La notion d action de Formation professionnelle continue

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1 GUIDE DU SERVICE REGIONAL DE CONTRÔLE DE LA DIRECTION REGIONALE DES ENTREPRISES, DE LA CONCURRENCE, DE LA CONSOMMATION, DU TRAVAIL ET DE L EMPLOI La notion d action de Formation professionnelle continue Le dispensateur de formation professionnelle continue se définit avant tout par le fait qu il réalise des prestations qui relèvent du champ de la formation professionnelle continue. La définition de la formation professionnelle continue : S il n existe pas précisément de définition de la formation professionnelle continue, trois articles du code du travail apportent des indications sur l objet de la formation professionnelle continue : Article L : «La formation professionnelle tout au long de la vie constitue une obligation nationale. Elle vise à permettre à chaque personne, indépendamment de son statut, d'acquérir et d'actualiser des connaissances et des compétences favorisant son évolution professionnelle, ainsi que de progresser d'au moins un niveau de qualification au cours de sa vie professionnelle. Une stratégie nationale coordonnée est définie et mise en œuvre par l'etat, les régions et les partenaires sociaux. Elle comporte une formation initiale, comprenant notamment l'apprentissage, et des formations ultérieures, qui constituent la formation professionnelle continue, destinées aux adultes et aux jeunes déjà engagés dans la vie active ou qui s'y engagent. En outre, toute personne engagée dans la vie active est en droit de faire valider les acquis de son expérience, notamment professionnelle ou liée à l'exercice de responsabilités syndicales.». Article L : «Les connaissances et les compétences mentionnées au premier alinéa de l'article L prennent appui sur le socle mentionné à l'article L du code de l'éducation, qu'elles développent et complètent. Les actions de lutte contre l'illettrisme et en faveur de l'apprentissage de la langue française font également partie de la formation professionnelle tout au long de la vie.» Article L : «La formation professionnelle continue a pour objet de favoriser l'insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, de permettre leur maintien dans l'emploi, de favoriser le développement de leurs compétences et l'accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, de contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale. Elle a également pour objet de permettre le retour à l'emploi des personnes qui ont interrompu leur activité professionnelle pour s'occuper de leurs enfants ou de leur conjoint ou ascendants en situation de dépendance.» Les catégories d actions de formation : Par ailleurs, le code du travail définit de façon limitative les types d actions de formation qui rentrent dans le champ de la formation professionnelle continue : Article L : «Les actions de formation qui entrent dans le champ d'application des dispositions relatives à la formation professionnelle continue sont : 1 Les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle ; 2 Les actions d'adaptation et de développement des compétences des salariés ; 3 Les actions de promotion professionnelle ; 1

2 4 Les actions de prévention ; 5 Les actions de conversion ; 6 Les actions d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances ; 7 Les actions de formation continue relative à la radioprotection des personnes prévues à l'article L du code de la santé publique ; 8 Les actions de formation relatives à l'économie et à la gestion de l'entreprise ; 9 Les actions de formation relatives à l'intéressement, à la participation et aux dispositifs d'épargne salariale et d'actionnariat salarié ; 10 Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences ; 11 Les actions permettant aux travailleurs de faire valider les acquis de leur expérience ; 12 Les actions d'accompagnement, d'information et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d'entreprises agricoles, artisanales, commerciales ou libérales, exerçant ou non une activité ; 13 Les actions de lutte contre l'illettrisme et l'apprentissage de la langue française. Entre également dans le champ d'application des dispositions relatives à la formation professionnelle continue la participation à un jury d'examen ou de validation des acquis de l'expérience mentionné à l'article L lorsque ce jury intervient pour délivrer des certifications professionnelles inscrites au répertoire national des certifications professionnelles dans les conditions prévues à l'article L du code de l'éducation.» Article L «Les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle ont pour objet de permettre à toute personne, sans qualification professionnelle et sans contrat de travail, d'atteindre le niveau nécessaire pour suivre un stage de formation professionnelle ou pour entrer directement dans la vie professionnelle.» Article L «Les actions d'adaptation et de développement des compétences des salariés ont pour objet de favoriser leur adaptation au poste de travail, à l'évolution des emplois, ainsi que leur maintien dans l'emploi, et de participer au développement de leurs compétences.» Article L «Les actions de promotion professionnelle ont pour objet de permettre à des travailleurs d'acquérir une qualification plus élevée.» Article L «Les actions de prévention ont pour objet de réduire, pour les salariés dont l'emploi est menacé, les risques résultant d'une qualification inadaptée à l'évolution des techniques et des structures des entreprises, en les préparant à une mutation d'activité, soit dans le cadre, soit en dehors de leur entreprise.» Article L «Les actions de conversion ont pour objet de permettre à des salariés dont le contrat de travail est rompu d'accéder à des emplois exigeant une qualification différente, ou à des non salariés d'accéder à de nouvelles activités professionnelles.» Article L «Les actions d'acquisition, d'entretien ou de perfectionnement des connaissances ont pour objet d'offrir aux travailleurs les moyens d'accéder à la culture, de maintenir ou de parfaire leur qualification et leur niveau culturel ainsi que d'assumer des responsabilités accrues dans la vie associative». Article L «Les actions de formation continue relatives à la radioprotection des personnes exposées dans les conditions de l'article L du code de la santé publique ont pour objet la formation théorique et pratique des professionnels pratiquant les actes prévus à cet article.» Article L «Les actions de formation relatives à l'économie de l'entreprise ont notamment pour objet la compréhension par les salariés du fonctionnement et des enjeux de l'entreprise.» Article L «Les actions permettant de réaliser un bilan de compétences ont pour objet de permettre à des travailleurs d'analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation. Ce bilan ne peut être réalisé qu'avec le consentement du travailleur. Le refus d'un salarié d'y consentir ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement. Les informations demandées au bénéficiaire du bilan doivent présenter un lien direct et nécessaire avec son objet. Le bénéficiaire est tenu d'y répondre de bonne foi. Il est seul destinataire des résultats détaillés et d'un document de synthèse qui ne peuvent être communiqués à un tiers qu'avec son accord. Les personnes chargées de réaliser et de détenir les bilans sont soumises aux dispositions des articles et du code pénal en ce qui concerne les informations qu'elles détiennent à ce titre.» 2

