SagaStock Pharma. guide de l utilisateur

Transcription

1 SagaStock Pharma guide de l utilisateur SAGASTOCK PHARMA est un outil de collecte d informations liées à la gestion des stocks pharma sur les projets. Sagastock Pharma n est pas un logiciel de gestion de stock! En aucun cas les fiches de stock doivent être abandonnées IMPORTANT Installer 1 Sagastock Pharma par projet. Chaque projet doit faire régulièrement des sauvegardes (Backup): au moins une fois par semaine sur une clé USB envoyer la sauvegarde à la coordination une fois par mois

2 table des matières Installer Sagastock Pharma sur un ordinateur Avant d installer Sagastock Pharma sur un ordinateur Installer Sagastock Pharma sur votre ordinateur pour la première fois Installer une nouvelle version de Sagastock Pharma (mises à jour)... 1 Menus de Sagastock Pharma : Le minimum à savoir Login et mot de passe pour ouvrir Sagastock Pharma Changer la langue de l utilisateur Faire une sauvegarde (backup) Restaurer une sauvegarde Exporter la base article projet Importer la base article projet Désinstaller Sagastock Pharma... 3 Chapitre 1 : Paramétrage initial de Sagastock Pharma Première ouverture de Sagastock Pharma: niveau Pharmacie de stock Créer le système de distribution du projet Ajouter une unité Lire, modifier ou mettre à jour les informations concernant une unité... 4 Corriger une erreur : supprimer une unité Définir les listes standard des unités du projet... 5 Trucs et astuces : commencer par les unités périphériques... 5 Trucs et astuces : copier/coller une liste standard... 6 Trucs et astuces : sélectionner ou désélectionner plusieurs articles en même temps Rechercher un article dans une liste : attention aux fôtes d orthographe! Utiliser les filtres : filtres listes standard (cases à cocher : ) Ajouter un article standard ou non standard Voir/modifier article Créer une désignation usuelle... 7 Corriger ses erreurs : Supprimer un article que vous avez créé... 7 Trucs et astuces : bouton «utilisé par.»... 7 Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision Les documents proposées dans Sagastock Pharma Remarques - Documents pré imprimés Voir et imprimer les documents Etiquettes Trucs et astuces pour les étiquettes : si vous n avez besoin que de quelques étiquettes Adapter les feuilles de pointage journalière (Documents spécifiques des unités de consommation) Exporter vos documents Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma Saisie des mouvements de stock des pharmacies de stock : IN et OUT Les différents types d entrée ou de sortie de stock des pharmacies de stock Saisir une entrée en stock Saisir une sortie de stock IN/ OUT Donation prêts emprunts : Définir les tiers [Modifier un tiers / supprimer un tiers] Sortie de stock: Périmés ou détériorés ajouter des commentaires Entrées en stock : Appro non ONG - Cas particulier des Projets avec appro Mixte Trucs et astuces ; utilisez le filtre pour voir uniquement les quantités saisies Trucs et astuces : Ajouter un article pendant la saisie des données - raccourcis vers la liste standard Saisir les mouvements de stock (IN et OUT) des Unités de Consommation C - Saisir un inventaire (pharmacies de stock) Trucs et astuces : Saisie des dates Trucs et astuces : Repérer les erreurs dans les dates de péremption... 14

3 table des matières Corriger les erreurs de saisie des mouvement de stock (IN et Out) et des inventaires Erreur sur la date des saisies ou les quantités et dates de péremption saisies Erreur sur le tiers ou l unité Supprimer les données saisies Trucs et astuces : correction et /ou suppression des données saisies Kits : déconditionnement des kits (Pharmacies de stock et UC) Chapitre 4: Rapports de Sagastock Pharma Rapports disponibles dans Sagastock Pharma Les paramètres des rapports Définir la période ou le Mois Obtenir un bilan global pour le projet Définir le nombre de mois pris en compte pour calculer la consommation mensuelle moyenne (CMM) Inventaire de référence et nombre de mois : liste des articles qui périment dans les X prochains mois Comment obtenir un rapport? Liste des articles : Péremption <X mois Tableau de bord simplifié Tableau des distributions totales mensuelles Tableau des distributions par mois et par unité Chapitre 5: Module «outils» de Sagastock Pharma Imprimer avec le module «Outils» Changer le nom de certaines entêtes de colonne Exporter avec le module «Outils» Position avec la module «Outils» Changer la place d une colonne Rétablir la taille et la position des colonnes Filtrer avec le module «Outils» - apprendre avec des exemples Comprendre comment cela marche! Sauvegarder vos filtres Chapitre 6 : Mettre à jour la liste des unités Arrêter les activités d une unité Afficher aussi les unités arrêtées Redémarrer les activités d une unité arrêtée Déplacer une unité... 26

4 Saisie des données dans Sagastock Pharma: règles fondamentales Qui? Idéalement la personne responsable de la gestion dans les pharmacie de stock - Staff national pour assurer la continuité de la saisie - Cette personne doit: o Etre capable de bien gérer la pharmacie si ses compétences en gestion ne sont pas suffisantes alors elle ne peut pas être responsable de la saisie des données o Un indicateur est la bonne tenue des fiches de stock et une bonne organisation dans le classement des documents liés aux mouvements de stock o Avoir des connaissances minimales en informatique - Si ce n est pas le cas alors cette personne ne doit pas être responsable de la saisie Quoi? Tous les mouvements de stock et les inventaires Quand?: Une fois par semaine voir deux si l activité de la pharmacie est importante. Comment? La saisie des données doit être faite à partir des documents qui accompagnent tous les mouvements de stock. Ces documents seront rangés sur le bureau de la pharmacie dans des corbeilles prévues pour cela : une pour les IN, une pour les OUT, une pour les inventaires. A chaque mouvement de stock : - les fiches de stock doivent être complétées immédiatement - on indique sur le document : o la date réelle d entrée ou de sortie de stock o Fiche de stock : OK (pour indiquer que le mouvement a bien été saisi sur la fiche) - on place le document dans la corbeille sur le bureau Une fois par semaine : on saisit les données dans Sagastock Pharma - on prend chacun des documents rangés dans les corbeilles - on saisit les données - on note sur le document : Sagastock OK - lorsque c est terminé on archive les documents dans les classeurs de la pharmacie 0ù? Avec une telle organisation il n est pas nécessaire que l ordinateur soit tout le temps dans la pharmacie. La saisie peut se faire dans le bureau du responsable terrain. Cela évitera que les personnes en charge de la saisie des données soient constamment sur l ordi et oublient de remplir les fiches de stock. Sous la responsabilité de qui? Du responsable du projet qui est responsable de qualité des informations saisies dans Sagastock Pharma. La gestion papier ne doit pas être abandonnée! Les fiches de stock et les bonnes pratiques de gestion sont plus importantes que Sagastock Pharma.

