ADOBE CONNECT Hôte de réunion Index

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1 ADOBE CONNECT Hôte de réunion Index Introduction... 2 Hébergement d'une réunion... 3 Démarrage d'une réunion... 3 Connexion... 3 Invitation des participants... 3 Acceptation ou refus d'une demande de participation à une réunion... 3 Configuration d'une réunion... 5 Trois étapes pour mettre en place la première réunion... 5 Rôles et droits de réunion... 5 Bande passante et performances... 5 Gestion des participants... 8 Affichage ou modification du rôle d'une personne... 8 Affichage de l état des participants... 9 Effacement de l'état d'un participant... 9 Optimisation de la bande passante de la salle... 9 Salle de réunion et modules Présentation de la salle de réunion Module Liste des participants Module Partage Module Caméra Module Conversation Module Note Tableau blanc Ateliers Clôture d'une réunion Expiration d'une réunion

2 Introduction Adobe CONNECT est un outil de communication Web qui vous permet de tenir des réunions en ligne en temps réel. Cet outil intègre la possibilité de partager et d'annoter votre écran, de bénéficier d'une conférence téléphonique et de diffuser une vidéo en direct depuis votre caméra Web afin de tenir des réunions en ligne. A propos d'adobe CONNECT Adobe CONNECT vous propose une salle de réunion en ligne personnelle dans laquelle 15 personnes au maximum (hôte compris) peuvent collaborer en temps réel via Internet. Dans la salle de réunion, vousmême et les autres participants pouvez partager vos écrans d'ordinateur, utiliser le chat écrit, diffuser des vidéos en direct et consulter les notes de réunion. En tant que propriétaire de la salle de réunion, vous pouvez y entrer à tout moment en tapant dans le champ de l'adresse d'un navigateur Web l'url de réunion que vous avez créée ou que l administrateur de l application vous a ouverte. Diffusez cette URL de réunion avec des tiers afin qu'ils puissent entrer dans la salle. Par exemple, vous pouvez envoyer l'url dans une invitation par courrier électronique ou dans un message instantané. Pour se joindre à une réunion, les personnes invitées cliquent sur le lien de l'url ou tapent l'url dans le champ de l'adresse d'un navigateur Web. Elles ne peuvent pas entrer dans la pièce à moins que l'hôte ne soit présent et ait accepté leur demande d'admission. Les fonctions et droits des participants dans une réunion dépendent du rôle qui a été attribué par l'hôte. Tous les participants peuvent visualiser un écran d'ordinateur partagé, consulter les notes de réunion et utiliser le module de conversation entre elles. Les participants peuvent partager votre propre écran et vos notes de réunion si l'hôte leur octroie le rôle de présentateur. Pour animer une réunion, vous devez disposer d'un navigateur, d'une copie du module externe Adobe Flash Player (version 10.1 ou ultérieure) et d'une connexion Internet. Lorsque vous partagez votre écran pour la première fois, vous êtes également invité à télécharger l'add-in Adobe Adobe CONNECT. 2

3 Hébergement d'une réunion En tant que propriétaire de la salle de réunion Adobe CONNECT, vous dirigez la réunion. Vous pouvez démarrer une réunion en ligne quand vous le souhaitez. De même, vous décidez des personnes pouvant y participer et des capacités dont elles bénéficient. En outre, vous pouvez indiquer les détails de la conférence téléphonique et choisir une bande passante de salle optimale pour chaque réunion. Démarrage d'une réunion Pour l'hôte, le démarrage d'une réunion est une procédure simple consistant à se connecter à la salle de réunion puis à inviter les autres personnes à faire de même. Vous pouvez envoyer l'adresse URL de la réunion aux participants dans un message instantané ou par courrier électronique, et les invités réguliers peuvent marquer d'un signet l'url à des fins d'utilisation ultérieure. Vous pouvez organiser des réunions spontanées comme vous pouvez établir des groupes prédéfinis qui se connectent à votre salle de réunion toutes les semaines à la même heure. Avant d'inviter des personnes à vous rejoindre, vous devrez peut-être redimensionner ou réorganiser les modules de la salle de réunion. Vous pouvez également définir les options de conférence téléphonique à l'avance de sorte que le numéro à appeler soit visible par tous les participants dès qu'ils se joignent à la réunion. Une fois qu'une ou plusieurs personnes vous ont rejoint, vous pouvez partager votre écran, diffuser à partir de votre caméra Web, envoyer des messages écrits ou optimiser la bande passante pour la réunion. Connexion A l'aide du bouton Démarrer la réunion Dans Adobe CONNECT Manager, à partir de la page d accueil ainsi que dans l onglet Mes réunions, le bouton Entrer ou Démarrer la réunion vous permet d'accéder à votre salle de réunion. A partir d un navigateur Web Pour accéder à l'écran de connexion de votre salle de réunion, ouvrez un navigateur Web. 1. Tapez l'url de votre réunion sur la barre d'adresse d'un navigateur Web. 2. Sélectionnez Entrer avec votre nom de connexion et votre mot de passe. 3. Indiquez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Adobe CONNECT, puis cliquez sur Entrez dans la salle. Invitation des participants La méthode la plus simple pour inviter des personnes à se rendre à votre salle de réunion consiste à coller l'url de la réunion dans un courrier électronique ou un message instantané et de l'envoyer aux destinataires voulus. Acceptation ou refus d'une demande de participation à une réunion Lorsque vous êtes connecté à votre salle de réunion et qu'une personne tente d'y entrer, une fenêtre de notification s'affiche dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la réunion. 3