3 Article L «Les actions permettant aux travailleurs de faire valider les acquis de leur expérience ont pour objet l'acquisition d'un diplôme, d'un titre à finalité professionnelle ou d'un certificat de qualification figurant sur une liste établie par la commission paritaire nationale de l'emploi d'une branche professionnelle et enregistrés dans le répertoire national des certifications professionnelles mentionné à l'article L du code de l'éducation.» A contrario, sont exclues du champ de la formation professionnelle continue les actions suivantes (la liste n étant pas exhaustive) : - les actions de sensibilisation ou de simple information, - les actions de développement personnel, - les actions à visée thérapeutique ou psychothérapeutique, - les actions relevant d une démarche d accompagnement ou de diagnostic des modes d organisation ou des individus (conseil, audit, coaching ), - les actions relevant d une obligation spécifique pour l employeur (notamment obligation de sécurité), - les activités relevant du loisir individuel, - les manifestations de type séminaire, colloque, symposium, conférence. Toute action fait l objet, tant au niveau de la déclaration d activité qu en cas de contrôle de l organisme de formation, d une appréciation au cas par cas par le service régional de contrôle sur la base d un faisceau d indices (contenu pédagogique, durée de l action, organisation matérielle ). Le programme de formation : En outre, en application de l article L du code du travail, les actions de formation professionnelle mentionnées à l'article L doivent être réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d'objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d'en apprécier les résultats. Le programme est un document écrit qui précise : - l objectif de l action, - les différentes phases permettant d atteindre cet objectif (enseignement théorique et pratique justifiant d une progression pédagogique, modules de formation), - le contenu pédagogique, - les modalités pratiques de déroulement de l action (dates et lieu, formation présentielle ou à distance ), - les moyens mis en œuvre (supports pédagogiques et techniques, matériels utilisés, nom des formateurs avec indication de leurs titres et qualités), - l organisation du suivi de l action (feuilles d émargement, attestations de présence), - les méthodes d appréciation des résultats (procédures d évaluation telles que des tests réguliers de contrôle des connaissances, des examens, des entretiens ). 3

4 La déclaration d activité Quelles sont les structures assujetties à la déclaration d activité? La déclaration d activité concerne toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue au sens de l article L du code du travail. Ainsi, toute personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public - quel que soit son statut juridique - et qui réalise des prestations de formation professionnelle continue au sens de l article L du code du travail, à titre principal ou accessoire, est tenue de déclarer son activité de formation. Toutefois, ne sont pas concernés par la déclaration d activité : - les sous-traitants lorsqu ils ne souhaitent pas bénéficier de l exonération de TVA (voir page 7). Dans le cas contraire, le sous-traitant est tenu de déposer une déclaration d activité et le contrat de sous-traitance doit comporter l intégralité des clauses prévues à l article R du Code du Travail ; - les structures qui entendent dispenser de la formation interne à leurs propres salariés. Par ailleurs, nul ne peut, même de fait, exercer une fonction de direction ou d'administration dans un organisme de formation s'il a fait l'objet d'une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l'honneur (article L du code du travail). Attention : l enregistrement n est pas un droit mais résulte de l instruction et de l acceptation d un dossier. La déclaration d activité concerne soit l établissement principal du déclarant, soit le lieu de la direction effective, soit le siège social de la structure (article R ). Un prestataire de formation ne peut donc avoir qu un seul numéro d enregistrement. Précision : Aux termes de l article R du Code du Travail : «Lorsqu'un organisme prestataire de formation comprend des établissements qui disposent du pouvoir de conclure des conventions ou des contrats de formation professionnelle mentionnés aux articles L et L et d'une comptabilité autonome, ceux-ci peuvent faire l'objet d'une déclaration propre.» Par ailleurs, les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom aux obligations résultant de la présente partie : la déclaration est faite auprès du préfet de région du domicile du représentant. Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre Etat membre de la Communauté européenne ou de l'espace économique européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français (article R du code du travail). A quel moment faut-il souscrire la déclaration d activité? La déclaration doit être réalisée au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (article R du code du travail). A qui est-elle adressée? La déclaration d activité est déposée auprès du préfet de région territorialement compétent qui est le préfet du lieu du siège de l organisme. 4

