticipation des périodes de forte activité doit permettre de lisser l horaire hebdomadaire en programmant des jours ou des demi-journées de RTT. Ces jours ne sont pourtant pas prévus par ailleurs dans l accord. Il semble qu il s agisse en réalité de récupérations pour éviter de trop s éloigner de la moyenne hebdomadaire, mais l accord demanderait à être précisé et explicité sur ce point. Un projet d annualisation et de diminution du temps de travail (avec diminution corrélative des rémunérations) est à l étude, afin de réaliser des économies. Il n y a pas de dispositif de contrôle particulier, autre que l auto-contrôle et la vigilance de la directrice, même si l accord d ARTT prévoit un «relevé des heures travaillées réelles ( ) en fin de semaine ( ) transmis à la direction qui assure le contrôle régulier». Le régime des congés et des absences est celui posé par la convention collective nationale de l animation et n appelle pas de remarque particulière. 28/68

30 5. Mise en œuvre de la convention avec la ville de Rennes Mise à disposition de locaux et valorisations La ville met gratuitement à la disposition de l Association Maison Internationale de Rennes (MIR) des locaux dont elle est propriétaire, sis 7 quai Chateaubriand. Ces locaux ont une superficie totale de 510,4 m² et regroupent - un immeuble sur rue, à l exception du premier étage affecté à l Institut Franco-Américain, dont la superficie totale des locaux mis à disposition de la MIR est de 406,4 m² dont 94,5 m2 de parties communes et comprenant essentiellement des salles et bureaux, - Un immeuble sur cour quai Chateaubriand (rez-de-chaussée) comprenant un auditorium de 120 m², une galerie d exposition de 74 m² et des sanitaires et dégagements de 14 m2. Ces locaux sont partagés à 50 % avec l Institut Franco-Américain (IFA). La superficie de ces locaux affectée à la MIR est donc de 104 m². L espace international est géré par la MIR ; il est accessible tant aux services de la ville qu à l Institut et à la MIR. Les manifestations font l objet d une programmation établie d un commun accord. Celle-ci doit présenter un caractère à dominante internationale. Dans le cadre de la programmation annuelle en accord avec l IFA, la MIR dispose d une occupation effective, pour une durée annuelle, de 50 % pour la galerie d exposition et de 50 % pour l auditorium. Le bâtiment ancien sur rue, incluant les surfaces mises à disposition ou partagées avec d autres structures, est classé en ERP type L (salle de réunion), W (bureaux), S (bibliothèque) et T (exposition) pour un effectif global de 223 personnes. Le bâtiment sur cour est classé ERP en type L et T, pour un effectif total de 123 personnes. La valeur locative des lieux a été établie au 1 er janvier 2009 à par an. Celle-ci est révisée chaque année au 1 er janvier en fonction de l évolution de l indice INSEE de la construction (indice de base : 2 ème trimestre 2012 ; indice de révision : 2 ème trimestre de chaque année suivante). La ville assure le gros entretien du bâtiment et les réparations liées à l usure normale des lieux. L association assure l entretien courant des locaux et des parties communes, en lien avec les autres occupants pour ce dernier point. Une annexe détaille les exceptions à la répartition réglementaire entre locataire et propriétaire. L entretien des parties communes, des espaces ouverts, ainsi que les précautions d usage et servitudes (ramonage, gel, sécurité et accès du public, droit d accès et de contrôle, ), sont précisés. Les services municipaux assurent une visite annuelle de l équipement et la vérification des installations de fluides et réseaux. L interdiction de sous-location ou de prêt permanent sans accord préalable de la ville est explicitement prévue. La convention organise également les créneaux horaires dont la ville peut bénéficier pour les salles de réunion, l auditorium et la salle d exposition. Le sort des travaux en fin de convention est précisé : ceux-ci reviennent à la ville. Leur autorisation préalable par la commune est également prévue. La convention (titre IV de celle de 2013) apparaît ainsi claire, complète et détaillée sur la mise à disposition des locaux. Elle aborde de manière précise et exhaustive la contenance des locaux, y compris des parties communes avec l Institut franco-américain (IFA), la responsabilité de la MIR, les assurances à souscrire, la prise en charge des différents frais, les règles d occupation et d échéance de la convention, les cas de révision et de résiliation, etc. Les relations avec l IFA sont clairement régulées. 29/68

