Le Président Rennes, le 16 juillet 2014

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1 Le Président Rennes, le 16 juillet 2014 Madame la Présidente de l association Maison Internationale de Rennes 7 quai Chateaubriand RENNES Par lettre du 27 mai 2014, je vous ai fait parvenir le rapport d observations définitives de la chambre régionale des comptes sur la gestion des exercices 2009 et suivants de l association Maison Internationale de Rennes (MIR). Votre réponse, ainsi que celle des collectivités ayant apporté un concours financier, parvenues à la chambre dans le délai légal d un mois, sont jointes au rapport d observations définitives pour constituer avec lui un document unique qui vous est notifié ci-après. En application de l article L du code des juridictions financières, cet envoi est également transmis aux collectivités ayant apporté un concours financier et sera porté à la connaissance de leur assemblée délibérante. Il deviendra alors communicable dès la première réunion de celle-ci. Je vous invite, en conséquence, à communiquer vous-même à l organe délibérant de l association Maison Internationale de Rennes (MIR) ce rapport d observations définitives. Jean-Louis HEUGA 3, rue Robert d Arbrissel CS RENNES CEDEX - Tél : Télécopie :

2 SOMMAIRE 1. Présentation de l association Historique Objet Elargissement des orientations et des missions Relations institutionnelles Le fonctionnement institutionnel Dispositions statutaires et réglementaires La vie institutionnelle Les délégations de pouvoir et de signature Situation financière et comptable Procédures budgétaires Comptes de résultat Bilan Procédures comptables Modalités de contrôle interne La comptabilité analytique Ressources humaines Effectifs Aspects contractuels et financiers Temps de travail Mise en œuvre de la convention avec la ville de Rennes Les autres partenariats et financements publics L accueil de collectifs /68

3 Association Maison Internationale de Rennes (MIR) OBSERVATIONS DEFINITIVES DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES DE BRETAGNE Exercices 2009 et suivants La chambre régionale des comptes de Bretagne a procédé, dans le cadre de son programme de travail, au contrôle des comptes et à l examen de la gestion de l association Maison Internationale de Rennes (MIR) à compter de l exercice Ce contrôle a été ouvert par lettre du 18 février L entretien préalable prévu par l article L du code des juridictions financières a eu lieu le 12 novembre 2013 avec Madame Danièle NEZHAOUI-JACQUEMONT, présidente de l association. La chambre, lors de sa séance du 5 décembre 2013, a formulé des observations provisoires qui ont été adressées le 7 janvier 2014 à la présidente. Un extrait intégral a également été adressé au maire de Rennes, propriétaire des locaux et principal apporteur de financements publics. Après avoir examiné les réponses écrites, la chambre, lors de sa séance du 14 mai 2014, a arrêté ses observations définitives. 2/68

4 Résumé La chambre a procédé à l examen de la gestion de l association Maison Internationale de Rennes (MIR), pour les années 2009 et suivantes. La MIR a été créée en Elle réunissait principalement les associations de jumelage. Elle a été refondée en 1998 au moment de l adhésion d un grand nombre d associations de solidarité internationale, qui étaient précédemment regroupées au sein de l office social et culturel rennais. Les associations adhérentes couvrent les champs de la solidarité internationale, des échanges culturels, de la place des migrants, des jumelages. Les objectifs de l association ont été élargis en 2010, avec l intégration de la problématique générale des droits humains, notamment au travers du thème des migrations. Si le champ d action de l association n est pas seulement local et a une vocation très large, elle dépend pour l essentiel de la ville de Rennes pour son fonctionnement (locaux mis à disposition et subventions). La vocation sur le territoire de l agglomération pourtant prévue dans les statuts ne trouve aucune concrétisation à ce jour. Le fonctionnement institutionnel de l association ne pose pas de problème majeur. Les règles formelles de réunion et de fonctionnement des différentes instances sont respectées et les comptes rendus des réunions sont inégaux mais globalement satisfaisants. En revanche, le règlement intérieur mérite d être revu et complété. L association gagnerait également à formaliser et détailler le cadre et les modalités des délégations de pouvoir et de signature. Les procédures budgétaires, comptables et de contrôle interne mises en œuvre n appellent pas de remarques particulières et apparaissent respectées. La MIR pourrait cependant rendre son dispositif de comptabilité analytique plus pertinent. La situation financière de l association apparaît tendue : - les résultats sont déficitaires sur l ensemble des exercices examinés, - les dépenses, notamment de personnel en raison des décisions d embauche et de remplacement prises dans la deuxième moitié des années 2000, augmentent plus vite que les recettes, - les réserves et, en conséquence, les fonds propres sont structurellement en baisse sur la période. Le choix de ne pas réduire les dépenses de personnel lorsque cela était possible conduit aujourd hui à prévoir une compression du temps de travail et des rémunérations. Par ailleurs, la gestion quotidienne des ressources humaines ne présente pas de problème formel ou juridique. Dans ce contexte financier, l évolution du positionnement de l association est malaisée. Elle a engagé et/ou renouvelé des projets et des personnels en présupposant qu elle aurait des financements complémentaires pérennes. Aussi, la MIR pourrait réfléchir, en lien avec la ville de Rennes, à une clarification et à un choix entre : - un recentrage sur les seules missions confiées par la ville, en considérant que le subventionnement n est pas indéfiniment extensible et que la situation financière tendue de l association ne permet pas d engager de projets supplémentaires qui puissent être pérennisés ; - des missions effectivement élargies et une indépendance accrue à l égard de la commune, mais en se détachant de la gestion du bâtiment et en devenant un prestataire de la commune pour quelques missions (accompagnement, aide et conseil aux associations subventionnées par la ville, actions de réseau, de communication et de formation). Sur le plan formel, la convention entre la ville de Rennes et l association est exhaustive et précise dans ses stipulations relatives aux locaux de la MIR ou en matière de suivi, de contrôle et d évaluation. 3/68