5 En Aquitaine, le dossier doit être transmis par courrier ou déposé à l adresse suivante : DIRECCTE Aquitaine Service régional de contrôle 118 Cours du Maréchal juin BORDEAUX CEDEX Quelle est la procédure de déclaration? La déclaration d activité, que le déclarant doit demander au préalable au service politique du titre et contrôle de la formation professionnelle, est accompagnée des pièces suivantes (article R ) : 1 Une copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN ; Pour les sociétés commerciales copie récente de l inscription au registre du commerce : extrait Kbis 2 Le bulletin n 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques ; 3 Une copie de la première convention de formation professionnelle prévue à l'article L ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établis pour la réalisation de la prestation de formation, conformément à l'article L , ou, s'il y a lieu, du premier contrat de formation professionnelle prévu à l'article L , 4 Une copie du programme de la formation, prévu à l'article L , ainsi que la liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l'action avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée conformément à l'article L et du lien contractuel qui les lie à l'organisme. 5 La liste du ou des formateurs avec indication de leurs fonctions, diplôme et/ou expériences professionnelles. 6 Pour les organismes qui présentent à l'appui de leur déclaration une convention de bilan de compétences pour un salarié, un justificatif d'inscription sur la liste mentionnée à l'article L ; L administration peut demander les pièces complémentaires suivantes : Un justificatif relatif à la première prestation de formation réalisée, au public bénéficiaire ou à la nature de cette prestation. Un justificatif relatif aux titres et qualités des personnes qui interviennent dans la réalisation de la prestation et à la relation entre ces titres et qualités et la prestation. Cette demande est adressée à l'organisme dans le délai de dix jours à compter de la réception du dossier de déclaration d activité. Celui ci dispose d'un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande pour fournir les pièces demandées. La décision relative à l attribution du numéro d enregistrement est notifiée dans les 30 jours qui suivent la réception du dossier complet. Dans l attente de la décision de l administration l organisme de formation est réputé déclaré (article R ). Une décision de refus est prise dans les trois cas prévus à l article L : 1 Les prestations prévues à la première convention de formation professionnelle ou au premier contrat de formation professionnelle ne correspondent pas aux actions mentionnées à l article L , 2 Les obligations de l organisme de formation relatives à la réalisation des actions de formation, codifiées aux articles L à L du Code du Travail, ne sont pas respectées ; 3 L'une des pièces justificatives n'est pas produite. L organisme qui entend contester la décision doit saisir d une réclamation, et ce dans un délai de deux mois à compter de sa notification, l autorité qui a pris cette décision (article R ). La nouvelle décision prise suite à la réclamation peut ensuite être contestée devant le tribunal administratif. Le numéro attribué n est qu un simple numéro d enregistrement et ne constitue ni un agrément ni une habilitation de l Etat. 5

6 Les déclarations rectificatives : En cas de modification d un ou plusieurs éléments de la déclaration initiale (dénomination, adresse, statut juridique..) ou en cas de cessation d activité, le prestataire de formation doit déposer une déclaration rectificative dans un délai de trente jours (articles L et R du code du travail). NB : le changement de statut juridique entraîne l annulation du numéro de déclaration d activité sous l ancien statut et suppose une nouvelle démarche de déclaration d activité sous le nouveau statut. Les cas de retrait du numéro de déclaration d activité : a) La caducité La déclaration d'activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier prévu à l'article L ne fait apparaître aucune activité de formation, ou n'a pas été adressé à l'autorité administrative (article L du code du travail). b) L annulation L'enregistrement de la déclaration d'activité est annulé par décision de l'autorité administrative : Lorsqu il apparaît que les prestations réalisées ne correspondent pas aux actions mentionnées à l'article L , Lorsqu une des dispositions légales suivantes est violée : clauses obligatoires des conventions de formation et contrats de formation, contenu du programme de l action de formation, informations à communiquer aux stagiaires, informations pouvant être demandées aux stagiaires, Lorsque le prestataire de formation méconnaît les obligations administratives qui lui incombent (notamment celles relatives aux personnes chargées de la formation, à la mise en place d un règlement intérieur, à la procédure disciplinaire, à ses obligations comptables). Dans ce dernier cas une mise en demeure de se mettre en conformité avec les dispositions méconnues est faite par l administration avant une éventuelle annulation de la déclaration d activité. L organisme qui entend contester la décision d annulation doit saisir d une réclamation, et ce dans un délai de deux mois à compter de sa notification, l autorité qui a pris cette décision. La nouvelle décision prise suite à la réclamation peut ensuite être contestée devant le tribunal administratif. 6