4 Pour permettre à une personne arrivant d'entrer dans la salle de réunion, cliquez sur Autoriser dans la fenêtre de notification. La salle de réunion s'affiche immédiatement pour le participant, notamment l'état actuel de tous les modules. Pour refuser l'accès à une personne arrivant, cliquez sur Refuser (Croix) dans la fenêtre de notification. La personne reçoit alors le message suivant : «Votre demande d'accès a été rejetée». 4

5 Configuration d'une réunion Trois étapes pour mettre en place la première réunion Vous pouvez démarrer votre première réunion en trois étapes : 1. Créez un compte. Pour démarrer une réunion, vous devez disposer de votre propre compte Adobe CONNECT ou faire la demande auprès du référent Adobe CONNECT de votre établissement. 2. Invitez des personnes. Il est inutile de planifier une réunion à l'avance avec Adobe CONNECT. En effet, vous pouvez inviter une personne à une réunion sur le moment ou à une heure donnée en communiquant simplement l'url de la réunion. Vous pouvez, par exemple, coller l'url dans un message instantané ou l'envoyer dans une invitation par courrier électronique. Lorsque vous êtes connecté à votre salle de réunion et qu'une personne utilise l'url pour vous y rejoindre, vous en êtes informé immédiatement et devez accepter ou refuser la demande d'admission dans la salle. (Les personnes invitées ne peuvent pas accéder à la salle avant vous.) 3. Partagez votre écran. Une fois que vous-même et toutes les personnes invitées vous trouvez dans la même salle, utilisez la fonction de partage d'écran à des fins de collaboration et de communication. Pour commencer, cliquez sur Partager mon écran au centre du module Partage. Cette zone vous permet de partager la totalité de votre bureau ou seulement des fenêtres ou des applications spécifiques. Rôles et droits de réunion Vos possibilités de partage d'écran et d'exécution d'autres tâches dans une salle de réunion dépendent du rôle qui vous a été octroyé. Les participants à une réunion peuvent endosser trois rôles différents : hôte, présentateur ou participant. Hôte L'hôte est le propriétaire de la salle de réunion. L'hôte a la possibilité de redimensionner et de réorganiser les modules d'une salle de réunion, d'inviter des personnes, d'octroyer et de refuser l'accès à la salle, et de partager et d'annoter l'écran des invités. L'hôte peut aussi diffuser une vidéo en direct et contrôler l'utilisation du module Caméra, modifier les paramètres du module Conversation et insérer un contenu dans le module Note. Enfin, l'hôte peut attribuer à un participant le rôle de présentateur et annuler les indicateurs d'état dans le module Liste des participants. Présentateur Les présentateurs peuvent partager et annoter leur écran, prendre des notes, diffuser une vidéo en direct et utiliser la conversation écrite. Afin de faciliter le partage d'écran ou d'autres types de collaboration, les présentateurs peuvent également agrandir et restaurer la zone d'affichage de chaque module. Ils n'ont toutefois pas la possibilité de déplacer ou de redimensionner les modules. Participant Les participants visualisent l'écran partagé d'un hôte ou d'un présentateur, diffusent des vidéos en direct, utilisent la conversation écrite et consultent les notes de réunion. Un participant ne peut pas partager son écran ou fournir des notes de réunion à moins d'être promu présentateur par l'hôte. Bande passante et performances De nombreux facteurs réseau ont un impact sur les performances de l'application Adobe CONNECT pour les participants, notamment le paramètre de bande passante défini pour la salle de réunion, le paramètre 5

6 de vitesse de connexion des différentes personnes et les types d'opérations effectuées lors de la réunion. Par exemple, la diffusion de vidéos en direct requiert davantage de bande passante que l'envoi de messages de conversation. Dans la version 8 d Adobe CONNECT, c est l'hôte seul qui définit la bande passante réservée à la salle de réunion afin de déterminer le débit (kbits/seconde) auquel sont envoyées les données de la réunion aux participants. Optimisation de la bande passante de la salle L'hôte de la réunion peut définir le paramètre de bande passante selon lequel la réunion est diffusée. Les options disponibles sont Modem, ADSL/Câble et RLE. Assurez-vous que la bande passante de la salle concorde avec la vitesse de connexion dont disposent les participants. Par exemple, optez pour une connexion RLE seulement si les participants disposent d'un accès au réseau local de l établissement. Si ces personnes bénéficient de vitesses de connexion variables, il est préférable de choisir la plus faible. Pour tester la vitesse de connexion, choisissez Aide > Dépannage dans la salle de réunion. L'extension Connection Speed Test lance automatiquement le test de la vitesse de connexion. Pour accéder aux options de bande passante : Choisissez la commande Réunion > Préférences. Dans la liste de gauche, sélectionnez Bande passante de la salle. Sélectionnez ensuite l une des options suivantes : Il est recommandé de suivre les instructions générales suivantes concernant les paramètres de bande passante de la salle. Les vitesses réelles peuvent varier selon l'environnement réseau spécifique : Modem : un présentateur peut générer environ 26 Kbits/seconde de données. Les participants ont besoin d'environ 29 Kbits/s pour une bonne connexion. Il est déconseillé d'utiliser le 6

7 paramètre Modem en présence de plusieurs présentateurs. Le partage d'écran est également déconseillé avec le paramètre Modem. ADSL/Câble : un présentateur peut générer environ 125 Kbits/seconde de données. Les participants ont besoin d'environ 128 Kbits/s pour une bonne connexion. Si vous utilisez le partage d'écran, les participants doivent disposer de 2 00Kbits/s. RLE : un présentateur peut générer environ 250 Kbits/seconde de données. Les participants ont besoin d'environ 2 55 Kbits/seconde. Si vous utilisez le partage d'écran, les participants doivent disposer de 400Kbits/s. 7