5 1. Présentation de l association 1.1. Historique La Maison Internationale de Rennes a été créée en Elle réunissait principalement les associations de jumelage. Elle a été refondée en 1998 au moment de l adhésion d un grand nombre d associations dites «de solidarité internationale», qui étaient précédemment regroupées au sein de l office social et culturel rennais. Les associations adhérentes couvrent les champs de la solidarité internationale, des échanges culturels, de la place des migrants, des jumelages Objet Selon les derniers statuts révisés en 2010, l association a pour objet : - de «contribuer à l édification de rapports plus équitables entre les peuples et à la défense des droits dans le monde», - de «promouvoir et soutenir toute initiative qui vise à développer la conscience européenne et internationale dans la population de Rennes et de son agglomération et de susciter toute forme d organisation la favorisant». Le détail des missions et des modalités d intervention en vue de la réalisation de l objet social de la MIR sont précisés en annexe. L objet premier de l association n est pas seulement local et a une vocation très large, alors même qu elle dépend pour l essentiel de la ville de Rennes pour son fonctionnement (locaux et subventions). A plusieurs reprises dans ses statuts, l association se donne une vocation sur le territoire de l agglomération, qui ne trouve aucune concrétisation à ce jour, que ce soit à l échelle de la métropole ou dans une autre commune de l agglomération que Rennes Elargissement des orientations et des missions Dès l assemblée générale ordinaire de 2009, il était relevé l ouverture de la «politique» de l association «vers les migrations dans le cadre des droits humains et de la solidarité internationale». La commune de Rennes a précisé qu elle ne souhaitait pas la financer et que d autres financements devaient être trouvés. Lors des conseils d administration de en particulier, les représentants de la ville ont demandé à la MIR de s en tenir à la politique définie en 2007, c est-à-dire la suppression du poste de chargé de mission «migrations» si des financements extérieurs suffisants n étaient pas trouvés, et de se recentrer sur les missions conventionnelles. En réponse aux observations de la chambre, la ville de Rennes rappelle d ailleurs la «nécessaire adéquation entre le développement des activités et des projets de la MIR et l obtention de financements pérennes». La volonté de la MIR d élargir ses missions, essentiellement sur les problématiques de migrations et, en fait, sur celles de l immigration en Bretagne, est récurrente et occupe une grande partie des débats internes de l association. Cette évolution a été conçue en opposition à la ville de Rennes. La motivation est à la fois de fond, sur le contenu même des actions et politiques menées, mais aussi financière et matérielle. A cet égard, lors du conseil d administration du 28 mars 2012, le trésorier adjoint regrettait, «une fois encore, l absence de ressources propres qui fragilise l association et qui obère son autonomie vis-à-vis du bailleur de fonds principal». 4/68

6 L association cherche en effet à obtenir, pour ses projets ou son fonctionnement, des fonds de collectivités autres que la ville, notamment de l Etat ou de l Europe. Son objectif est d être moins dépendante à l égard de la commune. Si la recherche d autres financements est effectivement souhaitable, il n en reste pas moins que, si l association n était pas adossée au patrimoine immobilier et au financement récurrent de la commune de Rennes, elle aurait eu davantage de difficultés à élargir, sans trop de prise de risque à l origine, ses interventions. Dans le cadre de ce souhait d évolution de son positionnement, la MIR pourrait donc réfléchir, en lien avec la commune, à une clarification et à un choix entre : - un recentrage sur les seules missions confiées par la ville, en considérant que le subventionnement n est pas indéfiniment extensible et que la situation financière tendue de l association ne permet pas d engager de projets supplémentaires qui puissent être pérennisés ; - des missions effectivement élargies et une indépendance accrue à l égard de la commune, mais en se détachant de la gestion du bâtiment et en devenant un prestataire de la commune pour quelques missions (aide aux associations subventionnées par la ville, actions de réseau, de communication et de formation). En réponse aux observations de la chambre sur ce dernier point, la ville de Rennes note des «risques» possibles, liés à la mise en concurrence qui en découlerait et à la possibilité d un assujettissement à la TVA Relations institutionnelles Relations avec la ville de Rennes Evolution pendant la période sous revue Les relations entre la MIR et la ville de Rennes apparaissent tendues pendant la période sous revue. Le travail en commun est réel, mais sur la base de positions et de conceptions assez différentes des missions à exercer par la Maison internationale de Rennes, notion recouvrant à la fois la structure municipale rennaise et l association gestionnaire et animatrice de l équipement. Plusieurs aspects peuvent être à l origine de tensions : négociations conventionnelles, contenu des missions et des actions, équilibre financier, fonctionnement courant. A partir de l automne 2010, des rencontres bilatérales ont néanmoins eu lieu pour améliorer les relations, en confirmant un rôle de conseil de la MIR sur l attribution des subventions municipales (FEI et FAD), en réfléchissant en commun aux critères retenus, en effaçant des doublons entre services de la ville et MIR. Dans la réalité, les réunions paritaires ne se sont pas tenues comme prévu en , les discussions se faisant ensuite, à partir de l été 2012, sur le renouvellement de la convention et apaisant les tensions. Toutefois, le maintien des positions de fond respectives et la divergence d analyse sur la signification de la poursuite de la situation financière déficitaire conduisent, lors du conseil d administration du 20 décembre 2012, à la réapparition des tensions. Malgré les déclarations des représentants de la ville sur des budgets qui ne sont pas extensibles et sur la nécessité de se concentrer sur les missions reconnues dans la convention, l association revient en permanence sur ses demandes de financements complémentaires et sur sa volonté d élargissement et d évolution des missions et de maintien ou d accroissement des effectifs. 5/68

