Instructions modèle et mise en forme de texte (site web)

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1 Instructions modèle et mise en forme de texte (site web) Introduction Deux documents sont à votre disposition : Modèle de base.dotx : modèle à utiliser pour faire votre propre modèle. Texte de base.docx : texte brut que vous devez mettre en forme à partir de votre modèle. Avant d ouvrir ces deux documents, enregistrez les sur votre station de travail, si vous ne le faites pas, le modèle ne s ouvrira pas en tant que modèle mais comme un nouveau document, ce qui n est pas le but recherché. Vous allez créer votre modèle de document à partir du document «Modèle de base.dotx». Vous créerez également votre texte mis en forme à partir du document «Texte de base.docx» que vous copierez et collerez dans un nouveau document basé sur votre modèle. Au cas où vous ne verriez pas les extensions des fichiers lorsque vous affichez le contenu de votre répertoire, vous pouvez modifier les paramètres de Windows comme suit (valable pour Windows 7 et 8): Dans le menu démarrer, cliquez sur «panneau de configuration». Sélectionnez le mode d affichage «Afficher par : Petites icônes» si pas déjà le cas (en haut à droite de la fenêtre). Dans la liste des paramètres affichée, cliquez sur «Options des dossiers». Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionnez l onglet «Affichage», Dans le cadre «Paramètres avancés», Faites dérouler la liste jusqu à atteindre le paramètre «Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu», décochez cette option, cliquez sur «OK», fermez les différentes fenêtres ouvertes, ouvrez à nouveau votre répertoire de travail et vous devez voir maintenant les extensions des fichiers. Travaux avec Word Dans l exercice, vous allez utiliser deux documents : Texte de base.docx : L extension «.docx» indique que ce fichier est un document Word (version 2007 et plus). C est le contenu de ce document que vous devrez transformer pour le rendre présentable à l aide du modèle que vous aurez réalisé. Modèle de base.dotx : L extension «.dotx» indique que ce fichier est un modèle de document qui va servir à créer de nouveaux documents avec la mise en page que vous souhaitez. Pour ouvrir un modèle de document en vue de le modifier, on ne peut pas faire un double clic sur le modèle car Word interprète cette action comme la création d un nouveau document à partir de ce modèle. La solution pour modifier le contenu d un modèle est de faire un clic droit sur le modèle et de choisir «Ouvrir». Vous devez voir dans la barre de titre de Word, le nom du modèle. Si vous modifiez une mise en forme dans ce modèle et que vous enregistrez, Word va modifier votre modèle et les nouveaux documents créés à partir de ce modèle tiendront compte des modifications que vous avez faites. Pour créer ensuite un document avec votre modèle, il suffit de faire un double clic sur votre modèle et Word va ouvrir une fenêtre vide avec dans la barre de titre de Word, le nom «Document1» (1 à n suivant le nombre de fois que vous avez cliqué pour créer un nouveau document). Quand vous aurez saisi votre document en Modèle et mise en forme Page 1

2 Pour rappel : utilisant en particulier les mises en forme de styles que vous avez définies, vous pourrez l enregistrer avec l extension «nom.docx» qui correspond à un document Word. L extension est gérée automatiquement par Word quand vous sélectionnez le bon type dans la liste déroulante «Type» de la fenêtre d enregistrement (il existe beaucoup de types pour rendre compatible vos documents avec des versions antérieures de Word ou lorsque vous utilisez des objets «Activex» dans les formulaires). Modifier un style se fait par un clic droit sur un style dans la galerie de styles et choisir «modifier» dans la liste. Certaines mises en forme sont directement accessibles sur la fenêtre qui s ouvre. D autres mises en forme sont accessibles en