8 Gestion des participants Affichage ou modification du rôle d'une personne En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez modifier le rôle d'une personne de participant en présentateur. Le rôle de présentateur permet à un participant de partager son écran et de produire des notes de réunion. De même, vous avez la possibilité de changer le rôle d'une personne de présentateur en participant. Affichage des informations sur les participants Dans le module Liste des participants, placez le pointeur sur un nom pour en afficher le nom et le rôle de la personne. Modification du rôle d'un participant 1. Dans le module Liste des participants, sélectionnez un nom ou sélectionnez plusieurs participants : Cliquez en maintenant la touche Maj enfoncée afin de sélectionner plusieurs éléments.) 2. Effectuez l une des opérations suivantes : Faites glisser les participants vers les différents rôles. Dans le menu déroulant, sélectionnez Définir en tant qu hôte, présentateur ou participant. Déplacement de participants vers différents rôles Conversion de tous les participants en présentateurs Si vous souhaitez que tous les participants à la réunion soient considérés comme des présentateurs, vous pouvez définir automatiquement leur rôle à cet effet lorsqu'ils se joignent à la réunion. 1. Choisissez Réunion > Gérer l accès et d entrée > Promotion automatique des participants en présentateurs. Ce paramètre reste en vigueur pour chaque nouvelle réunion dans la même salle de webconférence tant que vous ne le modifiez pas à nouveau. Choisissez à nouveau Réunion > Promouvoir automatiquement les participants en présentateurs pour enlever la coche placée en regard de la commande et désactiver ce paramètre. 8

9 Affichage de l état des participants Dans le module Participants, effectuez l une des opérations suivantes : Pour afficher les états regroupés par hôtes, présentateurs et participants, cliquez sur le bouton Affichage des participants. Pour afficher les groupes de participants qui partagent un état (par exemple Refuser), cliquez sur le bouton Affichage de l état des participants. Etat de la personne présente Icône Lever la main Accepter Refuser Sortir Parler plus fort Parler moins fort Accélérer Ralentir Rires Applaudir Durée Reste affiché jusqu'à ce que le participant ou l'hôte l'efface Reste affiché jusqu'à ce que le participant ou l'hôte l'efface Reste affiché jusqu'à ce que le participant ou l'hôte l'efface Reste affiché jusqu'à ce que le participant l'efface 10 secondes 10 secondes 10 secondes 10 secondes 10 secondes 10 secondes Effacement de l'état d'un participant Si un participant a choisi un état (tel que «J'ai une question» ou «Bravo»), une icône d'état s'affiche en regard de son nom dans le module Liste des participants. Les participants peuvent changer d'état ou effacer ce dernier à tout moment au cours d'une réunion. L'hôte peut également effacer l'état d'un participant lorsqu'il le souhaite, après avoir répondu à une question, par exemple. 1. Dans le module Participants, sélectionnez un ou plusieurs noms de participant. 2. Dans le menu principal, cliquez sur le triangle à droite du bouton d état, puis sélectionnez Effacer état. Pour effacer l'état de tous les participants (hôte) : Dans le menu du module Participants, choisissez Effacer l état de tous les participants. Optimisation de la bande passante de la salle L'hôte de la réunion peut définir le paramètre de bande passante selon lequel la réunion est diffusée. En tant qu'hôte, assurez-vous que la bande passante de la salle concorde avec la vitesse de connexion dont disposent les participants. Si ces personnes bénéficient de vitesses de connexion variables, il est préférable de choisir la plus faible. Dans la salle de réunion, choisissez Réunion > Optimiser la bande passante réservée pour la salle de réunion, puis Modem, ADSL/Câble ou RLE. 9

10 Salle de réunion et modules Présentation de la salle de réunion La salle de réunion est mise à la disposition des autres participants seulement si vous (le propriétaire ou l'hôte) êtes déjà connecté à la salle de réunion et si vous acceptez leur demande d'admission. Salle de réunion de l'hôte Barre de l application Modules Barre de disposition 10

11 La salle de réunion d'adobe CONNECT contient cinq panneaux d'affichage, appelés modules, dotés d'une fonction propre : Module Partage Affiche le contenu partagé à partir de l'ordinateur du présentateur (fenêtres, applications ou bureau entier). Module Caméra Permet aux hôtes et présentateurs (ainsi que les participants si l hôte leur n donne le droit) de diffuser une vidéo en direct à l'intention de tous les participants. Module Liste des participants Affiche le nom, le rôle et l'état de chaque personne. Permet à l'hôte de changer le rôle d'une personne et de contrôler l'état de la connexion. Module Conversation Permet aux participants d'échanger des messages de conversation. En tant qu'hôte, vous pouvez personnaliser la taille et l'organisation des modules dans la salle pour chaque réunion. 11

12 Module Liste des participants Dans le module Liste des participants, vous voyez rapidement les personnes connectées à une réunion : leur nom et une ou plusieurs icônes indiquant leur rôle et leur état. L'hôte figure en haut de la liste, suivi des présentateurs et des participants. Au sein d'un groupe de rôles, les noms des personnes sont classés par ordre alphabétique. Module Liste des participants Options du module Etat d'une personne Personne sélectionnée Rôle d une personne Les icônes de rôle figurent à gauche du nom des participants : Hôte Présentateur Participant Lorsqu'elles sont activées, les icônes d'état des personnes figurent du côté droit du module : 12