7 La chambre constate les tensions et différends qui ont pu affecter les relations entre la MIR et la ville de Rennes, concernant l utilisation des financements municipaux et leur adéquation au champ des activités susceptibles d être aidées. Elle observe que l association a engagé des projets et des personnels en considérant qu elle aurait des financements complémentaires pérennes. La ville a mis en garde l association et expliqué les contraintes financières, tout en ne voulant toutefois pas limiter la liberté d action et les projets de l association. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la MIR reconnaît une période de «dissensus» avec la ville, mais souligne le travail conjoint, les deux conventions signées sur la période et l absence de remarque négative de la part de la ville sur les activités conduites Cadre contractuel MIR et la ville ont conclu, en juillet 2009 après deux prolongations annuelles de la convention précédente, une convention définissant le cadre et les modalités de soutien de la ville à l exploitation de l association. Cette convention triennale a été prorogée d un an par avenant. Une nouvelle convention pluriannuelle de partenariat a été signée le 9 juillet Le préambule de la convention commence par rappeler la vocation de la MIR telle qu exposée par ses statuts. Il expose ensuite le «programme municipal», «fondé sur de grandes valeurs : justice sociale, développement durable, égalité des chances, solidarité, laïcité, fraternité» et décliné en objectifs et motivations générales dans le domaine international. Le préambule conclut que «c est dans cette perspective que la ville a souhaité bénéficier du concours de la MIR, et qu elle apporte son soutien à la MIR, ( ) avec la volonté de respecter sa liberté d initiative ainsi que son autonomie, de vérifier la bonne gestion des aides publiques par la mise en place d un dispositif de contrôle et d évaluation de leur utilisation». Le soutien municipal à la MIR a finalement pour but de «contribuer à la sensibilisation du grand public face aux questions internationales et européennes». D une manière générale et comme le montre le préambule, la convention s attache à éviter les risques juridiques de «transparence» de l association, en lui reconnaissant ses propres activités et interventions et l initiative de son action, ou de requalification en délégation de service public (DSP), en ne faisant pas peser de risque de gestion sur les missions confiées par la ville et en évitant des caractéristiques de service public. La MIR n exerce pas une délégation de service public, même si l association elle-même se considère souvent chargée d une «mission de service public» (par exemple lors du bureau du 4 février 2010). Si tel était le cas, une mise en concurrence au titre de la loi Sapin de 1993 serait nécessaire. En l occurrence, aucun élément ne permet de dire que la ville a souhaité déléguer une mission spécifique de service public municipal ; il s agit tout au plus de la contribution à un intérêt général dans le cadre d une politique municipale facultative. En outre, la rémunération de la MIR ne se fait pas substantiellement, loin s en faut, à partir des contributions des usagers. En revanche, s il en était décidé ainsi, un recentrage de l association sur ses missions propres et une gestion séparée du bâtiment et des missions institutionnelles seraient tout à fait envisageables. La gestion du bâtiment «maison internationale de Rennes» (mise à disposition de salles de réunion, accueil d expositions et de réunions, réception du courrier, ) pourrait être assurée en régie par la ville ou revenir à une structure paramunicipale ou associative déjà chargée de la gestion d équipements à destination des associations, ce qui permettrait des économies d échelle. Les prestations d appui, de conseil, de mise en réseau,, relèveraient alors d un appel à projets ou à idées, que la commune pourrait lancer à intervalles réguliers, afin de rendre possible un renouvellement périodique de la réflexion, des processus et éventuellement des acteurs en matière internationale. 6/68

8 A titre d exemple, la maison des associations de Rennes accueille différentes structures de soutien à la vie associative rennaise (CRVA : centre de ressources à la vie associative, APRAS : association pour la promotion de l action et de l animation sociale, centre du bénévolat, association multimédia BUG, ). Le CRVA, dans un espace ouvert au public, informe, documente et accompagne les associations ; il gère un dispositif dit «provision fonds de fonctionnement et projets» pour le compte de la ville de Rennes, en instruisant les dossiers et en proposant à la ville une répartition de l enveloppe de subventions, sur la base de critères précis. Cette maison est gérée par la SEM Citédia, par le truchement d une DSP, et propose à la location des salles de réunion et une salle de spectacle, selon un modèle similaire à celui de la MIR. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la ville indique qu elle «veille régulièrement à l optimisation de la gestion de tous ses locaux ( ). S agissant des locaux associatifs, à chaque fois que les activités, les conditions d occupation et la situation des locaux le permettent, une mutualisation de l occupation par différentes associations est recherchée. La réflexion se poursuit actuellement en vue, à terme, d une mutualisation d un certain nombre de salles municipales avec, si possible, un dispositif de réservation à distance» Missions conventionnelles Le titre 1 de la convention reprend les missions reconnues à l association par la ville. Convention 2009 Convention 2013 Mission 1 Fédération et mobilisation des initiatives dans le domaine Mission 1 international l international Mission 2 Appui aux associations de jumelage Mission 2 Accueil et information des Rennais qui souhaitent s informer ou agir à Appui au montage et à l analyse de projets à l international ou concernant l international Mission 3 Appui-conseil, accompagnement des porteurs de projets Mission 3 Fédération des acteurs et développement des initiatives à l international, pour une sensibilisation des publics Mission 4 Accueil et orientation des publics Mission 4 Information et dialogue avec la ville Mission 5 Mission 6 Sensibilisation aux enjeux européens et internationaux, aux Droits de l Homme, ainsi qu aux cultures étrangères Participation à l instruction pour l attribution de subventions de la ville à des projets à caractère international Le thème des migrations internationales ne figure pas parmi les champs d intervention principaux reconnus à la MIR par la ville et relève donc ainsi de la seule initiative de l association. Dans sa réponse à la chambre, la MIR indique que l acception à donner au terme «international» dans le cadre des missions conférées par la ville sera proposée à l ordre du jour de la première réunion avec la nouvelle municipalité élue en 2014, dans le cadre de la convention. En outre, la MIR s engage à œuvrer à la réalisation de ses missions «compte tenu de ses ressources humaines et de ses capacités financières» (article 1 er de la convention de 2013). 7/68