31 L article 14 de la convention de 2013 prévoit que «les compteurs d eau, gaz, électricité sont au nom de la ville». «Dans un souci de responsabilisation», la MIR participe aux frais correspondants, mais à hauteur de 10 % seulement. La MIR rembourse également le montant du contrat d entretien des appareils de chauffage et de production d eau chaude, mais ne participe pas aux frais d entretien et de maintenance de l ascenseur et des alarmes. Evaluation des contributions volontaires en nature Mise à disposition de locaux Fluides pris en charge par la Ville Personnel bénévole Total La valorisation du bénévolat a été calculée de la manière suivante : Bénévolat Heures Heures Heures Heures Heures Actions Instances Maison des mondes Total Ces valorisations n appellent pas de remarques particulières Soutien financier Outre la «subvention globale de fonctionnement», versée mensuellement et déterminée annuellement, la ville peut, «de façon exceptionnelle», attribuer des subventions spécifiques pour des projets. L article 10 de la loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations dispose que «l autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse un seuil défini par décret, conclure une convention avec l organisme de droit privé qui en bénéficie, définissant l objet, le montant et les conditions d utilisation de la subvention attribuée». Le montant tel que décrit par la convention n est pas indiqué. Dès lors, en ne retenant pas de montant clairement défini de subvention, la convention ne respecte pas formellement les conditions de l article 10 de la loi du 12 avril 2000, dans la mesure où la subvention annuelle dépasse largement les Par ailleurs, il est prévu à l article 7 que «les contributions volontaires (apports en travail, apports en biens ou autres services) effectuées à titre gratuit» soient valorisées et comptabilisées, «de même que les éventuels avantages en nature procurés par la ville et d autres partenaires» Suivi, contrôle et évaluation Un mécanisme assez complet de contrôle est prévu : transmission du budget prévisionnel, transmission du compte de résultat, du bilan et des annexes détaillés, transmission des procès-verbaux des AG et du CA, production des justificatifs de polices d assurance et de toute pièce demandée par la ville, notamment pour contrôler le bon emploi des fonds publics alloués. L article 22 relatif à l évaluation de la convention précise de nouveau que les deux parties s engagent à mettre en œuvre une évaluation globale des actions au regard des missions reconnues, à partir d une liste d indicateurs et sur la base d un rapport d activité annuel accompagné de documents d évaluation répondant aux objectifs et aux indicateurs. Des rencontres régulières sont aussi prévues. 30/68

32 Les différents indicateurs élaborés pour l évaluation, déclinés par mission et comprenant des éléments purement quantitatifs et d autres plus qualitatifs, apparaissent complets, réalistes et suffisants Actions confiées à l association Contribution à l instruction des demandes de subventions internationales Dans la convention de 2009, il était précisé que la ville de Rennes, «dans une volonté de transparence et de démocratie participative», avait souhaité «associer des acteurs». L attribution des subventions restait une décision politique, relevant de la compétence du conseil municipal, mais la MIR était chargée d un rôle consultatif concernant l attribution des subventions du fonds d échanges internationaux (FEI) et du fonds d aide au développement (FAD). Elle accompagne ainsi les porteurs de projets associatifs et scolaires. Elle reçoit et analyse les dossiers de demande de subventions. Le FEI et le FAD font l objet d appels à projets annuels, respectivement auprès des écoles, collèges, lycées et associations pour le premier (en 2012, sur 66 projets reçus, 54 émanaient d établissements scolaires et 12 d associations), des seules associations pour le second. Dans ce cadre, la MIR a mis en place une commission de sélection des projets, à laquelle participent au moins un élu municipal