5 Introduction : installer Sagastock Pharma sur un ordinateur Installer Sagastock Pharma sur un ordinateur 1. Avant d installer Sagastock Pharma sur un ordinateur. 1. Créer un dossier Sagastock Pharma sur le disque D de l ordinateur Double-cliquer sur «poste de travail» (icône située sur le bureau de votre ordinateur) Double-cliquer sur «disque D» Créer un nouveau dossier. Pour cela deux solutions : a. Dans la barre de menu principal cliquer sur «fichier» -> «Nouveau» -> «dossier» b. Clic droit -> «nouveau» -> «dossier» renommer ce dossier : «Sagastock Pharma» Créer un raccourci sur le bureau de votre ordinateur pour accéder plus facilement à votre dossier Sagastock Pharma. Cliquer (une fois) sur votre dossier Sagastock Pharma pour le sélectionner Faites ensuite un clic droit -> «créer un raccourci» Coupez ce raccourci (menu principal -> «edition» -> «couper») Puis collez sur l écran principal de votre ordinateur (clic-droit -> «coller le raccourci») 2. Créer des «sous dossiers» : ouvrir le dossier «Sagastock Pharma» créer (comme expliqué précédemment) des nouveaux dossiers nommer ces nouveaux dossiers : Install (vous rangerez les fichiers d installation du logiciel), base articles Backup (pour enregistrer et ranger vos sauvegardes), Transmit (pour enregistrer et ranger vos fichiers de transmission qui seront ensuite envoyés au niveau de la coordination). 2. Installer Sagastock Pharma sur votre ordinateur pour la première fois Le nom du fichier d installation comporte le numéro de version. Exemple : «Sagastockinstall10001.exe» est la version Le numéro de la version sera écrit en bas des écrans de Sagastock Pharma. De cette façon vous saurez toujours sous quelle version vous travaillez. 1. copier le fichier d installation dans le dossier «install» que vous avez créé 2. double cliquer sur ce fichier 3. choisissez la langue dans laquelle vous seront données les instructions d installation 4. lire et suivre les instructions concernant l installation (Sagastock Pharma connaît le chemin : le plus simple est de lui faire confiance et de cliquer sur «suivant»). 5. une fois l installation terminée, l icône de Sagastock Pharma apparaît sur le bureau de votre ordinateur 6. Redémarrer l ordinateur pour que l installation soit complète 3. Installer une nouvelle version de Sagastock Pharma (mises à jour) Lorsque vous recevez ou télécharger une nouvelle version de Sagastock Pharma, vous n avez pas besoin de désinstaller la version précédente (à moins que cela ne vous soit spécifiquement demandé). 1. faites une sauvegarde avant d installer la nouvelle version (on ne sait jamais!) 2. comme précédemment, copier ce fichier dans votre dossier «install» 3. double cliquer sur le fichier La nouvelle version prendra automatiquement la place de la précédente et conservera tout votre travail. - Sagastock Pharma - 1/31

6 Introduction : Menus de Sagastock Pharma Menus de Sagastock Pharma : Le minimum à savoir 1. Login et mot de passe pour ouvrir Sagastock Pharma (à voir avec votre référent Sagastock) 2. Changer la langue de l utilisateur cliquer sur «Outils» dans la barre de menu principal cliquer sur «langues» et cliquer sur Français ou Anglais 3. Faire une sauvegarde (backup) cliquer sur «Fichier» dans la barre de menu principal cliquer sur «Sauvegarder (backup)» Indiquer le chemin du fichier où vous voulez enregistrer votre sauvegarde Sélectionner le fichier et cliquer sur «enregistrer» 4. Restaurer une sauvegarde cliquer sur «Fichier» dans la barre de menu principal cliquer sur «Restaurer» Indiquer le fichier de backup que vous voulez restaurer et cliquer sur «Ouvrir» NOTE : restaurer une backup supprime toutes les informations précédentes. Si vous voulez conserver ces informations faites une sauvegarde avant de restaurer Restaurer 1 backup 5. Exporter la base article projet cliquer sur «Fichier» dans la barre de menu principal cliquer sur «exporter base article projet» Indiquer le fichier où vous voulez enregistrer votre fichier Donnez lui un nom (base article + code projet par exemple) et cliquer sur «enregistrer» - Sagastock Pharma - 2/31

7 Introduction : Menus de Sagastock Pharma 6. Importer la base article projet cliquer sur «Fichier» dans la barre de menu principal cliquer sur «importer base article projet» Indiquer le fichier que vous voulez restaurer et cliquer sur «ouvrir» 7. Désinstaller Sagastock Pharma cliquer sur «démarrer» (bureau de votre ordinateur) cliquer sur «paramètres» cliquer sur «panneau de configuration» cliquer sur «Ajout/suppression de programmes» Sélectionner «Sagastock Pharma» et cliquer le bouton «modifier/supprimer» Suivre les instructions : cliquer sur les boutons «suite» puis «fin» - Sagastock Pharma - 3/31