9 Dans la nouvelle mission 3, la MIR est censée «mobiliser ses ressources propres, celles de ses adhérents et de ses réseaux». Cependant, dans l article 3 de la convention de 2013, les parties «conviennent qu un travail de mise en adéquation des moyens au projet associatif et aux actions à développer dans le cadre des missions reconnues au titre 1 est nécessaire». D un côté, l association doit «gére[r] son budget dans un souci permanent d équilibre débit/crédit» et «assure[r] un suivi semestriel de sa masse salariale». Mais elle «adapte autant que nécessaire ses moyens humains afin de remplir les missions reconnues par la ville», ce qui peut être interprété différemment de son sens premier par l association. La ville est cependant prudente : l article 9 prévoit explicitement qu elle ne sera pas tenue de prendre en charge le «déficit apparaissant au bilan de la MIR» et ne sera «aucunement responsable des charges nouvelles qui traduiraient l application de décisions qu elle n aurait pas approuvées par écrit». L association doit donc faire son affaire de toute action et de toute dépense dépassant le cadre conventionnel Relations associatives L élargissement des champs d intervention de l association gagnerait à être coordonné avec des actions associatives déjà existantes. L UAIR (union des associations interculturelles de Rennes), qui bénéficie également d une convention avec la ville de Rennes et qui dépend quasi-exclusivement de financements municipaux, est déjà chargée de quatre missions : - écoute et accompagnement des personnes d origine étrangère et de leurs familles dans des démarches sociales, administratives et juridiques, - accès à la culture, médiation culturelle et réalisation de projets interculturels, - soutien aux projets d associations qui valorisent les cultures des Rennais d origine étrangère, - information et sensibilisation des habitants et professionnels aux problématiques liées à l immigration, l intégration et l interculturel. Au-delà, les mutualisations (avec d autres associations, principalement), que ce soit en matière d actions, de communication, de formation, devraient être recherchées. Régulièrement évoquées, elles connaissent toutefois peu de concrétisations. Le partage d un poste de chargé de mission avec l AJCPRD (association de jumelage-coopération Rennes-plateau Dogon), à la demande de la ville de Rennes qui le finance en partie, s est ainsi déroulé difficilement, comme en témoigne le procès-verbal du bureau du 8 décembre Avec l UAIR, les procès-verbaux des bureaux du 22 février et du 15 décembre 2011 montrent que les contacts, toujours évoqués et prévus, ne trouvent pas de réalisation concrète. C est également vrai des rapports avec le CRIDEV (centre rennais d information pour le développement et la solidarité entre les peuples, davantage subventionné par le conseil général), comme en atteste le procès-verbal du bureau du 5 juillet Une mutualisation encore plus importante pourrait également être recherchée en interne, dans les réseaux de chaque association adhérente et dans les carnets d adresses. Dans sa réponse aux observations de la chambre, la MIR fait état de relations plus riches et d actions communes, mais celles-ci restent en réalité très ponctuelles et datent pour l essentiel d une période antérieure à celle examinée. 8/68

10 2. Le fonctionnement institutionnel 2.1. Dispositions statutaires et réglementaires Composition L association se compose de personnes morales : membres de droit, membres bienfaiteurs et membres actifs. - Les membres de droit contribuent financièrement ou par leurs services au fonctionnement de l association. - Les membres bienfaiteurs versent une cotisation annuelle minimale fixée annuellement par l assemblée générale. - Les membres actifs versent une cotisation fixée annuellement par l assemblée générale et participent à la vie de l association. Les membres se groupent en quatre collèges : - celui des membres de droit : il s agit des pouvoirs publics, offices ou institutions qui, sollicités par l assemblée générale, ont accepté d être membres de droit. La ville de Rennes est obligatoirement membre de droit ; - celui des associations qui, reconnues par les collectivités locales comme animant des jumelages ou des jumelages-coopérations ou en partenariat avec l Union Européenne, ont vocation à être conventionnées ; - celui des associations qui œuvrent pour la promotion de relations d amitié et d échanges avec des villes ou pays étrangers, des associations qui œuvrent pour le développement des pays les moins avancés ou mènent une action humanitaire, des associations qui œuvrent en faveur des droits de l homme, des associations qui se préoccupent de l intégration des populations d origine étrangère dans l agglomération rennaise et visent à y développer la citoyenneté, - celui des associations qui, sans avoir de vocation principale à l international, ont une action durable en ce domaine, soit par des relations d échanges et d amitié, soit par leur contribution à des projets de développement ou bien par leur activité auprès des populations d origine étrangère ou ayant des activités interculturelles. Parmi les associations adhérentes, figure le DAL (Droit au logement), dont l objet n est pas clairement international et ne fait a priori pas de distinction entre les personnes rencontrant des problèmes de logement. Alors que, jusque-là, les adhésions comprenaient essentiellement - des comités de jumelage et des organismes institutionnels (office de tourisme, par exemple), - des associations d amitié et de coopération (Solidarité avec Madagascar ou le Mouvement européen, par exemple), - des structures d échanges individuels avec une forte implantation locale (orchestre des jeunes de Haute-Bretagne, MJC Bréquigny ou Séjour en famille française, par exemple), - des branches locales d organisations internationales ou à vocation globale (Unicef ou Artisans du Monde, par exemple) - ou des associations représentant des étrangers en France (Amicale des Ivoiriens de Rennes, par exemple) ou s intéressant aux problématiques de migrations et d échanges internationaux, même avec une dimension militante (Attac ou comité France Palestine Solidarité). Ce type de nouvelles adhésions accentue l évolution de l objet de l association vers les thèmes des migrations et des «droits humains», avec une moindre affirmation de la dimension internationale traditionnelle. Les invités aux assemblées générales préfigurent souvent des adhésions et comportent notamment SOS Racisme, dont le positionnement est similaire et n a pas de réelle dimension internationale. 9/68