13 Module Partage Le partage d'écran est un moyen de réviser des documents, de présenter une formation à un logiciel et de collaborer sur d'autres types de projets, en étant toujours assuré que les participants regardent tous la même page. Lorsque des tiers visualisent votre écran, vous pouvez travailler ensemble sans vous inquiéter de questions telles que le contrôle des versions, les plates-formes compatibles ou encore la présence des applications requises installées sur tous les ordinateurs. Le partage d'écran vous permet de collaborer avec vos collègues sur des documents variés, quelles que soient vos différences au niveau du système d'exploitation ou des logiciels installés sur vos ordinateurs respectifs. Vous pouvez, par exemple, afficher le contenu d'un document, démontrer une action au sein d'une application ou partager une présentation exécutée sur votre ordinateur. Lors du partage d'écran, vous pouvez également interrompre momentanément le partage en cours, puis annoter l'écran ou dessiner dessus à l'aide d'un des outils d'annotation prévus à cet effet. Lorsque vous partagez votre écran d'ordinateur, les opérations que vous effectuez dans la zone partagée sont visibles par tous les participants à la réunion. Les participants suivent la progression de votre pointeur à mesure que vous le déplacez sur l'écran. Options de partage d écran Il existe trois modes de partage d'un écran : Bureau (ou Sécuriser le partage de bureau) Partage le contenu de votre bureau. Si plusieurs écrans sont connectés à votre ordinateur, un bureau s'affiche pour chacun d'eux. Choisissez le bureau à partager. L option Partage du Bureau sécurisé n apparaît que si l administrateur de compte a limité les applications et processus que vous pouvez partager. L option Bureau vous permet de partager le contenu autorisé de votre bureau. 13

14 Fenêtres Permet de partager une ou plusieurs fenêtres autorisées qui sont ouvertes sur votre ordinateur. Choisissez la ou les fenêtres à partager. Applications Permet de partager une application autorisée et toutes les fenêtres associées ouvertes sur l écran de votre ordinateur. Choisissez la ou les applications à partager. Lorsqu'un écran est partagé, des outils supplémentaires s'affichent le long du bord supérieur du module Partage : Les participants peuvent se servir de l'outil «Plein écran» pour afficher le contenu partagé à sa taille réelle ou pour le mettre à l'échelle en fonction de la taille de leur module de partage. Un hôte ou un présentateur peut cliquer sur un bouton pour demander le contrôle de l'écran partagé ou cliquer sur Options du module afin de modifier les paramètres d'affichage. La personne partageant son écran peut cliquer sur un bouton pour arrêter le partage, choisir Options du module pour modifier les paramètres d'affichage et cliquer sur l'icône d'adobe CONNECT sur la barre d espace (Windows) ou sur la barre d'icônes (Mac OS) pour accéder à des commandes. Lors du premier partage de votre écran, vous êtes invité à installer l'add-in Adobe CONNECT. Il s'agit d'une version du lecteur Flash Player comportant des fonctions supplémentaires permettant aux hôtes et aux présentateurs de partager leurs écrans. Si vous partagez le contrôle de votre écran en ayant activé l'option Tout le bureau, la personne contrôlant votre écran a également accès à tout le système de votre ordinateur. Le partage d'une seule application ou d'une seule fenêtre est un moyen plus sûr de partager des informations, car il limite le contenu accessible ou visible pour les participants. Lorsque vous partagez des fenêtres ou des applications, les zones partagées doivent être visibles sur le bureau pour être vues par les autres participants dans le module Partage. Lorsqu'une fenêtre ou une application partagée est masquée par une autre fenêtre (non partagée), la zone cachée apparaît sous la forme d'un motif hachuré bleu dans le module Partage. 14

15 Vous pouvez partager votre écran à condition d'être l'hôte ou l'un des présentateurs. Début du partage d'écran Dans le coin supérieur droit du module Partage, cliquez sur l icône de menu écran, Document ou Tableau blanc., puis choisissez Mon 1. Effectuez l'une des opérations suivantes pour ouvrir un module Partage : o Sélectionnez Affichages > Partage. o Sélectionnez Modules > Partager > Ajouter un nouveau partage. 2. Cliquez sur le menu déroulant au centre du module Partage, puis sélectionnez Partager mon écran. Remarque : si le module Partage est vide, vous êtes participant et n êtes pas autorisé à partager. 3. Définissez les Options de partage d écran. 4. Cliquez sur le bouton Partager situé au bas de la fenêtre Démarrer le partage d'écran pour commencer le partage. Si vous ne disposez pas d'une version compatible de l'add-in Adobe CONNECT, une boîte de dialogue vous invite à installer l'extension. Celle-ci prend en charge le partage d'écran. Cliquez sur Autoriser pour télécharger l'extension. Optimisation de la qualité du partage d écran 1. Choisissez la commande Réunion > Préférences. 2. Sélectionnez les paramètres de qualité et de fréquence d images qui optimisent le compromis entre la qualité de l image et la vitesse. Par exemple, s il y a un grand décalage avant que les participants voient les modifications apportées à un écran partagé, réduisez la valeur du paramètre Qualité. S il est essentiel que la vidéo que vous partagez ne soit pas saccadée, augmentez la fréquence des images. Ces paramètres interagissent avec les préférences de bande passante de la salle de réunion. Partage du contrôle de votre écran En mode partage d'écran, vous pouvez laisser le contrôle d'une fenêtre, d'une application ou d'un bureau partagé à un autre hôte ou un autre présentateur. 1. Commencez le partage de votre écran. 2. L hôte ou le présentateur clique sur Demande de contrôle dans la barre de titre du module Partage. 3. Vous voyez un message de demande dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la salle de réunion. Effectuez l'une des opérations suivantes : a. Cliquez sur Accepter pour confier le contrôle de votre écran. b. Cliquez sur Refuser pour refuser le contrôle de votre écran. Demande du contrôle d'un écran partagé Les hôtes et présentateurs peuvent demander le contrôle de l'écran, mais cette demande doit être accordée. Toute prise de contrôle s'avère impossible en l'absence d'autorisation. Dans la barre de titre du module Partage, cliquez sur le bouton Demande de contrôle. 15

