Gérer. Comptabilisation de l impression dans les écoles et universités. Des solutions pour l enseignement

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1 Gérer Comptabilisation de l impression dans les écoles et universités Des solutions pour l enseignement

2 réduisez le gaspillage Protégez votre budget des coûts croissants de l impression libre. Les imprimantes dans les classes et les laboratoires informatiques constituent de formidables outils d aide à l enseignement, sauf en matière de préservation des ressources. La liberté d accès à une impression supposée gratuite entraîne des impressions peu économiques, inutiles et non-réclamées. Vous pouvez désormais mettre un terme à ce gaspillage grâce à Equitrac Express 4, la version la plus performante éditée à ce jour par Equitrac, leader sur le marché de la gestion d impression et des solutions en récupération des coûts pour les universités, facultés, collèges et lycées et leurs librairies. Grâce au logiciel Equitrac, vous choisissez les personnes habilitées à imprimer, le nombre de pages, et la machine de destination. Vous pouvez facilement tracer, analyser ou facturer chaque impression de page émise par tout étudiant, professeur, collègue ou visiteur sur n importe quelle imprimante de bureau, dispositif multifonctions du réseau, ou photocopieuse commune. De plus, vous gagnez la possibilité de réduire l impression générale, d optimiser le déploiement du matériel et d envoyer les travaux d impression nécessaires vers vos dispositifs les plus performants : tout cela contribue à réduire le coût des impressions de documents. Des centaines de districts et d institutions semblables au vôtre ont déjà choisi la solution Equitrac pour : Définir et appliquer des quotas d impression pour les étudiants Attribuer des coûts d impression aux individus, aux départements, ou mettre en place des subventions Libérer des fonds pour d importants programmes universitaires Mettre en place un système de paiement au sein du campus : par carte, en liquide ou via un compte Améliorer la qualité de service et réduire les appels vers les centres d assistance Connaître avec précision l utilisation des imprimantes et des copieurs Faire preuve de responsabilité vis-à-vis de l environnement Une solution pour aujourd hui et pour demain Fruit d un partenariat sans précédent entre les fabricants de matériel et les créateurs d applications destinées à l enseignement ayant collaboré à nos côtés au sein du centre d innovation Equitrac, la solution Equitrac pour l enseignement vous offre la flexibilité et la liberté d une véritable plateforme de gestion d impression non-liée à un fournisseur. Disponible à la fois en logiciel intégré à un dispositif et sur terminal, la solution d Equitrac s intègre parfaitement à votre infrastructure TI en place. Elle fonctionne avec les imprimantes, les copieurs et les dispositifs multifonctions issus de tous les principaux fabricants. De même, elle s adapte facilement aux besoins des petites écoles à serveur unique comme à ceux des campus multiples ou aux réseaux de tout un district comptant des centaines d imprimantes et des milliers d utilisateurs. Un lycée composé de quatre campus a supprimé quelque 1000 pages d impression gaspillées et non-réclamées par jour en remplaçant les imprimantes de classe non-administrées par des périphériques multifonctions et l impression Follow-You Equitrac. Désormais, les étudiants sont responsables de chaque page imprimée. En l espace d un semestre, dans un seul laboratoire informatique, une solution Equitrac a permis à une université de réduire sa consommation en papier de 80%, soit de passer à feuilles au lieu de