11 Pourtant, nombre d autres structures (universités ; grandes écoles comme Sciences Po qui a des relations internationales très variées et développées ou l ESC Rennes qui accueille de très nombreux élèves chinois ; les collectivités territoriales de l agglomération puisque l association s est donnée une vocation métropolitaine), dans une optique d élargissement, pourraient avoir vocation à intégrer la MIR. L évolution des objectifs de la MIR, formalisée dans les statuts de 2010 et éloignant celle-ci de sa dimension institutionnelle d origine, est renforcée par la répartition en collèges et par l ouverture à des associations n ayant pas pour vocation première l action internationale et les échanges L assemblée générale L assemblée générale ordinaire (AGO) comprend tous les membres de l association à quelque titre qu ils y soient affiliés. Elle se réunit au moins une fois par an. Tous les membres ont droit de vote. L assemblée comporte quatre collèges. Ceux-ci fonctionnent en assemblée générale (AG) tant pour le vote de toute décision que pour l élection du conseil d administration. Chaque personne morale adhérente dispose d une voix ; le premier collège dispose de 20 % de l ensemble des voix, le deuxième de 20 %, le troisième de 40 % et le quatrième de 20 %. Ces proportions sont celles qui déterminent les poids respectifs des représentants des collèges au sein du conseil d administration. Ces représentants sont élus au sein de leur collège respectif par l assemblée générale. L assemblée ne peut valablement délibérer que si la moitié des membres bienfaiteurs et actifs sont présents ou représentés. Chaque membre présent ayant droit de vote ne peut avoir plus d un pouvoir de membre absent. Si ce quorum n est pas atteint, une deuxième AG est convoquée, elle peut alors délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Le président, assisté des membres du bureau, préside l assemblée et expose la situation morale de l association. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l approbation de l assemblée. L assemblée vote le budget prévisionnel de l année en cours. L assemblée générale est informée de tout contrat passé avec un membre du conseil d administration ou un de ses proches. Il est procédé, en fin de réunion et par collèges, au remplacement des membres du conseil sortant ; ce remplacement est validé par l assemblée générale. Les décisions sont prises à la majorité relative des voix ; en cas de partage, celle du président est prépondérante. Le vote relatif à des personnes se déroule à bulletin secret Membres AG Lors de l assemblée générale du 25 juin 2012, la répartition des associations ou organismes respectivement à jour de cotisation et effectivement présentes ou représentées était la suivante : 1 er collège : 5 / 5 2 ème collège : 14 / 11 3 ème collège : 91 / 49 4 ème collège 26 / 13. La répartition en collèges et la forte représentation des deux derniers collèges, en particulier du 4 ème, conforte l évolution imprimée aux objectifs de l association par la modification des statuts de /68

12 Le conseil d administration et son bureau La composition du conseil d administration Le conseil d administration (CA) dirige l association par délégation de l AG. Il est chargé de mettre en œuvre les décisions ou orientations prises en AG. Il prépare les orientations et le projet de budget avant le début de l exercice. Il statue sur toute convention ou contrat passé avec un de ses membres ou un proche. L effectif du conseil d administration varie sur la période comme suit : Effectif Effectif réel Collèges : théorique n 1 Membres de droit n 2 Associations et comités de jumelage n 3 Associations ayant l'international pour vocation principale n 4 Associations ayant l'international pour vocation partielle Total Selon l article 8 des statuts, le CA est composé de «30 membres maximum», élus pour 3 années par l AG. Les membres sont rééligibles. Le renouvellement s effectue chaque année par tiers. Même si le nombre total de membres est mentionné comme un maximum, les différentes catégories de membres ne sont pas présentées comme des maxima, ce qu elles sont pourtant, puisque les statuts les fixent sans possibilité de transferts et de compensations entre catégories : «six membres représentent le collège des membres de droit, dont quatre représentants de la Ville de Rennes, six celui des associations reconnues comme animant des Jumelages ou des Jumelages Coopération ayant vocation pour être conventionnée, douze celui des associations non conventionnées ayant vocation principale à l international et six membres celui des associations qui n ont pas de vocation principale à l international.» Outre qu elles sont rédigées de manière ambiguë -la désignation de moins de 30 membres aboutissant à ne pas respecter formellement les dispositions relatives aux catégories-, les dispositions statutaires relatives à la composition du CA ne sont pas respectées en puisque le nombre de représentants du collège n 3 est supérieur au maximum fixé par les statuts. L association souligne que le dépassement en question n a été constaté que pour une seule réunion du CA où, d ailleurs, en raison de deux absences, les 13 membres n ont pas siégé ensemble. La chambre invite l association à respecter ses statuts et à préciser leur rédaction, soit en fixant un nombre précis quant au total de membres du CA, soit en fixant une fourchette pour le nombre de représentants par collège, afin de ne pas être incohérent avec le plafond global Le bureau et son renouvellement Le conseil d administration élit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de : - un président, - un ou plusieurs vice-présidents, - un secrétaire et, s il y a lieu, un secrétaire adjoint, - un trésorier et, s il y a lieu, un trésorier adjoint. Le bureau veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d administration. Il a délégation pour la gestion des affaires courantes de l association et en rend compte au conseil d administration. 11/68