8 Chapitre 1 : Paramétrage de Sagastock Pharma Chapitre 1 : Paramétrage initial de Sagastock Pharma Qui?: Le coordinateur, médical le responsable terrain ou le pharmacien Comment?: Pour vous aider, avant de commencer complétez la fiche jointe «paramétrage Sagastock Pharma» 1. Première ouverture de Sagastock Pharma: niveau Pharmacie de stock Double cliquer sur l icône Sagastock Pharma Saisir login et mot de passe (voir le référent Sagastock de votre organisation) Créer la pharmacie centrale du projet en complétant l écran suivant Code Sagastock = code du projet Désignation du projet = nom associé au code projet Nom de la pharmacie centrale = nom donné à la pharmacie centrale du projet (en charge de l approvisionnement global du projet). Valider 2. Créer le système de distribution du projet Note : Deux unités ne peuvent pas porter le même nom 2.1 Ajouter une unité Sur l écran principal : sélectionner l unité qui approvisionne cette nouvelle unité cliquer sur l icône «modifier la liste des unités» cliquer sur l icône «ajouter une unité» compléter la fenêtre suivante l unité et la date de la dernière supervision) Cliquer sur OK o o o o o entrer le nom de cette unité indiquer le type d unité à l aide du menu déroulant préciser le type d UC si vous créer une unité de consommation Si le nom de l unité de consommation n explique pas le type d activité alors précisez l activité dans le champ «activité médicale» La zone commentaire est un bloc note pour que vous puissiez ajouter des informations importantes pour vous (exemple : nom de la personne responsable des médocs dans 2.2 Lire, modifier ou mettre à jour les informations concernant une unité Cliquer sur l icône «modifier la liste des unités» Double cliquer sur l unité - Sagastock Pharma - 4/31

9 Chapitre 1 : Paramétrage de Sagastock Pharma Corriger une erreur : supprimer une unité Sur l écran principal : sélectionner l unité que vous voulez supprimer cliquer sur l icône «modifier la liste des unités» cliquer sur l icône «supprimer cette unité» NOTE : on peut supprimer une unité uniquement dans les cas suivants : - La liste standard de cette unité est vide (aucun article sélectionné) - Aucune donnée n a été saisie pour cette unité Si il est impossible de supprimer une unité alors l icône «supprimer cette unité» est plus pâle (atténuée). 3. Définir les listes standard des unités du projet Sur l écran principal : sélectionner l unité cliquer sur l icône «liste standard» cocher tous les articles appartenant à la liste standard de cette unité NOTE : colonnes «impression» et «saisie» Impression - > si ces cases sont cochées alors les articles apparaîtront sur tous les documents pré imprimés et sur les écrans de saisie des données Saisie -> si ces cases sont cochées alors les articles apparaîtront uniquement sur les écrans de saisie des données Pourquoi cette distinction? : pour ne pas surcharger inutilement les bons de commande/livraison : - certains articles ne sont pas demandés à chaque commande (exemple : stéthoscope, balance ) - Certaines unités peuvent commander des médicaments qui n appartiennent pas à leur liste standard pour faire face à un besoin exceptionnel (exemple : ATB spécifique nécessaire à un patient ) Ces articles sont ajoutés à la main sur les lignes vierges supplémentaires des bons de commande/livraison. Trucs et astuces : commencer par les unités périphériques Chaque fois qu un article est sélectionné pour une unité de conso il est automatiquement sélectionné pour la ou les pharmacies qui approvisionnent cette unité. En commençant par les unités de conso vous commencer à établir la liste standard des pharmacies de stock. - Sagastock Pharma - 5/31

10 Chapitre 1 : Paramétrage de Sagastock Pharma Trucs et astuces : copier/coller une liste standard Sur l écran principal : sélectionner l unité dont vous voulez copier la liste standard Faites un clic droit sur l écran : un pop up menu apparaît Cliquer sur copier la liste standard Sélectionner l unité pour laquelle vous voulez copier cette liste Faites de nouveau un clic droit sur l écran Cliquer sur copier la liste standard Trucs et astuces : sélectionner ou désélectionner plusieurs articles en même temps Dans la liste, placez vous sur la première ligne que vous voulez sélectionner maintenir enfoncée la touche «haut» (flèche pointée vers le haut qui vous permet de taper une lettre en majuscule) sélectionner les lignes souhaitées en appuyant sur la flèche bas (touches de direction : haut, bas, droite, gauche) faites ensuite un clic droit sur l écran et cliquer sur «Cocher la sélection» ou «décocher la sélection» dans le pop up menu. 3.1 Rechercher un article dans une liste : attention aux fôtes d orthographe! Recherche par code : taper DORA pour voir tous les médicaments oraux Recherche par la désignation de l article : - taper ALB pour voir tous les articles contenant ces lettres dans la désignation - taper ALB% pour voir tous les articles commençant par ALB Recherche par code thérapeutique (pour les médicaments) : utiliser le menu déroulant NOTE : cliquer sur le bouton «effacer» pour revenir à la liste complète. 3.2 Utiliser les filtres : filtres listes standard (cases à cocher : ) Pensez à utiliser les filtres pour voir les articles non sélectionnés et les articles hors liste. 3.3 Ajouter un article standard ou non standard Article standard : article codifié par l ONG. Exemple DORAALBE4T- pour l albendazole 400mg, comp. Article non standard : article crée localement par votre projet ou un autre projet. Le code contient alors un Z (code local ). + les 2 lettres + n séquentiel. On ajoute un article uniquement si cet article n existe pas dans Sagastock Pharma. Cherchez bien et pensez aux fautes d orthographe! NOTE : Cliquer sur le bouton «ajouter article standard» ou «ajouter article non standard» Compléter la fiche article Valider Ecrivez la désignation dans la langue utilisée sur le projet Les informations indispensables sont le code et la désignation de l article. Toutes les autres informations peuvent être ajouter et/ou modifiées après (Voir/modifier article). L article est automatiquement sélectionné. 3.4 Voir/modifier article - Sélectionner l article Cliquer sur le bouton «modifier/voir article» Note : vous pouvez aussi double-cliquer sur l article Vous pouvez modifier tous les paramètres sauf le code et la désignation «officielle». NOTE : vous avez la possibilité de créer des désignations usuelles. - Sagastock Pharma - 6/31