3 récupérez les coûts Une page imprimée = une personne responsable. Une application sans effort des quotas d impression Vous avez certainement déjà aperçu des corbeilles de recyclage pleines de papier gaspillé, d impressions inutilisées et de copies multiples d un même document. Voire des impressions non-réclamées de livres ou de sites Web entiers. La solution d Equitrac pour l enseignement vous aide à en finir avec ce gaspillage en exigeant l identité des utilisateurs avant d imprimer, en traçant chaque page produite et en les obligeant à s en tenir à leur quota semestriel. Facilité d utilisation Grâce à Equitrac, la gestion d impression devient une procédure simple, systématique et presque automatique. La fenêtre contextuelle de l assistant d impression permet aux utilisateurs de prévisualiser les attributs de leurs travaux d impression sur leur PC : coût, moyen de paiement et nombre de pages. Toutes ces informations sont collectées automatiquement sur le réseau. Précision de la répartition et la récupération des coûts Les professeurs peuvent répartir les coûts d un document avec précision pour un département ou une subvention spécifique. Vous pouvez également facturer les caractéristiques de document en toute simplicité, par exemple la taille de fichier ou de papier, le type de support, la couleur, la copie recto verso et l agrafage, entre autres. Ou établir différentes bases tarifaires pour le corps professoral, le personnel, les étudiants ou les utilisateurs occasionnels. Sécurité et confidentialité L impression Follow-You Equitrac avec Secure Document Release conserve les documents dans une file d attente de tâches d impression sécurisée jusqu à ce que les utilisateurs s identifient sur le dispositif ou règlent le paiement. Fini les informations personnelles des étudiants étalées au grand jour ou les partiels de fin d année de la semaine suivante en attente d impression sur n importe quel dispositif. Productivité accrue La liberté d envoyer des documents vers tout dispositif relié en réseau, et ce partout sur le campus et sur n importe quel serveur, permet aux utilisateurs d éviter l attente et d imprimer leurs travaux au moment opportun. La nouvelle option Transférer (Send To) permet aux utilisateurs de partager des documents avec une liste de diffusion en transmettant la possibilité d imprimer avec ou sans frais. De plus, le moteur «Device Monitoring Engine» d Equitrac permet aux administrateurs de réacheminer leurs tâches en provenance de dispositifs non-disponibles. Options de paiement pratiques Nous acceptons tous les modes de paiements : liquidité, porte-monnaie électronique, carte campus ou comptes d impression réseau. La gestion PIN automatisée ainsi que l administration de compte centralisée évite au personnel de faire office de caissiers. Grâce à la capacité de collecte des données de terminal hors connexion, vous pouvez tracer et récupérer les coûts d impression sans recourir à la connexion réseau. «Si je vois un papier restant dans le bac de réception en fin de journée, je me dis qu au moins je n ai pas payé celui-là!» Directeur des technologies de l information et de la communication, école secondaire à 4 campus L impression Follow-You Equitrac avec Secure Document Release fonctionne avec des systèmes de cartes campus afin de protéger les informations personnelles ou confidentielles, en conservant les documents dans une file de tâches d impression en attente sécurisée jusqu à ce que les utilisateurs s identifient sur l imprimante.

4 améliorez vos prestations Nombreuses possibilités d établissement de comptesrendus Prenez des décisions mieux fondées concernant votre matériel grâce aux informations pratiques apportées par des comptes-rendus d activité synthétiques, détaillés et généraux. Voyez en un clin d œil qui produit le plus d impressions, quels dispositifs sont les plus fréquemment utilisés ou quels sont les problèmes les plus récurrents. Utilisez les comptes-rendus d activité synthétiques, détaillés et généraux pour mesurer les économies de coûts et rendements de vos investissements. Estimez les pertes évitées grâce à des comptes-rendus établis via Secure Document Release sur la file des tâches en attente n ayant jamais été jamais imprimées. TI simplifiées Le logiciel Equitrac simplifie la vie des administrateurs TI. Le contrôle et l administration centralisés du matériel améliorent la qualité du service, minimisent les exigences en ressources TI et réduisent les appels vers les centres d assistance téléphonique liés aux problèmes d impression. La détection de défaillance proactive et l avertissement d erreur instantané aide le personnel technique à résoudre des questions avant qu elles deviennent des problèmes. Et le nouveau moteur «Device Monitoring Engine» d Equitrac fournit une seule console pour tracer le statut et l historique, dont la quantité de papier et les niveaux de teinte actuels, ainsi que les pannes récentes, de tous les dispositifs reliés en réseau Grâce à Equitrac, les TI peuvent éliminer la confusion entre plusieurs dispositifs et rendre les choix et les capacités d imprimante plus faciles à voir, à accéder et à comprendre. Les besoins en assistance et les appels vers les centres d appels liés à l impression sont considérablement réduits. Le logiciel Equitrac a permis à un lycée d appliquer les quotas d impression pour les étudiants, de sensibiliser davantage le campus quant à l impact de la production de document sur l environnement et de réduire de 50% l impression totale. Pour en savoir plus Visitez notre site Web endprintwaste.com pour consulter notre présentation de 90 secondes et apprenez comment réduire vos dépenses d impression grâce aux solutions en gestion d impression et en récupération des coûts Equitrac pour l enseignement. «L idée de départ est née du souci de protection de l environnement. Mais, en regardant de plus près les économies réalisées sur les coûts de production, l administration n a pas hésité longtemps avant de donner son aval.» Directeur des services commerciaux, Northeastern Liberal Arts College