16 Si la demande est acceptée, un message de confirmation s'affiche sur votre écran. Le bouton Demande de contrôle devient Libérer le contrôle. Vous pouvez désormais prendre le contrôle de l'écran partagé. Abandon du contrôle d'un écran partagé Dans la barre de commandes (ou dans la fenêtre de notification) du module Partage, cliquez sur le bouton Libérer le contrôle pour rendre le contrôle de l'écran partagé au présentateur ou à l'hôte d'origine. Modification de l affichage d un écran partagé Si vous êtes en train de visualiser un écran partagé par un autre présentateur, vous pouvez ajuster l'écran aux dimensions du module Partage ou utiliser le zoom pour une image plus claire. Dans l'angle supérieur droit du module Partage, choisissez Changer de vue, puis sélectionnez Ajuster ou Zoom avant. 16

17 Module Caméra Le module Caméra permet aux participants à la réunion de diffuser des vidéos en direct à partir de leur caméra Web. Les participants peuvent partager, mettre en pause ou arrêter leur caméra à tout moment lors d'une réunion. Le cas échéant, l'hôte peut également arrêter la caméra de n'importe quel participant. En tant que participant, vous ne pouvez pas partager votre webcam avec les autres participants de la réunion. Si l hôte vous octroie les droits de présentateur ou le droit d exploiter votre webcam en tant que participant, vous pouvez alors la partager. 1. Cliquez sur le bouton Démarrer ma webcam dans la barre de menus principale ou dans le module Vidéo. Vous pouvez alors obtenir la fenêtre suivante qui vous demande l autorisation pour l utilisation de votre webcam et de votre micro sur la plateforme de webconférence Adobe CONNECT. Cliquez sur Autoriser. Dans le module Vidéo, un aperçu de l'image s'affiche pour vous permettre d'ajuster la position de la caméra. Si vous souhaitez utiliser une autre caméra connectée, sélectionnez-la dans le menu du module Vidéo / Sélectionnez une caméra. Dans le menu déroulant, sélectionner la caméra souhaitée, puis cliquer sur «Fermer». 17

18 Pour annuler le partage de vidéos, cliquez à l'extérieur de la zone d'aperçu du module Vidéo. 2. Cliquez sur Démarrer le partage pour diffuser votre vidéo à tous les participants. 3. Pour suspendre ou arrêter la vidéo, faites glisser la souris sur le module Vidéo, puis cliquez sur l'icône Pause ou Arrêt. Icônes Stop (A) et Pause (B) du module Vidéo Lorsque la vidéo est interrompue, la dernière image diffusée par votre caméra demeure statique dans le module Vidéo jusqu'à ce que vous cliquiez sur le bouton Lecture pour reprendre la diffusion. Lorsque la vidéo est arrêtée, l'image disparaît complètement. 18

19 Les hôtes peuvent suspendre ou arrêter la vidéo de n'importe quel participant. En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez lancer ou arrêter à tout moment la caméra d'une autre personne. Gestion de la caméra des participants Par défaut, seuls les hôtes et les présentateurs peuvent diffuser des vidéos. Toutefois, les hôtes peuvent permettre aux participants d en diffuser également en utilisant l une des méthodes suivantes : Pour activer la fonction webcam aux participants, cliquez sur le bouton Caméra dans la barre d application, puis sélectionnez l option «Activer la webcam pour les participants». Pour activer la vidéo pour certains participants, sélectionnez un ou plusieurs participants dans le module Participants. Choisissez ensuite l une des options suivantes dans le menu déroulant : Activer la vidéo, Définir en tant qu hôte ou Définir en tant que présentateur. Cliquez sur le bouton d'arrêt situé dans le coin supérieur droit de la vidéo à fermer. Bouton Fermer de la caméra. Bouton Pause de la caméra. La diffusion de vidéos en direct fonctionne mieux avec des connexions à bande passante haut débit. Les internautes disposant d'une connexion plus lente peuvent rencontrer des problèmes d'affichage (défilement irrégulier ou haché). 19

20 Réglage de la qualité de la vidéo Si vous êtes un hôte, présentateur ou participant disposant de droits vidéo, vous pouvez régler la qualité des vidéos de la webcam. 1. Dans l angle supérieur droit du module Vidéo, cliquez sur l icône de menu, puis choisissez Préférences. 2. Réglez le paramètre de la qualité vidéo afin d'optimiser le compromis entre la qualité de l'image et la bande passante utilisée. Par exemple, si la mise à jour des écrans partagés est lente, choisissez un paramètre de qualité vidéo inférieur. 20

21 Module Conversation Le module Conversation vous permet d'envoyer un message écrit à une autre personne, à tous les présentateurs de la réunion (y compris l'hôte) ou à tous les participants. Si l hôte a activé la fonction de discussions privées, les particiapnts peuvent démarrer des sessions de dialogue privées directement depuis le module Participants. Sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter à dialoguer, puis l option Démarrer une conversation privée. La session de dialogue privée s ouvre dans son propre onglet dans le module Conversation. Les participants peuvent ainsi ouvrir des sessions de dialogue privées dans des onglets séparés. 21