13 Selon le règlement intérieur, le rôle des membres du bureau est le suivant : - Le président parle et agit au nom de l association dans tous les actes de la vie civile, il agit en justice au nom de l association ; il favorise le débat dans les différentes instances de l association afin d atteindre les buts fixés dans les statuts et fait émerger les projets qui donnent vie à l association ; il ordonne les dépenses ; il signe les contrats et représente l association pour les actes avec les tiers, embauche le personnel après consultation de la commission de recrutement. - Le vice-président peut être appelé à remplacer le président, à sa demande, dans tout ou partie de ses fonctions et, notamment, à représenter l association. - Le secrétaire rédige les comptes rendus des réunions des différentes instances (assemblée générale, conseil d administration, bureau) ; il est responsable des archives de l association et tient les différents registres avec l aide de la direction. - Le trésorier prépare le budget et rend compte à l AG de son exécution ; il règle les dépenses et assure le suivi de la gestion de l association ; il gère le patrimoine de l association. Les dispositions relatives au CA s appliquent également au bureau. La répartition des membres du bureau par collège de membres montre que les fonctions dotées de compétences statutaires immédiates (président, trésorier, secrétaire) ont progressivement été confiées à des représentants du 3 ème puis du 4 ème collège. Cette évolution confirme l importance croissante donnée à des associations dont la vocation internationale n est que partielle ou dont l action est tournée vers le territoire national Le règlement intérieur Le règlement intérieur a pour objet de compléter les statuts, de préciser les règles de détail ou les dispositions sujettes à modifications fréquentes. Il comprend deux parties : «admission et radiation» (partie qui traite également de la réintégration) ; «fonctionnement des instances» (partie consacrée au renouvellement, à la suppléance et au vote au sein du CA, au rôle des membres du bureau et à l émargement et aux votes au sein de l AG). Il a été approuvé par l assemblée générale du 17 juin Beaucoup de ses dispositions reprennent celles des statuts et le texte est globalement assez succinct. En particulier, aucun élément n a trait : - aux délégations de pouvoir et de signature, la directrice n étant même pas mentionnée, - aux transmissions d informations entre instances de l association, - à la constitution et au fonctionnement des commissions internes de l association, - aux modalités de remboursement des salariés et des bénévoles, - aux modalités d utilisation des locaux et du matériel par les associations membres, ni aux modalités d assurance. Il est suggéré à l association de revoir et de compléter son règlement intérieur. En réponse, la présidente de la MIR fait état du lancement d un travail d actualisation du règlement intérieur, sur la base des préconisations de la chambre, en vue d une AG en /68

14 2.2. La vie institutionnelle L assemblée générale Les réunions en assemblée générale ordinaire L AGO s est bien réunie une fois par an au cours de la période sous revue. AGO Date 18-juin juin avr avr juin-12 En 2012, la réunion du 12 mai 2012 n a pu se tenir en l absence de quorum. Selon le procès-verbal, «70 adhérents étant à jour de leur cotisation, le nombre de voix des membres de droit étant de deux, le quorum s élève à 36 voix. Constat est fait par les membres présents que le quorum n est pas atteint. La Présidente indique qu une nouvelle Assemblée Générale sera convoquée, conformément à l article 10 des statuts.» L AGO s est réunie une nouvelle fois le 25 juin Les rapports moraux, d activité et financiers n appellent pas de remarques. Le rapport financier est succinct mais dans le sens de la simplicité et de la mise en évidence des enjeux principaux. La tenue des procès-verbaux d AG est satisfaisante, même si elle s érode quelque peu entre 2008 et 2012, et répond aux attentes au niveau : - de la vérification de la représentation des membres : présents par collège, excusés, invités, - de la clarté de la présentation, - de la retranscription des interventions et débats, - des votes par délibération, - des pièces annexes (rapports d activité, moraux et financiers, présentation thématiques ) Les réunions en assemblée générale extraordinaire Les réunions en assemblée générale extraordinaire (AGE) ont été les suivantes : AGE mai avr.-10 Date 22-juin avr.-10 Les AGE du 29 mai 2009 et 14 avril 2010 n atteignaient pas le quorum. A chaque fois, une nouvelle réunion a dû se tenir, les 22 juin 2009 et 29 avril Les AGE ont porté, conformément à leur objet, sur des questions de modifications statutaires. Les procès-verbaux n appellent pas de remarques Le conseil d administration Selon les statuts, le conseil d administration se réunit une fois au moins tous les trois mois sur convocation du Président ou sur demande de la moitié au moins de ses membres. Le conseil d administration ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres est présente ou représentée. Si ce quorum n est pas atteint, un autre conseil est convoqué, selon les modalités habituelles et dans un délai maximum de deux semaines. Le conseil peut alors délibérer valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité relative des voix ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Tout membre du conseil qui, sans excuses, n a pas assisté à trois réunions consécutives peut être considéré comme démissionnaire. 13/68

15 Le directeur de la MIR assiste, sauf avis contraire des instances, à toutes les réunions des instances de l association, avec voix consultative. Le conseil d administration s est réuni, conformément aux statuts, aux dates suivantes : CA janv janv janv janv janv mars mars mars mars mars mai mai-09 1-avr mai juin-12 Date 25-juin-08 8-juil mai sept oct sept sept juin nov nov nov nov sept déc nov.-10 Les procès-verbaux paraissent complets et n appellent pas de remarques. Depuis trois ans, les représentants de la ville de Rennes, principal financeur de la MIR et disposant de voix délibératives dans la rédaction statutaire actuelle, ne sont plus présents aux réunions du CA que lorsque les questions inscrites à l ordre du jour le justifient, à leur sens. Dans le cadre du travail d actualisation des statuts et du règlement intérieur, en vue d une AG en 2014, la présidente de la MIR indique que la réflexion portera également sur les modalités de représentation de la ville au sein du CA, ce qui nécessitera une discussion bilatérale préalable Le bureau Les réunions du bureau se sont tenues aux dates suivantes : févr mars-09 4-févr févr févr mars avr mars-10 1-mars mai-12 7-mai-08 9-sept mai-10 9-juin juil sept oct mai-10 5-juil sept oct déc juin-10 7-sept déc déc sept oct nov déc déc.-10 Jusqu à la fin 2009, les procès-verbaux étaient moins complets et explicites que ceux du CA. Le caractère extrêmement laconique de beaucoup de mentions (souvent, seulement un mot relatif au thème abordé) les rend en partie inutilisables sur le long terme. La situation s est améliorée par la suite, avec des comptes rendus explicites et circonstanciés, retraçant bien le fond des débats et des différentes interventions L émargement Dans son point 2.3, le règlement intérieur prévoit qu un émargement par collège est fait au début de chaque assemblée générale, qui permet d opérer les calculs au moment du premier vote. Un mode de repérage par collège est institué pour les votes. Si seul l émargement lors des réunions de l assemblée générale est prévu dans le règlement intérieur de l association, celle-ci fait procéder également à un émargement lors des réunions du conseil d administration et du bureau. 14/68