et un représentant du service en charge des relations internationales. Les critères de sélection des projets sont élaborés conjointement par la ville et la MIR ; ils sont revus régulièrement. L instruction aboutit à des propositions d affectation des fonds, à partir de critères de recevabilité et de qualité ; à compter de 2009, les critères formels d éligibilité ont été bien distingués de l appréciation proprement dite des demandes, réalisée au travers d une grille d analyse (11 items et 5 paliers de notation en ce qui concerne le FAD). La commission, composée de représentants de la MIR, d associations et de la ville de Rennes effectue une sélection et propose une liste à la commune. Le conseil municipal s écarte assez rarement du résultat de l instruction effectuée par la MIR. Les dossiers de demande, comme les fiches internes de suivi et les grilles d analyse, apparaissent complets et détaillés. FAD Projets reçus Projets recevables Projets à aider selon la MIR Projets subventionnés par la ville 31/68 Demandes de subvention Subventions à accorder selon la MIR Subventions attribuées par la ville nc nc nc nc FEI Projets reçus Projets à aider selon la MIR Projets subventionnés par la ville Demandes de subvention Subventions à accorder selon la MIR Subventions attribuées par la ville En 2011, le FEI a été recentré en donnant la priorité aux échanges, aux échanges associatifs et aux voyages scolaires, avec un impératif de première découverte de l étranger. En revanche, les voyages associatifs et les simples accueils à Rennes ne sont plus subventionnés. La priorité est également accordée aux villes partenaires. L accent est mis sur l effectif global concerné, sur la proportion des boursiers et sur la restitution en fin de projet.

33 Prestations assurées par l association L utilisation des salles de réunion est importante, même si, au regard de la localisation centrale de la MIR à Rennes, elle pourrait peut-être être renforcée dans la journée, y compris au profit d acteurs extérieurs au champ international, de manière subsidiaire et moyennant paiement : Associations adhérentes de la MIR MIR Ville de Rennes Total L occupation de l auditorium est régulière : entre 238 et 305 réservations annuelles, de 2009 à 2012, avec un certain équilibre entre l ensemble MIR-associations adhérentes et l ensemble IFA-ville de Rennes. La galerie d exposition est utilisée de manière quasi-permanente, avec une part pour l ensemble MIR-associations adhérentes qui est majoritaire, parfois nettement. La MIR organise également des activités délocalisées, avec expositions, forums, rencontres, qui drainent un public extérieur auprès duquel l association peut faire connaître son action. La fonction d accueil et d information a fait l objet d un recensement des accueils physiques et téléphoniques aux mois de février, juin, octobre et novembre Il en ressort un total de 806 contacts téléphoniques sur ces 4 mois et de 616 accueils physiques, soit respectivement 10,1 et 7,7 interlocuteurs par jour. Les chiffres restent donc limités, malgré la centralité de la situation de la MIR. Dans sa réponse, la MIR conteste l appréciation sur les chiffres limités de l accueil, en rappelant que celui-ci ne concerne que le rez-de-chaussée, que des utilisateurs se rendent directement dans les étages et que les chiffres indiqués ne concernent que la période du mardi au vendredi. La MIR indique avoir quantifié tous les contacts au quotidien. Elle aboutit à un total compris entre 151 et 344 personnes par jour «occupé». Toutefois, dans le détail, les chiffres liés à l accueil physique et à l information restent bien limités, s agissant justement de la fonction de base de la MIR (qui est d abord un équipement immobilier destiné à l accueil, qui représente un coût) et de celle qui témoigne de l attractivité auprès de nouvelles personnes, les réunions dans les étages rassemblant pour l essentiel les mêmes personnes de manière récurrente et la galerie et l auditorium touchant des publics qui peuvent rester indifférents au reste de l activité de la MIR. De plus, les chiffres relatifs aux mobilités internationales, aux villes jumelées, à la recherche d activités bénévoles, etc., restent réduits et minoritaires, alors qu il s agit d une dimension traditionnelle importante des services confiés à la MIR. La typologie des demandes montre que les démarches vers la MIR proviennent d habitués et/ou d associations déjà adhérentes. Un effort de communication mériterait donc d être fait pour que la MIR touche encore davantage de publics, comme le reconnaissent et le souhaitent périodiquement les instances de l association. 32/68