22 Emplacement messages écrits des 1. Tapez votre message. Options du module (hôte et présentateurs uniquement) 3. Envoyez le message. 2. Sélectionnez un destinataire. 1. Saisissez votre message dans le champ de saisie. 2. Pour envoyer le message : o Cliquez sur Envoyer un message. o Appuyez sur Entrée (Windows) ou sur Retour (Mac OS). Le message s'affiche dans la partie supérieure du module Conversation de chaque destinataire. Lorsque vous recevez un message écrit, le module Conversation indique le nom de l'expéditeur et le message. Si le message est adressé à tout le monde, le nom de l'expéditeur est suivi du message. Si vous êtes le seul destinataire du message, le nom de l'expéditeur est suivi de la mention «(en privé)» et le texte apparaît en rouge. Si le message s'adresse uniquement aux présentateurs, le nom de l'expéditeur est suivi de la mention «(présentateurs)» et le texte apparaît en vert. Les présentateurs et hôtes peuvent eux aussi utiliser des onglets distincts pour discuter entre eux. Pour ce faire, il suffit d aller dans le menu du module Conversation, puis de survoler l entrée Démarrer la conversation avec et enfin sélectionner la population Hôtes ou Présentateurs afin de converser avec tous les Hôtes ou tous les Présentateurs dans la salle. 22

23 Lorsque vous êtes connecté à une réunion, tous les messages envoyés et reçus sont conservés dans le module Conversation. Lorsque l'hôte arrête la réunion, le contenu du module Conversation est effacé. Pour conserver l'historique des conversations, un hôte ou un présentateur peut envoyer le contenu du module Conversation dans un courrier électronique. Un participant peut copier et coller le contenu du module Conversation dans une application tierce. Modification de la taille du texte dans le module Conversation Un hôte ou un présentateur peuvent modifier la taille du texte dans le module Conversation. Cette modification a un impact sur l'affichage de tous les messages du module Conversation et ce, pour tous les participants. 1. Cliquez sur Options du module dans le coin inférieur droit du module Conversation. 2. Sélectionnez Taille du texte et choisissez une valeur. 23

24 Effacement des messages contenus dans le module Conversation Lorsqu'un module de conversation vide est demandé lors d'une réunion, un hôte ou un présentateur peuvent effacer tous les messages des participants. 1. Cliquez sur Options du module dans le coin inférieur droit du module Conversation. 2. Sélectionnez Effacer la conversation. Désactivation d'une conversation privée En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez empêcher les participants d'échanger des messages privés. Lorsque vous désactivez l'option de conversation privée, les participants peuvent envoyer des messages écrits à tous les présentateurs ou à tous les participants, mais pas à une personne spécifique. L'hôte et les présentateurs sont toutefois encore en mesure d'envoyer des messages privés à n'importe qui. 1. Choisissez Réunion > Préférences. 2. Sélectionnez le module Conversation dans la liste de gauche. 3. Désélectionnez l option Activer les conversations privées pour les participants. 24

25 Module Note Ajout de texte au module Note En tant qu'hôte ou présentateur, vous pouvez utiliser le module Note pour afficher des informations destinées à tous les participants à la réunion, telles que des notes de réunion dans le module Note. Les participants voient (sans pouvoir modifier) le contenu de ce module. Cliquez dans le module Note pour afficher le point d'insertion, puis commencez à taper votre texte.. Options module du Contrairement à un message écrit dans le module Conversation, le texte figurant dans le module Note est créé par les seuls hôtes ou présentateurs. Il reste visible dans le module Note tout au long de la réunion ou tant que l'hôte ou un présentateur ne modifie pas la note. L'hôte et les présentateurs peuvent également choisir les options de taille et d'alignement du texte. Pour conserver la mise en forme, exportez vos notes sous forme de fichier RTF (Rich Text Format) en sélectionnant l option Exporter la note > Enregistrer au format RTF dans le menu contextuel du module. Lorsque l'hôte arrête une réunion, le contenu du module Note est effacé. Pour conserver les notes de la réunion, l'hôte ou les présentateurs peuvent envoyer le contenu du module Note dans un courrier électronique. Un participant peut copier et coller le contenu du module Note dans une application tierce. 25

26 Tableau blanc Un hôte ou un présentateur (ou un participant qui s'est vu accorder les droits appropriés) peut utiliser un tableau blanc pour travailler de manière collaborative à la création de texte, de dessins et d'autres annotations pendant une réunion. Les administrateurs Adobe CONNECT peuvent modifier les modules, le partage et d autres paramètres afin de se conformer aux normes réglementaires. Ces paramètres ont un impact sur les salles de réunion et ce qu'il est possible d'y faire. Création et affichage d'un tableau blanc Un tableau blanc permet aux hôtes et aux présentateurs de taper du texte et de tracer librement des lignes, des cercles ou des carrés et tout tracé à main levée en temps réel pendant une réunion. Vous pouvez utiliser un tableau blanc de deux manières différentes dans un module Partage : Un tableau blanc autonome permet aux présentateurs de créer du contenu sur un fond blanc. Une superposition de tableau blanc permet aux présentateurs de créer du contenu sur un document existant du module Partage, en l'annotant ou en y dessinant. Vous pouvez placer un tableau blanc sur les présentations, ainsi que sur les documents JPG, SWF, FLV et PDF. Si vous désactivez le partage, modifiez le contenu d un module Partage ou fermez ce dernier, le tableau blanc demeure dans la salle de réunion et peut être affiché de nouveau. Superposition du tableau blanc 26