11 Chapitre 1 : Paramétrage de Sagastock Pharma 3.5 Créer une désignation usuelle Certaines désignations sont longues et compliquées. Par exemple : - chlorpromazine chlorhydrate, 25mg, comp souvent simplement désigné par chlorpromazine, 25mg, comp - Aiguille, luer, u.u. IV, 19G (1,1x40mm), crème souvent désignée par : Aiguille IV, 19G, crème NOTE : les désignations usuelles sont plus simples et plus compréhensibles. Attention à ne pas trop simplifier! Corriger ses erreurs : Supprimer un article que vous avez créé Sélectionner l article Cliquer sur le bouton «modifier/voir article» Cliquer sur «supprimer» NOTE : Il est possible de supprimer un article que vous avez crée uniquement si : - cet article n est sélectionné dans aucune liste standard - aucune donnée n a été saisie pour cet article Un bouton «supprimer» apparaît quand c est possible. Trucs et astuces : bouton «utilisé par.» En cliquant sur le bouton «utilisé par», vous saurez dans quelles listes standard cet article est sélectionné et dans quelles saisies. - Sagastock Pharma - 7/31

12 Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision Objectif : permet d imprimer les documents standardisés de gestion. Ces documents doivent être complétés à la main. Les informations notées sur ces documents seront saisies au niveau de Sagastock Pharma. 1. Les documents proposées dans Sagastock Pharma Documents vierges = documents non pré remplis Documents pré imprimés à partir des listes standard que vous avez constituées Documents communs à toutes les unités : pharmacies de stock et unités de consommation Différentes tailles d étiquettes pour mieux ranger les articles dans les pharmacie Documents spécifiques des unités de consommation Documents spécifiques des pharmacies de stock Voir les documents Les documents proposés peuvent être utilisés après impression ou : - vous servir de modèle pour élaborer vos propres documents - pour certains être exportés sous excel pour vous permettre de générer vos propres documents Documents vierges Bon de commande exceptionnelle Quand utiliser ce document? Pourquoi? Toute commande hors du planning prévu des commandes Eviter d utiliser un bon de commande pré imprimé pour commander quelques articles Retour de produit Lorsqu une unité renvoie des articles dont elle n a pas besoin à la pharmacie de stock Certificat de donation Chaque fois que le projet fait une donation Certificat de prêt ou d emprunt Chaque fois que le projet fait un prêt ou un emprunt ou une restitution Etiquettes Etiquettes pour carton Différents format d étiquette Imprimer facilement des étiquettes Etiquette pour étagère Etiquettes pour stock card lisibles Documents pré imprimés à partir des listes standard des unités Liste standard Afficher cette liste dans l unité Connaître les articles en stock et leur condition de stockage Bon de commande/livraison Pour chaque commande planifiée Document pré imprimé avec la liste standard de l unité pour commander facilement. Feuille d inventaire Pour chaque inventaire Document pré imprimé pour reporter les quantités en stock avec les dates de péremption Tableau des distributions totales Reporter le total des quantités Suivre l évolution des «conso» de la (pour les pharmacies de stock) distribuées à l ensemble des unités pharmacie de stock - Sagastock Pharma - 8/31

13 Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision Tableau des distributions totales (pour les unités de conso) Tableau des distributions par mois et par unité Tableau de bord des pharmacies de stock Documents de supervision Feuilles de pointage journalières (Supervision des unités de conso) Relevé bi-hebdo des conso (Supervision des unités de conso) Relevé mensuel des conso (Supervision des unités de conso) chaque mois Reporter le total des quantités totales reçues par les unités chaque mois Reporter chaque mois le total quantités distribuées à chaque unité Reporter chaque mois les informations essentielles des pharmacies de stock Chaque jour pour noter les quantités dispensées aux patients (conso réelles des unités de conso) Chaque jour pour reporter le total journalier des conso réelles Chaque semaine pour reporter le total hebdo des conso réelles de l unité Suivre l évolution des «conso mensuelles de chaque unité Calculer facilement le total journalier des conso réelles Calculer facilement le total hebdo des conso réelles de l unité Calculer facilement le total mensuel des conso réelles de l unité 2. Remarques - Documents pré imprimés Pourquoi y a-t-il toujours des lignes vierges à la fin des documents pré imprimés? Tous les documents pré imprimés comportent des lignes vierges (en fin de documents) pour ajouter des articles non décrits dans les listes standard. Comment les articles sont-ils classés sur les documents pré imprimés? Les articles sont classés selon les règles de l organisation c'est-à-dire selon le même ordre que sur la feuille de commande. 3. Voir et imprimer les documents Sélectionner le document que vous souhaitez imprimer Cliquer sur le bouton - Sagastock Pharma - 9/31