7 Le régime TVA des organismes de formation 1. L assujettissement de principe des organismes de formation à la TVA Conformément aux articles 256 A et 293 B du code général des impôts qui prévoient d une manière générale l application de la taxe sur la valeur ajoutée à toutes les opérations effectuées à titre onéreux dans le cadre d une activité économique, les organismes de formation sont assujettis à la TVA dès lors qu ils réalisent un chiffre d affaires annuel excédent le montant prévu à l article 293 B du Code Général des impôts. Attention : les organismes à but non lucratif sont aussi par principe soumis à la TVA. Seuls les organismes qui agissent au profit exclusif de leurs membres et les organisations syndicales ou politiques peuvent bénéficier d une exonération d office de la TVA pour certaines de leurs opérations. 2. L exonération de TVA Aux termes de l article a du code général des impôts, sont exonérées de TVA les opérations effectuées dans le cadre de la formation professionnelle continue assurées par : - les personnes morales de droit public ; - les organismes de formation de droit privé titulaires d une attestation délivrée par l autorité administrative reconnaissant qu ils remplissent les conditions fixées pour exercer leur activité dans le cadre de la formation professionnelle continue. - La demande d exonération L organisme de formation qui souhaite opter pour l exonération de TVA doit souscrire une demande d attestation au titre d activités s inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue. Cette demande peut être effectuée à tout moment (à l occasion de la déclaration d activité ou ultérieurement). La demande s établit sur un imprimé fiscal (Formulaire n 3511 Cerfa n 10219) disponible auprès des centres des impôts ou téléchargeable sur notre site Internet : (rubrique : entreprise emploi économie - contrôle de la formation professionnelle - déclaration d activité des organismes de formation), que l intéressé renvoie en triple exemplaire et en lettre recommandée avec demande d avis de réception à la DIRECCTE. Le service régional de contrôle vérifie que le dispensateur de formation est bien à jour de ses obligations relatives à la déclaration d activité et au dépôt du bilan pédagogique et financier et qu il exerce bien une activité relevant du champ de la formation professionnelle continue. Il dispose d un délai de trois mois pour délivrer l attestation. A défaut de réponse dans ce délai, l attestation est réputée accordée. La délivrance de l attestation, dont un exemplaire est transmis directement aux services fiscaux, entraîne l exonération au jour de la demande d attestation. Le refus de délivrance doit quant à lui être motivé. - La portée de l exonération L exonération vaut pour toutes les opérations effectuées dans le cadre de la formation professionnelle continue ainsi que les prestations de services et les livraisons de biens qui leur sont étroitement liées. La facturation se fera dès lors sans mention de taxe, que le client soit ou non lui même assujetti à la TVA. L exonération ne vaut que pour ces seules opérations. Les organismes à activités multiples doivent veiller à bien distinguer les activités qui relèvent du champ de la formation professionnelle continue et qui sont exonérées de TVA de ses autres activités qui sont assujetties à la TVA. - Le retrait de l exonération 7

8 L option pour l exonération de TVA est irrévocable : l organisme de formation ne peut y renoncer (instruction fiscale 3 A 2 95 du 15 février 1995). Seul le retrait de l attestation prononcé par la DIRECCTE en cas de caducité ou d annulation de la déclaration d activité entraîne l assujettissement à nouveau à la TVA. Par ailleurs, l article 202 D de l annexe 2 du code général des impôts prévoit expressément que les agents de l Administration des impôts contrôlent l application du dispositif notamment quant à la nature des opérations réalisées par l organisme de formation. L Administration fiscale reste ainsi compétente pour requalifier la nature des prestations réalisées et effectuer le cas échéant les redressements qui s ensuivent. L exonération de TVA peut donc être remise en cause alors même que l organisme est titulaire d une attestation. 8

9 La contractualisation des actions de formation L achat d une prestation de formation doit faire l objet d une contractualisation entre le dispensateur de formation et le financeur ou le demandeur de l action de formation. 1. Les conventions de formation professionnelle La conclusion d une convention de formation professionnelle reste la modalité habituelle de l achat de formation (article L du code du travail). Il s agit d un document écrit conclu entre un prescripteur et un formateur par lequel ce dernier s engage à assurer une action de formation financée par le premier. La convention doit clairement faire apparaître l identité et les coordonnées précises des cocontractants. Sauf pour la première convention, le formateur doit également indiquer le numéro d enregistrement qui lui a été délivré au moment de sa déclaration d activité. La convention de formation est en principe bilatérale mais elle peut être multilatérale et notamment tripartite (cas des conventions signées dans le cadre du bilan de compétences ou de la validation des acquis de l expérience). Les conventions de formation doivent faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires (article R du code du travail) : - l intitulé de l action : il s agit du nom spécifique ou générique de l action permettant son identification au regard du programme ; - la nature de l action : il s agit de préciser la catégorie d actions dans laquelle s inscrit la formation en fonction des catégories visées aux articles L et suivants du code du travail (voir chapitre relatif à la notion d action de formation) ; - la durée de l action : elle peut être fixée en jours de formation mais doit de préférence indiquer le nombre d heures de formation. Elle peut utilement être complétée par des indications relatives aux dates précises ou à la période de réalisation de l action ; - l effectif : il s agit du nombre de stagiaires qui vont effectivement suivre l action de formation, ou s il n est pas connu, de la capacité d accueil maximum pour cette action. La mention de l identité des stagiaires n est pas requise mais peut utilement apparaître lorsque le nombre de stagiaires est restreint ou lorsque la formation concerne un seul employeur ou financeur ; - les modalités de déroulement de l action : elles visent les dates et lieux de la formation, le séquencement prévu si la formation est organisée en modules, l existence et les conditions d un stage en entreprise, la mise en œuvre matérielle de l action (formation intra ou inter entreprises, formation présentielle ou ouverte et à distance ) ; - les modalités de sanction de l action : il peut s agit de la présentation à un concours ou à un examen, de la délivrance d un diplôme, ou encore de l établissement d une attestation de stage ; - le prix et les contributions financières éventuelles des personnes publiques. Par exception, la convention de formation peut ne pas contenir certaines de ces mentions à la condition qu elles soient mentionnées dans un programme expressément visé et intégré à ladite convention. A l inverse, la convention de formation peut comporter toute autre mention que les cocontractants jugeraient utiles d insérer. 9