16 L émargement lors des réunions de CA et de bureau pourrait être inclus dans le règlement intérieur de l association. En ce qui concerne la vie institutionnelle, la chambre note le respect des règles formelles de réunion des différentes instances de l association et le caractère inégal mais globalement satisfaisant des comptes rendus. Elle relève la difficulté potentielle liée à la participation épisodique des représentants de la ville de Rennes pour le fonctionnement du conseil d administration. La ville pourrait opter pour des représentants sans voix délibérative et avec simple voix consultative, puisque son objectif affiché est de respecter la liberté associative, ou pour un statut d invité permanent Les délégations de pouvoir et de signature Les statuts prévoient que «le conseil d administration dirige l association par délégation de l assemblée générale. Il est chargé de mettre en œuvre les décisions ou orientations prises en assemblée générale. Il prépare les orientations et le projet de budget avant le début de l exercice. Il statue sur toute convention ou contrat passé avec un membre du CA ou un proche». Quant au bureau, les statuts prévoient qu il «a délégation pour la gestion des affaires courantes de l association et en rend compte au CA. Les rôles [et non les pouvoirs] des membres du bureau sont précisés dans le règlement intérieur». Lorsque l association a été sollicitée pour fournir les délégations en vigueur sur tout ou partie de la période sous revue, qu il s agisse de délégations entre instances, d une instance à un dirigeant ou un salarié ou entre dirigeants et salariés, elle a d abord repris les décisions du bureau du 15 octobre 2009 et toutes les modifications qui ont suivi. Mais ce bureau, et les suivants, ont récapitulé en réalité les domaines d intervention des différents administrateurs et leurs fonctions de représentation dans d autres associations ou dans des réseaux (mouvement associatif rennais, conseil rennais de la diversité et de l égalité des droits, conférence permanente des coordinations associatives, ). Les délégations de pouvoirs et de signature apportées par l association relèvent de décisions prises par le bureau et le conseil d administration et s apparentent davantage à des mandats qu à des délégations. En fin de compte, les seules délégations réelles consenties sur la période sont les suivantes : - lors du bureau du 9 septembre 2009 et du conseil d administration du 24 juin 2010, la directrice est désignée pour «porter» la licence de spectacle ; - lors du bureau du 26 mai 2010, «autorisation est donnée» à la directrice pour la signature des chèques en l absence du trésorier et du trésorier adjoint, «avec l accord notifié de la présidente» ; - lors du CA du 17 mars 2011, la directrice est chargée d organiser les négociations sur l annualisation du temps de travail et la présidente est autorisée à signer l accord, le CA se contentant d être informé des «suites données» ; - lors du CA du 1 er octobre 2012, «mandat» de négociation est donné au bureau pour les négociations de renouvellement de la convention avec la ville de Rennes et «mandat de signature» est donné à la présidente. Ces délégations ou mandats restent imprécis quant à leurs bénéficiaires (bureau dans son ensemble, alors que la négociation avec la ville n a mobilisé que quelques membres, par exemple), à leur objet, à leur étendue (aucun plafond n est défini pour la signature des chèques par exemple ; le mandat de négociation semble total mais la directrice n a pas pour autant le pouvoir de signer), à leur durée, à leurs conditions de mise en œuvre (les périodes considérées comme des absences de la part du trésorier et de son adjoint, qui sont par définition des personnes ne travaillant pas à la MIR, ne sont pas définies). 15/68

17 La chambre recommande à l association de formaliser les délégations de pouvoir, dans les statuts en ce qui concerne le cadre général et les délégations possibles, dans le règlement intérieur pour les détails et modalités concrètes : - les délégations de l assemblée générale au conseil d administration, - les délégations du conseil d administration à chacun de ses membres (président, trésorier, secrétaire en particulier), - les délégations du président, du trésorier, voire du secrétaire, à la directrice. La nature et l étendue des délégations de signature, en précisant le type de documents concernés, les seuils de délégation et les périodes et conditions de validité de la délégation, pourraient être décidées individuellement par la présidente, le bureau ou le conseil d administration selon l architecture établie et décrite statutairement ou réglementairement. 3. Situation financière et comptable 3.1. Procédures budgétaires Qu elles concernent la préparation, la présentation et l adoption du budget prévisionnel, la clôture comptable et budgétaire ou l analyse et la prise en compte du budget réalisé, les procédures budgétaires n appellent pas de remarques particulières et apparaissent respectées Comptes de résultat Le résultat est déficitaire sur l ensemble de la période. Le déficit moyen est de Les charges ont augmenté davantage que les produits entre 2008 et (en ) Evolution Total produits % Total charges % Résultat % Dans le détail, l essentiel des produits d exploitation vient des subventions, qui ont progressé plus lentement que les charges d exploitation, notamment que les salaires et charges sociales, qui forment une part essentielle de l ensemble des charges. 16/68