14 Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision Cliquer ici pour imprimer le document Utiliser les flèches pour passer d une page à une autre Cliquer ici pour modifier l affichage du document Cliquer ici pour fermer la fenêtre Sur le pied de page des documents figure : la date d impression, le n de version de Sagastock Pharma, le nom du document et de l unité et le n de page 4. Etiquettes Trois formats d étiquette sont disponibles. Imprimez ces étiquettes sur du papier habituel puis découpez - les. - étiquettes pour les cartons (4 étiquettes pour un format de papier habituel = A4) - étiquettes pour les étagères de rangement - étiquette pour les fiches de stock : ces étiquettes sont destinées aux situations d urgence. Leur taille et les renseignements pré imprimés correspondent au haut des fiches de stock Trucs et astuces pour les étiquettes : si vous n avez besoin que de quelques étiquettes Créez une unité de conso que vous pouvez par exemple appeler «Etiquettes». Sélectionnez dans sa liste standard uniquement les articles pour lesquels vous voulez des étiquettes. Imprimez vos étiquettes. Désélectionner tous les articles de la liste standard vous pourrez alors supprimer cette unité. - Sagastock Pharma - 10/31

15 Chapitre 2 : Imprimer les documents de gestion et de supervision 5. Adapter les feuilles de pointage journalière (Documents spécifiques des unités de consommation) Cliquer sur le bouton «mise en page» pour augmenter la hauteur de ligne. Exemple : entrer 10 pour l aspirine Si «nbre de lignes» =1 Si «nbre de lignes» =10 6. Exporter vos documents Vous pouvez exporter les documents sous différents formats. - Sagastock Pharma - 11/31

16 Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma 1. Saisie des mouvements de stock des pharmacies de stock : IN et OUT Toutes les entrées ou sorties de stock doivent être mémorisées dans Sagastock Pharma. Chaque mouvement de stock a lieu à une date précise et doit être accompagné d un document qui précise les articles et les quantités entrées ou sorties de stock. 1.1 Les différents types d entrée ou de sortie de stock des pharmacies de stock Donation Appro ONG * Achat local tiers* Emprunt Retour de prêt Retour d articles des unités de votre projet Stock pharmacy Retour d un emprunt Donation Périmés ou détériorés tiers* * Prêt Distribution aux unités du projet Règle fondamentale de gestion : Un mouvement = une date = un document * Appro ONG = Entrée en stock d articles venant du fournisseur ou de la pharmacie central du projet dans le cas ou il existe des pharmacies intermédiaires. *Tiers : peut être un autre projet ou bien un autre organisme à qui le projet donne, prête ou emprunte des articles. 1.2 Saisir une entrée en stock Cliquer sur la Pharmacie puis sur l icône «saisie des données» Cliquer sur l icône «IN» Choisir le motif de l entrée : appro ONG, don, retour de produit, périmé Si In = donation, prêt ou retour d emprunt : choisir le tiers Si IN = retour d articles : choisir l unité Cliquer sur la date d entrée en stock à la pharmacie Saisir les quantités entrées en stock. Valider par le «coche vert». 1.3 Saisir une sortie de stock Cliquer sur la Pharmacie puis sur l icône «saisie des données» Cliquer sur l icône «OUT» Choisir le motif de sortie de stock : distribution, périmés, don, retour de produit, etc Si Out = donation, emprunt ou retour de prêt : choisir le tiers Si Out = distribution ou retour d articles : choisir l unité Cliquer sur la date de sortie de stock de la pharmacie Saisir les quantités sorties du stock Valider. 1.4 IN/ OUT Donation prêts emprunts : Définir les tiers [Modifier un tiers / supprimer un tiers] Cliquer sur l icône «liste des tiers» Cliquer sur ajouter Compléter la fiche tiers (Note : seul le nom apparaîtra dans le menu déroulant) Cliquer sur valider - Sagastock Pharma - 12/31

17 Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma 1.5 Sortie de stock: Périmés ou détériorés ajouter des commentaires Vous pouvez ajouter des commentaires (colonne «remarques») qui apparaîtront dans le bilan des périmés et détériorés (Voir Rapport : bilan des périmés et détériorés) 1.6 Entrées en stock : Appro non ONG - Cas particulier des Projets avec appro Mixte Dans certains projets, le stock central approvisionne des unités qui reçoivent également un approvisionnement venant du ministère de la santé (MOH en anglais) ou d un organisme international (GF = global fund en anglais). Il est alors important de savoir quelles quantités de médicaments sont reçues chaque mois par ces unités pour que l on puisse en tenir compte au moment de la commande internationale. Ces informations n apparaîtront pas dans les rapports de Sagastock Pharma mais seront disponibles dans les statistiques. Cliquer sur «IN» Sélectionner Appro non ONG dans la liste des mouvements Indiquer l origine (pour ajouter une origine faites comme pour ajouter un tiers) Trucs et astuces ; utilisez le filtre pour voir uniquement les quantités saisies Lorsque vous avez terminé votre saisie, cochez le filtre «voir uniquement les quantités saisies» afin de vérifier si il n y a pas d erreur. Trucs et astuces : Ajouter un article pendant la saisie des données - raccourcis vers la liste standard Cliquer sur l icône «liste standard» en bas des écrans de saisie, pour ajouter un article si vous devez saisir des données sur un article supplémentaire. Exemple : une unité commande exceptionnellement des articles «hors liste». Ces articles sont ajoutés à la main en bas des bons de commandes/livraisons et ne sont donc pas sélectionnés dans la liste standard de cette unité. Après la saisie des données, il ne faut pas oublier de les désélectionner! 2. Saisir les mouvements de stock (IN et OUT) des Unités de Consommation Pour les UC les seuls mouvements que l on peut saisir sont les suivants : IN : Appro non ONG OUT : Périmés et détériorés et conso réelles NOTE : la saisie des consommations réelles permet uniquement de superviser la gestion dans les unités de consommations. Ces informations sont accessibles uniquement dans les statistiques de Sagastock Pharma. 3. C - Saisir un inventaire (pharmacies de stock) Tous les calculs de stock donnés par Sagastock Pharma se font à partir des inventaires. Le rapport «liste des articles : péremption < X mois» est fait uniquement à partir des inventaires complets (inventaire de tous les articles présents en stock). NOTE : Aucun autre mouvement de stock ne doit être enregistrés dans Sagastock Pharma à la même date que celle de l inventaire. Les articles périmés et/ou détériorés ne doivent pas être comptés dans l inventaire. Ils doivent être sortis du stock avant de réaliser l inventaire. Dans la pratique : - Préparer l inventaire : Ranger le stock, compter tous les cartons pleins de réserve et noter sur chaque carton la quantité et la date de péremption. - Réaliser un inventaire et noter sur le document pré imprimé «Feuille d inventaire» les quantités présentes dans le stock pour chaque date de péremption. - Reporter les quantités sur les fiches de stocks et rechercher les écarts si il existe une différence entre le stock physique et le stock théorique. - Puis saisir les données dans Sagastock Pharma. - Si l inventaire a été réalisé sur plusieurs jours alors indiquer uniquement le dernier jour. Cliquer sur la Pharmacie puis sur l icône «saisie des données» Cliquer sur l icône «inventaire» Cliquer sur la date à laquelle l inventaire a été fait Indiquer si il s agit d un inventaire partiel (tous les articles présents dans le stock n ont pas été inventoriés Entrer les quantités et les dates de péremption Si vous avez plusieurs dates de péremption pour un article alors dupliquez la ligne de cet article : Cliquer sur la ligne de l article que vous voulez dupliquer Cliquer sur la touche «inser» ou la touche «+» du pavé numérique - Sagastock Pharma - 13/31