10 Il peut s agir notamment et utilement des modalités de règlement des difficultés auxquelles pourraient donner lieu l exécution de l action de formation par exemple en terme de qualité de la prestation ou en cas d inexécution totale ou partielle de l action (voir chapitre relatif à l inexécution d une action de formation). Outre les mentions classiques d une convention de formation, doivent figurer des mentions supplémentaires sur : - les conventions de bilan de compétences (article R du code du travail), - les conventions au titre de la VAE (article R du code du travail). 2. Les bons de commande et les factures Si la conclusion d une convention de formation professionnelle reste la modalité habituelle de l achat de formation, il existe d autres supports d achat : ainsi, les cocontractants, pour des raisons d urgence, en cas de répétitivité des achats ou pour des achats ponctuels de courte durée, peuvent ne pas formaliser leur accord par la signature d une convention mais utiliser un bon de commande ou une facture. Attention! - Les bons de commande et les factures, au même titre que les conventions de formation, doivent contenir les mentions obligatoires visées aux articles L et R du code du travail. - Pour certains achats de formation, la convention de formation reste obligatoire : - conventions pluriannuelles, - contrats de professionnalisation, - bilans de compétences, - validation des acquis de l expérience. - Les factures sont également régies par les dispositions de l article L du code du commerce qui en précise le contenu : Article L «Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation. Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service. L'acheteur doit la réclamer. La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en conserver chacun un exemplaire. La facture doit mentionner le nom des parties ainsi que leur adresse, la date de la vente ou de la prestation de service, la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ainsi que toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée à cette opération de vente ou de prestation de services, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture. La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir. Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application des conditions générales de vente ainsi que le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture. Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé». 3. Les contrats de formation Lorsqu'une personne physique entreprend une formation, à titre individuel et à ses frais, un contrat est conclu entre elle et le dispensateur de formation (article L du code du travail). Mentions obligatoires Le contrat conclu entre la personne physique qui entreprend une formation et le dispensateur de formation précise, à peine de nullité : 1º La nature, la durée, le programme et l'objet des actions de formation qu'il prévoit ainsi que les effectifs qu'elles concernent ; 2º Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ; 3º Les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas des formations réalisées en tout ou en partie à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ; 4º Les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévue par le contrat ; 10

11 5º Les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage. Délai de rétractation Dans le délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception. Modalités de paiement Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l'expiration du délai de rétractation Il ne peut être payé à l'expiration de ce délai une somme supérieure à 30 % du prix convenu. Le solde donne lieu à échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l'action de formation. Rupture du contrat Si, par suite de force majeure dûment reconnue, le stagiaire est empêché de suivre la formation, il peut rompre le contrat. Dans ce cas, seules les prestations effectivement dispensées sont rémunérées à due proportion de leur valeur prévue au contrat. 4. Les contrats de sous-traitance ou de prestation de services Lorsqu un dispensateur de formation n est pas en mesure d assurer tout ou partie d une action de formation, il peut recourir à la sous-traitance. Un contrat de sous-traitance ou de prestation de service est alors conclu entre le dispensateur de formation, donneur d ordre, et le sous-traitant. A noter que les personnes physiques ou morales qui réalisent des actions de formation professionnelle dans le seul cadre de la sous-traitance n ont pas à effectuer une déclaration d activité. Elles peuvent néanmoins faire l objet d un contrôle administratif et financier de leur activité par le service régional de contrôle de la DIRECCTE (voir chapitre relatif au contrôle des organismes de formation). Attention! Un contrat de sous-traitance conclu entre un organisme de formation et un formateur ayant le statut de travailleur indépendant peut être requalifié en contrat de travail lorsque la réalisation de la prestation met le sous-traitant dans un lien de subordination juridique permanente à l égard du donneur d ordre (article L du code du travail). 11

12 Le cas d inexécution totale ou partielle d une action de formation L absence totale ou partielle de réalisation d une action de formation En cas d'inexécution totale ou partielle d'une prestation de formation, l'organisme de formation doit rembourser à son cocontractant les sommes indûment perçues de ce fait (article L du code du travail). L absence de réalisation ou la sous-réalisation s apprécie quantitativement : la réalisation physique de l action de formation peut être calculée en nombre de stagiaires ou en durée (heures stagiaires ou heures groupe). Ce sont les clauses de la convention qui permettent de déterminer les modalités de réalisation de l action (heures stagiaires ou heures groupes). Ainsi, toute action de formation ne doit donner lieu à facturation que des seules sommes correspondant à la réalisation effective de la prestation. Attention! L organisme de formation ne peut contester le remboursement à son cocontractant des sommes correspondant à la sousréalisation de l action de formation au motif que, malgré cette sous-réalisation, les sommes en jeu ont été engagées ou dépensées. Cette règle ne s oppose pas à ce que, en application de stipulations conventionnelles ou contractuelles, l organisme de formation et son cocontractant s obligent mutuellement, en fonction des responsabilités de chacun dans le cas de défaut de réalisation d une action de formation, au versement de sommes en dédommagement, en réparation ou pour dédit. En la matière les stipulations de la convention ou du contrat sont (sauf force majeure pour les contrats de formation) laissées à la libre appréciation des parties, sous le contrôle des tribunaux. Ces sommes doivent faire l objet d une facturation distincte et ne doivent pas être confondues avec les sommes dues au titre de la formation, y compris en comptabilité. Ces sommes ne sont en aucun cas imputables par les entreprises sur leur obligation de participation au développement de la formation professionnelle continue. 12

