Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

Transcription

1 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence 16.0 Introduction L une des fonctions les plus importantes d Excel, c est la possibilité de chercher une valeur spécifique dans un grand nombre de cellules contenant des données, et d extraire une valeur de cette ligne (ou colonne). Le plus simple, c est d utiliser les fonctions RECHERCHEH et RECHERCHEV. Si vous analysez souvent des grandes bases de données, ça vaut certainement la peine d apprendre à utiliser la combinaison des fonctions INDEX-EQUIV bien plus puissante RECHERCHEV La fonction RECHERCHEV cherche une valeur spécifique dans la colonne la plus à gauche du tableau de données et renvoie la valeur de la ligne dans une des colonnes de droite. Prenons les données suivantes qui donnent la date de lancement de sites très populaires : 2010 Excel dans le Business 1 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

2 Imaginons que cette liste contient des milliers de lignes. Supposons que seuls les quatre sites de réseaux sociaux nous intéressent. Vous pourriez créer une courte liste avec seulement les sites qui vous intéressent (colonne D) puis utiliser RECHERCHEV pour faire une recherche dans ce grand tableau et obtenir les dates de lancement correspondantes. Entrez dans la cellule E2 : =RECHERCHEV(D2,A:B,2,FAUX) Pour obtenir : 2010 Excel dans le Business 2 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

3 Où : D2 est la valeur que l on cherche. Notez qu écrire «Facebook.com» pour cet argument a le même effet, mais on ne pourrait pas étendre la formule vers d autres lignes sans le changer. A:B est la plage de données dans laquelle nous cherchons. Notez que sans numéro, la référence inclut toute la colonne. 2 est le numéro de la colonne de la valeur que l on veut trouver. Donc, dans ce cas, la colonne qui nous intéresse (Launch year année de lancement) est la deuxième, donc nous entrons 2 FAUX indique que nous cherchons une équivalence exacte. En laissant cet argument vide ou en écrivant VRAI, Excel cherche l équivalent le plus proche. Attention! Nous ne recommandons pas l utilisation d équivalents proches à moins d être sûr du résultat. C est en partie dû au fait que les données ont généralement un format précis et que laisser Excel chercher une équivalence inexacte peut donner un mauvais résultat. Limites Les données que vous cherchez doivent se trouver dans la colonne la plus à gauche de la plage sélectionnée RECHERCHEH Vous pouvez aussi faire des recherches dans des données organisées horizontalement. Supposons que nous voulions faire la même opération pour les mêmes données mais que celles-ci sont classées à l horizontale : 2010 Excel dans le Business 3 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

4 Alors, il faut entrer le site qui nous intéresse dans les cellules B4:E4 puis la formule suivante dans la cellule B5 : =RECHERCHEH(B4,B1:AN2,2,FAUX) Nous obtenons : Comme la plupart des bases de données affiche des données en colonne plutôt qu en lignes, RECHERCHEV est la plus utile des deux fonctions. Les limites de RECHERCHEV sont les mêmes pour RECHERCHEH. En fait, il serait mieux (au moins visuellement), dans ce type d exemple de remettre en forme le texte à la verticale puis d utiliser RECHERCHEV. Si vous êtes amené à utiliser RECHERCHEH, demandez-vous si les données sont organisées de la meilleure manière. Vous pouvez convertir les données agencées à la verticale à l horizontale avec un collage spécial EQUIV La fonction EQUIV est une fonction de recherche qui ne renvoie pas de données. Elle vous dit juste si elle trouve la valeur que vous cherchez et où elle se trouve le cas échéant. Il y a 2010 Excel dans le Business 4 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

5 trois arguments dans la fonction EQUIV : ce que vous cherchez, où vous le cherchez et le type d équivalence. En utilisant notre exemple de sites populaires, supposons que nous pensions à deux autres réseaux sociaux (Bebo et Friendster) et nous voulons voir s ils sont dans notre grande base de données. Tapez dans la cellule E2 : =EQUIV(D2,A:A,0) Et vous obtiendrez : Où : D2 est ce que nous cherchons (dans la ligne 2, c est Facebook.com) A:A est la colonne où nous cherchons 0 signifie que nous cherchons une équivalence stricte (comme pour RECHERCHEH et RECHERCHEV, il vaut mieux utiliser une équivalence exacte si c est ce que vous cherchez; si vous utilisez une équivalence approximative, les données doivent être triées). Le tableau qu on obtient est le suivant : 2010 Excel dans le Business 5 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