cliquant sur le bouton «Format» en bas de la fenêtre et en sélectionnant la bonne option dans la liste, les points avant, après, l interligne, les retraits se trouvent dans «Paragraphe», le «saut de page» se trouve dans l onglet «Enchainements» de «Paragraphe». À vous de parcourir les possibilités et de retrouver les modifications à faire. Pour insérer un champ prédéfini et géré par Word, positionnez votre curseur où vous souhaitez voir apparaître un champ prédéfini, affichez le ruban «Insertion», cliquez sur «QuickPart» du groupe «Texte» et choisissez «Champ». Cliquez dans la liste déroulante des noms de champ sur celui que vous souhaitez faire apparaître, par exemple, «FileName» pour faire apparaître le nom actuel de votre document là où se trouvait votre curseur. Pour insérer un saut de section continu, positionnez votre curseur juste devant le premier caractère de la première ligne d une page (qui doit changer d orientation ou de numéro de page par exemple), dans le ruban «Mise en page», groupe «Mise en page», cliquez sur «Sauts de pages» pour afficher la liste des sauts de page ou sauts de section. Si vous ne voyez pas «Sauts de pages» ou «Sauts de lignes», n oubliez pas que vous pouvez toujours en survolant chaque bouton du groupe obtenir une infobulle explicative. Dans la liste qui s affiche, choisissez «Sauts de section continu» pour insérer un saut de section à l endroit précis où se trouve votre curseur. Pour insérer un numéro de page à partir d une page donnée : Insérez d abord un saut de section continu, faites un double clic sur le pied de page de cette nouvelle section, dans le ruban «Outils d entêtes et de pied de page» qui s affiche, désélectionnez le bouton «Lier au précédent» du groupe «Navigation», positionnez ensuite votre curseur à l endroit où vous voulez voir apparaitre le numéro de page dans le pied de page, dans le ruban «insertion», cliquez sur «Numéro de page», «Position actuelle», «Numéro normal». Pour modifier le numéro de page, faite un clic droit sur le numéro affiché pour avoir une liste dans laquelle vous devez trouver «Format des numéros de page» sur lequel vous cliquez pour afficher la fenêtre de gestion des numéros de page. Pour changer l orientation en «Paysage», insérez un saut de section continu juste devant le premier caractère de la page dont l orientation doit changer (Ne pas tenir compte des puces ou des numérotations affichées par Word), puis dans le ruban «Mise en page», groupe «Orientation», sélectionnez «Paysage». Pour que le numéro de page continue par rapport à la page précédente (voir le paragraphe qui précède) et indiquez qu il doit continuer par rapport à la section précédente. Pour revenir à l orientation «Portrait», insérez un saut de section continu juste devant le premier caractère de la page dont l orientation doit de nouveau changer, puis dans le ruban «Mise en page», groupe «Orientation», sélectionnez «Portrait». N oubliez pas de modifier le numéro de page en le faisant suivre la section précédente si nécessaire. Pour insérer une table des matières, positionnez le curseur en haut de la page sur laquelle vous souhaitez voir la page de garde (attention à se positionner avant le saut de page et le saut de section continu que vous avez mis pour commencer le numéro de page à la page suivante. Pour voir tous les caractères de contrôle, cliquez dans le ruban «accueil» sur le bouton du groupe «paragraphe». Modèle et mise en forme Page 2