13 Le bilan pédagogique et financier Les dispensateurs de formation professionnelle doivent fournir, avant le 30 avril de chaque année, le bilan pédagogique et financier de leur activité de formation professionnelle (articles L et R du code du travail). Le bilan porte sur le dernier exercice comptable clos. Le formulaire type est en principe directement transmis aux organismes de formation par la DIRECCTE au cours du premier trimestre de l année et est téléchargeable sur notre site Internet. Contenu Ce document comporte deux volets : 1. Le bilan financier fait état : - du chiffre d affaires relatif à la formation réparti selon l origine de chacun des produits ; - des charges relatives à l activité de formation réparties en fonction des postes de dépenses. NB : les totaux des produits et des charges qui apparaissent sur le bilan financier doivent correspondre aux montants qui figurent dans le compte de résultat joint au bilan. 2. Le bilan pédagogique rassemble les éléments statistiques sur l activité de l organisme de formation (nombre d heures de formation, nombre de stagiaires, niveaux des formations dispensées ). Cf. Article R du code du travail «Le bilan pédagogique et financier prévu à l'article L indique : 1º Les activités de formation conduites au cours de l'exercice comptable ; 2 Le nombre de stagiaires accueillis ; 3 Le nombre d'heures - stagiaires et d'heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ; 4º La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ; 5º Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ; 6º Les produits financiers tirés du placement des fonds reçus.» Documents à joindre Le bilan pédagogique et financier doit être accompagné du bilan, du compte de résultat et de l annexe du dernier exercice clos (article L du code du travail). Dans la pratique, les documents comptables doivent être joints à l envoi du bilan pédagogique et financier : - dès lors que le chiffre d affaire de l organisme de formation qui a pour activité unique la formation est supérieur à ; - ou dès lors que l organisme de formation est un organisme à activités multiples et ce quelque soit le montant de son chiffre d affaire. La caducité La déclaration d activité devient caduque lorsque, soit le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation soit le bilan pédagogique et financier n est pas produit à l autorité administrative (article L du code du travail). 13

14 Les obligations comptables 1. L obligation de tenir une comptabilité spécifique et adaptée Les dispensateurs de formation de droit privé sont tenus d établir, chaque année, un bilan, un compte de résultat et une annexe (article L du code du travail). Ces comptes annuels sont établis selon les principes et méthodes comptables définis au code du commerce (article D ). Par ailleurs, les organismes de formation à activités multiples doivent suivre d une façon distincte en comptabilité l activité exercée au titre de la formation professionnelle continue (article L du code du travail). Cette distinction doit être faite autant pour les produits que pour les charges (avec si nécessaire mise en œuvre d une clef de répartition pour les dépenses de fonctionnement). Cette obligation s impose également aux dispensateurs de formation de droit public qui doivent tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation (article L ). Un plan comptable adapté Conformément aux dispositions de l article D du code du travail le plan comptable général a été adapté aux dispensateurs de formation ayant un statut de droit privé par l arrêté du 02 août Ainsi, la comptabilité des organismes de formation dont le chiffre d affaires annuel est égal ou supérieur à en cas d activité unique et quel que soit le chiffre d affaires en cas d activités multiples est aménagée conformément aux adaptations fixées par cet arrêté. Le plan comptable adapté aux organismes de formation figure dans annexe du présent guide. 2. L obligation de désigner un commissaire aux comptes En application des articles L et R du code du travail, les dispensateurs de formation de droit privé ont l obligation de désigner un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu ils dépassent, à la fin de l année civile ou à la clôture de l exercice, les seuils fixés pour deux des trois critères suivants : - trois pour le nombre de salariés ; pour le montant hors taxe du chiffre d affaires ; pour le total du bilan. Cette obligation cesse dès lors que le dispensateur de formation ne dépasse pas les chiffres pour deux des trois critères pendant deux exercices successifs (article R du code du travail). Par ailleurs, les comptes des dispensateurs de formation de droit privé constitués en groupement d intérêt économique doivent être contrôlés par un commissaire aux comptes lorsque le chiffre d affaires annuel est supérieur à (articles L et R du code du travail). 14

15 Le règlement intérieur Tout organisme de formation est tenu, dans les trois mois suivant le début de son activité, d établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires (articles L du code du travail). Attention : le règlement intérieur applicable aux stagiaires est distinct du règlement intérieur applicable le cas échéant aux salariés de l organisme de formation. Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l organisme de formation détermine (article L du code du travail) : 1 Les modalités selon lesquelles est assurée la représentation des stagiaires pour les actions de formation d une durée totale supérieure à 500 heures (voir chapitre relatif aux obligations vis à vis des stagiaires). 2 Les principales mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l établissement. Lorsque l organisme de formation comporte plusieurs établissements, le règlement intérieur peut faire l objet des adaptations nécessaires. A noter que lorsque la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d'un règlement intérieur, les mesures de santé et de sécurité applicables aux stagiaires sont celles de ce dernier règlement. 3 Les règles applicables en matière de discipline, notamment la nature et l échelle des sanctions applicables aux stagiaires ainsi que les droits de ceux-ci en cas de sanction. Principales règles applicables en matière de droit disciplinaire : Article R : «Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par le directeur de l'organisme de formation ou son représentant, à la suite d'un agissement du stagiaire considéré par lui comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence de l'intéressé dans le stage ou à mettre en cause la continuité de la formation qu'il reçoit. Les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites.» Article R : «Aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui.» Article R : «Lorsque le directeur de l'organisme de formation ou son représentant envisage de prendre une sanction qui a une incidence, immédiate ou non, sur la présence d'un stagiaire dans une formation, il est procédé comme suit : 1 Le directeur ou son représentant convoque le stagiaire en lui indiquant l'objet de cette convocation. Celle-ci précise la date, l'heure et le lieu de l'entretien. Elle est écrite et est adressée par lettre recommandée ou remise à l'intéressé contre décharge ; 2 Au cours de l'entretien, le stagiaire peut se faire assister par la personne de son choix, notamment le délégué de stage. La convocation mentionnée au 1 fait état de cette faculté ; 3 Le directeur ou son représentant indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire.» Article R : «La sanction ne peut intervenir moins d'un jour franc ni plus de quinze jours après l'entretien. Elle fait l'objet d'une décision écrite et motivée, notifiée au stagiaire par lettre recommandée ou remise contre récépissé.» Article R : «Lorsque l'agissement a rendu indispensable une mesure conservatoire d'exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive, relative à cet agissement, ne peut être prise sans que la procédure prévue à l'article R et, éventuellement, aux articles R et R , ait été observée.» Article R : «Le directeur de l'organisme de formation informe de la sanction prise : 1º L'employeur, lorsque le stagiaire est un salarié bénéficiant d'une action de formation dans le cadre du plan de formation d'une entreprise ; 2º L'employeur et l'organisme collecteur paritaire agréé qui a pris en charge les dépenses de la formation, lorsque le stagiaire est un salarié bénéficiant d'un congé individuel de formation ; 3º L'organisme collecteur paritaire agréé qui a assuré le financement de l'action de formation dont a bénéficié le stagiaire.» 15