18 Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma NOTE : Si vous êtes en rupture de stock pour un article TAPER 0 (zéro) Trucs et astuces : Saisie des dates Vous pouvez taper simplement 1208 et Sagastock Pharma notera 12/2008. Si cela ne fonctionne pas il faut vérifier les «options régionales» de votre ordinateur. (voir options régionales). Trucs et astuces : Repérer les erreurs dans les dates de péremption Si la date d expiration saisie est antérieure à la date d inventaire alors la date saisie est écrite en rouge dans une cellule grise. NOTE: les articles périmés ne doivent pas être compté dans un inventaire. Ils doivent être sortis des stocks AVANT l inventaire. Corriger les erreurs de saisie des mouvement de stock (IN et Out) et des inventaires Erreur sur la date des saisies ou les quantités et dates de péremption saisies Cliquer sur la Pharmacie puis sur l icône «saisie des données» Faites un clic droit sur l écran pour faire apparaître le pop up menu (ci-dessous) sélectionner le type de données que vous voulez modifier Sélectionner le mouvement, l unité ou le tiers Parmi les dates de saisies choisissez celle que vous voulez modifier Modifier alors la date ou les quantités ou les dates d expiration valider Erreur sur le tiers ou l unité Dans ces cas vous devez : - Supprimer les données saisies - Recommencer la saisie Supprimer les données saisies Cliquer sur la Pharmacie puis sur l icône «saisie des données» Faites un clic droit sur l écran puis sélectionner le type de données que vous voulez modifier Sélectionner le mouvement, l unité ou le tiers Parmi les dates de saisies choisissez celle que vous voulez supprimer Effacer toutes les quantités saisies et valider Trucs et astuces : correction et /ou suppression des données saisies Cocher la case : «voir uniquement les qtés saisies» pour effacer ou corriger plus rapidement les données saisies. - Sagastock Pharma - 14/31

19 Chapitre 3 : Saisir les données dans Sagastock Pharma 4. Kits : déconditionnement des kits (Pharmacies de stock et UC) Des kits doivent être sélectionnés dans la lise standard de l unité pour pouvoir accéder à cette fonction. Impacts de cette fonction : - sortie de stock du nombre de kit indiqué - Entrée en stock de chaque article contenu dans le kit à la quantité (colonne «Qt») indiquée. - Sélection automatique dans la liste standard de l unité des articles contenus dans le kit. Note : Il est impossible d annuler le déconditionnement d un kit. Par précaution avant de déconditionner un kit faites une sauvegarde. En cas d erreur il suffit de restaurer votre backup. Cliquer sur la Pharmacie puis sur l icône «saisie des données» Cliquer sur l icône «Kits» Sélectionner le kit dans la liste Indiquer la date à laquelle le kit a été déconditionné Indiquer au besoin le nombre de kits déconditionnés Vérifier les quantités de chaque article réellement présentes dans le kit et corriger au besoin la valeur indiquée dans la colonne «Qt» Cliquer sur déconditionner et valider - Sagastock Pharma - 15/31

20 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma Chapitre 4: Rapports de Sagastock Pharma 1. Rapports disponibles dans Sagastock Pharma Nom du rapport Bilan des articles périmés et détériorés Bilan des donations Bilan des prêts et des emprunts Liste des articles distribués par unité Listes des articles : date de péremption <X mois Tableau de bord simplifié ou détaillé Tableau des consommations mensuelles des pharmacies de stock Données saisies dans Sagastock Pharma utilisées pour ce rapport Out «périmés et détériorés» des pharmacies de stock et des UC In et out «donations» In et Out «Emprunt», «restitution de prêts», «Prêts», «restitution d emprunt» Articles sélectionnés dans les listes standard de chaque unité Quantités par date de péremption lors des inventaires complets Toutes les informations saisies : In, Out, Inventaires et Kits Somme par mois des Out «distribution» (quantités distribuées par la pharmacie de stock aux unités approvisionnées) au cours d une période Description du rapport et utilité du rapport Etablit la liste des articles périmés et/ou détériorés et valorise le montant des pertes au cours d une période choisie. Résumé (date, tiers, montant) des donations reçues et accordées par le projet au cours d une période choisie. Document complémentaire des certificats de donation qui doivent être remplis lors de chaque donation. Résumé (date, tiers, montant) des prêts, emprunts et restitutions faits par le projet pour une période donnée. Document complémentaire des certificats de prêt/emprunts qui doivent être remplis lors de chaque prêts ou emprunts. - Supervision des UC : vérifier la cohérence des listes standard de chaque unité - Gestion : quelles unités informer si risque de rupture - Cde projet : validité du stock physique au moment de la cde. - Gestion : sortir les périmés du stock chaque fin de mois si nécessaire - Gestion : le stock dispo à la fin du mois est-il adapté à la conso? Evolution des quantités mensuelles distribuées par la pharmacie de stock au cours d une période choisie - Gestion : suivre l évolution des qtés distribuées chaque mois pour détecter les variations qui pourraient avoir un impact sur le stock - Sagastock Pharma - 16/31