5 Mettez en place une solution complète grâce à Equitrac Equitrac. Au service des documents depuis plus de trente ans. Equitrac est le leader mondial et le nom le plus réputé dans le domaine des solutions de récupération intelligente de coûts et de la gestion d impression. A ce jour, nous avons élaboré le programme R. et D. le mieux financé du secteur, conclu des partenariats privilégiés avec les principaux fabricants de matériel et constitué la plus grande équipe d experts en récupération des coûts dans le monde. Sur les campus des universités, dans les collèges et lycées et dans les districts des écoles publiques du monde entier, Equitrac a aidé les établissements à appliquer des quotas d impression, éliminer les pertes, réduire les dépenses d impression globales, simplifier l administration TI et faire preuve de responsabilité vis-à-vis de l environnement. Découvrez le plus d Equitrac Trente ans de réussite et de stabilité Les solutions de traçage d impression et de récupération des coûts les plus utilisées au monde Choisi par les facultés, universités et collèges et lycées à travers le monde Construction, promotion et prise en charge de notre propre technologie Programme de recherche et de développement le plus grand et mieux financé du secteur, incluant un centre d innovation recensant 100 professionnels technologiques penchés sur vos besoins et votre avenir Le plus grand réseau international de ventes, service et assistance Technologies d avenir et non-liées à un fournisseur qui fonctionnent avec n importe quel dispositif, analogue ou numérique, issu de n importe quel fabricant Incorporé aux copieurs numériques et périphériques multifonctions pendant plus de cinq ans Des solutions normées prenant en charge les technologies et services Microsoft, Citrix et Novell Assistance pour les principaux systèmes de carte campus Meilleures valeurs et durée de vie utile de votre équipement actuel Gestion des dépenses d impression à l échelle du campus Répartition des coûts et gestion des dépenses à l échelle du campus Capture, évaluation des coûts et établissement de comptes-rendus sur logiciel de toutes les dépenses d impression et de copie L architecture extensible s adapte aux déploiements sur de multiples campus Solutions incorporées pour de nombreux fabricants de matériel Option de terminal PageCounter pour contrôler les copies et sécuriser l impression Outils de gestion de compte centralisés et départementaux Gestion de statut de dispositif et traçage des défaillances Gestion des impressions de documents intégrée Impression et routage local et en réseau soumis à des règles Technologie d impression sécurisée Follow-You TM Contrôle et traçage de copie avec des terminaux incorporés et PageCounter Evaluation des coûts et comptabilité flexibles Listes de prix centrales exhaustives et faciles à gérer Evaluation des prix par page et attributs d impression Evaluation des prix en fonction du département et du compte Remises / Suppléments compensatoires en fonction de l heure et du jour de la semaine Etablissement de comptes-rendus exhaustifs Comptes-rendus d activité synthétiques, détaillés et généraux Comptes-rendus planifiés avec options d export multiples Personnalisation de compte-rendu sur site et niveaux personnels Intégration technologique soutenue Certifié Windows Server 2003 Certifié CBORD et Blackboard Compatible avec les services de terminaux Citrix et Windows Assistance pour les serveurs d impression Windows, NetWare, UNIX et Linux Assistance pour les stations de travail Macintosh Prise en charge des bases de données Microsoft SQL Server et Oracle Prise en charge de grappe (cluster) Windows Server 2003 et 2000 Options de paiement flexibles Changement d utilisateur, de département, d attribution de subvention ou de fonds Assistance pour dispositif de dépôt de compte libreservice Assistance pour compte en ligne anonyme exempt d administration Assistance pour lecteurs de carte de valeur patrimoniale 1000 South Pine Island Road, Plantation, FL P F Equitrac Corporation. Tous droits réservés. Equitrac, Equitrac Professional, Equitrac Professional Enterprise Edition, Equitrac Print Tracking, Equitrac PageCounter, Equitrac PageCounter Professional, Follow-You et CostDiscovery sont des marques déposées, des marques enregistrées ou des marques de service d Equitrac Corporation. Toutes les autres marques et leurs produits sont des marques déposées ou enregistrées de leurs dépositaires respectifs, et doivent être indiqués comme tels. Les sociétés, noms et/ou données utilisés dans les captures d écran et échantillons sont fictifs, à moins de spécification contraire. LTPEQ

6 appliquez des limites Finissez-en avec le gaspillage de papier Grace à l aide d Equitrac pour appliquer des quotas d impression et relever toute page imprimée sur chaque dispositif, vous encouragez les étudiants, le corps professoral et le personnel à imprimer uniquement les documents nécessaires. Paiement simplifié Equitrac accepte tous les modes de paiement : carte à puce ou portemonnaie électronique à bande magnétique, système de carte campus, compte d impression en réseau local et liquide. Répartissez les coûts Une seule solution centralisée permet de tracer de manière fiable et sécurisée toutes les impressions et de répartir les coûts pour toutes les impressions et les copieurs, sans même recourir à la connexion. «Au premier semestre, nous avons réduit la production de 41%, économisé plus de 2000 rames de papier et 100 cartouches d encre, et récupéré sur les dépassements de quotas en frais impressions.» Directeur adjoint aux technologies d accès dans une université publique de 7500 étudiants