6 Le 4 dans la cellule E2 indique la position de Facebook.com dans la colonne A (c est le 4 ème élément dans la plage que nous avons choisie). Notez que dans ce cas, cela inclut l en-tête. Si nous avions voulu l écarter, nous aurions tapé =A2:A au lieu de A:A. De même, pour 6, 13, 26. Les #N/A des cellules E6 et E7 indiquent que ni «Bebo.com» ni «Friendster.com» ne se trouvent dans cette grande liste INDEX-EQUIV La combinaison INDEX-EQUIV n est pas simple, mais elle mérite d être vue, spécialement si vous travaillez souvent avec de nombreuses données. INDEX-EQUIV est plus pratique que RECHERCHEV : On peut l utiliser sur les données en colonnes ou en lignes. On peut trouver une colonne en se basant sur l en-tête au lieu de choisir un «numéro» particulier de colonne. INDEX La fonction INDEX est assez simple et peut aussi servir seule. Elle a deux arguments : la liste dans laquelle on veut faire la recherche et le numéro que l on veut obtenir. Donc si vous voulez afficher le 14 ème site dans la liste, vous entreriez : =INDEX(A2:A40,14) 2010 Excel dans le Business 6 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

7 On obtient «ESPN.go.com». Supposons que vous ayez une autre base de données contenant les évaluations de sites internet sur plusieurs zones géographiques, classés par ordre alphabétique : Vous souhaitez consolider les deux bases de données dans une seule avec toute l information. Tout d abord, vous devez décider si vous voulez ajouter les informations des évaluations à la feuille des dates de lancement ou inversement. Cela peut dépendre de l importance de chaque ordre ou du format. Supposons que nous ajoutions les données d évaluation à celles de lancement. Alors dans cette base de données, nous entrons : =INDEX(Ratings!B:B,EQUIV(Launch!A2,Ratings!A:A,0) Où : 2010 Excel dans le Business 7 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

8 La partie jaune de la formule indique où nous avons demandé à Excel de chercher (colonne B de la feuille des évaluations) La partie verte renvoie la position dans la colonne A des évaluations (où les sites sont classés par ordre alphabétique) où Google.com apparait. Disons qu il s agit de la 100 ème place. INDEX sait alors qu elle doit renvoyer la 100 ème évaluation dans la colonne B de la feuille des évaluations. Maintenant, pour obtenir TOUTES les données de la feuille des évaluations, nous voulons étendre une version de la formule vers le bas et vers la droite. Car nous allons chercher l équivalence de la colonne A de la feuille des lancements (mais pas toujours dans la même ligne) dans la colonne A de la feuille des évaluations, nous pouvons fixer certaines références (voir Module 11 : Références de cellule) : =INDEX(Ratings!B:B,EQUIV(Launch!$A2,Ratings!$A:$A,0)) Puis étendre la formule vers le bas et la droite : 2010 Excel dans le Business 8 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence

9 Attention Comme toute autre formule et fonction d Excel, il est facile de l entrer de manière erronée (et encore plus difficile de détecter l erreur). Vous devez donc faire attention à : Faire des contrôles ponctuels. Dans l exemple ci-dessus, vous pourriez choisir la cellule F15 au hasard pour vérifier que Go.com est noté 9,8 dans la feuille des évaluations. Trier les données. Veillez à créer des fonctions INDEX-EQUIV de telle manière qu elles renvoient le bon résultat si l ordre de tri est modifié. Garder des données précises. Comme nous recommandons d utiliser des équivalences strictes, il faut que les données dans lesquelles on fait la recherche correspondent exactement à la valeur que vous recherchez. Parfois, il ne manque qu un détail pour cela. Par exemple, si les sites internet de la feuille des évaluations ont le «www» devant l adresse, nous aurons à les ajouter aux entrées correspondantes dans la feuille de lancement (avec &) ou à les enlever dans la feuilles des évaluations (en utilisant TROUVE et REMPLACER ou GAUCHE & NBCAR) Excel dans le Business 9 Module 16 : Les fonctions de recherche et de référence