21 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma Tableau mensuel des consommations Out «distribution» au cours d un mois vers chaque unité approvisionnée - Supervision des UC : voir si les quantités distribuées chaque mois sont cohérentes avec l activité. - Gestion : rechercher si une variation de conso totale brutale vue sur le tableau des distributions mensuelles totales est expliquée par les quantités distribuées à une ou plusieurs unités. 2. Les paramètres des rapports 2.1 Définir la période ou le Mois Noter MM/YY. 04/07 pour avril Obtenir un bilan global pour le projet Si la case est cochée le bilan reprendra les informations saisies dans toutes les unités du projet. Sinon il ne concernera que l unité sélectionnée. 2.3 Définir le nombre de mois pris en compte pour calculer la consommation mensuelle moyenne (CMM) Si nombre de mois = 1 alors la CMM sera calculée uniquement à partir de la consommation du mois pour lequel vous demandez le rapport (quantité distribuée par la pharmacie de stock aux unités du projet). Si nombre de mois = 3 alors le calcul sera basé sur le mois demandé plus les 2 mois précédents. NOTE : si nombre de mois = 12 alors vous n avez saisi deux mois de données, la CMM sera bien sur calculée sur 2 mois uniquement 2.4 Inventaire de référence et nombre de mois : liste des articles qui périment dans les X prochains mois Sélectionner un inventaire parmi les inventaires complets réalisés et préciser le nombre de mois -> vous obtiendrez la liste des articles qui vont périmer à compter de l inventaire. 3. Comment obtenir un rapport? Sélectionner le rapport Préciser si besoin les paramètres qui serviront à établir le rapport Cliquer sur l icône «voir le rapport» - Sagastock Pharma - 17/31

22 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma 3.1 Liste des articles : Péremption <X mois Sélectionner l inventaire de référence parmi les inventaires complets Indiquer le nombre de mois à prendre en compte dans le calcul de la CMM Indiquer le nombre de mois à venir à analyser Comment lire ce rapport? Exemple 1 : azithromycine, 250mg, gel Stock disponible à la date de l inventaire = 1566 unités CMM calculée sur les 5 derniers mois de conso = 124 unités par mois Quantité qui périme en Juillet = 426 unités soit environ 1/3 du stock disponible Analyse : normalement les 426 unités devraient être utilisées avant péremption ; donc pas de soucis Exemple 2 : Chloroquine, 150mg, comp La totalité du stock disponible va expirer en avril et mai. Ce médicament est utilisé sur le projet (CMM = 176). Il faut donc vérifier si ce produit est en attente de réception et dans le cas contraire le commander en urgence (si il n existe pas d équivalent thérapeutique disponible). - Sagastock Pharma - 18/31

23 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma 3.2 Tableau de bord simplifié Mois demandé = février 07 La CMM sera calculée à partir des OUT conso saisies dans Sagastock Pharma pour les 6 derniers mois (février inclus) Les paramètres de la commande seront utilisés pour indiquer avec des couleurs (rouge, noir et bleu) le stock fin de mois exprimé en mois de conso NOTE : le temps pour voir ce tableau est un peu long car Sagastock Pharma calcule pour chaque article le stock initial (1 er jour du mois) et final (dernier jour du mois) en fonction de la date du dernier inventaire fait pour cet article et de tous les mouvements saisis depuis cette date. IL faut alors rechercher l origine de cette erreur. Pour vous aider, il suffit de ; double cliquer sur l article pour obtenir la fiche de stock de cet article définir l intervalle de date que vous voulez voir (cet intervalle est pré défini sur 3 mois) valider Dans l exemple suivant : il y a soit une erreur dans les quantités distribuées depuis le dernier inventaire soit une entrée en stock non notée. Il faut alors vérifier avec la fiche de stock de cet article et les documents de gestion. Détecter les erreurs : si le stock initial ou final est négatif (ce qui est impossible) alors la valeur apparaît en rouge sur un fond gris. - Sagastock Pharma - 19/31

24 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma Stock init TOTALIN OUTCONSO OUT_OTHER TOTALOUT Stock fin Valeur_tot CMM STOCKMOIS Stock au premier jour du mois demandé Somme des entrées en stock au cours du mois demandé Somme des consommations au cours du mois demandé Conso d une pharmacie de stock = quantité distribuée Somme des autres (non conso) sorties de stock au cours du mois. Somme des sorties de stock au cours du mois Stock au dernier jour du mois Valorisation du stock au dernier jour du mois Consommation moyenne mensuelle Stock fin de mois exprimé en mois de consommation (stock final divisé par la CMM) - Sagastock Pharma - 20/31

25 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma 3.3 Tableau des distributions totales mensuelles - Sagastock Pharma - 21/31

26 Chapitre 4 : Rapports Sagastock Pharma 3.4 Tableau des distributions par mois et par unité - Sagastock Pharma - 22/31

27 Chapitre 5 : Module «Outils» Chapitre 5: Module «outils» de Sagastock Pharma Module disponible sur les écrans de saisie des données et sur les rapports de Sagastock Pharma. Il permet : - d imprimer - d exporter vers excel - de filtrer les rapports 1. Imprimer avec le module «Outils» Définissez vos paramètres d impression qui seront automatiquement mémorisés et conservés pour la prochaine fois. Cocher / décocher les informations qui apparaîtront pour l impression PUIS cliquer sur «Aperçu» pour voir le résultat Indiquer le titre du rapport. Vous pouvez indiquer la police de caractère et sa taille en cliquant sur le bouton «..» - Sagastock Pharma - 23/31