34 6. Les autres partenariats et financements publics L association fait régulièrement appel à des organismes publics pour financer certaines de ses actions qui entrent dans leur champ de compétences : conseil régional, conseil général, Union Européenne, services de l Etat, Il peut en partie s agir de missions confiées par la ville de Rennes ou complémentaires de cellesci, ce qui permet alors une intéressante économie d échelle. Il s agit de formations, de rencontres, d événements à destination du public, de forums, d échanges, d animation de réseaux, etc. (en ) Union Européenne Etat Conseil régional Conseil général Ville de Rennes* Associations Total Source : grand livre * Hors subvention annuelle de fonctionnement Avec le temps, certaines de ces actions ne semblent toutefois plus trouver pour seule justification que leur propre existence et le souci de leur simple pérennisation. Les résultats concrets paraissent parfois ténus et les interventions, travaux, échanges semblent centrés sur les intervenants eux-mêmes. Ainsi, les fonds d Etat en provenance du CDVA (conseil de développement de la vie associative) ont-ils servi en 2010, dans un cadre d «expérimentation», à conduire, selon le rapport d activités 2010, une action de «coordination de la diaspora africaine», action qui «voit l appui conseil se focaliser de plus en plus sur la mise en place de projets (élaboration de projets et recherche de financement)». Une convention biennale a été conclue le 27 janvier 2011 entre la région Bretagne et l association MIR à la suite d un appel à projet de la région sur l opération «représentation des migrants dans nos organisations (MIGOR)». Le coût global du programme a été évalué à , avec un financement du conseil régional à hauteur de En 2011, selon le rapport d activité, le projet en est encore, notamment à «clarifier la notion de migrant et adopter une définition d usage dans le cadre du projet MIGOR» et à «sensibiliser les organisations issues des migrations pour qu elles intègrent le projet MIGOR». Les quelques interventions réalisées sont faites uniquement auprès des membres de MIGOR. Au conseil d administration de novembre 2012, se posent encore les questions de la place des migrants dans le comité de suivi («en tant que migrants ou en tant que professionnels?», question qui a «ouvert un vaste débat sur «quelle définition du mot migrant, quel contenu?»»). Si la recherche de financements extérieurs complémentaires est indispensable et notable pendant la période sous revue, l association doit veiller à ne pas distraire des ressources, humaines en particulier, qui sont rares et dont elle a besoin par ailleurs ou qu elle peine à financer, dans des projets dont la gestation semble lente et dont la concrétisation et l impact sur le public rennais apparaissent limités. 33/68

35 7. L accueil de collectifs Trois collectifs se sont réunis à la MIR depuis Un de ces collectifs s est transformé en association. En revanche, pour les deux autres et notamment l un d entre eux, la situation actuelle peut poser problème. Un collectif, constitué en 2002, n est pas une association membre de la MIR et n a pas d existence juridique. Il tient pourtant ses «assemblées générales hebdomadaires» à la MIR. Ainsi, tous les tracts du collectif ne portent qu une seule indication précise permettant d en savoir davantage : «AG hebdomadaires» ou «réunions ouvertes le mardi à 18h30 à la MIR 7 quai Chateaubriand». Le site Internet du collectif reprend cette information en bandeau de haut de page, précisant même «salle de réunion 2 ème étage gauche» ; le site précise également que la conception de son action «suppose l absence totale de la personnalisation du collectif». La MIR a bien précisé que les personnes qui réservent les salles s inscrivent au nom de leur collectif, qui est donc sans existence juridique, et non individuellement. Elles n endossent donc pas la responsabilité à titre individuel. S agissant d un regroupement de personnes sans existence