27 A.Afficher/Masquer la superposition du tableau blanc B. Pointeur C. Outils du tableau blanc D. Options de l'outil Tableau blanc E. Annotation ajoutée à l'aide de l'outil Crayon Création d'un tableau blanc autonome dans un module Partage vierge Dans le module Partage, choisissez Partager mon écran > Partager le tableau blanc. Ajout d'une superposition de tableau blanc dans un module Partage Une fois le document affiché dans le module Partage, choisissez l'une des actions suivantes : Dans le coin supérieur droit du module Partage, cliquez sur Tracer. Si vous partagez une application, cliquez sur la flèche en regard du bouton Arrêter le partage dans le coin supérieur droit de la fenêtre d application, puis sélectionnez Pause et annotation. Si vous partagez l intégralité de votre bureau, cliquez sur l icône Connect Add-in dans la zone de notification (Windows) ou dans la barre d icônes (Macintosh) et sélectionnez Pause, puis Annoter. Affichage d'un tableau blanc existant Sélectionnez Modules > Partage > [nom du tableau blanc]. Navigation entre les différentes pages d un tableau blanc Un tableau blanc autonome contient plusieurs pages que vous pouvez consulter au cours d une présentation. Dans le coin inférieur gauche du module Partage, cliquez sur la flèche gauche ou droite. Outils de dessin des tableaux blancs Dans le coin supérieur gauche du module Partage, les outils ci-dessous sont à votre disposition pour que vous puissiez créer du texte et des dessins sur le tableau blanc. Outil Sélection Permet de sélectionner une forme ou une zone du tableau blanc. Cliquez sur une forme pour la sélectionner. Pour créer un rectangle de sélection afin de sélectionner toutes les formes incluses dans ce rectangle, cliquez dans le tableau blanc ou le contenu et déplacez le curseur en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé. Le rectangle de sélection comporte huit points de contrôle qui permettent de redimensionner les formes sélectionnées. Maintenez la touche Maj enfoncée tout en faisant glisser un point de contrôle d'angle pour conserver les mêmes proportions lors du redimensionnement. Sélectionnez et faites glisser une forme pour la déplacer. Pour ajouter une forme à la sélection en cours, cliquez sur cette forme en maintenant la touche Maj appuyée. Outil Crayon Permet de créer une ligne de forme libre. Pour modifier la couleur et l épaisseur du trait, utilisez le sélecteur de couleurs et le menu déroulant d épaisseur de tracé, dans la partie inférieure du module Tableau blanc. Outil Sélecteur (cliquez sur le bouton Crayon pour y accéder) Permet de créer une ligne de marqueur épaisse et de forme libre. Pour modifier la couleur et l épaisseur du trait, utilisez le sélecteur de couleurs et le menu déroulant d épaisseur de tracé, dans la partie inférieure du module Tableau blanc. 27

28 Supprimer l élément sélectionné Supprime les éléments sélectionnés avec l outil de sélection. Outil Texte Permet de créer un champ de texte flottant sur plusieurs lignes. Pour modifier la couleur de fond, la police et sa taille, utilisez le sélecteur de couleurs et les menus déroulants des polices et des tailles de police. Pour créer la zone de texte, faites glisser le curseur de la souris sans relâcher le bouton. Outil formes Cliquez sur un outil et maintenez le bouton de la souris enfoncé pour faire votre choix parmi des rectangles, des ellipses, des lignes, des flèches, etc. Utilisez les options à droite de l outil pour personnaliser l aspect. Faites glisser le curseur de la souris pour modifier la taille d une forme. Maintenez la touche Maj enfoncée tout en faisant glisser le bouton de la souris pour créer des formes de même largeur et de même hauteur, ou pour disposer des lignes uniformément tous les 45 degrés. Annuler Annule l action précédente. Vous pouvez annuler les actions suivantes : traçage d une forme, déplacement d une forme, redimensionnement d une forme, effacement du tableau blanc et modification de la propriété d une forme. Le nombre d annulations possibles est illimité. Répéter Répète l'action précédente. Impression du contenu d un tableau blanc Dans le coin supérieur droit du module Partage, cliquez sur l icône de menu Imprimer., puis sélectionnez 28

29 Ateliers Les ateliers sont des salles secondaires créées au sein d'une réunion ou d'une session de formation. Elles permettent de diviser un grand groupe en groupes plus petits, dans lesquels les discussions et la collaboration sont plus faciles. Par exemple, si votre session comprend 20 personnes, vous pouvez créer 4 ateliers et répartir 5 personnes dans chacun d'eux. Dans les ateliers, les participants peuvent discuter (selon la configuration audio), utiliser le module Conversation, collaborer sur un tableau blanc ou partager leurs écrans. L hôte peut visiter tous les ateliers pour apporter ses conseils et répondre aux questions. Lorsque le travail en atelier est terminé, l'hôte peut mettre fin à la session d'atelier et replacer les participants dans la salle de réunion. Les hôtes ont la possibilité de partager ce qui s'est passé dans les ateliers avec tous les participants. Le cas échéant, l'hôte peut ensuite renvoyer les participants dans les mêmes ateliers. Si vous réutilisez un atelier, vous pouvez également en reprendre la disposition et le contenu. (Toutefois, la répartition des participants dans les ateliers n'est pas conservée.) Définition d'ateliers et affectation de membres En cours de réunion ou de session de formation, les hôtes peuvent créer des ateliers et y répartir les participants. 1. Dans le module Participants, cliquez sur le bouton Affichage de l atelier. Remarque : L hôte est le seul à voir l'affichage de l atelier du module Participants. 2. Dans le module Participants, cinq ateliers sont disponibles par défaut. Cliquez sur Créer un atelier autant de fois que nécessaire pour créer le nombre d ateliers voulu. 3. Répartissez les participants dans les ateliers en observant l une des procédures suivantes : o Sélectionner manuellement le nom d un participant dans la liste (pour sélectionner plusieurs participants, maintenez la touche Ctrl ou la touche Maj enfoncée). Sélectionnez ensuite un atelier dans le menu déroulant ou faites glisser les participants vers un atelier. o Répartissez automatiquement les participants dans les ateliers en cliquant sur le bouton Répartir uniformément à partir de la réunion principale. (Les participants déjà affectés à des ateliers restent dans leurs salles respectives.) 29

