DECLARATION 27/01/2017. RU 19 Gestion des examens et concours scolaires (OCEAN)

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1 DECLARATION 27/01/2017 RU 19 Gestion des examens et concours scolaires (OCEAN)

2 GESTION DES EXAMENS ET CONCOURS SCOLAIRES (OCEAN) (Déclaration N 19 ) Le traitement OCEAN a pour objet la gestion de l organisation des examens et concours scolaires. Il ne concerne pas les concours administratifs ouverts aux agents du ministère de l éducation nationale. Il permet une incription en ligne des candidats aux examens et concours (téléservice INSCRINET) ainsi que ll accès à tous les résultats positifs et l accès au détail des notes via un compte personnel (téléservice PUBLINET). L arrêté du 22 avril 2013 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des examens et concours scolaires dénommé OCEAN ( constitue un acte règlementaire unique en référence auquel des engagements de conformité seront accomplis par les rectorats et les inspections académiques. Cet acte règlementaire unique précise notamment les finalités, les informations collectées et enregistrées, les destinataires, la durée de conservation des informations, les modalités d exercice du droit d accès et d opposition et les mesures de sécurité mises en place. TEXTE OFFICIEL Arrêté du 22 avril 2013 portant création d un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif à la gestion des examens et concours scolaires dénommé OCEANDélibération n du 31 mai 2012 portant avis sur un projet d arrêté portant création d un tr... SECTEURS D'ACTIVITE EXCLUS DU CHAMP DE LA NORME Secteur privé RESPONSABLES DE TRAITEMENT CONCERNES Le ministère de l Éducation Nationale (MEN) OBJECTIF(S) POURSUIVI(S) PAR LE TRAITEMENT (FINALITES)

3 1- La gestion des opérations propres à l organisation des examens et concours scolaires. 2- L inscription immédiate et à distance des candidats aux examens et concours scolaires (téléservice INSCRINET). 3- L accès à tous les résultats positifs obtenus aux examens ou concours : admis, mention, à l exclusion de toute mention des candidats refusés (site ouvert au public PUBLINET). 4- L accès, pour chaque candidat, à un compte personnel présentant le détail des notes obtenues (téléservice PUBLINET). UTILISATION(S) EXCLUE(S) DU CHAMP DE LA NORME Organisation (inscription et publication des résultats) des concours administratifs susceptibles d être passés par les agents du service public de l éducation nationale. DONNEES PERSONNELLES CONCERNEES Données relatives aux candidats : l identité du candidat (civilité, nom de naissance, nom usuel, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité (pour l élaboration de statistiques), INE-BEA, numéro d inscription, catégorie socio-professionnelle (pour l élaboration de statistique), coordonnées (adresse postale, adresse électronique, téléphone), catégorie du candidat (scolaire, individuel, enseignement à distance), établissement d origine, division de classe, examen passé, options choisies, handicap (oui-non) pour les besoins d éventuels aménagements d épreuve, notes obtenues, résultat (admis premier groupe, mention, admissible second groupe, ajourné premier groupe, admis second groupe, ajourné second groupe), compétences du socle commun de compétences, pour les seuls candidats au Diplôme national du brevet Données relatives aux reponsables légaux des candidats : catégorie socioprofessionnelle (pour l élaboration de statistiques recueil facultatif) DONNEES EXCLUES DU CHAMP DE LA NORME INE national DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES Les données sont conservées jusqu'à la proclamation des résultats de la session suivante. DESTINATAIRES DES DONNEES

4 Les destinataires ou catégories de destinataires internes au ministère de l éducation nationale, habilités sont : les agents habilités des services académiques, pour les seuls candidats de l académie ; le chef de l établissement scolaire d origine du candidat, pour les seules données relatives aux élèves de son établissement ; les membres des jurys ; les agents habilités des centres d épreuve, pour les seuls candidats affectés à leur centre d épreuve ; les agents habilités des établissements d enseignement supérieur, pour les besoins de l inscription des candidats admis ; les agents habilités du service statistique ministériel et des services statistiques académiques ; les agents habilités du Centre d études et de recherches sur les qualifications. Les destinataires ou catégories de destinataires externes au ministère de l éducation nationale, habilités pour l accomplissement de leurs missions sont : les agents habilités des organismes certificateurs en langue pour le calcul des résultats et l édition des diplômes ou attestations ; les agents habilités du ministère de l agriculture pour les seules données relatives aux candidats des établissements agricoles ayant réussi leur examen. la presse et les organismes privés ayant signé une licence de réutilisation des informations figurant dans les listes de résultats d examens, pour la publication des résultats des candidats, sous réserve de leur accord préalable ; les agents habilités des collectivités territoriales participant au service public de l éducation qui en font la demande, pour la remise de récompenses aux lauréats des différents examens, sous réserve de l accord préalable du candidat, ou de ses responsables légaux, pour les candidats mineurs et de la suppression des données après remise de ladite récompense. INFORMATION DES PERSONNES ET RESPECT DES DROITS "INFORMATIQUE ET LIBERTES" Diffusion de mentions d'informations sur le site internet du rectorat concerné. Une information figure également sur les confirmations d'inscription adressées aux candidats. L'exercice du droit d'accès et de rectification s'effectuera auprès des services d'examens et concours scolaires des rectorats ou des directions des services départementaux de l'éducation nationale. Le droit d'opposition ne s'applique pas au présent traitement. Toutefois, les candidats ont le droit de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données les concernant soient publiées via le téléservice PUBLINET. Les candidats qui ne souhaiteraient pas utiliser les téléservices INSCRINET et PUBLINET seront clairement informés par le MEN des moyens dont ils disposent (procédure postale, équipements informatiques mis à sa disposition dans les établissements) pour s'inscrire à un examen ou à un concours scolaire, ou bien pour consulter leurs résultats. SECURITE ET CONFIDENTIALITE

5 L'architecture technique du traitement OCEAN a été modifiée pour répondre aux exigences du Référentiel Général de Sécurité (RGS). Une homologation à ce Référentiel est actuellement en cours et sera effective avant le mois de mai Conformément aux recommandations de l'anssi, la Commission a recommandé que l'analyse de sécurité (analyse de risques, objectifs de sécurité, fonctions de sécurité et niveau de ces fonctions) couvre la sécurité des données à caractère personnel. En outre, l'homologation nationale s'accompagnera d'un engagement formel de sécurisation au niveau local de la part du rectorat ou de l'inspection académique concernée.