16 Les obligations vis à vis du stagiaire 1. L information du stagiaire L organisme de formation doit remettre au stagiaire, avant son inscription définitive et le cas échéant avant tout règlement de frais, les documents suivants (article L du code du travail) : - le programme de stage ainsi que les objectifs de ka formation ; - la liste des formateurs pour chaque discipline avec mention de leurs titres ou qualités ; - les horaires ; - les procédures d évaluation de la formation ; - les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l'entité commanditaire de la formation ; - le règlement intérieur applicable aux stagiaires ; - dans le cas des contrats conclus en application de l'article L , les tarifs et les modalités de règlement, les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de stage. 2. Les informations demandées au stagiaire Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, par un organisme de formation au candidat à un stage ou à un stagiaire ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier son aptitude à suivre l'action de formation, qu'elle soit sollicitée, proposée ou poursuivie. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'action de formation. En contrepartie, le candidat à un stage ou le stagiaire est tenu d'y répondre de bonne foi (article L du code du travail). 3. La représentation des stagiaires Une représentation des stagiaires doit être assurée pour les actions de formation d une durée totale supérieure à 500 heures (article L du code du travail). Les délégués des stagiaires ont pour mission : - de faire toute suggestion pour améliorer le déroulement des stages et les conditions de vie des stagiaires dans l'organisme de formation ; - de présenter les réclamations individuelles ou collectives relatives à ces matières, aux conditions de santé et de sécurité au travail et à l'application du règlement intérieur. Modalités d élection : Article R : «Pour chacune des actions de formation mentionnées au 3º de l'article L prenant la forme de stages collectifs, il est procédé simultanément à l'élection d'un délégué titulaire et d'un délégué suppléant au scrutin uninominal à deux tours. Tous les stagiaires sont électeurs et éligibles.» Article R : «Le scrutin se déroule pendant les heures de la formation. Il a lieu au plus tôt vingt heures et au plus tard quarante heures après le début du stage.» Article R : «Le directeur de l'organisme de formation est responsable de l'organisation du scrutin. Il en assure le bon déroulement.» Article R : «Lorsque, à l'issue du scrutin, il est constaté que la représentation des stagiaires ne peut être assurée, le directeur dresse un procès-verbal de carence.» Article R : «Les délégués sont élus pour la durée du stage. Leurs fonctions prennent fin lorsqu'ils cessent de participer au stage. 16

17 Lorsque le délégué titulaire et le délégué suppléant ont cessé leurs fonctions avant la fin du stage, il est procédé à une nouvelle élection, dans les conditions prévues à la sous-section 1.» 4. Remise d une attestation de stage. A l'issue de la formation, le stagiaire se voit remettre une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l'action ainsi que les résultats de l'évaluation des acquis de la formation (article L alinéa 2). 17

18 La publicité La publicité n est pas interdite mais elle est réglementée. Le contenu et la forme du message publicitaire sont laissés à l appréciation du dispensateur de formation. La publicité peut faire état (mais ce n est pas une obligation) de la déclaration d activité. Lorsque la publicité réalisée par un organisme de formation fait mention de la déclaration d'activité, elle doit l'être sous la seule forme : «Enregistrée sous le numéro... Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'etat» (article L du code du travail). Par ailleurs, la publicité réalisée par un organisme de formation ne doit pas faire état du caractère imputable des dépenses afférentes aux actions dont elle assure la promotion sur l'obligation de participer au financement de la formation professionnelle prévue par l'article L du code du travail. Enfin, la publicité ne doit comporter aucune mention de nature à induire en erreur sur les conditions d'accès aux formations proposées, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement (article L du code du travail). En cas de manquement à ces dispositions, l organisme de formation s expose à deux types de sanctions : - des sanctions pénales (articles L et L du code du travail) ; - des sanctions financières (rejet des dépenses de publicité en application de l article L du code du travail). Par ailleurs, les dispositions du code du travail ne font pas obstacle à l application des dispositions générales contenues dans le code de la consommation et notamment de celles définissant la publicité mensongère ou de nature à induire en erreur (articles L et suivants du code la consommation). 18