3 Cliquez à nouveau sur ce bouton pour ne plus voir les caractères de contrôle). Dans le ruban «Références», cliquez sur «Table des matières» et choisissez l une des premières tables proposées. N oubliez pas de faire la mise à jour complète de la table des matières pour qu elle s affiche correctement (Bouton «mettre à jour la table» au début de la table). Paramétrage du modèle : L exercice consiste dans un premier temps à modifier un modèle existant et à ensuite utiliser ce modèle pour mettre en forme un texte quelconque. Dans la réalité, il ne s agira pas de mettre en forme un document mais de créer de nouveaux documents à partir de votre modèle. Faites un clic droit sur «Modèle de base» et choisir «Ouvrir» dans la liste. Sauvegardez votre modèle sous la dénomination «modèle (votre nom).dotx» (attention à l extension=type de document qui doit rester.dotx) dans le même répertoire que les autres documents. Nettoyez la liste des styles : pour supprimer un style, faites un clic droit sur le style à supprimer et cliquez sur «supprimer de la galerie de styles rapides». o Supprimer de cette manière les styles : Accentuation, Elevé, Sous-titre, Titre, Citation. Renommez le style Liste à puce : clic droit, option «Renommer», saisissez «Puces». Modifiez les styles suivants : (ne pas laisser «multiple» dans l interligne) o Normal : Cambria, 11 pt, justifié, noir, pas de numérotation, 12 pt avant, 0 pt après, interligne : au moins 15 pt, éviter veuves et orphelins. o Titre 3 : Calibri, 12pt, gauche, noir, gras, numérotation : 1, 2, 3,, alignement des nombres : gauche, retrait gauche et droit à 0, de première ligne : aucun, 18 pt avant, 0 pt après, interligne : au moins 15 pt. o Titre 2 : Calibri, 16pt, gauche, noir, gras, italique, numérotation : A, B, C,, alignement des nombres : gauche, retrait gauche et droit à 0, de première ligne : aucun, 24 pt avant, 0 pt après, interligne : au moins 15 pt. o Titre 1 : Calibri, 20 pt, gauche, noir, gras, numérotation : I, II, III,, alignement des nombres : gauche, retrait gauche et droit à 0, de première ligne : aucun, 0 pt avant, 0 pt après, interligne : au moins 15 pt, saut de page avant. o Puces : Cambria, 11 pt, justifié, noir, pas de numérotation mais une puce de la forme, retrait gauche de 0,63cm et droit à 0, de première ligne : suspendu de 0,63cm, 10 pt avant, 0 pt après, interligne : au moins 15 pt, ne pas cochez «Ne pas ajouter d espace entre les paragraphes du même style», éviter veuves et orphelins. o En-tête de table des matières : pour accéder à ce style, cliquez sur la flèche en bas à droite du groupe «Style» du ruban «Accueil». En bas de la fenêtre qui s affiche, cliquez sur le bouton «Gérer les styles». Dans l onglet «Modifier», sélectionnez dans la liste des styles, le style «En-tête de table des matières». Cliquez sur le bouton «Modifier» pour changer la ligne «Style basé sur». Changer «Titre 1» par «Normal». Cette manipulation permettra de ne pas avoir de problème avec la création de la table des matières car le style «Titre 1» par défaut provoque un problème de numération. Créez une nouvelle liste de titres à plusieurs niveaux : o Cette manipulation est nécessaire pour avoir une hiérarchie de titres qui va permettre une numérotation correcte des paragraphes. o Deux étapes successives indispensables : Appliquez une numérotation prédéfinie Modifiez cette numérotation o Appliquez une numérotation prédéfinie : Modèle et mise en forme Page 3

4 Dans le ruban accueil, groupe «Paragraphe», cliquez sur «Liste à plusieurs niveaux». Dans les différentes numérotations qui apparaissent, sélectionnez la numérotation qui convient (Titre 1, Titre 2, Titre 3 avec les bonnes numérotations identiques aux styles que vous avez définies dans les dernières proposées). La fenêtre se ferme et lorsque vous cliquez à nouveau sur «Listes à plusieurs niveaux», vous devez voir dans «Liste actuelle», la liste que vous avez sélectionnée. o Modifiez cette numérotation : (Ne pas cliquer sur «Ok» tant que les 3 niveaux n ont pas été modifiés) Placez le curseur sur le style «Titre 1». Cliquez à nouveau sur le bouton «Liste à plusieurs niveaux». Cliquez sur la commande «Définir une nouvelle liste à plusieurs niveaux». Cliquez sur le bouton «Plus» qui apparaît en bas à gauche de la fenêtre (ne rien faire si c est le bouton «moins» qui est affiché). Sélectionnez le 1 dans la liste des niveaux (en haut à gauche de