30 Lancement d un atelier Avant et après l'affectation d'un participant à un atelier par glisser-déposer Dans les ateliers, les participants reçoivent automatiquement le rôle de présentateur. Ils disposent alors des droits correspondants, à savoir partage de la voix, partage du contenu dans le module Partage, modification des tableaux blancs et ajout de texte dans le module Notes. Lorsqu'ils reviennent dans la salle principale, ils retrouvent leur état initial. Tous les participants, y compris ceux qui se sont connectés en tant qu'invités, peuvent télécharger du contenu partagé dans les ateliers. 1. Dans le module Participants, définissez des ateliers et répartissez les participants dans chaque salle. 2. Cliquez sur Démarrer les ateliers. Les participants sont placés dans l'atelier où ils ont été affectés. 30

31 Atelier dont certains participants sont affectés comme présentateurs Si vous affectez des participants à des ateliers alors que vous êtes en train d'enregistrer une réunion ou une session de formation, l enregistrement se poursuit uniquement dans la salle principale. Visite d ateliers Lorsque les ateliers sont en cours d utilisation, les hôtes peuvent se rendre dans différentes salles, y compris la salle principale. Pour visiter une autre pièce, faites glisser votre nom dans le module Participants. Envoi d un message à toutes les personnes présentes dans les ateliers Les hôtes peuvent diffuser des messages dans tous les ateliers. Cela peut s'avérer utile lorsque la même question est posée dans plusieurs ateliers. Il est également judicieux d'envoyer un message d'avertissement aux participants quelques minutes avant de mettre fin aux ateliers et de les faire revenir dans la salle principale. Ainsi, ils peuvent terminer leur conversation, charger des fichiers et commenter les notes du tableau blanc avant la fin de l'atelier. 1. Dans le coin supérieur droit du module Participants, cliquez sur l icône de menu, puis choisissez Diffuser message. 2. Saisissez le message, puis cliquez sur Envoyer. Dans toutes les salles, les participants voient le message au centre de la fenêtre CONNECT. Communication de l état d un participant dans les ateliers Vous pouvez, en présence ou en l'absence de l hôte, utiliser les options de l'affichage de l état des participants du module Participants. Vous pouvez par exemple poser une question et demander aux participants de faire part de leur accord ou de leur désaccord à l'aide de l'option Accepter ou Refuser. 31

32 Poser des questions et y répondre dans des ateliers Les participants se trouvant dans les ateliers peuvent poser des questions à l hôte à tout moment, que celui-ci se trouve ou non dans la même salle. Pour saisir une question destinée aux hôtes du même atelier, utilisez le menu du module Conversation afin d envoyer un message à l hôte. L hôte peut ensuite répondre depuis le module Conversation, soit au participant uniquement soit à tout le monde. Pour poser une question à tous les hôtes de la réunion, saisissez-la dans la zone Envoyer un message aux hôtes, puis cliquez sur le bouton d envoi. La question s affiche sur l écran de l hôte dans une petite boîte de dialogue de message, accompagnée du nom du participant. Les hôtes peuvent répondre en indiquant l atelier des participants et en utilisant le module Conversation. Conversation dans les ateliers Si le module Conversation est disponible dans l'atelier, utilisez-le pour communiquer avec les autres participants se trouvant dans cette même salle. Il ne permet pas de discuter avec les participants des autres ateliers. Fermeture d'un atelier Seuls les hôtes peuvent mettre fin aux ateliers. A la fermeture d'un atelier, les participants reviennent à la salle de réunion principale. Dans l'affichage de l'atelier du module Participants, cliquez sur Mettre fin aux ateliers. 32

33 Clôture d'une réunion En tant qu'hôte, vous pouvez mettre un terme à une réunion en choisissant Réunion > Arrêter la réunion. Cela vous permet de personnaliser le message de clôture destiné aux participants et de diriger ceux-ci vers une adresse URL pour obtenir des informations supplémentaires. Si l'hôte met fin à la réunion en choisissant Réunion > Quitter Adobe CONNECT ou en fermant simplement la fenêtre de la salle de réunion, la réunion reste ouverte pour les autres personnes, lesquelles peuvent continuer à collaborer pendant 10 minutes. Une fois ce délai écoulé, elles sont informées de la fermeture de la salle de réunion au bout d'une minute. 1. Choisissez Réunion > Arrêter la réunion. 2. Dans la boîte de dialogue Arrêter la réunion : o Pour personnaliser un message de clôture destiné aux participants, remplacez le texte de la zone située sous Afficher ce message à tout le monde. o Pour ouvrir un nouveau site Web à l'intention des participants après la fermeture de la salle de réunion, choisissez Ouvrir cette URL pour les participants et tapez l'url. 3. Pour enregistrer ces paramètres pour les prochaines réunions, cliquez sur Enregistrer le message. Vous revenez à la salle de réunion. Choisissez à nouveau Réunion > Arrêter la réunion. 4. Pour arrêter la réunion, cliquez sur OK. La salle de réunion se ferme pour tous les participants et le message de fermeture s'affiche. En tant qu'hôte, vous pouvez rouvrir cette réunion en cliquant sur le bouton Démarrer la réunion figurant dans votre écran de fermeture. Expiration d'une réunion En tant qu'hôte, si vous êtes seul dans la salle de réunion pendant plus de 20 minutes, un avertissement s'affiche. Vous devez alors cliquer sur le bouton Je suis toujours connecté! afin de maintenir la salle de réunion ouverte. Si vous ne cliquez pas sur ce bouton dans le délai imparti, la réunion est déconnectée et une fenêtre de notification s'affiche. Vous pourrez peut-être redémarrer la réunion de manière à pouvoir inviter de nouvelles personnes ou enregistrer l'historique des conversations et les notes. 33