18 (en ) Evolution PRODUITS Ventes de marchandises Prestations de services % Sous-total chiffre d'affaires % Subventions d'exploitation % Transferts de charges % Autres produits d'exploitation % TOTAL PRODUITS D'EXPLOITATION % Produits financiers % TOTAL PRODUITS FINANCIERS % Produits exceptionnels TOTAL PRODUITS EXCEPTIONNELS CHARGES Achats de matières premières % Autres achats et charges externes % Impôts, taxes et versements assimilés % Salaires et traitements % Charges sociales % Dotation aux amortissements % Dotations aux provisions pour risques et charges ns Autres charges de gestion courante % TOTAL CHARGES D'EXPLOITATION % Charges financières TOTAL CHARGES FINANCIERES Charges exceptionnelles TOTAL CHARGES EXCEPTIONNELLES RESULTATS Résultat d'exploitation % Résultat financier % Résultat exceptionnel RESULTAT DE L'EXERCICE % Les produits liés aux prestations de services ont bien progressé mais se situent à un niveau marginal. Les autres achats et charges externes, ont plutôt tendance à diminuer, même si leur évolution est erratique. La chambre constate le déficit d exploitation récurrent de la structure, ainsi que la dépendance à l égard des subventions publiques et la part importante des charges de personnel Les recettes Les subventions d exploitation Les subventions de fonctionnement ont augmenté de 16 % sur la période. Subventions d'exploitation (en ) Evolution Subvention d'exploitation ville de Rennes % Subventions autres collectivités territoriales % Subventions Etat (dont Jeunesse et Sports) % Subventions Europe Subventions secteur privé % Subvention pérennisation ville de Rennes % Subvention CNASEA % Total % 17/68

19 Les subventions d exploitation représentent en moyenne plus de 90 % des produits d exploitation de l association Subventions (en ) Part dans les produits d'exploitation 92 % 88 % 93 % 95 % 89 % Parmi ces subventions, la ville de Rennes apporte près de 80 % des financements conventionnels en Subventions ville de Rennes (en ) Evolution Subvention d'exploitation % Subvention pérennisation % Total % Part dans les subventions d'exploitation 84 % 77 % 89 % 78 % 78 % La direction de la MIR est dynamique dans la recherche de nouveaux financements (autres collectivités que la ville de Rennes, ministères, préfecture, ). Toutefois, cette recherche a des limites dans la mesure où les financements obtenus sont souvent conditionnés à des actions qui s ajoutent à celles existant déjà et qui entraînent donc des dépenses (essentiellement de personnel) venant réduire voire annuler le bénéfice financier de ces subventions supplémentaires Les prestations de service Les prestations de services totalisent moins de 3 % des produits d exploitation et suivent une évolution assez erratique, même si les recettes tirées de la location de l auditorium croissent de manière continue. Produits liés aux prestations de services (en ) Remboursements location auditorium Remboursements affranchissement associations Remboursements téléphone associations Remboursements photocopies Paiement factures diverses Participation «marché du monde» Participation formation associations Semaine solidarité internationale Journée de l'europe 350 Total Depuis le 1 er janvier 2011, les tarifs des prestations ont augmenté (en outre, la galerie était gratuite jusqu en 2010). En 2012, l AG a refusé d augmenter ces tarifs qui restent donc en vigueur jusqu au 1 er janvier 2014 au moins. Pour les associations adhérentes, les photocopies sont facturées 6 centimes (noir et blanc) ou 10 centimes (couleur). Les affranchissements sont refacturés en fonction des indications de la machine à affranchir. Les produits générés par les formations dispensées aux associations sont très faibles et représentent moins de 0,2 % du total des produits d exploitation. Aucun produit n a été encaissé en /68

20 De fait, la MIR n est pas un organisme de formation agréé. Elle en avait fait la demande, mais les services de l Etat ont considéré que l association dispensait trop peu de formations, que les revenus tirés de ces formations étaient insignifiants et que, les publics étant des bénévoles et les salariés étant peu nombreux, il ne s agissait pas d un dispositif relevant de la formation professionnelle. Les formations organisées sont donc achetées à des prestataires extérieurs et concernent essentiellement la conception, le montage et le suivi de projets, les thèmes de la solidarité internationale, les partenariats et financements, mais aussi les relations salariés-élus et des questions davantage liées au fonctionnement associatif. Elles s adressent aux salariés et aux membres (bénévoles) de la MIR. La MIR reçoit des subventions de l Etat (FONJEP et fonds de développement de la vie associative) et, plus récemment, du conseil régional de Bretagne. Ces aides permettent en réalité de compenser les dépenses directes des formations (achat de la prestation, frais de déplacement et de mission), voire de contribuer un peu à la couverture des dépenses de personnel pour l agent chargé de l organisation des formations. Les bilans qualitatifs annuels sont complets et détaillés, de même que les bilans financiers Les autres produits d exploitation Depuis 2008, les autres produits d exploitation ont évolué comme suit : (en ) Evolution Cotisations % Produits divers de gestion courante % Report de ressources non utilisées % Total % Le report de ressources non utilisées correspond à des subventions reçues pour lesquelles le projet financé n est pas encore mis en œuvre. Le produit des cotisations, stable de 2008 à 2011, a augmenté en 2012, mais ne représente cependant, en moyenne, que moins de 1 % des produits d exploitation. (en ) Cotisations Total des produits d'exploitation Part 0,97 % 0,91 % 0,86 % 0,90 % 1,03 % Exercice Evolution Budget de l association adhérente : Montant de la cotisation (en ) : inférieur à ,05 % compris entre et ,54 % supérieur à ,47 % Pour 2013, l assemblée générale a rejeté une nouvelle augmentation des montants de cotisations (par 31 voix contre 1, avec 5 abstentions et 1 refus de vote). Il est relevé le caractère marginal des recettes autres que les subventions, en décalage par rapport au souhait exprimé de l association de davantage d autonomie financière, et la nécessité pour celle-ci d accroître ses ressources annexes. 19/68

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