la fenêtre). Dans la liste «Style à appliquer à ce niveau», sélectionnez le style «Titre1». Dans la liste «Niveau à afficher dans la galerie», sélectionnez le niveau 1. Dans la liste «Style de numérotation pour ce niveau», sélectionnez I, II, III, Dans le groupe «position» : Alignement du numéro : gauche. Alignement : 0cm Retrait du texte à : 0cm. Faire suivre le numéro de : espace. Sélectionnez le 2 dans la liste des niveaux (en haut à gauche de la fenêtre). Dans la liste «Style à appliquer à ce niveau», sélectionnez le style «Titre2». Dans la liste «Niveau à afficher dans la galerie», sélectionnez le niveau 2. Dans la liste «Style de numérotation pour ce niveau», sélectionnez A, B, C, Dans le groupe «position» : Alignement du numéro : gauche. Alignement : 0cm Retrait du texte à : 0cm. Faire suivre le numéro de : espace. Sélectionnez le 3 dans la liste des niveaux (en haut à gauche de la fenêtre). Dans la liste «Style à appliquer à ce niveau», sélectionnez le style «Titre3». Dans la liste «Niveau à afficher dans la galerie», sélectionnez le niveau 3. Dans la liste «Style de numérotation pour ce niveau», sélectionnez 1, 2, 3, Dans le groupe «position» : Alignement du numéro : gauche. Alignement : 0cm Retrait du texte à : 0cm. Faire suivre le numéro de : espace. o Cliquez sur «Ok» pour terminer. Vérifiez l utilisation des puces pour au moins 3 niveaux. Personnalisez les marges : o Marge gauche : 2,5 cm, marge droite : 2 cm o Marge haute : 2 cm, marge basse : 2,5 cm Personnalisez le pied de page : o Dans le ruban «Insertion», cliquez sur «Pied de page» du groupe «En-tête et pied de page» pour faire apparaître les différents choix. Sélectionnez le premier pied de page vide. Modèle et mise en forme Page 4

5 o positionnez votre curseur dans le pied de page à gauche de la page, o insérez le champ «filename» à cet endroit (voir page 2), o faites un double clic dans le corps du document pour fermer le pied de page. Votre modèle est prêt à être testé. Pour cela, Insérez dans la première page, les titres de différents niveaux, du texte normal, une petite liste à puces et vérifiez le comportement de votre modèle. Si tout vous semble correct, effacez tout ce que vous avez écrit, ne gardez qu une seule page avec son pied de page. Positionnez votre curseur en début de page, vérifiez que le style est bien «Normal». Enregistrez le document modèle sous le même nom que vous l avez sauvegardé en début d exercice et fermer Word. Vous allez maintenant tester votre modèle en mettant en forme le document «texte de base.docx». Mise en forme du texte : Pour cela, effectuez les manipulations suivantes pour importer le texte de base dans un nouveau document créé à partir de votre modèle: Ouvrez le document «texte de base.docx» par un double clic sur l icône du document. Sélectionnez tout le document Copiez votre sélection Refermez le document et fermez Word Ouvrez un nouveau document par un double clic sur votre modèle, vous devez voir «document1» (de 1 à n) dans la barre de titre de Word. Enregistrez (avec «Enregistrer sous») ce document vide sous la dénomination «texte (votre nom).docx» (attention à l extension=type de document qui doit être.docx) dans le même répertoire que les autres documents. Collez le texte que vous avez copié avec l option «Fusionner la mise en forme». Vous pouvez maintenant faire les modifications sur votre document pour avoir une mise en forme correcte : La première page est la page de garde : modifiez-la comme bon vous semble. Ne pas utiliser de style autre que «Normal» pour ne pas avoir de lignes parasites dans la table des matières que vous allez insérer plus tard et qui va utiliser tous les textes dont le style est un des styles Titre1, Titre2 ou Titre3. Ne pas utiliser l outil «Page de garde» du ruban «Insertion» qui vous posera des problèmes pour la référence qui se trouve dans le pied de page. Dans cette page, vous devez ajouter l auteur, c