19 Le contrôle des organismes de formation 1. Champ du contrôle En application des articles L et L du code du travail, l'etat exerce un contrôle administratif et financier sur : 1 les dépenses de formation exposées par les employeurs au titre de leur obligation de participation au développement de la formation professionnelle continue et les actions de formation qu'ils conduisent, financées par l'etat, les collectivités locales ou les organismes collecteurs paritaires agréés ; 2º les activités en matière de formation professionnelle continue conduites par les organismes collecteurs paritaires agréés et les organismes habilités à percevoir la contribution des travailleurs indépendants, membres des professions libérales et professions non salariées au titre du développement de la formation professionnelle continue ; 3 les activités conduites par les organismes de formation et leurs sous-traitants ; 4 les activités menées par les organismes chargés de réaliser les bilans de compétences ; 5 les activités menées par les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l'expérience ; 6º Les activités d'accueil, d'information, d'orientation et d'évaluation, en matière de formation professionnelle continue, au financement desquelles l'etat concourt par voie de convention, conduites par tout organisme. Ce contrôle porte sur l'ensemble des moyens financiers, techniques et pédagogiques, à l'exclusion des qualités pédagogiques, mis en œuvre pour la formation professionnelle continue. Il est exercé par les inspecteurs et contrôleurs du travail, les inspecteurs de la formation professionnelle et les agents de l Etat de catégorie A placés sous l autorité du ministre chargé de la formation professionnelle et ayant bénéficié d une formation préalable dans des conditions fixées par Décret. Ces agents sont assermentés devant le tribunal de grande instance et ils sont commissionnés par le Préfet de région. Ils sont tenus au secret professionnel dans les termes des articles et du code pénal. En application de l article L du code du travail, les agents de contrôle sont également habilités à rechercher et constater par procès-verbal les infractions prévues aux articles L à L , L et L qui sont passibles de sanctions pénales. 2. Déroulement du contrôle Le contrôle peut être opéré sur place ou sur pièces. En principe, l organisme de formation est avisé du contrôle par un avis de passage ou un courrier qui récapitule l ensemble des pièces justificatives qui devront être tenues à disposition ou transmises à l agent de contrôle. Le contrôle peut également avoir lieu de manière inopinée. En matière de formation professionnelle continue, les documents relatifs aux actions de formation (que ce soit en terme de réalisation physique que de réalisation financière) doivent être conservées pendant un délai de 6 ans. En application des dispositions des articles L et 6 l organisme de formation doit être en mesure 1º les documents et pièces établissant l'origine des produits et des fonds reçus ainsi que la nature et la réalité des dépenses exposées pour l'exercice des activités conduites en matière de formation professionnelle continue ; 19

20 2º les documents et pièces justifiant le rattachement et le bien-fondé de ces dépenses à ses activités ainsi que la conformité de l'utilisation des fonds aux dispositions légales régissant ces activités. ; 3 les documents et pièces établissant la réalité des actions de formation qu il a conduites. A l issue du contrôle, les résultats du contrôle sont notifiés à l organisme de formation dans un délai de trois mois à compter de la fin de la période d instruction dont il aura été avisé par lettre recommandée avec avis de réception (en cas de contrôle sur place). Il y fait mention du délai dont dispose l organisme de formation pour présenter des observations écrites et demander le cas échéant à être entendu (ce délai ne pouvant être inférieur à 30 jours). Au vu des observations écrites et le cas échéant après audition, ou à moins qu aucun document ni aucune demande d audition n ait été présentée, une décision administrative est prise par le Préfet de région et notifiée à l organisme avec indication des voies et délais de recours dont il dispose. L organisme qui entend contester la décision doit saisir d une réclamation, et ce dans un délai de deux mois, l autorité qui a pris cette décision. La nouvelle décision prise suite à la réclamation peut ensuite être contestée devant le tribunal administratif. 3. Sanctions 1 Sanctions financières Le contrôle conduit à des sanctions financières dans deux cas : - dépenses non justifiées, non conformes ou dont le bien fondé ou le rattachement à l activité de formation n est pas établi : l organisme de formation doit verser au Trésor public une somme égale au montant de ces dépenses (articles L et L du code du travail) ; - inexécution totale ou partielle d une prestation de formation : l organisme de formation doit rembourser au cocontractant les sommes indûment perçues de ce fait (articles L du code du travail). S il ne justifie pas avoir effectué ce remboursement dans le délai qui lui est imparti pour répondre aux conclusions du contrôle l organisme de formation verse au Trésor Public une somme équivalente aux remboursements non effectués. - En cas de manœuvres frauduleuses relatives à l exécution de la prestation, le ou les contractants sont assujettis à un versement d égal montant de cette prestation au profit du Trésor public (L ). 2 Sanctions pénales (articles L à L du code du travail) Est puni d'une amende de : - le fait de réaliser des prestations de formation professionnelle continue sans déposer auprès de l'autorité administrative une déclaration d'activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; - le fait de procéder à une déclaration d'activité, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; - le fait de ne pas souscrire une déclaration rectificative en cas de modification d'un ou des éléments de la déclaration initiale, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; - le fait de ne pas déclarer la cessation d'activité, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; - le fait de ne pas justifier des titres et qualités des personnels d'enseignement et d'encadrement employés et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées dans le champ de la formation professionnelle, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; - le fait, pour toute personne qui a fait l'objet d'une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l'honneur, d'exercer, même de fait, une fonction de direction ou d'administration dans un organisme de formation, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; - le fait de ne pas établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires, en méconnaissance des dispositions de l'article L ; 20