28 Chapitre 5 : Module «Outils» Cocher les informations que vous voulez voir apparaître pour l impression. NOTE : certaines colonnes (ici CLASS et MERGE) sont des informations spéciales utilisées par le logiciel. Elles n ont pas d intérêt pour vous. Cliquer sur N/A pour faire apparaître pour l impression un des calculs suivants. 1.1 Changer le nom de certaines entêtes de colonne Pour faciliter la compréhension des noms utilisés dans les entêtes de colonnes dans les rapports il est possible de les personnaliser. NOTE : il est impossible de changer le nom des colonnes qui sont un calcul ( exemple : total, CMM, STOCKMOIS). ATTENTION : pour utiliser les filtres il faudra utiliser les anciens noms. 2. Exporter avec le module «Outils» Cliquer sur exporter Indiquer le chemin du dossier où vous voulez enregistrer ce rapport Donner un nom à votre document Cliquer sur «enregistrer» NOTE : ce fichier n est pas un vrai fichier excel. Pour transformer ce fichier en un vrai fichier excel : - ouvrez-le - cliquer sur enregistrer sous sélectionner «Classeur Microsoft excel (*.xls)» dans type de fichier ne changer pas le nom du fichier cliquer sur «enregistrer» 3. Position avec la module «Outils» Permet de modifier et de mémoriser automatiquement la largeur des colonnes et leur place. NOTE : il n est pas possible de supprimer une colonne mais vous pouvez diminuer sa largeur pour la rendre presque invisible. - Sagastock Pharma - 24/31

29 Chapitre 5 : Module «Outils» 3.1 Changer la place d une colonne Clic droit ET maintenir ce clic droit sur l entête de la colonne que vous voulez déplacer Placer le pointeur sur la place où vous voulez mettre cette colonne ET lâcher le clic droit 3.2 Rétablir la taille et la position des colonnes Cliquer sur le bouton «position» Cliquer sur «Ignorer» 4. Filtrer avec le module «Outils» - apprendre avec des exemples 4.1 Comprendre comment cela marche! Colonne «numérique» : contient uniquement des chiffres Colonne «alphanumérique» contient des lettres ou des chiffres et des lettres (code et articles) Colonne «date» Tableau de bord simplifié Voir uniquement les articles dont la CMM est nulle : CMM=0 Voir uniquement les articles dont la CMM est comprise entre 100 et 2000 : CMM>100 AND CMM<2000 Voir tous les médicaments oraux (code commençant par DORA) : code like «DORA%» Voir tous les articles commençant par PARA : article like «PARA%» On peut les associer par AND code like "DORA%" AND article like "PARA% Tableau des consommations mensuelles Filtres sur les colonnes DATE Noter les dates entre deux caractères spéciaux ; Alt GR+ 7 `11/2006`= 0 -> liste des articles non distribués pendant le mois de novembre Sauvegarder vos filtres - Sagastock Pharma - 25/31

30 Annexes Chapitre 6 : Mettre à jour la liste des unités 1. Arrêter les activités d une unité Quand? Exemples de circonstances : dans un projet d appui à un hôpital, l organisation intervenait au niveau de différents services : il a été décidé que l un de ces services devait fermer car les activités couvertes par ce service sont désormais réalisée dans un autre hôpital (non ONG) sur lequel les patients seront transférés. Un projet «réfugiés» couvrait jusqu ici 3 camps de réfugiées. Le contexte étant désormais favorable, les réfugiés rentrent chez eux et l un des camps va donc cesser ses activités. Comment procéder? 1. sélectionner l unité dont vous désirez arrêter les activités 2. cliquer sur l icône «arrêter les activités» 3. Indiquer la date d arrêt des activités. 4. confirmer L unité disparaît de l écran, mais Sagastock Pharma conserve toutes les données qui ont été saisies pour cette unité. 2. Afficher aussi les unités arrêtées Quand? pour voir si il existe des unités arrêtées pour pouvoir redémarrer les activités d une unité Comment procéder? 1. clic droit sur l écran (Principal ou «modifier la liste des unité») 2. dans le pop up menu qui apparaît cliquer sur «voir aussi les unités arrêtées» NOTE : les unités arrêtées apparaissent en «gris & italique» 3. Redémarrer les activités d une unité arrêtée afficher les unités arrêtées sélectionner l unité cliquer sur l icône «modifier la liste des unités» faites un clic droit sur l écran dans le pop up menu qui apparaît cliquer sur «redémarrer les activités de cette unité» indiquer la date et valider 4. Déplacer une unité Pourquoi déplacer une unité? : quelques exemples L unité de conso X était jusqu ici approvisionnée par la pharmacie de stock intermédiaire Z mais elle sera désormais directement approvisionnée par la pharmacie centrale. Autres applications possibles : déplacer une pharmacie de stock intermédiaire et l ensemble des unités qu elle approvisionne ajouter une pharmacie de stock intermédiaire dans votre système de distribution Un déplacement n est pas autre chose qu un arrêt des activités associé à une création avec conservation du nom de l unité et de sa liste standard. Vous devrez indiquer la date à laquelle ce changement est intervenu. - Sagastock Pharma - 26/31

31 Annexes Comment procéder? 1. sélectionner l unité que vous souhaitez déplacer 2. clic gauche sur la souris de votre ordinateur maintenu appuyé : déplacer alors cette unité jusqu à l unité choisie 3. indiquer la date à laquelle la modification du système d appro a été faite. - Sagastock Pharma - 27/31