est-à-dire vous-même et la date de création du document. Vérifiez que le pied de page contenant le nom du document est toujours présent. A la suite de la première page (de garde), insérez une page vierge par un saut de page (ruban «Insertion») qui contiendra plus tard la table des matières. Insérez un ou deux sauts de lignes pour pouvoir cadrer cette table des matières ultérieurement. À partir de la page «LE DIAGNOSTIC» jusqu à la fin du document, vous devez faire apparaître un numéro de page du côté droit du pied de page commençant à 1. Pour cela : o Positionnez-vous devant le premier caractère de la page et insérer un saut de section continu (voir en page 2) o Entrez dans le pied de page devant contenir le premier numéro de page, positionner le curseur à droite de la page avec des «Tab». Le ruban «Outils entêtes et pied de page» doit s afficher. o Dans ce ruban, groupe «Navigation», désactivez l option «Lier au précédent» (un seul clic). o Insérez dans le pied de page (à droite) un numéro de page que vous initialiserez à 1 (toute la procédure se trouve en page 2). Modèle et mise en forme Page 5

6 o o Vérifiez que les pages précédentes n ont pas de numéro de page et que les pages suivantes sont correctement numérotées. Fermez le pied de page. Appliquez Les styles «titres» et supprimez les déterminants inutiles aux lignes suivantes : o Titre 1 :«DIAGNOSTIC» o Titre 2 :«Évolution de la dotation communale aux C.P.A.S.» o Titre 2 :«Évolution des dépenses du personnel» o Titre 2 :«Principaux indicateurs de l évolution» o Titre 2 :«Revendications générales de la Fédération des C.P.A.S.» o Titre 1 :«ÉTAT FÉDÉRAL» o Titre 2 :«Droit à un minimum de moyens d existence» o Titre 3 :«Situation actuelle» o Titre 3 :«Comparaisons européennes» o Titre 3 :«Comparaison des revenus minimums» o Titre 3 :«Évolution de la problématique» o Titre 3 :«Revendications de la Fédération des C.P.A.S. à l égard de l État fédéral» o Titre 2 :«Aide aux candidats réfugiés» o Titre 3 :«Situation actuelle» o Titre 3: «Comparaisons européennes» o Titre 3 :«Évolution de la problématique» Ajoutez en fin de document, avant «Source Internet», la ligne «BIBLIOGRAPHIE» de style Titre1. Appliquez le style «Puces» à toutes les énumérations commençant par un tiret. Vérifiez que tout le texte est justifié à l exception de la bibliographie et des tableaux. Vérifiez qu il ne faut pas d espaces ou de tirets insécables. Ajoutez un saut de page avant le titre «Comparaison des revenus minimums» et avant le titre «Évolution de la problématique» pour isoler le tableau. Convertissez le «(1)» derrière le titre «Comparaison des revenus minimums» en une note de bas de page, pour cela : o Effacez «(1)» derrière ce titre o Positionnez le curseur juste derrière le titre, dans le ruban «références», cliquez sur insérer une note de bas de page, un 1 doit apparaître et le curseur se met en fin de page. o Sélectionnez et coupez le texte juste au-dessus sans le «(1)», le coller derrière le numéro 1 de la note de bas de page. Affichez le tableau en paysage (Voir page 2). Faites en sorte qu il tienne sur une page en paysage en réduisant la hauteur de chaque ligne. Les deux premières colonnes doivent être cadrées à gauche, les autres colonnes doivent être centrées. Remettez la suite du document en portrait (Voir page 2). Créez une table des matières en page 2 (Voir page 3). Vérifiez qu il ne traîne pas de sauts de ligne inutiles. La préparation des styles doit donner toute la clarté au texte sans qu il y est besoin d y ajouter des sauts de ligne (À l exception de la page de garde et peut être de la table des matières) Vérifiez également que la référence du nom du fichier apparaisse bien sur toutes les pages et que le numéro de pages soit bien consécutif sur toutes les pages. Enregistrez le document texte mis en forme sous le même nom que vous l avez sauvegardé en début d exercice et fermer Word. Modèle et mise en forme Page 6