juridique et sans identité ouverte, appelant à des réunions au sein de la MIR, sans contrôle particulier, la responsabilité juridique de l association peut à tout moment être engagée, qu il s agisse de problèmes ou de contentieux relatifs à la structure MIR ellemême, aux locaux et au fonctionnement interne, ou qu il s agisse de la recherche de responsabilités à raison d actions extérieures du collectif. En outre, s agissant de locaux municipaux qui lui sont confiés dans un cadre juridique précis, cette situation n apparaît pas compatible avec la convention signée avec la ville de Rennes, dont la coresponsabilité pourrait être recherchée en particulier en cas de contentieux, l usage des locaux par le collectif étant ancien, récurrent, bien connu du propriétaire et clairement contraire aux règles fixées. En effet, l article 16 de la convention de 2013 avec la ville prévoit que la MIR s engage à réclamer aux associations accueillies une copie de leurs attestations d assurances, qui doit être transmise avant occupation des lieux. Cette situation est également contraire aux règles que l association s est elle-même fixées puisque, dans le même temps, le conseil d administration du 22 mars 2012 décidait que la domiciliation à l adresse de la MIR d associations non adhérentes ne serait possible que dans trois cas : pour une demande temporaire, pour un groupement d associations, à l occasion d un événement exceptionnel. La chambre constate que le collectif en question ne rentre dans aucune des catégories ainsi définies. ***** 34/68

36 ANNEXE Pour réaliser son objet, l association se donne pour missions : - d aider à la conception et à la mise en œuvre de projets à caractère international, - d accompagner les politiques locales dans le domaine international en particulier par la promotion des jumelages ou des coopérations initiées par la ville de Rennes, - de proposer à la ville de Rennes le subventionnement des associations, dans le cadre de leurs activités dans le domaine international, - d informer et de former les citoyens et structures de Rennes et de son agglomération aux réalités internationales et à leurs mutations, - d être un lieu d accueil, de rencontres, d échanges et de ressources pour la population de l agglomération rennaise, ainsi que pour les associations et autres acteurs, - de favoriser et d aider toute action commune en partenariat avec l Union Européenne, - d intervenir en matière européenne et internationale dans les champs de la solidarité, des échanges culturels et des migrations. Elle assure ainsi : - l information et l orientation de tous publics sur toute question liée à l international ; - le conseil et accompagnement de projets ; - l ingénierie et l organisation de formations ; - l organisation d événements de sensibilisation aux enjeux internationaux ; - l animation de projets inter-associatifs ; - la participation au dispositif de subventionnement des projets associatifs par la ville de Rennes dans le cadre des lignes «Fonds d échanges internationaux» (FEI) et «Fonds d aide au développement» (FAD). La MIR a ici un rôle d accompagnement des porteurs de projets déposant une demande de subvention et un rôle consultatif, de proposition de subventionnement de ces projets ; - le développement de contacts internationaux dans le but de créer des formations internationales pour les associations rennaises et d informer les Rennais grâce à une bonne connaissance des territoires partenaires. Matériellement, l association facture : - des locations de salles : l auditorium et la salle d exposition, - des photocopies et envois postaux. La MIR assure également des prestations de services non facturées : - mise à disposition de salles : toutes les autres salles sont mises à disposition gratuitement à tout acteur ayant un lien avec l international (non commercial), en priorité les associations ; cette mise à disposition découle de la première mission confiée par la ville de Rennes ; - mise à disposition de placards pour les associations de jumelage ; - réception du courrier de 23 associations : ce service n est aujourd hui plus proposé qu aux regroupements associatifs. Les compétences des salariés sont à disposition du public et en particulier des associations, pour des conseils ponctuels, de l accompagnement, de l information. 35/68